In questo articolo
Qui di seguito viene spiegata la procedura del funzionamento delle Regole e come vengono applicate.
Il processo può essere riassunto in tre passi:
- Importare i movimenti bancari nella tabella Registrazioni.
- Creare le regole.
- Applicare le regole per il completamento automatico delle registrazioni.
1. Importare i movimenti bancari
Quando vengono importati i movimenti bancari, il programma inserisce un conto di contropartita temporanea [CA]. Solitamente, il completamento delle contropartite deve essere effettuato manualmente per ogni registrazione.
Nella figura d'esempio, nella tabella Registrazioni si vede che:
- (1) - Le celle hanno una contropartita temporanea, legata alla vendita tramite Twint.
- (2) - La cella ha una contropartita temporanea legata alle spese mensili di maggio.
- (3) - La cella ha una contropartita temporanea, legata alle spese telefoniche Swisscom.
- (4) - La cella ha una contropartita temporanea, legata a costi assicurativi, numero di polizza 892-948.
- (5) - La cella ha una contropartita temporanea, legata a costi assicurativi, numero di polizza 987-650.
2. Creare le Regole
Le Regole servono a completare in automatico tutte le contropartite temporanee delle registrazioni importate, aggiungendo anche codici IVA, centri di costo, link e altro.
Le regole sono delle registrazioni modello già complete, presenti nella tabella Registrazioni ricorrenti, dove:
- La colonna Descrizione contiene il testo (una o più parole chiave) che la registrazione importata deve contenere.
- Le colonne Conto Dare e Conto Avere contengono la Contropartita che va a rimpiazzare quella temporanea.
Abbiamo creato un sistema che prevede diverse modalità per la creazione delle Regole:
- Regole da dialogo Applica regole
- Regole dalla tabella Registrazioni
- Regole da tabella Registrazioni Ricorrenti
Qualsiasi metodo venga utilizzato, le Regole create vengono salvate nella tabella Registrazioni ricorrenti.
Nell'esempio, nella tabella Registrazioni ricorrenti, sono state create le seguenti Regole per sostituire le contropartite temporanee [CA]:
- (1) - La regola "Twint resale" sostituisce [CA] con il conto "Sales". È stato aggiunto anche il codice IVA.
- (2) - La regola "Interac Electronics SA" sostituisce [CA] con il conto "Goods", ed è stato aggiunto il codice IVA.
- (3) - La regola "+Swisscom 41795561718", sostituisce [CA] con il conto "Admin".
- (4) - La regola "+Best insurance 892-948" sostituisce [CA] con il conto "Insurance Health".
- (5) - La regola "+Best insurance 987-650" sostituisce [CA] con il conto "Insurance Car".
Importante: dove vi è un numero di contratto, un numero di polizza, un numero di cliente, ecc. è consigliato aggiungere il "+" davanti alla regola. Il + permette alla regola di cercare le singole parole (o serie di numeri) indipendentemente dalla posizione in cui esse si trovano all'interno della descrizione del movimento importato.
3. Applicare le Regole per il completamento automatico (Risultato)
Nella tabella Registrazioni, il programma completa le registrazioni importate aggiungendo il conto di contropartita, il codice IVA, ecc., indipendentemente dal metodo utilizzato per la creazione delle Regole.
Nell'esempio, nella tabella Registrazioni i movimenti importati sono stati completati in automatico - le contropartite indicate nelle regole sono state inserite al posto delle contropartite temporanee [CA] :
- (1) - Per i movimenti "Twint", la [CA] è stata sostituita con il conto "Sales", e completata con il codice IVA.
- (2) - Per il movimento "Interac Electronics SA", la [CA] è stata sostituita con il conto "Goods" e completata con il codice IVA.
- (3) - Per il movimento "Swisscom", la [CA] è stata sostituita con il conto "Admin".
- (4) - Per il movimento "Best insurance" con numero di polizza "892-948", la [CA] è stata sostituita con il conto "Insurance Health".
- (5) - Per il movimento "Best insurance" con numero di polizza "987-650", la [CA] è stata sostituita con il conto "Insurance Car".
Inoltre, il programma riconosce le registrazioni con il codice IVA e completa tutte le colonne legate all'IVA (conto IVA e importi).