In questo articolo
Il comando Applica regole usa delle registrazioni modello, presenti nella tabella Registrazioni ricorrenti, menu Azioni, per completare in automatico le registrazioni importate dagli estratti conto bancari, postali o carte di credito.
Qui di seguito vengono spiegati visivamente i principi del funzionamento delle regole e come vengono applicate.
Il processo può essere riassunto in due passaggi principali:
- Importazione dei movimenti bancari nella tabella Registrazioni.
- Completamento automatico delle registrazioni sulla base delle regole.
Importazione dei movimenti bancari
Quando si importano i dati dagli estratti conto bancari, il programma
- Crea delle righe di registrazione riprendendo dati bancari, data, descrizione, importo ed eventuali numeri di riferimento.
- Inserisce nella registrazione il conto bancario da dove provengono i movimenti, che l'utente ha indicato nel dialogo Importa Movimenti.
- Per quei movimenti con un importo in uscita complessivo e righe con i dettagli dei diversi pagamenti, per cui in Banana si richiede una registrazione su più righe, generalmente il programma mette nelle righe di dettaglio solo il conto della contropartita temporanea.
- Se però nel dialogo di importazione è attiva l'opzione Applica regole, il programma inserisce anche il nome del conto bancario fra parentesi quadre [] (conto commentato). Questo conto commentato serve alla funzione Applica regole per sapere quale è il conto di provenienza. Il conto commentato viene poi cancellato quando viene applicata la regola.
- Per ogni movimento, inserisce il conto di Contropartita temporanea [CA] indicato nel dialogo Importa movimenti. Se vengono importati gli accrediti di fatture emesse con numero di riferimento ed è stata correttamente impostata l'estrazione del conto cliente dal numero di riferimento questi accrediti saranno registrati automaticamente senza usare la Contropartita temporanea [CA].
Completamento delle registrazioni con le regole
Le registrazioni importate sono completate in automatico sulla base delle regole che sono state impostate:
- Per l'applicazione delle regole, il programma considera le registrazioni che contengono la contropartita temporanea.
- La funzione Applica regole sostituisce la contropartita temporanea con il conto indicato e completa le registrazioni con gli altri valori indicati nella regola (IVA, Centri di costo, ecc.).
- Per le registrazioni senza una regola applicabile,
- Si può creare una regola specifica, per registrazioni che si ripetono nel tempo.
- Si può completare la registrazione manualmente.
- La funzione Applica regole è terminata quando non ci sono più registrazioni che contengono la contropartita temporanea.
Regole
Le regole sono delle registrazioni modello già complete, presenti nella tabella Registrazioni ricorrenti, dove:
- La colonna Descrizione contiene il testo (una o più parole chiave) che la registrazione importata deve contenere.
- Le colonne Conto Dare e Conto Avere contengono la Contropartita che va a rimpiazzare quella temporanea.
- Quando la descrizione inizia con il "+" tutte le parole devono essere presenti nel testo della registrazione importata in qualsiasi posizione. Nell'esempio il pagamento alla compagnia assicurativa viene registrato su conti diversi in base al numero di polizza.
Registrazioni completate (Risultato)
Se ci sono dei valori definiti nelle colonne della regola che hanno una corrispondenza con i movimenti importati, il comando Applica regole sostituisce la contropartita temporanea e completa le colonne vuote. In questo esempio il programma completa con l'inserimento del conto di contropartita e del Codice IVA.
Come nell'esempio, se rimane solo una registrazione da completare, puoi registrare manualmente oppure puoi creare anche per questa registrazione un'apposita regola.
Ulteriore completamento manuale
Se, dopo aver applicato la regola, hai la necessità di completare o verificare ulteriormente le registrazioni, può essere utile fare in modo che queste registrazioni possano essere trovate facilmente:
- Nella tabella delle Registrazioni ricorrenti, alla riga della regola assegna un colore. Successivamente, quando importi, il colore verrà assegnato alla riga d'importazione nella tabella Registrazioni.
- Inserisci un valore temporaneo nella colonna che deve essere completata.
Registrazioni prima dell'applicazione della regola 
Nell'esempio, nella colonna Link viene inserito [Doc] che significa che la registrazione deve essere collegata al file del giustificativo.
Definizione della regola 
Registrazioni dopo l'applicazione della regola 
Crea Regole con dialogo Applica regole
Le regole possono essere anche create a partire dal dialogo Applica regole.
Una volta create le regole, queste vengono inserite nella tabella Registrazioni ricorrenti.
Crea Regole partendo da una registrazione
Quando sei nella tabella Registrazioni puoi creare una regola:
- dal menu Azioni > Registrazioni ricorrenti > Crea regole dalla selezione,
- fai un click con il tasto destro del mouse su un movimento senza regole e scegli Crea regole dalla selezione.
La riga di registrazione viene inserita nella tabella Registrazioni ricorrenti, riportando nella colonna Doc il testo "!Rule".
Registrazioni su più righe
Nel caso in cui l'operazione debba essere scomposta e registrata su più righe è possibile anche creare delle regole "!RuleSplit".
Registrazioni prima dell'applicazione della regola su più righe 
Definizione della regola su più righe 
Registrazioni dopo l'applicazione della regola su più righe 
Funzionalità al momento non disponibili
Queste funzioni, seppur richieste da alcuni utenti, non sono attualmente disponibili:
- Possibilità di cambiare il testo della registrazione, per accorciarlo e semplificarlo.
- Per le registrazioni su più righe, possibilità si usare delle formule, che calcolano gli importi in base all'importo della registrazione importata.
- Possibilità di applicare una regola in base alla data della registrazione (condizione: colonna Data)