Regeln für die automatische Vervollständigung importierter Datensätze

Künstliche Intelligenz (KI) ist eine Technologie, die zunehmend in Automatisierungssystemen eingesetzt wird. In Zusammenarbeit mit unseren Anwendern haben wir ein System zur automatischen Vervollständigung importierter Datensätze entwickelt, das auf vordefinierten Regeln basiert.

Diese Funktion automatisiert und vereinfacht den Erfassungsprozess von Buchungen, spart Zeit und reduziert Fehler bei der Dateneingabe.

Die Regeln bestehen aus einfachen Zeilen voreingestellter Buchungen, die alle erforderlichen Informationen enthalten, um Buchhaltungsvorgänge automatisch, präzise und schnell abzuschliessen.

Nachfolgend finden Sie ein Einführungsvideo zu den Regeln sowie Videos, die das Erstellen der Regeln erläutern:

• ▶ Video: Buchungen automatisch importieren und vervollständigen (Einführung) - 1'04"
• ▶ Video: Regeln für die automatische Vervollständigung von importierten Datensätzen (Dialogfenster "Regeln anwenden") - 8'11"
• ▶ Video: Regeln für die automatische Vervollständigung von importierten Datensätzen (Tabelle 'Wiederholende Buchungen') - 6'56"

Um die Funktion "Regeln für die automatische Vervollständigung von importierten Datensätzen" anwenden zu können, sind der Advanced-Aboplan (der Advanced-Plan im Demonstrationsmodus ist nicht ausreichend) sowie die Version 10.1 oder höher von Banana Buchhaltung Plus erforderlich.

Was sind Regeln?

Bei den Regeln handelt es sich um voreingestellte Buchungszeilen, die dem Programm nützliche Informationen liefern, um: 

• Importierte Buchungen zu identifizieren, die vervollständigt werden müssen.
  Wenn Sie in der Spalte Beschreibung den Begriff "Swisscom" eingeben, wird die Regel auf alle importierten Bewegungen angewendet, die diesen Begriff in der Beschreibung enthalten.
• Die erforderlichen Angaben zur Vervollständigung der Buchung bereitzustellen.
  • Geben Sie in der Spalte Soll-Konto das Konto "Telefonkosten" ein.
  • Geben Sie in der Spalte MWST/USt-Code den MWST/USt-Code "I81" ein.

Die Regeln für die automatische Vervollständigung importierter Datensätze werden in der Tabelle 'Wiederholende Buchungen' gespeichert. Sie können die Regeln entweder direkt in der Tabelle eingeben und bearbeiten oder beim Anwenden der Regeln den Dialog Regeln hinzufügen/bearbeiten verwenden. 

Wozu dienen die Regeln?

Wenn Sie Banktransaktionen in die Tabelle Buchungen importieren, müssen diese in der Regel manuell vervollständigt werden, indem Sie Informationen wie Soll- oder Haben-Konten, den MWST/USt-Code, Kostenstellen oder andere relevante Daten angeben.

Beispiel: Wenn Sie eine Zahlung an Swisscom importieren (ausgehende Bewegung), tragen Sie in der Spalte KtSoll das Soll-Konto "Telefonkosten" und in der Spalte MWST/USt-Code den Code "I81" ein.

Sobald Sie Regeln erstellt haben, ergänzt das Programm die importierten Buchungen automatisch – Sie müssen die Daten nicht mehr manuell eingeben.

Je nach Vorgehensweise können die Regeln vor oder während des Imports festgelegt werden. Nach ihrer Erstellung gelten sie automatisch auch für alle zukünftigen Importe.

Vorgehensweise beim Importieren

1. Bankbewegungen importieren
   Das Programm erstellt automatisch Buchungszeilen mit folgenden Informationen: Datum, Beschreibung, Betrag, Konto, Belegnummer und Wechselkurs.
2. Erstellen Sie die Regel auf eine der vorgesehenen Arten.
3. Sobald die Regeln festgelegt sind, vervollständigt das Programm die in der Tabelle Buchungen importierten Bewegungen automatisch – z.B. Gegenkonto, MWST/USt-Code, Kostenstelle usw.
4. In der Tabelle 'Wiederholende Buchungen' speichert das Programm die Buchungen zusammen mit den zugehörigen Regeln.

So erstellen Sie Regeln

Wir haben ein System entwickelt, das verschiedene Möglichkeiten zur Erstellung von Regeln bietet. Wählen Sie die Methode, die am besten zu Ihrer Arbeitsweise passt:

• Regeln aus der Tabelle Buchungen
• Regeln aus der Tabelle 'Wiederholende Buchungen'
• Regeln aus dem Dialogfenster 'Regeln anwenden'

Die Vorteile der Regeln

Die Vorteile der Autovervollständigung sind sofort erkennbar:

• Sekundenschnelle Vervollständigung der Buchungen
• Hohe Kontrolle und Präzision
• Vermeidung von Fehlern und Versehen
• Erleichterung der Delegation von Buchführungsaufgaben (z.B. Datenimport) an andere
• Nachverfolgbarkeit der erfassten Bewegungen
• Festlegung von Erfassungsrichtlinien für den Revisor
• Sofortige Nutzung, auch ohne tiefgehendes Fachwissen
• Flexible Anpassung: Regeln können jederzeit hinzugefügt, geändert oder gelöscht werden.

Automatische Übertragung von Regeln auf das neue Jahr

Beim Übergang in das neue Jahr über den Menüpunkt Aktionen > Neues Jahr erstellen werden die vorhandenen Regeln aus der Tabelle 'Wiederholende Buchungen' automatisch in die Datei des neuen Jahres übernommen.
Sobald Sie die Buchungen aus dem Kontoauszug importieren, werden die Regeln automatisch angewendet.

Sie können neue Regeln hinzufügen oder bestehende Regeln an neue Anforderungen anpassen, z.B. wenn sich Mehrwertsteuersätze ändern oder Konten hinzugefügt bzw. gelöscht werden.

Regelzeilen von einer Datei in eine andere kopieren

Wenn Sie eine neue Datei erstellen, können Sie Regelzeilen in grosser Menge kopieren und in eine andere Banana-Buchhaltungsdatei einfügen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

• Begeben Sie sich über das Menü Aktionen > Sich wiederholende Buchungen in die Tabelle 'Wiederholende Buchungen'.
• Überprüfen Sie die Spaltenanordnung, um sicherzustellen, dass sie in beiden Dateien identisch ist.
• Wählen Sie die Regelzeilen aus, die Sie kopieren möchten.
• Kopieren Sie die Zeilen über das Menü Bearbeiten > Zeilen kopieren oder mit der Tastenkombination Strg+C (Ctrl+C) für Windows bzw. Cmd+C für Mac.
• Fügen Sie die kopierten Zeilen in der Tabelle Wiederholende Buchungen der neuen Datei ein, über das Menü Bearbeiten > Kopierte Zeilen einfügen oder mit der Tastenkombination Strg+V (Ctrl+V) für Windows bzw. Cmd+V für Mac.

Regeln vs. Künstliche Intelligenz 

Künstliche Intelligenz (KI) wird zunehmend in Automatisierungssystemen eingesetzt.
In Zusammenarbeit mit unseren Nutzern haben wir ein System zur automatischen Vervollständigung importierter Buchungen entwickelt, das auf Regeln basiert.
Wir sind überzeugt, dass dies ein wesentlich effektiverer Ansatz ist, weil:

• Regeln folgen einer deterministischen Logik, während Künstliche Intelligenz auf einem probabilistischen Ansatz beruht, der im buchhalterischen und steuerlichen Bereich erhebliche Risiken mit sich bringen kann.
• Regeln bieten ein hohes Mass an Kontrolle und Präzision.
  Zum Beispiel können Zahlungen an Versicherungsgesellschaften anhand der Vertragsnummer exakt einem bestimmten Konto zugeordnet werden.
• Alle Regeln bilden eine wertvolle Wissensbasis.
  Sie sind in der Tabelle "Wiederholende Buchungen" aufgelistet, können leicht angepasst werden (z.B. bei Änderungen der Mehrwertsteuer) und dienen als Referenz- und Kontrollinstrument. Damit können Sie zum Beispiel:
  • Nachsehen, wie bestimmte Vorgänge gebucht wurden, wenn Sie sich nicht erinnern.
  • Mitarbeitenden, die die Buchhaltung führen, erklären, wie unterschiedliche Vorgänge zu erfassen sind.
  • Für den Revisor festlegen, wie bestimmte Buchungen behandelt werden sollen.
  • Regeln anpassen, wenn sich Mehrwertsteuercodes ändern oder wenn Konten, Kostenstellen oder andere Elemente hinzugefügt bzw. entfernt werden.
  • Regeln löschen, die nicht mehr gelten.
  • Regeln in eine andere Buchhaltungsdatei kopieren und an spezifische Bedürfnisse anpassen.
• Regeln erfordern keine Lernphase und funktionieren auch bei Zahlungen, die nur einmal oder wenige Male im Jahr vorkommen, zuverlässig.
• Regeln können sofort an gesetzliche Änderungen angepasst werden. Künstliche Intelligenz hingegen orientiert sich am bisherigen Verhalten und neigt dazu, bestehende Vorgehensweisen beizubehalten – selbst wenn sich die Umstände oder Voraussetzungen geändert haben.

Funktionen derzeit nicht verfügbar

Im Folgenden sind einige Funktionen aufgeführt, die – obwohl sie von Anwendern angefragt wurden – derzeit nicht im Programm verfügbar sind:

• Bearbeiten des Buchungstextes, um diesen zu kürzen oder zu vereinfachen.
• Verwendung von Formeln bei Buchungen, die sich über mehrere Zeilen erstrecken, um Beträge automatisch auf Grundlage des importierten Buchungsbetrags zu berechnen.
• Anwendung von Regeln basierend auf dem Buchungsdatum (Bedingung: Spalte 'Datum').