So funktionieren die Regeln für die automatische Vervollständigung von importierten Datensätzen

Der Befehl Regeln anwenden verwendet die in der Tabelle wiederholende Buchungen (Menü Aktionen > Sich wiederholende Buchungen) vorgegebenen Datensätze, um die aus Bank-, Post- oder Kreditkartenauszügen importierten Bewegungen automatisch zu vervollständigen.

Im Folgenden werden die Prinzipien, wie die Regeln funktionieren und wie sie angewendet werden, visuell erklärt. Der Prozess setzt sich aus zwei Hauptschritten zusammen:

1. Importieren von Bankbewegungen in die Tabelle Buchungen.
2. Automatische Vervollständigung von importierten Datensätzen anhand der Regeln.

Bankbewegungen importieren

Beim Importieren von Bewegungen aus Bankkontoauszügen wird das Programm...

• Buchungszeilen erstellen, in welchen es die Bankdaten, das Datum, die Beschreibung, den Betrag und die Referenznummern (bei Vorhandensein)" übernimmt.
• In der Transaktion das Bankkonto einfügen, von dem die Bewegungen stammen, welches der Benutzer zuvor im Dialogfenster Bewegungen importieren definiert hat.
  • Für Buchungen mit einer Gesamtausgabe und Zeilen mit Details zu verschiedenen Zahlungen, bei denen in Banana eine Buchung über mehrere Zeilen erforderlich ist, fügt das Programm in der Regel nur das temporäre Gegenkonto in die Detailzeilen ein.
  • Wenn jedoch im Importdialog die Option Regeln anwenden aktiviert ist, fügt das Programm auch den Namen des Bankkontos in eckigen Klammern [] (kommentiertes Konto) hinzu. Dieses kommentierte Konto dient der Funktion Regeln anwenden, um zu wissen, von welchem Konto die Buchung stammt. Das kommentierte Konto wird dann gelöscht, wenn die Regel angewendet wird.
• Für jede Buchung fügt es das temporäre Gegenkonto [CA] ein, das im Dialogfenster Bewegungen importieren angegeben wurde.

Buchungen mit den Regeln vollständigen

Die importierten Buchungen werden automatisch gemäss den festgelegten Regeln vervollständigt:

• Für die Anwendung der Regeln berücksichtigt das Programm Buchungen, die das temporäre Gegenkonto enthalten.
• Die Funktion Regeln anwenden ersetzt das temporäre Gegenkonto durch das angegebene Konto und vervollständigt die Buchungen mit den anderen in der Regel angegebenen Werten (MwSt, Kostenstellen usw.).
• Für Buchungen ohne anwendbare Regel können Sie... 
  • eine spezifische Regel erstellen, wenn es sich um wiederkehrende Buchungen handelt.
  • die Buchung manuell vervollständigen.
• Die Funktion Regeln anwenden ist abgeschlossen, wenn keine Datensätze mehr vorhanden sind, die das temporäre Gegenkonto enthalten.
   

Regeln

Bei den Regeln handelt es sich um vervollständigte Musterbuchungen, die in der Tabelle Sich wiederholende Buchungen stehen, indem Sie:

• die Spalte Beschreibung (Description) den Text (ein oder mehrere Schlüsselwörter), den der importierte Datensatz enthalten muss, enthält.
• die Spalten KtSoll (Debit A/C) oder KtHaben (Credit A/C) enthalten das Gegenkonto, das das temporäre Konto ersetzt.

• Wenn die Beschreibung mit einem "+" beginnt, müssen alle Wörter im Text des importierten Datensatzes vorhanden sein, unabhängig von ihrer Position. In diesem Beispiel wird die Zahlung an die Versicherungsgesellschaft anhand der Versicherungspolice auf unterschiedliche Konten gebucht. 

Abgeschlossene Datensätze (Resultat)

Entsprechen die in den Spalten der Regel definierten Werten den importierten Datensätze, ersetzt der Befehl Regeln anwenden das temporäre Gegenkonto und vervollständigt die leeren Spalten. Im folgenden Beispiel vervollständigt das Programm die Eingabe durch Erfassung des Gegenkontos und des MwSt/USt-Code.
 

Wenn, wie im Beispiel, nur noch eine Buchung aussteht, können Sie diese entweder manuell registrieren oder auch eine Regel für sie erstellen.

Weitere manuelle Vervollständigung

Wenn Sie nach dem Anwenden der Regel die Datensätze vervollständigen oder weiter überprüfen müssen, kann es hilfreich sein, sicherzustellen, dass diese Datensätze leicht gefunden werden können. So vorgehen:

• In der Tabelle Sich wiederholende Buchungen der Regelzeile eine Farbe zuweisen. Später, beim Importieren, wird die Farbe der Importzeile in der Tabelle Buchungen zugewiesen.
• Fügen Sie einen temporären Wert in die Spalte ein, die noch vervollständigt werden muss.

Datensätze vor Anwendung der Regel

Im Beispiel wird [Doc] in die Spalte Link (DokLink) eingefügt, was bedeutet, dass die Buchung mit der Belegdatei verknüpft werden soll.

Regeln definieren

Datensätze nach Anwendung der Regel

Regeln mit Dialog 'Regeln anwenden' erstellen

Regeln können auch im Dialogfenster Regeln anwenden, ausgehend von einer Buchung, erstellt werden.
Nach der Erstellung werden sie in der Tabelle Sich wiederholende Buchungen angezeigt.
 

Regeln ausgehend von einer Buchungszeile erstellen

Wenn Sie sich in der Tabelle Buchungen befinden, können Sie eine Regel wie folgt erstellen, indem Sie:

• aus Menü Aktionen > Sich wiederholende Buchungen > Regel aus Buchung erstellen ausführen.
• mit der rechten Maustaste einen einfachen Klick erteilen und in der Auswahlliste auf Regel aus Buchung erstellen klicken.

Die Buchungszeile wird in die Tabelle Gespeicherte Zeilen (Buchungen) eingetragen und zeigt den Text "!Rule" in der Spalte Doc (Beleg) an.
 

Buchungen auf mehreren Zeilen

Soll die Transaktion über mehrere Zeilen aufgeteilt und gebucht werden, können auch "!RuleSplit"-Regeln erstellt werden.

Datensätze vor Anwendung von mehrzeiligen Regeln

Definition von mehrzeiligen Regeln

Datensätze nach Anwendung einer mehrzeiligen Regel

Funktionen derzeit nicht verfügbar

Diese Funktionen, die von Nutzern häufig angefordert werden, sind derzeit nicht verfügbar:

• Möglichkeit, den Text des Buchungssatzes zu ändern, um ihn zu verkürzen und zu vereinfachen.
• Bei Buchungen über mehrere Zeilen die Möglichkeit, Formeln zu verwenden, um Beträge basierend auf dem importierten Buchungsbetrag zu berechnen.