Réconciliation du chiffre d'affaires avec les décomptes TVA

Ce document explique comment rapprocher le chiffre d’affaires annuel avec les décomptes TVA en Suisse, afin d’identifier et de corriger d’éventuelles divergences avant ou pendant un contrôle.
Le texte s’adresse aux fiduciaires, aux comptables et aux utilisateurs de Banana Comptabilité qui doivent préparer ou vérifier un rapprochement TVA dans le cadre suisse.

Le rapprochement du chiffre d’affaires avec les décomptes TVA est un processus comptable qui permet de vérifier que les données déclarées dans les décomptes TVA correspondent aux écritures comptables de l’entreprise.

Dans le contexte de Banana Comptabilité, le chiffre d’affaires correspond au total des montants de vente enregistrés dans les comptes de revenus, hors TVA, celle-ci étant automatiquement déduite par le programme.

Vérifications avant la Réconciliation du Chiffre d'Affaires et de la TVA

En fin d'année, l'un des contrôles demandés par le réviseur est celui de la réconciliation annuelle entre le chiffre d'affaires déclaré dans les décomptes TVA et le chiffre d'affaires enregistré en comptabilité.

Avant de procéder à la réconciliation du chiffre d'affaires avec les décomptes TVA, il est nécessaire d'effectuer les vérifications suivantes :

Vérifier la TVA sur les ventes et les achats :
Avec Banana Comptabilité, vous pouvez, même après un certain temps, générer à nouveau le fac-similé du décompte TVA d’un trimestre et le comparer à celui envoyé. 

Vous pouvez donc :

• Calculer la TVA due sur les ventes effectuées et la comparer avec le montant indiqué dans la déclaration TVA.
• Calculer la TVA déductible sur les achats et la comparer avec le montant indiqué dans la déclaration TVA.

En alternative, il est possible de générer le fac-similé du formulaire TVA annuel afin de le comparer avec les totaux des montants déclarés dans les formulaires TVA des quatre trimestres. En cas de différences, il faut identifier le trimestre concerné et procéder aux ajustements. 

Réconcilier le chiffre d'affaires avec la Déclaration TVA

En Suisse, dans le formulaire TVA transmis à l'AFC, pour chaque période (trimestre ou semestre), figurent le chiffre d'affaires, la TVA due, la TVA récupérable et la TVA à payer.

Par conséquent, pour identifier d’éventuelles différences entre le montant du chiffre d’affaires annuel déclaré et celui présent dans la comptabilité (tableau Comptes), nous recommandons d’utiliser une feuille de calcul Excel, où reporter dans des colonnes séparées les données suivantes :

• Chiffre d’affaires de chaque trimestre issu de la comptabilité. Pour faciliter cette détermination, exécuter le Rapport comptable avec subdivision trimestrielle, et vérifier le groupe totalisant les comptes de produits bruts.
• TVA due recalculée pour chaque trimestre à l’aide de la fonction Résumé TVA ou de l’Extension TVA.
• Ajouter une colonne "Différences chiffre d'affaires", pour calculer les écarts entre le chiffre d'affaires déclaré et celui issu de la comptabilité.
• Ajouter une colonne "Différences TVA", pour calculer la différence entre le montant de TVA déclaré et celui recalculé. 

Analyser les écarts :
Si des différences apparaissent lors de la comparaison, il convient de :

• Identifier et analyser les causes ayant généré des écarts dans le chiffre d'affaires et/ou dans les décomptes TVA.
• Corriger les éventuelles erreurs et envoyer à l'AFC le formulaire de rectification.
• Dans le document de réconciliation TVA, justifier chaque différence détectée. Il est utile, dans ce cas, d’inclure également les écritures contenant des erreurs ou celles ayant causé les écarts (par exemple, des écritures sans code TVA).

Vous trouverez ci-dessous un exemple de schéma très simple pour déterminer les écarts éventuels. Chacun peut adapter la feuille de calcul à sa convenance.

Principales causes de différences dans le chiffre d'affaires

En règle générale, dans Banana Comptabilité Plus, toutes les écritures comportant un code TVA contribuent au calcul de la TVA et à la détermination des montants dans les chiffres du décompte TVA. Plusieurs causes peuvent expliquer les écarts dans la comparaison du chiffre d’affaires :

• Lorsqu'une vente soumise à la TVA est enregistrée sans code TVA, le montant est inclus dans le chiffre d’affaires comptable mais exclu du décompte TVA, ce qui génère une différence entre les deux valeurs.
  • Par exemple, une vente de CHF 1’000 enregistrée sans code TVA augmente le chiffre d’affaires comptable de CHF 1’000, mais n’apparaît pas dans le décompte TVA de la même période.
• Si une écriture avec TVA ne contient pas de code TVA, le montant de la TVA et la base imposable ne sont pas pris en compte dans le formulaire TVA fac-similé. En comptabilité, cependant, l’écriture de vente étant enregistrée sur le compte de ventes, le montant est inclus dans le chiffre d'affaires.
• Des écritures avec code TVA ont été ajoutées après l'envoi des données TVA à l'AFC.
• Des écritures avec TVA ont été supprimées, même accidentellement, après l'envoi des données TVA.
• Des écritures ont été saisies avec une date erronée, et ont été comptabilisées dans un trimestre déjà déclaré.
• En cas d’annulations (storni), le code TVA correspondant n’a pas été utilisé avec le signe négatif.
• Des codes TVA ont été appliqués à des ajustements ou écritures de clôture qui ne doivent normalement pas contenir de code TVA.
• Lors d’annulations de ventes à l’étranger, le code VE-0 a été inséré par erreur. Dans ce cas, il se produit un écart, car l'annulation est enregistrée au débit, ce qui diminue le chiffre d'affaires, tandis qu'avec le code VE-0, le montant est considéré par le programme comme faisant partie intégrante du chiffre d'affaires, donc il est ajouté.

Préparer un rapport de réconciliation

• Documenter le processus de réconciliation, en indiquant les écarts constatés et les corrections apportées.
• Rédiger un rapport détaillé mettant en évidence toutes les étapes du processus de réconciliation et les résultats obtenus.

Outils utiles

• Logiciel comptable : Banana Comptabilité permet de recréer, même après un certain temps, les fac-similés des formulaires TVA, les résumés TVA, les rapports de comptes annuels et périodiques. Cela facilite la comparaison des données dans le temps pour repérer des écarts ou des erreurs dans le calcul de la TVA et du chiffre d'affaires.
• Feuille de calcul : Créer une feuille de calcul (ex. Excel) dans laquelle vous pouvez copier et coller les données depuis Banana pour suivre et comparer les ventes, les achats et les déclarations TVA.

Conseils

• Contrôles périodiques : effectuer des vérifications régulières de la réconciliation afin d’éviter l’accumulation d’erreurs et d’écarts à long terme.
• Précision et attention aux détails : la réconciliation exige une attention particulière aux détails et une vérification rigoureuse de toutes les données.
• Assistance d’un professionnel : envisager l’intervention d’un expert-comptable ou d’un conseiller fiscal pour garantir l’exactitude du processus.

Synthèse

Le rapprochement entre le chiffre d’affaires et les décomptes TVA permet de vérifier l’exactitude des déclarations fiscales par rapport à la comptabilité.
Les rapports et les modèles de décomptes TVA de Banana Comptabilité permettent d’identifier, d’analyser et de documenter d’éventuelles différences de manière structurée.