Vereine | Doppelte Buchhaltung

Dieses Tutorial wurde auf  Grundlage der Informationen der Webseite www.swissaccounting.ch (ehemals www.veb.ch) erstellt. Der Kontenplan ist nach dem System von Herbert Mattle und Dieter Pfaff aufgebaut.

Weitere Informationen:

• Swissaccounting.ch – Ein Leitfaden für Vereine (PDF-Dokument) sowie hilfreiche Informationen für die effiziente Verwaltung von Finanzen und Buchhaltung unter Einhaltung der geltenden Rechts- und Versicherungsvorschriften.
• Kmu.admin.ch – Hilfreiche Informationen zur Gründung eines Vereins.

Datei einrichten

• Erstellen Sie eine neue Datei ausgehend von dieser Vorlage (Template-ID +10942) mit einer der beschriebenen Methoden.
• Erfassen Sie über das Menü Datei > Eigenschaften (Stammdaten) das Anfangs- und Enddatum der Buchhaltung sowie den Namen des Vereins.
• Speichern Sie die Buchhaltungsdatei über das Menü Datei > Speichern unter....
  Es ist hilfreich, im Dateinamen den Namen des Vereins und das Buchhaltungsjahr anzugeben (z.B. "Verein XX-2025.ac2").

Bitte sehen Sie auch: Buchhaltungsdateien lokal, im Netzwerk oder in der Cloud organisieren.

Tabelle Konten

In der Konten-Tabelle dieses Tutorials sind die Konten für Bilanz und Erfolgsrechnung bereits eingerichtet. Um Zwischensummen und detailliertere Auswertungen zu erhalten, sind die Hauptgruppen in verschiedene Untergruppen gegliedert. Der Kontenplan kann vollständig an Ihre Bedürfnisse angepasst werden.

Die Bilanzkonten sind in Gruppen und Untergruppen unterteilt: Umlaufvermögen, Anlagevermögen, Gesamtvermögen (Total Aktiven); kurzfristige Verbindlichkeiten, langfristige Verbindlichkeiten, Kapital und Eigenkapital. Die Erfolgsrechnung wird in Staffelform geführt, wobei die Aufwands- und Ertragskonten nicht nach Gruppen getrennt sind. Für die Verwaltung von Mitgliedern und Projekten stehen Kosten- und Profitstellen zur Verfügung, für unterschiedliche Tätigkeitsbereiche zudem Segmente.

Aktiven

Die Vermögenswerte sind in folgende Hauptgruppen unterteilt:

• Umlaufvermögen
• Anlagevermögen

Passiven

Die Verbindlichkeiten sind in drei Hauptgruppen gegliedert:

• Kurzfristiges Fremdkapital
• Langfristiges Fremdkapital
• Eigenkapital

Geben Sie in der Tabelle Konten > Spalte Eröffnung den Eröffnungssaldo für jedes Konto ein.
Beim Übergang ins neue Jahr werden die Eröffnungssaldi automatisch über das Menü Aktionen > Neues Jahr erstellen übernommen. 

Nach jedem Eintrag in der Tabelle Buchungen werden die Spalten in der Konten-Tabelle automatisch aktualisiert, sodass Sie jederzeit einen klaren und aktuellen Überblick über Ihre finanzielle Situation behalten.

Erfolgsrechnung

Die Erfolgsrechnung (Gewinn- und Verlustrechnung) ist in Einnahmen (Ertrag) und Ausgaben (Aufwand) mit den folgenden Untergruppen gegliedert:

Ertrag

• Mitgliederbeiträge
• Erlöse aus Beiträgen und Spenden
• Erlöse aus Aktivitäten und Dienstleistungen
• Sonstige Erlöse

Aufwand

• Kosten für Tätigkeiten und Dienstleistungen
• Personalaufwand
• Verwaltungskosten
• Abschreibungen und Wertberichtigungen
• Finanzielle Erträge und Aufwendungen
• Direkte Steuern

Weitere Bestandteile des Kontenplans

Die Kosten- und Profitstellen befinden sich am Ende des Kontenplans und ermöglichen eine detaillierte Auswertung der folgenden Bereiche:

• Mitglieder mit Kostenstellen KS3 (;) – Damit können Sie die Detailbuchungen pro Mitglied einsehen sowie Rechnungen für Mitgliederbeiträge, Rundschreiben an Mitglieder, Spendenaufforderungen und Spendenbescheinigungen erstellen und ausdrucken.
• Kosten- und Profitstellen mit KS1 (.) – Damit haben Sie Zugriff auf die Detailtransaktionen einzelner Vereinsprojekte.
• Aktivitätsbereiche mit Segmenten – So sehen Sie, welcher Tätigkeitsbereich des Vereins am erfolgreichsten war bzw. den grössten Gewinn erzielt hat.

Liquiditätsplanung

Die Liquidität ist ein zentrales Element für jeden Verein: Sie ermöglicht es, die Aktivitäten zur Erreichung der gesetzten Ziele durchzuführen, frühzeitig abzuschätzen, wie viel Liquidität zur Verfügung stehen wird, Risiken zu minimieren und laufend zu überprüfen, ob der Verein im Einklang mit dem von der Mitgliederversammlung genehmigten Budget bleibt.

Banana Buchhaltung Plus bietet Ihnen die Möglichkeit, sowohl die Liquiditätsplanung als auch die Finanzplanung zu erstellen.

Entdecken Sie die verschiedenen Funktionen der Finanzplanung in unserer Dokumentation:

• Budget und Planungen
• Vorlage für die Finanz- und Liquiditätsplanung

Budget-Buchungen eingeben

Das Budget erfassen Sie in der Budget-Tabelle auf Grundlage der doppelten Buchführung. Verwenden Sie dafür den gleichen Kontenplan, der bereits für die Finanzbuchhaltung zur Verfügung steht.
Beginnen Sie mit den Buchungen, die typischerweise im Laufe der Monate anfallen, und erfassen Sie diese als Budget-Buchungen. Erfassen Sie auch Buchungen, die nur einmal pro Jahr vorkommen oder sich quartalsweise wiederholen. In der Tabelle steht dafür die Spalte Wiederholen zur Verfügung: Je nach gewähltem Zeitraum berechnet das Programm die Jahressumme automatisch – inklusive aller Details.

Beim Erfassen der Buchungen geben Sie Soll- und Habenkonto an, wie in der effektiven Buchhaltung. So erhalten Sie – unter Verwendung aller Konten aus dem Kontenplan – sämtliche Bewegungen der Liquiditätskonten der übrigen Bilanzkonten sowie der Konten der Erfolgsrechnung.

Für die Vereinserlöse ist es oft schwieriger, eine verlässliche Planung zu erstellen. Wir empfehlen Ihnen, die Beträge auf der Grundlage der Vereinseinnahmen (Erträge) des gleichen Zeitraums im Vorjahr einzutragen und dabei die geplanten Vereinsanlässe sowie andere besondere Ereignisse zu berücksichtigen, z.B. den Kauf neuer Ausrüstung oder andere Investitionen.

Erfassen Sie diese Beträge immer in der Budget-Tabelle, indem Sie die Konten der Erfolgsrechnung sowie die entsprechenden Liquiditätskonten verwenden.

Kontoauszug 'Budget'

Wenn Sie Ihr Vereinsbudget erfassen, können Sie die Daten für jeden Kosten- oder Ertragsposten in den entsprechenden Registerkarten gruppiert anzeigen lassen – genau wie bei den tatsächlich erfassten Buchungen.

So sehen Sie alle Details eines einzelnen Kontoauszugs oder einer Kontengruppe und können laufend überprüfen, ob die budgetierten Daten mit den gebuchten Daten übereinstimmen. Die Grafik unterstützt Sie dabei mit einer sofortigen Vergleichsmöglichkeit.

Um einen oder mehrere Budget-Kontoauszüge zu erhalten, gehen Sie wie folgt vor:

• Im Menü Berichte > Kontoauszüge... > Budget-Buchungen aktivieren.

Budget Finanzplanung

Sobald Sie die Budgetbuchungen erfasst haben, können Sie anhand von Bilanz und Erfolgsrechnung die Auswirkungen auf die Liquidität bewerten. Sie können jederzeit zur Budget-Tabelle zurückkehren und die Beträge der Positionen anpassen, die Sie für angemessen halten.

Die Cashflow-Planung ist eine wirksame und erfolgreiche Strategie, die es Ihnen ermöglicht, Entscheidungen in Bezug auf die Vereinsaktivitäten besser zu bewerten.

Um das Budget der Finanzplanung anzuzeigen, gehen Sie wie folgt vor:

• Im Menü Berichte > Formatierte Bilanz nach Gruppen > Sektion 'Spalten', im Bereich 'Bilanz' die Option Budget aktivieren.

Planung von Kosten und Erträgen

In der Erfolgsrechnung können Sie die Auswirkungen Ihrer Planung auf Kosten und Erträge (Einnahmen) erkennen und prüfen, ob die geplanten Erträge ausreichen, um die Kosten zu decken.

Um die Bilanz der Finanzplanung anzuzeigen, gehen Sie wie folgt vor:

• Im Menü Berichte > Formatierte Bilanz nach Gruppen > Sektion 'Spalten', im Bereich 'Erfolgsrechnung' die Option Budget aktivieren.

Effektive buchhalterische Transaktionen erfassen (Ist-Buchungen)

In der Tabelle Buchungen erfassen Sie alle täglichen Geschäftsvorfälle. Wenn Sie die Eingabe beschleunigen möchten, empfehlen wir Ihnen die folgenden Funktionen von Banana Buchhaltung:

• Die Funktion Dateneingabe mit Autovervollständigung übernimmt bereits früher erfasste Angaben automatisch.
• Mit wiederkehrenden Buchungen (Menü Aktionen) können Sie sich regelmässig wiederholende Buchungen in einer separaten Tabelle speichern.
• Über den Import aus dem Bankauszug werden die Bankbewegungen automatisch übernommen.
• Sie können jede Buchung mit dem entsprechenden Beleg in digitalem Format verknüpfen und das Dokument mit einem Klick öffnen.
  Sehen Sie bitte auch Ordner für digitale Belege, um Ihre Dokumente besser zu organisieren.
• Verwenden Sie den Befehl Zeilen nach Datum sortieren, um die Buchungszeilen in aufsteigender Datumsreihenfolge zu ordnen.
• Verwenden Sie den Befehl Ausdrucken/Seitenansicht (Druckvorschau), um das Journal als PDF zu drucken oder zu exportieren.

 Formatierte Bilanz

Um Bilanz und Erfolgsrechnung anzuzeigen, wählen Sie im Menü Berichte den Befehl Formatierte Bilanz oder Formatierte Bilanz nach Gruppen. Sie können den Bericht mit den gewünschten Spalten anpassen, z.B. mit einer Spalte für Ihr Budget, oder ihn für einen eingeschränkten Zeitraum erstellen.

• Die Formatierte Bilanz zeigt alle Konten ohne Zwischentotale.
• Die Formatierte Bilanz nach Gruppen zeigt alle Konten mit Untergruppen bzw. Zwischentotalen.

Vergleich der Salden mit dem Budget

Nachdem die effektiven buchhalterischen Transaktionen erfasst wurden, können Sie Bilanz und Erfolgsrechnung erstellen und den Vergleich mit dem Budget vornehmen. Dieser Vergleich ist wichtig, um laufend zu prüfen, ob alles wie geplant verläuft oder ob Massnahmen nötig sind – zum Beispiel Ausgaben zu reduzieren oder zu verschieben –, damit das Budget eingehalten wird und die Finanzplanung für die kommenden Monate nicht gefährdet wird.

Um Bilanz und Erfolgsrechnung mit Endsalden sowie den Budgetvergleich anzuzeigen, gehen Sie wie folgt vor:

• Im Menü Berichte > Formatierte Bilanz nach Gruppen > Sektion 'Spalten', im Bereich 'Bilanz' und im Bereich 'Erfolgsrechnung' die Spalten Laufende, Budget sowie Differenz (rechts von Budget) aktivieren.