Regeln aus der Tabelle wiederholende Buchungen

Dokumentation •
In diesem Artikel

Eine der Methoden zur Erstellung von Regeln erfolgt über die Tabelle wiederholende Buchungen aus Menü Aktionen > Sich wiederholende Buchungen > Tabelle wiederholende Buchungen

Die Hauptvorteile sind die folgenden:

  • Sie arbeiten direkt in der Tabelle wiederholende Buchungen, in der alle Regeln gespeichert sind.
  • Nachdem Sie alle Regeln manuell erstellt haben, können Sie die Bankbewegungen importieren und die Regeln direkt anwenden.
  • Sie sehen alle erstellten Regeln.
  • Sie können die Regeln direkt hinzufügen, bearbeiten und löschen.
  • Es sind keine zusätzlichen Dialoge erforderlich, um die Regeln hinzuzufügen, zu bearbeiten oder zu löschen.
  • Sie können Regeln für Sammelbuchungen (Buchungen auf mehreren Zeilen) festlegen.
  • Sie können Anmerkungen zu digitalen Dokumenten hinzufügen.
  • Sie können die Zeilen farblich markieren, sodass die Farbe auch in den Buchungen der Tabelle wiederholende Buchungen angezeigt wird.

▶ Video: Regeln für die automatische Vervollständigung von importierten Datensätzen (Tabelle wiederholende Buchungen).

Die von den Regeln verwendeten Spalten

  • Spalten 'Bedingungen' für die Übereinstimmungen (oder Suche), die die Daten enthalten, die für die Suche nach Übereinstimmungen in den importierten Datensätzen verwendet werden.
    • Spalte Beleg
    • Spalte Beschreibung
    • Spalte Betrag
    • Spalten KtSoll (Soll-Konto) oder KtHaben (Haben-Konto) in der doppelten Buchhaltung, oder Spalten Konto und Kategorien in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.
  • Spalten für Vervollständigung (Ersetzung) sind mit zusätzlichen Informationen zu ergänzen.
    • Spalte Link (DokLink)
    • Spalte MWST/USt-Code
    • Spalte KS1, KS2 oder KS3

Automatisierungsregeln in der Tabelle der sich wiederholende Buchungen

Die Spalte 'Beleg' (im Abbild 'Doc')

Damit eine Zeile als Regel identifiziert wird, muss in der Spalte Beleg (Doc) einer der folgenden Texte vorhanden sein:

Die Spalte 'Beschreibung'

Die Spalte Beschreibung muss den Text enthalten, nach dem in der Beschreibung der importierten Zeilen gesucht werden soll:

  • Genaues Wort oder genaue Formulierung
    • Wenn Sie Best Insurance 982-948 als Bedingung einer Regel schreiben, werden alle Datensätze, die diese Werte "Best Insurance 982-948" enthalten, als Übereinstimmungen betrachtet.
    • Wenn Sie nur Insurance als Bedingung einer Regel schreiben, werden nur Datensätze, die das Wort "Insurance" enthalten, als Übereinstimmungen betrachtet.
  • Alle Wörter (mit dem Sonderzeichen + zu Beginn)
    Wenn Sie +Best Insurance 982-948 als Bedingung einer Regel schreiben, werden alle Datensätze, die diese Werte "Best", "Insurance" und die Nummer "892-948" an einer beliebigen Position enthalten, als Übereinstimmungen betrachtet.
    • Alle Wörter/Werte müssen im Text des importierten Datensatzes vorhanden sein.
    • Die Position von Wörtern/Werte im Satz ist nicht relevant.
    • Das "+"-Zeichen wird bei der Suche nicht berücksichtigt.
  • Gross- und Kleinschreibung
    • Dies ist der Text, der für die Suche nach Übereinstimmungen verwendet wird, und es wird nicht zwischen Gross- und Kleinschreibung unterschieden.
    • Der eingegebene Text gilt sowohl für Gross- als auch Kleinbuchstaben.
  • [Name der Regel]
    Wenn eine Beschreibung mit einem Text zwischen Eckklammern [] beginnt, wird dieser als Name der Regel verwendet. Für eine bessere Kontrolle der Regeln zu verwenden.

Achtung: Verwenden Sie NICHT den vollständigen Text aus dem Kontoauszug als Beschreibung, da dieser nur für den spezifischen Buchungseintrag gilt.

Die Spalten Konto 'Soll' und Konto 'Haben'

Geben Sie in den Spalten KtSoll oder KtHaben die im Kontenplan vorhandenen Konten ein, auf denen die Bewegung verbucht werden soll.

Die Spalte 'Betrag'

Die Spalte Betrag kann einen genauen Betrag enthalten, nach dem in den importierten Datensätzen gesucht werden soll. Diese Bedingung ist optional.

Wenn in der Spalte Beschreibung der Name des Schuldners oder Gläubigers so angegeben ist, wie er auf dem Kontoauszug erscheint, und der Betrag jedoch nicht spezifiziert ist, gilt die Regel für jeden Betrag der Bewegung.

Die Spalte MWST/USt-Code

Geben Sie den MWST/USt-Code an, der in der importierten Buchung übernommen werden muss. Das Programm füllt automatisch alle Spalten im Zusammenhang mit der MWST/USt aus.

Die Spalten KS1, KS2 oder KS3

Geben Sie die gewünschte Kostenstelle an, die bei der importierten Bankbewegungen berücksichtigt werden soll.

Die Spalte Anmerkungen

Geben Sie zusätzliche Angaben an, die in der importierten Buchung enthalten sein sollen.

Die Spalte Link (DokLink)

In dieser Spalte kann kein spezifischer Link zu einem Dokument eingefügt werden, da jede Buchung ein eigenes Dokument hat. Es ist jedoch möglich, eine Anmerkung in eckigen Klammern (z. B. "[Doc]") einzufügen, um die Zeilen zu kennzeichnen, die mit einem digitalen Dokument verknüpft werden sollen.

Nachdem die Buchungen importiert wurden, kann es notwendig sein, diese mit den entsprechenden Belegen zu verknüpfen. Um diesen Vorgang zu beschleunigen, wird empfohlen, wie folgt vorzugehen:

  • Verwenden Sie in der Spalte Link (DokLink) der Tabelle wiederholende Buchungen einen Text in eckigen Klammern [ ].
  • Innerhalb der eckigen Klammern geben Sie den Text ein, der im Dateinamen des Belegs gesucht werden soll.

    Rules automation

 

  • In der Tabelle Buchungen werden die Bewegungen mit dem Text in eckigen Klammern in der Spalte Link eingefügt.

    Rules automation

 

  • Geben Sie in der Tabelle Buchungen mit der temporäre Zeilen- Filterfunktion den Suchbegriff "!link![ ]" ein. Es werden alle Zeilen angezeigt, die in der Spalte Link (DokLink) eckige Klammern enthalten, in denen der Link zum Beleg eingegeben werden muss.
  • Beim Bearbeiten der Spalte Link (DokLink) in der Buchungen-Tabelle zeigt das Programm in der Autovervollständigung alle Belegdateien an, die noch nicht mit einer Transaktion verknüpft sind und den in den eckigen Klammern eingefügten Text enthalten.
    Wenn Sie beispielsweise "[Rechnung]" angeben, zeigt das Programm in der Zelle alle Dateien an, die noch nicht zugeordnet sind und den Text "Rechnung" im Dateinamen beinhalten.  

Schnelle Suche und Vervollständigung von importierten Datensätzen

Nach dem Import der Datensätzen mit den festgelegten Regeln kann es erforderlich sein, dass einige Buchungen manuell mit zusätzlichen Informationen vervollständigt werden müssen.

Um diese Buchungen schnell zu finden, können Sie eine der folgenden Methoden verwenden:

  • Verwendung der Spalte 'Anmerkungen'
    Zur schnellen Identifikation der zu vervollständigenden Datensätze, empfehlen wir die Eingabe temporärer Suchbegriffe, die das Filtern erleichtern. Zum Beispiel:
    • Geben Sie in der Spalte Anmerkungen der Tabelle wiederholende Buchungen, oder in einer beliebigen anderen Spalte der Regelzeile (ausser den Standardspalten für die Regel) einen Hashtag ein (z.B. #city).
    • Geben Sie in der temporären Zeilen-Filterfunktion der Tabelle Buchungen denselben Hashtag (#) ein. Dadurch werden die Regelzeilen angezeigt, die Sie ausfüllen müssen.
  • Regelzeilen farbig markieren
    In der Tabelle Sich wiederholende Buchungen können die Regelzeilen individuell farblich hervorgehoben werden. Jede Bewegung, die dieser Regel entspricht, wird in der Tabelle Buchungen gleichen Merkmalen (sowie Farbe) angezeigt.
    Um nur farbige Regelzeilen zu ermitteln, können Sie die temporäre Zeilen-Filterfunktion verwenden, indem Sie den Suchbegriff "!_co!" eingeben.

Buchungen auf mehreren Zeilen (Sammelbuchungen / split rows)

Sie können Regeln erstellen, die Buchungszeilen zu den bereits verarbeiteten Datensätzen hinzufügen. Diese Funktion ist nützlich, um Buchungen zu erfassen, die auf mehreren Konten verbucht werden müssen, wie z.B.:

  • Sie erhalten regelmässig eine Zahlung in Höhe von 550, die auf drei verschiedenen Konten und somit auf drei Zeilen gebucht werden muss:
    • 550 - Mieteinnahme (kein Gegenposten, da der Gesamtbetrag auf drei Zeilen aufgeteilt wird
    • 500 - Mietzins Wohnung (Gegenposten 'Miete')
    • 50   - Einnahmen aus Nebenkosten (Gegenposten 'Nebenkosten')

Sie können die Aufteilung auf mehrere Zeilen festlegen. Zusätzliche Zeilen müssen unmittelbar nach der Regelzeile folgen:

  • Die erste Regelzeile enthält den Gesamtbetrag.
    • Die Spalte Beleg (Doc) der zusätzlichen Zeilen muss den Text !Rule enthalten.
    • In der Spalte Beschreibung geben Sie den Text ein, nach dem in den importierten Buchungen gesucht werden soll.
    • In der Spalte Gegenkonto geben Sie die Eckklammern [] ein.
  • In den darauffolgenden Zeilen.
    • Die Spalte Beleg (Doc) der zusätzlichen Zeilen muss den Text !RuleSplit enthalten.
    • In der Spalte Beschreibung geben Sie den Text ein, nach dem in den importierten Buchungen gesucht werden soll.
    • In der Spalte Gegenkonto geben Sie die Gegenposten ein.
    • Geben Sie in allen anderen Spalten die Werte an, die in den zusätzlichen Zeilen enthalten sein sollen. Im folgenden Beispiel haben wir die Kostenstelle "Mieter" hinzugefügt.  

Banana Accounting rules example for incoming rents

In der Beispielbuchung der Sammelbuchung (auf mehreren Buchungszeilen) der Miete wird angenommen, dass der eingezogene Betrag immer 550 beträgt. Wenn der eingezogene Betrag von 550 abweicht, muss die Buchung manuell vervollständigt werden.

Regeln in der 'Tabelle wiederholende Buchungen' ändern

Alle bestehenden Regeln für die automatische Vervollständigung von importierten Datensätzen, die in der Tabelle wiederholende Buchungen gespeichert sind, einschliesslich die, die Sie über das Dialogfenster Regeln anwenden (nur im Advanced-Plan) erfasst haben, können geändert, gelöscht oder neue Regeln erstellt werden, um einen zukünftigen Import ohne eine Regel vorzubereiten.

Massenweise Regelzeilen von einer Datei in eine andere kopieren

In der Tabelle wiederholende Buchungen (Aktionen > Sich wiederholende Buchungen) können Sie Regelzeilen in grossen Mengen kopieren und in eine andere Banana-Buchhaltungsdatei einfügen.

Neues Jahr mit Regeln erstellen

Beim Übergang auf das neue Jahr mittels Menübefehl Aktionen > Neues Jahr erstellen werden die vorhandenen Regeln aus der Tabelle wiederholende/wiederkehrende Buchungen automatisch in die Datei des neuen Jahres übertragen.

Importierte Buchungstexte bearbeiten

Alle importierten Buchungen enthalten in der Spalte Beschreibung der Tabelle Buchungen den Buchungstext, der im Bankkontoauszug steht und sehr detailliert ist. Es ist nicht möglich, diese Buchungstexte automatisch beim Importieren zu ändern.

Falls Sie den importierten Buchungstext ändern möchten, können Sie dazu die Spalte Anmerkungen in der Tabelle wiederholende Buchungen verwenden.
Achtung: Wenn die Spalte Anmerkungen bereits für eigene Notizen/Anmerkungen genutzt wird, kann sie nicht zur Änderung des Buchungstexts verwendet werden. In diesem Fall kann eine persönlich hinzugefügte Spalte verwendet werden (siehe Neue Spalte).

So vorgehen:

  • Über das Menü Aktionen > Sich wiederholende Buchungen > Tabelle wiederholende Buchungen aufrufen.
  • Mittels Menübefehl Daten > Spalten einrichten die Spalte Anmerkungen sichtbar machen.
  • In der Spalte Anmerkungen den gewünschten Buchungstext angeben, der in der Spalte 'Beschreibung' der Tabelle wiederholende Buchungen angezeigt werden soll.
    Wiederholen Sie diesen Vorgang für jede gewünschte Transaktion.

    Rules recurring transactions
     
  • Bankbewegungen importieren
  • Nach dem Import der Bewegungen in die Tabelle Buchungen mittels Menübefehl Daten > Spalten einrichten die Spalte Anmerkungen einblenden.
    In der Spalte Anmerkungen werden die in der Tabelle wiederholende Buchungen hinterlegten Notizen/Anmerkungen übernommen.

    Rules transactions
     
  • Kopieren Sie für jede Buchung den Inhalt der Spalte Anmerkungen und fügen Sie ihn in die Spalte Beschreibung ein.

    Rules transactions

 

 

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