Regole di completamento dialogo Applica regole

La finestra Applica Regole offre un ottimo livello di controllo sulle modifiche ai movimenti contabili perché mostra un'anteprima delle regole esistenti, con indicazione di quali registrazioni hanno una corrispondenza con ognuna di esse e quali registrazioni non corrispondono ancora a nessuna regola. Hai quindi la possibilità di creare nuove regole, modificare o cancellare quelle esistenti.

Il dialogo può essere visualizzato:

• Dal dialogo Importa registrazioni, quando viene vistata l'opzione Applica Regole
  Le regole vengono applicate unicamente alle righe importate
   
• Dal menu Azioni → Registrazioni ricorrenti → Applica regole...
  Le regole vengono applicate all'intero contenuto della tabella Registrazioni

Il dialogo Applica regole, con l'importazione dei dati bancari, diventa uno strumento cruciale per impostare tutte le registrazioni ripetitive. In questa finestra di dialogo, in presenza di più movimenti ripetitivi dello stesso tipo, basta impostare la regola solo ad uno dei movimenti e automaticamente vengono riportate le regole a tutti gli altri movimenti, presenti nel dialogo, senza dover impostare nuovamente la regola.

Una volta confermate le regole, tutti i movimenti vengono riportati nella tabella Registrazioni, garantendo uniformità e correttezza nelle registrazioni dello stesso tipo, e velocità nel contabilizzare tutti i movimenti.

Dialogo Applica Regole

È composto da quattro sezioni:

• Applica regole alle registrazioni con...
• Tabella di visualizzazione delle registrazioni importate.
  • Suddivise fra quelle a cui sono applicate delle regole e quelle per le quali non ci sono regole.
  • Con il menu contestuale "..." per aggiungere o modificare regole. 
• Opzioni di visualizzazione delle registrazioni a cui applicare le regole.
• Bottoni di conferma.

Applica regole alle registrazioni con...

• Contropartita temporanea (Temporary contra account).
  Questo campo è obbligatorio.
  Filtra tutte le registrazioni importate che contengono quella specifica contropartita, per esempio [CA], che è stata indicata nel Dialogo Importa movimenti.
• Conto:
  Filtra tutte le registrazioni importate che contengono un conto specifico, di solito il conto di una banca o [A], che è stato indicato nel Dialogo Importa movimenti.

Il sistema di completamento basato sulle regole presuppone che una volta completate le registrazioni non ci sia più alcuna registrazione che contenga la contropartita temporanea.

Tabella di visualizzazione delle registrazioni importate

La finestra mostra tutte le registrazioni che hanno la contropartita temporanea indicata sopra (per es. [CA]). Queste sono raggruppate in quattro sezioni principali:

• Movimenti in entrata con regole  
  Registrazioni con variazione positiva del conto (accredito) e con indicazione della regola a cui corrispondono
• Movimenti in uscita con regole
  Registrazioni con variazione negativa del conto (addebito) e con indicazione della regola a cui corrispondono
• Movimenti in entrata senza regole
  Registrazioni con variazione positiva del conto (accredito) e che non appartengono a nessuna regola
• Movimenti in uscita senza regole
  Registrazioni con variazione negativa del conto (addebito) e che non appartengono a nessuna regola

Se si è usato il bottone Applica, le registrazioni a cui sono state già applicate delle regole non vengono più visualizzate. 

Comandi contestuali

Dalla riga di una registrazione senza regola, con un click con il tasto destro del mouse o sul "..." alla destra, si apre un menu che permette di:

• Aggiungi/Modifica regola.
• Cancella regola.
• Modifica regola che si sovrappone.

Opzioni di visualizzazione

Modificano la visualizzazione delle righe importate all'interno della tabella soprastante.

• Espandi /Comprimi: visualizza o nasconde gli elementi delle Registrazioni.
• Mostra regole inutilizzate (Display unused rules): vistando questa opzione vengono visualizzate tutte le regole definite nella tabella Registrazioni ricorrenti; se l'opzione non è vistata il programma mostra solo le regole che hanno delle corrispondenze.
• Mostra righe senza regole (Display rows without rules): vistando questa opzione vengono visualizzate tutte le registrazioni importate; se l'opzione non è vistata il programma mostra solo le registrazioni che corrispondono ad una regola.
• Rimuovi conti tra [ ] (Remove accounts between [ ]): Per le registrazioni su più righe dove il programma ha inserito il conto bancario fra parantesi quadre (conto commentato), se questa opzione è attiva, il programma rimuove il conto commentato.
  Le regole con registrazioni su più righe possono essere definite unicamente nella tabella Registrazioni ricorrenti.

Bottoni di conferma

• OK: questo bottone applica le regole attive e chiude la finestra.
  • La contropartita temporanea viene sostituita in tutte le registrazioni che hanno una corrispondenza con una regola.
  • Le regole nuove o modificate vengono salvate anche nella tabella Registrazioni ricorrenti.
• Annulla (Cancel): questo bottone chiude la finestra senza applicare le regole.
  • Se ci sono state modifiche a una o più regole, verrà chiesta una conferma prima di chiudere la finestra.
  • Il bottone Annulla NON annulla (vedi sotto):
    • L'importazione delle registrazioni.
    • Le modifiche alle registrazioni e alle regole salvate apportate con il bottone Applica.
• Applica Regole: questo bottone applica le regole senza chiudere la finestra.
  • Le registrazioni importate vengono completate con la contropartita e le altre colonne specificate nelle regole. 
    • Le modifiche alle Registrazioni vengono salvate nella Tabella Registrazioni. 
  • Le regole aggiunte o modificate vengono salvate nella tabella Registrazioni ricorrenti.
  • Nella tabella vedi le registrazioni che non hanno regole. 

Se vuoi annullare l'importazione o le modifiche dopo che hai dato il comando Applica Regole:

• Devi chiudere la finestra. 
• Usa il comando Annulla dal menu Modifica, una o più volte. 

Consigli su come utilizzare la finestra Applica regole

Il modo più efficace per lavorare con la finestra Applica regole è il seguente:

1. Verifica che le registrazioni con corrispondenza a delle regole siano corrette.
2. Usa il bottone Applica regole per completare le registrazioni e salvare le modifiche nella tabella Registrazioni.
   Nella tabella vedrai così solo i movimenti che non hanno delle regole da applicare.
3. Aggiungi nuove regole per le registrazioni che rimangono e controlla che vengano applicate correttamente.
4. Usa di nuovo il bottone Applica regole.
5. Ripeti i punti 3 e 4 fino a quando tutte le registrazioni ricorrenti saranno associate a delle regole.
   1. Oppure chiudi il dialogo e completa le registrazioni manualmente.

Tabella registrazioni ricorrenti

Le regole sono salvate e possono essere modificate nella tabella Registrazioni ricorrenti.

Puoi completare o aggiungere regole anche con delle registrazioni su più righe nella tabella Registrazioni ricorrenti.
Con il passare del tempo vedrai che sempre più registrazioni importate avranno delle corrispondenze con delle regole; più regole aggiungi più il tuo lavoro contabile sarà ridotto.