Kontenplan für Vereine | Doppelte Buchhaltung

Die Vorlage wurde auf  Grundlage der Informationen auf der Website www.veb.ch erstellt. Es handelt sich um einen strukturierten Kontenplan, wie er von Herbert Mattle und Dieter Pfaff entworfen wurde.

Auf folgender Webseite https://www.veb.coach/rechungswesen finden Sie einen nützlichen Leitfaden für Vereine betreffend Rechnungswesen, Rechnungslegung sowie Budget inkl. diverser PDF-Dokumente, sowie Informationen betreffend Einhaltung von Rechts- und Versicherungsvorschriften.

Weitere Informationen betreffend den Vereinen finden Sie auch auf der Webseite des Bundes unter folgendem Link: https://www.kmu.admin.ch/kmu/de/home/praktisches-wissen/kmu-gruenden/fi…

Datei einrichten

• Erstellen Sie eine neue Datei ausgehend von dieser Vorlage (Vorlagen-ID +10943), mit einer der beschriebenen Methoden.
• Erfassen Sie über das Menü Datei > Eigenschaften (Stammdaten) das Anfangs- und Enddatum der Buchhaltung und den Vereinsnamen.
• Speichern Sie  Buchhaltungsdatei über das Menü Datei > Speichern unter.... Es ist sinnvoll, im Dateinamen den Namen des Vereins und das Buchhaltungsjahr anzugeben. Zum Beispiel "Verein XX-2024.ac2".

Bitte sehen Sie auch die folgend verlinkte Webseite: Organisieren von Dateien lokal, im Netzwerk oder in Cloud

Tabelle Konten

Wenn Sie die von uns vorgeschlagene Vorlage öffnen, finden Sie in der Tabelle Konten die Bilanz und die Erfolgsrechnung bereits eingerichtet. Um Zwischensummen und weitere interessante Details zu erhalten, haben wir die Hauptgruppen in verschiedene Untergruppen unterteilt. Sie können den gesamten Kontenplan nach Ihren Bedürfnissen anpassen.

Die Bilanzkonten sind in folgenden Gruppen und Untergruppen unterteilt: Umlaufvermögen, Anlagevermögen, Total Aktiven (Gesamtvermögen); kurzfristige Schulden, langfristige Schulden, Kapital und Eigenkapital. Die Erfolgsrechnung wird in Staffelform geführt, in welcher die Gruppen der Aufwands- und Ertragskonten nicht separiert werden. Es gibt Kosten- und Profitstellen zur Verwaltung der Mitglieder und Projekte sowie Segmente zur Verwaltung der verschiedenen Bereiche.

Aktiven

Die Vermögenswerte sind in die folgenden Hauptgruppen unterteilt:

• Umlaufvermögen
• Anlagevermögen

Passiven

Die Verbindlichkeiten sind in drei Hauptgruppen unterteilt:

• Kurzfristiges Fremdkapital
• Langfristiges Fremdkapital
• Eigenkapital

Geben Sie in der Tabelle Konten > Spalte Eröffnung für jedes Konto den Eröffnungssaldo ein.
Beim Übergang auf das neue Jahr werden die Eröffnungssaldi automatisch mittels Menübefehl Aktionen > Neues Jahr erstellen übernommen.

Nach jeder in der Tabelle Buchungen einzutragenden Buchung werden die Spalten der Tabelle Konten sofort aktualisiert, so dass Sie in der Konten-Tabelle jederzeit einen klaren und sofortigen Überblick über Ihre finanzielle Situation haben.

Erfolgsrechnung

Die Erfolgsrechnung bzw. Gewinn- und Verlustrechnung  ist in Einnahmen und Ausgaben mit den folgenden Untergruppen unterteilt:

Ertrag

• Mitgliederbeiträge
• Erlöse aus Beiträgen
• Erlöse aus Aktivitäten und Dienstleistungen
• Sonstige Erlöse

Aufwand

• Kosten für Tätigkeiten und Dienstleistungen
• Personalaufwand
• Verwaltungskosten
• Abschreibungen und Wertberichtigungen
• Finanzielle Erträge und Aufwendungen
• Direkte Steuern

Sonstige Bestandteile des Kontenplans

Die Kosten- und Profitstellen werden am Ende des Kontenplans eingerichtet, um alle Details der folgenden Gruppen zu erhalten:

• Mitglieder mit Kostenstellen KS3 (;) - Diese ermöglichen es Ihnen, die Detailtransaktionen für jedes Mitglied einzusehen, sowie Rechnungen für Mitgliedsbeiträge, Rundschreiben an Mitglieder, Spendenaufforderungen und Spendenbescheinigungen auszudrucken.
• Kosten- und Profitstellen mit KS1 (.) - Diese erlauben es Ihnen, über die Detailtransaktionen jedes Vereinsprojekts zu verfügen bzw. diese anzuzeigen.
• Aktivitätsbereiche mit Segmenten - Um zu wissen, welcher Vereinsbereich am interessantesten war und den grössten Gewinn erwirtschaftet hat.

Liquiditätsplanung

Die Liquiditätsplanung ist der Hauptpfeiler des Vereins: Diese ermöglicht es, Ihre Vereinsaktivitäten durchzuführen, um die gesetzten Ziele Ihres Vereins zu erreichen; im Voraus zu sehen, wie viel Liquidität vorhanden sein wird, um die Risiken zu minimieren; und ständig zu überprüfen, ob die Zahlen Ihrer Buchhaltung mit dem von der Mitgliederversammlung genehmigten Budget übereinstimmen.

Banana Buchhaltung gibt Ihnen die Möglichkeit, sowohl die Liquiditätsplanung als auch die Finanzplanung zu erstellen.

Sie können die verschiedenen Funktionen der Finanzplanung in unserer Dokumentation entdecken:

• Budget und Prognosen (Cashflow-Planung)
• Finanz- und Liquiditätsplanung

Budget-Buchungen eingeben

Geben Sie das Budget in der Budget-Tabelle ein, basierend auf der Methode der doppelten Buchführung. Verwenden Sie den gleichen Kontenplan, der bereits für die Finanzbuchhaltung zur Verfügung steht. Sie müssen lediglich mit der Erfassung der Einträge beginnen, die normalerweise im Laufe der Monate stattfinden, indem Sie diese als Buchungen eingeben. Erfassen Sie auch die Bewegungen, die Sie nur einmal im Jahr haben werden oder die sich nur vierteljährlich wiederholen. In der Tabelle gibt es eine Spalte Wiederholung, die es dem Programm ermöglicht, je nach eingegebenen Zeitraum automatisch die Jahresgesamtsumme mit allen Details zu berechnen.

Wenn Sie die Buchungen eingeben, werden auch die Konten im Soll und im Haben erfasst, als ob Sie die tatsächliche Buchhaltung eingeben würden. Auf diese Weise erhalten Sie unter Verwendung aller im Kontenplan verfügbaren Konten alle Bewegungen der Liquiditätskonten, der anderen Bilanzkonten und der Gewinn- und Verlustrechnung.

Wir empfehlen Ihnen, mit den folgenden Buchungen zu beginnen, um sich einen Überblick zu verschaffen:

Für die Vereinserlöse ist es schwieriger, Prognosen zu erstellen. Wir raten Ihnen, diese Beträge auf der Grundlage der Vereinseinnahmen des gleichen Zeitraums des Vorjahres einzutragen und dabei die Vereinsanlässe zu beachten, die geplant sind, sowie auch andere besondere Ereignisse wie z. B. die Anschaffung neuer Geräte oder andere Investitionen.

Sie müssen immer in die Budget-Tabelle eingetragen werden, indem Sie die Konten der Erfolgsrechnung sowie der Liquiditätskonten verwenden.

Kontoauszug 'Budget'

Wenn Sie Ihr Vereinsbudget erfassen, können Sie alle Daten für jeden Kosten- oder Ertragsposten in den entsprechenden Registerkarten gruppieren lassen, genau wie die tatsächlich erfassten Daten.

Auf diese Weise können Sie alle Details jedes Kontoauszuges oder auch diejenigen einer Kontengruppe sehen und ständig überprüfen, ob die budgetierten Daten mit den gebuchten Daten übereinstimmen, dies auch dank der Grafik, die Ihnen eine sofortige Vergleichsmöglichkeit bietet.

Um eine oder mehrere Budget-Auszüge zu erhalten, gehen Sie wie folgt vor:

• Menü Berichte > Kontoauszüge... > Budget Buchungen aktivieren.

Budget Finanzplanung

Sobald Sie mit der Erfassung Ihrer Budgetbuchungen fertig sind, können Sie anhand der Bilanz und Erfolgsrechnung die Auswirkungen auf die Liquidität sehen. Sie können jederzeit auf die Budget-Tabelle zurückkehren und die Beträge für die Positionen ändern, die Sie für angemessen halten.

Die Cashflow-Planung ist eine sehr wirksame und erfolgreiche Strategie, die es Ihnen ermöglicht, Ihre Entscheidungen in Bezug auf die Vereinsaktivitäten des Vereins besser zu bewerten.

Um das Finanzplanungsbudget zu erhalten, gehen Sie wie folgt vor:

Menü Bericht > Formatierte Bilanz nach Gruppen > Sektion Spalten, im Bereich 'Bilanz' die Option Budget aktivieren.

Prognostizierte Erfolgsrechnung

Mit der Erfolgsrechnung können Sie sehen, wie sich Ihre Prognose auf die Kosten und Einnahmen auswirkt und ob Sie mit den geplanten Einnahmen Ihre voraussichtlichen Kosten decken können.

Um die Erfolgsrechnung für Ihre Finanzplanung zu erhalten, gehen Sie wie folgt vor:

Menü Bericht > Formatierte Bilanz nach Gruppen > Sektion Spalten, im Bereich 'Erfolgsrechnung' die Option Budget aktivieren.

Effektive buchhalterische Transaktionen erfassen

In der Buchungen-Tabelle geben Sie alle täglichen Buchungen ein. Um die Eingabe zu beschleunigen, empfehlen wir Ihnen, die verschiedenen Funktionen von Banana Buchhaltung zu nutzen:

• Die Funktion für die Auto-Vervollständigung für die Dateneingabe erlaubt Ihnen, bereits eingegebene Daten automatisch wieder abzurufen. 
• Die Funktion der Sich wiederholenden Buchungen (Menü Aktionen) erlaubt Ihnen, in einer speziellen Tabelle Buchungen zu speichern, welche wieder vorkommen werden.
• Der Import der Daten Ihres Bankkontoauszuges ermöglicht es Ihnen, alle Bankbewegungen automatisch zu übernehmen.
• Sie können jede Buchung mit dem entsprechenden Beleg in digitaler Form verknüpfen und diesen mit einem einfachen Mausklick anzeigen.
  Sehen Sie bitte auch Buchhaltungsdateien und digitale Belege, um Ihre Dokumente besser zu organisieren.
• Verwenden Sie den Befehl Zeilen sortieren > nach Datum, um die Buchungszeilen nach Datum zu sortieren.
• Verwenden Sie den Befehl Ausdrucken/Druckvorschau, um das Journal zu drucken oder in PDF-Format zu exportieren.

 
Formatierte Bilanz

Um die Bilanz und Erfolgsrechnung anzuzeigen, fühlen Sie aus Menü Berichte den Befehl Formatierte Bilanz oder Formatierte Bilanz nach Gruppen aus. Sie können den Bericht mit den von Ihnen gewünschten Spalten anpassen, z.B. mit einer Spalte für Ihr Budget oder ihn nur für einen eingeschränkten Zeitraum erstellen.

• Die Formatierte Bilanz bildet alle Konten ohne Zwischentotale ab.
• Die Formatierte Bilanz nach Gruppen bildet alle Konten mit Untergruppen bzw. Zwischentotalen ab.

Vergleich der Salden mit dem Budget

Nachdem die effektiven buchhalterischen Transaktionen erfasst wurden, können Sie die Bilanz und Erfolgsrechnung e und erstellen und den Vergleich mit dem Budget vornehmen. Diesen Vergleich im Auge zu behalten ist wichtig, um zu überprüfen, ob alles so läuft, wie Sie es geplant war, oder ob es notwendig ist, Ausgaben zu reduzieren oder verschieben müssen, um das Budget besser einzuhalten die Buchwerte besser abzustimmen und die Finanzplanung für die kommenden Monate nicht zu gefährden.

Um die Bilanz und Erfolgsrechnung mit Endsalden und den Vergleich mit dem Budget zu erhalten, gehen Sie wie folgt vor:

Menü Bericht > Formatierte Bilanz nach Gruppen > Sektion Spalten für Bilanz sowie für Erfolgsrechnung je die Spalten Laufende, Budget sowie Differenz (rechts von Budget). aktivieren.