Association | Comptabilité en partie double

Le modèle a été créé en fonction des informations disponibles sur le site www.veb.ch. Le plan comptable est structuré selon la vision des messieurs Herbert Mattle et Dieter Pfaff.

Sur la page suivante https://www.veb.coach/rechungswesen, vous trouverez un PDF ainsi que des informations utiles sur la manière de gérer au mieux les finances et les comptes, et de respecter les dispositions légales et les règles en matière d'assurance.

Des informations sur les Associations sont également disponibles sur le site web de la Confédération, à l'adresse suivante: https://www.kmu.admin.ch/kmu/fr/home/savoir-pratique/creation-pme/creat…

Créez votre fichier

• Créer un nouveau fichier en partent de cet modéle (Template ID  +10943), avec l'une des méthodes expliquées.
• A' partir du Menu, Fichier > Propriétés Fichier définir la période et le nom de l'entreprise.
• A' partir du Menu,  Fichier >  Enregister sous, sauvegarder le fichier. Il est utile d'indiquer dans le nom du fichier, le nom de l'association et l'année. Par exemple "Association XX-2022.ac2".

Regarder aussi Organisez vos fichiers comptables localement, sur le réseau ou dans le nuage.

Tableau Comptes 

Dans le tableau Comptes, lorsque vous ouvrez le modèle que nous proposons, vous trouverez le bilan et les comptes de résultats déjà établis. Pour des totaux intermédiaires et des détails plus intéressants, les groupes principaux sont divisés en plusieurs sous-groupes. Vous pouvez personnaliser l'ensemble du plan en fonction de vos besoins.

Les comptes de bilan sont divisés en groupes et sous-groupes : Actif circulant, Actif immobilisé, Actif total ; Dettes à court terme, Dettes à long terme, Fonds et Capitaux propres. Le compte de résultat est sous forme scalaire. Il existe des centres de coûts et de profits pour gérer les membres et les projets et des segments pour gérer les différents secteurs.

Actifs

Les actifs sont répartis entre les principaux groupes suivants :

• Actifs circulants.
• Actif fixe.

Passifs

Les passifs sont divisés en trois groupes principaux : 

• Capitaux à court terme.
• Capitaux à long terme.
• Capitaux propres.

Dans le tableau Comptes, colonne Ouverture, saisissez le solde d'ouverture de chaque compte.
Lors du passage à la nouvelle année, le solde d'ouverture est rapporté automatiquement, à partir du menu Actions > Créer Nouvelle année.

Après chaque écriture, les colonnes du tableau Comptes sont immédiatement mises à jour, ce qui vous permet d'avoir une vue d'ensemble claire et immédiate de la situation financière.

Compte de Résultat

Le compte de résultat est divisé en Recettes et Dépenses, avec les sous-groupes suivants :

Recettes

• Droits d'adhésion
• Recettes provenant des contributions
• Revenus des activités et services
• Autres revenus

Dépenses

• Coûts des activités et des services
• Frais de personnel
• Charges administratives
• Amortissements et corrections de valeur
• Charges et produits financiers
• Impôts directs

Autres éléments du plan comptable

Des centres de profit sont créés à la fin du plan comptable afin de disposer de tous les détails pour les groupes suivants :

• Liste des membres, gérée dans CC3 ( ;) - Permet d'avoir les détails de chaque membre, ainsi que d'imprimer les abonnements et les certificats de donation.
• Projets, gérés avec CC1 (.) - Permet d'avoir les détails de chaque projet.
• Secteurs d'activité, gérés avec Segments - Pour savoir quel secteur d'activité a été le plus intéressant et a généré le plus de bénéfices.

Planification de la liquidité

La liquidité est le pilier principal de l'Association : elle permet de mener à bien les activités pour atteindre les objectifs fixés ; de prévoir à l'avance la quantité de liquidités disponibles, en minimisant les risques ; et de vérifier constamment si l'on est en ligne avec le budget approuvé par l'assemblée des membres.

Banana Comptabilité vous offre la possibilité de créer aussi bien le plan de liquidité que le budget économique.

Vous pouvez découvrir les différentes fonctions de la Prévision dans notre Documentation :

• Budget et prévisions finacières 
• Modèle de plan financier

Saisir les écritures du budget

Vous saisissez le devis dans le tableau Budget, en vous basant sur la méthodologie de la comptabilité en partie double. Vous utilisez le même plan comptable que celui déjà disponible pour la comptabilité générale. Il suffit de commencer à enregistrer les opérations qui se succèdent habituellement au fil des mois, en ne passant qu'une seule écriture. Vous devez également enregistrer les opérations qui se produisent une fois par an ou qui se répètent au cours des trimestres. Le tableau comporte une colonne Répétition qui, en fonction de l'option de période introduite, permet au programme de calculer automatiquement le total avec tous les détails.

Lorsque vous saisissez les opérations, le programme enregistre également les comptes, en débit et en crédit, comme si vous saisissiez les comptes réels. De cette façon, en utilisant tous les comptes disponibles dans le plan comptable, vous aurez tous les mouvements des comptes de trésorerie, des autres comptes d'actifs et du compte de résultat.

Nous vous conseillons de commencer par les écritures suivantes pour avoir une vue d'ensemble :

Pour les recettes, il est plus difficile de faire des prévisions. Nous vous conseillons d'inscrire les montants sur la base des recettes de la même période de l'année précédente, en évaluant les événements qui auront lieu ou en vous concentrant sur d'autres événements spéciaux, tels que l'achat de nouveaux équipements ou d'autres investissements.

Vous devrez toujours enregistrer dans le tableau Budget, en utilisant les comptes de pertes et profits et les comptes de trésorerie.

Fiche de compte Budget

Si vous saisissez votre Budget, vous pouvez faire regrouper toutes les données pour chaque poste de coût ou de recette dans les onglets correspondants, tout comme les données réelles enregistrées.

Vous pourrez ainsi voir tous les détails de chaque fiche ou groupe de comptes et vérifier en permanence si les données budgétées sont conformes aux données comptabilisées, grâce également au graphique qui vous offre une vue immédiate pour effectuer des comparaisons.

Pour activer un ou plusieurs onglets du budget, procédez comme suit :

• Menu Rapports > Fiches de compte > activer Mouvements budget.

Budget Planification financière

Dès que vous avez terminé vos écritures de prévision, en consultant le budget et le compte de résultat, vous savez quel sera l'impact sur les liquidités. Vous pouvez toujours revenir au tableau des prévisions et modifier les montants des positions que vous jugez appropriées.

La planification des flux de trésorerie est une stratégie très valable et fructueuse qui vous permet d'évaluer plus judicieusement vos décisions concernant les activités de l'association.

Pour obtenir le budget de planification financière, cliquez sur :

Menu Rapport > Budget embelli avec groupes > section Colonnes, activer dans le Bilan Budget. 

Prévision des coûts et des recettes

Dans le Compte de Résultat, vous pouvez voir l'impact de vos prévisions sur les coûts et les recettes et voir si, avec les recettes budgétées, vous serez en mesure de couvrir vos coûts.

Pour obtenir le budget de planification financière, cliquez sur :

Menu Rapport > Budget embelli avec groupes > section Colonnes, activer dans le Compte de Résultat du Budget.

Enregistrer les mouvements finaux

Dans le tableau Écritures, vous inscrivez tous les mouvements quotidiens. Si vous souhaitez accélérer le processus de saisie, nous vous recommandons d'utiliser les différentes fonctions de Banana :

• La fonction Saisie sémi-automatique écritures répétées permet de récupérer automatiquement les données déjà introduites.
• La fonction Ecritures répétées (menu Actions) permet de mémoriser les écritures répétitives dans un tableau spécial.
• L'importation de données à partir de l'extrait de compte permet de reprendre automatiquement tous les mouvements bancaires.
• Vous pouvez lier chaque écriture à la justification correspondante en format numérique et, d'un simple clic, vous pouvez visualiser le document.
• Voir aussi Fichiers comptables et justificatifs numériques pour mieux organiser vos documents.
• La commande Trier les écritures par date permet de trier les lignes par ordre de date.
• La commande Impressions/Apercu permet d'imprimer ou d'exporter le journal au format PDF.

 Rapport formaté

Pour visualiser le rapport, cliquez sur le menu Rapport, puis sur la commande Rapport formaté ou Rapport formaté par groupes. Vous pouvez personnaliser le rapport en y ajoutant les colonnes que vous souhaitez voir, par exemple la colonne correspondant à votre budget ou les rapports par période.

• Le Rapport formaté affiche tous les comptes et toutes les catégories sans aucun sous-groupe.
• Le Rapport formaté par groupes affiche tous les comptes et toutes les catégories, y compris les sous-groupes.

Vérifier les soldes par rapport au Budget

Lorsque les chiffres définitifs ont été enregistrés, vous pouvez consulter le bilan et le compte de résultat et les comparer au budget. Garder un œil sur la comparaison est un excellent moyen de vérifier si tout se déroule comme vous l'avez prévu dans le budget ou si vous devez ajuster certains montants pour vous rapprocher des valeurs comptables et ne pas compromettre les prévisions pour les mois suivants.

Pour obtenir le bilan final et le bilan budgété avec comparaison, cliquez sur :

Menu Rapport > Bilan formaté avec groupes > Section Colonnes, activez dans le bilan et le compte de résultat Courant, Budget et Différence.