总组

在此文中

分组和总计系统

Banana财务会计软件开发了一个非常实用和直接的分组系统,它允许您在账户表中设置定义资产负债表、损益表和其它会计部分结构所需的所有信息。

分组系统是很灵活的;它允许您实施任何国家的会计科目表,同时使其适用您业务的具体需要。无论是非常简单的还是非常复杂的计划和演示,都可以为每一种会计类型创建多层次的总计。

此软件的另一个优点是,它允许您立即看到结果。在每个账户和组的旁边,可以立即看到余额、变动和预算。当您编辑文件时,总计会立即得到更新。

Banana财务会计软件的分组和总计系统基于账户科目表的两列:

  • 总组 (总行)
    • 在一个行中,当一个组的标识符被输入,该行将成为一个总行。
    • 在包含相同标识符的所属组列的行中,其数额将被汇总。
    • 当一个组存在时,则不可能有一个账户。
  • 总和
    • 对指定组别中的行数进行加总。
    • 对于每个账户或组的行,要指出该行要被合计的组。
    • 这里的数字必须是总组列中定义的数字之一。

设置会计科目表的结构

Banana财务会计中的会计科目表主要可以通过两种不同的方式设置:

1. 没有子组 (或小计) 的结构

在这种情况下,结构非常简单。您列出没有子组的所有账户,并汇总主要组中的所有账户或科目:

对于复式记账:

  • 资产
  • 负债
  • 收入
  • 费用

用于收益&费用核算或现金日记账 (科目表):

  • 收入
  • 费用

2. 包含子组的结构

结构更复杂。主要组的账户或科目分为几个子组,这些子组依次汇总到相应的主要组中。

在这里,我们通过复式记账中的子组细分示例展示了会计科目表的结构。每个子组可以依次为:

  • 资产

    • 流动资产
      • 现金和现金等价物
      • 客户
      • 存货
    • 固定资产
      • 家具
      • 机器和设备
      • 计算机、软件
  • 负债

    • 第三方资本
      • 供应商
      • 银行贷款
      • 其它短期债务
      • 长期债务
    • 股权
      • 股权
      • 储备资金
      • 结转的利润和亏损
      • 本年度利润

账户表,在任何时候,通过文件菜单 → 打印或打印预览的命令,您都可以打印整个会计科目表或其中的一部分。
账户表,选择发生业务的视图,您可以打印验证余额。

一些复式记账法中的主要组的示例

每一个账户科目表都使用它自身的总计系统。下面我们将解释复式记账法中的主要组。

在复试记账法中,借方余额(正的)与贷方余额(负的)的总和为0(零)。

  • 00是所有总额被加在一起的行。
    • 它是所有贷方&借方余额的“总和”。
    • 假如余额列的总和不等于0,则意味着有贷方/借方差额,那么很有可能是错误的。在这种情况下,使用检查账务是有效的。
    • 在发生业务视图(账户表格)的贷方和借方列,只有正的数额,因此在00组的行,发生业务的总额将不等于0。

到达00的计算序列如下:

  • 1000 账户 → 组 1(总资产) → 组 00
  • 2000 账户 → 组 2(总负债)→ 组 00
  • 3000 账户 → 组 3(总费用)→ 组 02 (损益表结果)→  组 01(当年度资产负债表中的损益)→ 组 2 (总负债)→ 组 00.
  • 4000 账户 → 组 4(总利润)→ 组 02 (损益表结果)→  组 01(当年度资产负债表中的损益) → 组 2 (总负债)→ 组 00.

在权益中加入了损益表的结果

就像您在例子中所看到的,组2 (损益表中的收益/损失) 被汇总在负债组01当中 (本年度的结果)。
使用这样组的形式,具有以下的优点:

  • 在本年度,经营业绩显示在资产负债表中;
  • 总负债将与总资产(前提是没有会计错误)相匹配。

账户表中的分组

添加或删除子组

  • 在将输入新组的行之前的行中的位置
  • 点击编辑菜单 → 添加行的命令来添加行
  • 在组的列中输入您希望该组总计的组编号、摘要和总组的编号 (列中的总和)

增加一个总计的等级

使用该系统很容易增加总计的等级。
如果我们想拥有流动资金账户的子集的时候:

  • 在一个空帐户后输入一个空的行。
    • 在组列中输入数值10。
    • 在所属组列输入数值1。
  • 明确所属组10在账户1000和账户1001中。
  • 则计算序列变为:
    1000 账户 → 组 10(现金&现金等价物)→ 组 1 (总资产)→ 组 00。

软件会汇总以下的内容:

  • 对一个组中的账户行进行合计。
    例如,现金账户在现金组中被合计。
  • 将一个组或子组在另一个组中进行合计,而这个组又在另一个组中进行合计,从而建立资产负债表和利润表的计算结构。
    例如,现金组在总资产中被合计,而总资产又将在00组中被合计,并被检查。

在账户表中添加一个组

假如您希望插入另一个子组,“流动资产”,可以用相同的处理方式。

  • 在总资产行的上方插入一个空行
  • 在新的行中:
    • 在组列中输入数字11
    • 在所属组列中输入数字1
  • 在客户和商品转售(库存)行中,输入所属组11

标题行 (含总组)

同样在标题行中,指示它所属的总组 (总行的组) 是很有用的。如此一来,在打印按组生成的资产负债表中,如果账户为零,则不会打印标题。

账户表中的标题行

删除子组

如果账户科目表中的子组您不再需要或是不想要,它们可以被删除。只需要删除子组的行并且修改每一个属于子组一部分的账户的所属组。

检查结构

账户科目表一旦被设置,点击操作菜单 → 检查账务的命令。假如存在错误,则程序会发布一个警告。

无限循环错误

当一个组被总计在一个较低级别的组中时,该错误将会出现。因为一个无限循环的错误被创建了。
在之前的例子中,如果资产组(1)被总计在组10中时,将会出现无限循环。
在计算完成组1之后,该程序将会总计组10的数额,然后按顺序总计组1的数额,然后再次总计组10的数额……没有结束。

损益表与毛利

本软件也可以使用从营业总结果减去成本开始的损益表。
下面将使用瑞士PME账户科目表作为示例。

具有标量设置的会计科目表

总计系统的延伸使用

总计系统非常灵活:

  • 在一个组中,它既可以增加组,也可以增加账户。
    在以下例子中,我们可以看到,现金及现金等价物组(10)和账户(1100和1300)组都可以被总计到资产中。
  • 也可以将组分配给标题行。
    这样一来,如果在打印输出中因为组的金额为零而没有打印,那么标题也不会被打印。
  • 您可以使用任何类型的编号 (数字和/或字母 )。
  • 您可以创建高达100级的总计。
    • 总计行可以在行的后面。
    • 总计行可以在行的前面。
    • 总计行完全可以在任何地方,在一个独立的位置。
      它可以被用于创建登记簿(例如,客户登记)。
  • 账户和组可以被总计在一个单独的其它组。
    但是它不能同时在两个组中总计同一个账户。
  • 该系统也被用于总计成本中心部门
    注意不要对正常账户和成本中心使用不同的组,因为由此产生的金额将不正确。

金额列的总计

计算程序将金额列合计为

  • 由系统定义的金额列被总计。
  • 由用户增加的金额列被总计。

计算序列

本程序使用以下方式计算总数:

  • 将组行的金额列的数值设置为0
  • 把金额行的数额加到组行的总额中去(第一计算级别)
  • 把组行的余额加入到高级别的组中去
    重复以上操作直到所有级别都被计算。

相关文档

 

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