Wechsel zum neuen Kontenplan

Nachfolgend finden Sie eine Anleitung, wie Sie vorgehen können, um:

• zu einem Kontenplan mit anderer Nummerierung zu wechseln;
• bestehende Buchhaltungsdaten, inklusive Buchungen, in den neuen Kontenplan zu übernehmen und zu konvertieren.

Umstellung für das neue Jahr

Wenn Sie ein neues Jahr mit einem neuen Kontenplan beginnen möchten, gibt es zwei mögliche Vorgehensweisen.

1. Vorjahr konvertieren und dann das neue Jahr erstellen

In diesem Fall haben Sie zwei Dateien:

• Die Datei des abzuschliessenden Jahres, die Folgendes enthält:
  • die Spalte Konten mit den alten Kontonummern;
  • die Spalte Konten_1 mit den neuen Kontonummern;
• Die Datei für das neue Jahr, basierend auf dem neuen Kontenplan.

Diese Vorgehensweise wird empfohlen, da sie eine Übereinstimmung der Kontenpläne beider Jahre gewährleistet.
Zudem können Sie weiterhin Änderungen im abschliessenden Jahr vornehmen und die Eröffnungssaldi später im neuen Jahr automatisch übernehmen.

2. Neues Jahr erstellen und Datei des neuen Jahres konvertieren

Die Datei des abzuschliessenden Jahres bleibt unverändert.
Für das neue Jahr erhalten Sie zunächst eine Zwischendatei, die noch den alten Kontenplan, aber bereits die vorgetragenen Saldi enthält.
Die Konvertierung der Datei für das neue Jahr kann sofort oder auch nach der Erfassung erster Buchungen durchgeführt werden.
Bei dieser Methode ist zu beachten, dass der Kontenplan des Vorjahres in der alten Form bestehen bleibt. Daher ist es nicht mehr möglich, zu einem späteren Zeitpunkt Änderungen aus dem Vorjahr automatisch in das neue Jahr zu übernehmen.

• Neue Buchhaltungsdatei erstellen
  • Erstellen Sie eine neue Datei über das Menü Datei > Neu.
  • Wählen Sie eine vordefinierte Kontenplan-Vorlage aus.
  • Passen Sie den Kontenplan an Ihre Bedürfnisse an.
     
• Die Konten für die Zuordnung in der Konten-Tabelle hinzufügen
  • Wählen Sie im Menü Daten > Spalten einrichten
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.
  • Fügen Sie eine Spalte mit der Bezeichnung Konto_1 ein.

Für jedes Konto im neuen Kontenplan geben Sie in der Spalte Konto_1 die entsprechende Nummer aus dem alten Kontenplan ein.

• Bleibt ein Konto unverändert (die neue Kontonummer entspricht der alten), kann die Spalte Konto_1 auch leer bleiben.
• Müssen mehrere alte Konten einem einzigen neuen Konto zugeordnet werden, geben Sie die Nummern mit einem Strichpunkt  getrennt ein (z.B. 1000;1001).
   In diesem Fall muss das erste Konto (1000) wiederholt werden, da sonst nur das letzte (1001) berücksichtigt wird.
• Soll hingegen ein altes Konto auf mehrere neue Konten aufgeteilt werden, muss diese Aufteilung manuell vorgenommen werden. Hierzu Anleitung weiter unten befolgen. 

Den Import ausführen

• Aktivieren Sie den Befehl über das Menü Aktionen > In Buchhaltung importieren > Pulldownmenü 'Importieren': Datei auswählen.
• Wählen Sie mit der Schaltfläche Blättern die Buchhaltungsdatei mit dem alten Kontenplan aus.

• Klicken Sie auf OK, um zum nächsten Fenster zu gelangen.
• Im Dialogfenster, das sich öffnet, die gewünschten Import-Optionen auswählen.
  • Aktivieren Sie die Funktion Kontonummern konvertieren.
  • Geben Sie an, dass sich die Zuordnungen im Zieldokument befinden.
• Starten Sie den Importvorgang.

Import wiederholen

Wenn Fehler gemeldet werden und der Vorgang erneut durchgeführt werden muss, ist es unbedingt erforderlich, den vorherigen Import rückgängig zu machen (Menü Bearbeiten > Rückgängig: Bearbeiten), damit die Zieldatei wieder leer ist.

Wichtig: Andernfalls würden die Eröffnungssaldi und Buchungen doppelt übernommen.

 Aufteilung eines Kontos in mehrere Konten

Beim Wechsel zu einem detaillierteren Kontenplan kann es erforderlich sein, ein Konto in mehrere Konten aufzuteilen.

Nach dem Import gehen Sie manuell wie folgt vor:

• Teilen Sie im Kontenplan die Eröffnungssaldi, Budgetwerte und Vorjahressaldi auf mehrere Konten auf.
• Überprüfen Sie jede Buchung des aufzuteilenden Kontos und ordnen Sie sie einem präziseren Konto zu.
• Erstellen Sie bei Bedarf zusätzliche Buchungen, um einen Betrag auf mehrere Konten aufzuteilen.
• Gehen Sie bei den Budget-Buchungen (Tabelle Budget) auf die gleiche Weise vor.

Ergebnis und mögliche Fehler

Wenn das Programm Fehler meldet (fehlende Konten oder andere Probleme), ist es oft notwendig:

• den Importvorgang abzubrechen;
• die Zuordnungen zu ergänzen oder zu korrigieren;
• den Importvorgang zu wiederholen.

Da das Programm mit unterschiedlichen Kontenplänen arbeitet, ist es nicht möglich, automatisch eine vertiefte Prüfung der Richtigkeit der Gruppierungen durchzuführen.
Es wird daher empfohlen, das Ergebnis manuell zu kontrollieren und sicherzustellen, dass die Totalsummen der Bilanz und Erfolgsrechnung korrekt sind.