Regole per il completamento automatico delle registrazioni importate

Le Regole di Banana Contabilità permettono di completare automaticamente le registrazioni contabili create a partire dai movimenti bancari importati. Sviluppate da Banana Contabilità in collaborazione con i propri utenti, si basano su logiche deterministiche: a parità di condizioni, producono sempre lo stesso risultato secondo i criteri definiti dall'utente, risultando più efficienti e sicure rispetto alle logiche probabilistiche utilizzate dall'AI. Questo consente di velocizzare la registrazione dei movimenti bancari, ridurre gli inserimenti manuali e applicare in modo coerente i criteri contabili stabiliti dall'utente.

Le Regole sono istruzioni definite dall'utente che indicano al programma quali movimenti riconoscere e come completarli. Possono, per esempio, inserire automaticamente la contropartita, il Codice IVA, i centri di costo, i segmenti e altre informazioni contabili.

Di seguito il video introduttivo delle Regole, e i video per le modalità di creazione delle Regole:

• ▶ Video: Importa e completa le registrazioni in automatico (introduzione) - 0'55"
• ▶ Video: Regole per completare le registrazioni importate (dialogo Applica regole) - 7'26"
• ▶ Video: Regole per completare le registrazioni importate (tabella Registrazioni ricorrenti) - 5'54"

Questa funzionalità è disponibile solo con il piano Advanced di Banana Contabilità Plus (dalla versione 10.1). 

Cosa sono le Regole?

Quando importi i movimenti bancari nella tabella Registrazioni, alcuni dati provengono direttamente dall'estratto conto, mentre le informazioni contabili necessarie per completare la registrazione devono essere aggiunte.

Tra queste possono esserci:

• contropartita Dare o Avere
• codice IVA
• centri di costo
• segmenti
• altre informazioni contabili.

Esempio: nell'estratto conto è presente un pagamento a "Swisscom". La relativa registrazione deve essere completata indicando:

• Conto Dare: Spese telefoniche
• Codice IVA: I81.

Senza una Regola, queste informazioni devono essere inserite manualmente. Con una Regola, Banana Contabilità riconosce il movimento e completa automaticamente la registrazione secondo le istruzioni definite dall'utente.

A seconda della modalità di lavoro, le Regole possono essere create prima oppure durante l'applicazione ai movimenti importati. Una volta create, possono essere riutilizzate per le importazioni successive.

Come funzionano le Regole

Le Regole sono delle righe di registrazioni preimpostate, che contengono informazioni utili al programma per:

• Identificare le registrazioni importate da completare
  Per esempio, se nella colonna Descrizione della Regola inserisci "Swisscom", la Regola viene applicata ai movimenti importati che contengono "Swisscom".
• Definire come completare la registrazione.
  Per esempio:
  • Nella colonna Conto Dare puoi indicare il conto "Spese telefoniche".
  • Nella colonna IVA puoi indicare il codice "I81".

Le regole di completamento sono salvate nella Tabella Registrazioni ricorrenti. Puoi crearle e modificarle direttamente nella tabella o usare il dialogo Aggiungi/Modifica regole, durante l'applicazione delle regole.

Cosa possono fare le Regole

Il sistema di Regole di Banana Contabilità consente un elevato grado di automazione, mantenendo definiti e verificabili i criteri utilizzati.

• Criteri di applicazione precisi – Le Regole possono utilizzare più informazioni, come testo, numero di contratto o importo, per identificare correttamente le registrazioni a cui applicarsi. Per esempio, i pagamenti alla stessa assicurazione possono essere attribuiti a conti diversi in base al numero di contratto.
• Completamento di più elementi – Una Regola può completare contemporaneamente contropartita, Codice IVA, centri di costo, segmenti e altri dati della registrazione.
• Registrazioni multiple – Da un singolo movimento bancario è possibile creare più registrazioni, automatizzando operazioni che vanno oltre la semplice categorizzazione.
• Segnalazione delle eccezioni – Le Regole possono evidenziare i movimenti che richiedono un intervento manuale, per esempio tramite colori, valori temporanei o note.
• Anteprima e controllo – È possibile verificare in anticipo quali Regole verranno applicate, a quali registrazioni e in base a quali elementi.
• Controllo dei conflitti – Il programma segnala Regole duplicate o in conflitto.
• Annulla e ripeti – L'applicazione delle Regole può essere annullata e ripetuta.

Procedura di lavoro

1. Importa i movimenti bancari
   Il programma crea le righe di registrazione con data, descrizione, importo, conto, numero documento, cambi.
2. Crea la regola con una delle modalità previste.
3. Nella tabella Registrazioni il programma completa in automatico tutti i movimenti importati completi di contropartita, codici IVA, centri di Costo e altro.
4. Nella tabella Registrazioni Ricorrenti il programma salva le registrazioni con le Regole.

Come creare le Regole

Abbiamo creato un sistema che prevede diverse modalità per la creazione delle Regole. Puoi scegliere tu come preferisci lavorare:

• Regole dalla tabella Registrazioni
• Regole da tabella Registrazioni ricorrenti
• Regole da dialogo Applica regole

Caratteristiche delle regole di Banana Contabilità

Banana Contabilità offre un sistema di Regole avanzato, che consente un elevato grado di automazione mantenendo precisione, controllo e affidabilità.

• Criteri di applicazione precisi – Le Regole possono utilizzare più informazioni, come testo, numero di contratto o importo, per identificare correttamente le registrazioni a cui applicarsi. Ad esempio, i pagamenti alla stessa assicurazione possono essere attribuiti a conti diversi in base al numero di contratto.
• Completamento di più elementi – Una Regola può completare contropartita, Codice IVA, centri di costo, segmenti e altri dati della registrazione.
• Registrazioni multiple – Da un singolo movimento bancario è possibile creare più registrazioni, automatizzando operazioni che vanno oltre la semplice categorizzazione.
• Segnalazione delle eccezioni – Le Regole possono evidenziare i movimenti che richiedono un intervento manuale, ad esempio tramite colori, valori temporanei o note.
• Anteprima e controllo – È possibile verificare in anticipo quali Regole verranno applicate, a quali registrazioni e in base a quali elementi.
• Controllo dei conflitti – Il programma segnala Regole duplicate o in conflitto.
• Annulla e ripeti – L'applicazione delle Regole può essere annullata e ripetuta.

I vantaggi delle regole

L'utilizzo delle Regole permette di:

• completare in pochi secondi le registrazioni importate
• ridurre gli inserimenti manuali, gli errori e le dimenticanze
• applicare in modo coerente i criteri contabili definiti
• verificare come sono stati registrati determinati movimenti
• delegare più facilmente il lavoro di importazione e completamento dei dati contabili
• permettere al revisore o al responsabile contabile di definire come registrare determinate operazioni
• utilizzare l'automazione immediatamente, senza una base dati di apprendimento
• aggiungere, modificare o eliminare le Regole in qualsiasi momento.

Passaggio al nuovo anno

Quando crei il file del nuovo anno dal menu Azioni > Crea nuovo anno, tutte le Regole presenti nella tabella Registrazioni ricorrenti, vengono riprese e inserite nel nuovo file.
Quando importi i movimenti dall'estratto conto, le Regole vengono subito applicate.

Puoi aggiungere nuove Regole e adattare quelle esistenti alle nuove necessità, per esempio in caso di:

• modifica delle aliquote IVA
• aggiunta o eliminazione di conti
• cambiamento dei criteri di registrazione.

Copiare le Regole da un file all'altro

Quando crei un nuovo file, puoi copiare le regole da un file all’altro, a partire dalla tabella Registrazioni ricorrenti:

• Vai nella tabella Registrazioni ricorrenti.
  Verifica la disposizione delle colonne affinché siano uguali in entrambi i file.
• Seleziona le righe delle Regole che vuoi copiare.
• Copia le righe dal menu Modifica > Copia righe, oppure con la combinazione dei tasti Ctrl + C.
• Incolla le righe copiate nella tabella Registrazioni ricorrenti nel nuovo file dal menu Modifica > Inserisci righe copiate, oppure con la combinazione dei tasti Ctrl + V.

Algoritmi deterministici vs. probabilistici (AI)

L'Intelligenza Artificiale (AI) offre nuove possibilità di automazione, ma i sistemi basati su algoritmi probabilistici presentano ancora dei limiti quando vengono utilizzati per completare registrazioni contabili.

La categorizzazione di base di un movimento può essere relativamente semplice. Quando però occorre determinare con precisione più elementi — come contropartita, Codice IVA, centri di costo o segmenti — aumenta la complessità e con essa il rischio di risultati errati.

In contabilità anche un numero limitato di errori può essere problematico: se il risultato non è sufficientemente affidabile, il contabile deve ricontrollare il lavoro svolto automaticamente, riducendo il vantaggio dell'automazione. Inoltre, con un sistema probabilistico può essere difficile ricostruire esattamente perché una determinata scelta sia stata effettuata.

Le Regole di Banana Contabilità seguono una logica deterministica: a parità di condizioni, la stessa Regola produce sempre lo stesso risultato, secondo i criteri definiti dall'utente, che mantiene così il pieno controllo sul completamento delle registrazioni.

Questo permette di:

• Gestire registrazioni complesse con precisione, completando contemporaneamente contropartita, IVA, centri di costo, segmenti e altri elementi.
• Ottenere risultati prevedibili e verificabili, sapendo esattamente quale Regola è stata applicata e perché.
• Adattarsi immediatamente ai cambiamenti, modificando una Regola quando cambiano aliquote IVA, piano dei conti o altre esigenze contabili.
• Automatizzare anche operazioni poco frequenti, senza necessità di una fase di apprendimento o di un numero minimo di transazioni precedenti.
• Creare una base di conoscenza contabile, dove le Regole documentano come devono essere registrate determinate operazioni e possono essere consultate, modificate, copiate o eliminate.

Le Regole non cercano quindi di sostituire il contabile nelle decisioni: è il contabile a definire come deve lavorare il programma, ottenendo un'automazione precisa, trasparente e sotto il suo controllo.

Funzionalità al momento non disponibili

Al momento le Regole non permettono di:

• modificare automaticamente il testo della registrazione per accorciarlo o semplificarlo
• utilizzare, nelle registrazioni su più righe, formule che calcolano gli importi sulla base dell'importo del movimento importato
• applicare una Regola in base alla data della registrazione, utilizzando come condizione la colonna Data.