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Wenn Sie der Mehrwertsteuer mit dem Saldoansatz oder dem Pauschalsteuersystem auf vereinnahmter Basis unterliegen, müssen das Ausstellen der Rechnung an den Kunden und deren buchhalterische Erfassung getrennt erfolgen. Dies ist aus folgenden Gründen erforderlich:
- Rechnung an den Kunden:
Auf der Rechnung muss ein normaler kommerzieller Mehrwertsteuersatz aufgeführt werden (z.B. 8,1 %), gemäss den gesetzlichen Anforderungen des MWST-Rechts. - Buchhalterische Erfassung der Rechnung:
In der Buchhaltung erfolgt die Erfassung hingegen mit dem reduzierten effektiven Steuersatz gemäss Saldo- oder Pauschalmethode (z.B. 6,2 %), unter Verwendung des entsprechenden MWST-Codes (z.B. F1).
Dieser Ansatz ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die an die Steuerverwaltung abgeführte Mehrwertsteuer korrekt im Rahmen des vereinfachten Abrechnungsregimes deklariert wird und die Kundenrechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht.
Rechnungserstellung für den Kunden
Um eine Rechnung für den Kunden zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:
In der Tabelle 'Konten':
- Ein Debitorenkonto erstellen, das dem Kunden zugewiesen ist, und es mit der Profitstelle KS3 verknüpfen (z.B. ;10001 für Kunde XX).
- In der Ansicht 'Adresse' alle Kundendaten erfassen (Name, Adresse usw.).
In der Tabelle 'Buchungen':
- In den Spalten Datum und Beschreibung in die entsprechenden Angaben zur Rechnung eintragen.
- In der Spalte Betrag den Rechnungsbetrag erfassen (inkl. MWST).
- Die Spalten Soll und Haben bleiben leer, da dieser Eintrag nicht verbucht, sondern nur zur Rechnungserstellung verwendet wird.
- In der Spalte MWST/USt-Code den Code V81 in eckigen Klammern angeben – z.B. [V81].
Hinweis: MWST-Codes in eckigen Klammern führen nicht zu einer Buchung, sie dienen nur zur Anzeige auf der Rechnung. - In der Spalte KS3 die Nummer der zugewiesenen Profitstelle ohne Semikolon (;) eingeben (z.B. 10001).
Da in den Spalten 'Soll' und 'Haben' keine Konten angegeben sind, erfolgt keine Verbuchung des Eintrags – er dient ausschliesslich der Rechnungserstellung.
Buchung der Rechnung mit MWST-Saldoansatz
Wenn eine Rechnung in der Buchhaltung mit dem MWST-Saldoansatz erfasst wird, genügt es, wie bei einer normalen Buchung vorzugehen: die Konten in den Spalten Soll und Haben angeben und den entsprechenden MWST-Code zum Saldoansatz hinzufügen (z.B. F1).
Für die Verbuchung einer Rechnung mit Saldoansatz stehen zwei Methoden zur Verfügung:
- Buchung mit MWST-Zerlegung
In der Tabelle MWST/USt-Codes sind den Saldoansatz-Codes bereits die jeweiligen Mehrwertsteuersätze zugewiesen. Bei der Erfassung in der Buchungstabelle fügt das Programm beim Eintragen eines MWST-Codes mit Saldoansatz (z.B. F1) automatisch den entsprechenden Prozentsatz (z.B. 6,2%) sowie den berechneten MWST-Betrag ein. - Buchung ohne MWST-Zerlegung (empfohlene Methode)
Beim Einfügen des MWST-Codes mit Saldoansatz (z.B. F1) wird weder der MWST-Prozentsatz noch der MWST-Betrag automatisch eingetragen. Die Abrechnung erfolgt stattdessen am Ende der Abrechnungsperiode über eine dafür vorgesehene Erweiterung zur Berechnung der MWST mit Saldoansatz.
Anhand des im Erweiterungsdialog definierten Satzes erkennt das Programm:- alle Buchungen, bei denen ein MWST-Code zum Saldoansatz verwendet wurde,
- berechnet automatisch die geschuldete MWST für den jeweiligen Abrechnungszeitraum,
- und summiert die entsprechenden Beträge periodisch, je nach gewählter Einstellung im Dialogfenster der Erweiterung – z.B. monatlich, vierteljährlich oder jährlich.