So funktionieren die Regeln zur automatischen Vervollständigung von importierten Datensätzen in 3 Schritten

Nachfolgend wird das Verfahren zur Anwendung der Regeln und deren Funktionsweise erläutert. Der Prozess lässt sich in drei Schritte zusammenfassen:

1. Importieren von Bewegungen aus Bankkontoauszügen in die Tabelle Buchungen
2. Regeln erstellen
3. Die Regeln für die automatische Vervollständigung von importierten Datensätzen anwenden

1. Bankbewegungen importieren

Beim Importieren von Bankbewegungen aus Bankkontoauszügen fügt das Programm ein temporäres Gegenkonto [CA] ein. Normalerweise muss die Vervollständigung der Gegenkonten für jede Buchung manuell erfolgen.

Wie in der Abbildung oben zu sehen ist, wird in der Tabelle Buchungen folgendes angezeigt:

• (1) - Die Zellen haben dasselbe temporäre Gegenkonto, das mit den Verkäufen über Twint verbunden ist.
• (2) - Die Zelle enthält ein temporäres Gegenkonto, das mit den monatlichen Ausgaben für den Monat Mai verbunden ist.
• (3) - Die Zelle enthält ein temporäres Gegenkonto, das mit den Telefonkosten bei Swisscom verbunden ist.
• (4) - Die Zelle enthält ein temporäres Gegenkonto, das mit den Versicherungskosten (Versicherungsnummer 892-948) verbunden ist.
• (5) - Die Zelle enthält ein temporäres Gegenkonto, das mit den Versicherungskosten (Versicherungsnummer 987-650) verbunden ist.

2. Regeln erstellen

Die Regeln werden verwendet, um alle temporären Gegenkonten der importierten Datensätze automatisch zu vervollständigen, indem sie MWST/USt-Codes, Kostenstellen, Verknüpfungen (Links) usw. hinzufügen.

Dabei handelt es sich um vervollständigte Musterbuchungen, die in der Tabelle wiederholende Buchungen gespeichert werden. Um eine Regel zu erstellen, müssen Sie:

• In der Spalte Beschreibung (Description) den Text (ein oder mehrere Schlüsselwörter) angeben, den der importierte Datensatz enthalten muss.
• In den Spalten KtSoll (Debit A/C) oder KtHaben (Credit A/C) wird das Gegenkonto angegeben, das das temporäre Konto ersetzt.

Wir haben ein System entwickelt, das verschiedene Methoden zur Erstellung von Regeln anbietet:

• Regeln aus dem Dialogfenster Regeln anwenden
• Regeln aus der Tabelle Buchungen
• Regeln aus der Tabelle wiederholende Buchungen

Unabhängig von der verwendeten Methode werden die erstellten Regeln automatisch in der Tabelle wiederholende Buchungen gespeichert.

Im Beispiel wurde in der Tabelle wiederholende Buchungen eine Regel für die folgenden Buchungen erstellt:

• (1) - Für die Buchung "Twint" ersetzt die Regel das temporäre Gegenkonto durch das Konto Verkauf ("Sales") und fügt den MWST/USt-Code hinzu.
• (2) - Für die Buchung "Interac Electronics" ersetzt die Regel das temporäre Gegenkonto durch das Konto Warenaufwand ("Goods") und fügt den MWST/USt-Code hinzu.
• (3) - Für die Buchung "Swisscom" ersetzt die Regel das temporäre Gegenkonto durch das Konto Telefon ("Admin").
• (4) - Für die Buchung "Best insurance" mit der Versicherungsnummer "892-948" ersetzt die Regel das temporäre Gegenkonto durch das Konto Krankenversicherung ("Insurance Health").
• (5) - Für die Buchung "Best insurance" mit der Versicherungsnummer "987-650" ersetzt die Regel das temporäre Gegenkonto durch das Konto Autoversicherung ("Insurance Car").

3. Anwendung von Regeln zur automatischen Vervollständigung importierter Datensätze (Ergebnis)

In der Tabelle Buchungen vervollständigt das Programm die importierten Datensätze, indem es das Gegenkonto, die MWST-/USt-Codes usw. hinzufügt, unabhängig davon, welche Methode zur Erstellung der Regeln verwendet wurde.

Im Beispiel wurden in der Tabelle wiederholende Buchungen die importierten Buchungen automatisch vervollständigt:

• (1) - Für die Transaktion "Twint" wurde das temporäre Gegenkonto durch das Konto Verkauf ("Sales") ersetzt und mit den MWST/USt-Codes vervollständigt.
• (2) - Für die Transaktion "Interac Electronics" wurde das temporäre Gegenkonto durch das Konto Warenaufwand ("Goods") ersetzt und mit den MWST/USt-Codes vervollständigt.
• (3) - Für die Transaktion "Swisscom" wurde das temporäre Gegenkonto durch das Konto Telefon ("Admin") ersetzt.
• (4) - Für die Transaktion "Best insurance" mit der Versicherungsnummer "892-948" wurde das temporäre Gegenkonto durch das Konto Krankenversicherung ("Insurance Health") ersetzt.
• (5) - Für die Transaktion "Best insurance" mit der Versicherungsnummer "987-650" wurde das temporäre Gegenkonto durch das Konto Autoversicherung ("Insurance Car") ersetzt.

Ausserdem erkennt das Programm die Transaktionen mit den MWST/USt-Codes und vervollständigt alle Spalten, die mit der Mehrwertsteuer verbunden sind (MWST/USt-Konto und MWST-Beträge).