Regeln für die automatische Vervollständigung aus dem Dialogfenster Regeln anwenden

Das Fenster Regeln anwenden wird angezeigt:

• Aus dem Dialogfenster Bewegungen importieren, wenn die Option Regeln anwenden angehäkelt wird
• Aus dem Menü Aktionen > Sich wiederholende Buchungen > Regeln anwenden

▶ Video: Regeln zur Vervollständigung importierter Buchungen (Dialog Regeln anwenden).

Bewegungen, die den Regeln entsprechen oder nicht

Das Fenster Regeln anwenden bietet ein sehr hohes Mass an Kontrolle, da es eine Vorschau der vorhandenen Regeln anzeigt, mit einem Hinweis darauf, welche Datensätze den einzelnen Regeln entsprechen und welche Datensätze noch keiner Regel entsprechen. Sie haben dann die Möglichkeit, neue Regeln zu erstellen, wenn Sie dies wünschen.

Dieses Dialogfeld ist in drei Bereiche unterteilt:

Filter auf Datensätze anwenden mit...

• Temporäres Gegenkonto (Temporary contra account):
  Dieses Feld ist obligatorisch auszufüllen.
  Filtert alle importierten Datensätze, die dieses spezifische Gegenkonto enthalten, z.B. [CA], das im Dialogfenster Bewegungen importieren angegeben wurde.
• Konto:
  Filtert alle importierten Datensätze, die ein bestimmtes Konto enthalten, normalerweise ein Bankkonto oder [A], das im Dialogfenster Bewegungen importieren angegeben wurde.

Importierte Daten, die den Regeln übereinstimmen oder nicht übereinstimmen

Das Fenster zeigt alle Datensätze an, die das oben angegebene temporäre Gegenkonto haben (z.B. [CA]). Diese sind nach unterschiedlichen Kriterien und Hierarchien gruppiert:

• Buchungen, die einer Regel entsprechen, die wiederum unterteilt sind:
  • Eingehende Bewegungen - mit Angabe der Regel, auf die sie sich beziehen
  • Ausgehende Bewegungen - mit Angabe der Regel, auf die sie sich beziehen
• Buchungen, die KEINER Regel entsprechen, die wiederum unterteilt sind:
  • Eingehende Bewegungen
  • Ausgehende Bewegungen

Aus der Zeile eines Datensatzes ohne Regel können Sie mit einem Klick auf die rechte Maustaste eine neue Regel erstellen.
Aus der Zeile eines Datensatzes mit einer Regel können Sie mit einem Klick auf die rechte Maustaste eine neue Regel erstellen, ändern oder löschen.
Weitere Informationen finden Sie auf der Seite Regeln hinzufügen/bearbeiten.

Die Befehle

• Alle erweitern/Alle reduzieren: Zeigt die Elemente der Bewegungen an oder blendet sie aus.
• Nicht verwendete Regeln anzeigen (Display all rules): Wenn diese Option aktiviert ist, werden alle in der Tabelle Sich wiederholende Buchungen definierten Regeln angezeigt; wenn die Option nicht aktiviert ist, zeigt das Programm nur die Regeln an, die Übereinstimmungen aufweisen.
• Zeilen ohne Regeln anzeigen (Display all transactions): Beim Aktivieren dieser Option, werden alle importierten Datensätze angezeigt; wenn die Option nicht aktiviert ist, zeigt das Programm nur Datensätze an, die einer Regel entsprechen.
• Gegenkonti zwischen [ ] löschen (Remove accounts between [ ]): Um Zeilen korrekt zu filtern, muss jede Buchungszeile auf das Importkonto verweisen, wenn das Programm Übereinstimmungen mit Regeln findet.
  Aus diesem Grund und nur in mehrzeiligen Buchungen (bzw. unterteilten Zeilen) wird in Detailzeilen das Importkonto zwischen Eckklammern [ ] erfasst. Wenn diese Option aktiviert ist, entfernt das Programm die Eckklammern [ ] aus den Detailzeilen.
  Regeln mit mehrzeiligen Buchungen können nur in der Tabelle Sich wiederholende Buchungen definiert werden.
• OK: Diese Schaltfläche wendet die aktiven Regeln an und schliesst das Dialogfenster.
  • Das temporäre Gegenkonto wird in allen Datensätze ersetzt, die einer Regel entsprechen.
  • Neue oder geänderte Regeln werden auch in der Tabelle Sich wiederholende Buchungen gespeichert.
• Abbrechen (Cancel): Diese Schaltfläche schliesst das Dialogfenster, ohne die Regeln anzuwenden.
  • Wenn eine oder mehrere Regeln geändert wurden, werden Sie vor dem Schliessen des Dialogfensters um eine Bestätigung gebeten.
  • Mit dieser Schaltfläche können Sie den Befehl Regeln anwenden nicht rückgängig machen, dazu müssen Sie dieses Dialogfenster schliessen und den Befehl Rückgängig aus dem Menü Bearbeiten verwenden.
• Regeln anwenden: Mit dieser Schaltfläche werden die Regeln angewendet, ohne dass das Dialogfenster geschlossen wird.
  • Das temporäre Gegenkonto wird in allen Datensätze ersetzt, die eine Übereinstimmung mit einer Regel aufweisen.
  • Hinzugefügte oder geänderte Regeln werden in der Tabelle Sich wiederholende Buchungen gespeichert.
  • Wenn Sie Änderungen rückgängig machen wollen, müssen Sie das Fenster schliessen und den Befehl Rückgängig aus dem Menü Bearbeiten verwenden.

Tipps zur Verwendung des Dialogfensters 'Regeln anwenden'

Am effektivsten arbeiten Sie mit dem Dialogfenster Regeln anwenden wie folgt:

1. Überprüfen Sie, ob die Datensätze, die den Regeln entsprechen, korrekt sind.
2. Verwenden Sie die Schaltfläche Regeln anwenden, um das temporäre Gegenkonto zu ersetzen.
3. Fügen Sie neue Regeln für die verbleibenden Datensätze hinzu und überprüfen Sie, ob sie korrekt angewendet werden.
4. Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche Regeln anwenden.
5. Wiederholen Sie die Schritte 3 und 4, bis alle sich wiederholenden/wiederkehrenden Buchungen mit Regeln verknüpft sind.

Sie können Regeln auch  mit mehrzeiligen Datensätzen in der Tabelle Sich wiederholende Buchungen ergänzen oder hinzufügen.
Im Laufe der Zeit werden Sie feststellen, dass immer mehr importierte Datensätze Übereinstimmungen mit Regeln haben. Je mehr Regeln Sie hinzufügen, desto mehr verringert sich Ihr Buchhaltungsaufwand.