In questo articolo
La Data, la Data fine e la Ripetizione determinano quando un movimento di Preventivo entra nella previsione e, per le operazioni ricorrenti, con quale frequenza e fino a quando deve essere ripetuto.
La scelta delle date è particolarmente importante per la previsione della liquidità: anche quando costi e ricavi sono correttamente stimati, il momento in cui avvengono incassi e pagamenti può modificare significativamente la disponibilità finanziaria prevista.
La colonna Data
La colonna Data indica quando è previsto il movimento ed è il riferimento temporale utilizzato per la previsione.
Data mancante
Se la Data non è indicata, il movimento viene considerato all'inizio della pianificazione.
Se richiedi una previsione per un determinato periodo, l'importo viene considerato nel saldo iniziale del periodo.
Poiché il movimento non appartiene al periodo contabile, nella colonna Totale non viene visualizzato alcun importo.
Data nel periodo contabile
Le date comprese nel periodo contabile definito nelle Proprietà file sono quelle utilizzate normalmente per i movimenti di Preventivo.
La data determina il periodo nel quale il movimento viene considerato.
Se il movimento è ripetitivo, nella colonna Totale viene indicato l'importo complessivo relativo alle ripetizioni che rientrano nel periodo contabile.
Data precedente al periodo contabile
Puoi inserire anche movimenti con una data precedente al periodo contabile.
Occorre però verificare che questi movimenti non si sovrappongano ai saldi iniziali inseriti nella tabella Conti.
Poiché il movimento non rientra nel periodo contabile, nella colonna Totale non viene visualizzato alcun importo.
Data successiva al periodo contabile
Puoi inserire movimenti con date successive al periodo contabile per costruire previsioni che si estendono agli anni successivi.
Questi movimenti vengono considerati quando il periodo della previsione comprende le relative date.
Poiché non rientrano nel periodo contabile corrente, nella colonna Totale non viene visualizzato alcun importo.
Per approfondire la relazione tra periodo contabile, periodo di pianificazione e periodo utilizzato nei report consulta la pagina Periodo di previsione.
La Data fine
La colonna Data fine viene utilizzata insieme alla ripetizione per indicare l'ultima data oltre la quale il movimento non deve più essere ripetuto.
Quando lasciare vuota la Data fine
Generalmente la Data fine deve rimanere vuota quando un movimento deve continuare a essere ripetuto anche nelle previsioni degli anni successivi.
Non è quindi opportuno inserire automaticamente come Data fine la fine del periodo contabile. In questo caso il movimento non verrebbe più ripetuto nelle previsioni successive a tale data.
Leasing e altri pagamenti rateali
Per un leasing o un'altra operazione con un numero definito di rate, puoi indicare come Data fine la data dell'ultimo pagamento previsto.
Rimborso di prestiti
Per un rimborso periodico di un prestito puoi indicare come Data fine la data dell'ultimo versamento previsto.
Cambiamenti di importo nel tempo
La Data fine è utile anche quando l'importo di un movimento ricorrente cambia a partire da una determinata data.
Ad esempio, se uno stipendio aumenta:
- inserisci il primo movimento con l'importo iniziale, la relativa ripetizione e come Data fine la data dell'ultimo pagamento prima dell'aumento
- inserisci un nuovo movimento, con il nuovo importo e con Data corrispondente all'inizio dell'aumento.
Se la variazione segue una regola precisa e regolare, il nuovo importo può anche essere determinato mediante una formula.
La Ripetizione
Per costi, ricavi, incassi, pagamenti e altre operazioni ricorrenti puoi indicare nella colonna Ripeti il codice che definisce la frequenza del movimento.
I codici disponibili sono descritti nella Documentazione sulle colonne.
Banana Contabilità utilizza la Data iniziale, il codice di ripetizione e l'eventuale Data fine per includere automaticamente il movimento nei periodi successivi.
Ad esempio, un movimento con frequenza mensile viene considerato ogni mese a partire dalla Data indicata.
Ripetizioni e periodo di previsione
Se non indichi una Data fine, il movimento viene ripetuto per tutto il Periodo di previsione richiesto.
Ad esempio, se un movimento inizia in gennaio ed è mensile:
- in una previsione di un anno viene considerato 12 volte
- in una previsione di 10 anni viene considerato 120 volte.
Non è quindi necessario inserire manualmente una riga per ogni mese o per ogni anno.
Ripetizioni nelle previsioni pluriennali
Se vuoi che un'operazione ricorrente venga considerata automaticamente anche nelle previsioni degli anni successivi, indica il relativo codice di ripetizione.
Per le operazioni che avvengono una sola volta ogni anno, ad esempio determinati ammortamenti di fine esercizio, puoi utilizzare la ripetizione annuale Y.
Non indicare una ripetizione quando l'operazione è prevista una sola volta e non deve ripetersi nei periodi successivi.
La colonna Totale della tabella Preventivo
La colonna Totale viene calcolata automaticamente e mostra l'importo complessivo del movimento e delle relative ripetizioni che rientrano nel periodo contabile.
Ad esempio, per un movimento mensile, il Totale tiene conto delle ripetizioni comprese nel periodo contabile.
La colonna Totale rimane vuota quando il movimento ha una data precedente o successiva al periodo contabile.
Il valore della colonna Totale riguarda quindi il periodo contabile, mentre i report previsionali possono essere calcolati anche per periodi differenti o più estesi.
Per gli aspetti tecnici relativi al calcolo delle ripetizioni e della colonna Totale consulta la pagina Logica di calcolo del Preventivo.
Scegliere la data dei movimenti di Preventivo
Nella tabella Preventivo è preferibile indicare la data in cui prevedi che l'operazione avverrà.
Non sempre è però possibile conoscere in anticipo il giorno esatto. In molti casi la pianificazione viene effettuata su base mensile.
L'importante è adottare un criterio coerente, soprattutto quando vuoi ottenere una previsione attendibile della liquidità.
Operazioni puntuali
Per operazioni puntuali, come un versamento di capitale o un investimento, indica la data in cui prevedi che l'operazione avverrà.
Se conosci il mese ma non il giorno preciso, puoi utilizzare indicativamente il 15 del mese.
In questo modo il movimento viene attribuito al mese previsto senza collocarlo arbitrariamente all'inizio o alla fine del periodo.
Spese ricorrenti
Per le spese ricorrenti che hanno una data di pagamento prevedibile, indica la data prevista del pagamento e il relativo codice di ripetizione.
Ad esempio:
- spese bancarie, interessi e ammortamenti – indica la fine del mese, trimestre o anno in cui sono previsti
- affitti – indica il giorno di scadenza o la data in cui prevedi il pagamento
- stipendi – indica normalmente il giorno in cui vengono pagati
- tredicesime, bonus e altri compensi – indica il momento in cui prevedi il pagamento
- anticipi e conguagli degli oneri sociali – indica la data prevista del versamento
- versamenti e conguagli IVA – indica la data prevista o la normale data di scadenza del pagamento.
Previsioni dei ricavi
La modalità con cui pianificare i ricavi dipende dal tipo di attività.
Se conosci il mese nel quale prevedi il ricavo o l'incasso ma non il giorno preciso, puoi utilizzare indicativamente il 15 del mese.
Per le entrate puntuali puoi inserire direttamente la data prevista dell'entrata.
Per le entrate ricorrenti puoi utilizzare una ripetizione, ad esempio mensile.
Quando la previsione delle vendite varia nel corso dell'anno, puoi inserire importi differenti nei singoli mesi. Questo è utile, ad esempio, per attività soggette a stagionalità.
Le formule possono inoltre essere utilizzate per rappresentare una crescita o altre variazioni calcolabili dei ricavi.
Progetti e grandi lavori
Per progetti o lavori importanti può essere utile inserire separatamente gli incassi previsti secondo il calendario del progetto.
Se sono previste più scadenze, inserisci un movimento per ogni entrata prevista.
Quando conosci il mese ma non la data esatta dell'incasso, puoi utilizzare indicativamente il 15 del mese.
Previsioni per singolo cliente
Per consulenti, commercialisti e altre attività che lavorano con anticipi, incarichi o progetti può essere utile predisporre una previsione dettagliata degli incassi per singolo cliente.
Puoi indicare le date nelle quali prevedi i diversi versamenti.
La previsione può così essere utilizzata anche per confrontare gli incassi previsti con quelli effettivamente ricevuti.
Costi variabili
I costi variabili possono essere pianificati in relazione agli elementi che li determinano.
Quando un costo varia in funzione della cifra d'affari, come può avvenire per l'acquisto di merci o materie prime, puoi utilizzare la stessa data prevista per il relativo ricavo.
Mediante una formula puoi inoltre calcolare il costo come percentuale della cifra d'affari prevista.
I costi possono essere collegati anche ad altri elementi, ad esempio al numero di dipendenti, ai locali utilizzati o ad altre variabili dell'attività.
Previsioni secondo il principio di cassa
Per piccole imprese e attività nelle quali incassi e pagamenti avvengono prevalentemente in modo immediato, come negozi e ristoranti, può essere pratico impostare la previsione secondo il principio di cassa.
In questo caso:
- i ricavi vengono inseriti con la data in cui prevedi l'incasso
- i costi vengono inseriti con la data in cui prevedi il pagamento.
Questo metodo permette di costruire in modo semplice una previsione orientata alla liquidità.
Per le operazioni importanti con pagamento differito è però opportuno rappresentare separatamente l'operazione e il successivo pagamento.
Ad esempio, per l'acquisto di un macchinario con pagamento dilazionato puoi inserire:
- l'acquisto del macchinario, con registrazione sul conto dell'attivo e sul conto passivo del fornitore, alla data dell'acquisto
- il pagamento del macchinario, con uno o più movimenti alle date nelle quali prevedi di pagare le relative rate.
In questo modo la previsione distingue l'acquisto dall'effettivo movimento della liquidità.
Previsioni secondo il principio di competenza
Quando vuoi distinguere il momento in cui un costo o un ricavo viene rilevato dal momento in cui avviene il relativo pagamento o incasso, devi rappresentare separatamente le due fasi.
Questo permette di ottenere una previsione più precisa sia della situazione economica e patrimoniale sia della liquidità.
Operazioni a contanti
Per le operazioni nelle quali registrazione e pagamento avvengono nello stesso momento è sufficiente inserire normalmente il movimento alla data prevista.
Pagamenti a breve termine
Per semplicità, quando il pagamento è previsto entro un periodo molto breve, ad esempio nell'arco dello stesso mese, può essere sufficiente utilizzare direttamente la data prevista del pagamento.
Pagamenti dilazionati
Quando un acquisto viene pagato successivamente, puoi distinguere:
- il movimento relativo all'acquisto, con la relativa data e il conto Fornitori come contropartita
- uno o più movimenti di pagamento alle date previste.
Se non conosci il giorno esatto ma conosci il mese del pagamento, puoi utilizzare indicativamente il 15 del mese.
Incassi dilazionati
Lo stesso principio può essere applicato alle vendite con pagamento successivo.
Puoi distinguere:
- il movimento relativo alla vendita o fatturazione, con il conto Clienti come contropartita
- uno o più movimenti relativi agli incassi alle date previste.
Questo permette di distinguere il momento in cui nasce il ricavo dal momento in cui aumenta la liquidità.
Incassi in ritardo
Quando prevedi che una parte dei ricavi venga incassata immediatamente e una parte successivamente, puoi rappresentare separatamente la quota differita.
Ad esempio:
- inserisci il ricavo previsto
- con la stessa data trasferisci la parte che prevedi di incassare successivamente sul conto Clienti
- alla data prevista dell'incasso inserisci il movimento che riduce il credito verso il cliente e aumenta la liquidità.
In questo modo la previsione tiene conto anche del ritardo atteso negli incassi.
Utilizzare variabili per incassi e pagamenti dilazionati
Quando lo stesso importo deve essere utilizzato in movimenti diversi, ad esempio nella fatturazione e nel successivo incasso o pagamento, puoi utilizzare formule e variabili.
Puoi, ad esempio:
- assegnare l'importo della fatturazione a una variabile
- utilizzare la stessa variabile nel movimento del successivo incasso o pagamento
- utilizzare una variabile per definire la percentuale dell'importo che prevedi di incassare o pagare successivamente.
In questo modo, se cambia l'importo iniziale, i movimenti collegati possono utilizzare automaticamente il valore aggiornato.
Per esempi sull'utilizzo delle variabili e delle formule consulta la pagina Esempi formule.