Come iniziare con l'uso delle regole per il completamento registrazioni

 La prima volta che usi le regole procedi nel modo seguente:

1. Impartisci il comando Importa in contabilità

• Usa il comando dal menu Azioni → Importa in contabilità → Registrazioni.
• Seleziona il formato appropriato e indica il percorso dove si trova il file con i dati del tuo estratto conto bancario
• Vedrai visualizzato questo dialogo

• Imposta il conto di destinazione, relativo al conto bancario da cui stai importando.
• Indica la Contropartita temporanea, predefinita "[CA]".
  Puoi usare qualsiasi conto e, se lo racchiudi tra parentesi quadre, non viene contabilizzato.
• Attiva l'opzione Applica regole.
• Conferma con OK
  Il programma:
  • Crea le registrazioni di importazione
  • Apre il dialogo Applica regole.

 2. Dialogo Applica regole

Nella parte in alto dei dialogo vedrai:

• La contropartita temporanea che hai inserito nel dialogo precedente.
• Il conto bancario che hai specificato.

Nella parte Movimenti in entrata con regole e Movimenti in uscita con regole (Money in with rules e Money out with rules) non avrai nulla, perché ancora non hai definito nessuna regola.

Vedrai invece delle registrazioni nella parte:

• Movimenti in entrata senza regole (Money In without rules)
  Registrazioni con importi in entrata sul conto bancario
• Movimenti in uscita senza regole (Money out without rules)
  Registrazioni con importi in uscita dal conto bancario.

3. Crea nuove regole

• Posizionati su una delle registrazioni per cui vuoi creare una regola.
• Vai sulla parte destra, fino a che non vedi i "...".
• Clicca su Aggiungi nuova regola.

• Vedrai apparire il dialogo "Aggiungi nuova regola".
  Inserisci:
  • Il testo che serve per trovare la corrispondenza della regola.
    Esempio:
    • Best Insurance 2021 Contract 892-948
      si applica alle righe che contengono esattamente il testo indicato.
    • +Best Insurance 892-948
      si applica alle righe che contengono le parole "Best Insurance" e "892-948" in qualsiasi posizione.
  • Il conto della contropartita che deve essere utilizzato per sostituire il conto temporaneo.
  • Eventuali altre informazioni (Centri di costi, Codice IVA, ecc.).

Ritorna al dialogo Applica regole

A questo punto vedrai una o più registrazioni simili che si trovano nella parte delle regole applicate.

• Vedrai che ci sono ancora delle registrazioni a cui non sono state applicate regole.
• Puoi creare le regole per le registrazioni per cui lo ritieni opportuno.
• Puoi decidere di creare delle regole anche successivamente:
  • Completare le registrazioni manualmente.
  • Oppure impartire nuovamente il comando Applica regole.

4. Conferma Applica Regole

Quando hai creato le regole, clicca sul bottone:

• Applica Regole
  • Il programma scrive le nuove regole nella tabella Registrazioni ricorrenti.
  • Per le registrazioni importate scelte, il programma:
    • Sostituisce la contropartita e completa le registrazioni.
  • Il dialogo rimane aperto.
• OK
  Per confermare le regole create e chiudere il dialogo Applica regole.

Annulla le modifiche effettuate

Chiuso il dialogo, vedrai nella tabella Registrazioni i movimenti completati.
Se lo desideri puoi annullare le modifiche apportate:

• Primo Annulla (menu Modifica → Annulla operazione o tasto Ctrl+Z)
  Annulli le operazione di scrittura delle regole e del completamento delle registrazioni.
• Secondo Annulla
  Annulli l'importazione dei dati.

Completa le altre registrazioni con Contropartita temporanea

Dopo avere importato i movimenti bancari, lo scopo è quello di completare tutte le registrazioni in modo tale da non avere più registrazioni dove vi è la Contropartita temporanea.

• Puoi completare manualmente le registrazioni che rimangono.
  Questo è utile per casi particolari che non tendono a ripetersi.
• Puoi creare delle nuove regole:
  • Puoi impartire nuovamente il comando Azioni → Registrazioni ricorrenti → Applica regole e creare delle regole per le registrazioni che rimangono.
  • Direttamente nella tabella Registrazioni ricorrenti, ricordandoti di indicare '!Rule' nella colonna Doc per ogni regola aggiunta
  • Nella tabella Registrazioni puoi aggiungere nuove regole con il comando contestuale Crea Regola dalla registrazione (tasto destro del mouse sulla riga di registrazione ) o con il comando Azioni → Registrazioni ricorrenti → Crea regola dalla registrazione. Una volta creata la riga della regola dovrai completarla con la contropartita desiderata.

Aggiungere informazioni alle registrazioni completate con le regole

Nella tabella Registrazioni vedi tutte le registrazioni e quindi puoi modificarle.

Ci possono essere dei movimenti che per completare la loro registrazioni, hanno bisogno di ulteriori informazioni specifiche, come per esempio l'aggiunta del link al documento della ricevuta.
Essendo il documento univoco per ogni operazione, non è possibile usare una regola.

Per trovare velocemente le operazioni da completare, puoi adattare la regola, per esempio:

• Assegnando alla riga della regola un colore particolare.

• Inserendo nella colonna specifica, per esempio Link, un testo tipo [DOC] che rende evidente che questa operazione deve essere completata.