Datum und wiederkehrende Buchungen der Finanzplanung

Die Spalte Datum

Das in der Spalte Datum eingegebene Datum ist massgebend für die Berechnung der Finanzplanung.

• Kein Datum
  Wird kein Datum angegeben, wird die Budgetbuchung zu Beginn des Zeitraums der Finanzplanung berücksichtigt.
  Bei Auswertungen für einen bestimmten Zeitraum werden diese Beträge zu Beginn des Zeitraums im Anfangssaldo berücksichtigt.
  Die Spalte Total bleibt bei diesen Buchungen leer, da sie ausserhalb des Buchhaltungszeitraums liegen.
• Datum innerhalb des Buchhaltungszeitraums
  Dies sind die am häufigsten verwendeten Daten. Der Buchhaltungszeitraum (Geschäftsjahr) wird in den Dateieigenschaften festgelegt.
  In der Spalte Total wird der Gesamtbetrag angezeigt. Dabei werden auch wiederkehrende Budgetbuchungen berücksichtigt, die innerhalb des Buchhaltungszeitraums liegen.
• Datum vor dem Zeitraum der Finanzplanung
  Sie können Budgetbuchungen mit einem Datum erfassen, das vor dem Zeitraum der Finanzplanung liegt. Achten Sie jedoch darauf, dass diese nicht mit den in der Tabelle  Konten erfassten Eröffnungssaldi in Konflikt stehen.
  Da diese Buchungen ausserhalb des Buchhaltungszeitraums liegen, wird in der Spalte Total kein Betrag angezeigt.
• Datum nach dem Buchhaltungszeitraum
  Bei einer mehrjährigen Finanzplanung können Sie auch Budgetbuchungen mit einem zukünftigen Datum erfassen, das nach dem Buchhaltungszeitraum liegt.
  Da diese Buchungen ausserhalb des Buchhaltungszeitraums liegen, wird in der Spalte Total kein Betrag angezeigt.

Das Enddatum

Das Enddatum wird zusammen mit dem Wiederholungscode verwendet und gibt das letzte Datum an, bis zu dem eine Buchung wiederholt wird.

• Normalerweise bleibt diese Spalte leer
  Wenn Sie ein nicht erforderliches Enddatum eingeben, beispielsweise das Ende des Buchhaltungszeitraums, wird diese Buchung bei der Finanzplanung für die folgenden Jahre nicht mehr berücksichtigt.
• Für Leasinggeschäfte
  Geben Sie als Enddatum das Datum an, an dem die letzte Leasingrate gezahlt wird.
• Für die Rückzahlung von Krediten
  Geben Sie als Enddatum das Datum an, an dem die letzte Zahlung fällig wird.
• Für Betragsänderungen zu bestimmten Zeitpunkten
  Zum Beispiel, wenn der Betrag einer wiederkehrenden/wiederholenden Buchung zu bestimmten Zeitpunkten angepasst wird (z.B. bei einer Lohnerhöhung):
  • Erfassen Sie eine Buchungszeile mit dem Wiederholungscode M und geben Sie als Enddatum das Datum der letzten Zahlung vor der Erhöhung an.
    Erfassen Sie anschliessend eine neue Buchungszeile mit dem Anfangsdatum, ab dem die Erhöhung gilt.
  • Erfolgt die Erhöhung nach einem genau festgelegten und regelmässigen Schema, kann sie auch mithilfe von Formeln automatisiert werden.

Die Wiederholung

Für wiederkehrende Ausgaben oder Einnahmen geben Sie einen Wiederholungscode ein (siehe Dokumentation der Spalten). 

• Bei der Berechnung der Finanzplanung erstellt das Programm automatisch Kopien der Budgetbuchung.
  Dabei wird das Datum entsprechend dem angegebenen Wiederholungscode fortlaufend angepasst.
• Wenn kein Enddatum angegeben ist, erstellt das Programm die wiederkehrenden Buchungen für den gesamten Zeitraum der Finanzplanung, der für den Bericht festgelegt wurde.
  • Beispiel: Das Anfangsdatum liegt im Januar und die Wiederholung ist monatlich:
    • Beträgt der Zeitraum der Finanzplanung ein Jahr, werden ab Februar 11 weitere Buchungen automatisch erzeugt. Zusammen mit der ursprünglich erfassten Buchung im Januar ergeben sich insgesamt 12 Buchungen.
    • Beträgt der Zeitraum der Finanzplanung zehn Jahre, werden ab Februar 119 weitere Buchungen automatisch erzeugt (11 im ersten Jahr und jeweils 12 in den folgenden 9 Jahren). Zusammen mit der ursprünglich erfassten Buchung ergeben sich insgesamt 120 Buchungen.
• Damit das Programm die Finanzplanung für die folgenden Jahre automatisch berechnen kann:
  • Geben Sie bei wiederkehrenden Buchungen den entsprechenden Wiederholungscode ein.
  • Bei Buchungen, die einmal jährlich erfolgen (z.B. die Abschreibung am Jahresende), geben Sie den Wiederholungscode Y ein. Dadurch wird die Abschreibung auch für die folgenden Jahre berücksichtigt.
  • Geben Sie keinen Wiederholungscode ein, wenn die Buchung im folgenden Jahr nicht mehr erfolgt.

Die Spalte Total der Tabelle Budget

Die Spalte Total wird automatisch berechnet und zeigt die Summe des Betrags der ursprünglichen Budgetbuchung und aller Wiederholungen, die innerhalb des Buchhaltungszeitraums liegen.
Die Spalte Total bleibt leer, wenn das Datum der Budgetbuchung vor oder nach dem Buchhaltungszeitraum liegt. 

Finanzplanung mit genauem Datum und monatlicher Logik

In der Tabelle Budget erfassen Sie die Budgetbuchungen und geben das Datum an, an dem diese voraussichtlich erfolgen.

Es ist jedoch nicht immer möglich, die genauen Daten der Einnahmen und Ausgaben im Voraus festzulegen. In solchen Fällen ist es sinnvoll, mit Näherungswerten zu arbeiten, in der Regel auf monatlicher Basis.
Dabei empfiehlt es sich, einer einheitlichen Logik zu folgen, um auch kurzfristig eine zuverlässige Liquiditätsplanung zu erhalten:

• Ausserordentliche Buchungen (Kapitaleinzahlungen, Investitionen) werden mit dem Datum erfasst, an dem sie voraussichtlich erfolgen.
  Wenn kein genaues Datum bekannt ist, empfiehlt es sich, den 15. des Monats, also die Monatsmitte, anzugeben.
• Wiederkehrende Ausgaben mit einem bestimmten Zahlungsdatum werden mit dem voraussichtlichen Zahlungsdatum und dem entsprechenden Wiederholungscode erfasst:
  • Bankgebühren, Zinsen und Abschreibungen: Geben Sie jeweils das Monats-, Quartals- oder Jahresende an, an dem sie anfallen.
  • Mietzahlungen: Geben Sie das Fälligkeitsdatum oder das Datum an, an dem die Zahlung voraussichtlich erfolgt.
  • Löhne und Sozialversicherungsbeiträge:
    • Für die monatliche Berechnung und Zahlung geben Sie den Tag an, an dem die Löhne voraussichtlich ausbezahlt werden.
    • Für 13. Monatslöhne, Bonuszahlungen oder andere Zahlungen geben Sie den Tag an, an dem diese voraussichtlich ausbezahlt werden.
    • Für Vorauszahlungen und Anpassungen der Sozialversicherungsbeiträge geben Sie das voraussichtliche Zahlungsdatum an.
  • MWST-Zahlungen und -Anpassungen: Geben Sie das Datum an, an dem die Zahlung fällig ist.
• Planung der Erträge
  Die Planung der Erträge hängt von der Art der Tätigkeit ab.
  Ist das genaue Datum einer Einnahme nicht bekannt, lässt sie sich aber einem bestimmten Monat zuordnen, empfiehlt es sich, den 15. des Monats, also die Monatsmitte, anzugeben.
  • Ausserordentliche Einnahmen
    Geben Sie das Datum an, an dem die Einnahme voraussichtlich erfolgt. Ist das genaue Datum nicht bekannt, können Sie die Monatsmitte verwenden.
  • Wiederkehrende Einnahmen
    Geben Sie das voraussichtliche Datum der Einnahme oder die Monatsmitte an.
  • Monatliche Planung
    In vielen Fällen ist eine monatliche Planung sinnvoll. Dabei können Sie die Einnahmen jeweils am 15. des Monats erfassen.
    • Bei wiederkehrenden Einnahmen können Sie den Ertrag mit einem monatlichen Wiederholungscode erfassen.
      Mithilfe von Formeln lässt sich auch eine erwartete Entwicklung des Ertrags berücksichtigen.
    • Schwankt der erwartete Umsatz im Jahresverlauf, ist es sinnvoll, für jeden Monat eine separate Budgetbuchung zu erfassen.
  • Planung für Projekte oder grössere Aufträge
    Wenn die voraussichtlichen Einnahmen bereits zeitlich geplant sind, erfassen Sie für jede erwartete Einnahme eine separate Budgetbuchung. Ist das genaue Datum nicht bekannt, können Sie den 15. des jeweiligen Monats verwenden.
  • Planung nach Kunden
    Für  Berater oder Buchhalter, die sowohl mit Vorschüssen als auch mit Projekten arbeiten, kann es sehr nützlich sein, für jeden Kunden eine detaillierte Umsatzplanung mit den voraussichtlichen Zahlungsterminen zu erstellen. Diese Planung erleichtert auch die Kontrolle, ob die erwarteten Zahlungen tatsächlich eingegangen sind.
• Variable Kosten
  • Bei Kosten, die im Verhältnis zum Umsatz anfallen, beispielsweise in einem Restaurant, können Sie den Aufwand mit demselben Datum wie den entsprechenden Umsatz erfassen. Mithilfe einer Formel kann der Betrag als Prozentsatz des Umsatzes berechnet werden.
  • Die Kosten können auch von anderen Faktoren abhängen, beispielsweise von der Anzahl Mitarbeitenden, den gemieteten Räumlichkeiten oder anderen Bezugsgrössen.

Finanzplanung nach dem Kassenprinzip

Für Kleinbetriebe und Tätigkeiten mit direkten Einnahmen (z.B. Geschäfte oder Restaurants) ist eine Finanzplanung nach dem Kassenprinzip sinnvoll. Dabei geben Sie für Erträge das Datum an, an dem die Einnahmen voraussichtlich eingehen, und für Aufwände das Datum, an dem die Zahlungen voraussichtlich erfolgen.

Bei grösseren Geschäftsvorfällen, beispielsweise beim Kauf einer Maschine, deren Zahlung über einen längeren Zeitraum erfolgt, sollten die Budgetbuchungen mit genauen Angaben erfasst werden:

• Kauf der Maschine: Erfassen Sie den Kauf zum entsprechenden Datum auf dem Aktivkonto für Maschinen und auf dem Passivkonto für Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten.
• Zahlung der Maschine: Geben Sie das Datum an, an dem die Zahlung voraussichtlich erfolgt. Bei einer Ratenzahlung erfassen Sie die einzelnen Raten mit den jeweiligen Zahlungsterminen.

Finanzplanung nach dem Kompetenzprinzip

In diesem Fall werden bei der Erfassung der Budgetbuchungen sowohl das Datum des Geschäftsvorfalls als auch der voraussichtliche Zahlungszeitpunkt berücksichtigt.

• Barzahlungen
  Diese werden wie gewohnt erfasst.
• Geschäftsvorfälle mit kurzfristig erwarteter Zahlung
  Bei Geschäftsvorfällen, deren Zahlung voraussichtlich innerhalb eines Monats erfolgt, kann der Einfachheit halber nach dem Kassenprinzip vorgegangen werden.
• Zahlungsaufschub
  Ist das genaue Zahlungsdatum nicht bekannt, kann der 15. des Monats verwendet werden.
  • Bei Geschäftsvorfällen mit festgelegten Zahlungsbedingungen:
    • In einer Budgetbuchung wird das Rechnungsdatum angegeben und als Gegenkonto das Kundenkonto verwendet.
    • In den weiteren Budgetbuchungen werden die Zahlungseingänge mit den vorgesehenen Zahlungsterminen erfasst.
• Einnahmen mit späterem Zahlungseingang
  • Bei festgelegten Zahlungsfristen, beispielsweise im Rahmen eines Projekts:
    • In einer Budgetbuchung wird das Rechnungsdatum angegeben. Als Gegenkonto wird das Konto des Kunden erfasst.
    • In den weiteren Budgetbuchungen werden die erwarteten Zahlungen zu den vorgesehenen Terminen erfasst.
  • Verspätete Zahlungseingänge
    Dies ist beispielsweise der Fall, wenn ein Teil der Einnahmen kurzfristig eingeht, während ein bestimmter Anteil erst später bezahlt wird. Gehen Sie wie folgt vor:
    • Erfassen Sie den Ertrag zunächst als direkten Zahlungseingang (Bareinnahme).
    • Erfassen Sie zum gleichen Datum eine Budgetbuchung, mit der der später erwartete Anteil der Einnahme auf das Kundenkonto übertragen wird.
    • Erfassen Sie anschliessend den erwarteten Zahlungseingang zum voraussichtlichen Zahlungsdatum und verwenden Sie dabei das Kundenkonto als Gegenkonto.
• Verwendung von Variablen für spätere Ein- und Auszahlungen (siehe Beispiel für die Verwendung von Variablen)
  Wenn derselbe Betrag zum Zeitpunkt der Zahlung erneut verwendet werden soll, können Sie die Spalten Formel und Variablen verwenden:
  • Bei der Budgetbuchung der Rechnungsstellung wird der Betrag einer Variablen zugewiesen.
  • Bei der Budgetbuchung der Zahlung wird die Variable verwendet, sodass der Betrag automatisch übernommen wird.
  • Variablen können auch verwendet werden, um z.B. den Prozentsatz des Betrags festzulegen, dessen Zahlung aufgeschoben wird.