Planung nach der Methode der doppelten Buchführung

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In diesem Artikel

Das Planungsschema von Banana Buchhaltung basiert auf der Methode der doppelten Buchführung, wie wenn Sie Buchungen eingeben würden.
Die Planung erfolgt immer unter Angabe eines Zielkontos (Soll) und eines Herkunftskontos (Haben). So können Sie sich einen genauen Überblick über den Cashflow verschaffen und haben die Möglichkeit, sich einen vollständigen Eindruck zu verschaffen:

  • Bilanzprognose in Bezug auf Finanzlage, Liquidität, sonstige Aktiva, Fremdkapital und Eigenkapital.
  • Prognosen zur Gewinn- und Verlustrechnung für Erträge, Kosten und Betriebsergebnis

Planen-Ausführen-Kontrollieren

Die Planung der Buchhaltung von Banana ist ein wesentlicher Bestandteil des Prozesses Planen-Ausführen-Kontrollieren.
Es findet eine ständige und dynamische Kontrolle der finanziellen Situation und Entwicklung statt.

Allgemeines Schema planen-ausführen-kontrollieren

Planung und Buchhaltung in der gleichen Datei

Die gleiche Datei enthält sowohl die Daten der Buchhaltung und die der Planung. Sie können von einer Datei ausgehen, wo Sie die Buchhaltung führen und dann später die Planung hinzufügen, oder Sie können von einer Datei ausgehen, in der Sie planen und dann auch die Buchhaltung verwalten.

Gemeinsame Elemente

  • Die Stammdaten der Buchhaltung
    Überschrift, Währung, Buchhaltungszeitraum, Adresse und andere Parameter.
  • Tabelle Konten und Kategorien
      Hier richten Sie den Kontenplan mit Konten und Gruppierungen für die Aufsummierung ein.  
    • Anfangssaldi - Spalte Eröffnung
      Diese werden in die Tabelle Konten eingetragen und dienen als Ausgangssituation sowohl für die Buchhaltung (aktuelle Werte) als auch für die Prognosen.
    • Jahresbudget - Spalte Budget
      • Mit der Tabelle Budget
        Die Spalte Budget des Kontenplans ist geschützt und das Programm zeigt die geschätzten Beträge an, die auf der Grundlage des Inhalts der Tabelle Budget berechnet wurden und sich auf die Buchhaltungsperiode beziehen.
      • Wenn die Tabelle Budget fehlt
        Geben Sie die Budgetdaten manuell in der Tabelle Konten in der Spalte Budget ein.
        Beim Erstellen der Prognose bildet das Programm den Monatswert, indem es den Jahreswert durch die Anzahl der Monate des Buchhaltungszeitraums dividiert.
  • Die anderen Tabellen
    • Tabelle 'MwSt/USt-Codes'
    • Tabelle 'Wechselkurse'

Buchhaltungsdaten (Vergangenheit und Gegenwart)

  • Die Tabelle Buchungen
    Hier werden die vergangenen (historischen) Bewegungen aufgezeichnet.
    Die Tabelle Buchungen ist immer in der Buchhaltungsdatei enthalten. Wenn Sie sie nicht verwenden, können Sie sie unsichtbar machen.
  • Der aktuelle Wert (Buchhaltung, Vergangenheit und Gegenwart)
    Dies ist der Saldo oder die Bewegung der Periode eines Kontos oder einer Gruppe.
    In Berichten kann die Spalte Aktueller Wert angezeigt werden.
    Es handelt sich um die Werte, die aufgrund der Buchführungsdaten berechnet werden, nämlich unter Berücksichtigung der
    • Anfangssalden (Tabelle Konten).
    • Bewegungen der Tabelle Buchungen
  • Kontoauszug (historisch)
    Dies sind die Bewegungen eines Kontos oder einer Gruppe, die anhand der Eröffnungssalden und Buchungen erstellt werden.

Prognostizierte Daten

Diese Daten werden für Prognosen und die Planung verwendet.
Im  Programm verwenden wir für Daten, die sich auf die Zukunft beziehen, immer den Begriff Prognose/Budget.

  • Die Tabelle Budget
    Sie geben die zukünftigen, geplanten Bewegungen ein.
    Die Methode ist dieselbe wie in der Tabelle Buchungen, es gibt dieselben Spalten und weitere, die für die Planung spezifisch sind.
    Zukünftige Bewegungen, die in die Tabelle Budget eingefügt werden.
    • Statische Werte (wie in der Tabelle Buchungen)
    • Bewegungen mit Berechnungsformeln, die das Programm bei der Berechnung der Prognose auflöst
    • Sich wiederholende Bewegungen, die das Programm bei der automatischen Erstellung von Prognosen verwendet
      Können auch Berechnungsformeln enthalten
  • Prognosewert (Zukunft)  
    Der prognostizierte Wert. In Berichten können Sie die Spalte mit dem Prognosewert anzeigen.
    Bei der Berechnung des Wertes wird Folgendes berücksichtigt:
    • Die Anfangssalden (Tabelle Konten).
    • Die Bewegungen der Tabelle Budget (wenn vorhanden).
    • Wenn die Tabelle Budget nicht vorhanden ist, verwendet das Programm den Wert aus der Spalte Budget der Tabelle Konten oder Kategorien.
  • Kontoauszug Budget (zukünftig)
    Dies sind die Bewegungen eines Kontos oder einer Gruppe, die anhand der Anfangssalden und Prognosebuchungen erstellt werden.

Abweichende Werte

Sie stellen die Differenz zwischen den prognostizierten und den tatsächlichen bzw. den Ist-Werten dar.
In Berichten gibt es eine Spalte für den Vergleich, die die Abweichung anzeigt.

Gemischte Prognosewerte (ab einem bestimmten Datum)

Der Wert zu einem bestimmten zukünftigen Zeitpunkt wird wie folgt berechnet:

  • Bis zum Anfangsdatum, angegeben anhand der aktuellen Werte.
  • Ab dem auf den Prognosewerten angegebenen Datum.

Gemischte Prognosewerte sind nur über Skripte und den Webserver verfügbar.

Arten der Buchführung

Die von Ihnen gewählte Buchhaltungsmethode wird für die Eingabe von Budgetbuchungen oder Transaktionen verwendet.

  • Einnahmen und Ausgaben (Cash Manager und Einnahmen-Ausgaben-Rechnung).
  • Doppelte Buchführung (Doppelte Buchhaltung und Fremdwährungen).

Intern verwendet das Programm für die Prognoseberechnungen immer die doppelte Buchführung. Die Ergebnisse und die Berichterstattung sind daher sehr ähnlich.

Periode der Buchhaltung, Planung und Prognose

Buchhaltung oder Prognosen sind immer auf einen Zeitraum bezogen. Es werden folgende Zeiträume unterscheiden:

  • Buchhalterische Periode
    Es handelt sich um die Periode,die in den Stammdaten definiert worden ist, mit Anfangs- und Enddatum.
  • Planungsperiode
    Dies ist der für die Erfassung von Prognosedaten definierte Zeitraum.
  • Prognoseperiode
    Dies ist der Zeitraum, den das Programm für die Berechnung der Prognose verwendet. Es wird angezeigt, wenn ein Ausdruck angefordert wird.

Mehr Informationen unter Periode der Finanzprognose

Aufteilung nach Zeiträumen

Bei der Planung nach der Methode der doppelten Buchführung hat jeder Rechenvorgang sein eigenes Datum. Der Benutzer wählt zum Zeitpunkt des Ausdrucks, ob er die Prognose nach Monat, Quartal, Semester oder Jahr haben möchte, und das Programm berechnet alles automatisch. Es ist nicht notwendig, wie bei den Kalkulationstabellen zu Beginn festzulegen, ob die Prognosen nach Monaten, Quartalen oder Jahren erstellt und die Beträge manuell in Spalten aufzuteilen.

Automatische Prognosen

Dank der Möglichkeit, anzugeben, dass bestimmte Massnahmen in Zukunft wiederholt werden, verfügt das Programm über die notwendigen Elemente, um automatische Prognosen für die kommenden Jahre zu erstellen. Sie können sehen, wie sich Erträge, Aufwände, Liquidität und andere Aktiva und Passiva in den nächsten Wochen, Monaten, Quartalen und Jahren entwickeln werden.

Details zu allen Operationen

Bei der Methode der doppelten Buchführung werden die Prognosen durch Buchungen erstellt. Das Programm ist in der Lage, den Auszug mit den detaillierten Bewegungen für jedes Konto zu präsentieren. Diese Sichtweise ist sehr nützlich, um Elemente zu vertiefen und ist ein weiterer Vorteil der cash-orientierten Planung, der mit der Tabellenkalkulation nur schwer zu erreichen ist.

Das Buchungsjournal

Die Grundlage für alle Prozesse der Buchhaltung und der Planung ist das sogenannte Journal. Für die Erstellung der Bilanz, der Gewinn- und Verlustrechnung, der Kontoauszüge und der MwSt-Abrechnungen erstellt das Programm eine interne Datenstruktur, die als Journal bezeichnet wird. Auf die Transaktionen kann über die Buchhaltungs-API mit der Funktion Journal() zugegriffen werden.

Die Logik zur Erstellung des Journal ist wie folgt:

  • Es wird aus den vom Benutzer eingegebenen Daten erstellt.
  • Für jede finanzielle Bewegung, inklusive der Eröffnungssalden, gibt es eine Zeile, in der die wichtigsten Elemente folgende sind:
    • Herkunft
      Gibt an, ob der Vorgang mit der Buchhaltung (aktuell) oder der Planung (Budget) zusammenhängt.
    • Art der Transaktion
      Eröffnungssaldo, Bewegung, Übertrag, Rechnungsausgleich.
    • Datum (das Fälligkeitsdatum)
    • Beschreibung
    • Konto
    • Konto-Typ
      Gibt an, ob es sich um ein normales Konto oder um eine Kosten- oder Profitstelle handelt
    • Betrag ( Basiswährung der Buchhaltung)
       Positive Werte bedeuten eine Zunahme (Soll), negative Werte eine Abnahme ( Haben).
    • Betrag in Kontowährung
    •  Andere Spalten:
      • Alle, die in der Tabelle Buchungen vorhanden sind 
      • Mehrere andere, die für die Berechnungen dienen

Das Rechnungsjournal wird bei jeder Neuberechnung geleert und anschliessend wird neu hinzugefügt:

  • Die Zeilen der aktuellen Bewegungen (in Bezug auf die effektive Buchführung)
  • Die Zeilen der prognostizierten Bewegungen

Zeilen mit aktuellen Werten (effektiv)

Die Zeilen für die aktuellen Werte werden dem vorläufigen Journal anhand der folgenden Daten hinzugefügt:

  • Anfangssalden in der Tabelle Konten
    Für jedes Konto, das einen Saldo aufweist, wird eine Zeile erstellt
    • Datum - ist das Datum, an dem die Buchhaltung eröffnet wurde
    • Konto - ist das Konto
    • Betrag - ist der Anfangssaldo
  • Buchhalterische Bewegungen aus der Tabelle Buchungen
    Wenn die Bewegung mehrere Konten hat (Konto Soll und Haben, MwSt-Konto, Kostenstelle), wird für jedes Konto eine Zeile mit dem jeweiligen positiven oder negativen Betrag erstellt.

Die Zeilen für die Prognosewerte

Die Zeilen für die Budgetwerte werden dem temporären Journal so hinzugefügt:

  • Anfangssalden in der Tabelle der Konten
    Wie bei den buchhalterischen Werten wird für jedes Konto, das einen Saldo aufweist, eine Zeile mit Prognosen erstellt.
  • Bewegungen der Planung (mit der Tabelle Budget)
    Wie bei der Buchhaltung werden für jede Bewegung des Kontos, ausgehend von der Tabelle Budget, Zeilen erstellt.
    • Statische, bei denen alle Werte festgelegt sind.
    • Wiederholte Bewegungen:
      • Während des definierten Prognosezeitraums erstellt das Programm auf der Grundlage des Wiederholungscodes Duplikate der Prognose und legt das Datum fest.
      • Das Programm erzeugt die wiederholten Zeilen auf der Grundlage des Inhalts der Spalten Anfangsdatum, Schlussdatum und Wiederholung.
      • Wenn der Prognosezeitraum das Kalenderjahr ist und es im Januar eine Buchung der Miete mit monatlicher Wiederholung gibt, erstellt das Programm Duplikate für die nächsten 11 Monate.
      • Wenn die Buchung am 31. Januar erfolgt, wird für Monate, die keine 31 Tage haben, der letzte Tag des Monats sein.
      • Wenn die erste Buchung am 28. März erfolgt und der Wiederholungscode als Monatsende angegeben ist, wird für die folgenden Monate der letzte Tag des Monats sein.  
    • Wie bei den buchhalterischen Bewegungen wird bei mehreren Konten in der Budgetzeile eine Zeile für jedes Konto erstellt.
  • Bewegungen die vom jährlichen Budget ausgehen (wenn es keine Budget-Tabelle gibt)
    Wenn keine Budgettabelle vorhanden ist, werden die Budgetzeilen aus dem Inhalt der Spalte Budget der Tabelle Konten und Kategorien erstellt:
    • Es werden die Monate berechnet, die im Buchhaltungszeitraum liegen
    • Für jeden Monat wird eine Zeile erstellt
    • Der in der Spalte Budget enthaltene Betrag wird durch die Anzahl der Monate geteilt
    • Wenn es eine Rundungsdifferenz gibt, wird eine zusätzliche Zeile für den letzten Monat erstellt

Nach der Erstellung werden die Zeilen in aufsteigender Reihenfolge sortiert.

Berechnung der Spalte Betrag

Sobald das Journal erstellt wurde, wird der Inhalt der Spalte Betrag in allen Budgetzeilen, die eine Formel, eine Menge oder einen Einheitspreis enthalten, neu berechnet.

Lösen von Formeln in Javascript:

  • Erstellung von Javascript Interpreter
    Jedes Mal, wenn das Berechnungsjournal erstellt wird, wird auch eine Instanz eines Javascript-Interpreters erstellt, speziell für die Lösung der Formel für Budget.
  • Initialisierung des Javascripts für den Benutzeragenten
    Der Javaskript-Interpreter wird durch die Ausführung von Skripten initialisiert.
    • Die Standard Skripts von Banana Buchhaltung
    • Der Inhalt der Datei _budget.js, der eventuell in der Tabelle Dokumente vorhanden ist.
      Auf diese Weise kann der Benutzer Variablen initialisieren oder seine eigenen Berechnungsfunktionen erstellen.
  • Lösen von Formeln
    • Die in den Zeilen des vorläufigen Journals enthaltenen Formeln werden nacheinander in der progressiven Datumsfolge aufgelöst.
    • Der Status des Javascript-Interpreters wird nach jeder Operation beibehalten, so dass sich die Formel auf Variablen beziehen kann, die in einer Zeile mit einem früheren Datum definiert wurden.
    • Die in den Wiederholungszeilen enthaltenen Formeln werden ebenfalls in Datumsreihenfolge ausgeführt, so dass das Ergebnis je nach Zeitpunkt der Ausführung verschieden ist.

Der Ablauf der Berechnung ist wie folgt:

  • Die Budgetzeilen werden in Datumsreihenfolge verarbeitet (wenn sie das gleiche Datum in der Reihenfolge der Eingabe haben).
  • Der Betrag des Buchung wird mit dieser Priorität berechnet:
    • Wenn es eine Formel gibt, lösen Sie sie.
    • Wenn die Menge und der Preis vorhanden sind, werden sie multipliziert.
    • Andernfalls wird der in der Spalte Betrag enthaltene Wert beibehalten.
  • Bei der Buchführung in Fremdwährung wird zuerst die Formel für den Betrag in Fremdwährung und dann die Formel für den Betrag in Basiswährung ausgeführt.
    Wenn es keine Formel für den Betrag in Basiswährung gibt, nimmt das Programm den historischen Wechselkurs und berechnet den Gegenwert in Basiswährung.
  • Bei der Buchführung mit Mehrwertsteuer wird die Mehrwertsteuer auf der Grundlage des Buchungsbetrags neu berechnet.
  • Die zuvor bearbeiteten Zeilen werden für die Berechnungen der folgenden Zeilen verwendet:
    • Der Saldo der Konten zum Zeitpunkt der Budgetzeile umfasst nur die zuvor bearbeiteten Beträge.
    •  Wird in einer Buchung vom Februar eine Formel zur Berechnung des Saldo für das ganze Jahr verwendet, ist nur der Saldo bis Februar verfügbar.

Berechnung Spalte Totalsummen in Tabelle Budget

Die Spalte Totalsummen wird automatisch berechnet und enthält den  Gesamtbetrag des Budgets für den buchhalterischen Zeitraum, der in den Dateieigenschaften steht (Datum Anfang und Ende der Buchhaltung).

  • Handelt es sich um einen einmaligen Vorgang, so entspricht der Gesamtbetrag dem Betrag.
  • Wenn es sich um einen wiederkehrenden Vorgang handelt, ist der Gesamtbetrag die Summe der Beträge aller Wiederholungen innerhalb des Buchhaltungszeitraums.
  • Die Spalte Totalsummen ist leer, wenn das Datum vor oder nach dem Buchhaltungszeitraum liegt .

Berechnung aktueller Wert, Prognose und Vergleich

Sobald das Journal erstellt ist, wird es für die Berechnung der Bilanz und alle anderen notwendigen Buchhaltungsprozesse verwendet.

Das Programm berechnet für die im Bericht definierten Zeiträume:

  • Der aktuelle Wert (basierend auf den Buchungen)
  • Die Werte des Budgets

Die folgenden Werte werden für die aktuellen und prognostizierten Daten berechnet:

  • Saldo zu Beginn des Zeitraums
  • Bewegung im Soll
  • Bewegung im Haben
  • Bewegung Totalsumme
  • Saldo am Ende der Periode (Beginn + Bewegung)

Es werden auch Vergleiche zwischen dem aktuellen Stand und dem Budget berechnet:

  • Absolute Abweichung (Budget - Aktuell)
  • Prozentuale Abweichung

Automatische und manuelle Neuberechnung

Die geschätzten Werte werden automatisch neu berechnet:

  • Wenn es eine Änderung in der Tabelle Budget gibt
  • Wenn das Anfangs- oder Enddatum der Buchhaltung geändert wird
  • Wenn es eine Änderung in der Tabelle Konten gibt
  • Wenn ein Bericht angefordert wird und die Tabelle Buchungen geändert wurde

Nach jeder Neuberechnung aktualisiert das Programm automatisch:

  • Die Spalte Budget in der Tabelle Konten und Kategorien
  • Die Spalte Totalsummen in der Tabelle Budget
Wenn die MwSt-Tabelle oder die Datei _budget.js oder andere Javascript-Dateien, die man für die Berechnung der Formeln verwendet, geändert werden, muss eine Neuberechnung manuell durchgeführt werden (Befehl Buchhaltung nachkontrollieren und nachrechnen).

Die Berechnungsgeschwindigkeit hängt ab von:

  • Anzahl der Konten und Gruppen in der Tabelle Konten und Kategorien
  • Anzahl der in die Tabelle Budget eingefügten Zeilen
  •  Anzahl der Zeilen mit Wiederholungen
  • Vorhandensein von Formeln
  • Planungszeitraum eingerichtet. Je länger der Zeitraum, desto höher die Anzahl der Wiederholungszeilen

Manuelle Neuberechnung

Wenn die Berechnung sehr lange dauert, kann es schwierig sein, Daten in die Tabelle Budget einzugeben. Sie können auf manuelle Neuberechnung umschalten, indem Sie die Option Totalsummen manuell nachrechnen (F9) aktivieren, Menü Datei → Eigenschaften → Sektion Optionen.
Um die aktualisierten Werte zu erhalten, müssen Sie dann den Befehl Buchhaltung nachkontrollieren verwenden.

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