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Die Regeln von Banana Buchhaltung vervollständigen automatisch die Buchungen der importierten Bankbewegungen. Dadurch reduzieren sich manuelle Eingaben und sich wiederholende Arbeitsschritte. Sie können damit das Gegenkonto, den MWST-Code, Kostenstellen, Segmente und weitere Buchhaltungsinformationen ergänzen.
Eine Regel legt fest, welche Bewegungen das Programm erkennen und wie es diese vervollständigen soll. Sie richten die Regel einmal ein und verwenden sie bei späteren Importen erneut, ohne jedes Mal dieselben Daten eingeben zu müssen.
Sie legen die Kriterien fest, das Programm wendet sie an. So sparen Sie Zeit bei der Erfassung und behalten die Kontrolle über Ihre Buchhaltung.
Die Regeln sind nur mit einem aktiven Advanced-Plan von Banana Buchhaltung Plus verfügbar (ab Version 10.1). Der Demonstrationsmodus reicht dafür nicht aus.
Sehen Sie sich das Einführungsvideo zu den Regeln sowie die Videos zu den verschiedenen Möglichkeiten der Regelerstellung an:
- ▶ Video: Buchungen automatisch importieren und vervollständigen (Einführung) - 1'04"
- ▶ Video: Regeln für die automatische Vervollständigung importierter Buchungen (Dialogfenster "Regeln anwenden") - 8'11"
- ▶ Video: Regeln für die automatische Vervollständigung importierter Buchungen (Tabelle 'Wiederholende Buchungen') - 6'56"
Gegenkonto, MWST/USt und weitere Daten automatisch ergänzen
Wenn Sie Bankbewegungen in die Tabelle Buchungen importieren, werden einige Daten direkt aus dem Bankkontoauszug übernommen (Betrag, Beschreibung, Soll- oder Habenkonto). Es fehlen jedoch die Buchhaltungsinformationen, die zur Vervollständigung der Buchung erforderlich sind:
- Gegenkonto im Soll oder Haben
- MWST/USt-Code
- Kostenstellen
- Segmente
- Allfällige weitere Buchhaltungsinformationen.
Beispiel: Der Bankkontoauszug enthält eine Zahlung an "Swisscom". Die entsprechende Buchung muss mit folgenden Angaben ergänzt werden:
- Konto Soll: Telefonaufwand
- MWST/USt-Code: I81.
Mit einer Regel legen Sie einmal fest, wie eine bestimmte Art von Bewegung vervollständigt werden soll. Banana Buchhaltung erkennt die importierten Buchungen, die den festgelegten Kriterien entsprechen, und ergänzt automatisch die angegebenen Buchhaltungsdaten. Sie können die Regeln im Voraus oder beim Vervollständigen der importierten Bewegungen erstellen. Einmal gespeichert, können Sie die Regeln bei späteren Importen wiederverwenden, ohne jedes Mal dieselben Daten eingeben zu müssen.
So funktionieren die Regeln
Regeln sind vorbereitete Buchungszeilen, die dem Programm die nötigen Informationen liefern, um:
- Die zu vervollständigenden importierten Buchungen zu erkennen.
Wenn Sie z.B. in der Spalte Beschreibung der Regel "Swisscom" eingeben, wird die Regel auf importierte Bewegungen angewendet, deren Beschreibung "Swisscom" enthält. - Festzulegen, wie die Buchung vervollständigt werden soll.
Zum Beispiel:- In der Spalte KtSoll (Sollkonto) können Sie das Konto "Telefonaufwand" angeben.
- In der Spalte MWST/USt-Code können Sie den MWST/USt-Code "I81" angeben.
Die Regeln für die automatische Vervollständigung importierter Buchungen werden in der Tabelle Wiederholende Buchungen gespeichert. Sie können die Regeln direkt in der Tabelle erstellen und bearbeiten oder beim Anwenden der Regeln das Dialogfenster Regeln hinzufügen/bearbeiten verwenden.
Was die Regeln können
Banana Buchhaltung bietet ein leistungsfähiges Regelsystem, das einen hohen Automatisierungsgrad ermöglicht und dabei Präzision, Kontrolle und Zuverlässigkeit gewährleistet.
- Präzise Kriterien für die Anwendung – Regeln können mehrere Informationen wie Text, Vertragsnummer oder Betrag nutzen, um die passenden Buchungen zu erkennen. So können beispielsweise Zahlungen an dieselbe Versicherung anhand der Vertragsnummer unterschiedlichen Konten zugeordnet werden.
- Mehrere Angaben ergänzen – Eine Regel kann das Gegenkonto, den MWST/USt-Code, Kostenstellen, Segmente und weitere Buchungsdaten ergänzen.
- Mehrere Buchungen erstellen – Aus einer einzelnen Bankbewegung lassen sich mehrere Buchungen erstellen. So können auch Vorgänge automatisiert werden, die über eine einfache Zuordnung zu Konten hinausgehen.
- Ausnahmen kennzeichnen – Regeln können Bewegungen hervorheben, die eine manuelle Bearbeitung erfordern, beispielsweise durch Farben, vorläufige Werte oder Notizen.
- Vorschau und Kontrolle – Sie können vorab prüfen, welche Regeln auf welche Buchungen angewendet werden und auf welchen Angaben die Zuordnung beruht.
- Konfliktprüfung – Das Programm meldet doppelte oder sich widersprechende Regeln.
- Rückgängig machen und wiederholen – Die Anwendung der Regeln kann rückgängig gemacht und wiederholt werden.
Vorgehensweise beim Importieren und Anwenden der Regeln
- Importieren Sie die Bankbewegungen.
Das Programm erstellt die Buchungszeilen mit Datum, Beschreibung, Betrag, Konto, Belegnummer und Wechselkursen. - Erstellen Sie die Regel mit einer der verfügbaren Methoden.
- In der Tabelle Buchungen ergänzt das Programm automatisch die importierten Bewegungen um Gegenkonto, MWST/USt-Codes, Kostenstellen und weitere Angaben.
- In der Tabelle 'Wiederholende Buchungen' speichert das Programm die Buchungszeilen mit den zugehörigen Regeln.
So erstellen Sie die Regeln
Sie können Regeln auf verschiedene Arten erstellen. Wählen Sie die Methode, die am besten zu Ihrer Arbeitsweise passt:
- Regeln aus der Tabelle Buchungen erstellen
- Regeln in der Tabelle Wiederholende Buchungen erstellen
- Regeln im Dialogfenster Regeln anwenden erstellen
Die Vorteile der Regeln
Mit den Regeln können Sie:
- importierte Buchungen in wenigen Sekunden vervollständigen
- manuelle Eingaben, Fehler und Auslassungen reduzieren
- festgelegte Buchhaltungskriterien einheitlich anwenden
- nachvollziehen, wie bestimmte Bewegungen verbucht wurden
- das Importieren und Vervollständigen der Buchhaltungsdaten leichter delegieren
- dem Revisor oder der für die Buchhaltung verantwortlichen Person ermöglichen, die Verbuchung bestimmter Geschäftsfälle festzulegen
- die Automatisierung sofort nutzen, ohne das System zuvor mit Daten trainieren zu müssen
- Regeln jederzeit hinzufügen, ändern oder löschen.
Übergang ins neue Jahr
Wenn Sie die Datei für das neue Jahr über das Menü Aktionen > Neues Jahr erstellen erstellen, werden alle Regeln aus der Tabelle Wiederholende Buchungen in die Datei für das neue Geschäftsjahr übernommen.
Beim Importieren der Bewegungen aus dem Bankkontoauszug werden die Regeln direkt angewendet.
Sie können neue Regeln hinzufügen und bestehende Regeln an neue Anforderungen anpassen, beispielsweise bei:
- Änderungen der MWST/USt-Sätze
- dem Hinzufügen oder Löschen von Konten
- Änderungen der Buchungskriterien.
Regeln von einer Datei in eine andere kopieren
Wenn Sie eine neue Datei erstellen, können Sie die Regelzeilen aus der Tabelle Wiederholende Buchungen einer bestehenden Datei übernehmen:
- Öffnen Sie über das Menü Aktionen > Sich wiederholende Buchungen die Tabelle Wiederholende Buchungen.
Stellen Sie sicher, dass die Spalten in beiden Dateien gleich angeordnet sind. - Wählen Sie die Zeilen mit den Regeln aus, die Sie kopieren möchten.
- Kopieren Sie die Zeilen über das Menü Bearbeiten > Zeilen kopieren oder mit der Tastenkombination Strg+C (Ctrl+C) für Windows bzw. Cmd+C für Mac.
- Fügen Sie die kopierten Zeilen in der neuen Datei in die Tabelle Wiederholende Buchungen ein. Verwenden Sie dazu das Menü Bearbeiten > Kopierte Zeilen einfügen oder die Tastenkombination Strg+V (Ctrl+V) für Windows bzw. Cmd+V für Mac.
Klare Regeln: vorhersehbare und überprüfbare Ergebnisse
Die Regeln von Banana Buchhaltung wurden in Zusammenarbeit mit unseren Anwendern entwickelt. Sie wenden die von Ihnen definierten Kriterien an und liefern unter gleichen Bedingungen immer dasselbe Ergebnis. Sie bestimmen, welche Bewegungen erkannt und wie sie vervollständigt werden sollen. Das Programm setzt Ihre Anweisungen um.
Systeme der künstlichen Intelligenz (KI), die auf wahrscheinlichkeitsbasierten Verfahren beruhen, erzeugen hingegen Ergebnisse anhand erlernter Muster. Sie können neue Automatisierungsmöglichkeiten bieten. Allerdings lässt sich nicht immer ohne Weiteres nachvollziehen, weshalb eine bestimmte Entscheidung getroffen wurde.
Bei den Regeln ist der Zusammenhang zwischen Anweisungen und Ergebnis klar ersichtlich: Sie können prüfen, welche Regel auf welche Bewegungen angewendet wird und welche Auswirkungen sie hat. Dies gilt auch, wenn Gegenkonto, MWST/USt-Code, Kostenstellen und Segmente gleichzeitig ergänzt werden.
Sie können auch seltene Vorgänge ohne Lernphase automatisieren und die Regeln anpassen, wenn sich die Anforderungen an die Buchhaltung ändern. Ob die Ergebnisse korrekt sind, hängt von den festgelegten Kriterien ab. Diese bleiben jederzeit einsehbar, überprüfbar und änderbar.
Sie treffen die buchhalterischen Entscheidungen; das Programm übernimmt die sich wiederholenden Arbeitsschritte.
Damit können Sie:
- Komplexe Buchungen präzise vervollständigen, indem Gegenkonto, MWST/USt-Code, Kostenstellen, Segmente und weitere Angaben gleichzeitig ergänzt werden.
- Vorhersehbare und überprüfbare Ergebnisse erzielen, da Sie genau nachvollziehen können, welche Regel angewendet wurde und weshalb.
- Sofort auf Änderungen reagieren, indem Sie eine Regel anpassen, wenn sich MWST/USt-Sätze, der Kontenplan oder andere Anforderungen an die Buchhaltung ändern.
- Auch seltene Vorgänge automatisieren, ohne Lernphase oder eine Mindestanzahl früherer Transaktionen.
- Eine Wissensbasis für die Buchhaltung aufbauen, in der die Regeln dokumentieren, wie bestimmte Geschäftsfälle verbucht werden sollen. Die Regeln können eingesehen, geändert, kopiert oder gelöscht werden.
Die buchhalterischen Entscheidungen bleiben bei Ihnen: Sie legen fest, wie das Programm arbeiten soll. So automatisieren Sie Ihre Buchhaltung präzise und transparent und behalten die Kontrolle.
Derzeit nicht verfügbare Funktionen
Mit den Regeln ist es derzeit nicht möglich:
- den Buchungstext automatisch zu kürzen oder zu vereinfachen
- bei mehrzeiligen Buchungen (Sammelbuchungen) Formeln zu verwenden, die Beträge auf Grundlage des Betrags der importierten Bewegung berechnen
- eine Regel anhand des Buchungsdatums anzuwenden, indem die Spalte 'Datum' als Bedingung verwendet wird.