Come funzionano le regole di completamento delle registrazioni importate in 3 passi

Qui di seguito viene spiegata la procedura del funzionamento delle Regole e come vengono applicate. 
Il processo può essere riassunto in tre passi:

1. Importare i movimenti bancari nella tabella Registrazioni.
2. Creare le regole.
3. Applicare le regole per il completamento automatico delle registrazioni.

1. Importare i movimenti bancari

Quando vengono importati i movimenti bancari, il programma inserisce un conto di contropartita temporanea [CA]. Solitamente, il completamento delle contropartite deve essere effettuato manualmente per ogni registrazione.

Nella figura d'esempio, nella tabella Registrazioni si vede che:

• (1) - Le celle hanno una contropartita temporanea, legata alla vendita tramite Twint.
• (2) - La cella ha una contropartita temporanea legata alle spese mensili di maggio.
• (3) - La cella ha una contropartita temporanea, legata alle spese telefoniche Swisscom.
• (4) - La cella ha una contropartita temporanea, legata a costi assicurativi, numero di polizza 892-948.
• (5) - La cella ha una contropartita temporanea, legata a costi assicurativi, numero di polizza 987-650.

2. Creare le Regole

Le Regole servono a completare in automatico tutte le contropartite temporanee delle registrazioni importate, aggiungendo anche codici IVA, centri di costo, link e altro.

Le regole sono delle registrazioni modello già complete, presenti nella tabella Registrazioni ricorrenti, dove:

• La colonna Descrizione contiene il testo (una o più parole chiave) che la registrazione importata deve contenere.
• Le colonne Conto Dare e Conto Avere contengono la Contropartita che va a rimpiazzare quella temporanea.

Abbiamo creato un sistema che prevede diverse modalità per la creazione delle Regole: 

• Regole da dialogo Applica regole
• Regole dalla tabella Registrazioni
• Regole da tabella Registrazioni Ricorrenti 

Qualsiasi metodo venga utilizzato, le Regole create vengono salvate nella tabella Registrazioni ricorrenti.

Nell'esempio, nella tabella Registrazioni ricorrenti, sono state create le seguenti Regole per sostituire le contropartite temporanee [CA]:

• (1) - La regola "Twint resale" sostituisce [CA] con il conto "Sales". È stato aggiunto anche il codice IVA.
• (2) - La regola "Interac Electronics SA" sostituisce [CA] con il conto "Goods", ed è stato aggiunto il codice IVA.
• (3) - La regola "+Swisscom 41795561718", sostituisce [CA] con il conto "Admin".
• (4) - La regola "+Best insurance 892-948" sostituisce [CA] con il conto "Insurance Health".
• (5) - La regola "+Best insurance 987-650" sostituisce [CA] con il conto "Insurance Car".

Importante: dove vi è un numero di contratto, un numero di polizza, un numero di cliente, ecc. è consigliato aggiungere il "+" davanti alla regola. Il + permette alla regola di cercare le singole parole (o serie di numeri) indipendentemente dalla posizione in cui esse si trovano all'interno della descrizione del movimento importato.

3. Applicare le Regole per il completamento automatico (Risultato)

Nella tabella Registrazioni, il programma completa le registrazioni importate aggiungendo il conto di contropartita, il codice IVA, ecc., indipendentemente dal metodo utilizzato per la creazione delle Regole.

Nell'esempio, nella tabella Registrazioni i movimenti importati sono stati completati in automatico - le contropartite indicate nelle regole sono state inserite al posto delle contropartite temporanee [CA] :

• (1) - Per i movimenti "Twint", la [CA] è stata sostituita con il conto "Sales", e completata con il codice IVA.
• (2) - Per il movimento "Interac Electronics SA", la [CA] è stata sostituita con il conto "Goods" e completata con il codice IVA.
• (3) - Per il movimento "Swisscom", la [CA] è stata sostituita con il conto "Admin".
• (4) - Per il movimento "Best insurance" con numero di polizza "892-948", la [CA] è stata sostituita con il conto "Insurance Health".
• (5) - Per il movimento "Best insurance" con numero di polizza "987-650", la [CA] è stata sostituita con il conto "Insurance Car".

Inoltre, il programma riconosce le registrazioni con il codice IVA e completa tutte le colonne legate all'IVA (conto IVA e importi). 

FAQ

Per una Regola sui ricavi, viene inserito automaticamente anche il codice IVA?
Sì. Quando crei la regola, puoi definire tu cosa il programma deve inserire in automatico. Puoi quindi indicare non solo il conto di contropartita ma anche il codice IVA da utilizzare.

Le regole create una volta possono essere utilizzate anche in un altro file?
Le Regole vengono salvate nella tabella Registrazioni ricorrenti. Per portarle in un altro file semplicemente con il copia/incolla. Quando passi ad un nuovo anno questa operazione non serve perché Banana riporta già le regole esistenti da un anno all'altro.

Le registrazioni create tramite l'importazione con le regole possono ancora essere modificate manualmente, ad esempio per precisare la descrizione?
Certamente. Tutte le registrazioni, indipendentemente da come sono state inserite, possono essere sempre modificate o corrette. Puoi usare il Filtro per individuare rapidamente i movimenti che ti interessano.

La regola può cambiare anche il testo del movimento che viene importato?
No. La descrizione della regola serve solo a "dire" al programma cosa cercare nei movimenti che vengono importati, ma non ne modifica il testo. Questo rimane come lo presenta la banca. Puoi naturalmente sempre modificare il testo dopo l'importazione, nella tabella Registrazioni.

Cosa succede se una regola viene applicata a un movimento che deve essere contabilizzato diversamente?
Le regole vengono create per i movimenti ripetitivi. Nell'anteprima vedi sempre a quali movimenti viene applicata ogni regola. Se ad un movimento particolare NON deve essere applicata la regola generale puoi semplicemente togliere il visto da quel movimento la regola non verrà applicata.

È possibile creare una registrazione ricorrente senza importi, se i valori cambiano ogni mese?
Certamente. Il principio è che più condizioni si inseriscono nella regola più essa sarà restrittiva. Se si crea una regola senza importo, essa cercherà tutti i movimenti importati che soddisfano le altre condizioni, indipendentemente dall'importo.