Regole per il completamento automatico delle registrazioni importate

È la funzionalità di Banana Contabilità Plus che riduce drasticamente i tempi e gli errori di registrazione. Cambia il modo in cui fai la contabilità perché una volta impostate le regole, è il programma che completa le registrazioni importate, con tutte le informazioni necessarie (contropartita, codice IVA, centro di costo, ecc.).

▶ Video: Importa e completa le registrazioni in automatico

Come funziona

1. Importa i movimenti bancari
   Il programma crea le righe di registrazione con data, descrizione, importo, conto, numero documento, cambi.
2. Si apre il Dialogo Applica Regole
   • Vedi le registrazioni che vengono completate in automatico.
     Puoi modificare o cancellare le regole esistenti.
   • Aggiungi nuove regole per le altre registrazioni.
     Nella regola inserisci il testo da cercare, la contropartita e le altre informazioni per completare le registrazioni.
   • Clicca sul bottone Applica regole.
3. Nella tabella Registrazioni trovi i movimenti, completi di contropartita, codice IVA, centro di costo e altre informazioni che hai indicato nelle regole.
4. Nella tabella Registrazioni Ricorrenti trovi le regole che hai aggiunto.

Per potere utilizzare le Regole di completamento automatico è necessario il piano Advanced.

Come iniziare

I clienti che hanno usato la funzionalità sono entusiasti, e ci testimoniano che, trascorsa una fase iniziale necessaria per capire il funzionamento delle regole e come usarle al meglio, il loro lavoro contabile si è ridotto sensibilmente.
Mettiamo volentieri a disposizione la seguente documentazione, per permetterti di provare e fare pratica con degli esempi:

• Introduzione alle regole
• Iniziare con l'utilizzo delle regole

Principali vantaggi

I vantaggi del sistema di completamento sono immediatamente evidenti:

• Completi in pochi secondi le registrazioni.
• Eviti errori e dimenticanze.
• Puoi delegare facilmente il lavoro di importare i dati in contabilità.

Il sistema di completamento è basato su regole:

• Si integra perfettamente nella logica della partita doppia. 
• Completa le registrazioni in modo preciso e affidabile.
• Può essere usato immediatamente, anche senza una base dati di apprendimento.
• Può essere controllato e modificato a piacimento. 

Aggiunta di regole

Le regole sono salvate nella Tabella Registrazioni Ricorrenti e possono essere aggiunte nei modi seguenti:

• Quando si importano i movimenti, Dialogo Applica regole, comando aggiungi Regola.
• Nella Tabella Registrazioni con il Menu Azioni > Registrazioni ricorrenti > Crea regole dalla selezione.
• Nella Tabella Registrazioni con un clik con il tasto destro del mouse su un movimento senza regole > Crea regole dalla selezione.
• Manualmente nella Tabella Registrazioni ricorrenti.

Regole = Base di conoscenza

Ti accorgerai che le regole diventano una preziosa base di conoscenza che raggruppa la logica con la quale devono essere registrate le diverse operazioni in contabilità. Puoi infatti:

• Se non ti ricordi, vedere come sono registrate determinate operazioni.
• Spiegare a persone, che devono occuparsi della contabilità, come registrare le varie operazioni.
• Definire per il revisore come registrare certe operazioni. 
• Adattare le regole nel caso cambino i codici IVA oppure aggiungere o rimuovere dei conti, centri di costo o altro. 

Processo di completamento veloce e preciso

L'Intelligenza Artificiale (AI) viene sempre più usata nei sistemi di automazione. 
In collaborazione con i nostri utenti abbiamo sviluppato un sistema per il completamento automatico delle registrazioni importate che si basa sulle Regole. 
Ci sembra un approccio molto più efficace perché:

• Offre un grado di controllo e precisione molto alti. 
  Per esempio, i pagamenti eseguiti a compagnie di assicurazione possono essere attribuiti con precisione ad un conto, sulla base del numero di contratto.
• Tutte le regole sono elencate nella tabella Registrazioni ricorrenti e si possono facilmente modificare (per esempio quando cambia l'IVA) e servono come base di conoscenza e di controllo.
• Non richiedono una fase di apprendimento e funzionano perfettamente anche per i pagamenti che avvengono solo una o poche volte all'anno.  

Per chi è interessato a capire a fondo come funziona il sistema delle regole, qui di seguito sono elencate tutte le funzionalità: 

• Le regole vengono salvate nella tabella Registrazioni Ricorrenti come delle normali registrazioni:
  • Puoi indicare il testo, come parola chiave da cercare, nel movimento importato, combinando più testi assieme.
  •  Per completare le registrazioni importate, oltre alla contropartita, puoi specificare altri elementi, come centri di costo, segmenti, codice IVA ecc..
  • Nella colonna Link puoi indicare fra parentesi quadre [ ] il testo da cercare per individuare subito il file del giustificativo, velocizzando quindi l'abbinamento dei giustificativi.
  • La regola  può anche generare delle registrazioni su più righe (!RuleSplit). 
  •  Le regole sono chiaramente visibili e possono essere modificate e cancellate.
• Aggiungere nuove regole è semplice:
  • Basta aggiungere una nuova riga nella Tabella Registrazioni Ricorrenti oppure fare il copia incolla da una esistente. 
  • Il comando Crea regola da Registrazione parte da una registrazione esistente.
  • Con il comando Applica regole puoi creare nuove regole partendo dalle registrazioni importate.
• Il comando Applica Regole è il fulcro del processo di auto-completamento delle registrazioni importate. 
  Ti permette di vedere e controllare il processo di auto-completamento.
• Vedi quale regole vengono usate:
  • Puoi disattivare l'applicazione di una regola a tutte le registrazioni.
  • Vengono segnalate le regole che sono duplicate o in conflitto.
  • Puoi aggiungere nuove regole e modificare o cancellare quelle esistenti.
• Vedi a quali registrazioni le regole sono applicabili: 
  • Vedi come sono completate le registrazioni.
  • Puoi disattivare l'applicazione a delle specifiche registrazioni.
• Vedi le registrazioni che non hanno alcuna regola:
  • Puoi creare una nuova regola riprendendo i dati.
  • Puoi lasciarle non completate.
• Scegli tu quando dare il comando applicare le regole:
  • Puoi applicare le regole in modo selettivo e continuare a lavorare sulle altre.
  • Puoi uscire dal dialogo e riprendere successivamente.
  • Puoi annullare l'operazione di applicazione delle regole e ripeterla successivamente.
  • Il comando Applica, salva anche le modifiche che hai apportato alle regole.
• Puoi scegliere quando richiamare il dialogo Applica regole:
  • Subito dopo l'importazione dei movimenti bancari. 
  • In qualsiasi altro momento che ti è più comodo.
• Quando passi al nuovo anno tutte le regole vengono riprese:
  • Puoi facilmente adattarle alle nuove necessità, come per esempio il cambio dell'IVA, aggiunta o eliminazione di conti.
  • Vale quindi la pena creare regole anche per operazioni che ricorrono una o solo poche volte all'anno.