Regels voor het automatisch aanvullen van geïmporteerde transacties

Deze functie reduceert de tijd voor het doen van de boekingen en het aantal fouten drastisch. Met deze functie verandert de manier waarop u de boekhouding doet omdat het programma de geïmporteerde transacties aanvult met de nodige informatie (tegenrekening, BTW code, kostenplaatsen, etc.), als de aanvullingsregels eenmaal ingesteld zijn.

Hoe het werkt

▶ Video: Geïmporteerde transacties automatisch aanvullen (Engelstalig)

1. Importeer banktransacties
   Het programma maakt rijen met transacties aan met datum, beschrijving, bedrag, rekening, documentnummer, wisselkoersen.
2. Het Dialoogvenster Regels toepassen wordt geopend
   • U ziet de transacties die automatisch worden aangevuld.
     U kunt bestaande regels aanpassen of verwijderen.
   • Voeg nieuwe regels toe voor andere transacties.
     Voer in de regel de tekst waarnaar gezocht moet worden, de tegenrekening en andere informatie toe om de transacties aan te vullen.
   • Klik op de Regels toepassen knop.
3. In de transactietabel vindt u de transacties, compleet met tegenrekening, btw-code, kostenplaats en andere informatie die u in de regels hebt aangegeven.

Eenvoudig te gebruiken

• Met het voorbeeld in het dialoogvenster Regels toepassen heeft u volledige controle over de transacties die in de transactietabel opgenomen worden.
• Regels toevoegen is simpel omdat:
  • Het programma de regel aanmaakt door de transactiegegevens te gebruiken.
  • U kunt zien op welke transactie de regel wordt toegepast terwijl u de regel invoert.
• Wanneer u twijfelt kunt u de bewerking annuleren en zowel het toepassen van de regel als de import opnieuw doen.
• Reeds aangemaakte regels worden opgeslagen in de tabel Terugkerende transacties en u kunt deze aanpassen, verwijderen en nieuwe toevoegen.

Voordelen

• Transacties voltooien in seconden.
• U voorkomt fouten en onachtzaamheden.
• Regel maken het makkelijker om het importeren door andere mensen te laten doen.

Commentaar van een van onze gebruikers:

"De automatisch aanvullen regels om banktransacties te importeren werken fantastisch!
    Boekouden was nog nooit zo eenvoudig en snel!"

 Vereisten

Om de automatisch aanvullen regels te gebruiken moet hebben geïnstalleerd:

• Banana Boekhouding Plus
• Het Advanced plan

De functie leren gebruiken

Klanten die de functie hebben gebruikt zijn enthousiast en bevestigen ons dat, na een eerste fase die nodig was om te begrijpen hoe de regels werken en hoe ze het beste kunnen worden toegepast, hun boekhoudwerk aanzienlijk is verminderd. We stellen graag de volgende documentatie ter beschikking om het uit te proberen en te oefenen met voorbeelden:

• Introductie tot de regels
• Aan de slag met het gebruik van de regels

Regels = Basis voor kennis

We hebben van klanten gehoord dat regels, naar het automatiseren van transacties, ook een basis voor kennis worden waarin de logica vastgelegd wordt waarmee de verschillende transacties moeten worden geboekt op de rekeningen. Behalve voor het snel en veilig aanvullen van transacties maken regels het ook mogelijk om:

• Gemakkelijk te controleren hoe bepaalde transacties moeten worden vastgelegd. U hoeft niet meer door vorige bewerkingen te bladeren om te achterhalen hoe ze zijn uitgevoerd.
• Mensen die de boekhouding moeten doen uit te leggen hoe ze verschillende transacties moeten boeken.
• Voor de auditor te definiëren hoe bepaalde transacties geboekt worden.

Automatische overdracht van regels naar een nieuw jaar

Bij het aanmaken van een nieuw jaar wordt de inhoud van de tabel terugkerende transacties overgedragen naar het bestand van het nieuwe jaar zodat de in de regels opgeslagen kennis intact blijft. Het is daarom ook zinvol om de regels te gebruiken voor bewerkingen die eenmaal of slechts een paar keer per jaar voorkomen, maar die extra aandacht nodig hebben.