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Am Ende jedes Geschäftsjahres müssen Sie nichts schliessen oder löschen, um im neuen Jahr weiterzuarbeiten. In Banana Buchhaltung wird jedes Geschäftsjahr in einer eigenen, separaten Datei geführt.
Der Befehl Neues Jahr erstellen bereitet die Datei für das Folgejahr vor, ohne die aktuelle Datei zu verändern. Sie können diesen Befehl also ohne Bedenken ausführen – die Datei des alten Jahres bleibt vollständig erhalten.
Datei für das neue Jahr erstellen
Um das neue Geschäftsjahr zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
- Wählen Sie im Aktionen > Neues Jahr erstellen.
- Das Programm erstellt eine neue Datei für das Folgejahr und übernimmt automatisch:
- den gleichen Kontenplan
- alle benutzerdefinierten Einstellungen
- die Endsaldi des alten Jahres als Anfangssaldi für das neue Jahr.
- Speichern Sie die neue Jahresdatei mit einem aussagekräftigen Namen (z.B. "Buchhaltung_2026.ac2"), damit Sie sie bei Bedarf schnell wiederfinden.
Es bestehen nun zwei separate Dateien:
- eine Datei für das Vorjahr,
- eine Datei für das neue Jahr.
Funktionen des Befehls 'Neues Jahr erstellen'
Wenn Sie den Befehl Neues Jahr erstellen verwenden, führt das Programm folgende Aktionen aus:
- Es wird eine neue Datei ohne Namen erstellt (damit Sie selbst entscheiden können, wie Sie sie speichern möchten).
- Es werden Saldo-Werte übertragen:
- Die Schlussbestände der Konten → werden als Eröffnungssaldi übernommen.
- Die Saldi aus dem Bericht → werden in die Spalte Vorjahr eingetragen.
- Die Dateieigenschaften werden aktualisiert:
- Das Anfangs- und Enddatum des Geschäftsjahres wird automatisch um ein Jahr verschoben.
- Es wird eine Verknüpfung mit der Datei des Vorjahres hergestellt.
- Die Auto-Vervollständigung der Buchungen wird aktiviert (über die Registerkarte Optionen).
- Bewegungen aus der Tabelle 'Budget':
- Falls in der Tabelle Budget Daten vorhanden sind, werden die Bewegungen ins neue Jahr übertragen – gemäss den gewählten Einstellungen.
Gleichzeitiges Arbeiten im alten und neuen Jahr
Wenn Sie die Buchhaltung des Vorjahres noch nicht abgeschlossen haben, können Sie mit beiden Dateien gleichzeitig arbeiten:
- In der Datei des neuen Jahres → erfassen Sie die Bewegungen des neu begonnen Jahres.
Sie können auch den Kontenplan, die MWST-Sätze oder andere Einstellungen anpassen – ohne die Vorjahresdatei zu verändern. - In der Datei des Vorjahres → geben Sie alle Vorgänge ein, um das Jahr abzuschliessen, und führen die typischen Operationen wie Abschlüsse, Kontrolle der Bilanzen, Druck der Bilanzen usw. durch.
Anfangssaldi aktualisieren
Wenn Sie nach dem Erstellen des neuen Jahres noch weitere Buchungen in der Datei des Vorjahres erfassen, gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie die Datei des neuen Jahres.
- Führen den Menübefehl Aktionen > Eröffnungssaldi aktualisieren aus.
So werden alle Änderungen, die in der Vorjahresdatei vorgenommen wurden, in das neue Jahr übernommen. Dies sollte spätestens dann erfolgen, wenn im Vorjahr keine weiteren Änderungen mehr erforderlich sind.
Hinweis für Nutzer des Professional-Plans
Wenn Sie ein Professional-Aboplan von Banana Buchhaltung Plus haben, kann im neuen Jahr im Info-Fenster eine Meldung erscheinen, die sich auf die Funktionen des Advanced-Plans bezieht:
Professional-Plan. Die Funktionen des Advanced-Plans sind bis zu 70 Buchungszeilen verfügbar.
Das bedeutet, dass Sie die Funktionen des Advanced-Plans innerhalb der ersten 70 Buchungszeilen nutzen können – dies erfolgt im Rahmen einer automatisch aktivierten Testphase.
Vorjahresbuchhaltung prüfen
Bevor Sie die Anfangssaldi im neuen Jahr aktualisieren, stellen Sie sicher, dass die Daten des Vorjahres vollständig und korrekt sind. So vermeiden Sie Abweichungen zwischen den Schlussbeständen und den Eröffnungssaldi.
Vorgehensweise:
- Erfassen Sie alle Abschlussbuchungen (z.B. Rechnungen, Steuern, Abschreibungen usw.).
- Verwenden Sie die Funktion Kontrollen und Prüfungen des Jahresabschlusses, um die Buchhaltung automatisch auf Fehler zu überprüfen.
- Wenn Sie den Advanced-Plan nutzen, setzen Sie die Filterfunktion ein. Diese ist besonders in der Abschlussphase hilfreich, um schnell Zeilen mit denselben Texten oder Beträgen zu finden und zu korrigieren.
- Drucken oder speichern Sie die Abschlussberichte für Ihr Archiv.
Gewinn/Verlust vortragen (Einnahmen-Ausgaben-Buchhaltung)
In der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EÜR) ist es nicht erforderlich, den Jahresgewinn oder -verlust wie in der doppelten Buchhaltung aufzuteilen.
Die Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben wird im neuen Geschäftsjahr automatisch als Erhöhung oder Verminderung des Eigenkapitals übernommen.
Wenn Sie die in den Vorjahren erzielten Gewinne oder Verluste nachverfolgen möchten, können Sie in der Tabelle Konten ein spezielles Konto 'Geschäftsergebnis Vorjahre' einrichten und den Betrag manuell in der Spalte Eröffnung eintragen.
Regeln in der Tabelle 'Wiederkehrende Buchungen' prüfen
Wenn Sie den Befehl Neues Jahr erstellen ausführen, übernimmt das Programm alle Buchungen mit Regeln in die Datei des neuen Jahres.
Bevor Sie mit der Verbuchung der Bewegungen im neuen Jahr beginnen, empfiehlt es sich, alle Buchungen mit Regeln in der Tabelle Wiederkehrende Buchungen zu überprüfen und gegebenenfalls zu aktualisieren.
Wenn bestimmte Bedingungen nicht mehr gültig sind, können Sie:
- Konto, Gegenkonto, MWST/USt-Code, Kostenstelle (KS3) oder Segmente anpassen,
- veraltete Buchungen löschen,
- neue Buchungen mit Regeln hinzufügen.
Wenn Sie in der Tabelle Wiederkehrende Buchungen zusätzlich weitere Buchungstypen gespeichert haben, wie zum Beispiel:
dann sollten auch diese überprüft und aktualisiert werden.
Diese Kontrolle gleich zu Beginn hilft, Fehler und spätere Korrekturen sowohl in der Tabelle 'Buchungen' als auch in der Tabelle 'Wiederkehrende Buchungen' zu vermeiden.