Auf dieser Seite finden Sie eine praktische Checkliste als Orientierungshilfe für alle, die Banana Buchhaltung Plus verwenden. Sie ist hilfreich, um alle notwendigen Überprüfungen durchzuführen, um das Buchhaltungsjahr abzuschliessen und das neue Geschäftsjahr zu starten. 

Wir erklären auch, wie Sie vorgehen können, wenn nach dem Abschluss Differenzen oder fehlende Buchungen festgestellt werden. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite Änderungen nach dem Abschluss des Geschäftsjahres.

Verwenden Sie den temporären Filter für schnelle Überprüfungen und Korrekturen

Um die Kontrolle schnell durchzuführen, insbesondere am Jahresende, empfehlen wir die Funktion Temporärer Zeilenfilter. Diese zeigt Ihnen alle Buchungen, die einem Schlüsselwort, einem Satz, einem Konto oder einer Gruppe von Elementen entsprechen. Sie können die Buchungen direkt in den vom Filter angezeigten Zeilen korrigieren oder ändern, ohne die ganze Buchungen-Tabelle durchsuchen zu müssen. Wenn Sie den temporären Filter entfernen, kehren die Zeilen in ihre ursprüngliche Reihenfolge zurück. Weitere Informationen auf der Seite:

•  Temporärer Zeilenfilter (nur mit dem Advanced-Abo).

Befehl "Buchhaltung nachkontrollieren"

Mit Banana Buchhaltung können Sie schnell buchen und dabei auch Buchungen offenlassen, ohne den Arbeitsfluss zu unterbrechen.

Der Befehl Aktionen > Buchhaltung nachkontrollieren führt mehrere Prüfungen durch, als würden die Daten von Anfang an neu eingegeben, und meldet sofort allfällige Fehler oder Differenzen. 

Verwenden Sie diesen Befehl regelmässig und besonders bei Differenzen oder Fehlermeldungen, bei wichtigen Änderungen (Anfangssalden, MWST-Codes) und vor dem Abschluss der Buchhaltung.

Überprüfung der Anfangssalden

• In der Tabelle Konten dürfen in den Spalten Eröffnung und Saldo in der Zeile "Differenz muss = null sein" keine Beträge stehen. Andernfalls muss der Fehler gefunden und korrigiert werden, um eine korrekte Anfangsbilanz zu gewährleisten.
  Hinweis: In der Ansicht Bewegungen ist es normal, dass in den Spalten Soll und Haben Beträge vorhanden sind.
• Stellen Sie sicher, dass die aktiven und passiven Rechnungsabgrenzungen des Vorjahres abgeschlossen sind.
• Überprüfen Sie, dass die Anfangssalden mit den überarbeiteten und beim Steueramt gemeldeten Endsalden des Vorjahres übereinstimmen.
• Für Buchhaltungen mit Fremdwährungen sehen Sie bitte die Seite Anfangssalden Buchhaltung mit  Fremdwährungen.

Überprüfung der Übereinstimmung der Buchhaltungssalden

Die erste Kontrolle besteht zweifellos darin, sicherzustellen, dass der Buchhaltungssaldo der Konten der Realität entspricht. Der Kassenbestand muss mit dem tatsächlichen Kassenstand übereinstimmen. Die Salden der Bankkonten, Kreditkarten, Darlehen oder Guthaben müssen mit den Kontoauszügen übereinstimmen. Dasselbe gilt für alle anderen Konten mit Abgrenzungen, MWST, Lieferanten usw.

Wenn eine Differenz vorhanden ist, muss der Grund dafür gefunden und entweder der Anfangssaldo oder die Buchungen ergänzt werden.

Differenzen in der Buchungen-Tabelle

Überprüfen Sie in der Tabelle Buchungen (unteres Info-Fenster), ob keine Differenzen gemeldet werden. Zusätzlich zur Verwendung des Befehls Buchhaltung nachkontrollieren können Sie mit Banana Buchhaltung Plus die Spalte Saldo in der Tabelle Buchungen aktivieren. Diese Spalte zeigt alle Zeilen mit Differenzen an. Es genügt, die Spalte durchzuscrollen, um sofort Buchhaltungsdifferenzen zu erkennen und zu korrigieren, um nicht Fehler  ins neue Jahr zu übertragen.

Differenzen zwischen den Bankauszugsalden und Buchhaltungssalden (CheckBalance-Funktion)

Die Funktion #CheckBalance prüft, ob die Buchhaltungssalden mit denen der Bankauszüge übereinstimmen. Wir empfehlen, diese Kontrolle nicht nur am Ende des Geschäftsjahres durchzuführen, sondern monatlich, um zu vermeiden, dass nicht übereinstimmende Salden von Monat zu Monat übernommen werden.
Informationen zu den Überprüfungsbuchungen der Salden finden Sie auf der Seite Überprüfungsbuchungen der Salden.

Buchhaltung mit Fremdwährungen

Wenn Sie eine Buchhaltung mit Fremdwährungen führen, müssen Sie auch die Schlusskurse festlegen und nicht realisierte Kursgewinne und -verluste buchen. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite:

• Abschlüsse und Kontrollen in der Buchhaltung mit Fremdwährungen.

Kontrollen vor dem Abschluss

Um sicherzustellen, dass die Buchhaltung des Jahres vollständig und konsistent ist, ist es wichtig, dass:

• Alle Buchungen des Jahres erfasst wurden (Bank, Kasse, Kunden, Lieferanten).
• Keine unausgeglichenen oder inkonsistenten Zeilen vorhanden sind.
• Die MWST-Buchungen korrekt sind (sofern MWST-Pflicht besteht).
• Die Buchhaltung mit Fremdwährungen alle Bewegungen in Fremdwährung enthält.
• In der Buchhaltung mit Fremdwährungen die Kursdifferenzen berechnet bzw. verbucht wurden.
• Der Befehl Buchhaltung nachkontrollieren ausgeführt wurde und keine Fehler festgestellt wurden.

Jahresabschlussarbeiten

• Buchen Sie die Abschreibungen.
• Erfassen Sie Rechnungsabgrenzungsposten.
• Prüfen Sie die Abgrenzung von Aufwänden und Erträgen.
• Stimmen Sie Bankkonten sowie Kunden- und Lieferantensalden ab.

Weitere Informationen finden Sie auf der Seite: Abschlussbuchungen für den Jahresabschluss.

Kursdifferenzen (bei Buchhaltung mit Fremdwährungen)

• Aktualisieren Sie in der Wechselkurse-Tabelle den Wechselkurs mit dem per Abschlussdatum (meist 31.12). gültigen  (verwenden Sie den offiziellen Kurs der Eidgenössischen Steuerverwaltung). Dies wird auf der pro Währung obligatorischen Zeile ohne Datum-Angabe gemacht.
• Führen Sie den Befehl Buchungen Wechselkurs-Diff. erstellen aus.

Erstellen Sie eine persönliche Checkliste

Jedes Jahr gibt es viele Überprüfungs- und Abschlussarbeiten, und es ist nicht immer einfach, sich von einem Geschäftsjahr zum anderen an alles zu erinnern. Um nichts zu vergessen, können Sie mit Banana Buchhaltung Plus direkt in Ihrer Buchhaltungsdatei eine einfache Tabelle erstellen, in der Sie Folgendes notieren:

• Alle Informationen zu den durchgeführten Überprüfungen.
• Die Bemerkungen und Korrekturen des Revisors aus dem Vorjahr, um dieselben Fehler nicht zu wiederholen.
• Die Liste der zu druckenden Dokumente.
• Die Dokumente, die an den Revisor gesendet werden müssen.
• Die Links zu Seiten oder Ressourcen, die Sie als nützlich erachten.

Weitere Informationen finden Sie auf folgenden Seiten:

• Tabellen hinzufügen
• Interne Notizen-Tabelle erstellen

Am Ende des Geschäftsjahres, bevor das neue Buchhaltungsjahr eröffnet wird, sind bestimmte Abschlussarbeiten notwendig. Einige davon können selbstständig erledigt werden, andere hingegen erfordern spezielle Fachkenntnisse oder haben steuerliche bzw. sozialversicherungsrechtliche Auswirkungen.
In solchen Fällen ist es empfehlenswert, einen Treuhänder oder Steuerberater beizuziehen.

Vorbereitende Kontrollen

Vor dem Abschluss sollten Sie überprüfen, ob:

• Das Programm bei Ausführen des Befehls Buchhaltung nachkontrollieren keine Fehlermeldungen macht.
• Die Banksalden in der Buchhaltung mit den Kontoauszügen übereinstimmen.
  • Verwenden Sie die Funktion #CheckBalance.
• In der Buchungen-Tabelle keine Differenzen zwischen Soll und Haben bestehen.
  • Blenden Sie die Saldo-Spalte ein und vergewissern Sie sich,  dass es keine Differenzen gibt.
• Sämtliche Transaktionen des Jahres verbucht wurden.
• Der Saldo des Kontos MWST automatisch auf das Konto Geschuldete MWST übertragen wurde.

Offene Kunden- und Lieferantenrechnungen (bei Buchhaltung nach vereinnahmtem Entgelt)

Wenn Sie eine Buchhaltung nach vereinnahmtem Entgelt führen, müssen Sie am Jahresende folgende Buchungen erfassen:

• Ausgestellte, aber noch nicht bezahlte Kundenrechnungen.
• Erhaltene, aber noch nicht bezahlte Lieferantenrechnungen.

Diese Buchungen ermöglichen es, die Kosten und Erträge korrekt dem Geschäftsjahr zuzuordnen.
Bitte konsultieren Sie diesbezüglich unsere Anleitungen für Offene Kundenrechnungen sowie Offene Lieferantenrechnungen.

Offene Kundenrechnungen per 31.12.

Wenn Sie eine Buchhaltung nach vereinnahmtem Entgelt führen, müssen Sie am Jahresende die ausgestellten, aber noch nicht bezahlten Kundenrechnungen erfassen. Diese Abschlussbuchung dient dazu, die zum Geschäftsjahr gehörenden Kosten und Erträge zu bestimmen. Um das Verfahren zu erleichtern, können Sie dank dem Bericht Offene Rechnungen pro Kunde die Werte per 31.12. rasch ermitteln.

Offene Lieferantenrechnungen per 31.12.

Wenn Sie eine Buchhaltung nach vereinnahmtem Entgelt führen, müssen Sie am Jahresende die erhaltenen, aber noch nicht bezahlten Lieferantenrechnungen erfassen. Diese Abschlussbuchung dient dazu, die zum Geschäftsjahr gehörenden Kosten und Erträge zu bestimmen. Um das Verfahren zu erleichtern, können Sie dank dem Bericht Offene Rechnungen pro Lieferant die Werte per 31.12. rasch ermitteln.

Abschreibungen

Am Ende des Geschäftsjahres müssen die Wertverluste von beweglichen und unbeweglichen Vermögenswerten erfasst und gegebenenfalls eine beschleunigte Abschreibung für Vermögenswerte mit schneller Wertminderung vorgenommen werden.
Sie können unsere Anlagenbuchhaltungs-App verwenden, welche die Abschreibungsbuchungen automatisch erstellt und diese in Ihre Buchhaltung importiert werden können. Die Art der Buchung hängt von der verwendeten Methode ab:

• Direkte Abschreibung: Der Wertverlust wird direkt in der Erfolgsrechnung erfasst, indem das Abschreibungskonto im Soll und das Vermögenskonto im Haben gebucht wird. In der Bilanz erscheint das Vermögen immer mit dem Restwert.

• Indirekte Abschreibung: In diesem Fall wird die Abschreibung nicht als Reduktion des Vermögenskontos, sondern als Korrektur über ein Abschreibungsfonds-Konto (Vermögensminderung) erfasst.

Lagerbewertung

Wenn Sie ein Warenlager oder einfach ein Betriebsinventar haben, muss der Lagerwert am Jahresende in der Buchhaltung angepasst werden. Während des Jahres werden im Buchhaltungsdokument keine Lagerbewegungen erfasst:

• Warenein- und -ausgänge sowie deren Werte werden im separaten Lagerbestand-Dokument oder in der entsprechenden Anwendung verwaltet und aktualisiert.

Unsere Lagerverwaltungs-App erleichtert die Verwaltung von Ein- und Ausgängen, Stückpreisen und Endwerten des Lagers und erlaubt Ihnen, die Jahresendbewertung schnell und einfach in Ihrer Buchhaltung zu erfassen.

Zur Berechnung des Lagerwertes, der korrekt in der Bilanz aufgeführt werden soll:

• Ermitteln Sie den Lagerwert
• Vergleichen Sie den Anfangsbestand mit dem Endwert des Lagers
• Buchen Sie die Differenz als Lagerveränderung mit Gegenkonto Warenaufwand.

Im nachstehenden Beispiel wird ein Anstieg des Lagerbestands gegenüber dem Anfangswert angenommen. Daher wird das Lagerkonto (Konto 1200) im Soll und die Reduktion des Warenaufwands im Haben gebucht.

Eigenverbrauch

Eigenverbrauch liegt vor, wenn der Unternehmer betriebliche Güter oder Dienstleistungen (Waren, Material, Auto, Räumlichkeiten usw.) für private Zwecke verwendet.
Steuerlich gilt dies als Verkauf des Unternehmens an den Unternehmer und muss daher als Ertrag verbucht werden. Wenn das Unternehmen MWST-pflichtig ist, unterliegt dieser Vorgang der MWST.

In der Schweiz ist der Eigenverbrauch gemäss Mehrwertsteuergesetz (MWSTG) steuerpflichtig, da es sich um die private Nutzung von Gütern handelt, für welche die Vorsteuer geltend gemacht wurde.

Der zu berücksichtigende Wert ist in der Regel:

• Der Marktwert des verwendeten Guts oder
• Der Anschaffungspreis, wenn dieser tiefer ist.

Der anzuwendende MWST-Satz entspricht dem des betreffenden Guts (z.B. 8.1%).

Wenn der Unternehmer Waren für den Eigengebrauch aus dem Unternehmen entnimmt:

• Wird ein Ertrag verbucht (wie bei einem Verkauf).
• Wird die MWST auf dem Wert des Guts berechnet.
• Wird das Lager reduziert.

Eigenverbrauch bei Firmenfahrzeugen:

Wenn der Unternehmer das Geschäftsauto privat nutzt, muss die private Nutzung wie ein Betriebsertrag verbucht werden. Ist das Unternehmen MWST-pflichtig, unterliegt der Vorgang der MWST.

• Der zu verbuchende Betrag ist pauschal oder gemäss steuerlichen Vorschriften berechnet (z.B. 9.6% des Kaufpreises pro Jahr).
• Die private Nutzung gilt als Ertrag.
• Die MWST wird als geschuldete Steuer deklariert.
• Das Gegenkonto kann sein:
  • eine Reduktion der Autokosten (6900) oder
  • eine Reduktion des Aktivwerts (Fahrzeug), was bei Einzelunternehmen oft bevorzugt wird.

Abgrenzung Konto Steuern und Abgaben

Die Abgrenzung von Steuern und Abgaben ist eine Abschlussbuchung, um:

• Steuern und Abgaben zu erfassen, die im Jahr angefallen, aber noch nicht bezahlt wurden.
• Zuvor geschätzte Beträge auf Basis der effektiven Steuerabrechnung zu korrigieren.

So wird der richtige Aufwand im Geschäftsjahr ausgewiesen und die entsprechende Schuld gegenüber der Steuerbehörde erfasst.

Es ist zudem zu prüfen, ob die während des Jahres geleisteten Akontozahlungen das laufende Jahr betreffen.
Steuerzahlungen, die frühere Geschäftsjahre betreffen, sind als Auflösung bestehender Rückstellungen im Konto „Direkte Steuern“ (Bilanzkonto) zu verbuchen.

Ergibt sich bei den Rückstellungen ein zu geringer oder zu hoher Saldo, ist die Differenz als ausserordentlicher Aufwand oder Ertrag bzw. als Bestandteil früherer Perioden zu verbuchen – je nach Art der Abweichung.

Abgrenzung Privatkonto

Das Privatkonto (in der Regel 2850 / 2860) wird bei Einzelunternehmen oder Personengesellschaften verwendet, um zu erfassen:

• Private Entnahmen des Inhabers
• Private Einlagen des Inhabers
• Nutzung von Geschäftsvermögen für private Zwecke (Eigenverbrauch)
• Fälschlicherweise vom Unternehmen bezahlte Privatausgaben
• Jahresend-Korrekturen

Am Jahresende muss dieses Konto angepasst werden, um den korrekten Saldo zwischen Inhaber und Unternehmen widerzuspiegeln.

Wenn das Privatkonto einen Aktivsaldo (Sollsaldo) aufweist, stellt dies eine Forderung des Inhabers gegenüber dem Unternehmen dar. In der Theorie könnten dafür Zinsen anerkannt werden.

MWST-Abschlüsse und -Abrechnung

Für MWST-pflichtige Unternehmen ist es am Jahresende wichtig, die MWST-Buchungen zu überprüfen und die Abschlüsse korrekt vorzunehmen. Banana Buchhaltung Plus unterstützt die Datenkontrolle und, im Advanced-Plan, die Vorbereitung der MWST-Abrechnung für die Schweiz und ermöglicht eine ordnungsgemässe und regelkonforme Verwaltung. Am Jahresende, nach allen Überprüfungen und Korrekturen, müssen Sie:

• Die MWST des 4. Quartals (oder des letzten Semesters bei Saldosteuersatz-Methode) verbuchen.
  • Der Saldo des MWST-Automatik-Kontos muss auf das Konto „Geschuldete MWST“ übertragen werden.
• Vor dem Einreichen der letzten MWST-Abrechnung:
  • Öffnen Sie die PDFs der bereits an die ESTV übermittelten MWST-Abrechnungen.
  • Verwenden Sie die MWST-Erweiterungen, um die MWST-Abrechnungen jedes Zeitraums erneut zu berechnen.
  • Prüfen Sie, ob die neu berechneten MWST-Abrechnungen weiterhin mit den bereits eingereichten übereinstimmen.
• Verwenden Sie den Befehl MWST-Zusammenfassung, um verschiedene Berichte anzuzeigen und ein PDF für Ihre Unterlagen zu erstellen. Diese Dokumente sind bei Steuerprüfungen nützlich.

Abrechnungen AHV/IV/EO/ALV

Die Beiträge AHV/IV/EO/ALV sind obligatorische Sozialversicherungsbeiträge in der Schweiz, die Altersvorsorge (AHV), Invalidität (IV), Erwerbsersatz (EO) und Arbeitslosigkeit (ALV) abdecken.

• Während des Jahres werden im AHV-Beitragskonto in der Regel die an die kantonale Ausgleichskasse geleisteten Akontozahlungen im Soll und die vom Lohn abgezogenen Arbeitnehmeranteile im Haben verbucht.
• Wenn während des Jahres Familienzulagen auf ein separates Konto, z.B. „Beiträge Familienzulagen“, gebucht wurden, kann zur Abstimmung der Buchhaltung mit der AHV-Schlussabrechnung der Saldo dieses Kontos auf das Konto AHV/ALV-Beiträge übertragen werden.

Abrechnungen UVG, UVG-Zusatz

Die Beiträge UVG und UVG-Zusatz in der Schweiz sind obligatorische Versicherungsbeiträge gegen Berufs- und Nichtberufsunfälle (UVG) sowie Zusatzdeckungen, die vom Arbeitgeber angeboten werden (UVG-Zusatz).

Mit der Verbuchung der letzten Dezemberlöhne und der Zahlung des 13. Monatslohns muss die Lohnliste mit allen Bruttolöhnen gedruckt werden. Sie müssen der Personalversicherung den gesamten AHV-Bruttolohn melden, damit diese die allfälligen Nachzahlungen berechnet.

Abrechnung Pensionskasse

Die Pensionskasse (oder BVG) ist die obligatorische berufliche Vorsorge in der Schweiz, welche die AHV-Rente ergänzt.

Viele Vorsorgeeinrichtungen für die zweite Säule (BVG) berechnen die Jahresprämie basierend auf den vom Unternehmen gemeldeten Lohnprognosen vor Jahresende. Gratifikationen sind dabei nicht inbegriffen. Wichtige Änderungen während des Jahres müssen sofort gemeldet werden, damit die Versicherung die Prämien anpasst. Das Unternehmen kann auch freiwillig einen höheren Betrag einzahlen, um spätere Nachzahlungen bei Lohnänderungen zu vermeiden.

Am Jahresende sendet die Pensionskasse eine Schlussabrechnung, in der ein Guthaben oder eine Schuld ausgewiesen wird – je nachdem, ob zu viel oder zu wenig einbezahlt wurde.

Im folgenden Beispiel wird angenommen, dass noch eine Schuld besteht. Die Buchung erfolgt daher auf zwei Konten: Im Soll das Konto BVG-Beiträge und im Haben das Konto Verbindlichkeiten gegenüber Vorsorgeeinrichtungen.

Bei einem Guthaben wird das Konto BVG-Beiträge ausgebucht: Im Soll wird das Konto Forderungen gegenüber Vorsorgeeinrichtungen erfasst und im Haben das Konto BVG-Beiträge (reduziert).
Im neuen Jahr wird das Guthaben auf das Konto BVG-Beiträge (für das neue Jahr) übertragen, wobei das Guthaben im Haben abgeschlossen wird.

Abgrenzung Delkredere oder Wertberichtigung Forderungen

Der Delkredere-Fonds bzw. das Konto für Wertberichtigung Forderungen ist ein Korrekturkonto zum Umlaufvermögen, das mit den Forderungen verbunden ist. Es dient dazu, den Wert der Kundenforderungen zu reduzieren, um das Risiko zu berücksichtigen, dass gewisse Beträge nicht eingezogen werden können.

In der Praxis:

• Forderungen in der Bilanz werden zum realistischen Wert ausgewiesen.
• Der Fonds stellt eine Schätzung möglicher Verluste dar.
• Er erhöht die Vorsicht in der Bilanz, wie vom Schweizer OR verlangt.

Im Soll wird auf dem Erfolgsrechnungskonto „Wertberichtigung Forderungen“ gebucht und im Haben auf dem Konto „Delkredere“.

Quellensteuer-Abrechnung

Während des Jahres zieht der Arbeitgeber die Quellensteuer auf den Löhnen ausländischer Mitarbeitender ohne steuerlichen Wohnsitz in der Schweiz ab. Die abgezogenen Beträge müssen dem Quellensteueramt vierteljährlich überwiesen werden. 

Am Jahresende erfolgt mit der letzten Abrechnung im Dezember die Deklaration der Quellensteuer des vierten Quartals. Dabei werden alle ausbezahlten Bruttolöhne überprüft. Bei Lohnänderungen oder Fehlern können Korrekturen mit der letzten Quellensteuerabrechnung vorgenommen werden. 

In der Regel wird der gesamte Quellensteuerbetrag für das vierte Quartal als Verbindlichkeit per 31.12. verbucht. Wurde zu viel bezahlt, wird er als Forderung erfasst. Das Gegenkonto ist immer das Lohnkonto (Konto 5000). 

Spesenvergütungen für Kaderpersonen

Unter „Kaderpersonen“ versteht man Führungskräfte (CEO, Direktoren, Abteilungsleiter).
Die Rückvergütungen können sich auf effektive Auslagen beziehen, die der leitende Mitarbeitende im Interesse des Unternehmens getätigt hat. Diese sind für den Mitarbeitenden nicht steuerbar und unterliegen daher weder AHV, BVG noch Quellensteuer, vorausgesetzt, sie sind dokumentiert oder es handelt sich um pauschale Entschädigungen, die von der ESTV genehmigt wurden.

In der Buchhaltung werden sie als Aufwand für Spesenvergütung oder Personalaufwand erfasst.

In Banana Buchhaltung wird das Jahresergebnis automatisch bei der Übernahme der Eröffnungssaldi ins neue Jahr verteilt, indem der Befehl Neues Jahr erstellen verwendet wird.

Im folgend abgebildeten Dialogfenster Saldivortrag, im Bereich Gewinn/Verlust-Verteilung, werden beim Klicken auf den Pfeil nach unten im ersten Feld alle verfügbaren Bilanzkonten angezeigt.

Es ist möglich, das Konto oder die Konten auszuwählen, auf welche das Jahresergebnis verteilt werden soll. Die Verteilung kann auf höchstens drei Konten erfolgen, indem die drei verfügbaren Felder genutzt werden.

In das Feld (oder die Felder) unter der Spalte Beträge geben Sie den zu verteilenden Betrag für jedes ausgewählte Konto ein.

Detaillierte Informationen zum Dialogfenster Neues Jahr erstellen finden Sie auf der Dokumentationsseite Dialogfenster "Saldivortrag".

Transitorische Aktiven und Passiven (Rechnungsabgrenzungen) sind Abschlussbuchungen am Ende des Geschäftsjahres. Sie dienen dazu, das Prinzip der periodengerechten Rechnungslegung anzuwenden. Dabei werden Aufwände und Erträge dem Geschäftsjahr zugeordnet, zu dem sie wirtschaftlich gehören – unabhängig vom Zeitpunkt der Zahlung oder des Zahlungseingangs.

Achtung

Rechnungsabgrenzungen betreffen nicht einfach unbezahlte Rechnungen oder noch nicht eingegangene Zahlungen. Es handelt sich vielmehr um buchhalterische Abgrenzungen, die notwendig sind, um den Periodenerfolg eines Geschäftsjahres korrekt zu ermitteln.

Unterschied zwischen transitorischen Aktiven und Passiven (Rechnungsabgrenzungen)

Am Ende des Geschäftsjahres können zwei Situationen auftreten:

• Aufwände oder Erträge sind bereits entstanden, aber noch nicht verbucht → Rechnungsabgrenzung (TA oder TP)
• Aufwände oder Erträge wurden bereits verbucht, betreffen jedoch ganz oder teilweise das nächste Geschäftsjahr → Rechnungsabgrenzung (TA oder TP)

Einfache Regel

• Rechnungsabgrenzungen (transitorische Aktiven und Passiven) erfassen fehlende Aufwände oder Erträge
• und verschieben bereits verbuchte Aufwände oder Erträge, die das nächste Geschäftsjahr betreffen.

Aktive und passive Rechnungsabgrenzungen

Rechnungsabgrenzungen betreffen Aufwände und Erträge, die wirtschaftlich in ein Geschäftsjahr gehören, deren Zahlung oder Einnahme jedoch in einem anderen Geschäftsjahr erfolgt.

Man unterscheidet zwei Arten:

• Aktive Rechnungsabgrenzungen (TA) →  noch zu erhaltende Erträge
• Passive Rechnungsabgrenzungen (TP) → noch zu erhaltende Erträge

Der Aufwand oder Ertrag gehört vollständig zum laufenden Geschäftsjahr, wurde jedoch noch nicht bezahlt oder vereinnahmt.

Rechnungsabgrenzungen für vorausbezahlte und vorauserhaltene Beträge

Diese Rechnungsabgrenzungen betreffen Aufwände und Erträge, die bereits verbucht wurden, jedoch ganz oder teilweise das nächste Geschäftsjahr betreffen.

Man unterscheidet:

• Aktive Rechnungsabgrenzungen (TA) → verschieben einen Teil eines bereits verbuchten Aufwands ins nächste Geschäftsjahr
• Passive Rechnungsabgrenzungen (TP) → verschieben einen Teil eines bereits verbuchten Ertrags ins nächste Geschäftsjahr

Rechnungsabgrenzungen in der Struktur des Kontenplans von Banana Buchhaltung

Rechnungsabgrenzungen werden durch normale Buchungen in der Tabelle Buchungen erfasst. Dabei werden spezifische Bilanzkonten im Kontenplan verwendet.

Diese Konten sind in den folgenden Untergruppen aufgeführt:

Umlaufvermögen

• 1300 Aktive Rechnungsabgrenzungen (im Voraus bezahlte Aufwände)
• 1301 Erträge einzuziehen (noch nicht erhaltener Ertrag)

Kurzfristiges Fremdkapital

• 2300 Noch nicht bezahlte Aufwände
• 2301 Im Voraus erhaltene Erträge

Im Folgenden wird anhand von Beispielen erläutert, wie aktive und passive Rechnungsabgrenzungen in der Tabelle Buchungen von Banana Buchhaltung verbucht werden.

Buchhaltungsmethode und Rechnungsabgrenzungen

• Beim Kompetenzprinzip (nach vereinbarten Entgelten) werden ausgestellte oder erhaltene Rechnungen direkt auf den Konten Kunden oder Lieferanten verbucht und erscheinen als offene Posten.
• Beim Kassenprinzip (nach vereinnahmten Entgelten) sind am Jahresende Rechnungsabgrenzungen notwendig, um bereits entstandene Aufwände und Erträge zu erfassen, die noch nicht bezahlt oder eingezogen wurden.
• Bei der gemischten Methode (Kassen-/Kompetenzprinzip) wird jeweils die Lösung angewendet, die am besten zur verwendeten Buchungsmethode passt.

Fall 1 – Aktive Abgrenzung (noch einzuziehende Erträge)

Beispiel: Die Bank schreibt Aktivzinsen von CHF 1’200.00 für den Zeitraum 01.10.–31.03. gut. Bis zum 31.12. sind 3 Monate aufgelaufen (Oktober–Dezember).

Anteil des laufenden Jahres

• CHF 1’200 ÷ 6 Monate × 3 Monate = CHF 600.00

Buchung am 31.12.

• Soll: 1301 Erträge einzuziehen CHF 600.00
• Haben: 6950 Aktivzinsen CHF 600.00

In der Erfolgsrechnung werden CHF 600.00 als Ertrag des laufenden Geschäftsjahres ausgewiesen. In der Bilanz erscheint eine aktive Rechnungsabgrenzung für die aufgelaufenen, aber noch nicht erhaltenen Zinsen.

Fall 2 – Passive Abgrenzung (noch zu zahlende Aufwände)

Beispiel: Passivzinsen auf ein Darlehen: CHF 2’400.00 pro Jahr, zahlbar am 31.03. des folgenden Jahres.
Bis zum 31.12. sind 3 Monate aufgelaufen.

Anteil des laufenden Jahres

CHF 2’400 ÷ 12 Monate × 3 Monate = CHF 600.00

Buchung am 31.12.

• Soll: 6900 Passivzinsen CHF 600.00
• Haben: 2300 Noch zu zahlende Aufwände (Verbindlichkeit) CHF 600.00

In der Erfolgsrechnung werden CHF 600.00 als Aufwand des laufenden Geschäftsjahres ausgewiesen. In der Bilanz erscheint eine passive Rechnungsabgrenzung für die aufgelaufenen, aber noch nicht bezahlten Zinsen.

Fall 3 – Aktive Rechnungsabgrenzung (im Voraus bezahlte Aufwände)

Beispiel: Versicherungsprämie von CHF 1’200.00 für 12 Monate, bezahlt für den Zeitraum 01.10. bis 30.09. des folgenden Geschäftsjahres.

Zeitraum des laufenden Jahres
Oktober–Dezember = 3 Monate

Anteil des laufenden Jahres
CHF 1’200 ÷ 12 Monate × 3 Monate = CHF 300.00

Anteil des folgenden Jahres
CHF 1’200 − CHF 300 = CHF 900.00

Buchung am 31.12.

• Soll: 1300 Aktive Rechnungsabgrenzungen CHF 900.00
• Haben: Versicherungsaufwand CHF 900.00

In der Erfolgsrechnung verbleibt ein Aufwand von CHF 300.00 für das laufende Geschäftsjahr. In der Bilanz erscheinen CHF 900.00 als aktive Rechnungsabgrenzung, da dieser Anteil der Versicherungsprämie das folgende Geschäftsjahr betrifft.

Auszug aus dem Konto 1300 Aktive Rechnungsabgrenzungen

Auszug aus dem Konto 6300 Versicherungsaufwand

Fall 4 - Passive Rechnungsabgrenzung (im Voraus erhaltene Erträge)

Beispiel: Halbjährliche Miete von CHF 6’000.00, im Voraus am 01.12. erhalten, für den Zeitraum 01.12.–31.05.

Monatlicher Anteil
CHF 6’000 ÷ 6 Monate = CHF 1’000.00 pro Monat

Anteil des laufenden Jahres
Dezember = CHF 1’000.00

Anteil des folgenden Jahres
5 Monate = CHF 5’000.00

Anfangsbuchung

• Soll: Bank CHF 6’000.00
• Haben: Mieterträge CHF 6’000.00

Buchung am 31.12.

• Soll: Mieterträge CHF 5’000.00
• Haben: 2301 Passive Rechnungsabgrenzungen (im Voraus erhaltene Erträge) CHF 5’000.00

In der Erfolgsrechnung wird ein Ertrag von CHF 1’000.00 für das laufende Geschäftsjahr ausgewiesen. In der Bilanz erscheinen CHF 5’000.00 als passive Rechnungsabgrenzung, da dieser Betrag das folgende Geschäftsjahr betrifft und eine Verpflichtung darstellt.

Auszug aus dem Konto 7502 Mieterträge

Auszug aus dem Konto 2301 Passive Rechnungsabgrenzungen (im Voraus erhaltene Erträge)

Auflösung im folgenden Geschäftsjahr

Zu Beginn des neuen Geschäftsjahres werden aktive und passive Rechnungsabgrenzungen wieder aufgelöst.

Für die Auflösung werden dieselben Konten verwendet wie bei der Bildung der Abgrenzungen:

• die Konten der Rechnungsabgrenzungen sowie die entsprechenden Aufwands- und Ertragskonten werden durch eine Gegenbuchung ausgeglichen.
• Alternativ kann die Auflösung auch zum Zeitpunkt der Zahlung oder des Zahlungseingangs erfolgen.

Die Auflösung ist notwendig, um die Konten der aktiven und passiven Rechnungsabgrenzungen zu schliessen.

Kurz zusammengefasst:

Abgrenzungen ergänzen, was noch fehlt; Rechnungsabgrenzungen verschieben, was im Voraus verbucht wurde.

In der Buchhaltung erfolgt die Verbuchung der Gewinnverteilung, wenn die Generalversammlung oder das zuständige Organ die Verwendung des im Jahresabschluss ausgewiesenen Gewinns formell genehmigt.

Jahresabschluss

Am Ende des Jahres werden die Konten abgeschlossen und der Jahresgewinn (oder -verlust) ermittelt.

• Jahresgewinn = das positive Ergebnis der Geschäftstätigkeit (Erträge > Aufwände).
• Der Gewinn wird in der Erfolgsrechnung erfasst und im Eigenkapital unter dem Konto Gewinnvortrag ausgewiesen.

Die Gewinnverteilung legt fest, wie dieses Ergebnis gemäss dem Beschluss der Generalversammlung auf verschiedene Positionen aufgeteilt wird.

Beschluss über die Gewinnverwendung

Die Generalversammlung entscheidet über die Verwendung des Gewinns. 

Nachfolgend geben wir einige Hinweise gemäss gängiger Praxis, empfehlen jedoch, zusätzlich Ihre Vertrauensperson zu konsultieren.

Beispiele für Konten zur Gewinnverwendung:

• Gesetzliche Reserve
• Andere Reserven
• Dividenden an die Aktionäre
• Gewinnvortrag

Die Gewinnverteilung wird nicht zum Zeitpunkt der Auszahlung verbucht, sondern zum Datum des offiziellen Beschlusses. Die Auszahlung ist lediglich die anschliessende Tilgung der Schuld gegenüber den Aktionären.

• Vom Konto Gewinnvortrag werden die Beträge auf die im Beschluss festgelegten Konten übertragen.

Verrechnungssteuer auf Dividenden in der Schweiz

In der Schweiz muss ein Unternehmen, das Dividenden an seine Aktionäre ausschüttet, eine sogenannte "Verrechnungssteuer" von 35% auf dem ausgeschütteten Betrag einbehalten.

Sie heisst "Verrechnungssteuer", weil sie an der Quelle erhoben wird, also sofort, zum Zeitpunkt der Auszahlung, bevor der Aktionär das Geld erhält.

Die Verrechnungssteuer auf Dividenden ist eine obligatorische Quellensteuer von 35% und erfüllt zwei Funktionen:

• Sicherstellung des Steueraufkommens (die Steuer wird sofort erhoben).
• Verhinderung von Steuerhinterziehung (wer die Dividenden nicht deklariert, erhält die Steuer nicht zurück).

Auszahlung der Dividenden 

Bei der Auszahlung der Dividenden behält das Unternehmen 35% als Verrechnungssteuer ein.

Die Verrechnungssteuer muss über das offizielle Online-Portal deklariert und anschliessend an die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) überwiesen werden.

Rückerstattung der Verrechnungssteuer auf Dividenden:

• In der Schweiz ansässige Aktionäre können die Verrechnungssteuer vollständig zurückfordern, indem sie die Steuererklärung einreichen und die Dividenden korrekt deklarieren (die Steuer wird mit den geschuldeten Steuern verrechnet).
• Im Ausland ansässige Aktionäre können die Verrechnungssteuer je nach anwendbarem Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) zwischen der Schweiz und dem Wohnsitzstaat teilweise zurückfordern.

Bevor Sie die Buchhaltung an die Revisionsstelle übergeben, sollten Sie sicherstellen, dass der Jahresabschluss vollständig und stimmig ist. Wir empfehlen Ihnen, die Seite Abschluss der Buchhaltung zu konsultieren, auf der Sie Hinweise zu den Vorabprüfungen sowie zu den Funktionen von Banana Buchhaltung finden, die Sie beim korrekten Abschluss des Geschäftsjahres unterstützen.

Da jedes Jahr unterschiedliche Unterlagen erforderlich sein können, empfehlen wir Ihnen, eine individuelle Checkliste zu erstellen, in der Sie festhalten, welche Dokumente in den Vorjahren vom Revisor verlangt wurden und welche Abschluss- oder Korrekturbuchungen notwendig waren.

Vorbereitung im Voraus

Eine gute Organisation während des Jahres erleichtert die Arbeit sowohl für die Buchhaltung als auch für die Revisionsstelle erheblich. Wir empfehlen:

Einen Ordner für digitale Dokumente erstellen

Speichern Sie alle digitalisierten Belege des Geschäftsjahres in einem einzigen Ordner, z. B. Rechnungen, Kassabelege, AHV-Abrechnungen, Versicherungs- und Vorsorgedokumente, Bankmitteilungen und andere relevante Nachweise.

Belege digitalisieren

Scannen Sie regelmässig die Papierbelege ein. So verfügen Sie über eine geordnete und jederzeit zugängliche Dokumentation.

Belege mit Buchungen verknüpfen

Mit Banana Buchhaltung Plus können Sie Belege direkt mit den Buchungen verknüpfen. Die Revisionsstelle kann sie mit einem einfachen Klick einsehen, ohne in Papierdossiers suchen zu müssen – das macht die Arbeit schneller und effizienter.

Wie Sie die Buchhaltung an den Revisor oder Treuhänder übermitteln

Mit Banana Buchhaltung Plus können Sie alle Geschäftsdaten digital weitergeben: die Buchhaltungsdatei (.ac2), die digitalisierten Dokumente und die erforderlichen Berichte.

Teilen über die Cloud

Wenn Sie die Daten in einem Cloud-Dienst (Dropbox, OneDrive, Google Drive) speichern, können Sie den Ordner mit der Buchhaltung und den Belegen freigeben.

Für mehr Sicherheit:

• Geben Sie sensible Dokumente nur im Lesemodus frei
• oder erstellen Sie vor dem Teilen eine Kopie des Ordners
• Erstellen Sie bei Bedarf einen zweiten Ordner mit Bearbeitungsrechten

Weitere Informationen finden Sie auf der Seite Buchhaltung in der Cloud.

Teilen über USB-Stick

Wenn Sie die Daten lokal auf der Festplatte speichern, können Sie sie auf einen USB-Stick oder ein anderes Speichermedium kopieren und direkt an den Revisor oder Treuhänder übergeben.

Wenn der Revisor oder Treuhänder Banana Buchhaltung Plus nicht verwendet

Der Revisor kann Banana Buchhaltung Plus kostenlos herunterladen und den Free-Plan nutzen, um die Buchhaltungsdatei (.ac2) zu öffnen.

Mit dem Free-Plan kann er:

• die Buchhaltung öffnen und einsehen;
• Buchungen und Kontodetails anzeigen;
• auf die an die Buchungen angehängten Belege zugreifen.

Mit dem Free-Plan können keine Änderungen gespeichert und keine Ausdrücke gedruckt werden. Er ermöglicht jedoch dennoch alle notwendigen Prüfungen durch den Revisor.

Versand der Unterlagen im PDF-Format

Wenn Sie die .ac2-Datei nicht weitergeben möchten oder der Revisor Banana Buchhaltung Plus nicht verwendet, können Sie dennoch ein vollständiges PDF-Dossier erstellen.

Über den Befehl im Menü Datei > PDF-Dossier erstellen können Sie folgende Inhalte einfügen:

• Kontoauszüge
• Buchungsjournal
• Formatierte Bilanz nach Gruppen
• Buchhalterischer Bericht
• MWST/USt-Zusammenfassung
• PDF-Ausdrucke zum Jahresende

Mit dem Advanced-Plan können Sie auch die an die Buchungen angehängten digitalen Belege integrieren und so ein einziges vollständiges Dokument erstellen, das per E-Mail versendet werden kann.

Unterstützung beim Jahresabschluss

Wenn die Prüfungen oder der Jahresabschluss vom Treuhänder durchgeführt werden, können Sie ihm:

• die .ac2-Datei senden, oder
• den Cloud-Ordner freigeben, der auch die digitalisierten Belege enthält.

So müssen keine Papierdossiers übergeben werden, und der Treuhänder kann schneller arbeiten, indem er die digitalen Dokumente selbst konsultiert. 

Wenn er Banana Buchhaltung nicht verwendet, können Sie ihm das PDF-Dossier senden. Der Treuhänder kann die Daten prüfen und Ihnen allfällige Änderungen oder Buchungen mitteilen, die vorgenommen werden müssen.

Der Jahresabschluss ist der Zeitpunkt, an dem geprüft wird, ob die Buchhaltung vollständig ist, keine Unstimmigkeiten aufweist und für das neue Jahr bereit ist. Nach dem Abschluss sollten idealerweise keine Änderungen mehr vorgenommen werden. Es kann jedoch vorkommen, dass fehlende Buchungen, Fehler oder nicht verbuchte Wechselkursdifferenzen festgestellt werden.

Diese Seite erläutert, in welchen Fällen nach dem Abschluss Anpassungen erforderlich sind und welche Funktionen Banana Buchhaltung dafür bietet.

Wann ein Eingreifen nach dem Abschluss erforderlich ist

Die häufigsten Fälle sind:

• Nicht verbuchte Wechselkursdifferenzen bei Buchhaltungen mit Fremdwährungen.
• Fehlende Buchungen, die verspätet erfasst wurden.
• Nachträglich festgestellte Buchungsfehler.

In jedem Fall ist es wichtig, den Grund für das Eingreifen zu dokumentieren und sicherzustellen, dass die Änderungen den steuerlichen und gesetzlichen Rahmenbedingungen entsprechen.

Korrekturen im Folgejahr (empfohlene Vorgehensweise)

Wenn Sie die Buchhaltung bereits revidiert oder die Steuererklärung eingereicht haben, sollten Sie das abgeschlossene Jahr nicht mehr ändern. 

In diesem Fall empfehlen wir:

1. Die Korrektur im neuen Jahr zu buchen.
2. Das Problem in der Buchung oder in einem beigefügten Dokument klar zu beschreiben.
3. Die steuerlichen Auswirkungen mit Ihrem Treuhänder abzuklären.

Buchhaltung mit Fremdwährungen

Bei nicht erfassten Wechselkursdifferenzen im abgeschlossenen Jahr:

• die Differenz auf einem Übergangskonto erfassen (z. B. Wechselkursabgrenzung Vorjahr)
• eine Eröffnungsbuchung erstellen, um das Konto auszugleichen
• die Veränderung dem Konto Kursgewinne/-verluste zuweisen

Dieses Vorgehen erlaubt es, die Salden korrekt zu halten, ohne das abgeschlossene Jahr rückwirkend zu verändern.

Änderungen in einem bereits abgeschlossenen Jahr

Wenn die Buchhaltung noch nicht revidiert wurde oder die Steuererklärung noch nicht eingereicht ist, können Sie Korrekturen direkt in der Datei des abgeschlossenen Jahres vornehmen. In diesem Fall:

1. Gehen Sie vorsichtig vor und beschränken Sie sich auf die unbedingt notwendigen Änderungen.
2. Führen Sie den Befehl Buchhaltung nachkontrollieren erneut aus, um sicherzustellen, dass die Buchungen korrekt und ausgeglichen sind.
3. Speichern Sie die Datei und schliessen Sie das Jahr erneut.
4. Öffnen Sie das Folgejahr und führen Sie den Befehl Eröffnungssaldi aktualisieren aus, um die Salden neu abzugleichen.

Nützliche Banana-Werkzeuge zur Verwaltung von Korrekturen

Buchungen für Wechselkursdifferenzen erstellen

Mit diesem Befehl können Sie die Buchungen für Wechselkursdifferenzen automatisch per Abschlussdatum generieren, unter Verwendung der Wechselkurse aus der Tabelle Wechselkurse. Dies ist besonders nützlich, wenn das Jahr noch nicht definitiv abgeschlossen ist.

Anfangssaldi aktualisieren

Der Befehl im Menü Aktionen > Eröffnungssaldi aktualisieren übernimmt die Endsaldi des Vorjahres in das neue Geschäftsjahr. Verwenden Sie ihn immer, wenn Sie Änderungen am abgeschlossenen Jahr oder am Kontenplan vorgenommen haben, um die Einheitlichkeit zwischen den Geschäftsjahren zu gewährleisten.

Buchhaltung prüfen

Der Befehl im Menü Aktionen > Buchhaltung nachkontrollieren führt eine vollständige Prüfung auf Differenzen, Buchungsfehler und inkonsistente Bewegungen durch. Er wird nach jedem Eingriff empfohlen – sowohl im Vorjahr als auch im neuen Jahr.

Häufige Fehler und wie man sie behebt

• Eröffnungswerte der Erfolgsrechnung wurden fälschlicherweise übernommen
  Löschen Sie die Beträge in der Spalte Eröffnung und führen Sie den Befehl Eröffnungssaldi aktualisieren aus.
• Gewinn oder Verlust des Geschäftsjahres wurde nicht korrekt übertragen
  Korrigieren Sie die Buchung im Vorjahr und aktualisieren Sie anschliessend die Anfangssaldi im neuen Jahr.
• Unstimmigkeiten nach Änderungen im Vorjahr
  Führen Sie zuerst den Befehl Eröffnungssaldi aktualisieren aus und führen Sie anschliessend Buchhaltung nachkontrollieren erneut aus.

Empfehlungen für die Praxis

• Führen Sie alle Prüfungen durch und erfassen Sie sämtliche Wechselkursdifferenzen, bevor Sie das neue Jahr erstellen.
• Dokumentieren Sie Änderungen nach dem Abschluss immer mit einer Begründung.
• Prüfen Sie vor Änderungen in einem abgeschlossenen Jahr die gesetzlichen und steuerlichen Auswirkungen mit einer Fachperson.
• Verwenden Sie nach jeder Korrektur die Befehle Eröffnungssaldi aktualisieren und Buchhaltung nachkontrollieren, um die Datenkonsistenz sicherzustellen.