Buchhaltung nachkontrollieren und nachrechnen

Banana Buchhaltung bietet verschiedene Befehle, um die Daten neu zu berechnen und die Richtigkeit der Buchhaltung zu überprüfen. Es ist empfehlenswert, diese Kontrollen regelmässig durchzuführen – insbesondere dann, wenn das Programm Fehler oder Abweichungen meldet.

• Tastenkombinationen für Neuberechnung und Hauptprüfung:
  • Umschalt (Shift) + F9 (für Windows und Mac)
  • Cmd + 9 (nur Mac)
• Erweiterte Buchhaltungsprüfungen: Über Menü Aktionen > Buchhaltung nachkontrollieren können umfassende Prüfungen durchgeführt werden.
• Die Spalte Saldo hebt in der Tabelle Buchungen Differenzen zwischen den Spalten "Soll" und "Haben" hervor. Sie kann über den Menübefehl Daten > Spalten einrichten eingeblendet werden.

Tipp: Wenn Fehler oder Abweichungen gemeldet werden, sollten diese möglichst vor dem Fortfahren mit weiteren Buchhaltungsarbeiten behoben werden.

Nachrechnen und Kontrolle der Buchhaltung (primäre Prüfung)

Die Tastenkombination Umschalt (Shift) + F9 führt automatisch folgende Aktionen aus:

• Überprüft die verwendete Programmversion und meldet, ob Updates verfügbar sind
  (es wird empfohlen, stets die neueste Version zu verwenden).
• Setzt die Salden von Konten, Kostenstellen und Segmenten zurück und berechnet sie neu
• Schreibt alle Buchungen neu, als wären sie soeben eingegeben worden
• Meldet allfällige Fehler in folgenden Tabellen:
  • Konten
  • Buchungen
  • MWST/USt-Codes
  • Wechselkurse
• Doppelte Buchhaltung in Fremdwährung
  • Aktualisiert die Eröffnungssaldi
  • Berechnet die Salden neu anhand der zuletzt in der Tabelle Wechselkurse erfassten Kurse
• Buchhaltung mit MWST/Ust
  • Berechnet alle MWST/USt-Werte neu anhand der verwendeten MWST/USt-Codes
• Cash Manager
  • Berechnet den laufenden Saldo in der Tabelle Buchungen
  • Berechnet die Totalsummen in den Tabellen Konten und Kategorien neu
• Cash Manager und Einnahmen-/Ausgabenrechnung (EÜR)
  • Berechnet die Totalsummen in den Tabellen Konten und Kategorien neu
• Buchhaltung mit Budget
  • Aktualisiert die Spalten Budgetdifferenz und Vorjahr in der Tabelle Konten

Dialogfenster Buchhaltung nachkontrollieren (erweiterte Prüfung)

Der Menübefehl Aktionen > Buchhaltung nachkontrollieren öffnet ein Dialogfenster mit erweiterten Prüfoptionen.

Buchhaltung nachrechnen mit zusätzlichen Kontrollen

Einer der nützlichsten Befehle zur Überprüfung der Buchhaltung, weil:

• die gesamte Buchhaltung neu berechnet wird,
• erweiterte Prüfungen durchgeführt werden,
• allfällige Fehler im Fenster Meldungen angezeigt werden.

Der Befehl aktualisiert auch die Texte in den Spalten Beschreibung und Kategorie (Tabelle Buchungen), wenn diese geändert wurden.

Eigenschaften (Stammdaten)

Diese Option ist standardmässig aktiviert. Das Programm überprüft die im Menü Datei > Eigenschaften (Stammdaten) festgelegten Daten, wie zum Beispiel:

• Anfangs- und Enddatum
• MWST/USt-Konto
• Konten für Wechselkursdifferenzen

Buchungen

Differenzen in Buchungen

• Prüft auf allfällige Differenzen zwischen Soll und Haben (bzw. zwischen Konten und Kategorien).
• Die betroffenen Zeilen werden im Meldungen-Fenster angezeigt.
• Der Gesamtbetrag der Differenz wird im Informationsfenster am unteren Bildschirmrand dargestellt.
• Die Differenzen werden zudem in der Spalte Saldo hervorgehoben.

Zwischendifferenzen einschliessen

• Prüft, ob bei Buchungen mit mehreren Zeilen (Sammelbuchungen) keine Zwischendifferenzen bestehen.
• Solche Differenzen entstehen häufig durch unvollständige Buchungen oder fehlerhafte Beträge (wie in der folgenden Abbildung zu sehen ist):

Saldoprüfung (#CheckBalance)

• Vergleicht den Buchhaltungssaldo mit dem manuell erfassten effektiven Saldo (z.B. Bank oder Post).
• Allfällige Differenzen werden gemeldet, wobei die betroffenen Konten angegeben werden.

Weitere Informationen zu den #CheckBalance-Buchungen finden Sie auf der Seite Überprüfungsbuchungen von Salden (CheckBalance).

Gleicher Beleg mit verschiedenen Daten

• Meldet, wenn dieselbe Belegnummer mit unterschiedlichen Buchungsdaten verwendet wird.
• Diese Situation kann dazu führen, dass das Programm die Gegenbuchung nicht korrekt ermitteln kann.

Konten

Struktur des Kontenplans

• Prüft, ob die Struktur der Buchhaltungsgruppen korrekt ist.

Vorhandensein von Wechselkursdifferenzen

• Meldet allfällige noch nicht verbuchte Wechselkursdifferenzen.

Eröffnungssaldi unterscheiden sich von den Abschlusssalden des Vorjahres

• Prüft, ob die Eröffnungssaldi des neuen Buchhaltungsjahres mit den Abschlusssalden des Vorjahres übereinstimmen.
• Allfällige Differenzen zwischen den Abschlusssalden des Vorjahres und den Eröffnungssalden des neuen Jahres werden als Gesamtbetrag im Fenster Meldungen angezeigt.

Artikel

Eröffnungssalden der Assetkonten

• Prüft, ob der Eröffnungswert der Artikel mit dem Anfangssaldo des zugewiesenen Assetkontos übereinstimmt.
• Die Prüfung wird nur für Artikel durchgeführt, denen ein Assetkonto zugewiesen ist.

Erweiterte Kontrollen mit der Taste Umschalt + F9 einbeziehen

Wenn die Option Zusätzliche Kontrollen mit Schnelltastenkombination Umschalt+F9 einschliessen aktiviert ist, führt das Programm automatisch alle im Dialogfenster Buchhaltung nachkontrollieren ausgewählten Prüfungen auch über die Tastenkombination aus.

Wenn die Option nicht aktiviert ist, wird mit Umschalt + F9 (auf dem Mac Umschalt + Cmd + 9) nur die Buchhaltung neu berechnet.