Passaggio a nuovo piano contabile

Di seguito viene spiegato come procedere per:

• passare a un piano dei conti con una numerazione diversa;
• riprendere e convertire i dati della contabilità esistente, comprese le registrazioni, nel nuovo piano dei conti.

Conversione per il nuovo anno

Se si desidera iniziare un nuovo anno con un nuovo piano dei conti, sono possibili due approcci.

1. Convertire l’anno precedente e poi creare il nuovo anno

In questo caso si ottengono due file:

• il file dell’anno che si sta per chiudere, che contiene:
  • la colonna Conti con i vecchi numeri di conto;
  • la colonna Conti_1 con i nuovi numeri di conto;
• il file del nuovo anno, basato sul nuovo piano dei conti.

Questo approccio è consigliato perché permette di avere i piani dei conti dei due anni allineati.
Inoltre, consente di continuare a fare modifiche nell’anno che si sta per chiudere e di riprendere poi successivamente i saldi iniziali nel file del nuovo anno.
 

2. Creare il nuovo anno e convertire il file del nuovo anno

Il file dell’anno che si sta per chiudere rimane invariato.
Per il nuovo anno si ottiene inizialmente un file intermedio, con il vecchio piano dei conti ma con i saldi riportati a nuovo.
La conversione del file del nuovo anno può essere eseguita subito oppure anche dopo aver già inserito alcune registrazioni.
Con questo metodo, poiché il file dell’anno precedente mantiene i vecchi numeri di conto, non sarà più possibile riprendere nel nuovo anno eventuali ulteriori modifiche effettuate successivamente nell’anno precedente.

• Creare un nuovo file di contabilità
  • Creare un nuovo file tramite il  menu File> Nuovo 
  • Scegliere un modello di piano contabile predefinito.
  • Adattare il piano dei conti alle proprie esigenze.
     
• Aggiungere nella tabella Conti i conti di abbinamento
  • Aprire menu Dati > Disponi colonne.
  • Cliccare sul bottone Aggiungi.
  • Inserire la colonna con descrizione Conto_1.

Per ogni conto del nuovo piano, nella colonna Conto_1 inserire il numero corrispondente del vecchio piano dei conti.

• Se un conto rimane invariato, la colonna Conto_1 può anche essere lasciata vuota.
• Se più conti devono essere raggruppati in un unico conto, indicare i numeri separati da punto e virgola, ad esempio:
  1000;1001
  In questo caso il primo conto deve essere ripetuto, altrimenti verrebbe considerato solo l’ultimo.
• Se invece un conto deve essere suddiviso su più conti, la suddivisione deve essere eseguita manualmente.

Avviare l’importazione

• Attivare il comando dal menu Azioni > Importa in contabilità > Importa file.
• Con il bottone Sfoglia, selezionare il file della contabilità con il vecchio piano dei conti.

• Cliccare su OK per passare alla finestra successiva.
• Impostare le opzioni di importazione:
  • attivare l’opzione Converti numeri di conto
  • indicare che gli abbinamenti sono presenti nel file di destinazione.
• Avviare l’importazione.

Ripetere l’importazione
Se vengono segnalati errori e si rende necessario ripetere l’operazione, è indispensabile annullare l’importazione precedente, in modo che il file di destinazione risulti vuoto.
In caso contrario, i saldi di apertura e le registrazioni verrebbero duplicati.

Suddivisione di un conto in più conti

Quando si passa a un piano dei conti più dettagliato, può essere necessario suddividere un conto in più conti.
Dopo l’importazione, procedere manualmente come segue:

• nel piano dei conti, suddividere gli importi di apertura, di budget e i saldi precedenti su più conti;
• rivedere una ad una le registrazioni del conto da suddividere e attribuire il conto più specifico;
• se necessario, creare registrazioni supplementari per suddividere un importo in più parti;
• procedere in modo analogo per le registrazioni della tabella Preventivo.

Risultato e possibili errori

Se il programma segnala errori (conti mancanti o altri problemi), è spesso necessario:

• annullare l’importazione;
• completare o correggere gli abbinamenti;
• ripetere l’operazione di importazione.

Poiché il programma lavora con piani dei conti diversi, non è possibile effettuare automaticamente verifiche approfondite sulla correttezza dei raggruppamenti.
È quindi consigliato controllare manualmente il risultato, verificando che i totali di bilancio e conto economico siano corretti.