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Movimenti di pianificazione
Per costruire una previsione finanziaria di precisione inserisci nella tabella Preventivo i movimenti che prevedi avverranno in futuro.
Ogni movimento viene registrato secondo la logica della partita doppia, indicando il conto Dare e il conto Avere, proprio come per una normale registrazione contabile.
La differenza è che nella tabella Registrazioni inserisci operazioni già avvenute, mentre nella tabella Preventivo inserisci operazioni che prevedi avverranno in futuro.
In questo modo Banana Contabilità dispone delle informazioni necessarie per calcolare automaticamente gli effetti economici, patrimoniali e finanziari dei movimenti previsti.
È quindi possibile ottenere:
- conto economico previsionale
- bilancio previsionale
- evoluzione della liquidità
- situazione futura di crediti e debiti
- confronto tra Preventivo e Consuntivo.
È il principio della contabilità del futuro: inserisci i movimenti che prevedi avverranno e Banana Contabilità ne calcola automaticamente gli effetti.
Dalla previsione economica ai movimenti futuri
Nei tradizionali fogli di calcolo la pianificazione parte spesso dal conto economico, inserendo ricavi e costi previsti. Il piano della liquidità, gli investimenti e gli altri aspetti finanziari vengono poi elaborati separatamente.
Con la pianificazione basata sulla partita doppia il procedimento è diverso.
Non devi costruire separatamente conto economico, bilancio e piano della liquidità. Inserisci invece i movimenti futuri che rappresentano ciò che prevedi accadrà nell'attività.
Ad esempio:
- versamento di capitale
- ottenimento di un finanziamento
- acquisto di un'attrezzatura
- pagamento dell'affitto
- pagamento degli stipendi
- vendita a un cliente
- incasso di una fattura
- pagamento di un fornitore
- rimborso di un prestito
- registrazione degli ammortamenti.
Banana Contabilità utilizza questi movimenti per determinare automaticamente gli effetti sui conti e generare le relative previsioni.
Strutturare i movimenti di Preventivo
Quando prepari un piano finanziario è utile inserire i movimenti seguendo un ordine logico.
Una possibile sequenza è la seguente.
1. Capitale proprio
Inserisci gli apporti previsti da parte dei proprietari o dei soci.
Questi movimenti determinano le risorse proprie disponibili per finanziare l'attività.
2. Capitale di terzi
Inserisci finanziamenti, prestiti e altri apporti di capitale provenienti da terzi.
In questo modo puoi considerare sia la liquidità disponibile sia i relativi debiti finanziari.
3. Spese iniziali
Inserisci le spese previste per l'avvio dell'attività, ad esempio costi di costituzione, consulenze, autorizzazioni e altre spese iniziali.
4. Investimenti
Inserisci gli investimenti previsti, ad esempio:
- mobilio
- macchinari
- apparecchiature
- veicoli
- altri beni strumentali.
La pianificazione degli investimenti permette di considerarne sia l'effetto patrimoniale sia quello sulla liquidità.
5. Costi fissi ricorrenti
Inserisci i costi che si ripetono regolarmente, ad esempio:
- affitto
- personale
- oneri sociali
- energia
- assicurazioni
- abbonamenti
- altri costi fissi.
Per questi movimenti puoi utilizzare le funzioni di ripetizione della tabella Preventivo.
6. Ricavi ricorrenti
Inserisci i ricavi che possono essere previsti con una certa regolarità, ad esempio contratti, abbonamenti o altri ricavi periodici.
7. Ricavi variabili
Inserisci quindi i ricavi che dipendono dall'andamento dell'attività.
La cifra d'affari può, ad esempio, variare in funzione:
- dei mesi
- della stagionalità
- del numero di clienti
- delle quantità vendute
- dei prezzi applicati.
8. Costi variabili
Inserisci i costi collegati al volume dell'attività, ad esempio:
- acquisto di merci
- materie prime
- commissioni
- costi di vendita
- altri costi proporzionali ai ricavi.
Questi valori possono anche essere collegati ai ricavi mediante formule.
9. Operazioni periodiche e di fine anno
Completa la pianificazione con le operazioni che avvengono periodicamente o alla fine dell'esercizio, ad esempio:
- ammortamenti
- interessi sui finanziamenti
- imposte
- rimborsi di prestiti
- distribuzione di utili o dividendi.
Una volta inseriti capitale, investimenti, costi e ricavi previsti, puoi già verificare se il volume d'affari ipotizzato è sufficiente a coprire i costi, generare un risultato positivo e mantenere una liquidità adeguata.
Definire il livello di dettaglio
Non tutti i movimenti devono necessariamente essere pianificati con lo stesso livello di dettaglio.
Per alcune voci può essere sufficiente un importo complessivo. Per altre, soprattutto quando incidono significativamente sulla liquidità, può essere utile indicare separatamente i singoli movimenti.
Ad esempio, puoi pianificare il costo del personale come un unico importo oppure distinguere:
- stipendi
- oneri sociali
- tredicesime
- altri costi del personale.
Il livello di dettaglio deve essere scelto in funzione delle informazioni che vuoi ottenere dalla previsione.
Una maggiore precisione nei movimenti e nelle relative date permette generalmente di ottenere una previsione della liquidità più attendibile.
Importi, quantità, prezzi e formule
Per la maggior parte dei movimenti è sufficiente inserire direttamente il valore nella colonna Importo.
Per pianificazioni più articolate puoi utilizzare anche:
Banana Contabilità calcola automaticamente il relativo importo.
Ad esempio, puoi utilizzare quantità e prezzi per determinare le vendite previste oppure una formula per calcolare costi variabili, interessi o altri valori collegati alla pianificazione.
Per conoscere la struttura e il funzionamento delle singole colonne consulta la pagina Tabella Preventivo.
Aggiornare i movimenti di pianificazione
La previsione non deve rimanere invariata dopo la sua preparazione iniziale.
All'inizio alcuni valori saranno necessariamente delle stime. Con il passare del tempo diventano disponibili informazioni più precise su vendite, costi, investimenti, finanziamenti, incassi e pagamenti.
Puoi quindi aggiornare progressivamente i movimenti della tabella Preventivo:
- modificando gli importi
- correggendo le date
- aggiornando quantità e prezzi
- modificando le ripetizioni
- sostituendo le stime con informazioni più precise
- aggiungendo nuovi movimenti
- eliminando quelli che non sono più previsti.
Banana Contabilità ricalcola i valori previsionali sulla base dei dati aggiornati.
La pianificazione diventa così un processo continuo: man mano che l'attività evolve, puoi affinare le previsioni e ottenere indicazioni sempre aggiornate sulla redditività, sulla situazione patrimoniale e sulla liquidità futura.