En este artículo
La Inteligencia Artificial (IA) se utiliza cada vez más en los sistemas de automatización. En colaboración con nuestros usuarios, hemos desarrollado sin embargo un sistema de autocompletado de los asientos importados basado en reglas definidas y controladas por el propio usuario, por lo tanto, basadas en algoritmos deterministas y no probabilísticos (IA).
Esta funcionalidad automatiza y simplifica el proceso de registro contable, permitiendo ahorrar tiempo y reducir errores en la introducción de datos.
Las Reglas son registros predefinidos que incluyen toda la información necesaria para completar automáticamente las operaciones contables de manera precisa y rápida.
A continuación el vídeo introductorio de las Reglas, y los vídeos sobre cómo crearlas:
- ▶ Vídeo: Importar y completar registros automáticamente (introducción) - 0'55"
- ▶ Vídeo: Reglas para completar registros importados (diálogo Aplicar reglas) - 7'26"
- ▶ Vídeo: Reglas para completar registros importados (tabla Registros memorizados) - 5'54"
Esta funcionalidad está disponible únicamente con el plan Advanced de Banana Contabilidad Plus (versión 10.1 o superior). También se puede probar con los planes Free o Professional hasta 70 líneas de transacción.
¿Qué son las Reglas?
Las Reglas son filas de registros predefinidas que contienen información útil para que el programa pueda:
- Identificar los registros importados que deben completarse
Si introduces en la columna Descripción "Swisscom", la regla se aplicará a los registros importados que contengan en la descripción el texto "Swisscom". - Indicar los elementos para completar el registro
- En la columna Cuenta Débito introduce la cuenta "Gastos telefónicos".
- En la columna IVA introduce el código "I81".
Las reglas de autocompletado se guardan en la tabla de Registros memorizados. Puedes introducirlas y modificarlas directamente en la tabla o utilizar el diálogo Añadir/Modificar reglas durante la fase de aplicación de reglas.
¿Para qué sirven las Reglas?
Normalmente, cuando importas transacciones bancarias en la tabla Registros, debes completar manualmente los registros añadiendo la contrapartida en Débito o Crédito, el código de IVA, los Centros de coste u otra información.
Ejemplo: cuando importas un movimiento de salida que indica un pago a la empresa "Swisscom", deberás completar la columna Cuenta Débito con "Gastos telefónicos" y la columna Código IVA con "I81".
Con la creación de Reglas, los movimientos importados son completados automáticamente por el programa, sin intervención manual.
Dependiendo del método utilizado para crear las reglas, estas pueden generarse antes o durante la importación. Una vez creadas, se aplican automáticamente en todas las futuras importaciones.
Procedimiento de trabajo
- Importa los movimientos bancarios
El programa crea las filas con fecha, descripción, importe, cuenta, número de documento, tipo de cambio. - Crea la regla utilizando uno de los métodos disponibles.
- En la tabla Registros, el programa completa automáticamente todos los movimientos importados con contrapartida, códigos de IVA, centros de coste y más.
- En la tabla Registros memorizados el programa guarda los registros con las Reglas.
Métodos para crear Reglas
Hemos creado un sistema que ofrece diferentes métodos para crear Reglas. Tú eliges cómo prefieres trabajar:
- Reglas desde la tabla Registros
- Reglas desde la tabla Registros memorizados
- Reglas desde el diálogo Aplicar Reglas
Ventajas de las Reglas
Las ventajas del sistema de autocompletado son inmediatamente evidentes:
- Completas los registros en segundos.
- Alto nivel de control y precisión.
- Evitas errores y omisiones.
- Puedes delegar fácilmente el trabajo de importar datos contables.
- Puedes ver cómo se han registrado ciertos movimientos.
- El auditor puede definir cómo registrar determinadas operaciones.
- Funciona de inmediato, incluso sin una base de datos de aprendizaje.
- Puedes añadir, modificar y eliminar reglas en cualquier momento.
Paso al nuevo año
Cuando creas el archivo del nuevo año desde el menú Acciones > Crear nuevo año, todas las Reglas presentes en la tabla Registros memorizados se trasladan e insertan en el nuevo archivo.
Cuando importas los movimientos del extracto bancario, las Reglas se aplican de inmediato.
Puedes añadir nuevas Reglas y adaptar las existentes a nuevas necesidades, como por ejemplo el cambio del IVA, la adición o eliminación de cuentas.
Copiar Reglas de un archivo a otro
Cuando creas un nuevo archivo, puedes copiar las reglas de un archivo a otro desde la tabla Registros memorizados:
- Ve a la tabla Registros memorizados
Asegúrate de que la disposición de las columnas sea la misma en ambos archivos. - Selecciona las filas de las Reglas que deseas copiar.
- Copia las filas desde el menú Editar > Copiar filas, o con la combinación Ctrl + C.
- Pega las filas copiadas en la tabla Registros memorizados del nuevo archivo desde el menú Editar > Pegar filas copiadas, o con la combinación Ctrl + V.
Algoritmos deterministas vs. probabilísticos (IA)
La Inteligencia Artificial (IA) se utiliza cada vez más en los sistemas de automatización. Sin embargo, los sistemas basados en algoritmos probabilísticos no son adecuados para el ámbito contable, donde los registros deben ser exactos.
En colaboración con nuestros usuarios, hemos desarrollado un sistema para el autocompletado de registros importados basado en Reglas, es decir, en algoritmos deterministas.
Es un enfoque más alineado con la lógica contable, porque:
- El enfoque probabilístico conlleva una serie de riesgos en el ámbito contable y fiscal, y es difícil de controlar.
- Las reglas ofrecen un nivel de control y precisión muy elevado.
Por ejemplo, los pagos realizados a compañías de seguros pueden asignarse con precisión a una cuenta según el número de contrato. - Todas las reglas constituyen una valiosa base de conocimiento.
Se enumeran en la tabla de Registros memorizados, pueden modificarse fácilmente (por ejemplo, cuando cambia el IVA) y sirven como referencia y herramienta de control. Puedes:- Ver cómo se registran determinadas operaciones si no lo recuerdas.
- Explicar a quienes llevan la contabilidad cómo registrar las operaciones.
- Definir para el auditor cómo registrar ciertas operaciones.
- Adaptar las reglas si cambian los códigos de IVA o se añaden o eliminan cuentas, centros de coste, etc.
- Eliminar reglas que ya no se aplican.
- Copiar y pegar las reglas en otra contabilidad y adaptarlas según tus necesidades.
- No requieren fase de aprendizaje y funcionan perfectamente incluso para pagos que ocurren solo una o pocas veces al año.
- Las reglas pueden adaptarse de inmediato a cambios normativos. En cambio, la Inteligencia Artificial aprende del pasado y tiende a repetir lo ya hecho, incluso si la situación ha cambiado.
Funcionalidades actualmente no disponibles
Estas funciones, aunque solicitadas por algunos usuarios, no están disponibles actualmente:
- Posibilidad de cambiar el texto del registro, para acortarlo y simplificarlo.
- Para los registros en varias líneas, posibilidad de usar fórmulas que calculen los importes en función del importe del registro importado.
- Posibilidad de aplicar una regla según la fecha del registro (condición: columna Fecha).