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Il sistema di pianificazione finanziaria di precisione è una funzionalità altamente innovativa, disponibile solo in Banana Contabilità. Permette di creare bilanci, conti economici e piani della liquidità previsionali collegati fra di loro, precisi e realistici. Se si modifica una previsione di vendita a contanti, vengono aggiornate automaticamente le previsioni della cassa, delle vendite, della liquidità, del bilancio e del conto economico. Si hanno inoltre, oltre ai report previsionali, anche i dettagli dei singoli movimenti previsionali, in modo che sia facile analizzare a fondo le previsioni e capire le cause di eventuali scostamenti.
Il sistema di pianificazione finanziaria sostituisce le previsioni di vendite e di conto economico fatte con fogli Excel ed è uno strumento sofisticato che va oltre, offrendo un livello di completezza e di realismo irraggiungibile con i fogli di calcolo. Inoltre, permette di adattare facilmente le previsioni e consente di avere piani della liquidità aggiornati e di gestire rolling budget che tengono conto di una realtà in continua evoluzione.
Attualmente questo strumento trova ancora un uso limitato, perché richiede un certo impegno e riflessione, soprattutto nella fase iniziale. I vantaggi che porta alle imprese sono però notevoli, specialmente per chi opera in contesti molto competitivi e con la necessità di stare al passo con continui cambiamenti. Crediamo inoltre che si capirà come la pianificazione di precisione e il continuo aggiornamento delle previsioni diventeranno strumenti indispensabili per le nuove imprese, che sono le più esposte al rischio di restare senza liquidità e di fallimento. In questa prospettiva, riteniamo che anche l’attività del contabile si sposterà sempre più verso servizi ad alto valore aggiunto, come la preparazione, l’aggiornamento e la valutazione delle previsioni.
La pianificazione finanziaria di precisione è un sistema molto sofisticato e innovativo, che offre notevoli vantaggi ma presenta anche una curva di apprendimento piuttosto impegnativa. Presuppone inoltre dimestichezza con le logiche della previsione finanziaria e approfondite conoscenze contabili. La documentazione messa a disposizione è in alcuni punti molto tecnica e può non risultare di immediata comprensione.
Pianificazione finanziaria di precisione = contabilità del futuro
La pianificazione finanziaria di precisione è un sistema di previsione finanziaria che viene costruito inserendo movimenti contabili futuri. È quindi simile alla tenuta della contabilità, ma invece di registrare movimenti economici relativi al passato, si inseriscono movimenti che riguardano il futuro. È un sistema di pianificazione bottom-up che consente di specificare in dettaglio gli elementi della previsione. Questo permette di ottenere un livello di precisione non raggiungibile con i normali strumenti di pianificazione basati su fogli di calcolo.
La pianificazione finanziaria di precisione è quindi un normale file di contabilità che, oltre al piano dei conti e alla tabella delle registrazioni relative al passato, include anche una tabella in cui si inseriscono le registrazioni previste per il futuro.
Generalmente, per la pianificazione finanziaria di una ditta si utilizza il modello basato sulla contabilità in partita doppia. La medesima funzionalità è però disponibile anche nelle contabilità che utilizzano la logica delle entrate e uscite.
Video introduttivi
Questi video offrono una panoramica di come è strutturata una pianificazione finanziaria di precisione.
- Contabilità in partita doppia
- Contabilità entrate e uscite
Il funzionamento della pianificazione finanziaria di precisione
Qui di seguito viene spiegato brevemente come funziona la pianificazione finanziaria di precisione.
Il primo passo è ovviamente disporre di un file di contabilità.
Per semplicità e immediatezza di comprensione, viene preso come esempio un file tutorial impostato per la pianificazione finanziaria di uno studio fiduciario o commercialista, con le entrate specificate per cliente.
La contabilità ha una data di inizio e una di fine, generalmente coincidenti con l’anno solare, che viene considerato anche come periodo di pianificazione.
Tabella Conti
Come in ogni contabilità, vi è una tabella Conti che indica quali sono i conti di bilancio e di conto economico. Nella tabella Conti di Banana Contabilità si impostano anche i gruppi di bilancio e di conto economico. Ovviamente, il piano dei conti viene costruito in base alle necessità, generalmente partendo da un modello già adatto al caso e aggiungendo conti e gruppi.
Le tabelle di Banana Contabilità includono già tutta l’intelligenza contabile necessaria, senza dover aggiungere formule, pertanto si vedrà che, appena si modifica un valore, il programma aggiorna le celle con gli importi.
La colonna Apertura serve per inserire i valori iniziali, mentre la colonna Budget mostra il saldo di fine periodo calcolato sulla base dei movimenti previsionali.
Tabella e movimenti di Preventivo
La tabella Preventivo è il cuore della pianificazione finanziaria di precisione. La previsione finanziaria viene realizzata inserendo registrazioni del tutto simili alle normali registrazioni contabili, quindi con data, descrizione, conto Dare, conto Avere e importo. Ogni movimento finanziario può essere specificato con il livello di dettaglio desiderato, indicando con precisione la data dell’evento e anche l’importo.
Spetta a chi costruisce la pianificazione decidere quali elementi includere nella previsione. Si può inserire, per esempio, un importo complessivo per il totale degli stipendi di un mese, compresi gli oneri sociali, oppure indicare in dettaglio i singoli stipendi e inserire una formula che permetta al programma di calcolare automaticamente gli oneri sociali in base a una percentuale. Se si desidera ottenere una pianificazione della liquidità affidabile, si creano registrazioni previsionali per gli stipendi mensili, per gli oneri sociali, generalmente versati all’inizio dell’anno, e per le tredicesime versate alla fine dell’anno.
Allestire una previsione è però diverso rispetto a tenere una contabilità, dove si registrano i movimenti del passato. La tabella Preventivo ha diverse funzionalità specifiche per la previsione, che vengono impostate nelle relative colonne.
- Operazioni ripetitive
Nella colonna Ripetizione si può indicare che un’operazione si ripeterà con una certa frequenza, M = 1 mese, 2M = 2 mesi. Se si prevede una fine, come per un contratto di leasing, si inserisce la data di fine. Nella colonna Totale si vede l’importo proiettato fino al periodo contabile. - Quantità e prezzi
Le colonne quantità e prezzi permettono di inserire dei valori, e sarà poi il programma a calcolare l’importo. - Formula di calcolo
La colonna Formula permette di inserire delle formule, e sarà poi il programma a calcolare l’importo. - Centri di costo, Segmento, IVA
Sono a disposizione tutte le colonne presenti nella tabella Registrazioni e quindi, se lo si desidera, si possono specificare con precisione altri dettagli per ogni movimento.
Tabella Registrazioni
Nella tabella Registrazioni si inseriscono i momenti effettivi.
Report previsionali e di confronto
Il programma effettua tutti i calcoli sia tenendo conto dei valori previsionali sia quelli effettivi. La maggior parte dei report contabili di Banana Contabilità permette di visualizzare i valori di Budget (previsione finanziaria), quelli correnti e la differenza.
- In fase di allestimento della pianificazione e nel caso di rolling budget si vorranno avere solo stampe relative ai valori di pianificazione.
- Se si vogliono solo i valori effettivi, si sceglierà di visualizzare la colonna Corrente.
- Se si vogliono avere dei confronti si visualizzeranno sia i valori di Budget e quelli Correnti, con la relativa colonna Differenze.
Report previsionali
In Banaan Contabilità in pratica, tutti i report tipici disponibili per i valori contabili storici, sono disponibili anche per il futuro. Qui una breve panoramica dei Report previsionali:
- Piano della liquidità
Puoi vedere come evolverà la liquidità nel periodo di pianificazione scelto, sapere in anticipo se avrai i mezzi a sufficienza per far fronte ai diversi impegni. - Conto economico previsionale
Puoi vedere quali saranno i ricavi, i costi e il risultato previsto, scegliere una visione sintetica con i totali per gruppo o anche dettagliata con i valori dei singoli elementi. La disposizione del Conto economico la puoi impostare e modificare liberamente in base alle esigenze. Il programma farà i totali automaticamente, senza che tu debba inserire formule. - Bilancio previsionale
Per ogni conto e gruppo degli Attivi e Passivi vedrai l'evoluzione nel tempo. - Piano degli investimenti
Per ogni conto o gruppo degli Attivi puoi vedere in dettaglio l'evoluzione nel tempo. - Schede di dettaglio
Puoi analizzare in dettaglio ogni voce, grazie alla scheda conto, conoscere l'evoluzione del conto bancario o della liquidità. - Grafici con l'evoluzione nel tempo
Di ogni voce puoi avere il grafico che a colpo indica come evolveranno le vendite e capire se ci potrà essere una crisi di liquidità. - Centri di costo e di profitto, segmenti
Anche in sede di previsione puoi usare i centri di costo, di profitto e i segmenti.
Puoi avere previsioni dettagliate per i singoli progetti, clienti o aree geografiche. - Proiezioni su più anni
Puoi avere il Bilancio e il conto economico per uno, due, cinque o anche dieci anni.
Il programma proietta in automatico i dati dell'anno per i periodi successivi. - Visualizza i dati per mese, trimestre, anno o più anni
Puoi avere il Bilancio e il Conto economico per un mese, trimestre, semestre, anno o più anni.
Puoi così analizzare in dettaglio il periodo che ti interessa. - Confronta il preventivo con l'effettivo
Utilizzando il medesimo piano dei conti, il confronto fra la previsione e l'effettivo è immediato. Puoi facilmente individuare scostamenti dal preventivo. - Salva le impostazioni dei report (personalizzazioni)
Crea report personalizzati e salvane le impostazioni da richiamare quando lo desideri.
Pianificazione e proiezioni
La pianificazione può essere impostata per un anno e lasciare che sia il programma a creare delle proiezioni per gli anni successivi.
Tutti i report, come piano della liquidità, del conto economico e del bilancio previsionale, saranno disponibili anche per gli anni successivi.
In questo modo si può avere una visione di medio e lungo termine della situazione finanziaria e la proiezione può essere controllata completamente anche per gli anni successivi.
La logica di funzionamento è semplice: per le operazioni dell'anno che si ripeteranno anche negli anni successivi, si inserisce un codice di ripetizione annuale. In questo modo il programma è in grado di proiettare i dati della pianificazione per il periodo che interessa. Si possono facilmente effettuare pianificazioni per due, cinque o anche più anni.
Passaggio dei dati a un nuovo anno
Le pianificazioni allestite con Banana Contabilità sono facili da aggiornare e da modificare. È sufficiente cambiare i relativi movimenti e il programma in automatico ricalcola le formule e aggiorna la pianificazione.
Quando passi al nuovo anno, il programma riporta i dati della pianificazione, cambiando le date. Si tratta poi di modificare gli elementi che cambiano rispetto all'anno precedente. Si ha così una pianificazione dettagliata e perfetta per l'anno successivo.
Pianificazione finanziaria di precisione vs. fogli Excel
La pianificazione di precisione non sostituisce i fogli Excel, che rimangono utili per effettuare previsioni delle vendite o del solo conto economico. Se però un’azienda desidera disporre di un sistema affidabile di previsione finanziaria, la pianificazione di precisione di Banana Contabilità rappresenta lo strumento più completo.
Crediamo che per i professionisti del settore, una volta compreso il funzionamento della pianificazione di precisione, sia abbastanza chiaro quali siano i vantaggi e i motivi per cui utilizzare questo strumento piuttosto che i fogli Excel.
La genesi e i destinatari della pianificazione finanziaria di precisione
Il fondatore di Banana.ch, essendo sempre a contatto con molte aziende, si trovava regolarmente a osservare situazioni in cui diverse ditte, soprattutto nuove, incontravano gravi difficoltà finanziarie fino ad arrivare alla chiusura. Questo non perché i prodotti o i servizi offerti non fossero validi, ma perché non avevano elaborato piani della liquidità o non erano riuscite a mantenerli aggiornati. Il sistema di pianificazione basato su fogli Excel rendeva faticoso creare previsioni precise e molto difficile mantenerle aggiornate.
Ha quindi deciso di sviluppare un sistema di pianificazione basato sul metodo contabile, che permettesse di ottenere per il futuro gli stessi report e strumenti di controllo disponibili per la contabilità del passato. Ha sviluppato un sistema che utilizza il motore della contabilità. È partito dal presupposto che i destinatari dello strumento fossero persone con buone conoscenze contabili e di pianificazione finanziaria. Uno degli obiettivi era però rendere l’aggiornamento della pianificazione il più semplice possibile, e per questo ha ritenuto importante mettere a disposizione strumenti che automatizzassero il più possibile il processo.
Ha introdotto le operazioni ricorrenti, i quantitativi e anche formule che permettono di recuperare automaticamente i dati della pianificazione man mano che viene elaborata. Tra le funzioni più utili vi è quella che consente di recuperare il saldo di un conto per calcolare automaticamente gli ammortamenti di fine anno, oppure formule che calcolano gli interessi attivi e passivi in base all’utilizzo effettivo di un conto. Se si aumenta o diminuisce il valore di un investimento, il programma ricalcola automaticamente gli ammortamenti e gli interessi.