So funktionieren die Regeln zur Vervollständigung importierter Buchungen

Nachfolgend wird das Verfahren zur Anwendung der Regeln sowie deren Funktionsweise erläutert. Der Prozess lässt sich in drei Schritte gliedern:

1. Importieren der Bewegungen aus Bankkontoauszügen in die Tabelle Buchungen
2. Erstellen der Regeln
3. Anwenden der Regeln zur automatischen Vervollständigung importierter Datensätze

1. Bankbewegungen importieren

Beim Importieren von Bankbewegungen aus Kontoauszügen (z.B. Bank oder Postfinance) fügt das Programm zunächst ein temporäres Gegenkonto [CA] ein. Normalerweise muss das Gegenkonto für jede Buchung manuell ergänzt werden.

Wie in der Abbildung oben zu sehen ist, werden in der Tabelle Buchungen folgende Einträge angezeigt:

• (1) - Die Zellen enthalten dasselbe temporäre Gegenkonto, das mit den Verkäufen über Twint verbunden ist.
• (2) - Die Zelle enthält ein temporäres Gegenkonto, das den monatlichen Ausgaben für Mai zugeordnet ist.
• (3) - Die Zelle enthält ein temporäres Gegenkonto, das mit den Telefonkosten bei Swisscom verknüpft ist.
• (4) - Die Zelle enthält ein temporäres Gegenkonto, das mit den Versicherungskosten (Versicherungsnummer 892-948) verbunden ist.
• (5) - Die Zelle enthält ein temporäres Gegenkonto, das mit den Versicherungskosten (Versicherungsnummer 987-650) verbunden ist.

2. Regeln erstellen

Die Regeln werden verwendet, um alle temporären Gegenkonten der importierten Datensätze automatisch zu vervollständigen, indem MWST/USt-Codes, Kostenstellen, Verknüpfungen (Links) usw. hinzugefügt werden.

Dabei handelt es sich um vollständig definierte Musterbuchungen, die in der Tabelle 'Wiederholende Buchungen' gespeichert werden.

Um eine Regel zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

• Geben Sie in der Spalte Beschreibung (Description) den Text (ein oder mehrere Schlüsselwörter) ein, den der importierte Datensatz enthalten muss.
• Geben Sie in den Spalten KtSoll (Debit A/C) oder KtHaben (Credit A/C) das Gegenkonto an, das das temporäre Konto ersetzt.

Wir haben ein System entwickelt, das verschiedene Methoden zur Erstellung von Regeln anbietet:

• Regeln aus dem Dialogfenster Regeln anwenden
• Regeln aus der Tabelle Buchungen
• Regeln aus der Tabelle 'Wiederholende Buchungen'

Unabhängig von der verwendeten Methode werden alle erstellten Regeln automatisch in der Tabelle Wiederholende Buchungen gespeichert.

Im folgenden Beispiel wurde in der Tabelle Wiederholende Buchungen eine Regel für die nachstehenden Buchungen erstellt:

• (1) - Für die Buchung "Twint" ersetzt die Regel das temporäre Gegenkonto durch das Konto Verkauf ("Sales") und fügt den MWST/USt-Code hinzu.
• (2) - Für die Buchung "Interac Electronics" ersetzt die Regel das temporäre Gegenkonto durch das Konto Warenaufwand ("Goods") und fügt den MWST/USt-Code hinzu.
• (3) - Für die Buchung "Swisscom" ersetzt die Regel das temporäre Gegenkonto durch das Konto Telefon ("Admin").
• (4) - Für die Buchung "Best insurance" mit der Versicherungsnummer "892-948" ersetzt die Regel das temporäre Gegenkonto durch das Konto Krankenversicherung ("Insurance Health").
• (5) - Für die Buchung "Best insurance" mit der Versicherungsnummer "987-650" ersetzt die Regel das temporäre Gegenkonto durch das Konto Autoversicherung ("Insurance Car").

3. Anwendung der Regeln zur automatischen Vervollständigung importierter Datensätze (Ergebnis)

In der Tabelle Buchungen vervollständigt das Programm die importierten Datensätze automatisch, indem es das Gegenkonto, die MWST/USt-Codes und weitere Angaben hinzufügt – unabhängig davon, auf welche Weise die Regeln erstellt wurden.

Im Beispiel wurden in der Tabelle Wiederholende Buchungen die importierten Datensätze automatisch vervollständigt:

• (1) - Für die Transaktion "Twint" wurde das temporäre Gegenkonto durch das Konto Verkauf ("Sales") ersetzt und mit den MWST/USt-Codes ergänzt.
• (2) - Für die Transaktion "Interac Electronics" wurde das temporäre Gegenkonto durch das Konto Warenaufwand ("Goods") ersetzt und mit den MWST/USt-Codes ergänzt.
• (3) - Für die Transaktion "Swisscom" wurde das temporäre Gegenkonto durch das Konto Telefon ("Admin") ersetzt.
• (4) - Für die Transaktion "Best insurance" mit der Versicherungsnummer "892-948" wurde das temporäre Gegenkonto durch das Konto Krankenversicherung ("Insurance Health") ersetzt.
• (5) - Für die Transaktion "Best insurance" mit der Versicherungsnummer "987-650" wurde das temporäre Gegenkonto durch das Konto Autoversicherung ("Insurance Car") ersetzt.

Darüber hinaus erkennt das Programm die Transaktionen mit MWST/USt-Codes und vervollständigt automatisch alle Spalten, die mit der Mehrwertsteuer verknüpft sind (z.B. MWST/USt-Konto und MWST-Beträge).