Datum und wiederkehrende Buchungen der Finanzplanung

Die Spalte Datum

Das in der Spalte Datum eingegebene Datum ist massgebend für die Berechnung der Finanzplanung.

• Kein Datum
  Wird kein Datum angegeben, wird die Budgetbuchung zu Beginn des Zeitraums der Finanzplanung berücksichtigt.
  Bei Auswertungen für einen bestimmten Zeitraum werden diese Beträge zu Beginn des Zeitraums im Anfangssaldo berücksichtigt.
  Die Spalte Total bleibt bei diesen Buchungen leer, da sie ausserhalb des Buchhaltungszeitraums liegen.
• Datum innerhalb des Buchhaltungszeitraums
  Dies sind die am häufigsten verwendeten Daten. Der Buchhaltungszeitraum (Geschäftsjahr) wird in den Dateieigenschaften festgelegt.
  In der Spalte Total wird der Gesamtbetrag angezeigt. Dabei werden auch wiederkehrende Budgetbuchungen berücksichtigt, die innerhalb des Buchhaltungszeitraums liegen.
• Datum vor dem Zeitraum der Finanzplanung
  Sie können Budgetbuchungen mit einem Datum erfassen, das vor dem Zeitraum der Finanzplanung liegt. Achten Sie jedoch darauf, dass diese nicht mit den in der Tabelle  Konten erfassten Eröffnungssaldi in Konflikt stehen.
  Da diese Buchungen ausserhalb des Buchhaltungszeitraums liegen, wird in der Spalte Total kein Betrag angezeigt.
• Datum nach dem Buchhaltungszeitraum
  Bei einer mehrjährigen Finanzplanung können Sie auch Budgetbuchungen mit einem zukünftigen Datum erfassen, das nach dem Buchhaltungszeitraum liegt.
  Da diese Buchungen ausserhalb des Buchhaltungszeitraums liegen, wird in der Spalte Total kein Betrag angezeigt.

Das Enddatum

Das Enddatum wird zusammen mit dem Wiederholungscode verwendet und gibt das letzte Datum an, bis zu dem eine Buchung wiederholt wird.

• Normalerweise bleibt diese Spalte leer
  Wenn Sie ein nicht erforderliches Enddatum eingeben, beispielsweise das Ende des Buchhaltungszeitraums, wird diese Buchung bei der Finanzplanung für die folgenden Jahre nicht mehr berücksichtigt.
• Für Leasinggeschäfte
  Geben Sie als Enddatum das Datum an, an dem die letzte Leasingrate gezahlt wird.
• Für die Rückzahlung von Krediten
  Geben Sie als Enddatum das Datum an, an dem die letzte Zahlung fällig wird.
• Für Betragsänderungen zu bestimmten Zeitpunkten
  Zum Beispiel, wenn der Betrag einer wiederkehrenden/wiederholenden Buchung zu bestimmten Zeitpunkten angepasst wird (z.B. bei einer Lohnerhöhung):
  • Erfassen Sie eine Buchungszeile mit dem Wiederholungscode M und geben Sie als Enddatum das Datum der letzten Zahlung vor der Erhöhung an.
    Erfassen Sie anschliessend eine neue Buchungszeile mit dem Anfangsdatum, ab dem die Erhöhung gilt.
  • Erfolgt die Erhöhung nach einem genau festgelegten und regelmässigen Schema, kann sie auch mithilfe von Formeln automatisiert werden.

Die Wiederholung

Bei wiederkehrenden Ausgaben oder Einnahmen wird der Wiederholungscode angegeben (Dokumentation Spalten). 

• Bei der Berechnung der Prognose erstellt das Programm Kopien der Bewegungen, wobei das Datum schrittweise erhöht und die angegebene Frequenz berücksichtigt wird..
• Wenn kein Enddatum angegeben wird, generiert das Programm bei der Berechnung der Prognose interne Kopien der Buchungen für den gesamten Prognosezeitraum, der für den Berichts eingegeben wird.
  • Wenn das Anfangsdatum Januar ist, ist die Frequenz monatlich:
    • Wenn der Prognosezeitraum das Jahr ist, werden ab Februar Zeilen erzeugt. Die erste Zeile ist die ursprüngliche Zeile, die manuell eingegeben wurde, die 11 weiteren Zeilen sind automatisch, insgesamt also 12 Wiederholungen.
    • Beträgt der Prognosezeitraum 10 Jahre, so werden ab Februar Zeilen erzeugt. Die erste Zeile ist die ursprüngliche, die 119 Zeilen sind automatisch (11 im ersten Jahr + 12 * 9 für die folgenden Jahre), also insgesamt 120 Zeilen.
• Wenn Sie möchten, dass das Programm automatisch die Prognosen für die folgenden Jahre berechnet, so vorgehen:
  • Bei wiederkehrenden Operationen ist der entsprechende Wiederholungscode anzugeben.
  • Bei Operationen, die nur einmal im Jahr vorkommen (z.B. Abschreibung am Jahresende), geben Sie den Wiederholungscode "Y" ein, damit die Abschreibung auch in den Folgejahren berechnet wird.
  • Geben Sie eine Wiederholung nur dann nicht an, wenn die Transaktion im folgenden Jahr nicht mehr stattfindet.

Die Spalte Total der Tabelle Budget

Die Spalte Total wird automatisch berechnet und stellt die Summe der Beträge der aktuellen Zeile mit denen der Wiederholungen dar, die in den Abrechnungszeitraum fallen.
Die Spalte Total ist leer, wenn das Datum der Transaktionen vor oder nach der Buchhaltungsperiode liegen. 

Planung mit genauem Datum und monatlicher Logik

In der Budget-Tabelle geben Sie die prognostizierten Bewegungen ein und geben das Datum an, an dem sie voraussichtlich eintreten werden.

Allerdings ist es nicht immer möglich, genaue Daten der Einnahmen und Ausgaben vorherzusagen. Bei der Erstellung einer Prognose ist es in manchen Fällen sinnvoll, Näherungswerte festgelegt, im Allgemeinen auf monatlicher Basis.Es ist jedoch immer sinnvoll, einer gewissen Logik zu folgen, um auch kurzfristig zuverlässige Liquiditätsprognosen zu erhalten:

• Ausserordentliche Operationen (Kapitalzahlungen, Investitionen) werden mit dem Datum angegeben, an dem sie voraussichtlich eintreten werden.
  Wenn es kein bestimmtes Datum gibt, ist es ratsam, den 15. Tag, also die Monatsmitte, anzugeben. in dem sie voraussichtlich stattfinden werden.
• Wiederkehrende Ausgaben, die ein bestimmtes Zahlungsdatum haben, sind mit dem voraussichtlichen Datum der Zahlung und dem entsprechenden Wiederholungscode zu erfassen:
  • Bankgebühren, Zinsen und Abschreibungen sind jeweils zum Monats-, Quartals- oder Jahresende anzugeben, in dem sie anfallen.
  • Mietzinszahlungen, sind mit dem Fälligkeitsdatum oder das Datum anzugeben, an dem die Zahlung erwartet wird.
  • Löhne, Sozialversicherungsbeiträge:
    • Für die Berechnung und monatliche Zahlung gilt der Tag, an dem die Löhne gezahlt werden.
    • Beim 13. Monatslohn, Bonus oder andere Zahlungen ist der Tag anzugeben, an dem sie ausgezahlt werden.
    • Zahlungen für Vorschüsse und Anpassungen der Sozialversicherungsbeiträge, voraussichtliches Datum der Zahlung.
  • MWST-Zahlungen und -Anpassungen, sind mit dem Tag anzugeben, an dem die Zahlung fällig ist.
• Prognose der Erträge
  Die Erstellung von Prognosen hängt von der Art der Tätigkeit ab.
  Wenn der genaue Tag nicht bekannt ist, aber die Ereignisse in einem bestimmten Monat bekannt sind, ist es ratsam, den 15. Tag, also die Monatsmitte, anzugeben.
  • Ausserordentliche Einnahmen
    Diese sollten an dem Tag, an dem die Einnahmen zu erwarten sind, oder Mitte Monat angegeben werden.
  • Wiederkehrende Einnahmen
    Diese sollten an dem Tag, an dem die Einnahmen zu erwarten sind, oder Mitte Monat angegeben werden.
  • In vielen Fällen ist eine monatliche Prognose angebracht. Sie können die Einnahmen am 15. des Monats angeben.
    • Handelt es sich um wiederkehrende Einnahmen, kann der Ertrag mit der monatlichen Wiederholung eingegeben werden.
      Mit Hilfe von Formeln können Sie das Wachstum vorhersagen.
    • Wenn die saisonalen Unterschiede bekannt sind, ist es sinnvoll, für jeden Monat eine Umsatzprognosezeile zu erstellen.
  • Prognosen für Projekte oder grössere Arbeiten.
    Wenn ein Kalender mit den Einnahmen vorhanden ist, wird für jede erwartete Einnahme eine Zeile angegeben. Man kann approximieren, indem man den 15. des Monats angibt.
  • Prognosen für Kunden:
    Für einen Berater oder Buchhalter, der sowohl mit Vorschüssen als auch mit Projekten arbeitet, kann es sehr nützlich sein, für jeden Kunden eine detaillierte Umsatzprognose mit den voraussichtlichen Zahlungsterminen zu erstellen. Diese Prognose ist auch sehr nützlich, um zu überprüfen, ob der Kunde tatsächlich gezahlt hat.
• Variable Kosten
  • Konstanter Konsum im Zusammenhang mit dem Umsatz (z.B. Restaurant), der Aufwand wird mit dem gleichen Datum wie beim Umsatz angegeben. Mit Hilfe einer Formel lässt sich der Wert als Prozentsatz des Umsatzes berechnen.
  • Die Kosten können auch mit anderen Elementen verknüpft werden, z. B. mit der Zahl der Mitarbeiter, den gemieteten Räumlichkeiten oder anderen Faktoren.

Prognosen nach dem Kassenprinzip

Für die Planung für Kleinbetriebe und Tätigkeiten, die mit Bareinnahmen arbeiten (z. B. Geschäfte, Restaurants), ist es sinnvoll, nach dem Kassenprinzip zu verfahren, d. h. das Datum anzugeben, an dem die Erträge eingehen und für die Aufwände das Datum, an dem sie bezahlt werden.

Für wichtige Transaktionen, wie z.B. den Kauf einer Maschine, deren Zahlung zeitlich gestreckt wird, ist es notwendig,   Prognosebewegungen mit genauen Angaben zu erfassen:

• Kauf der Maschine (Buchung auf dem Aktivkonto und dem Passivkonto des Lieferanten) mit Angabe des Kaufdatums.
• Zahlung der Maschine, mit Angabe des Datums/der Daten (Raten), zu dem/denen die Zahlung erwartet wird.

Prognosen nach dem Kompetenzprinzip

In diesem Fall wird das Datum, an dem die Zahlung erfolgen wird, bei der Erfassung der Transaktionen berücksichtigt.

• Bargeldtransaktionen
  Diese werden normal verbucht.
• Geschäfte mit Zahlung, die kurzfristig zu erwarten ist
  Der Einfachheit halber kann es sinnvoll sein, für Transaktionen, die voraussichtlich innerhalb eines Monats bezahlt werden, das Kassenprinzip anzuwenden.
• Zahlungsaufschub
  Wenn kein Datum bekannt ist, kann man den 15. des Monats benutzen
  • Geschäfte mit genauen Zahlungsbedingungen:
    • Bei einer Bewegung wird das Kaufdatum angegeben (beim Gegenposten das Lieferantenkonto).
    • Bei den anderen Transaktionen wird die Zahlung zu den vorgesehenen Terminen angegeben.
• Aufgeschobene Einnahmen
  • Mit genauen Zahlungsfristen, wie es bei einem Projekt der Fall ist:
    • Mit einer Bewegung wird das Rechnungsdatum angegeben und im Gegenpostenmit das Konto des Kunden.
    • Bei den anderen Transaktionen wird die Zahlung zu den vorgesehenen Terminen angegeben.
  • Verspätete Einnahmen
    Dies ist der Fall, wenn ein Teil der Einnahmen in Kürze eingezogen wird, während ein Prozentsatz später eingezogen wird. So vorgehen:
    • Erfassen Sie den Ertrag als Bareingang.
    • Zum gleichen Datum legen Sie eine Bewegung an, die einen Teil der Einnahme auf das Konto des Kunden verschiebt.
    • Zu einem späteren Zeitpunkt geben Sie an, wann die Einnahme erfolgt mit Gegenposten das Konto des Kunden
• Verwendung von Variablen für aufgeschobene Einnahmen und Auszahlungen ( siehe Beispiel für die Verwendung von Variablen)
  Wenn derselbe Wert zum Zeitpunkt der Zahlung wiederverwendet werden muss, ist es sehr nützlich, die Spalten Formel und Variablen zu verwenden:
  • Bei der Bewegung der Fakturierung wird der Betrag einer Variablen zugewiesen.
  • Beim Zahlungsvorgang wird die Variable so eingegeben, dass der Betrag automatisch übernommen wird.
  • Es können auch Variablen verwendet werden, um z.B. den Prozentsatz des zu stundenden Betrags festzulegen