Gruppi

Il sistema di raggruppamento e di totalizzazione

Banana ha messo a punto un sistema di raggruppamento molto pratico e immediato, che permette d'impostare nella tabella Conti tutte le informazioni necessarie per definire la struttura del Bilancio, del Conto economico e di altre sezioni della contabilità.

Il sistema di raggruppamento è flessibile perché permette di strutturare dei piani contabili per qualsiasi nazione e nel contempo di adattarli alle esigenze specifiche dell'azienda. Si possono creare piani e presentazioni di rendiconto semplici e più complessi, con più livelli di totalizzazione, per ogni tipo di contabilità.

Questo sistema di raggruppamento ha il vantaggio di visualizzare immediatamente i risultati. Accanto ad ogni conto e gruppo si vedono immediatamente il saldo, i movimenti, il preventivo. Mentre si modifica si vedono i risultati aggiornati.

Il sistema di raggruppamento si basa su due colonne della tabella Conti e Categorie:

• Gruppo (Riga di totale)
  • Quando in una riga si inserisce un identificativo di gruppo, la riga diventa una riga di totale.
  • In questa riga sono totalizzati gli importi delle righe che nella colonna Somma in contengono l'identificativo del gruppo.
  • Nella riga dove è presente un gruppo non ci deve essere un conto.
• Somma in
  • Somma gli importi della riga nel gruppo indicato.
  • Per ogni riga di conto o di gruppo, si indica il gruppo in cui la riga deve essere totalizzata.
  • Deve essere uno dei numeri definiti nella colonna Gruppo.

Principali gruppi nella contabilità in partita doppia

Ogni modello di piano conti usa un proprio schema di totalizzazione. Qui di seguito sono spiegati i principali gruppi della contabilità in partita doppia.

Nella contabilità in partita doppia la somma dei saldi Dare (in positivo) e Avere (in negativo) deve essere sempre uguale a 0. In caso di differenze, la riga del gruppo 00 presenta un importo diverso da zero.

La sequenza di calcolo per arrivare allo 00 è la seguente:

• I conti con 1000 → gruppo 1 (Totale attivi) → Gruppo 00.
• I conti con 2000 → gruppo 2 (Totale passivi) → Gruppo 00.
• I conti con 4000 → gruppo 4 (Totale costi) → Gruppo 02 (risultato conto economico)  → Gruppo 206 (Utile anno corrente nel bilancio) → Gruppo 2 (Totale passivi) → Gruppo 00.
• I conti con 3000 → gruppo 3 (Totale ricavi) → Gruppo 02 (risultato conto economico) → Gruppo 206 (Utile anno corrente nel bilancio) → Gruppo 2 (Totale passivi) → Gruppo 00.

• Il gruppo 00 è la riga di controllo, dove vengono sommati tutti i saldi dei conti.
  • È la "Summa summarum" di tutti i saldi riportati nella tabella Conti in seguito alle registrazioni inserite nella tabella Registrazioni.
  • Se la riga del gruppo 00 presenta una differenza (importo diverso da zero) significa che ci sono degli errori:
    • Se la differenza è indicata nella tabella Conti, colonna Apertura (tutte le viste) ci sono delle differenze nei saldi iniziali 
    • Se la differenza è indicata nella tabella Conti, colonna Saldo (tutte le viste) ci sono delle differenze nella tabella Registrazioni. Nelle colonne Dare e Avere della vista movimento, i totali non sono a pareggio.
      Nel casi in cui viene segnalata la differenza impartire il comando Ricontrollo della contabilità. Questo comando suggerisce eventuali errori che bisognerà verificare e correggere.

• Nelle colonne Dare e Avere della vista Movimento (tabella Conti) vengono sempre riportati i totali dei saldi. Se i totali nelle due colonne sono uguali non ci sono errori.

Il risultato del Conto economico viene sommato nel capitale proprio

Come si vede nell'esempio, il gruppo 02 (Utile perdita del conto economico) viene raggruppato nel gruppo 206 (Risultato anno corrente).
Con questo raggruppamento abbiamo i seguenti vantaggi:

• Nel Bilancio viene visualizzato il risultato d'esercizio dell'anno corrente.
• Il totale dei Passivi rispecchia il totale degli Attivi (ammesso che non ci sia alcun errore contabile).

Impostazione Struttura Piano Conti

Il piano contabile in Banana Contabilità può essere impostato principalmente in due modalità diverse:

    1. Struttura senza sottogruppi (o subtotali).

In questo caso, la struttura è molto semplice. Si elencano tutti i conti senza sottogruppi, e totalizzando tutti i conti o le categorie nei gruppi principali:

Per la Contabilità in partita doppia:

• Attivi
• Passivi
• Costi
• Ricavi

Per la Contabilità Entrate / Uscite o Cash Manager (tabella Categorie):

• Entrate
• Uscite

    2. Struttura con sottogruppi

La struttura è più complessa. I conti o le categorie dei gruppi principali vengono suddivisi in più sottogruppi, che a loro volta vengono totalizzati nei corrispondenti gruppi principali.

Qui di seguito presentiamo una struttura del piano contabile con un esempio di Suddivisione con sottogruppi nella Contabilità in partita doppia. Ogni sottogruppo può essere a sua volta :

• Attivi

  • Sostanza circolante
    • Liquidità
    • Clienti
    • Magazzino
  • Sostanza fissa
    • Mobili
    • Macchine e attrezzature
    • Computer, software.

• Passivi

  • Capitale di terzi
    • Fornitori
    • Prestiti bancari
    • Altri debiti a breve termine
    • Debiti a lungo termine
  • Capitale proprio
    • Capitale proprio
    • Fondo di riserva
    • Utili e perdite riportate
    • Utile d'esercizio

Dalla tabella Conti, in qualsiasi momento, tramite il menu File → Stampa o Anteprima di stampa puoi  stampare il piano dei conti o parte di esso. Sempre a partire dalla tabella Conti, selezionando la vista Movimento, hai la stampa del bilancio di verifica.

 

Aggiungere un nuovo gruppo

 

• Posizionarsi nella riga precedente a quella dove sarà inserito il nuovo gruppo
• Aggiungere una riga con il comando Modifica → Aggiungi riga
• Digitare nella colonna gruppo il numero di gruppo, la descrizione, e il numero di raggruppamento nella colonna Somma in, dove si desidera che questo gruppo sia totalizzato.

Aggiungere un livello di totalizzazione

Con questo sistema si possono facilmente aggiungere dei livelli di totalizzazione.
Se vogliamo avere il sottogruppo dei conti liquidità:

• Inserire una riga vuota subito dopo il conto bancario:
  • Inserire nella colonna Gruppo il valore 10.
  • Inserire nella colonna Somma in  il valore 1.
• Nei conti 1000 fino 1020 indicare il raggruppamento Somma in = 10.
• La sequenza di calcolo diventerà:
  Il conto 1000 → gruppo 10 (Liquidità) → gruppo 1 (Totale attivi) → Gruppo 00. 

Il programma totalizza quanto segue:

• Totalizza i conti in una riga di gruppo.
  Per esempio il conto Cassa è  totalizzato nel gruppo Liquidità.
• Totalizza un gruppo o sottogruppo in un altro gruppo, che a sua volta viene totalizzato in un altro gruppo, costruendo così la struttura di calcolo del Bilancio e del Conto economico.
  Per esempio il gruppo Liquidità viene totalizzato nel Totale Attivo che a sua volta verrà totalizzato nel gruppo 00, nella riga di totale di controllo.

Se si vuole inserire un altro sottogruppo "Sostanza circolante" si dovrà procedere nel medesimo modo.

• Aggiungere una riga vuota prima degli Attivi.
• Nella nuova riga:
  • Indicare nella colonna Gruppo il numero 11.
  • Indicare nella colonna Somma in il numero 1.
• Nelle righe Liquidità, Clienti e Inventario merci indicare il raggruppamento nella colonna Somma in il numero 11.

Righe di titolo (con Somma in)

Anche nelle righe di titolo è utile indicare il raggruppamento Somma in (il gruppo della riga di totale) a cui appartiene.
In questo modo, nelle stampe del Bilancio abbellito per gruppi, se i conti sono a zero non verrà stampato il titolo.

Eliminare dei sottogruppi

Se il piano dei conti presenta dei sottogruppi che non si desiderano, è possibile eliminarli, basta eliminare la riga del sottogruppo e cambiare il raggruppamento nella colonna Somma in di ogni conto che ne faceva parte.

Controllo della struttura

Una volta impostato il piano contabile si esegue il comando dal menu Azioni → Controlla contabilità. Se ci sono degli errori il programma li segnala.

Errore Ciclo infinito

Questo viene segnalato quando un Gruppo viene totalizzato in un Gruppo di livello inferiore, motivo per cui si crea un ciclo  infinito di errore.
Ci sarebbe un ciclo infinito se nell'esempio precedente il Gruppo attivo (1) fosse sommato nel Gruppo 10.
Il programma, dopo avere calcolato il Gruppo 1 sommerebbe l'importo nel gruppo 10 che a sua volta sommerebbe nel Gruppo 1 e poi nel 10 all'infinito.

Conto economico con Utile lordo

Si può anche realizzare un conto economico scalare, cioè che parte dalla cifra d'affari e sottrae i costi.
Qui di seguito viene indicato l'esempio tratto dal piano dei conti PMI svizzero.

Ampio uso del sistema di totalizzazione

Il sistema di totalizzazione è molto flessibile:

• In un Gruppo si possono sommare sia dei conti che dei Gruppi
  Si veda l'esempio riportato sopra, dove il Gruppo Liquidità (10) e i conti (1030 e 1090) vengono sommati negli Attivi
• Anche ai i titoli si può attribuire il gruppo di appartenenza. 
  In questo modo, se nella stampa il gruppo non viene stampato perché è a zero, non viene stampato neanche il titolo. 
• Si può usare qualsiasi genere di numerazione (numerica e/o delle lettere).
• Si possono creare fino a 100 livelli di totalizzazione
• La totalizzazione è indipendente dalla sequenza:
  • La riga di totale può essere dopo la riga
  • La riga di totale può essere prima delle righe
  • La riga di totale può essere in una posizione completamente staccata
    Questo viene usato per creare dei partitari.
• Il conto e i Gruppi possono essere totalizzati in un solo altro Gruppo
  Lo stesso conto non può essere totalizzato contemporaneamente in due Gruppi
• Il sistema si usa anche per totalizzare i Centri di costo e i Segmenti
  Attenzione però a non usare dei Gruppi diversi per i conti normali e per i centri di costo, perché gli importi risultanti non saranno corretti.

La totalizzazione delle colonne importo

La procedura di calcolo totalizza le colonne del tipo importo.

• Vengono totalizzate le colonne importo definite dal sistema
• Vengono totalizzate le colonne importo aggiunte dall'utente

La sequenza di calcolo

Il programma calcola i totali nel modo seguente:

• Azzera i valori delle colonne importi delle righe di Gruppo
• Somma gli importi delle righe dei Conti nelle righe di Gruppo (primo livello di calcolo)
• Somma il saldo delle righe dei Gruppi nei Gruppi di livello superiore
  Ripete l'operazione fino a che tutti i livelli sono calcolati.

Documenti correlati:

• Saldi iniziali