In questo articolo
Il Preventivo di Banana Contabilità utilizza la stessa struttura della contabilità. Dati contabili e previsionali possono essere gestiti nello stesso file, utilizzando lo stesso piano dei conti.
Questo permette di passare dalla pianificazione al confronto con i dati effettivi senza creare strutture contabili separate o mappature tra conti di Preventivo e conti della contabilità.
Pianifica – Esegui – Controlla
Il Preventivo si inserisce in un processo continuo di pianificazione e controllo:
- Pianifica – inserisci le operazioni future e costruisci il Preventivo sulla base delle attività che prevedi di realizzare.
- Esegui – durante l'attività registri nella contabilità le operazioni che avvengono realmente.
- Controlla – confronti Preventivo e Consuntivo, analizzi gli scostamenti e utilizzi le informazioni ottenute per aggiornare la pianificazione.
Il ciclo non termina quindi con la preparazione del Preventivo:
Pianifica → Esegui → Controlla → Aggiorna la pianificazione
Poiché Preventivo e Consuntivo utilizzano lo stesso file e lo stesso piano dei conti, il passaggio dalla pianificazione all'esecuzione e al controllo avviene all'interno della stessa struttura contabile.
Pianificazione e contabilità nello stesso file
Lo stesso file può contenere:
- i dati base della contabilità
- il piano dei conti
- i saldi iniziali
- le registrazioni contabili
- i dati di Preventivo.
Puoi iniziare da un file utilizzato per la contabilità e aggiungere successivamente la pianificazione oppure iniziare con la pianificazione e utilizzare in seguito lo stesso file anche per la contabilità.
Preventivo e Consuntivo condividono quindi la stessa struttura.
Gli elementi comuni
La contabilità e il Preventivo utilizzano gli stessi elementi di base:
- Dati base. Definiscono le caratteristiche generali del file, come intestazione, moneta e periodo contabile.
- Piano dei conti. La tabella Conti, o Categorie per i tipi di contabilità che la utilizzano, definisce la struttura contabile con conti, gruppi e totalizzazioni. Lo stesso piano dei conti viene utilizzato sia per i dati effettivi sia per quelli previsionali. Non è quindi necessario creare un piano dei conti specifico per il Preventivo o effettuare mappature tra contabilità e pianificazione.
- Saldi iniziali. I saldi iniziali inseriti nella tabella Conti rappresentano la situazione di partenza e sono utilizzati sia per il calcolo dei valori contabili sia per quello dei valori previsionali.
- Altre strutture contabili. A seconda del tipo di contabilità, anche elementi come codici IVA, cambi, centri di costo e profitto, segmenti e altre strutture contabili possono essere utilizzati nell'elaborazione dei dati contabili e previsionali.
In questo modo la pianificazione può utilizzare la struttura contabile già predisposta per la gestione dell'attività, senza doverla ricreare separatamente.
I dati contabili
I dati contabili rappresentano ciò che è effettivamente avvenuto e vengono registrati nella tabella Registrazioni.
Nella pianificazione finanziaria questi dati sono importanti perché collegano la situazione reale dell'azienda alle previsioni future.
I dati contabili servono in particolare per:
- partire dalla situazione effettiva: i saldi dei conti costituiscono il punto di partenza per calcolare l'evoluzione futura di liquidità, crediti, debiti, investimenti, finanziamenti e degli altri valori patrimoniali;
- confrontare Preventivo e Consuntivo: le operazioni effettivamente registrate possono essere confrontate con quanto era stato pianificato, utilizzando gli stessi conti e la stessa struttura contabile.
Il Preventivo non è quindi una pianificazione separata dalla contabilità: parte dalla situazione contabile esistente e permette di proiettarne l'evoluzione futura.
Man mano che vengono registrati nuovi dati effettivi, puoi confrontare Preventivo e Consuntivo e aggiornare la pianificazione sulla base della situazione più recente.
I dati di Preventivo
I dati riferiti alle operazioni future sono indicati in Banana Contabilità come dati di Preventivo.
Il Preventivo utilizza lo stesso piano dei conti della contabilità e può essere impostato in due modi: inserendo valori aggregati per conto oppure registrando i singoli movimenti futuri.
Preventivo in colonna
Per una pianificazione semplice puoi inserire i valori di Preventivo direttamente nella colonna Preventivo della tabella Conti o Categorie.
Questa modalità è adatta quando vuoi definire valori aggregati per conto, senza pianificare i singoli movimenti che li determinano.
I valori di Preventivo sono affiancati ai valori contabili nella stessa tabella Conti. Puoi quindi vedere, per ogni conto e gruppo, i valori effettivi e quelli pianificati utilizzando lo stesso piano dei conti.
Quando utilizzi questa modalità, la tabella Preventivo non è presente. Per maggiori informazioni, consulta Preventivo in colonna.
Preventivo basato sui movimenti
Per una pianificazione più dettagliata puoi utilizzare la tabella Preventivo, dove la previsione viene costruita inserendo i singoli movimenti futuri.
Ogni movimento rappresenta un'operazione prevista e utilizza gli stessi conti della contabilità. Per ogni movimento puoi indicare la data, i conti interessati (dare e avere) e l'importo. Puoi inoltre utilizzare le funzioni specifiche del Preventivo per automatizzare e rendere più dettagliata la pianificazione.
I movimenti di Preventivo possono comprendere:
- importi inseriti direttamente
- date e operazioni ripetitive
- quantità e prezzi
- formule di calcolo
- IVA
- centri di costo e profitto
- segmenti.
In questo modo la previsione non è costituita soltanto da valori aggregati per conto, ma dai movimenti che li determinano. Questo permette di pianificare quando sono previste le singole operazioni e di calcolarne gli effetti nel tempo.
Banana Contabilità utilizza i movimenti inseriti nella tabella Preventivo per calcolare automaticamente i valori di Preventivo dei conti. Quando è presente la tabella Preventivo, la colonna Preventivo della tabella Conti non viene quindi compilata manualmente, ma mostra i valori risultanti dai movimenti pianificati.
Per approfondire come inserire e organizzare i movimenti, consulta Tabella Preventivo e Movimenti di pianificazione.
Dai movimenti ai valori previsionali
I movimenti di Preventivo producono effetti sui conti utilizzando la stessa struttura della contabilità. Banana Contabilità determina così i valori previsionali per conto e periodo, che possono essere utilizzati nelle analisi e nei report.
Il processo può essere rappresentato in modo semplificato come segue:
- Piano dei conti → Movimenti di Preventivo → Valori previsionali → Report previsionali
Poiché ogni movimento utilizza i conti del piano contabile, gli effetti della pianificazione rimangono collegati alla stessa struttura utilizzata dalla contabilità.
Puoi quindi ottenere previsioni relative a:
- risultato economico
- attività e passività
- liquidità
- crediti e debiti
- altri valori patrimoniali e finanziari.
Per comprendere come i movimenti vengono elaborati e trasformati in valori per conto e periodo, consulta Logica di calcolo del Preventivo.
Dettaglio per conto
Il Preventivo non produce soltanto valori aggregati.
Quando la pianificazione è costruita attraverso i movimenti, puoi analizzare anche il dettaglio delle operazioni previsionali per ogni conto.
Per lo stesso conto puoi quindi disporre della scheda conto del Consuntivo e della scheda conto del Preventivo.
Questo permette di passare dai valori complessivi dei report al dettaglio dei movimenti che li hanno determinati.
Le modalità per visualizzare e analizzare i valori previsionali sono approfondite nella pagina Report previsionali.
Preventivo e Consuntivo
Poiché Preventivo e Consuntivo utilizzano lo stesso piano dei conti, i rispettivi valori possono essere confrontati direttamente.
Puoi visualizzare:
- valori effettivi
- valori di Preventivo
- differenze o scostamenti.
Non è necessario importare i dati in un altro sistema o creare corrispondenze tra strutture contabili differenti.
Il confronto permette di verificare ciò che era stato pianificato rispetto a ciò che è realmente avvenuto e costituisce la base per aggiornare le previsioni successive.
Il periodo della previsione
Ogni movimento della tabella Preventivo ha una data.
La data collega il movimento al relativo periodo e permette di determinare i valori previsionali dei conti per il periodo considerato.
Gli stessi dati possono quindi essere utilizzati per ottenere previsioni riferite a periodi diversi, ad esempio mese, trimestre, semestre o anno.
Il periodo utilizzato per la pianificazione può inoltre essere più esteso del periodo contabile.
La gestione delle date, del periodo di pianificazione e del periodo utilizzato nei report è approfondita nella pagina Periodo di previsione.
Dalla struttura al calcolo
La struttura del Preventivo definisce come dati contabili e previsionali convivono nello stesso file e utilizzano gli stessi elementi contabili.
Per comprendere come Banana Contabilità elabora questi dati per generare saldi, valori per conto e periodo, schede conto e report previsionali, consulta la pagina Logica di calcolo del Preventivo.