Dialogfenster 'Regeln hinzufügen/bearbeiten'

Vom Dialogfenster Regeln anwenden können Sie wie folgt auf den Dialog Regeln hinzufügen/bearbeiten zugreifen:

• Indem Sie mit der rechten Maustaste auf eine Buchung klicken:
  • Für Buchungen, für die noch keine Regel existiert, kann Neue Regel hinzufügen ausgewählt werden.
  • Für Buchungen, für die bereits eine Regel existiert, kann Regel bearbeiten oder Regel löschen ausgewählt werden.

Im Beispiel soll eine neue Regel für die Buchung "Best Insurance 2021 Contract 892-948" hinzugefügt werden.

Dialogfenster Regeln anwenden - Neue Regel hinzufügen

In diesem Dialog werden folgende Elemente eingegeben:

• Suchbegriffe (Bedingungen) zur Identifizierung von Übereinstimmungen in den importierten Buchungen.
• Elemente zur Erstellung der Regel (Aktionen).

Im Beispiel wurde eine Regel für die Buchung "Best Insurance 2021 Contract 892-948" hinzugefügt.

Dieses Dialogfeld ist in vier unterschiedliche Kriterien unterteilt:

• Regeln (für Zahlungsein- oder -ausgang)
  (Optional) Hier kann ein Titel eingegeben werden, um die Regel zu definieren.
• Bedingungen
  Die Bedingungen sind die Kriterien, die das Programm verwendet, um Übereinstimmungen in den importierten Buchungen zu finden. Sie ermöglichen die Anwendung der Regel und das automatische Ausfüllen der importierten Buchung.
  Eine Übereinstimmung liegt vor, wenn alle Bedingungen (Beschreibung, Betrag, Konto) erfüllt sind.
• Beschreibung
  Geben Sie den Text ein, nach dem in den Buchungen des importierten Kontoauszugs gesucht werden soll. Das Programm übernimmt zunächst automatisch die Beschreibung der importierten Buchung. Dieser Text sollte durch ein oder mehrere Schlüsselwörter ersetzt werden, damit das Programm Übereinstimmungen in der Beschreibung der importierten Buchungen finden kann. Wird eine Übereinstimmung gefunden, wird die Buchung in die Liste der Buchungen aufgenommen, denen eine Regel zugewiesen wurde.
• Betrag
  Geben Sie einen Betrag ein, nach dem in den importierten Buchungen gesucht werden soll.
  Wenn kein Betrag angegeben wird, sucht das Programm nach Buchungen mit beliebigem Betrag.
  Wenn ein Betrag festgelegt wird, sucht das Programm gezielt nach Buchungen mit diesem Betrag.
• Konto
  Geben Sie das Konto ein, von dem die Buchungen importiert werden (z. B. Bankkonto, Postkonto usw.). Das Programm bucht entweder im Soll oder Haben, abhängig davon, ob die importierte Buchung ein Zahlungseingang oder -ausgang ist.
• Aktionen
  Dies sind die Elemente, die das Programm verwendet, um die Regel zu erstellen und die importierten Buchungen zu vervollständigen.
  • Gegenkonto
    Geben Sie das Konto aus Ihrem Kontenplan ein, das der Regel entsprechen soll. Das Programm bucht das Gegenkonto im Soll oder Haben, abhängig davon, ob die importierte Buchung ein Zahlungseingang oder -ausgang ist.
  • MWST/USt
    Geben Sie den MWST/USt-Code aus der entsprechenden Tabelle ein, der auf die jeweilige Buchung angewendet werden soll.
    • Wenn ein MWST/USt-Code eingegeben wird, füllt das Programm die MWST/USt-Spalten in den importierten Datensätzen automatisch aus.
    • Wird kein MWST/USt-Code angegeben, bleiben diese Spalten unverändert.
  • Kostenstellen (KS1, KS2, KS3)
    Sie können in der Regel die Kostenstellen (KS1, KS2, KS3) eingeben, die Sie in Ihrem Kontenplan definiert haben.
    Wenn eine oder mehrere Kostenstellen eingegeben werden, füllt das Programm die entsprechenden Spalten in den importierten Buchungen automatisch aus.
  • Übereinstimmende Buchungssätze
    Diese Tabelle zeigt alle importierten Buchungen, die den in der Regel definierten Bedingungen entsprechen und automatisch vervollständigt werden.
    Durch Anpassen der Suchkriterien kann das Programm weitere Buchungen identifizieren, die den neuen Bedingungen entsprechen.

Schaltflächen des Dialogs

• Löschen – Entfernt die Regel.
• OK – Speichert die Regeldaten.
  • Achtung: Die neuen Regeln werden erst in der Tabelle Sich wiederholende Buchungen gespeichert, wenn der Befehl Regel anwenden erteilt wurde.
  • Wenn Sie den Datenimport abbrechen, werden auch die hinzugefügten Regeln nicht gespeichert.
    In diesem Fall kehren Sie zum vorherigen Fenster zurück, in dem die importierten Buchungen - sowohl mit als auch ohne Regeln - erneut angezeigt werden.

Erklärung zur Beschreibung

Das Programm übernimmt automatisch den in der Buchungsbeschreibung enthaltenen Text genau so, wie er im importierten Kontoauszug erscheint.

Um die Suche zu optimieren, empfiehlt es sich, nur die spezifischen Begriffe aus dieser Beschreibung auszuwählen, da diese möglicherweise auch in anderen ähnlichen Bewegungen vorkommen können.
Falls der Text nicht durch gezielte Suchkriterien ersetzt wird, könnte es bei späteren Importen schwierig sein, Übereinstimmungen für andere Bewegungen zu identifizieren.

Die Regel wird nur angewendet, wenn der in der Beschreibung eingegebene Text genau mit dem im Kontoauszug angegebenen Text übereinstimmt.

Suchtexte können auf verschiedene Weise eingegeben werden:

• Genaues Wort oder genaue Formulierung
  • Wenn Sie Best Insurance 982-948 als Bedingung einer Regel angeben, werden nur Datensätze als Übereinstimmungen betrachtet, die diese Wörter in genau dieser Reihenfolge ("Best Insurance 982-948") enthalten.
  • Wenn Sie nur Insurance als Bedingung eingeben, werden alle Datensätze als Übereinstimmungen betrachtet, die dieses exakte Wort ("Insurance") enthalten.
• Alle Wörter in beliebiger Reihenfolge (mit dem Sonderzeichen + am Anfang)
  • Wenn Sie +Best Insurance 982-948 als Bedingung angeben, werden alle Datensätze als Übereinstimmungen betrachtet, die diese Wörter ("Best", "Insurance" und die Versicherungsnummer "892-948") an beliebiger Position enthalten.
  • Alle Wörter müssen in der Beschreibung des Buchungseintrags vorkommen, aber ihre Reihenfolge ist nicht relevant.
  • Das Sonderzeichen "+" wird bei der Suche nicht berücksichtigt.
• Liste von Wörtern (mit "|" als Trennzeichen)
  • Wenn Sie Café|Restaurant eingeben, sucht das Programm in den importierten Buchungen nach Einträgen, die entweder „Café“ oder „Restaurant“ enthalten.
  • Diese Methode ist nützlich, um mehrere Kategorien zu identifizieren, ohne separate Suchanfragen erstellen zu müssen.
• Gross- und Kleinschreibung
  • Bei der Textsuche wird nicht zwischen Gross- und Kleinschreibung unterschieden. 
    Der eingegebene Text gilt sowohl für Gross- als auch für Kleinbuchstaben.

Der gesamte Text, den Sie im Feld Beschreibung eingeben, wird in der Spalte Beschreibung der Tabelle wiederholende Buchungen angezeigt.

Zusätzliche Daten zur Regel hinzufügen

Über die Tabelle wiederholende Buchungen können Sie weitere Elemente zur Regel hinzufügen, die in diesem Dialog nicht verfügbar sind.