Vereine | Doppelte Buchhaltung

Dieses Tutorial wurde auf  Grundlage der Informationen der Webseite www.swissaccounting.ch (ehemals www.veb.ch) erstellt. Der Kontenplan ist nach dem System von Herbert Mattle und Dieter Pfaff aufgebaut.

Weitere Informationen:

• Swissaccounting.ch – Ein Leitfaden für Vereine (PDF-Dokument) sowie hilfreiche Informationen für die effiziente Verwaltung von Finanzen und Buchhaltung unter Einhaltung der geltenden Rechts- und Versicherungsvorschriften.
• Kmu.admin.ch – Hilfreiche Informationen zur Gründung eines Vereins.

Datei einrichten

• Erstellen Sie eine neue Datei ausgehend von dieser Vorlage (Template-ID +10943) mit einer der beschriebenen Methoden.
• Erfassen Sie über das Menü Datei > Eigenschaften (Stammdaten) das Anfangs- und Enddatum der Buchhaltung sowie den Namen des Vereins.
• Speichern Sie die Buchhaltungsdatei über das Menü Datei > Speichern unter....
  Es ist hilfreich, im Dateinamen den Namen des Vereins und das Buchhaltungsjahr anzugeben (z.B. "Verein XX-2024.ac2").

Bitte sehen Sie auch: Buchhaltungsdateien lokal, im Netzwerk oder in der Cloud organisieren.

Tabelle Konten

In der Konten-Tabelle dieses Tutorials sind die Konten für Bilanz und Erfolgsrechnung bereits eingerichtet. Um Zwischensummen und detailliertere Auswertungen zu erhalten, sind die Hauptgruppen in verschiedene Untergruppen gegliedert. Der Kontenplan kann vollständig an Ihre Bedürfnisse angepasst werden.

Die Bilanzkonten sind in Gruppen und Untergruppen unterteilt: Umlaufvermögen, Anlagevermögen, Gesamtvermögen (Total Aktiven); kurzfristige Verbindlichkeiten, langfristige Verbindlichkeiten, Kapital und Eigenkapital. Die Erfolgsrechnung wird in Staffelform geführt, wobei die Aufwands- und Ertragskonten nicht nach Gruppen getrennt sind. Für die Verwaltung von Mitgliedern und Projekten stehen Kosten- und Profitstellen zur Verfügung, für unterschiedliche Tätigkeitsbereiche zudem Segmente.

Aktiven

Die Vermögenswerte sind in folgende Hauptgruppen unterteilt:

• Umlaufvermögen
• Anlagevermögen

Passiven

Die Verbindlichkeiten sind in drei Hauptgruppen gegliedert:

• Kurzfristiges Fremdkapital
• Langfristiges Fremdkapital
• Eigenkapital

Geben Sie in der Tabelle Konten > Spalte Eröffnung den Eröffnungssaldo für jedes Konto ein.
Beim Übergang ins neue Jahr werden die Eröffnungssaldi automatisch über das Menü Aktionen > Neues Jahr erstellen übernommen. 

Nach jedem Eintrag in der Tabelle Buchungen werden die Spalten in der Konten-Tabelle automatisch aktualisiert, sodass Sie jederzeit einen klaren und aktuellen Überblick über Ihre finanzielle Situation behalten.

Erfolgsrechnung

Die Erfolgsrechnung (Gewinn- und Verlustrechnung) ist in Einnahmen (Ertrag) und Ausgaben (Aufwand) mit den folgenden Untergruppen gegliedert:

Ertrag

• Mitgliederbeiträge
• Erlöse aus Beiträgen und Spenden
• Erlöse aus Aktivitäten und Dienstleistungen
• Sonstige Erlöse

Aufwand

• Kosten für Tätigkeiten und Dienstleistungen
• Personalaufwand
• Verwaltungskosten
• Abschreibungen und Wertberichtigungen
• Finanzielle Erträge und Aufwendungen
• Direkte Steuern

Weitere Bestandteile des Kontenplans

Die Kosten- und Profitstellen befinden sich am Ende des Kontenplans und ermöglichen eine detaillierte Auswertung der folgenden Bereiche:

• Mitglieder mit Kostenstellen KS3 (;) – Damit können Sie die Detailbuchungen pro Mitglied einsehen sowie Rechnungen für Mitgliederbeiträge, Rundschreiben an Mitglieder, Spendenaufforderungen und Spendenbescheinigungen erstellen und ausdrucken.
• Kosten- und Profitstellen mit KS1 (.) – Damit haben Sie Zugriff auf die Detailtransaktionen einzelner Vereinsprojekte.
• Aktivitätsbereiche mit Segmenten – So sehen Sie, welcher Tätigkeitsbereich des Vereins am erfolgreichsten war bzw. den grössten Gewinn erzielt hat.

Liquiditätsplanung

Die Liquidität ist ein zentrales Element des Vereins: Sie ermöglicht es , die eigenen Aktivitäten zur Erreichung der gesetzten Ziele durchzuführen, frühzeitige abzuschätzen, wie viel Liquidität zur Verfügung stehen wird, Risiken zu minimieren und laufend zu überprüfen, ob man im Einklang mit dem von der Mitgliederversammlung genehmigten Budget bleibt.

Banana Buchhaltung Plus bietet Ihnen die Möglichkeit, sowohl die Liquiditätsplanung als auch die Finanzplanung zu erstellen.

Entdecken Sie die verschiedenen Funktionen der Finanzplanung in unserer Dokumentation:

• Budget und Planungen
• Vorlage für die Finanz- und Liquiditätsplanung

Budget-Buchungen eingeben

Geben Sie das Budget in der Budget-Tabelle ein, basierend auf der Methode der doppelten Buchführung. Verwenden Sie den gleichen Kontenplan, der bereits für die Finanzbuchhaltung zur Verfügung steht. Sie müssen lediglich mit der Erfassung der Einträge beginnen, die normalerweise im Laufe der Monate stattfinden, indem Sie diese als Buchungen eingeben. Erfassen Sie auch die Bewegungen, die Sie nur einmal im Jahr haben werden oder die sich nur vierteljährlich wiederholen. In der Tabelle gibt es eine Spalte Wiederholung, die es dem Programm ermöglicht, je nach eingegebenen Zeitraum automatisch die Jahresgesamtsumme mit allen Details zu berechnen.

Wenn Sie die Buchungen eingeben, werden auch die Konten im Soll und im Haben erfasst, als ob Sie die tatsächliche Buchhaltung eingeben würden. Auf diese Weise erhalten Sie unter Verwendung aller im Kontenplan verfügbaren Konten alle Bewegungen der Liquiditätskonten, der anderen Bilanzkonten und der Gewinn- und Verlustrechnung.

Wir empfehlen Ihnen, mit den folgenden Buchungen zu beginnen, um sich einen Überblick zu verschaffen:

Für die Vereinserlöse ist es schwieriger, Prognosen zu erstellen. Wir raten Ihnen, diese Beträge auf der Grundlage der Vereinseinnahmen des gleichen Zeitraums des Vorjahres einzutragen und dabei die Vereinsanlässe zu beachten, die geplant sind, sowie auch andere besondere Ereignisse wie z. B. die Anschaffung neuer Geräte oder andere Investitionen.

Sie müssen immer in die Budget-Tabelle eingetragen werden, indem Sie die Konten der Erfolgsrechnung sowie der Liquiditätskonten verwenden.

Kontoauszug 'Budget'

Wenn Sie Ihr Vereinsbudget erfassen, können Sie alle Daten für jeden Kosten- oder Ertragsposten in den entsprechenden Registerkarten gruppieren lassen, genau wie die tatsächlich erfassten Daten.

Auf diese Weise können Sie alle Details jedes Kontoauszuges oder auch diejenigen einer Kontengruppe sehen und ständig überprüfen, ob die budgetierten Daten mit den gebuchten Daten übereinstimmen, dies auch dank der Grafik, die Ihnen eine sofortige Vergleichsmöglichkeit bietet.

Um eine oder mehrere Budget-Auszüge zu erhalten, gehen Sie wie folgt vor:

• Menü Berichte > Kontoauszüge... > Budget Buchungen aktivieren.

Budget Finanzplanung

Sobald Sie mit der Erfassung Ihrer Budgetbuchungen fertig sind, können Sie anhand der Bilanz und Erfolgsrechnung die Auswirkungen auf die Liquidität sehen. Sie können jederzeit auf die Budget-Tabelle zurückkehren und die Beträge für die Positionen ändern, die Sie für angemessen halten.

Die Cashflow-Planung ist eine sehr wirksame und erfolgreiche Strategie, die es Ihnen ermöglicht, Ihre Entscheidungen in Bezug auf die Vereinsaktivitäten des Vereins besser zu bewerten.

Um das Finanzplanungsbudget zu erhalten, gehen Sie wie folgt vor:

Menü Bericht > Formatierte Bilanz nach Gruppen > Sektion Spalten, im Bereich 'Bilanz' die Option Budget aktivieren.

Prognostizierte Erfolgsrechnung

Mit der Erfolgsrechnung können Sie sehen, wie sich Ihre Prognose auf die Kosten und Einnahmen auswirkt und ob Sie mit den geplanten Einnahmen Ihre voraussichtlichen Kosten decken können.

Um die Erfolgsrechnung für Ihre Finanzplanung zu erhalten, gehen Sie wie folgt vor:

Menü Bericht > Formatierte Bilanz nach Gruppen > Sektion Spalten, im Bereich 'Erfolgsrechnung' die Option Budget aktivieren.

Effektive buchhalterische Transaktionen erfassen

In der Buchungen-Tabelle geben Sie alle täglichen Buchungen ein. Um die Eingabe zu beschleunigen, empfehlen wir Ihnen, die verschiedenen Funktionen von Banana Buchhaltung zu nutzen:

• Die Funktion für die Auto-Vervollständigung für die Dateneingabe erlaubt Ihnen, bereits eingegebene Daten automatisch wieder abzurufen.
• Die Funktion der Sich wiederholenden Buchungen (Menü Aktionen) erlaubt Ihnen, in einer speziellen Tabelle Buchungen zu speichern, welche wieder vorkommen werden.
• Der Import der Daten Ihres Bankkontoauszuges ermöglicht es Ihnen, alle Bankbewegungen automatisch zu übernehmen.
• Sie können jede Buchung mit dem entsprechenden Beleg in digitaler Form verknüpfen und diesen mit einem einfachen Mausklick anzeigen.
  Sehen Sie bitte auch Buchhaltungsdateien und digitale Belege, um Ihre Dokumente besser zu organisieren.
• Verwenden Sie den Befehl Zeilen sortieren > nach Datum, um die Buchungszeilen nach Datum zu sortieren.
• Verwenden Sie den Befehl Ausdrucken/Druckvorschau, um das Journal zu drucken oder in PDF-Format zu exportieren.

 
Formatierte Bilanz

Um die Bilanz und Erfolgsrechnung anzuzeigen, fühlen Sie aus Menü Berichte den Befehl Formatierte Bilanz oder Formatierte Bilanz nach Gruppen aus. Sie können den Bericht mit den von Ihnen gewünschten Spalten anpassen, z.B. mit einer Spalte für Ihr Budget oder ihn nur für einen eingeschränkten Zeitraum erstellen.

• Die Formatierte Bilanz bildet alle Konten ohne Zwischentotale ab.
• Die Formatierte Bilanz nach Gruppen bildet alle Konten mit Untergruppen bzw. Zwischentotalen ab.

Vergleich der Salden mit dem Budget

Nachdem die effektiven buchhalterischen Transaktionen erfasst wurden, können Sie die Bilanz und Erfolgsrechnung e und erstellen und den Vergleich mit dem Budget vornehmen. Diesen Vergleich im Auge zu behalten ist wichtig, um zu überprüfen, ob alles so läuft, wie Sie es geplant war, oder ob es notwendig ist, Ausgaben zu reduzieren oder verschieben müssen, um das Budget besser einzuhalten die Buchwerte besser abzustimmen und die Finanzplanung für die kommenden Monate nicht zu gefährden.

Um die Bilanz und Erfolgsrechnung mit Endsalden und den Vergleich mit dem Budget zu erhalten, gehen Sie wie folgt vor:

Menü Bericht > Formatierte Bilanz nach Gruppen > Sektion Spalten für Bilanz sowie für Erfolgsrechnung je die Spalten Laufende, Budget sowie Differenz (rechts von Budget). aktivieren.