Datumsangaben und Wiederholungen in den Buchungen der Finanzplanung

Spalte Datum

Der Wert in der Spalte Datum ist für die Finanzplanung massgebend.

• Kein Datum – Wenn kein Datum angegeben ist, wird die Budgetbuchung zu Beginn des Planungszeitraums berücksichtigt.
  Wenn Sie eine Auswertung für einen bestimmten Zeitraum erstellen, wird der Betrag im Anfangssaldo des gewählten Zeitraums berücksichtigt.
  Da die Budgetbuchung nicht in den Buchhaltungszeitraum fällt, wird in der Spalte Total kein Betrag ausgewiesen.
• Datum innerhalb des Buchhaltungszeitraums – Der Buchhaltungszeitraum (Geschäftsjahr) wird in den Dateieigenschaften festgelegt.
  Üblicherweise werden Datumsangaben innerhalb dieses Zeitraums verwendet.
  In der Spalte Total wird der Gesamtbetrag für den Buchhaltungszeitraum unter Berücksichtigung der sich wiederholenden Budgetbuchungen ausgewiesen.
• Datum vor dem Buchhaltungszeitraum –  Sie können Budgetbuchungen mit einem Datum vor dem Buchhaltungszeitraum erfassen. Achten Sie jedoch darauf, dass diese nicht mit den in der Tabelle  Konten erfassten Eröffnungssalden in Konflikt stehen.
  Da diese Budgetbuchungen ausserhalb des Buchhaltungszeitraums liegen, wird in der Spalte Total kein Betrag ausgewiesen.
• Datum nach dem Buchhaltungszeitraum – Bei einer mehrjährigen Finanzplanung können Sie auch Budgetbuchungen mit einem zukünftigen Datum erfassen, das nach dem Buchhaltungszeitraum liegt.
  Da diese Budgetbuchungen ausserhalb des Buchhaltungszeitraums liegen, wird in der Spalte Total kein Betrag ausgewiesen.

Spalte Enddatum

Das Enddatum wird zusammen mit dem Wiederholungscode verwendet. Es legt fest, bis zu welchem Datum die Budgetbuchung wiederholt werden soll.

• In der Regel leer lassen – Wenn Sie ein Enddatum eingeben, obwohl dies nicht erforderlich ist – z.B. das Ende des Buchhaltungszeitraums –, wird diese Budgetbuchung in der Finanzplanung für die Folgejahre nicht mehr wiederholt.
• Bei Leasinggeschäften – Geben Sie als Enddatum das Datum an, an dem die letzte Leasingrate bezahlt wird.
• Bei Darlehensrückzahlung – Geben Sie das Datum der letzten vorgesehenen Rückzahlung an.
• Bei Betragsänderungen zu festgelegten Zeitpunkten – 
  Wenn der Betrag einer wiederkehrenden/wiederholenden Budgetbuchung zu einem bestimmten Zeitpunkt angepasst wird, z.B. bei einer Lohnerhöhung:
  • Erfassen Sie eine Budgetbuchung mit dem Wiederholungscode M und geben Sie als Enddatum das Datum der letzten Zahlung vor der Erhöhung an.
  • Erfassen Sie ab dem Zeitpunkt der Erhöhung neue Budgetbuchungen mit dem angepassten Betrag.
  • Erfolgt die Erhöhung nach einem festgelegten und regelmässigen Schema, kann sie auch mithilfe von Formeln berechnet werden.

Spalte Wiederholung

Für wiederkehrende Ausgaben oder Einnahmen geben Sie einen Wiederholungscode ein (siehe Dokumentation zu den Spalten). 

• Bei der Berechnung der Finanzplanung erstellt das Programm Kopien der Budgetbuchung. Dabei wird das Datum entsprechend der angegebenen Häufigkeit fortlaufend angepasst.
• Wenn kein Enddatum angegeben ist, erzeugt das Programm bei der Berechnung interne Kopien der Budgetbuchung für den gesamten beim Erstellen des Berichts festgelegten Auswertungszeitraum.
  • Beginnt die Budgetbuchung im Januar und wird sie monatlich wiederholt:
    • Bei einem Auswertungszeitraum von einem Jahr werden ab Februar weitere Buchungen erzeugt. Die erste Buchung ist die manuell erfasste Originalbuchung; die weiteren 11 Buchungen werden automatisch erzeugt. Insgesamt ergeben sich 12 Buchungen.
    • Bei einem Auswertungszeitraum von zehn Jahren werden ab Februar weitere Buchungen erzeugt. Die erste Buchung ist die Originalbuchung; die weiteren 119 Buchungen werden automatisch erzeugt – 11 im ersten Jahr und jeweils 12 in den folgenden 9 Jahren. Insgesamt ergeben sich 120 Buchungen.
• Damit das Programm die Finanzplanung für die Folgejahre automatisch berechnet:
  • Geben Sie für wiederkehrende Buchungen den entsprechenden Wiederholungscode ein.
  • Verwenden Sie für Buchungen, die nur einmal jährlich erfolgen, z.B. Abschreibungen am Jahresende, den Wiederholungscode Y. Dadurch werden die Abschreibungen auch für die Folgejahre berechnet.
  • Lassen Sie den Wiederholungscode nur dann leer, wenn die Buchung im Folgejahr nicht mehr vorgesehen ist.

Spalte Total der Tabelle Budget

Die Spalte Total wird automatisch berechnet. Sie zeigt die Summe des Betrags der aktuellen Zeile und der dazugehörigen Wiederholungen innerhalb des Buchhaltungszeitraums.
Liegt das Datum einer Budgetbuchung vor oder nach dem Buchhaltungszeitraum, bleibt die Spalte Total leer.

Finanzplanung mit genauen Datumsangaben und monatlicher Logik

In der Tabelle Budget erfassen Sie die Budgetbuchungen mit dem Datum, an dem der jeweilige Geschäftsvorgang voraussichtlich stattfindet.

Es ist nicht immer möglich, sämtliche Einnahmen und Ausgaben tagesgenau zu planen. In solchen Fällen ist es sinnvoll, mit Näherungswerten auf monatlicher Basis zu arbeiten. Dabei sollte eine einheitliche Logik angewendet werden, damit auch für kurze Zeiträume eine zuverlässige Liquiditätsplanung erstellt werden kann:

• Einmalige Geschäftsvorgänge wie Kapitaleinlagen oder Investitionen werden mit dem Datum erfasst, an dem sie voraussichtlich stattfinden.
  Ist das genaue Datum nicht bekannt, kann der 15. des betreffenden Monats verwendet werden.
• Wiederkehrende Ausgaben mit einem festgelegten Zahlungsdatum werden mit dem voraussichtlichen Zahlungsdatum und dem entsprechenden Wiederholungscode erfasst:
  • Bankspesen, Zinsen und Abschreibungen werden am Ende des jeweiligen Monats, Quartals oder Jahres erfasst.
  • Mietzahlungen werden am Fälligkeitstag oder am voraussichtlichen Zahlungsdatum erfasst.
  • Für Löhne und Sozialabgaben gilt:
    • Monatliche Lohnzahlungen werden mit dem Datum erfasst, an dem die Löhne ausbezahlt werden.
    • 13. Monatslöhne, Boni und weitere Vergütungen werden mit dem voraussichtlichen Zahlungsdatum erfasst.
    • Akontozahlungen und Schlussabrechnungen der Sozialabgaben werden mit dem voraussichtlichen Zahlungsdatum erfasst.
  • MWST-Zahlungen und -Ausgleichszahlungen werden mit dem üblichen Fälligkeitsdatum erfasst.
• Planung der Erträge
  Die Planung hängt von der Art der Geschäftstätigkeit ab. Ist der genaue Tag nicht bekannt, aber der entsprechende Monat, kann der 15. des Monats verwendet werden.
  • Einmalige Einnahmen – Erfassen Sie diese am voraussichtlichen Datum des Zahlungseingangs oder in der Monatsmitte.
  • Wiederkehrende Einnahmen – Erfassen Sie diese am voraussichtlichen Datum des Zahlungseingangs oder in der Monatsmitte.
  • Monatliche Ertragsplanung – In vielen Fällen eignet sich eine monatliche Planung. Die Erträge können jeweils am 15. des Monats erfasst werden.
    • Bei wiederkehrenden Einnahmen kann der Ertrag mit einem monatlichen Wiederholungscode erfasst werden. Mithilfe von Formeln können auch zukünftige Steigerungen eingeplant werden.
    • Bei saisonabhängigen Verkäufen ist es sinnvoll, für jeden Monat eine separate Budgetbuchung zu erfassen.
  • Planung von Projekten oder grösseren Aufträgen – Wenn ein Zahlungsplan mit den vorgesehenen Zahlungseingängen vorliegt, erfassen Sie für jeden erwarteten Zahlungseingang eine separate Budgetbuchung. Falls erforderlich, kann als Näherungsdatum der 15. des Monats verwendet werden.
  • Planung nach Kunden – Für Beratungs- oder Treuhandunternehmen, die sowohl mit Akontozahlungen als auch mit Projekten arbeiten, kann eine detaillierte Planung der Einnahmen für jeden Kunden mit den voraussichtlichen Zahlungsdaten sehr hilfreich sein. Anhand dieser Planung lässt sich später auch überprüfen, ob der Kunde die Zahlung tatsächlich geleistet hat.
• Variable Kosten
  • Bei Kosten, die in einem konstanten Verhältnis zum Umsatz stehen, beispielsweise für den Warenverbrauch eines Restaurants, werden die Kosten mit demselben Datum wie der Umsatz erfasst. Mithilfe einer Formel kann der Betrag als Prozentsatz des Umsatzes berechnet werden.
  • Die Kosten können auch von anderen Faktoren abhängen, beispielsweise von der Anzahl der Mitarbeitenden, den gemieteten Räumlichkeiten oder anderen Bezugsgrössen.

Finanzplanung nach dem Kassenprinzip

Für kleine Unternehmen und Geschäftstätigkeiten mit unmittelbaren Zahlungseingängen und -ausgängen, zum Beispiel Geschäfte oder Restaurants, ist eine Finanzplanung nach dem Kassenprinzip sinnvoll. Dabei werden Erträge mit dem Datum des erwarteten Zahlungseingangs und Kosten mit dem Datum der voraussichtlichen Zahlung erfasst.

Bei grösseren Geschäftsvorgängen, beispielsweise beim Kauf einer Maschine mit Ratenzahlung, müssen detaillierte Budgetbuchungen erfasst werden:

• Kauf der Maschine: Buchung auf dem entsprechenden Aktivkonto und dem Kreditorenkonto mit dem Kaufdatum.
• Bezahlung der Maschine: Buchung mit dem Datum der vorgesehenen Zahlung beziehungsweise mit den Daten der einzelnen Raten.

Finanzplanung nach dem Kompetenzprinzip

Beim Kompetenzprinzip (Periodenabgrenzungsprinzip) werden der Zeitpunkt des Geschäftsvorgangs und der Zeitpunkt der Zahlung separat berücksichtigt.

• Barzahlungen
  Diese werden wie üblich erfasst.
• Kurzfristig erwartete Zahlungen
  Bei Geschäftsvorgängen, deren Zahlung innerhalb eines Monats erwartet wird, kann der Einfachheit halber das Kassenprinzip angewendet werden.
• Aufgeschobene Zahlungen
  Wenn die genauen Zahlungstermine nicht bekannt sind, kann jeweils der 15. des Monats verwendet werden.
  • Bei genau festgelegten Zahlungsfristen:
    • Erfassen Sie den Kauf mit dem Kaufdatum und dem Kreditorenkonto als Gegenkonto.
    • Erfassen Sie die Zahlungen mit den jeweils vorgesehenen Zahlungsdaten.
• Aufgeschobene Zahlungseingänge
  • Bei genau festgelegten Zahlungsfristen, beispielsweise im Rahmen eines Projekts:
    • Erfassen Sie die Fakturierung mit dem Rechnungsdatum und dem Debitorenkonto als Gegenkonto.
    • Erfassen Sie die Zahlungseingänge mit den jeweils vorgesehenen Daten.
  • Bei verzögerten Zahlungseingängen
    Dies ist beispielsweise der Fall, wenn ein Teil der Erträge kurzfristig und ein bestimmter Prozentsatz erst später eingeht. Gehen Sie wie folgt vor:
    • Erfassen Sie den Ertrag zunächst als unmittelbaren Zahlungseingang.
    • Erfassen Sie mit demselben Datum eine Budgetbuchung, mit der ein Teil des Zahlungseingangs auf das Debitorenkonto übertragen wird.
    • Erfassen Sie den späteren Zahlungseingang mit dem voraussichtlichen Datum und dem Debitorenkonto als Gegenkonto.
• Variablen für aufgeschobene Zahlungen und Zahlungseingänge verwenden (siehe Beispiel zur Verwendung von Variablen)
  Wenn derselbe Betrag bei der späteren Zahlung erneut verwendet werden soll, sind die Formelspalten und Variablen besonders hilfreich:
  • Weisen Sie den Betrag in der Budgetbuchung für die Fakturierung einer Variablen zu.
  • Verwenden Sie diese Variable in der Budgetbuchung für die Zahlung, damit der Betrag automatisch übernommen wird.
  • Variablen können auch verwendet werden, um beispielsweise den Prozentsatz des später zu zahlenden Betrags festzulegen.