Per poter mantenere la contabilità aziendale aggiornata, è fondamentale importare regolarmente i movimenti bancari. I movimenti permettono di automatizzare il processo di contabilizzazione, evitando l'inserimento manuale delle singole registrazioni ed eventuali errori. 

Dove scaricare i movimenti

I documenti contenenti le transazioni bancarie, indipendentemente dalla modalità di acquisizione, dovrebbero essere sempre salvati nella stessa cartella. Questa può trovarsi all’interno della cartella principale della contabilità oppure in una esterna. Per una gestione ordinata, è consigliabile dare una struttura alle cartelle creando una cartella generale e sottocartelle più specifiche: in questo modo si riduce il rischio di errori, soprattutto nel caso si decida di importare i movimenti manualmente. 

Mantenendo i dati sempre nella stessa posizione, si evitano problemi di importazione e non è necessario aggiornare ogni volta il percorso predefinito per l’importazione. Inoltre, è sconsigliato aprire e modificare questi file prima dell’importazione, poiché ciò può causare errori nel riconoscimento delle transazioni. 

Diversi formati dei file con movimenti bancari

Il nostro software offre numerose estensioni che permettono di importare i dati contabili in diversi formati. Tra i formati più comuni troviamo CAMT, CSV e XLSX.

Il formato CAMT (Cash Management), definito dallo standard ISO 20022, è utilizzato dalle banche per fornire estratti conto elettronici in modo strutturato. I file contengono informazioni dettagliate come data, importo, descrizione e riferimenti di ogni transazione. Sono disponibili diverse tipologie di file CAMT:

• camt.052: estratto conto intraday (movimenti durante la giornata)
• camt.053: estratto conto di fine giornata
• camt.054: notifica di addebiti e accrediti con dettagli delle singole operazioni

Il formato CSV (Comma-Separated Values) è un file di testo che utilizza le virgole per separare i dati contenuti all'interno delle singole celle di una tabella. Questo formato è compatibile con la maggior parte dei software. Il formato CSV è diverso per ogni banca e viene aggiornato regolarmente.

Il formato XLSX è un file di Microsoft Excel utilizzato per archiviare fogli di calcolo. Il file XLXS è in grado di contenere dati, formule, formattazioni, grafici e più fogli di lavoro all’interno dello stesso documento.

Di recente abbiamo sviluppato una nuova estensione che consente di importare i file CAMT di tutte le banche, rendendo l’acquisizione dei movimenti ancora più semplice e immediata. 

Guarda quali formati puoi scaricare con il tuo abbonamento.

Modalità per scaricare i movimenti

Le modalità principali per ottenere questi dati sono tre:

• L'online banking
• Il multibanking
• Il software della Mammut Soft Computing AG

A dipendenza della modalità adottata, bisogna prestare più o meno attenzione alla collocazione dei file. Lo scaricamento manuale dal portale bancario richiede maggiore attenzione.

Online banking

Il metodo manuale, tradizionale e più diffuso, prevede l’accesso diretto al portale di online banking della propria banca. Una volta effettuato il login, è possibile navigare alla sezione dedicata ai movimenti del conto e scaricare i file in uno dei formati standard compatibili con i software di contabilità.

Questo processo, seppur semplice, richiede un’interazione manuale: l’utente deve accedere alla piattaforma bancaria, selezionare il conto e scaricare e salvare i file sul proprio computer per poi importarli nel software contabile.

Multibanking

Il multibanking rappresenta un'evoluzione rispetto ai metodi manuali tradizionali, pensata per aziende o professionisti che gestiscono innumerevoli conti correnti distribuiti su banche diverse. Grazie a questa funzionalità, è possibile accedere a una sola piattaforma o interfaccia di e-banking che aggrega più conti, anche appartenenti a istituti differenti, semplificando così l’interazione con ciascuna banca. La maggior parte delle soluzioni multibanking si basa sullo standard internazionale EBICS (Electronic Banking Internet Communication Standard), che garantisce uno scambio sicuro di informazioni e ordini di pagamento tra le aziende e le banche.

Le principali fasi per l’implementazione del multibanking sono:

• Aggiornamento del contratto con la banca principale
  Il primo passo consiste nel contattare la banca principale per richiedere l’attivazione del servizio multibanking. Sarà necessario sottoscrivere un’integrazione al contratto esistente, che autorizza la banca ad agire come gestore di più conti bancari.
• Sottoscrizione dei mandati con le banche collegate
  Per ogni banca terza che si desidera collegare, è necessario firmare un’autorizzazione che consenta alla banca principale di accedere alle informazioni dei conti corrispondenti.
• Abilitazione tecnica e fornitura delle credenziali
  Una volta completati i passaggi contrattuali, sarà necessario seguire le istruzioni tecniche per abilitare l’accesso tramite API o strumenti di terze parti. Questo potrà includere la fornitura delle credenziali o l’attivazione di specifiche modalità di autenticazione.

Una volta collegate tutte le relazioni bancarie, è possibile scaricare in modo centralizzato i movimenti e i dati bancari, ed elaborare le operazioni di pagamento da un unico strumento. Pur restando in parte un processo manuale, il multibanking consente di ottimizzare tempi e risorse, riducendo il numero di accessi e semplificando la gestione complessiva.

Software della Mammut Soft Computing AG

Una soluzione più moderna e completamente automatizzata è offerta dal software sviluppato dalla Mammut Soft Computing AG. Questo sistema, una volta implementato, permette di saltare completamente il passaggio manuale di download dei file bancari perché il salvataggio avviene automaticamente in una cartella stabilita durante l’implementazione. 

Il software è focalizzato sulle interfacce di scambio dati tra le banche e le aziende, offrendo il collegamento a molteplici banche nel mondo e recuperando in modo sicuro e automatizzato i dati bancari nei formati necessari. Questi dati vengono poi sincronizzati automaticamente con il gestionale contabile, rendendo superfluo l'intervento dell’utente. 

I passaggi da seguire per iniziare a utilizzare il software Mammut Soft Computing AG sono i seguenti:

• Scelta della soluzione 
  In base alle esigenze, si può optare per la soluzione in cloud o l’installazione on-premise, quest’ultima consiste nell’installazione fisica sui dispositivi dell'utente.
• Configurazione delle connessioni bancarie
  Per consentire la configurazione e l’attivazione del collegamento con le banche, è necessario sottoscrivere i relativi contratti bancari. Questi collegamenti con le banche (EBICS, SWIFT, API) permettono di scaricare estratti conto e inviare pagamenti. Mammut fornisce assistenza per l’attivazione presso le banche.
• Autorizzazione per l'accesso ai conti
  Il cliente, per il quale viene tenuta la contabilità, concede al fiduciario l’accesso ai propri dati, affinché tutte le informazioni necessarie siano disponibili.
• Integrazione con il software contabile/gestionale
  Il software viene collegato al sistema contabile o gestionale interno per l’esportazione e l’importazione automatica dei dati bancari.

Il vero valore aggiunto del software è il costante aggiornamento della contabilità: download automatizzati da tutte le banche e sincronizzazione diretta con il sistema contabile assicurano che i dati siano sempre aggiornati e pronti all’uso.

Importazione e contabilizzazione automatizzata

Una volta che abbiamo a disposizione i movimenti, è possibile usufruire delle diverse funzionalità offerte da Banana. Qualsiasi sia la modalità stabilita per lo scaricamento dei dati bancari, la funzione “Importa movimenti bancari in formato ISO 20022 (avanzato) [BETA]” permette di automatizzare l’aggiornamento della contabilità in modalità partita doppia o entrate/uscite sfruttando i file CAMT (052/053/054). Il programma legge i file XML da una cartella designata, li salva in un database locale, identifica le transazioni nuove non ancora registrate e le propone per l’importazione, evitando duplicati. 

Questa funzionalità è unicamente disponibile con il piano Advanced di Banana Contabilità Plus. È possibile provarla anche con i piani Free o Professional fino a 70 righe di registrazione.

I movimenti bancari, una volta importati, grazie alle nostre regole di completamento automatico (piano Advanced) vengono trasformati automaticamente in operazioni contabili complete, risparmiando tempo ed evitando errori di inserimento. In questo modo la contabilità viene effettuata in maniera più veloce, efficiente ed accurata.

Il dialogo Importa movimenti si attiva dal menu:

• Azioni > Importa in contabilità > Importa: Registrazioni

Contenuto del dialogo

La visualizzazione degli elementi del dialogo dipende dal tipo di file che viene importato:

• Movimenti per singolo conto ed estratti bancari 
  Vengono visualizzati tutti gli elementi.
• Movimenti di contabilità in partita doppia o altri
  Non vengono visualizzati gli elementi seguenti:
  • Conto
  • Contropartita temporanea
  • Applica regole.
• Raggruppamento per fattura
  Questo elemento viene visualizzato solo nel caso in cui nel file d'importazione ci siano dei contenuti nella colonna DocInvoice.

Dialogo Importa Movimenti

Segue la finestra di dialogo che permette di integrare al meglio i dati in contabilità.

Conto destinazione

Questa opzione figura quando vengono importati dei dati dall’estratto bancario o postale o i movimenti di entrata e uscita di un conto in formato testo.

• Inserisci il numero di conto bancario del tuo piano dei conti, relativo all’estratto importato.
• Se viene lasciato vuoto il programma inserisce il conto [A] (Account) in modo tale che si possa capire se è un movimento Dare o Avere.

Seleziona movimenti

Data inizio, Data fine

Inserisci la data iniziale e finale del periodo relativo alla ripresa delle registrazioni. È possibile selezionare il periodo in automatico tramite le apposite caselle sottostanti a quelle delle date.

Non importare se esiste già lo stesso Riferimento esterno, Data e Importo

Se attivata, questa funzione permette di non importare i movimenti già registrati, per evitare una doppia registrazione. Questa opzione è attivabile unicamente se nei movimenti (file) da importare è presente la colonna "Rif.Esterno", altrimenti è disabilitata.

Ordina registrazioni per data

L'opzione è attiva per default e consente di avere i movimenti importati in ordine di data.

Completa le registrazioni con

Completamento automatico dei valori

L’opzione è relativa alla contabilità con IVA e multi-moneta.
Se attivata, permette di completare in automatico i valori che mancano nei dati importati (es. il cambio nella tabella Cambi).

Applica regole (solo piano Advanced)

L'opzione non è disponibile  per importazioni di movimenti da file di contabilità in partita doppia (formato ac2).

Vedi: Regole per il completamento automatico delle registrazioni.

• Se questa opzione è attivata, quando si conferma con OK, si apre il dialogo Applica Regole.
• Se non hai attivato questa opzione, puoi accedere alle Regole anche impartendo il comando dal menu Azioni > Registrazioni ricorrenti > Applica regole...
• Questa opzione viene attivata di default se ci sono già delle regole di importazione nella tabella Registrazioni ricorrenti.

Conto temporaneo di Contropartita

L'opzione non è disponibile per importazioni di movimenti da file di contabilità in partita doppia (formato ac2).

Si indica un conto che serve per completare la contropartita della registrazione. Il conto deve poi essere sostituito con la contropartita corretta, manualmente o con le regole per il completamente automatico.
Il programma propone di default il conto commentato [CA] (ContraAccount).
Una volta completate le registrazioni, non ci dovrebbero più essere movimenti che usano il conto temporaneo.

Numero documento iniziale

L'opzione non è disponibile per importazioni di movimenti da file di contabilità in partita doppia (formato ac2).
È il numero di documento che si attribuisce alla prima registrazione tra quelle importate.
Il numero viene incrementato.

Raggruppa registrazioni per numero Fattura

Se il file di importazione contiene dei valori nella colonna DocInvoice, nel dialogo ci saranno anche le seguenti opzioni:

• Raggruppa registrazioni per numero fattura
  In questo caso le righe di una medesima fattura sono raggruppate in modo che vi sia una sola registrazione per lo stesso conto e lo stesso codice IVA (vedi spiegazione importa dati fattura in inglese).
• Conto destinazione per differenze saldi 
  Quando si utilizzano dei codici IVA, è possibile che ci siano delle differenze di arrotondamento di pochi centesimi.
  In questo caso, Banana Contabilità Plus crea per ogni fattura una registrazione supplementare dove registrare la differenza.
  Si deve fare attenzione ovviamente che i dati forniti per l'importazione si bilancino fra Dare e Avere. In caso contrario, la riga di registrazione contiene la differenza fra Dare e Avere.

Modifica delle registrazioni importate

Il programma crea delle registrazioni e le aggiunge alla fine della tabella Registrazioni.
I movimenti possono essere modificati o cancellati.
Nella contabilità in partita doppia, nelle colonne ContoDare e ContoAvere e nella contabilità Entrate / Uscite, nelle colonne Conto e Categoria, il programma inserisce dei simboli.
I simboli devono essere sostituiti con il il conto o la categoria appropriati.

• [A]
  Questo simbolo viene indicato se nel dialogo non viene indicato alcun conto.
  Al posto del simbolo [A] si deve inserire il conto della contabilità relativo al conto bancario.
• [CA]
  Questo simbolo indica che nella cella bisogna indicare il conto della contropartita, in modo che i movimenti in Dare si compensino con quelli in Avere. 

Per le righe con una sola contropartita, sulla medesima riga vi è sia il conto o il simbolo [A]  e il simbolo [CA] della contropartita.
Per le righe con più contropartite, ogni riga avrà il conto o il simbolo della contropartita [CA]. Se non venisse indicato il simbolo [CA], sarebbe impossibile capire se il movimento è in Dare o in Avere.

Banana Contabilità Plus permette l'importazione dei movimenti bancari in diversi formati. 
Il formato ISO 20022 è uno standard internazionale che dovrebbe ormai essere messo a disposizione da tutte le banche europee. Questo formato può anche essere chiamato ISO xml, xml, camt.053, camt.054 o altro. L'importazione dei movimenti bancari nel formato ISO20022 è possibile in due modalità:

Importazione ISO20022 manuale generica

Importazione manuale dei movimenti di un file alla volta, disponibile con il piano Professional:

• L'utente scarica il file ISO20022 dalla propria banca e lo salva in una cartella sul proprio computer.
• Successivamente da Banana, importa manualmente questo file. 

Questa importazione è resa possibile dall'estensione Estratto bancario Camt ISO 20022 Svizzera (Banana+) per la Svizzera e da un filtro generico distribuito con l'applicazione per le altre nazioni.
L'importazione deve essere ripetuta manualmente ogni volta.

Importazione ISO20022 avanzata [Beta]

Importazione avanzata dei movimenti di molteplici file contemporaneamente, disponibile con il piano Advanced. Velocizza molto il lavoro perché l'utente non deve più controllare per quale periodo è necessario importare i movimenti:

• L'utente definisce una cartella in cui sono contenuti i files ISO20022 di diversi conti bancari.
• In Banana, con un comando, il programma avverte se ci sono nuovi movimenti che devono essere importati.

Questa nuova funzione di importazione avanzata è resa possibile grazie all'estensione Swiss Camt ISO20022 Reader.

Questa funzionalità è unicamente disponibile con il piano Advanced di Banana Contabilità Plus. È possibile provarla anche con i piani Free o Professional fino a 70 righe di registrazione.

Requisiti:

• Utilizzo di Banana Contabilità Dev-Channel con il piano Advanced.
• Utilizzo di una contabilità a Partita Doppia o Entrate e uscite.
   

I movimenti di un file Cash Manager si possono gestire separatamente dal file della contabilità principale tramite il Cash Manager. A scadenze regolari, i movimenti si importano nel file della contabilità principale, raggruppandoli in base a un periodo prescelto.

In questo caso si hanno due file separati:

1. Un file contiene tutti i dati della contabilità generale (compreso il conto cassa).
2. Un file contiene solo i dati della cassa.

Per poter integrare i dati della cassa nella contabilità principale, si deve stabilire un collegamento tra la contabilità principale e il file del Cash Manager.
Ci sono due modi diversi per creare il collegamento:

• Nel file del Cash Manager attribuire alle categorie gli stessi numeri dei conti della contabilità principale (contabilità in partita doppia o Entrate / Uscite).
• Nel file del Cash Manager riportare nella colonna Categoria2 (tabella Categorie) i corrispondenti conti della contabilità principale.
  Se la colonna Categoria2 non fosse presente, è necessario visualizzarla tramite il menu Dati → Disponi colonne.

Impostare il conto di giro per i versamenti

Quando si esegue l'importazione dei dati della cassa nel file della contabilità, affinché non ci siano delle sovrapposizioni di scritture contabili per le operazioni di versamento, tra il conto cassa della contabilità principale e i movimenti importati dal file Cash Manger, occorrono determinate impostazioni.

Nel file della Contabilità principale:

• Nella tabella Conti, nel gruppo degli attivi inserire il Conto di giro.

Nel file del Cash Manager:

• Nella tabella Categorie, colonna Categorie nel gruppo delle Entrate inserire, come categoria per i versamenti dal conto corrente bancario o postale, il conto di giro (lo stesso numero impostato nella contabilità principale).
• In alternativa, nella tabella Categorie, colonna Categorie2 nel gruppo delle Entrate inserire il Conto di giro. In questo caso nella colonna Categorie si imposta una categoria per determinare i versamenti dalla banca. Il conto di giro, che si trova nella colonna Categorie2, crea il collegamento quando si importano le registrazioni nella contabilità principale.

Versamenti dal conto corrente bancario alla cassa

Ogni qualvolta si effettua un versamento dal conto corrente bancario alla cassa, si registra il movimento sia nel file della contabilità principale, sia in quello della cassa. Per evitare sovrapposizioni di scritture contabili quando si importano i dati dalla cassa si utilizza il conto di giro.

• Nel file della cassa si registra l'entrata dei fondi, utilizzando come categoria il conto di giro o in alternativa la categoria per i versamenti dal conto corrente bancario, se il conto di giro è stato impostato nella colonna Categoria2.
• Nel file della contabilità principale si registra l'uscita dei fondi, con il conto bancario in avere e in dare il conto di giro.

Nell'importazione dei dati della cassa nel file della Contabilità principale, il conto di giro si azzera.

Importare i dati del Cash Manager

• Aprire il file della Contabilità principale
• Cliccare sul menu Azioni→ Importa in contabilità
• Nella finestra che appare, dal menu a tendina Importa → selezionare Registrazioni → Movimenti libro cassa (*.ac2)"
• Tramite il tasto Sfoglia, selezionare il file del Cash Manager.

Le spiegazioni di questa finestra sono disponibili alla pagina web Importa in contabilità

In contabilità

Conto destinazione

Si deve selezionare il numero di conto della cassa, presente nella Contabilità in partita doppia o nella Contabilità entrate / uscite, dove devono essere importati i movimenti.

Numero documento iniziale

Si può inserire un numero di documento iniziale che viene attribuito alla prima registrazione importata. Il programma nelle registrazioni successive attribuisce in automatico un numero progressivo, partendo da quello iniziale inserito.
Se non si desidera attribuire la numerazione progressiva in automatico si lascia la casella vuota.

Seleziona movimenti

Data Inizio / Data fine (compresa)

Si inserisce la data iniziale e finale del periodo al quale si riferiscono i movimenti importati.

Raggruppa movimenti

Attivando una delle opzioni è possibile scegliere come devono essere raggruppati i movimenti del periodo:

• Nessun raggruppamento per periodo
  Sono importati tutte le righe, con i relativi contenuti delle colonne. È importato anche il numero Doc presente nella corrispondente colonna del file della cassa.
• Se nella contabilità si vuole usare una numerazione diversa e allo stesso tempo conservare il documento originale del file, nel Cash Manager inserire il documento nella colonna  DocProtocollo.
• Mensile - raggruppa i movimenti per mese.
• Trimestrale - raggruppa i movimenti per trimestre.
• Semestrale - raggruppa i movimenti per semestre.
• Annuale - raggruppa i movimenti per anno.

Una registrazione per conto

Se più categorie vengono raggruppate in un unico conto della contabilità, ma si desiderano registrazioni separate per ogni categoria, bisogna attivare questa casella; il programma crea delle registrazioni per ogni categoria. Quando si usano dei codici IVA vengono create delle registrazioni non solo per categoria, ma anche per codici IVA diversi per la medesima categoria.

Nota

Quando si ha una contabilità con IVA, i calcoli dell’IVA possono risultare leggermente diversi. Se gli importi delle registrazioni sono inseriti al netto, anche il saldo del conto cassa, a causa delle differenze di arrotondamento, può essere diverso.

Il file della contabilità viene aggiornato con i dati della cassa.

Nella pagina web Filter for PayPal transactions sono pubblicate le informazioni sulla nuova funzione che consente d'importare tutti i movimenti da PayPal direttamente in Banana Contabilità, e le istruzioni su come procedere (vedi sotto).

Abbiamo preparato anche dei modelli predefiniti specifici per la contabilità in partita doppia e per la contabilità multimoneta, da visionare come guida d'esempio, oppure, da utilizzare come file separato per registrare unicamente le transazioni PayPal.

Le informazioni su tutti i tipi di filtri d'importazione sono presenti alla pagina Import filters.
I modelli e le pagine relative alle informazioni sono in lingua inglese:

• Filtro per importare i movimenti PayPal (inglese) - come procedere.
• Esempi per la contabilità in partita doppia.
• Esempi per la contabilità multimoneta.

Approfondimenti:

• Contabilità in partita doppia.
• Contabilità multimoneta.
• Lista completa dei filtri di importazione.

Qui di seguito viene spiegata la procedura del funzionamento delle Regole e come vengono applicate. 
Il processo può essere riassunto in tre passi:

1. Importare i movimenti bancari nella tabella Registrazioni.
2. Creare le regole.
3. Applicare le regole per il completamento automatico delle registrazioni.

1. Importare i movimenti bancari

Quando vengono importati i movimenti bancari, il programma inserisce un conto di contropartita temporanea [CA]. Solitamente, il completamento delle contropartite deve essere effettuato manualmente per ogni registrazione.

Nella figura d'esempio, nella tabella Registrazioni si vede che:

• (1) - Le celle hanno una contropartita temporanea, legata alla vendita tramite Twint.
• (2) - La cella ha una contropartita temporanea legata alle spese mensili di maggio.
• (3) - La cella ha una contropartita temporanea, legata alle spese telefoniche Swisscom.
• (4) - La cella ha una contropartita temporanea, legata a costi assicurativi, numero di polizza 892-948.
• (5) - La cella ha una contropartita temporanea, legata a costi assicurativi, numero di polizza 987-650.

2. Creare le Regole

Le Regole servono a completare in automatico tutte le contropartite temporanee delle registrazioni importate, aggiungendo anche codici IVA, centri di costo, link e altro.

Le regole sono delle registrazioni modello già complete, presenti nella tabella Registrazioni ricorrenti, dove:

• La colonna Descrizione contiene il testo (una o più parole chiave) che la registrazione importata deve contenere.
• Le colonne Conto Dare e Conto Avere contengono la Contropartita che va a rimpiazzare quella temporanea.

Abbiamo creato un sistema che prevede diverse modalità per la creazione delle Regole: 

• Regole da dialogo Applica regole
• Regole dalla tabella Registrazioni
• Regole da tabella Registrazioni Ricorrenti 

Qualsiasi metodo venga utilizzato, le Regole create vengono salvate nella tabella Registrazioni ricorrenti.

Nell'esempio, nella tabella Registrazioni ricorrenti, sono state create le seguenti Regole per sostituire le contropartite temporanee [CA]:

• (1) - La regola "Twint resale" sostituisce [CA] con il conto "Sales". È stato aggiunto anche il codice IVA.
• (2) - La regola "Interac Electronics SA" sostituisce [CA] con il conto "Goods", ed è stato aggiunto il codice IVA.
• (3) - La regola "+Swisscom 41795561718", sostituisce [CA] con il conto "Admin".
• (4) - La regola "+Best insurance 892-948" sostituisce [CA] con il conto "Insurance Health".
• (5) - La regola "+Best insurance 987-650" sostituisce [CA] con il conto "Insurance Car".

Importante: dove vi è un numero di contratto, un numero di polizza, un numero di cliente, ecc. è consigliato aggiungere il "+" davanti alla regola. Il + permette alla regola di cercare le singole parole (o serie di numeri) indipendentemente dalla posizione in cui esse si trovano all'interno della descrizione del movimento importato.

3. Applicare le Regole per il completamento automatico (Risultato)

Nella tabella Registrazioni, il programma completa le registrazioni importate aggiungendo il conto di contropartita, il codice IVA, ecc., indipendentemente dal metodo utilizzato per la creazione delle Regole.

Nell'esempio, nella tabella Registrazioni i movimenti importati sono stati completati in automatico - le contropartite indicate nelle regole sono state inserite al posto delle contropartite temporanee [CA] :

• (1) - Per i movimenti "Twint", la [CA] è stata sostituita con il conto "Sales", e completata con il codice IVA.
• (2) - Per il movimento "Interac Electronics SA", la [CA] è stata sostituita con il conto "Goods" e completata con il codice IVA.
• (3) - Per il movimento "Swisscom", la [CA] è stata sostituita con il conto "Admin".
• (4) - Per il movimento "Best insurance" con numero di polizza "892-948", la [CA] è stata sostituita con il conto "Insurance Health".
• (5) - Per il movimento "Best insurance" con numero di polizza "987-650", la [CA] è stata sostituita con il conto "Insurance Car".

Inoltre, il programma riconosce le registrazioni con il codice IVA e completa tutte le colonne legate all'IVA (conto IVA e importi). 

FAQ

Per una Regola sui ricavi, viene inserito automaticamente anche il codice IVA?
Sì. Quando crei la regola, puoi definire tu cosa il programma deve inserire in automatico. Puoi quindi indicare non solo il conto di contropartita ma anche il codice IVA da utilizzare.

Le regole create una volta possono essere utilizzate anche in un altro file?
Le Regole vengono salvate nella tabella Registrazioni ricorrenti. Per portarle in un altro file semplicemente con il copia/incolla. Quando passi ad un nuovo anno questa operazione non serve perché Banana riporta già le regole esistenti da un anno all'altro.

Le registrazioni create tramite l'importazione con le regole possono ancora essere modificate manualmente, ad esempio per precisare la descrizione?
Certamente. Tutte le registrazioni, indipendentemente da come sono state inserite, possono essere sempre modificate o corrette. Puoi usare il Filtro per individuare rapidamente i movimenti che ti interessano.

La regola può cambiare anche il testo del movimento che viene importato?
No. La descrizione della regola serve solo a "dire" al programma cosa cercare nei movimenti che vengono importati, ma non ne modifica il testo. Questo rimane come lo presenta la banca. Puoi naturalmente sempre modificare il testo dopo l'importazione, nella tabella Registrazioni.

Cosa succede se una regola viene applicata a un movimento che deve essere contabilizzato diversamente?
Le regole vengono create per i movimenti ripetitivi. Nell'anteprima vedi sempre a quali movimenti viene applicata ogni regola. Se ad un movimento particolare NON deve essere applicata la regola generale puoi semplicemente togliere il visto da quel movimento la regola non verrà applicata.

È possibile creare una registrazione ricorrente senza importi, se i valori cambiano ogni mese?
Certamente. Il principio è che più condizioni si inseriscono nella regola più essa sarà restrittiva. Se si crea una regola senza importo, essa cercherà tutti i movimenti importati che soddisfano le altre condizioni, indipendentemente dall'importo.
 

Uno dei metodi previsti per creare le Regole è dal dialogo Applica Regole. I principali vantaggi sono i seguenti:

• Vedi tutti i movimenti importati.
• I movimenti importati sono suddivisi in movimenti in entrata e in movimenti in uscita, con Regole e senza Regole.
• Per ogni gruppo di movimenti uguali, vedi in grassetto la Regola che viene applicata.
• Vengono segnalate le regole che sono duplicate o in conflitto.
• Puoi aggiungere nuove regole e modificare o cancellare quelle esistenti.
• Cambiando le condizioni di una Regola (descrizione, importo, conto) vedi subito l'elenco dei movimenti che le rispettano.
• Decidi quali regole attivare e quali disattivare.

Qui di seguito viene presentata la procedura completa per creare le Regole dal dialogo Applica Regole.

1. Impartisci il comando Importa in contabilità

Prima di arrivare al dialogo Applica Regole, devi procedere con l'importazione dei movimenti bancari, postali o altro, come segue:

• Usa il comando dal menu Azioni > Importa in contabilità > Registrazioni.
• Seleziona il formato appropriato e indica il percorso dove si trova il file con i dati del tuo estratto conto bancario.
• Nel dialogo che si apre:
  • Inserisci il conto relativo all'estratto conto da cui stai importando i movimenti (banca, posta, ecc.).
  • Indica la data di inizio e di fine periodo relativo ai movimenti da importare.
  • Indica la Contropartita temporanea se desideri che sia diversa da quella predefinita "[CA]". Puoi usare qualsiasi conto e, se lo scrivi tra parentesi quadre, non viene contabilizzato.
  • Attiva l'opzione Applica regole (disponibile solo con il piano Advanced di Banana Contabilità Plus).
  • Conferma con OK.

 2. Dialogo Applica regole

Il programma apre il dialogo Applica regole.

In questo dialogo figurano:

• La contropartita temporanea che hai inserito in precedenza o lasciata quella per default "[CA]".
• Il conto bancario inserito, dove vengono contabilizzati tutti i movimenti importati dal tuo conto corrente bancario o postale.
• I movimenti importati dal conto bancario, suddivisi in:
  • Movimenti in entrata senza regole (Money In without rules).
  • Movimenti in uscita senza regole (Money out without rules).
  • Movimenti in entrata con regole (Money In with rules).
  • Movimenti in uscita con regole (Money out with rules).

3. Crea nuove regole

Per creare le Regole:

• Posizionati su uno dei movimenti importati dove vuoi creare una regola.
• Vai sulla parte destra, dove sono presenti i tre puntini (...)
• Clicca su Aggiungi nuova regola.

Si apre il dialogo Applica regole - Aggiungi  regola.

In questo dialogo devi inserire:

• Nella Descrizione, il programma propone automaticamente un testo preso dal movimento importato, spesso molto dettagliato (ad esempio con numero fattura, riferimenti, ecc.).

  ⚠️ Attenzione: se lasci il testo così com’è, la regola sarà troppo specifica (valida solo per quel singolo movimento) e perderà la sua utilità.

  Per creare una regola efficace, è consigliato:

  1. Eliminare le parti troppo specifiche (es. numeri di fattura, riferimenti unici) e mantenere solo gli elementi principali (parole chiavi ricorrenti), come:
       - nome dell’azienda
       - ragione sociale / forma giuridica
       - località
       - eventuale numero cliente, polizza o ID 

  2. Quando necessario utilizzare il simbolo "+" davanti alla prima parola della Descrizione
  
  Esempio:

• Best Insurance Contract 892-948
  si applica solo alle righe che contengono esattamente questo testo nello stesso ordine come è stato indicato (1°posizione = Best; 2° posizione = Insurance, 3° posizione = Contract, 4° posizione = 892-948).
• +Best Insurance Contract 892-948
  inserendo il "+" la regola si applica alle righe che contengono queste parole "Best", "Insurance", "Contract" e "892-948":
  - anche in ordine diverso (es. Insurance Best Contract 892-948, ecc.)
  - anche se separate da altre parole (es. Best ... 892-948 .... Insurance). 
   
• Il conto della contropartita, utilizzato per sostituire il conto di contropartita temporanea.
• Eventuali altre informazioni (Centri di costi, Codice IVA, ecc.).

Importante: dove vi è un numero di contratto, un numero di polizza, un numero di cliente, ecc. è consigliato aggiungere il "+" davanti alla regola. Il + permette alla regola di cercare le singole parole (o serie di numeri) indipendentemente dalla posizione in cui esse si trovano all'interno della descrizione del movimento importato.

Il programma mostra le registrazioni trovate in base alle condizioni inserite e alle quali verrà applica la nuova regola. Nell'esempio abbiamo un solo movimento.

• Conferma con OK

4. Conferma Applica Regole

Nel dialogo Applica Regole vengono visualizzate:

• La riga della Regola creata ("NUOVO") dove sono indicati i dati della contropartita temporanea [CA] e gli altri dati inseriti nella regola.
• Subito sotto le righe dei movimenti a cui è stata applicata la regola.

Scegli tu quando dare il comando Applica regole:

• Puoi applicare le regole in modo selettivo e continuare a lavorare sulle altre.
• Puoi uscire dal dialogo e riprendere successivamente.
• Puoi annullare l'operazione di applicazione delle regole e ripeterla successivamente.
• Il comando Applica regole, salva anche le modifiche che hai apportato alle regole. 

Cliccando sui bottoni:

• Applica Regole
  • Il programma riporta le nuove Regole nella tabella Registrazioni ricorrenti.
  • Il programma completa le registrazioni nella tabella Registrazioni.
  • Il dialogo rimane aperto per poter aggiungere le regole agli altri movimenti.
• OK
  • Conferma le regole applicate e chiude il dialogo.

Annulla le modifiche effettuate

Quando il dialogo viene chiuso, nella tabella Registrazioni sono presenti i movimenti registrati in modo completo.
Se lo desideri puoi annullare le modifiche apportate:

• Dal menu Modifica > Annulla operazione.
• Con il tasto Annulla (freccia verde).

Per annullare anche l'importazione dei dati bisogna ripetere una seconda volta il comando Annulla.

Completa le registrazioni rimaste con Contropartita temporanea

Dopo avere importato i movimenti bancari, lo scopo è quello di avere tutte le registrazioni in modo tale che non ci sia più la contropartita temporanea [CA].

Puoi completare manualmente le registrazioni che rimangono. Questo è utile per i movimenti che non si ripetono.

Puoi creare delle nuove regole, scegliendo uno dei metodi proposti:

• Regole da dialogo Applica regole
• Regole da Registrazioni ricorrenti

Aggiungi informazioni alle registrazioni completate con le regole

È possibile aggiungere delle informazioni supplementari alle Regole tramite la tabella Registrazioni ricorrenti.

Uno dei metodi previsti per creare le Regole è dalla tabella Registrazioni. I principali vantaggi sono i seguenti:

• Lavori direttamente nella tabella Registrazioni che già utilizzi abitualmente. Conosci già la tabella.
• Vedi tutte le colonne.
• Crei le Regole semplicemente completando le registrazioni importate.
  Le registrazioni le completi manualmente solo la prima volta quando crei le Regole. Nelle importazioni successive il programma applica le regole già create ai nuovi movimenti importati.
• Velocità nella creazione delle Regole.
  Selezioni le righe con i movimenti completati e con un clic crei tutte le regole nella tabella Registrazioni ricorrenti. Devi solo modificare la descrizione di ogni regola per avere una precisa corrispondenza per i movimenti futuri.
• Non devi inserire le Regole tramite dialoghi aggiuntivi.
• Non devi inserire manualmente tutti i dati delle Regole nella tabella Registrazioni ricorrenti.

Qui di seguito viene presentata la procedura completa per creare le Regole dalla tabella Registrazioni.

Importa i movimenti

Nella tabella Registrazioni importa i movimenti dall'estratto conto bancario, postale o carta di credito.

Completa le registrazioni importate

Per ogni registrazione importata, inserisci la contropartita, il codice IVA, il centro di costo o altro.

Quando importi un movimento che deve essere registrato su più righe, il programma inserisce un'unica registrazione con l'importo totale e come contropartita temporanea [CA].

Procedi come segue:

• Cancella il conto di contropartita temporanea [CA] dalla registrazione.
• Inserisci delle nuove righe, successive alla registrazione. Per ogni riga inserisci la registrazione completa con descrizione, contropartita, importo, eventuale codice IVA e centro di costo.
  
  

Crea le Regole

Partendo dalle registrazioni completate puoi creare le Regole:

• Seleziona dalla tabella Registrazioni, le registrazioni alle quali vuoi applicare le Regole.
• Clicca con il tasto destro del mouse su un movimento senza regole  > Crea regole dalla selezione.
  In alternativa, dal menu Azioni > Registrazioni ricorrenti > Crea regole dalla selezione.
  
  

Tutte le registrazioni selezionate passano nella tabella Registrazioni ricorrenti, così come sono state completate nella tabella Registrazioni.

Completa le Regole

Nella tabella Registrazioni ricorrenti devi completare le Regole:

• Modifica la colonna Descrizione.
  Modifica il testo della descrizione da cercare nei movimenti dell'estratto conto importato. Inizialmente il programma riprende in automatico la descrizione che trova nel movimento importato.
  Questo testo devi sostituirlo con una o più parole chiave in modo che il programma trovi le corrispondenze nella descrizione del movimento importato (es. + Assicurazione Best Insurance).
  Vedi anche Condizione sulla Descrizione
• Colonne Conto Dare e Conto Avere
  Nelle colonne Dare e Avere vengono riportate la contropartita e il conto bancario d’importazione.
  • Verificare innanzitutto se la contropartita indicata è già quella desiderata; in caso contrario, aggiornarla di conseguenza.
  • Il conto principale d’importazione, utilizzato per identificare le registrazioni corrispondenti, non deve essere commentato (conto racchiuso tra parentesi quadre). 
    Se il conto corrisponde al conto principale della banca da cui vengono importati i movimenti ed è indicato come conto commentato, è necessario rimuovere le parentesi, altrimenti la regola non verrà applicata correttamente.
    Questo può verificarsi con movimenti di dettaglio importati dall’estratto conto, per i quali non esistono ancora regole specifiche.
  • In alternativa, è possibile rimuovere il conto d'importazione e lasciare soltanto la contropartita. In questo caso la regola viene applicata sulla base della colonna Descrizione (match con la descrizione del movimento) e  risulta valida per tutti i conti bancari d'importazione.
• Per le registrazioni su più righe modifica la colonna Doc.
  Nella prima riga di registrazione, inserisci nella colonna della contropartita le parentesi quadre vuote [].
  Nelle righe successive nella colonna Doc inserisci !RuleSplit (vedi righe 7,8,9 immagine seguente).
  
  

La procedura spiegata deve essere eseguita solo la prima volta per impostare le Regole. Le volte successive, nell'importazione dei movimenti importati, le Regole trovate vengono applicate in automatico. Devi solo completare, i nuovi movimenti importati senza una regola con la stessa procedura.
Per cercare tutte i movimenti importati che nella tabella Registrazioni non hanno una regola, puoi usare la funzione Filtro righe, inserendo il testo "[CA]".

Alle regole si accede tramite il comando Azioni > Registrazioni ricorrenti > Tabella Registrazioni ricorrenti. 

• Le righe di regole sono quelle che nella colonna Doc contengono !Rule o !RuleSplit.
• Nelle righe di regole, le colonne assumono un significato diverso:
  • Colonne di Condizione
    Contengono i valori da confrontare per determinare se la regola deve essere applicata.
    Le colonne di condizione sono: Doc, Data, Descrizione, Conto Dare/Avere, Importo.
  • Colonne di Azione / Sostituzione
    Contengono i valori che saranno applicati e completeranno le righe importate.
    Sono considerate colonne di sostituzione tutte quelle che non vengono utilizzate come colonne di condizione.

Le colonne di Condizione 

Colonne di Condizione (o di ricerca) che contengono i dati per la ricerca delle corrispondenze nei movimenti importati.

• Colonna Doc (obbligatorio)
  • Deve contenere !Rule o !RuleSplit
    • !Rule Per indicare che è una regola.
    • !RuleSplit Per indicare che la regola, che precede, deve anche creare delle Registrazioni su più righe (Split rows).
• Colonna Descrizione (obbligatorio)
  • La colonna Descrizione deve contenere il testo da cercare nella descrizione dei movimenti importati.
  • Quando una descrizione inizia con un testo tra parentesi quadre, questo viene usato come nome della regola. Il nome della regola è opzionale, può essere utilizzato per una migliore identificazione delle regole.
• Colonna Conto (consigliato)
  • Nella contabilità in partita doppia: utilizzare la colonna Dare (per filtrare i movimenti in entrata) o la colonna Avere (per filtrare i movimenti in uscita).
  • Nella contabilità entrate-uscite: utilizzare la colonna Conto.
  • Di norma, si tratta del conto bancario da cui vengono importati i movimenti.
• Colonna Data (opzionale)
  • Limita l’applicazione della regola a un periodo specifico delle registrazioni.
• Colonna Importo (opzionale)
  • Limita l’applicazione della regola a un importo specifico o a un intervallo di importi.
  • Nella contabilità entrate-uscite: utilizzare la colonna Entrate (movimenti in entrata) o Uscite (movimenti in uscita).

Le colonne di sostituzione  

Colonne di sostituzione che devono essere completate con le informazioni aggiuntive.

• Colonna DocLink
• Colonna Contropartita
  Indicare il conto della contropartita che sostituisce la contropartita temporanea [CA] o la contropartita temporanea, selezionata nel dialogo Applica regole.
  • Nella contabilità in partita doppia: utilizzare la colonna Avere (per i movimenti in entrata) o la colonna Dare (per i movimenti in uscita).
  • Nella contabilità entrate-uscite: utilizzare la colonna Categoria.
• Colonna Codice IVA
  Indicare il codice IVA da applicare al movimento importato.
  Il programma completa automaticamente tutte le colonne relative all’IVA.
• Colonne Centri di Costo (CC1, CC2, CC3)
  Specificare il centro di costo da assegnare al movimento importato.
• Colonna Note
  Inserire eventuali informazioni aggiuntive da riportare nel movimento importato.
• Altre colonne
  Tutte le colonne che non sono colonne di condizione, ad eccezione di ExternalReference, sono considerate colonne di sostituzione.
  ExternalReference è una colonna riservata usata dall’importazione bancaria per identificare ogni movimento ed evitare duplicati.

La colonna DocLink

In questa colonna non è possibile inserire un link specifico a un documento perché ogni movimento avrà un documento proprio. È però possibile inserire un'annotazione tra parentesi quadre (es. "[Doc]") per distinguere le righe che devono essere associate a un documento digitale.

Una volta importati i movimenti, può essere necessario associarli a dei giustificativi contabili. Per velocizzare questa operazione si consiglia di procedere nel modo seguente:

• Nella colonna DocLink della tabella Registrazioni ricorrenti usa un testo fra parentesi quadre [ ].
• All'interno delle parentesi quadre inserisci il testo che deve essere cercato nel nome del file del giustificativo.
  
  
   
• Nella tabella Registrazioni i movimenti vengono importati con il testo fra parentesi quadre nella colonna Link
  
  
   
• Nella tabella Registrazioni, con la funzione Filtro righe, inserisci il testo "!link![ ]". Vengono visualizzate tutte le righe che nella colonna Link contengono le parentesi quadre dove bisogna inserire il link al giustificativo.
• Quando si va in modifica nella colonna Link della tabella Registrazioni, il programma visualizza nell'auto-completamento i file dei giustificativi non ancora abbinati ad una registrazione che contengono il testo inserito fra le parentesi quadre. 
  Per esempio se si indica "[fattura]", il programma visualizza nella cella tutti i file non ancora collegati, che contengono il testo "fattura". 

Ricerca e completamento veloce delle registrazioni

È possibile che dopo l'importazione dei movimenti con le Regole, alcune registrazioni debbano essere completate manualmente con informazioni supplementari. 

Per ricercare velocemente le registrazioni da completare, puoi utilizzare uno dei seguenti metodi:

• Utilizzo della colonna Note
  Per trovare velocemente le registrazioni da completare, ti consigliamo di inserire dei testi di ricerca temporanei che servono per filtrare le registrazioni. Per esempio:
  • Nella colonna Note della tabella Registrazioni ricorrenti, o in qualsiasi altra colonna della riga della Regola (ad eccezione di quelle predefinite per la Regola) inserisci un hashtag, per esempio #city.
  • Nella funzione Filtro righe della tabella Registrazioni, inserisci lo stesso hashtag. Verranno così visualizzate le righe che devi completare.
• Colorare le righe delle Regole
  Puoi colorare le righe delle Regole nella tabella Registrazioni ricorrenti. Il colore delle righe verrà riportato nella tabella Registrazioni e usato per colorare le registrazioni a cui viene applicata la regola. 
  Per individuare unicamente le righe colorate puoi usare la funzione Filtro righe inserendo il testo "!_co!"

Registrazioni su più righe (split rows)

Normalmente, quando importi i movimenti da un estratto conto con la Regola, viene registrato un'unica contropartita. Se l'importo totale della contropartita deve essere suddiviso su più conti di contropartita, è possibile creare una Regola su più righe.
Le !RuleSplit possono essere inserite solo nella Tabelle Registrazioni Ricorrenti. La funzionalità non è disponibile nel dialogo Crea/Modifica regole e non viene neanche visualizzato se la regola è associata a delle !RuleSplit.

Per esempio:

• Ricevi regolarmente un pagamento di 550 che deve essere registrato su tre conti diversi e quindi su tre righe:
  • 550, incasso totale dell'affitto registrato sul conto bancario dell'estratto indicato nella Regola.
  • 500, ricavo dell'affitto (contropartita conto ricavi per affitto)
  • 50, ricavo per spese accessorie (contropartita conto spese accessorie).

Per creare la Regola su più righe:

• La prima riga corrisponde all'incasso totale.
  • Nella colonna Doc inserisci il testo !Rule.
  • Nella colonna Descrizione inserisci il testo da cercare nei movimenti importati.
  • Nella colonna della contropartita inserisci il conto oppure le parentesi quadre [] se vuoi lasciare il conto vuoto.
• Nelle righe successive:
  • Nella colonna Doc inserisci il testo !RuleSplit.
  • Nella colonna Descrizione inserisci il testo che verrà visualizzato nella registrazione.
  • Nella colonna Conto dare e Conto Avere inserisci i conti che desideri usare, o anche che devono essere vuoti.
  • Nella colonna importo indica l'importo della registrazione. 
    Attualmente l'importo è fisso, non è possibile usare delle formule che che variano in base all'importo effettivo importato.
  • In tutte le altre colonne i valori che devono essere contenuti nelle righe aggiuntive. 
    Nell'esempio che segue si vede il Centro di Costo dell'inquilino.
     

Nell'esempio di registrazione su più righe dell'affitto si presume che l'importo incassato sia sempre di 550. Se l'importo incassato è diverso da 550 sarà necessario completare la registrazione manualmente.

Modificare le regole nella Tabella Registrazioni Ricorrenti

Tutte le Regole di completamento, salvate nella tabella Registrazioni ricorrenti, anche quando sono state create dal dialogo Applica Regole, possono essere modificate, eliminate o create di nuove, in previsione di un'importazione senza una Regola che farai in futuro.

Impostare una descrizione diversa da quella importata - Colonna Note

Tutti i movimenti importati riportano nella colonna Descrizione della tabella Registrazioni la descrizione presente nell'estratto conto. Normalmente, si tratta di descrizioni molto dettagliate.

Al momento dell'importazione non è possibile cambiare questa descrizione in automatico. 

Se si desidera cambiare la descrizione importata è possibile utilizzare la colonna Note della tabella Registrazioni ricorrenti. 
Attenzione: se la colonna Note è già utilizzata per delle annotazioni proprie non è possibile utilizzarla per modificare la descrizione. 

Se la colonna Note non è utilizzata, proseguire come segue:

• Visualizzare la tabella Registrazioni ricorrenti.
• Visualizzare la colonna Note, dal menu Dati > Disponi colonne > vistare colonna Note.
• Nella colonna Note inserire il testo della descrizione che si desidera avere nella tabella Registrazioni (colonna Descrizione).
  Ripetere questo passaggio ad ogni registrazione desiderata.
  
  
   
• Importare i movimenti.
• Dopo l'importazione nella tabella Registrazioni, visualizzare la colonna Note (menu Dati > Disponi colonne > vistare colonna Note).
  Nella colonna Note vengono riprese le note definite nella tabella Registrazioni ricorrenti.
  
  
   
• Per ogni registrazione, copiare il contenuto della colonna Note e incollarlo nella colonna Descrizione.
  
  

Impostare una descrizione diversa da quella importata - Colonna propria

Nella tabella Registrazioni ricorrenti non si possono aggiungere direttamente delle colonne proprie. 

Per poter utilizzare una colonna propria nella tabella Registrazioni ricorrenti, occorre aggiungere la colonna propria nella tabella Registrazioni.

Una volta aggiunta la colonna nella tabella Registrazioni, questa sarà anche visibile nella tabella Registrazioni ricorrenti e potrà essere utilizzata per definire una descrizione diversa da quella importata.

Pertanto, la procedura d'inserimento è uguale a quella descritta nel paragrafo Impostare una descrizione diversa da quella importata - Colonna Note.

Creare file nuovo anno con regole

Quando si crea un nuovo anno, con il comando Azioni > Crea nuovo anno, le Regole esistenti nella tabella Registrazioni ricorrenti sono automaticamente riportate nel file del nuovo anno automaticamente. 

Contabilità con regole uguali

Se gestisci più contabilità simili (ad esempio per clienti con caratteristiche analoghe), può essere utile riutilizzare le regole già create, evitando di riscriverle ogni volta.

Quando le contabilità hanno lo stesso piano dei conti, o comunque una struttura compatibile, puoi copiare le Registrazioni ricorrenti da un file all’altro.

Come copiare le regole

• Apri il file sorgente (quello che contiene le regole da riutilizzare).
• Visualizza la tabella Registrazioni ricorrenti tramite il comando
  Azioni > Registrazioni ricorrenti > Tabella Registrazioni ricorrenti.
• Seleziona le righe che desideri copiare.
• Utilizza il comando Copia righe.
• Apri il file di destinazione e visualizza la tabella Registrazioni ricorrenti
• Incolla le regole con il comando Incolla righe nella tabella Registrazioni ricorrenti.

Puoi anche creare un file di contabilità dedicato, utilizzato come libreria di regole.
In questo modo, quando crei una nuova contabilità, puoi copiare facilmente il blocco di regole necessarie e incollarlo nel file di destinazione.

Le condizioni delle regole sono criteri che definiscono quando una regola di completamento deve essere applicata automaticamente a una registrazione contabile.

Si impostano durante la creazione o modifica di una regola nel dialogo Applica regole, oppure direttamente nella tabella Registrazioni ricorrenti.

Le condizioni possono riferirsi alla Descrizione, al Conto, all'Importo e alla Data.

Una regola viene applicata solo se tutte le condizioni impostate sono soddisfatte. Se anche una sola condizione non è rispettata, la regola non viene eseguita. Le condizioni lasciate vuote vengono ignorate.

Condizione sulla Descrizione

Inserisci una parola o una breve frase come parola chiave per identificare i movimenti da automatizzare, in base al testo riportato nella colonna Descrizione dell’estratto conto.

Banana Contabilità confronta automaticamente il testo della descrizione di ogni movimento con quello indicato nella regola e, se trova una corrispondenza, applica la regola associata.

Per ottenere risultati più efficaci, è consigliabile utilizzare solo alcune parole chiave rappresentative (ad esempio il nome del fornitore o del servizio), così da abbinare la regola a più movimenti simili.

I testi per la ricerca possono essere inseriti in diversi modi:

• Esatta parola o frase
  • Se per esempio inserisci "Best Insurance 982-948", il programma cerca i movimenti importati che contengono esattamente "Best Insurance 982-948".
  • Se per esempio inserisci solo "Insurance", il programma cerca i movimenti importati che contengono la parola "Insurance".
• Tutte le parole in qualsiasi ordine (+ all'inizio)
  • Se inserisci "+Best Insurance 892-948", il programma cerca i movimenti importati che contengono le parole "Best", "Insurance" e il numero "892-948" in qualsiasi ordine.
  • Tutte le parole devono essere presenti nella descrizione della registrazione, ma l'ordine non è rilevante.
  • Il simbolo "+" non viene considerato nella ricerca.

Importante: dove vi è un numero di contratto, un numero di polizza, un numero di cliente, ecc. è consigliato aggiungere il "+" davanti alla regola. Il + permette alla regola di cercare le singole parole (o serie di numeri) indipendentemente dalla posizione in cui esse si trovano all'interno della descrizione del movimento importato.

• Elenco di parole (utilizzando |)
  • Se inserisci "caffè|ristorante", il programma cerca i movimenti importati che contengono la parola "caffè" oppure "ristorante".
    Questa modalità è utile per identificare più categorie senza dover creare ricerche separate.
• Maiuscolo e minuscolo
  • Nella ricerca del testo non vengono distinte le lettere maiuscole e minuscole. Il testo inserito verrà applicato sia per le lettere scritte in maiuscolo che in minuscolo.
    Tutto il testo inserito nella Descrizione viene riportato nella colonna Descrizione della Tabella Registrazioni Ricorrenti.

Attenzione: NON usare come descrizione l'intero testo riportato dall'estratto conto, poiché è unico per quel movimento.

Condizione sul Conto

• Inserisci il conto dal quale vengono importati i movimenti (banca, posta, ecc.).
• Il programma contabilizza automaticamente in Dare o in Avere in base al tipo di movimento.
• Se il campo Conto viene lasciato vuoto, la regola si applica a tutti i conti che rispettano la condizione sulla descrizione.

Condizione sull'Importo (o Importo in valuta)

• Permette di applicare una regola solo quando la registrazione presenta un importo specifico.
• In alternativa, se l’importo non è noto con precisione, puoi definire un intervallo di importi, indicando un valore minimo, massimo o un range specifico in cui applicare la regola.
  • Disponibile dalla versione 10.2.3 di Banana Contabilità Plus (Dev Channel)
  • La condizione deve:
    • iniziare con il simbolo !
    • essere scritta tra parentesi quadre [ ]
    • usare l'importo non formattato, cioé senza separatore delle migliaia e il punto come separatore dei decimali
      (altri formati non sono riconosciuti)
    • Gli operatori che si possono usare sono maggiore >, minore <, maggiore o uguale >=, minore o uguale <=, diverso <>
  • Esempio:  per selezionare le registrazioni con importo superiore o uguale a CHF 1'000.00: 
    [!>=1000.00]

Nell’immagine viene visualizzato il dialogo Applica regole dove è possibile selezionare il campo Importo e stabilire un intervallo di cifre (in questo esempio, viene applicato il conto 1510 Mobilio e installazioni a registrazioni che hanno la descrizione uguale a 'Acquisto materiale d'ufficio' e l'importo superiore o uguale a CHF 1'000).
L’uso di questo filtro è utile quando si vogliono assegnare contropartite diverse in base all'importo della registrazione.

Esempi di condizioni applicabili alla colonna Importo

Condizione sulla Data

A partire dalla versione 10.2.3 di Banana Contabilità Plus (Dev Channel) puoi  applicare  una regola a registrazioni che rientrano in un determinato periodo di tempo (ad esempio, solo le registrazioni di gennaio)

Come procedere:

• Aggiungi una nuova regola, come spiegato nella pagina Dialogo Applica regole - Aggiungi regola
• Seleziona il campo Data
• Inserisci la condizione di filtro nel campo Commento.
  La condizione deve:
  • iniziare con il simbolo !
  • essere scritta tra parentesi quadre [ ]
  • usare la data in formato ISO YYYY-MM-DD
    (altri formati non sono riconosciuti)
• Esempio:  per selezionare le registrazioni con date precedenti al 01.04.2025: 
  [!<2025-04-01]
   

Nell’immagine viene visualizzato il dialogo Applica regole dove è possibile selezionare il campo Data e stabilire un intervallo di date (in questo esempio viene applicato a registrazioni inferiori al 1. aprile 2025).
L’uso di questo filtro è utile quando si vogliono differenziare i processi per mese, trimestre o anno, ad esempio se fino ad una determinata data si applica un codice IVA e dopo tale data il codice IVA cambia, ad esempio per il passaggio ad un nuovo metodo IVA.

Esempi di condizioni applicabili alla colonna data

Come definire le condizioni nella tabella Registrazioni ricorrenti

Le condizioni si possono inserire direttamente nella tabella Registrazioni ricorrenti con la stessa sintassi spiegata nei paragrafi precedenti.

Peso delle regole e risoluzione dei conflitti

Il peso di una regola di autocompletamento è determinato dal numero di condizioni definite nella regola stessa. Maggiore è il numero di condizioni specificate, maggiore sarà il peso assegnato alla regola.

Quando più regole risultano applicabili alla stessa registrazione, Banana Contabilità seleziona la regola con il peso più elevato, considerandola più specifica. Questo consente di definire regole generiche e regole più dettagliate; in caso di conflitto viene sempre applicata la regola più specifica.

Ad esempio, nella tabella Registrazioni ricorrenti possono essere presenti le seguenti regole:

Se viene importata una registrazione con la descrizione "Accredito Fratelli Bernasconi" sul conto 1030, entrambe le regole risultano applicabili. La seconda regola ha però un peso maggiore perché contiene una condizione aggiuntiva sul campo CtDare. Essendo più specifica, viene applicata in priorità rispetto alla prima regola.