Come gestire le cartelle e i file

Per gestire in modo efficiente i file e i documenti della contabilità, semplificando ricerca, condivisione e conservazione, è fondamentale creare una struttura ordinata di cartelle.

Struttura consigliata delle cartelle

Organizza le cartelle in modo gerarchico:

• le cartelle principali rappresentano l’azienda o l’attività (esempio Contabilità Rossi SA)
• le sottocartelle rappresentano l’anno contabile (contabilità anno xxxx).
• Ulteriori sottocartelle possono contenere documenti e giustificativi dell’anno.

Esempio di struttura

Contabilità
→ Ditta Rossi SA
→ 2024
→ Documenti

Assegna nomi chiari e descrittivi alle cartelle, così da comprenderne il contenuto senza doverle aprire.

Gestione di più entità

Se gestisci più società o attività:

• crea una cartella separata per ciascuna entità
• all’interno di ogni entità, crea cartelle distinte per anno
• utilizza la stessa struttura per tutte le aziende

La coerenza nella struttura facilita il lavoro e riduce il rischio di errori.

Salvataggio dei file di contabilità

Quando salvi un nuovo file:

• utilizza un nome significativo (es. “Rossi & Figli SA 20xx”)
• salva il file nella cartella dell’anno corrispondente

Puoi salvare i file:

• sul disco locale
• su una rete aziendale
• su sistemi Cloud

Il comando File > Salva aggiorna il file esistente.
Il comando Salva con nome permette di scegliere posizione e nome del file.

Ogni file può essere protetto da password.

Formato dei file Banana

I file creati con Banana Contabilità hanno estensione *.ac2, indipendentemente dal sistema operativo usato.

Caratteristiche:

• I file .ac2 sono compatibili fra i diversi sistemi operativi (Windows, Mac e Linux).
  Si può salvare un file in Windows, aprirlo e rielaborarlo in Mac, per poi riaprirlo in Linux o Windows.
• Il file può essere trasmesso come allegato per posta elettronica, modificato su altri sistemi operativi o rinviato al mittente.
• I file sono completamente distinti dal programma Banana Contabilità Plus che invece ha estensione ".exe" per Windows.
• I file d'installazione hanno estensione ".dmg" per Mac e ".deb, .rmp, .run o .tgz" per Linux.

Salvataggio automatico

Banana Contabilità Plus crea automaticamente un file temporaneo di sicurezza.

In caso di chiusura anomala del programma:

• il sistema propone il recupero automatico dei dati
• è possibile impostare la frequenza del salvataggio automatico nelle Opzioni programma.

Copie di backup

È fondamentale eseguire backup regolari dei file contabili e dei documenti importanti.

Possibili modalità:

• Backup Cloud (Google Drive, Dropbox, ecc.)
• Backup locale (On-Premise)
  Utilizza software di backup installato sui tuoi server o dispositivi di archiviazione.
• Backup ibrido (locale + Cloud)
  combina le due opzioni, mantenendo una copia dei dati sia localmente che su Cloud per una maggiore sicurezza.

Buone pratiche:

• pianifica backup regolari
• verifica periodicamente l’integrità dei dati
• conserva copie in luoghi diversi
• rispetta le normative sulla protezione dei dati.

Salvare i file su Dropbox, Google Drive e altri sistemi Cloud

Banana Contabilità Plus è un programma installato sul computer e lavora localmente. Tuttavia, i file possono essere salvati in cartelle sincronizzate tramite servizi Cloud (Dropbox, Google Drive, OneDrive, iCloud o simili).

In questo modo puoi:

• lavorare su più computer
• condividere i file con il commercialista
• avere una copia sincronizzata dei dati.

Utilizza la stessa struttura (azienda → anno → documenti) anche all’interno della cartella sincronizzata.

Sincronizzazione e visualizzazione delle modifiche

Quando modifichi un file sul computer:

• il sistema Cloud impiega alcuni secondi per sincronizzare le modifiche con il server
• successivamente le modifiche saranno visibili anche sugli altri dispositivi

Per verificare che la sincronizzazione sia completata:

• controlla che il file abbia il simbolo verde (sincronizzazione completata)
• in caso di dubbi, clicca sull’icona del servizio Cloud nella barra di sistema.

Se non vedi i simboli di sincronizzazione (verde, blu, rosso), verifica che l’applicazione Cloud sia aggiornata e attiva.

Nota per Android

Su Android, la sincronizzazione non avviene mentre l’app è aperta.
È quindi necessario chiudere e riaprire l’app per vedere le modifiche aggiornate.

Apertura dei file

Per aprire un file:

• Menu File > Apri
• Oppure icona nella barra strumenti

I file possono essere aperti se sono:

• salvati localmente
• su rete accessibile
• salvati prima su computer se ricevuti via email.

Il file verrà aperto in modalità di sola lettura, se:

• Il file si trova su un supporto non riscrivibile (CD-ROM).
• Il file si trova su una cartella temporanea non scrivibile.
• Il file è protetto in scrittura o l'utente non ha i diritti per modificare il file.
• Il file è stato aperto da un altro utente
• Il file è già stato aperto dallo stesso utente o in un'altra sessione. 

Lavorare in più persone

Banana Contabilità funziona come Excel:

• una sola persona alla volta può modificare il file
• l’ultimo salvataggio sovrascrive i precedenti.

È quindi importante evitare modifiche simultanee sullo stesso file.

Collegamento ai documenti digitali

Ogni registrazione può essere collegata al relativo giustificativo digitale.

Buona pratica:

• salvare i giustificativi dell’anno nella sottocartella dell’anno corrente
• conservare i documenti di base in una cartella separata

I collegamenti relativi funzionano anche su computer diversi o con sistemi sincronizzati.

Ricerca dei file *.ac2

Se non ricordi dove si trova un file, cerca:

Su Windows:

• cerca “*.ac2” in Esplora file

Su Mac:

• usa Finder e cerca “ac2”

Puoi anche utilizzare la funzione di ricerca dal dialogo File > Apri.

Copiare, spostare, rinominare o cancellare file

Queste operazioni si effettuano cercando i file tramite:

• Explorer (Windows)
• Finder (Mac)

Una volta che i file vengono trovati possono essere:

• copiati su chiavetta USB
• inviati via email
• spostati tra cartelle.
• Eliminati.

Lavorare su una rete locale

Se la tua azienda utilizza una rete locale, puoi salvare i file della contabilità su un server o su un’unità condivisa accessibile ai collaboratori autorizzati.

In questo caso:

• crea la struttura delle cartelle direttamente sulla rete (Azienda → Anno → Documenti)
• assegna correttamente i diritti di accesso
• limita le autorizzazioni di modifica alle sole persone competenti.

Anche su rete locale vale una regola fondamentale: solo una persona alla volta può modificare il file.

Se un file è già aperto in modifica, verrà aperto in modalità sola lettura per gli altri utenti. È importante coordinarsi per evitare sovrascritture.

Condividere i dati con il tuo commercialista

I servizi Cloud permettono di condividere una cartella con il tuo commercialista o fiduciario.

Procedura consigliata:

• Crea la struttura delle cartelle come indicato sopra.
• Condividi la cartella principale dell’azienda tramite il servizio Cloud.
• Verifica i diritti di accesso (lettura o modifica).

In questo modo il commercialista può accedere direttamente ai file aggiornati senza scambio continuo di email.