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Bei der detaillierten Finanzplanung wird jede Buchung mit dem Datum erfasst, an dem sie voraussichtlich erfolgen wird.
Im Gegensatz zu einer Tabellenkalkulation, bei der häufig im Voraus separate Spalten für Monate, Quartale oder Jahre eingerichtet werden, wird in Banana Buchhaltung für jede Buchung ein Datum angegeben. Bei der Verarbeitung und Anzeige der Daten ordnet das Programm die Werte automatisch den entsprechenden Zeiträumen zu.
Dieselben Buchungen können somit für tägliche, wöchentliche, monatliche, vierteljährliche und jährliche Auswertungen sowie für Auswertungen über mehrere Jahre verwendet werden.
Dieser Ansatz ist besonders für die Liquiditätsplanung wichtig, da nicht nur die erwarteten Beträge berücksichtigt werden, sondern auch der voraussichtliche Zeitpunkt der Einnahmen und Ausgaben.
Buchhaltungszeitraum, Planungszeitraum und Auswertungszeitraum
Bei der Finanzplanung ist es wichtig, zwischen drei Zeiträumen zu unterscheiden: Buchhaltungszeitraum, Planungszeitraum und Auswertungszeitraum.
Buchhaltungszeitraum
Der Buchhaltungszeitraum wird in den Dateieigenschaften durch die Angabe eines Anfangs- und eines Enddatums festgelegt.
In der Regel entspricht er dem Kalenderjahr, er kann jedoch auch einen anderen Anfang und ein anderes Ende haben.
Der Buchhaltungszeitraum dient zudem als Grundlage für die Berechnung:
- der Spalte Total in der Tabelle Budget
- der Budgetwerte in den Tabellen Konten und Kategorien
Wenn das Anfangs- oder Enddatum des Buchhaltungszeitraums geändert wird, werden diese Werte neu berechnet.
Planungszeitraum
Der Planungszeitraum ergibt sich aus den in der Tabelle Budget erfassten Planbuchungen.
Er muss nicht separat festgelegt werden und ist nicht auf den Buchhaltungszeitraum beschränkt.
Sie können daher Folgendes erfassen:
- Planbuchungen innerhalb des Buchhaltungszeitraums
- Planbuchungen mit einem Datum nach dem Ende des Buchhaltungszeitraums
- sich wiederholende Planbuchungen, die in den Folgejahren fortgeführt werden
- sich wiederholende Planbuchungen mit einem Enddatum, das über den Buchhaltungszeitraum hinausgeht
Der Planungszeitraum kann sich somit über mehrere Jahre erstrecken.
Auswertungszeitraum
Der Auswertungszeitraum ist der Zeitraum, für den Banana Buchhaltung die Planwerte berechnet und darstellt.
Er wird normalerweise beim Erstellen eines Berichts oder Ausdrucks durch die Angabe eines Anfangs- und eines Enddatums festgelegt.
Standardmässig wird der Buchhaltungszeitraum verwendet. Sie können jedoch einen beliebigen anderen Zeitraum wählen und dadurch auch Auswertungen über mehrere Jahre erstellen.
Es ist daher wichtig, zwischen den folgenden Zeiträumen zu unterscheiden:
- Buchhaltungszeitraum → Referenzzeitraum der Datei
- Planungszeitraum → Zeitraum, der durch die erfassten Planbuchungen abgedeckt wird
- Auswertungszeitraum → Zeitraum, für den die Planwerte berechnet und dargestellt werden
Genauigkeit der Datumsangaben
Das den Planbuchungen zugewiesene Datum bestimmt, zu welchem Zeitpunkt diese in der Finanzplanung berücksichtigt werden.
Für eine zuverlässige Liquiditätsplanung ist es daher wichtig, Datumsangaben zu verwenden, die möglichst nahe am voraussichtlichen Zeitpunkt des Zahlungseingangs oder der Zahlung liegen.
Bei Vorgängen wie:
- Mietzahlungen
- Lohnzahlungen
- Leasingraten
- Bankspesen
- Steuerzahlungen
- grösseren Zahlungseingängen und Zahlungen
ist es sinnvoll, den Tag anzugeben, an dem die Zahlung voraussichtlich tatsächlich erfolgen wird.
Nicht alle Buchungen erfordern jedoch gleich genaue Datumsangaben.
Bei Geschäftstätigkeiten mit zahlreichen täglichen Buchungen, beispielsweise den Verkäufen eines Restaurants, kann es wenig effizient sein, für jeden Tag einen Planwert zu erfassen. In solchen Fällen kann ein monatlicher Gesamtbetrag eingeplant und einem repräsentativen Datum, beispielsweise der Monatsmitte, zugeordnet werden.
Wie genau die Datumsangaben sein sollten, hängt somit vom Zweck der Finanzplanung ab.
Finanzplanung für das laufende Jahr
In der Tabelle Budget können Sie einzelne und sich wiederholende Planbuchungen für das laufende Jahr erfassen.
Wenn der Planungszeitraum dem Buchhaltungszeitraum entspricht:
- zeigt die Spalte Total der Tabelle Budget den Gesamtbetrag der Planbuchungen für den Buchhaltungszeitraum
- zeigt die Spalte Budget der Tabellen Konten und Kategorien die entsprechenden Planwerte
- können die Berichte die Planwerte für den gesamten Zeitraum darstellen.
Wenn die Datei auch für die laufende Buchhaltung verwendet wird, muss der Buchhaltungszeitraum selbstverständlich dem Zeitraum der Buchhaltung entsprechen.
Auch wenn die Datei hauptsächlich für die Finanzplanung verwendet wird, ist es in der Regel einfacher, einen Buchhaltungszeitraum von einem Jahr beizubehalten und für längerfristige Auswertungen einen entsprechend längeren Planungszeitraum zu verwenden.
Auf diese Weise beziehen sich die Werte in den Spalten Total und Budget weiterhin auf einen klar definierten Jahreszeitraum.
Finanzplanung über mehrere Jahre
Die Finanzplanung kann über den Buchhaltungszeitraum hinausgehen.
Für eine mehrjährige Finanzplanung können Sie Planbuchungen mit zukünftigen Daten oder sich wiederholende Planbuchungen verwenden, die in den Folgejahren fortgeführt werden.
Eröffnungssalden
Die Eröffnungssalden werden in der Tabelle Konten erfasst und bilden den Ausgangspunkt der Finanzplanung.
Planbuchungen vor dem Buchhaltungszeitraum
In besonderen Fällen können in der Tabelle Budget Planbuchungen mit einem Datum vor dem Beginn des Buchhaltungszeitraums erfasst werden.
Diese Buchungen beeinflussen die Ausgangslage zu Beginn des Buchhaltungszeitraums und sollten daher mit Bedacht verwendet werden.
Da sie ausserhalb des Buchhaltungszeitraums liegen, werden sie nicht in die Spalte Total der Tabelle Budget einbezogen.
Planbuchungen innerhalb des Buchhaltungszeitraums
Die für den Buchhaltungszeitraum vorgesehenen Planbuchungen werden mit dem entsprechenden Datum erfasst.
Wenn sich eine Buchung in den Folgejahren wiederholt, können Sie den entsprechenden Wiederholungscode verwenden.
Beispiele:
- Y = jedes Jahr
- 2Y = alle zwei Jahre
- 5Y = alle fünf Jahre
- 10Y = alle zehn Jahre
Soll die Wiederholung an einem bestimmten Datum enden, beispielsweise bei Ablauf eines Leasingvertrags, können Sie zusätzlich ein Enddatum angeben.
Planbuchungen in den Folgejahren
Sie können auch Planbuchungen mit einem Datum nach dem Ende des Buchhaltungszeitraums direkt erfassen.
Für diese Planbuchungen können Sie bei Bedarf Folgendes angeben:
- Wiederholungscode
- Enddatum
- Betrag oder Berechnungsformel
Planbuchungen ausserhalb des Buchhaltungszeitraums werden nicht in die Spalte Total der Tabelle Budget einbezogen. Sie werden jedoch berücksichtigt, wenn Sie eine Auswertung für einen Zeitraum erstellen, der die entsprechenden Daten umfasst.
Formeln bei mehrjähriger Finanzplanung
Formeln sind besonders nützlich für Finanzplanungen, die sich über mehrere Jahre erstrecken. Damit können die Beträge sich wiederholender Planbuchungen im Laufe der Zeit automatisch angepasst werden.
Sie können beispielsweise verwendet werden, um:
- Abschreibungen anhand des Werts des Anlagevermögens zu berechnen
- Zinsen anhand der jeweiligen Salden zu berechnen
- die Entwicklung der Verkäufe zu planen
- Einkäufe als Prozentsatz anderer Werte zu berechnen
Weitere Informationen finden Sie unter Berechnung von Abschreibungen und Zinsen sowie in der Dokumentation zu den Formeln der Tabelle Budget.
Auswertungszeitraum in den Berichten festlegen
Beim Erstellen eines Berichts können Sie den Zeitraum festlegen, für den die Planwerte berechnet werden sollen.
Geben Sie auf der Registerkarte Zeitraum Folgendes ein:
- Anfangsdatum
- Enddatum
Beginnt die Finanzplanung beispielsweise am 1. Januar 2022, wählen Sie:
- für 2 Jahre: bis zum 31. Dezember 2023
- für 5 Jahre: bis zum 31. Dezember 2026
- für 20 Jahre: bis zum 31. Dezember 2041
Banana Buchhaltung berücksichtigt alle Planbuchungen, die den gewählten Zeitraum betreffen, einschliesslich der automatisch erzeugten Wiederholungen.
Der Auswertungszeitraum kann in den wichtigsten Buchhaltungsauswertungen verwendet werden, darunter:
Weitere Informationen zur Verwendung der Berichte für die Finanzplanung finden Sie auf der Seite Budgetberichte.
Unterteilung nach Zeitraum
Zusätzlich zum gesamten Auswertungszeitraum können Sie festlegen, wie die Ergebnisse zeitlich unterteilt werden sollen.
In der Sektion Unterteilung können Sie z.B. Spalten für folgende Zeiträume erstellen:
- Tage
- Wochen
- Monate
- Quartale
- Halbjahre
- Jahre
Dieselben Planbuchungen können somit nach unterschiedlichen Zeiträumen ausgewertet werden, ohne die Daten der Finanzplanung zu ändern.
Eine Jahresplanung kann beispielsweise nach Monaten dargestellt werden, um die Entwicklung der Liquidität zu analysieren, oder nach Quartalen, um eine kompaktere Übersicht zu erhalten.
Mit den Anpassungen können Sie zudem häufig verwendete Berichtseinstellungen speichern und später erneut aufrufen.
Für eine mehrjährige Finanzplanung können beispielsweise folgende Anpassungen hilfreich sein:
- Jahresauswertungen
- mehrjährige Auswertungen
- Auswertungen mit Unterteilung nach Jahren
- Auswertungen mit einem Vergleich zwischen Budget- und Istwerten
Bilanz - Planung über vier Jahre
