In questo articolo
La pianificazione finanziaria di precisione utilizza la stessa struttura della contabilità. Piano dei conti, saldi iniziali, registrazioni effettive e movimenti previsionali fanno parte dello stesso file e sono collegati tra loro.
In questa pagina vediamo come sono organizzati i diversi elementi del sistema e come i movimenti inseriti nella tabella Preventivo vengono utilizzati per ottenere valori e report previsionali.
Pianifica Esegui Controlla
La pianificazione di precisione di Banana Contabilità è parte integrante del ciclo Pianifica-Esegui-Controlla.
La pianificazione definisce ciò che prevedi avverrà in futuro. La contabilità registra ciò che avviene realmente. Il confronto tra Preventivo e Consuntivo permette di controllare gli scostamenti e utilizzare le informazioni ottenute per aggiornare le previsioni successive.
Si crea così un processo continuo:
Questo permette di mantenere un controllo costante e dinamico sull'evoluzione economica e finanziaria.
Pianificazione e contabilità nello stesso file
La pianificazione finanziaria di precisione è integrata direttamente nel file contabile.
Lo stesso file contiene:
- il piano dei conti
- i saldi iniziali
- le registrazioni contabili effettive
- i movimenti previsionali.
Non è quindi necessario creare strutture separate per la contabilità e per la pianificazione finanziaria.
È possibile:
- partire da una contabilità esistente e aggiungere la pianificazione
- oppure creare inizialmente una previsione e successivamente gestire anche la contabilità reale.
Questa integrazione permette di utilizzare la stessa struttura per pianificare, registrare e controllare l'attività.
Struttura condivisa tra contabilità e preventivo
La contabilità e la pianificazione utilizzano gli stessi elementi di base del file.
Sono condivisi, secondo il tipo di contabilità utilizzato:
- Le proprietà file
- il piano dei conti
- i gruppi di totalizzazione
- i saldi iniziali
- i codici IVA
- i cambi nelle contabilità multi-moneta
- il periodo contabile.
- i centri di costo e i segmenti, quando utilizzati.
In questo modo i dati previsionali vengono elaborati utilizzando la stessa struttura già impiegata per i dati effettivi.
La modifica del piano dei conti o della struttura di totalizzazione si riflette quindi sia sulla contabilità sia sulla pianificazione.
La tabella Conti e i valori di Preventivo
La tabella Conti costituisce la struttura di riferimento sia per la contabilità sia per la pianificazione.
Nella tabella sono presenti i conti utilizzati per attività, passività, costi e ricavi e, quando previsti, centri di costo e segmenti.
La colonna Apertura contiene i saldi iniziali dei conti.
I valori di Preventivo rappresentano invece la situazione prevista sulla base dei dati di pianificazione.
Quando viene utilizzata la tabella Preventivo, Banana Contabilità elabora i movimenti previsionali e aggiorna automaticamente i relativi valori di Preventivo.
In questo modo la stessa struttura dei conti permette di visualizzare e confrontare dati effettivi e previsionali.
I dati di Preventivo
In Banana Contabilità il termine Preventivo identifica i dati riferiti al futuro utilizzati per creare previsioni economiche, patrimoniali e finanziarie.
Nel Preventivo di precisione questi dati vengono inseriti principalmente nella tabella Preventivo.
La struttura è simile a quella della tabella Registrazioni: anche i movimenti previsionali possono avere una data, una descrizione, un conto Dare, un conto Avere e un importo.
La differenza fondamentale è temporale:
- nella tabella Registrazioni vengono inserite le operazioni realmente avvenute
- nella tabella Preventivo vengono inserite le operazioni che prevedi avverranno in futuro.
La tabella Preventivo mette inoltre a disposizione strumenti specifici per la pianificazione, tra cui:
- movimenti ripetitivi
- formule di calcolo
- quantità e prezzi
- automatismi per generare le proiezioni future.
Queste funzionalità permettono di descrivere anche operazioni future complesse senza dover inserire manualmente ogni singolo movimento previsto.
La struttura e le colonne della tabella sono spiegate in dettaglio nella pagina Tabella Preventivo.
Dai movimenti ai valori previsionali
I movimenti inseriti nella tabella Preventivo vengono elaborati da Banana Contabilità utilizzando la struttura del piano dei conti.
Il processo può essere rappresentato in modo semplificato così:
- Saldi iniziali + Movimenti di Preventivo → Valori previsionali → Report previsionali
Partendo dalla situazione iniziale, Banana considera i movimenti previsti e ne calcola gli effetti sui diversi conti.
Si ottengono così valori previsionali che possono essere utilizzati per analizzare:
- costi e ricavi
- attività e passività
- crediti e debiti
- liquidità
- evoluzione dei saldi.
La modalità con cui Banana calcola tecnicamente questi valori è approfondita nella pagina Logica di calcolo del preventivo.
Schede conto e dettaglio dei movimenti
Come per la contabilità effettiva, anche per il Preventivo è possibile analizzare i dati a livello di singolo conto.
Le schede conto permettono di visualizzare i movimenti previsionali e l'evoluzione futura del saldo.
È così possibile passare da una visione complessiva dei report al dettaglio dei movimenti che determinano un determinato valore previsto.
Questo è particolarmente utile per analizzare conti finanziari, clienti, fornitori, centri di costo, segmenti e altri elementi utilizzati nella pianificazione.
Le modalità di analisi e confronto dei risultati sono approfondite nella pagina Report previsionali.
Tipi di contabilità
La pianificazione finanziaria può essere utilizzata:
- nella Contabilità in Partita Doppia
- nella Contabilità Entrate e Uscite
- nella Contabilità Multi-moneta.
In tutti i casi, Banana Contabilità genera report previsionali e confronti tra preventivo e consuntivo utilizzando la stessa logica contabile.
Periodo contabile, di pianificazione e di previsione
La contabilità e la pianificazione sono sempre riferite a un periodo temporale. Nella pianificazione finanziaria di precisione è importante distinguere tre periodi:
- Periodo contabile
È il periodo definito nelle proprietà del file, con la data iniziale e finale della contabilità. - Periodo di pianificazione
È il periodo per il quale vengono inseriti i movimenti previsionali. Può estendersi anche oltre il periodo contabile e comprendere più anni. - Periodo di previsione
È il periodo per il quale Banana Contabilità calcola e presenta i dati previsionali nei report e nelle stampe.
I movimenti di Preventivo hanno una propria data. Gli stessi dati di pianificazione possono quindi essere utilizzati per ottenere previsioni riferite a periodi diversi, senza dover modificare la struttura del preventivo.
Per maggiori informazioni si veda il Periodo di previsione.
Suddivisione per periodo
Ogni movimento di Preventivo è associato a una data. Al momento di creare un report puoi scegliere di visualizzare la previsione per mese, trimestre, semestre, anno o altri periodi e Banana Contabilità effettua automaticamente i relativi calcoli.
Non è quindi necessario stabilire in anticipo la suddivisione temporale del preventivo e distribuire manualmente gli importi in colonne mensili, trimestrali o annuali.
Gli stessi movimenti previsionali possono essere analizzati con suddivisioni temporali diverse in funzione delle necessità.
Proiezioni automatiche
I movimenti di Preventivo possono essere impostati in modo che si ripetano automaticamente nel futuro. Indicando la frequenza e il periodo di ripetizione, Banana Contabilità genera le relative proiezioni senza dover inserire manualmente ogni singolo movimento.
È così possibile calcolare come evolveranno nel tempo ricavi, costi, liquidità, crediti, debiti e altri valori patrimoniali, ottenendo previsioni per le settimane, i mesi, i trimestri e gli anni a venire.
Le proiezioni possono estendersi anche su più anni, permettendo di analizzare l'evoluzione futura dell'attività a partire dagli stessi movimenti di pianificazione.