Regeln aus dem Dialogfenster 'Regeln anwenden' erstellen

Eine der Methoden zur Erstellung von Regeln erfolgt über das Dialogfenster Regeln anwenden.

Die Hauptvorteile dieser Methode sind:

• Sie können alle importierten Bankbewegungen einsehen.
• Die importierten Bankbewegungen sind in eingehende und ausgehende Transaktionen unterteilt, jeweils mit und ohne angewandte Regeln.
• Für jede Gruppe identischer Bewegungen wird die angewandte Regel fett hervorgehoben.
• Doppelt vorhandene oder in Konflikt stehende Regeln werden angezeigt.
• Sie können neue Regeln hinzufügen sowie bestehende ändern oder löschen.
• Wenn Sie die Bedingungen einer Regel (z.B. Beschreibung, Betrag, Konto) ändern, wird sofort eine Liste der Bewegungen angezeigt, die diesen Bedingungen entsprechen.
• Sie haben die Freiheit, zu entscheiden, welche Regeln aktiviert und welche deaktiviert werden sollen.

Im Folgenden wird die vollständige Vorgehensweise zur Erstellung von Regeln über das Dialogfenster Regeln anwenden beschrieben.

1. Befehl 'In Buchhaltung importieren' ausführen

Bevor Sie zum Dialogfenster Regeln anwenden gelangen, müssen Sie die Bank-, Post- oder andere Bewegungen wie folgt importieren:

• Begeben Sie sich in das Menü Aktionen > In Buchhaltung importieren und wählen Sie im Pulldown-Menü 'Importieren' die Option Buchungen aus.
• Wählen Sie das gewünschte Dateiformat aus (z.B. 'Xml-Bankkontoauszug (ISO 20022)' oder 'Bankauszug Camt ISO 20022 (Schweiz) und klicken Sie auf die Schaltfläche Blättern, um die Datei mit den zu importierenden Bewegungen auszuwählen.
• Im sich öffnenden Dialogfenster sind folgende Angaben erforderlich:
  • Zielkonto - Wählen Sie das Konto aus, das dem Bankkontoauszug entspricht (z.B. Bank- oder Postkonto, für das Sie die Bewegungen importieren möchten). Im Beispiel unten handelt es sich um das Konto 1030 PostFinance.
  • Bewegungen auswählen (Zeitraum) - Geben Sie das Anfangs- und Enddatum der zu importierenden Bewegungen an.
  • Temporäres Gegenkonto - Wenn notwendig, können Sie das temporäre Gegenkonto ändern. Standardmässig wird es mit "[CA]" angezeigt. Sie können ein beliebiges Konto verwenden. Wenn das Konto in Eckklammern gesetzt wird, wird es jedoch nicht berücksichtigt.
  • Option 'Regeln anwenden' - Aktivieren Sie diese Option (nur verfügbar mit dem Advanced-Plan von Banana Buchhaltung Plus).
  • Bestätigen Sie mit OK.

2. Dialogfenster 'Regeln anwenden'

Das Programm öffnet das Dialogfenster Regeln anwenden, in dem die Importbuchungen erstellt werden.

In diesem Dialogfenster werden folgende Elemente angezeigt:

• Das zuvor eingegebene oder standardmässig verwendete temporäre Gegenkonto "[CA]".
• Das im vorherigen Dialogfenster angegebene Bank- oder Postkonto, auf dem alle importierten Bewegungen von Ihrem Bank- oder Postkonto verbucht werden.
• Die aus dem Bankkonto importierten Bewegungen, unterteilt in::
  • Zahlungseingänge ohne Regeln (Money in rows without rules)
  • Zahlungsausgänge ohne Regeln (Money out rows without rules)
  • Zahlungseingänge mit Regeln (Money in rows with rules)
  • Zahlungsausgänge mit Regeln (Money out rows with rules)

Im Bereich Zahlungseingänge mit Regeln und Zahlungsausgänge mit Regeln (Money in with rules und Money out with rules) werden keine Einträge angezeigt, da noch keine Regeln definiert wurden.

3. Neue Regeln erstellen

Gehen Sie wie folgt vor, um eine neue Regel zu erstellen:

• Positionieren Sie sich auf einem der Datensätze, für den Sie eine Regel erstellen möchten.
• Bewegen Sie sich nach rechts, bis das Drei-Punkte-Menü "..." erscheint.
• Klicken Sie auf Neue Regel hinzufügen.

Es erscheint das Dialogfenster Regeln anwenden - Regel hinzufügen.

Geben Sie folgendes ein:

• Die Beschreibung muss den Text (Schlüsselwort) enthalten, den das Programm verwendet, um die Übereinstimmung der Regel mit den importierten Bewegungen zu finden.
  Beispiel:
  • Best Insurance Contract 892-948
    gilt für Zeilen, die genau den angegebenen Text enthalten.
  • +Best Insurance Contract 892-948
    gilt für Zeilen, die die Wörter "Best Insurance" und "892-948" an einer beliebigen Position enthalten
• Das Gegenkonto, das verwendet werden soll, um das temporäre Gegenkonto (in unserem Beispiel [CA]) zu ersetzen.
• Alle anderen Informationen (Kostenstellen, MWST/USt-Code, usw.).

Das Programm zeigt die Bewegungen an, die anhand der eingegebenen Bedingungen gefunden wurden und auf die die neue Regel angewendet wird. Im Beispiel haben wir nur eine einzige Buchung.

• Mit OK bestätigen.

4. 'Regeln anwenden' bestätigen

Im Dialogfenster Regeln anwenden wird folgendes angezeigt:

• Die neue Regelzeile ("NEW"), in der die Daten des temporären Gegenkontos [CA] und die anderen in der Regel eingegebenen Daten angegeben sind.
• Direkt darunter befinden sich die Zeilen der Bewegungen, auf die die Regel angewendet wurde.

Sie können selbst entscheiden, wann der Befehl Regeln anwenden ausgeführt werden soll: 

• Sie können die Regeln gezielt anwenden und mit den restlichen Transaktionen (unverändert) weitermachen.
• Sie können den Dialog 'Regeln anwenden' beenden und später erneut darauf zugreifen.
• Sie können die Anwendung der Regeln abbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt erneut ausführen.
• Der Befehl Regeln anwenden speichert auch alle Änderungen, die Sie an den Regeln vorgenommen haben.

Wenn Sie die Regeln erstellt haben, klicken Sie auf die Schaltflächen...:

• Regeln anwenden
  • Das Programm schreibt die neuen Regeln in die Tabelle wiederholende Buchungen.
  • Das Programm vervollständigt die importierten Datensätze in der Tabelle Buchungen.
  • Das Dialogfenster bleibt geöffnet, sodass Sie weitere Regeln auf die anderen Bewegungen anwenden können.
• OK
  • Um die erstellten Regeln zu bestätigen und das Dialogfenster Regeln anwenden zu schliessen.

Vorgenommene Änderungen rückgängig machen

Sobald das Dialogfenster geschlossen ist, sehen Sie die vervollständigten Bewegungen in der Tabelle Buchungen.
Bei Bedarf, können Sie die vorgenommenen Änderungen rückgängig machen:

• Menübefehl Bearbeiten > Rückgängig: Bearbeiten (oder Tastenkombinationen Strg+Z) ausführen
• Die Schaltfläche Abbrechen (grüner Pfeil) anklicken.

Um auch den Datenimport der Bankbewegungen abzubrechen, müssen Sie den Befehl Abbrechen ein zweites Mal ausführen.

Vervollständigen Sie andere Datensätze mit temporärem Gegenkonto

Nach dem Import der Bankbewegungen gilt es, alle Buchungen zu vervollständigen, so dass es keine Buchungen mit temporärem Gegenkonto [CA] mehr gibt.

Sie können die verbleibenden Datensätze manuell vervollständigen. Dies ist nützlich für Sonderfälle, die sich nicht wiederholen.

Sie können neue Regeln erstellen, indem Sie eine der folgenden Methoden auswählen:

• Regeln aus dem Dialogfenster 'Regeln anwenden' erstellen
• Regeln aus der Tabelle wiederholende Buchungen

Hinzufügen von Informationen zu abgeschlossenen Datensätzen mit Regeln

Es ist möglich, zusätzliche Informationen zu den Regeln über die Tabelle wiederholende Buchungen hinzuzufügen.