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Eine der Methoden zur Erstellung von Regeln erfolgt über die Tabelle wiederholende/wiederkehrende Buchungen im Menü Aktionen > Sich wiederholende Buchungen > Tabelle wiederholende Buchungen.
Die Hauptvorteile sind:
- Sie arbeiten direkt in der 'Tabelle wiederholende Buchungen', in der alle Regeln gespeichert sind.
- Nachdem Sie alle Regeln manuell erstellt haben, können Sie die Bankbewegungen importieren und die Regeln direkt anwenden.
- Sie sehen alle erstellten Regeln auf einen Blick.
- Sie können die Regeln direkt hinzufügen, bearbeiten und löschen.
- Es sind keine zusätzlichen Dialogfenster erforderlich, um Regeln hinzuzufügen, zu bearbeiten oder zu löschen.
- Sie können Regeln für Sammelbuchungen (Buchungen auf mehreren Zeilen) festlegen.
- Sie können Anmerkungen zu digitalen Dokumenten hinzufügen.
- Sie können die Zeilen farblich markieren, wobei die Farbe auch in die Buchungen der Tabelle 'Buchungen' übernommen wird.
Die von den Regeln verwendeten Spalten
In der Tabelle Wiederkehrende Buchungen sind die Regeln definiert, welche für das automatische Ausfüllen der importierten Buchungen verwendet werden.
- Spalten Bedingungen für die Übereinstimmungen (oder Suche), die die Daten enthalten, die für die Suche nach Übereinstimmungen in den importierten Datensätzen verwendet werden:
- Spalte Beleg
- Spalte Beschreibung
- Spalte Betrag
- Spalten KtSoll (Soll-Konto) oder KtHaben (Haben-Konto) bei der doppelten Buchhaltung, oder Spalten Konto und Kategorien bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.
- Spalten für die Vervollständigung (Ersetzung) sind mit zusätzlichen Informationen zu ergänzen:
- Spalte Link (DokLink)
- Spalte MWST/USt-Code
- Spalte KS1, KS2 oder KS3
Die Spalte 'Beleg' (im Abbild als 'Doc' dargestellt)
Damit eine Zeile als Regel erkannt wird, muss in der Spalte Beleg (Doc) einer der folgenden Begriffe eingetragen sein:
- !Rule
Kennzeichnet, dass es sich um eine Regel handelt. - !RuleSplit
Kennzeichnet, dass es sich um eine Regel für Buchungen handelt, die auf mehrere Buchungszeilen verteilt sind (auch Sammelbuchungen genannt - split rows).
Die Spalte 'Beschreibung'
Die Spalte Beschreibung enthält den Text, nach dem in den Beschreibungen der importierten Zeilen gesucht wird. Je nach Eingabe gelten unterschiedliche Suchregeln:
- Genaues Wort oder genaue Formulierung
- Wenn Sie als Bedingung einer Regel Best Insurance 982-948 eingeben, werden nur Datensätze als Übereinstimmung erkannt, die genau diesen Text "Best Insurance 982-948" enthalten.
- Geben Sie hingegen nur Insurance als Bedingung ein, werden alle Datensätze als Übereinstimmung betrachtet, die das Wort "Insurance" enthalten.
- Alle Wörter in beliebiger Reihenfolge (mit dem Sonderzeichen "+" am Anfang)
- Wenn Sie +Best Insurance 982-948 als Bedingung eingeben, Sucht das Programm nach importierten Buchungen, die die Wörter oder Werte "Best", "Insurance" und die Nummer "892-948" enthalten – in beliebiger Reihenfolge.
- Alle Wörter oder Werte müssen in der Beschreibung der Buchung vorhanden sein, die Reihenfolge ist jedoch nicht relevant.
Das "+"-Symbol wird bei der Suche nicht berücksichtigt.
- Gross- und Kleinschreibung
- Bei der Textsuche wird nicht zwischen Gross- und Kleinschreibung unterschieden.
Der eingegebene Text gilt sowohl für Gross- als auch Kleinbuchstaben.
- Bei der Textsuche wird nicht zwischen Gross- und Kleinschreibung unterschieden.
- [Name der Regel]
Optional: Wenn eine Beschreibung mit einem Text in eckigen Klammern [ ] beginnt, wird dieser als Name der Regel verwendet. Dies dient der besseren Identifikation und Übersicht der Regeln.
Achtung: Verwenden Sie NICHT den vollständigen Text aus dem Kontoauszug als Beschreibung, da dieser nur für einen spezifischen Buchungseintrag gilt.
Die Spalten Soll-Konto und Haben-Konto
In den Spalten KtSoll und KtHaben tragen Sie die im Kontenplan vorhandenen Konten ein, auf denen die Bewegung verbucht werden soll.
Die Spalte 'Betrag'
Die Spalte Betrag kann einen genauen Wert enthalten, nach dem in den importierten Datensätzen gesucht werden soll. Diese Bedingung ist optional.
Wenn in der Spalte Beschreibung der Name des Schuldners oder Gläubigers so angegeben ist, wie er im Kontoauszug erscheint, der Betrag jedoch nicht spezifiziert ist, gilt die Regel für jede Bewegung, unabhängig vom Betrag.
Die Spalte MWST/USt-Code
Die Spalten KS1, KS2 oder KS3
Geben Sie die gewünschte Kostenstelle ein, die bei der importierten Bankbewegung berücksichtigt werden soll.
Die Spalte Bemerkungen
In dieser Spalte können Sie zusätzliche Informationen erfassen, die in der importierten Buchung erscheinen sollen.
Die Spalte Link (DokLink)
In dieser Spalte kann kein direkter Link zu einem spezifischen Dokument eingefügt werden, da jede Buchung mit einem eigenen Beleg verknüpft wird. Sie können jedoch eine Anmerkung in eckigen Klammern (z.B. "[Doc]") verwenden, um Zeilen zu kennzeichnen, die später mit einem digitalen Dokument verknüpft werden sollen.
Nachdem die Bewegungen importiert wurden, kann es erforderlich sein, diese mit den entsprechenden Belegen zu verknüpfen. Um diesen Vorgang zu beschleunigen, empfiehlt sich folgendes Vorgehen:
- Verwenden Sie in der Spalte Link (DokLink) der Tabelle wiederholende Buchungen einen Text in eckigen Klammern [ ].
- Innerhalb der eckigen Klammern geben Sie den Text ein, der im Dateinamen des Belegs gesucht werden soll.
- In der Tabelle Buchungen werden die Bewegungen eingefügt, wobei in der Spalte Link ein Text in eckigen Klammern steht.
- Geben Sie in der Tabelle Buchungen mithilfe der temporären Zeilen-Filterfunktion den Suchbegriff "!link![ ]" ein. Es werden alle Zeilen angezeigt, bei denen die Spalte Link (DokLink) eckige Klammern enthält – also solche, in denen der Link zum Beleg noch eingefügt werden muss.
- Beim Bearbeiten der Spalte Link (DokLink) in der Buchungen-Tabelle zeigt das Programm bei der Autovervollständigung automatisch alle Belegdateien an, die noch nicht mit einer Buchung verknüpft sind und den Text enthalten, der in den eckigen Klammern steht.
Beispiel: Wenn Sie in der Spalte 'Link' den Text "[Rechnung]" eingeben, zeigt das Programm alle Dateien an, deren Dateiname "Rechnung" enthält und die noch keiner Buchung zugeordnet wurden.
Schnelle Suche und Vervollständigung von importierten Datensätzen
Nach dem Import der Datensätze mithilfe der definierten Regeln kann es erforderlich sein, dass einige Buchungen manuell mit zusätzlichen Informationen ergänzt werden müssen.
Um solche Buchungen schnell zu finden, können Sie eine der folgenden Methoden verwenden:
- Verwendung der Spalte 'Bemerkungen'
Zur schnellen Identifikation von Datensätzen, die vervollständigt werden müssen, empfiehlt es sich, temporäre Suchbegriffe einzugeben, die das Filtern erleichtern. Zum Beispiel:- Geben Sie in der Spalte Bemerkungen der Tabelle wiederholende Buchungen, oder in einer beliebigen anderen Spalte der Regelzeile (ausser den Standardspalten für Regeln), einen Hashtag ein – z.B. #city.
- Verwenden Sie anschliessend in der temporären Zeilen-Filterfunktion der Tabelle Buchungen denselben Hashtag (#), um gezielt alle Regelzeilen anzuzeigen, die Sie noch vervollständigen möchten.
- Regelzeilen farbig markieren
In der Tabelle wiederholende Buchungen können Regelzeilen individuell farblich hervorgehoben werden. Jede Buchung, die mit einer solchen Regel übereinstimmt, wird in der Tabelle Buchungen mit denselben Merkmalen (inklusive Farbe) dargestellt.
Um nur die farbig markierten Regelzeilen anzuzeigen, verwenden Sie in der temporären Zeilen-Filterfunktion den Suchbegriff "!_co!".
Buchungen auf mehreren Zeilen (split rows)
Normalerweise wird beim Import von Bewegungen aus einem Kontoauszug mithilfe einer Regel nur eine einzelne Gegenbuchung erstellt. Wenn der Gesamtbetrag jedoch auf mehrere Gegenkonten verteilt werden soll, können Sie eine mehrzeilige Regel (split rows) erstellen.
Regeln mit !RuleSplit können ausschliesslich in der Tabelle wiederholende Buchungen erfasst werden. Diese Funktion ist im Dialogfenster Regel erstellen/bearbeiten nicht verfügbar und wird nicht angezeigt, wenn eine Regel mit einer !RuleSplit verknüpft ist.
Beispiele:
- Sie erhalten regelmässig eine Zahlung in Höhe von 550, die auf drei verschiedene Konten und somit auf drei Buchungszeilen verteilt werden muss:
- 550 – Gesamte Mieteinnahme, verbucht auf dem Bankkonto, das im Kontoauszug erscheint und in der Regel definiert ist.
- 500 – Ertrag aus Miete (Mietzins) - (Gegenposten Ertragskonto für 'Miete')
- 50 – Ertrag aus Nebenkosten (Gegenposten Konto für 'Nebenkosten')
So erstellen Sie eine Regel auf mehreren Zeilen. Die zusätzlichen Zeilen müssen unmittelbar auf die Regelzeile folgen!
- Die erste Regelzeile enthält den Gesamtbetrag:
- In der Spalte Beleg (Doc) muss den Text !Rule stehen.
- In der Spalte Beschreibung geben Sie den Text ein, nach dem in den importierten Buchungen gesucht werden soll.
- In der Spalte Gegenkonto geben Sie entweder das gewünschte Konto ein oder eckige Klammern [] ein, wenn das Feld (Konto) leer bleiben soll.
- In den darauffolgenden Zeilen:
- In der Spalte Beleg (Doc) geben Sie den Text !RuleSplit ein.
- In der Spalte Beschreibung tragen Sie den Text ein, der in der Buchung angezeigt werden soll.
- In den Spalten Soll-Konto und Haben-Konto geben Sie die gewünschten Konten ein – oder lassen Sie diese leer, falls kein Konto verwendet werden soll.
- In der Spalte Betrag geben Sie den entsprechenden Betrag der Buchung ein.
Hinweis: Der Betrag ist derzeit fix – es ist nicht möglich, Formeln zu verwenden, die sich dynamisch am importierten Betrag orientieren. - In allen weiteren Spalten geben Sie die Werte an, die in den zusätzlichen Zeilen enthalten sein sollen.
Im folgenden Beispiel sehen Sie die Verwendung einer "Kostenstelle des Mieters".
Im Beispiel der Buchung auf mehreren Zeilen (Sammelbuchung) für die Miete wird angenommen, dass der eingegangene Mietbetrag immer 550 beträgt. Weicht der tatsächliche Betrag davon ab, muss die Buchung manuell angepasst werden.
Regeln in der 'Tabelle wiederholende Buchungen' ändern
Alle bestehenden Regeln zur automatischen Vervollständigung importierter Datensätze, die in der Tabelle wiederholende Buchungen gespeichert sind – einschliesslich jener, die Sie über das Dialogfenster Regeln anwenden (nur im Advanced-Plan) erstellt haben – können bearbeitet, gelöscht oder durch neue Regeln ergänzt werden. So können Sie auch im Voraus Regeln definieren, um einen zukünftigen Import vorzubereiten, für den derzeit noch keine Regel existiert.
Regelzeilen massenweise von einer Datei in eine andere kopieren
In der Tabelle wiederholende Buchungen (Menü Aktionen > Sich wiederholende Buchungen) können Sie Regelzeilen in grossen Mengen kopieren und in eine andere Banana-Buchhaltungsdatei einfügen.
Neues Jahr mit Regeln erstellen
Beim Übergang ins neue Jahr – über den Menübefehl Aktionen > Neues Jahr erstellen – werden alle vorhandenen Regeln aus der Tabelle wiederholende Buchungen automatisch in die Datei des neuen Jahres übernommen.
Alle importierten Buchungen übernehmen in der Spalte Beschreibung der Tabelle Buchungen den Text aus dem Bankkontoauszug. In der Regel handelt es sich dabei um sehr detaillierte Beschreibungen.
Zum Zeitpunkt des Imports ist es nicht möglich, diese Beschreibung automatisch zu ändern.
Wenn Sie die importierte Buchungsbeschreibung ändern möchten, können Sie dazu die Spalte Bemerkungen in der Tabelle wiederholende Buchungen verwenden.
Achtung: Wenn die Spalte Bemerkungen bereits für eigene Notizen/Anmerkungen/Bemerkungen oder interne Hinweise verwendet wird, kann sie nicht gleichzeitig zur Ersetzung der Beschreibung genutzt werden. In diesem Fall empfiehlt es sich, eine eigene zusätzliche Spalte zu erstellen (siehe Neue Spalte).
So gehen Sie vor, wenn die Spalte "Bemerkungen" noch nicht verwendet wird:
- Öffnen Sie über das Menü Aktionen > Sich wiederholende Buchungen > Tabelle wiederholende Buchungen.
- Mittels des Menübefehls Daten > Spalten einrichten machen Sie die Spalte Bemerkungen sichtbar.
- Tragen Sie in der Spalte Bemerkungen den gewünschten Buchungstext ein, der später in der Spalte Beschreibung der Tabelle Buchungen erscheinen soll.
Wiederholen Sie diesen Schritt für jede Buchung, die angepasst werden soll.
- Bankbewegungen importieren
- Nach dem Import der Bewegungen in die Tabelle Buchungen öffnen Sie den Menübefehl Daten > Spalten einrichten und blenden die Spalte Bemerkungen ein.
In der Spalte Bemerkungen werden die Einträge oder Hinweise übernommen, die zuvor in der Tabelle wiederholende Buchungen definiert wurden.
- Kopieren Sie für jede Buchung den Inhalt der Spalte Bemerkungen und fügen Sie ihn in die Spalte Beschreibung ein.
Eine andere Beschreibung als die importierte festlegen – Eigene Spalte
In der Tabelle Wiederholende Buchungen können eigene Spalten nicht direkt hinzugefügt werden.
Um in dieser Tabelle eine eigene Spalte verwenden zu können, müssen Sie die gewünschte Spalte zuerst in der Tabelle Buchungen hinzufügen.
Sobald die eigene Spalte in der Tabelle Buchungen erstellt wurde, erscheint sie automatisch auch in der Tabelle Wiederholende Buchungen angezeigt. Sie kann dann verwendet werden, um eine alternative Beschreibung zur importierten festzulegen.
Die Eingabe erfolgt auf dieselbe Weise wie im Abschnitt Importierte Buchungstexte bearbeiten – Spalte 'Bemerkungen' beschrieben.