In diesem Artikel
Unter Buchhaltungsabschlüssen versteht man alle Kontroll-, Anpassungs- und zeitlichen Abgrenzungsarbeiten, die am Ende des Jahres durchgeführt werden, bevor die Finanzberichte erstellt werden.
Technische Aspekte und Neues Jahr
Mit Banana Buchhaltung hat jedes Geschäftsjahr eine eigene separate Datei. Technisch gesehen gibt es kein Konzept eines endgültigen Buchhaltungsabschlusses:
- Zu Beginn eines neuen Jahres wird mit dem Befehl Neues Jahr erstellen eine neue Datei angelegt.
- Es ist möglich, gleichzeitig sowohl an der Datei des neuen Jahres als auch an der des vorherigen Jahres zu arbeiten. Sobald die Abschlussarbeiten durchgeführt sind, können die aktualisierten Salden in der Datei des neuen Jahres mit dem Befehl Eröffnungssaldi aktualisieren übernommen werden.
Verwendung des Filters für schnelle Prüfungen und Korrekturen
Um die Kontrolle, insbesondere zum Jahresende, schnell durchzuführen, empfehlen wir die Verwendung der Filterfunktion. Mit dieser Funktion können Sie alle Buchungen basierend auf einem Schlüsselwort, einer Phrase, einem Konto oder einer Gruppe von Elementen filtern. Der Vorteil dieser Funktion besteht darin, dass Sie Buchungen direkt in den durch den Filter angezeigten Zeilen korrigieren oder ändern können, ohne die gesamte Tabelle „Buchungen“ durchsuchen zu müssen, um entsprechende Einträge zu finden.
Weitere Details finden Sie auf der Seite:
- Zeilen filtern (nur mit dem Advanced-Plan).
Befehl "Buchhaltung nachkontrollieren"
Mit Banana Buchhaltung können Buchungen schnell erfasst und sogar vorläufige Einträge offengelassen werden, ohne den Arbeitsfluss zu unterbrechen.
Der Befehl Aktionen > Buchhaltung nachkontrollieren führt eine Reihe von Überprüfungen durch, ähnlich dem erneuten Eintragen der Daten von Anfang an. Wenn dabei Fehler oder Abweichungen festgestellt werden, werden diese gemeldet.
Es wird empfohlen, den Befehl Buchhaltung nachkontrollieren regelmässig zu verwenden, insbesondere bei Abweichungen oder Fehlerhinweisen, nach wichtigen Änderungen (z. B. Anfangssalden oder MWST-Codes), und vor allem bevor die Buchhaltung abgeschlossen wird.
Überprüfung der Übereinstimmung der Kontensalden
Der erste und wichtigste Schritt besteht darin, sicherzustellen, dass die Kontensalden mit den realen Salden übereinstimmen. Beispielsweise muss der Kassenkontensaldo mit dem tatsächlichen Bargeldbestand übereinstimmen. Die Salden von Bankkonten, Kreditkarten, Darlehen oder Guthaben müssen mit den entsprechenden Kontoauszügen übereinstimmen. Dasselbe gilt für andere Konten, wie z. B. für Abgrenzungen, MWST, Lieferanten usw.
Falls es Abweichungen gibt, müssen die Ursachen ermittelt und entweder die Anfangssalden oder die Buchungen entsprechend korrigiert werden.
Differenzen in der Tabelle „Buchungen“
In der Tabelle Buchungen (Info-Fenster unten) sollte überprüft werden, ob Differenzen gemeldet werden. Neben den Funktionen des Befehls Buchhaltung nachkontrollieren bietet Banana Buchhaltung Plus in der Tabelle „Buchungen“ die Spalte Saldo, mit der Sie alle Zeilen finden können, bei denen Abweichungen auftreten. Durch einfaches Scrollen in der Spalte lassen sich Differenzen schnell identifizieren und beheben, sodass keine Fehler ins neue Jahr übernommen werden.
Differenzen zwischen Banksalden und Kontensalden (Funktion „CheckBalance“)
Diese Überprüfung ist entscheidend für die Korrektheit der Buchhaltung. Wir empfehlen, die Funktion #CheckBalance nicht nur am Ende des Geschäftsjahres, sondern auch regelmässig zum Monatsende auszuführen. So können inkorrekte Salden frühzeitig erkannt und vermieden werden, bevor sie von Monat zu Monat weitergetragen werden.
Weitere Informationen zur Überprüfung von Salden finden Sie auf der Seite: Überprüfungsbuchungen von Salden.
Buchungen sperren
Nachdem die Buchungsüberprüfungen abgeschlossen sind, empfiehlt es sich, die Buchungen zu sperren:
- Aktionen > Buchungen sperren.
Die Buchungszeilen werden dann nummeriert und mit einem Blockchain-Code versehen, der ihre Integrität und Sicherheit garantiert.
PDF-Dossier
Mit dem Befehl PDF-Dossier erstellen können Sie alle Dokumente des gesamten Geschäftsjahres (Kontoblätter, Journal, MWST-Abrechnungen, monatliche, vierteljährliche und jährliche Reports ...) in einer einzigen PDF-Datei zusammenfassen.
Sie können Ihre Buchhaltungsdaten archivieren, indem Sie die Buchhaltungsdatei und die Ausdrucke als PDF speichern. Optional können Sie Sicherungskopien auf einem externen Laufwerk erstellen.