In diesem Artikel
Diese Seite erklärt, wie Sie beim Erstellen von Rechnungen mit Banana Buchhaltung die Länge und das Format der Kundennummer und der Rechnungsnummer korrekt definieren.
Wichtig: Die korrekte Einstellung der Kundennummer und der Rechnungsnummer ist entscheidend – insbesondere, wenn Sie Rechnungen mit Schweizer QR-Code ausstellen und Zahlungseingänge automatisch verbuchen möchten. Beide Nummern sind in der Referenznummer des QR-Einzahlungsscheins enthalten und ermöglichen es, importierte Zahlungen automatisch den entsprechenden Rechnungen zuzuordnen.
Diese Einstellung gilt für:
- Die in die Buchhaltung integrierte Rechnungsstellung/Fakturierung (mit oder ohne Schweizer QR-Code)
- Die Rechnungsstellung mit der App 'Offerten und Rechnungen' (mit oder ohne Schweizer QR-Code).
Kundennummer
Die Kundennummer ist der Identifikator des Kunden in der Buchhaltung (Debitorenkonto oder Kostenstelle). Bei QR-Rechnungen wird sie ebenfalls verwendet, um Zahlungseingänge automatisch zu verbuchen.
Format der Kundennummer für QR-Rechnungen
Bei QR-Rechnungen ist die Kundennummer Teil der Referenznummer. Daher muss sie bestimmten Vorgaben entsprechen, die je nach verwendetem Kontotyp (IBAN oder QR-IBAN) und dem gewählten Referenztyp unterschiedlich sind.
- QR-Rechnung mit IBAN-Konto:
- Erlaubt sind nur Buchstaben und Zahlen (A–Z, 0–9).
- Nicht erlaubt sind Leerzeichen, Trennzeichen oder andere Zeichen (z. B. –, /, # usw.).
→ Wenn solche Zeichen eingegeben werden, entfernt das Programm sie beim Rechnungsdruck – dies kann zu Problemen bei der automatischen Verbuchung von Zahlungen führen. - Kundennummer + Rechnungsnummer: maximal 19 Zeichen.
Die kombinierte Länge von Kunden- und Rechnungsnummer ist auf 19 Zeichen begrenzt. Es wird empfohlen, die Kundennummer auf höchstens 7 Zeichen zu beschränken.
- QR-Rechnung mit QR-IBAN:
- Es sind nur Ziffern (0–9) erlaubt.
- Nicht erlaubt sind Leerzeichen, Buchstaben, Trennzeichen oder andere Zeichen (z. B. –, /, # usw.).
→ Falls solche Zeichen eingegeben werden, werden sie beim Rechnungsdruck entfernt – dies kann zu Problemen bei der automatischen Verbuchung von Zahlungen führen. - Maximale Länge: 7 Ziffern.
- Kundennummer + Rechnungsnummer: zusammen maximal 14 Ziffern.
Format der Kundennummer für Rechnungen ohne QR
Für Rechnungen ohne QR-Code gibt es keine Einschränkungen hinsichtlich des Formats der Kundennummer. Es gelten die üblichen Richtlinien bzw. bewährten Praktiken.
Richtlinien für die Vergabe von Kundennummern
- Eindeutigkeit: Jeder Kunde muss eine eindeutige Nummer erhalten.
- Einheitlichkeit: Vergeben Sie ein festes Nummernschema (z.B. 1000001, 1000002 usw.).
- Kompatibilität: Wenn Sie planen, QR-Rechnungen sowohl mit einem normalen IBAN-Konto als auch mit einem speziellen QR-IBAN-Konto auszustellen – oder von IBAN auf QR-IBAN umzustellen –, verwenden Sie nur Zahlen.
Rechnungsnummer
Die Rechnungsnummer dient der eindeutigen Identifikation der Rechnung (obligatorisch). Bei QR-Rechnungen wird sie ebenfalls verwendet, um Zahlungseingänge automatisch zu verbuchen.
Format der Rechnungsnummer für QR-Rechnungen
Bei QR-Rechnungen ist die Rechnungsnummer Teil der Referenznummer. Daher muss sie bestimmten Vorgaben entsprechen, die je nach verwendetem Kontotyp (IBAN oder QR-IBAN) und dem gewählten Referenztyp unterschiedlich sind.
- QR-Rechnung mit IBAN-Konto:
- Erlaubt sind nur Buchstaben und Zahlen (A–Z, 0–9).
- Nicht erlaubt sind Leerzeichen, Trennzeichen oder andere Zeichen (z. B. –, /, # usw.).
→ Wenn solche Zeichen eingegeben werden, entfernt das Programm sie beim Rechnungsdruck – dies kann zu Problemen bei der automatischen Verbuchung von Zahlungen führen. - Kundennummer + Rechnungsnummer: maximal 19 Zeichen.
Die kombinierte Länge von Kunden- und Rechnungsnummer ist auf 19 Zeichen begrenzt. Es wird empfohlen, die Kundennummer auf höchstens 7 Zeichen zu beschränken.
- QR-Rechnung mit QR-IBAN:
- Es sind nur Ziffern (0–9) erlaubt.
- Nicht erlaubt sind Leerzeichen, Buchstaben, Trennzeichen oder andere Zeichen (z. B. –, /, # usw.).
→ Falls solche Zeichen eingegeben werden, werden sie beim Rechnungsdruck entfernt – dies kann zu Problemen bei der automatischen Verbuchung von Zahlungen führen. - Maximale Länge: 7 Ziffern.
- Kundennummer + Rechnungsnummer: zusammen maximal 14 Ziffern.
Format der Rechnungsnummer für Rechnungen ohne QR
Für Rechnungen ohne QR-Code gibt es keine Einschränkungen hinsichtlich des Formats der Rechnungsnummer. Es gelten die üblichen Richtlinien bzw. bewährten Praktiken.
Richtlinien für die Vergabe von Rechnungsnummern
- Eindeutigkeit: Jede Rechnung muss eine eindeutige Nummer erhalten.
- Einheitlichkeit: Verwenden Sie ein festes Schema (z.B. Jahr+laufende Nummer: 2500001, 2500002 usw.).
- Kompatibilität: Wenn Sie planen, QR-Rechnungen sowohl mit einem normalen IBAN-Konto als auch mit einem speziellen QR-IBAN-Konto auszustellen – oder von IBAN auf QR-IBAN umzustellen –, verwenden Sie ausschliesslich Zahlen.