Regeln aus dem Dialogfenster 'Regeln anwenden' erstellen

Eine der Methoden zur Erstellung von Regeln erfolgt über das Dialogfenster Regeln anwenden.

Die Hauptvorteile sind die folgenden:

• Sie sehen alle importierten Bankbewegungen.
• Die importierten Bankbewegungen sind unterteilt in eingehende und ausgehende Bewegungen, mit und ohne Regeln.
• Für jede Gruppe von identischen Bewegungen wird die angewandte Regel fett hervorgehoben.
• Regeln, die doppelt vorhanden sind oder in Konflikt stehen, werden gemeldet.
• Sie können neue Regeln hinzufügen und bestehende Regeln ändern oder löschen.
• Wenn Sie die Bedingungen einer Regel (Beschreibung, Betrag, Konto) ändern, erhalten Sie sofort die Liste der Bewegungen, die diesen Bedingungen entsprechen.
• Sie können frei entscheiden, welche Regeln aktiviert und welche deaktiviert werden sollen.

Nachfolgend wird die vollständige Vorgehensweise zur Erstellung von Regeln über den Dialog Regeln anwenden beschrieben.

1. Befehl 'In Buchhaltung importieren' ausführen

• Aus Menü Aktionen > In Buchhaltung importieren > im Pulldownmenü 'Importieren': Buchungen auswählen.
• Das Dateiformat auswählen, das man importieren will (z.B. 'Xml-Bankkontoauszug (ISO 20022)' oder 'Bankauszug Camt ISO 20022 (Schweiz)...) und mittels Schaltfläche Blättern die Datei mit den Bewegungen auswählen, die man importieren will.
• Im Dialogfenster, das sich öffnet, ist folgendes anzugeben bzw. vorzunehmen:
  • Das Zielkonto, das sich auf den Bankkontoauszug (Bank- oder Postkonto, für welches Sie die Bewegungen importieren wollen) bezieht. Im Beispiel unten ist dies das Konto 1030 Postfinance.
  • Das Anfangs- und Enddatum (Zeitraum) der zu importierenden Bewegungen.
  • Bei Bedarf das temporäre Gegenkonto ändern, welches als standardmässig mit "[CA]" angezeigt wird. Man kann ein beliebiges Konto verwenden, und wenn es in Eckklammern gesetzt wird, wird es nicht berücksichtigt.
  • Die Option Regeln anwenden aktivieren (nur mit dem Advanced-Plan von Banana Buchhaltung Plus verfügbar).
  • Mit OK bestätigen.

2. Dialogfenster 'Regeln anwenden'

Das Programm...:

• erstellt Importbuchungen
• öffnet das Dialogfenster Regeln anwenden.

In diesem Dialogfenster werden folgende Elemente angezeigt:

• Das zuvor eingegebene oder das standardmässige temporäre Gegenkonto "[CA]".
• Das im vorherigen Dialogfenster angegebene Bank- oder Postkonto, auf dem alle importierten Bewegungen von Ihrem Bank- oder Postkonto verbucht werden.
• Die importierten Bewegungen des Bankkontos, unterteilt in...:
  • Zahlungseingang ohne Regeln (Money in rows without rules)
  • Zahlungsausgang ohne Regeln (Money out rows without rules)
  • Zahlungseingang mit Regeln (Money in rows with rules)
  • Zahlungsausgang mit Regeln (Money out rows with rules)

Im Bereich Zahlungseingang mit Regeln und Zahlungsausgang mit Regeln (Money in with rules und Money out with rules) sehen Sie nichts, weil Sie noch keine Regeln definiert haben.

3. Neue Regeln erstellen

Um neue Regeln zu erstellen, so vorgehen:

• Positionieren Sie sich auf einem der Datensätze, für die Sie eine Regel erstellen möchten.
• Bewegen Sie sich nach rechts, bis Sie das Drei-Punkte-Menü "..." sehen.
• Klicken Sie auf Neue Regel hinzufügen.

Es erscheint das Dialogfenster Regeln anwenden - Regel hinzufügen.

Geben Sie folgendes ein:

• Die Beschreibung muss den Text (Schlüsselwort) enthalten, den das Programm verwendet, um die Übereinstimmung der Regel mit den importierten Bewegungen zu finden.
  Beispiel:
  • Best Insurance Contract 892-948
    gilt für Zeilen, die genau den angegebenen Text enthalten.
  • +Best Insurance Contract 892-948
    gilt für Zeilen, die die Wörter "Best Insurance" und "892-948" an einer beliebigen Position enthalten
• Das Gegenkonto, das verwendet werden soll, um das temporäre Gegenkonto (in unserem Beispiel [CA]) zu ersetzen.
• Alle anderen Informationen (Kostenstellen, MWST/USt-Code, usw.).

Das Programm zeigt die Bewegungen an, die anhand der eingegebenen Bedingungen gefunden wurden und auf die die neue Regel angewendet wird. Im Beispiel haben wir nur eine einzige Buchung.

• Mit OK bestätigen.

4. 'Regeln anwenden' bestätigen

Im Dialogfenster Regeln anwenden wird folgendes angezeigt:

• Die neue Regelzeile ("NEW"), in der die Daten des temporären Gegenkontos [CA] und die anderen in der Regel eingegebenen Daten angegeben sind.
• Direkt darunter befinden sich die Zeilen der Bewegungen, auf die die Regel angewendet wurde.

Sie können selbst entscheiden, wann der Befehl Regeln anwenden ausgeführt werden soll: 

• Sie können die Regeln gezielt anwenden und mit den restlichen Transaktionen (unverändert) weitermachen.
• Sie können den Dialog 'Regeln anwenden' beenden und später erneut darauf zugreifen.
• Sie können die Anwendung der Regeln abbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt erneut ausführen.
• Der Befehl Regeln anwenden speichert auch alle Änderungen, die Sie an den Regeln vorgenommen haben.

Wenn Sie die Regeln erstellt haben, klicken Sie auf die Schaltflächen...:

• Regeln anwenden
  • Das Programm schreibt die neuen Regeln in die Tabelle wiederholende Buchungen.
  • Das Programm vervollständigt die importierten Datensätze in der Tabelle Buchungen.
  • Das Dialogfenster bleibt geöffnet, sodass Sie weitere Regeln auf die anderen Bewegungen anwenden können.
• OK
  • Um die erstellten Regeln zu bestätigen und das Dialogfenster Regeln anwenden zu schliessen.

Vorgenommene Änderungen rückgängig machen

Sobald das Dialogfenster geschlossen ist, sehen Sie die vervollständigten Bewegungen in der Tabelle Buchungen.
Bei Bedarf, können Sie die vorgenommenen Änderungen rückgängig machen:

• Menübefehl Bearbeiten > Rückgängig: Bearbeiten (oder Tastenkombinationen Strg+Z) ausführen
• Die Schaltfläche Abbrechen (grüner Pfeil) anklicken.

Um auch den Datenimport der Bankbewegungen abzubrechen, müssen Sie den Befehl Abbrechen ein zweites Mal ausführen.

Vervollständigen Sie andere Datensätze mit temporärem Gegenkonto

Nach dem Import der Bankbewegungen gilt es, alle Buchungen zu vervollständigen, so dass es keine Buchungen mit temporärem Gegenkonto [CA] mehr gibt.

Sie können die verbleibenden Datensätze manuell vervollständigen. Dies ist nützlich für Sonderfälle, die sich nicht wiederholen.

Sie können neue Regeln erstellen, indem Sie eine der folgenden Methoden auswählen:

• Regeln aus dem Dialogfenster 'Regeln anwenden' erstellen
• Regeln aus der Tabelle wiederholende Buchungen

Hinzufügen von Informationen zu abgeschlossenen Datensätzen mit Regeln

Es ist möglich, zusätzliche Informationen zu den Regeln über die Tabelle wiederholende Buchungen hinzuzufügen.