Chiusure nella contabilità Entrate / Uscite

Nella contabilità, le chiusure contabili sono le operazioni che un'azienda esegue alla fine dell'anno (o altro periodo contabile) per determinare correttamente il risultato d'esercizio. Si intendono anche tutte le verifiche e i controlli per assicurarsi che la contabilità sia esatta, senza errori e differenze.

Il comando Controlla contabilità esegue in automatico una serie di controlli e verifiche che aiutano ad individuare differenze ed errori immediatamente, prima di procedere con la stampa del Rendiconto annuale. Si consiglia di usare il comando Controlla contabilità con una certa regolarità e in particolare:

• se ci sono già in corso delle segnalazioni di differenze ed errori
• se sono state fatte delle modifiche nella tabella Conti, Categorie, Codici IVA
• In fase di chiusura della contabilità
• In seguito a modifiche dopo aver creato il nuovo anno.

In caso di errori, una volta impartito il comando, Banana Contabilità, visualizza nella finestra Messaggi (in basso) tutte le segnalazioni con l'indicazione della tabella e della riga dove si è generato l'errore. 

Le verifiche e i controlli eseguite con il comando Controlla contabilità sono i seguenti:

Differenze nella tabella Registrazioni

Tutti gli importi registrati nelle colonne Entrate e Uscite non devono generare delle differenze. 

• La colonna Saldo rileva le differenze contabili le colonne Conto e Categoria, a partire dalla riga dove queste si sono generate. L'importo che genera la differenza viene visualizzato nella colonna Saldo e finché non si corregge, l'importo viene riportato nelle righe successive. Consigliamo durante l'anno di tenere sottocchio questa colonna per individuare fin da subito eventuali differenze, evitando che queste si cumulino da mese in mese.
   
• La funzione Filtra righe (solo con piano Advanced) consente di cercare rapidamente delle righe di registrazione in base ad un testo, ad un importo, conto o categoria. L'utilità di questa funzione è che si possono correggere o modificare i movimenti direttamente sulle righe visualizzate dal filtro, senza scorrere tutta la tabella Registrazioni per cercare i movimenti con le stesse corrispondenze o movimenti non trovati perché non registrati. 

Differenze tra saldi contabili e saldi effettivi

La corrispondenza dei saldi contabili con quelli effettivi è fondamentale per la veridicità e l'esattezza della contabilità.

• La prima verifica è senza dubbio quella di accertarsi che il saldo dei conti della liquidità e delle carte di credito corrisponda al saldo degli estratti bancari e/o postali.
• Il saldo del conto cassa deve corrispondere con quello dello stato della cassa effettivo.
• Il saldo dei conto IVA dovuta sia effettivamente uguale al saldo di fine periodo del saldo del conto IVA Rendiconto (conto IVA in automatico).

Per rilevare in automatico queste differenze la funzione del #CheckBalance si rivela molto utile.

• La funzione di #CheckBalance (Registrazioni di verifica saldi) segnala se ci sono delle differenze di importo tra i saldi bancari della contabilità e quelli che risultano dagli estratti della banca o della posta. Consigliamo di utilizzare questa funzione periodicamente per evitare che le differenze si cumulino da mese a mese. Maggiori informazioni sulle Registrazioni di verifica dei saldi sono disponibili alla pagina Registrazioni saldi di verifica.

Errori di totalizzazione nella tabella Conti e Categorie

Nella tabella Registrazioni, man mano che si registrano i movimenti, nella tabella Conti e Categorie si aggiornano in automatico tutti i saldi. Se in queste tabelle, durante il corso dell'anno sono state fatte delle modifiche:

•  Aggiunti o eliminati conti, categorie
• Aggiunti o eliminati dei gruppi o sottogruppi
• Rinominati dei conti e/o delle categorie.

In questi casi, se le impostazioni non sono state eseguite correttamente, dopo aver controllato la contabilità con il comando Controlla Contabilità vengono segnalati degl errori di raggruppamento che causa totalizzazioni sbagliate. È importate correggere, altrimenti gli errori di totalizzazione vengono riportati nel Rendiconto e in altri report.

Differenze nei saldi iniziali con quelli dell'esercizio precedente

Nella tabella Conti, i saldi dei conti patrimoniali devono avere sempre una corrispondenza precisa con i saldi finali dell'esercizio precedente (file anno precedente).

Ci possono essere delle differenze per le seguenti cause:

• Ne file dell'anno precedente sono state aggiunte o eliminate delle registrazioni dopo aver creato il nuovo anno
• Ne file dell'anno precedente sono stati corretti degli errori dopo aver creato il nuovo anno.

In questi casi, per correggere i saldi iniziali occorre  Aggiorna saldi iniziali.

Aspetti Tecnici del nuovo anno 

Con Banana Contabilità ogni anno contabile ha un proprio file separato, tecnicamente non c'è il concetto di chiusura contabile:

• Quando inizia un nuovo anno si crea un nuovo file con il comando Crea nuovo anno.
• Si può continuare a lavorare contemporaneamente sia sul file dell'anno nuovo, sia su quello dell'anno precedente. Una volta terminate le operazioni di chiusura, nel file del nuovo anno si riprendono i saldi aggiornati, con il comando Aggiorna saldi iniziali.

Stampa del Rendiconto annuale 

Il rendiconto annuale nella contabilità entrate e uscite è un documento che riepiloga tutti i movimenti finanziari di un’attività (impresa, associazione, professionista) in un anno. Serve a mostrare il saldo finale e a determinare il risultato economico (utile o perdita).

• Somma delle entrate → Ricavi e altri proventi.
• Somma delle uscite → Costi e spese sostenute.
• Differenza tra entrate e uscite per determinare utile o perdita.

Dal menu Report > Rendiconto abbellito con gruppi si accede alla preparazione del Rendiconto, con la possibilità di personalizzare le colonne e altri parametri da visualizzare. 

Riporto risultato d'esercizio nella contabilità Entrate / Uscite 

Nella contabilità Entrate / Uscite non vi è la necessità di ripartire l'utile o la perdita d'esercizio, poiché il totale patrimonio nella tabella Conti rappresenta già il capitale netto o capitale proprio. In effetti la differenza tra le entrate e le uscite (risultato d'esercizio) viene indicato nello Stato Patrimoniale come aumento o diminuzione del capitale Proprio. 

Se si desidera visualizzare l'ammontare dei risultati d'esercizio degli anni precedenti, è necessario aggiungere un conto Risultati d'esercizio anni precedenti. L'assegnazione dell'importo deve essere fatto manualmente nella colonna Apertura (tabella Conti) all'inizio di ogni anno.

Blocco delle registrazioni

Una volta eseguite le registrazioni di verifica, consigliamo di bloccare le registrazioni per evitare che 

• Azioni > Blocca registrazioni.
  Le righe di registrazione saranno numerate e avranno un codice blockchain che ne garantisce la sicurezza.

Dossier PDF

Il comando Creare dossier PDF ti permette di avere tutti i documenti dell'intero esercizio contabile (schede conto, giornale, rendiconti IVA, report mensili, trimestrali e annuali...) in un unico file PDF. Puoi archiviare i dati contabili, salvando il file della contabilità e le stampe in PDF. Eventualmente, fai delle copie di sicurezza su un'unità di disco esterno.