Planification basée sur la méthode en partie double

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Le système de planification de Banana Comptabilité est basé sur la méthode en partie double, la même que celle utilisée pour la comptabilité.
Il est prévu de toujours indiquer un compte d'origine (Crédit) et un de destination (débit). Cela permet d'avoir un aperçu précis des flux de capitaux et une vue complète qui inclut :

  • Prévisions du bilan, donc relatives à la situation financière, à la liquidité, aux actifs, aux fonds de tiers et aux fonds propres.
  • Prévision des pertes et profits : recettes, coûts et résultat pour l'année.

Planifier Exécuter Vérifier

La planification de Banana Comptabilité fait partie intégrante du cycle Planifier Exécuter Vérifier.
Vous avez un contrôle constant et dynamique de la situation et de l'évolution financière.

Pianifica-Esegui-Controlla

Planification et comptabilité en un seul fichier

Le même fichier contient à la fois des données comptables et des données de planification. Vous pouvez commencer par un fichier pour tenir la comptabilité et ajouter ensuite la planification plus tard, ou vous pouvez commencer par un fichier pour tenir la planification et gérer ensuite également la comptabilité.

Éléments communs

  • Données comptables de base
    En-tête, devise, période comptable, adresse, autres paramètres.
  • Tableaux Comptes et Catégories
    Où vous mettez le plan comptable avec les comptes et les groupes de totalisation. 
    • Soldes initiaux (Colonne d'ouverture)
      Sont inscrits dans le tableau des comptes et servent de situation initiale tant pour la comptabilité (valeurs courantes) que pour les prévisions.
    • Budget annue (colonne Budget)
      • Avec le tableau Budget
        La colonne Budget du plan comptable sera protégée et le programme indique les montants du budget, calculés sur la base du contenu du tableau Budget, en se référant à l'exercice comptable.
      • S'il n'y a pas de tableau Budget
        Saisissez les données de citation manuellement.
        Dans la prévision, le programme crée la valeur mensuelle, en divisant la valeur annuelle par le nombre de mois de l'exercice comptable.
  • Autres tableaux
    • Tableau des codes de TVA
    • Table d'échange

Données comptables (passées et présentes)

  • Le tableau des écritures
    Où les mouvements du passé (historique) sont enregistrés.
    Le tableau Écritures est toujours présent dans le fichier comptable. Si vous ne l'utilisez pas, vous pouvez rendre le tableau non visible.
  • La valeur actuelle (comptable, passée et présente)
    Il s'agit du solde ou du mouvement de la période d'un compte ou d'un groupe.
    Dans les rapports, vous pouvez voir la colonne Valeur actuelle.
    Il s'agit des valeurs calculées sur la base des données comptables, calculées en tenant compte des:
    • Soldes initiaux (tableau des comptes).
    • Mouvements du tableau Écritures
  • Fiche de comptes (historique)
    Il s'agit des mouvements d'un compte ou d'un groupe préparé sur la base des soldes initiaux et des écritures.

Données du Budget

Ce sont celles qui servent à faire des prévisions, des budgets et des planifications.
Dans le programme, le terme "Budget" est toujours utilisé pour les données se référant à l 'avenir.

  • Le tableau Budget
    Vous y insérer les mouvements futurs, de la planification.
    La méthode est la même que celle du tableau des Écritures, avec les mêmes colonnes, plus d'autres spécifications de planification.
    Mouvements se référant à l'avenir, insérés dans le tableau Budget
    • Valeurs statiques (comme dans le tableau  Écritures)
    • qui utilisent des formules de calcul, que le programme résout lors du calcul du Budgete.
    • Les mouvements répétitifs, que le programme utilise pour créer automatiquement des prévisions.
      Ils peuvent également contenir des formules de calcul.
  • La valeur du Budget (futur) 
    La valeur du Budget. Dans les rapports, vous pouvez voir la colonne de la valeur du Budget.
  • Calculé en tenant compte
    • Soldes initiaux (tableau des comptes)
    • Mouvements dans le tableau Budget (le cas échéant).
    • Si le tableau des cotations n'existe pas, utilisez la valeur contenue dans la colonne Budget du tableau Comptes ou Catégories.
  • Fiche de compte du Budget (futur)
  • Il s'agit des mouvements d'un compte ou d'un groupe préparé sur la base de soldes initiaux et d'écritures du Budget.

Valeurs d'écart

Différence entre le budget et les valeurs actuelles (réelles, finales).
En noir, il y a la colonne de comparaison, qui indique l'écart. 

Valeurs de projection mixtes (à partir d'une certaine date)

La valeur à une certaine date future calculée comme suit :

  • Jusqu'à la date de début indiquée sur la base des valeurs actuelles.
  • A partir de la date indiquée sur les valeurs du Budget.

Les valeurs de projection mixtes ne sont disponibles que via les scripts et le serveur web.

Types de comptabilité

La méthode comptable que vous avez choisie est utilisée pour saisir des écritures ou des mouvements budgétaires.

  • Recettes et dépenses (Cash Manager ainsi Comptabilité Dépenses/Recettes)
  • Partie Double (Comptabilité en partie double et multidevise).

En interne, pour le calcul des prévisions, le programme utilise toujours le moteur à double entrée. Les résultats et les rapports obtenus sont donc très similaires.

Période comptable, de planification et de prévision

La comptabilité ou la prévision est toujours liée à une période. On distingue les périodes suivantes :

  • Exercice comptable
    C'est celle définie dans les propriétés du fichier, avec la date de début et de fin.
  • Période de planification
    Il s'agit de la période pour laquelle les données de planification sont saisies.
  • Période de prévision
    Il s'agit de la période utilisée par le programme pour calculer les prévisions. Elle est indiquée au moment où une impression est demandée.

Voir la période de prévision pour plus d'informations.

Répartition par période

Dans la planification, avec la méthode en partie double, chaque opération possède sa propre date. L'utilisateur, lors de l'impression, choisit d'avoir la prévision par mois, trimestre, semestre ou année, et le programme calcule tout automatiquement. Il n'est plus nécessaire, comme pour les tableaux de calcul, de déterminer au départ s'il faut faire des prévisions par mois, par trimestre ou par année et de diviser les montants manuellement dans les colonnes.

Projections automatiques

Grâce à la possibilité d'indiquer que certaines opérations sont répétées dans l'avenir, le programme dispose des éléments nécessaires pour préparer automatiquement les prévisions pour les années à venir. Vous pouvez ainsi voir comment les recettes, les coûts, les liquidités et les autres actifs et passifs vont évoluer dans les semaines, mois, trimestres et années à venir.

Détails de toutes les transactions

Avec la méthode en partie double, les prévisions sont préparées par la saisie d'écritures. Le programme est en mesure de présenter la carte avec les mouvements détaillés pour chaque compte. Cet affichage est très utile pour obtenir des détails supplémentaires et constitue un autre avantage de la planification axée sur les liquidités, qui est difficile à réaliser avec des feuilles de calcul.

Le Journal des calculs

Le journal de calcul constitue la base de tout traitement comptable et budgétaire. Pour préparer le bilan, le compte de résultat, les fiches de compte, les relevés de TVA, le programme crée une structure de données interne qui est appelée le journal de calcul. Les mouvements sont accessibles via l'API comptable avec la fonction Journal (en anglais).

La logique pour créer le journal de calcul est la suivante :

  • Il est créé à partir des données saisies par l'utilisateur.
  • Pour chaque mouvement financier, y compris les soldes d'ouverture, il y a une ligne où se trouvent les principaux éléments :
    • Origine
      Indique si la transaction est liée à la comptabilité (courante) ou à la planification (budget).
    • Type d'opération
      Solde d'ouverture, mouvement, report, compensation de factures.
    • Date (la date pertinente)
    • Description
    • Compte
    • Type de compte
      Indique s'il s'agit d'un compte normal ou d'un centre de coûts ou de profit.
    • Montant (devise de base de la comptabilité)
      Les valeurs positives indiquent une augmentation (Débit), tandis que les valeurs négatives indiquent une diminution (Crédit).
    • Montant dans la devise du compte
    • Autres rubriques
      • Tous celles présentes dans le tableau Écritures.
      • Plusieurs autres qui sont utilisés pour les calculs.

Le journal de calcul est vidé à chaque nouveau calcul, puis ils sont ajoutés :

  • Les lignes des mouvements actuels (liés à la comptabilité réelle).
  • Les lignes des mouvements budgétaires.

Les lignes de valeur actuelles (réelles)

Les lignes pour les valeurs actuelles sont ajoutées au journal temporaire à partir de :

  • Soldes initiaux contenus dans le tableau des comptes
    Pour chaque compte présentant un solde, une ligne est créée.
    • La date est la date de début de la comptabilité.
    • Le compte, c'est le compte.
    • Le montant est le solde d'ouverture.
  • Mouvements comptables à partir du tableau des enregistrements.
    Si le mouvement a plus d'un compte, compte  Débit, compte Crédit, compte TVA, centre de coût, une ligne est générée pour chaque compte avec un montant positif ou négatif.

Lignes de valeurs du Budget

Les lignes pour les valeurs du Budget sont ajoutées au journal temporaire à partir de :

  • Soldes initiaux contenus dans le tableau des comptes
    Comme pour les valeurs comptables, une ligne de Budget est créée pour chaque compte présentant un solde.
  • Planification des mouvements (avec le tableau Budget)
    Comme pour la comptabilité, pour chaque mouvement sur le compte, des lignes sont créées à partir du tableau Budget.
    • Les statiques, avec toutes les valeurs fixées.
    • Mouvements répétés
      • Tout au long de la période de projection définie, sur la base du code de répétition, le programme crée des lignes des duplicatats des lignes et fixe la date.
      • Le programme génère les lignes répétées sur la base du contenu des colonnes Date début, Date fin et Répétition.
      • Si la période de projection est l'année civile et qu'en janvier il y a l'enregistrement du loyer avec répétition mensuelle, le programme crée des doublons pour les 11 mois suivants.
      • Si l'écriture a lieu le 31 janvier, pour les mois qui n'ont pas 31 jours, le jour sera le dernier du mois.
      • Si la première écriture a lieu le 28 mars et que le code de répétition est indiqué comme étant la fin du mois, dans les mois suivants, le jour deviendra le dernier du mois. 
    • Comme pour les mouvements comptables, s'il y a plusieurs comptes sur la ligne du Budget, une ligne est générée pour chaque compte.
  • Mouvements à partir du budget annuel (s'il n'y a pas de tableau Budget)
    S'il n'y a pas de tableau Budget, les lignes de Budget sont créées à partir du contenu de la colonne Budget dans le tableau Comptes et catégories :
    • On calcule le nombre de mois de l'exercice comptable.
    • Une ligne est créée pour chaque mois.
    • Le montant figurant dans la colonne Budget est divisé par le nombre de mois.
    • S'il y a une différence d'arrondi, une ligne supplémentaire est créée pour le dernier mois.

Après la création, les lignes sont triées par ordre croissant.

Colonne de calcul Montant

Une fois le journal de calcul créé, le contenu de la colonne des montants de toutes les lignes de devis, qui contiennent une formule ou une quantité ou un prix unitaire, est recalculé.

Résolution des formules en Javascript :

  • Création de l'interprète Javascript
    Chaque fois que le journal de calcul est créé, une instance d'un interprète Javascript, spécifique pour la résolution des formules de Budget, est également créée.
  • Initialisation de l'interprète Javascript
    L'interprète Javascript est initialisé par l'exécution de scripts .
    • Les scripts par défaut de Banana Comptabilité. 
    • Le contenu du fichier _budget.js éventuellement présent dans le tableau des documents.
      L'utilisateur peut ainsi initialiser des variables ou créer ses propres fonctions de calcul.
  • Résolution des formules
    • Les formules contenues dans les lignes du journal temporaire sont résolues l'une après l'autre dans l'ordre progressif des dates.
    • Le statut de l'interprète Javascript est maintenu après chaque opération, de sorte que la formule peut se référer à des variables définies dans une ligne avec une date antérieure.
    • Les formules contenues dans les lignes de répétition sont également exécutées dans l'ordre des dates, de sorte que le résultat varie en fonction du moment où il est exécuté.

La séquence de calcul est la suivante

  • Les lignes de Budget sont ensuite traitées par ordre de date (si elles ont la même date dans l'ordre de saisies).
  • Le montant de l'Écriture est calculé en fonction de cette priorité :
    • S'il existe une formule pour la résoudre
    • Si la quantité et le prix sont présents, en les multipliant
    • Dans le cas contraire, la valeur contenue dans la colonne "montant" est maintenue. .
  • Pour la comptabilité multidevise, la formule du montant en devise est d'abord exécutée, puis la formule du montant en devise de base.
    S'il n'y a pas de formule de montant en devise de base, le programme reprend le taux de change historique et calcule la contre-valeur en devise de base.
  • Pour la comptabilité avec la TVA, la TVA est recalculée sur la base du montant de la saisie.
  • Les lignes précédemment traitées sont utilisées pour les calculs des lignes suivantes.
    • Le solde des comptes, à la date de la ligne du Budget, ne comprendra que les montants précédemment traités.
    • Si dans une écriture de février, une formule est utilisée pour calculer le solde de l'année entière, vous n'aurez toujours le solde que jusqu'en février. 

Calcul Colonne Total  Tableau Budget

La colonne Total est calculée automatiquement et contient le montant total du Budget pour la période comptable indiquée dans les propriétés du fichier (date de début et de fin de la comptabilité).

  • S'il s'agit d'une seule opération, le total est égal au montant.
  • S'il s'agit d'une opération récurrente, le Total est la somme des montants de toutes les répétitions entrant dans l'exercice comptable.
  • La colonne Total est vide si la date est antérieure ou postérieure à l'exercice comptable. 

Calcul, prévision et comparaison de la valeur actuelle

Une fois le journal de calcul généré, il est utilisé pour calculer le bilan et tous les autres calculs nécessaires à la comptabilité.

Pour les périodes définies dans le rapport, le programme fait des calculs :

  • La valeur actuelle (basée sur les Écritures).
  • Les valeurs du Budget .

Les valeurs suivantes sont calculées pour les données actuelles et les citations :

  • Solde au début de la période.
  • Le mouvement Débit
  • Mouvement Crédit
  • Mouvement (Total)
  • Solde à la fin de la période (Début + Mouvement)

Des comparaisons entre le courant et l'estimation sont également calculées :

  • Variation absolue (Budget - Actuel).
  • Pourcentage de variation

Recalcul automatique et manuel

Les valeurs du Budget sont recalculées automatiquement :

  • S'il y a un changement dans le tableau Budget.
  • S'il y a un changement de la date de début ou de fin de la comptabilité.
  • En cas de changement dans le tableau des comptes.
  • Si un rapport est demandé et que le tableau Écritures a été modifié.

Après chaque recalcul, le programme met automatiquement à jour :

  • La colonne Budget dans le tableau Comptes et Catégories.
  • La colonne Total dans le tableau Budget.

Si vous modifiez le tableau TVA ou le fichier _budget.js ou d'autres fichiers Javascript que vous utilisez dans le calcul des formules, vous devez effectuer un recalcul manuellement (Commande contrôler et recalculer la comptabilité).

La vitesse de calcul dépend de :

  • Nombre de comptes et de groupes dans le tableau Comptes et catégories
  • Nombre de lignes inscrites dans le tableau Budget.
  • Nombre de lignes avec répétition.
  • Présence de formules.
  • Période de planification fixée. Plus la période est longue, plus le nombre de lignes de répétition est important.

Recalcul manuel

Si le calcul prend beaucoup de temps, il peut être difficile d'entrer les données dans le tableau Budget. Vous pouvez passer au recalcul manuel en insérant le cochet sous l'option Recalculer les totaux manuellement, menu Fichier → Propriétés du fichier → Section Options.
Pour obtenir les valeurs mises à jour, utilisez la commande Recalculer les totaux.

 

 

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