So beginnen Sie mit der Anwendung von Regeln für die automatische Vervollständigung von importierten Datensätzen

Dokumentation •
In diesem Artikel

Wenn Sie die Regeln zum ersten Mal anwenden, gehen Sie wie folgend vor:

1. Befehl 'In Buchhaltung importieren' ausführen

contropartita automatizzata

  • Geben Sie das Zielkonto (das Bank- oder Postkonto, für welches Sie die Bewegungen importieren wollen) an. Im obigen Beispiel ist dies das Konto 1030 Postfinance.
  • Ändern Sie bei Bedarf das temporäre Gegenkonto, welches als standardmässig mit "[CA]" angezeigt wird.
    Sie können ein beliebiges Konto verwenden, und wenn Sie es in Eckklammern setzen, wird es nicht berücksichtigt.
  • Aktivieren Sie die Option Regeln anwenden
  • Bestätigen Sie mit OK
    Das Programm...:

 2. Dialogfenster 'Regeln anwenden'

Im oberen Teil des Dialogfensters sehen Sie:

  • Das temporäre Gegenkonto, das Sie im vorherigen Dialog eingegeben haben.
  • Das von Ihnen zuvor angegebene Bank- oder Postkonto.

Im Bereich Zahlungseingang mit Regeln und Zahlungsausgang mit Regeln (Money in with rules und Money out with rules) sehen Sie nichts, weil Sie noch keine Regeln definiert haben.

Stattdessen werden Sie Buchungen in diesem Bereich sehen:

  • Zahlungseingang ohne Regeln (Money in without rules)
    Buchungen mit eingehenden Beträgen auf dem Bankkonto
  • Zahlungsausgang ohne Regeln (Money out without rules)
    Buchungen mit ausgehenden Beträgen vom Bankkonto.

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3. Neue Regeln erstellen

  • Positionieren Sie sich auf einem der Datensätze, für die Sie eine Regel erstellen möchten.
  • Bewegen Sie sich nach rechts, bis Sie das Drei-Punkte-Menü "..." sehen.
  • Klicken Sie auf Neue Regel hinzufügen...

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  • Es erscheint das Dialogfenster "Regeln anwenden - Regel hinzufügen".
    Geben Sie ein:
    • Den Text, den Sie für die Übereinstimmung der Regel benötigen.
      Beispiel:
      • Best Insurance 2021 Contract 892-948
        gilt für Zeilen, die genau den angegebenen Text enthalten.
      • +Best Insurance 892-948
        gilt für Zeilen, die die Wörter "Best Insurance" und "892-948" an einer beliebigen Position enthalten.
    • Das Gegenkonto, das verwendet werden soll, um das temporäre Gegenkonto (in unserem Beispiel [CA]) zu ersetzen.
    • Alle anderen Informationen (Kostenstellen, MwSt/USt-Code, usw.).

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Zum Dialogfenster 'Regeln anwenden' zurückkehren

Sie sehen nun eine oder mehrere ähnliche Datensätze im Bereich der angewandten Regeln.

  • Sie werden sehen, dass es noch einige Buchungen gibt, auf die keine Regeln angewendet wurden.
  • Sie können Regeln für die Buchungen erstellen, die Sie für richtig halten.
  • Sie können auch zu einem späteren Zeitpunkt Regeln erstellen:
    • Vervollständigen Sie die Buchungssätze manuell.
    • Oder führen Sie den Befehl Regeln anwenden erneut durch.

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4. 'Regeln anwenden' bestätigen

Wenn Sie die Regeln erstellt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche:

  • Regeln anwenden
    • Das Programm schreibt die neuen Regeln in die Tabelle Sich wiederholende Buchungen.
    • Für die ausgewählten importierten Datensätze wird das Programm:
      • Das Gegenkonto ersetzen und die Datensätze vervollständigen.
    • Das Dialogfenster bleibt offen.
  • OK
    Um die erstellten Regeln zu bestätigen und das Dialogfenster Regeln anwenden zu schliessen.

Vorgenommene Änderungen rückgängig machen

Sobald das Dialogfenster geschlossen ist, sehen Sie die vervollständigten Bewegungen in der Tabelle Buchungen.
Bei Bedarf, können Sie die vorgenommenen Änderungen rückgängig machen:

  • Erstes Rückgängigmachen (Menü Bearbeiten → Befehl Rückgängig: Bearbeiten  oder Tastenkombinationen Strg+Z)
    Brechen Sie den Schreibvorgang der Regeln und der automatischen Vervollständigung der Datensätze ab.
  • Zweites Rückgängigmachen
    Brechen Sie den Datenimport ab.

Vervollständigen Sie andere Datensätze mit temporärem Gegenkonto

Nach dem Import der Bankbewegungen gilt es, alle Buchungen zu vervollständigen, so dass es keine Buchungen mit temporärem Gegenkonto mehr gibt.

  • Sie können die verbleibenden Datensätze manuell vervollständigen.
    Dies ist nützlich für Sonderfälle, die sich nicht wiederholen.
  • Sie können neue Regeln erstellen:
    • Indem Sie den Menübefehl Aktionen → Sich wiederholende Buchungen → Regeln anwenden erneut aufrufen und Regeln für die verbleibenden Einträge erstellen.
    • Direkt in der Tabelle Sich wiederholende Buchungen, wobei für jede hinzugefügte Regel in der Spalte "Beleg" (Doc) das Wort "!Rule" einzugeben ist.
    • In der Tabelle Buchungen können Sie neue Regeln mit dem Kontextmenübefehl Regel aus Buchung erstellen (mit der rechten Maustaste einen einfachen Klick erteilen) oder aus Menü Aktionen → Sich wiederholende Buchungen→ Regel aus Buchung erstellen  ausführen. Sobald die Regelzeile erstellt ist, müssen Sie sie durch das gewünschte Gegenkonto ergänzen.

Hinzufügen von Informationen zu abgeschlossenen Datensätzen mit Regeln

In der Tabelle Buchungen sehen Sie alle Datensätze und können diese somit bearbeiten.

Es kann sein, dass einige Datensätze bestimmte zusätzliche Informationen benötigen, um ihren Eintrag zu vervollständigen, wie z.B. das Hinzufügen des Links zum Beleg.
Da der Beleg für jede Buchung einzigartig ist, ist es nicht möglich, eine Regel zu verwenden.

Um die zu erledigenden Datensätze schnell zu finden, können Sie die Regel beispielsweise wie folgt anpassen:   

Rules automation

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  • Durch Eingabe eines Textes wie [DOC] in die entsprechende Spalte z.B. Link, aus dem deutlich hervorgeht, dass dieser Buchungssatz vervollständigt werden muss.

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