To keep the company's accounting up to date, it is essential to regularly import bank transactions. These transactions allow the automation of the accounting process, avoiding the manual entry of individual transactions and potential errors.

Where to download the transactions

The documents containing the bank transactions, regardless of how they are obtained, should always be saved in the same folder. This folder can be located inside the main accounting folder or in an external one. For better organization, it is recommended to structure your folders by creating a general folder and more specific subfolders: this reduces the risk of errors, especially if you decide to import the transactions manually.

By keeping the data always in the same location, import issues are avoided and there is no need to update the default import path each time. Additionally, it is not recommended to open or modify these files before importing, as this can cause errors in recognizing the transactions.

Different file formats for bank transactions

Our software offers numerous extensions that allow you to import accounting data in different formats. Among the most common formats are CAMT, CSV and XLSX.

The CAMT format (Cash Management), defined by the ISO 20022 standard, is used by banks to provide electronic account statements in a structured way. The files contain detailed information such as the date, amount, description, and references for each transaction. There are several types of CAMT files:

• camt.052: intraday statement (transactions during the day)
• camt.053: end-of-day statement
• camt.054: notification of debits and credits with details of individual transactions

The CSV format (Comma-Separated Values) is a text file that uses commas to separate the data contained within individual cells of a table. This format is compatible with most software applications. The CSV format varies from one bank to another and is updated regularly.

The XLSX format is a Microsoft Excel file used to store spreadsheets. The XLSX file can contain data, formulas, formatting, charts, and multiple worksheets within the same document.
 

Methods for downloading transactions

The main methods for obtaining these data are:

• Online banking
• Multibanking
• Software by Mammut Soft Computing AG

Depending on the chosen method, more or less attention should be paid to where the files are saved. Manual download from the bank portal requires extra attention.

Online banking

The manual method, traditional and most common, involves direct access to your bank’s online banking portal. Once logged in, you can navigate to the section dedicated to account transactions and download the files in one of the standard formats compatible with accounting software.

Although simple, this process requires manual interaction: the user must log in to the banking platform, select the account, download and save the files on their computer, and then import them into the accounting software.

Multibanking

Multibanking is an evolution of traditional manual methods, designed for businesses or professionals managing multiple current accounts across different banks. Thanks to this functionality, you can access a single e-banking platform or interface that aggregates multiple accounts, even from different institutions, simplifying interactions with each bank. Most multibanking solutions are based on the international EBICS standard (Electronic Banking Internet Communication Standard), which ensures secure exchange of information and payment orders between companies and banks.

The main steps for implementing multibanking are:

• Update the contract with the main bank
  The first step is to contact your main bank to request activation of the multibanking service. You will need to sign an addition to the existing contract that authorizes the bank to act as the manager of multiple bank accounts.
• Sign mandates with the linked banks
  For each third-party bank you want to connect, you need to sign an authorization allowing the main bank to access the corresponding account information.
• Technical activation and credential provisioning
  Once the contractual steps are completed, you will need to follow technical instructions to enable access via API or third-party tools. This may include providing credentials or activating specific authentication methods.

Once all banking relationships are connected, it becomes possible to centrally download bank transactions and data, and process payment operations from a single tool. Although still partly a manual process, multibanking helps optimize time and resources by reducing the number of logins and simplifying overall management.

Software by Mammut Soft Computing AG

A more modern and fully automated solution is offered by the software developed by Mammut Soft Computing AG. Once implemented, this system allows you to completely skip the manual step of downloading bank files, as they are automatically saved in a folder defined during setup.

The software focuses on data exchange interfaces between banks and companies, offering connections to multiple banks worldwide and securely and automatically retrieving bank data in the required formats. These data are then automatically synchronized with the accounting software, making user intervention unnecessary.

The steps to start using the Mammut Soft Computing AG software are as follows:

• Choosing the solution
  Based on your needs, you can choose a cloud solution or an on-premise installation, the latter being a physical installation on the user's devices.
• Configuring bank connections
  To configure and activate the bank connections, it is necessary to sign the corresponding bank agreements. These connections with banks (EBICS, SWIFT, API) allow downloading account statements and sending payments. Mammut provides support for activation with the banks.
• Authorization for account access
  The client, for whom the accounting is managed, grants the accountant access to their data so that all necessary information is available.
• Integration with accounting/management software
  The software is connected to the internal accounting or management system for automatic import and export of bank data.

The true added value of the software is the constant update of the accounting: automated downloads from all banks and direct synchronization with the accounting system ensure that the data is always up to date and ready to use.

Automated import and accounting

Once transactions are available, you can take advantage of the various features offered by Banana. Regardless of the method chosen to download the bank data, the “Import bank transactions in ISO 20022 format (advanced) [BETA]” function allows you to automate the update of the accounting in double-entry or income/expense mode using CAMT files (052/053/054). The program reads the XML files from a designated folder, saves them to a local database, identifies new transactions not yet recorded, and suggests them for import, avoiding duplicates.

Once imported, bank transactions are automatically transformed into complete accounting entries thanks to our auto-completion rules (Advanced plan), saving time and avoiding input errors. This makes accounting faster, more efficient, and more accurate.

U opent het dialoogvenster Transacties importeren vanuit het menu:

• Acties → Naar boekhouding importeren → Keuzelijst Importeren: Transacties

Inhoud van het dialoogvenster

De weergave van de elementen in het venster hangt af van het soort bestand dat wordt geïmporteerd:

• Transacties op een enkele rekening en bankafschriften 
  Alle elementen worden getoond.
• Transacties voor dubbel-boekhouden of andere
  De volgende elementen worden niet getoond:
  • Rekening
  • Tijdelijke tegenrekening
  • Regels toepassen.
• Groepering per factuur
  Dit element wordt alleen weergegeven als er inhoud voorkomt in de kolom Factuur in het te importeren bestand.

Transacties importeren dialoog

Met deze dialoog kunt u aangeven hoe gegevens worden ingevoerd in de rekeningen.

Doelrekening

Deze optie verschijnt wanneer gegevens worden geïmporteerd vanuit een bankafschrift of vanuit de inkomsten en uitgaven transacties van een boekhouding in tekst formaat.

• Voer de rekening van uw rekeningschema in dat bij het geïmporteerde afschrift hoort.
• Als u dit veld leeg laat vult het programma de rekening [A] (van Account) in zodat u later kunt aangeven of het een debet of credit transactie is.

Selecteer transacties

Start datum, Eind datum

Voer de start- en einddatum in van de periode die bij de te importeren transacties hoort. De periode kan ook automatisch worden gekozen in de velden onder het data gedeelte.

Niet importeren indien dezelfde Externe verwijzing, Datum, Bedrag bestaat

Wanneer deze optie actief is kunt u het importeren van reeds geïmporteerde transacties achterwege laten om te voorkomen dat transacties dubbel geboekt worden. Deze optie kan alleen geactiveerd worden als in te importeren transacties de kolom "Externe verwijzing" aanwezig is.

Op datum sorteren

Deze optie is standaard actief en daarmee kunnen de geïmporteerde transacties op datum gesorteerd worden.

De transacties voltooien met

Waarden automatisch aanvullen

Deze optie is alleen nodig voor boekhoudingen met BTW en vreemde valuta. Als deze is geactiveerd kunnen waardes die ontbreken in de geïmporteerde gegevens automatisch worden aangevuld (bijvoorbeeld de wisselkoers in de wisselkoerstabel).

Regels toepassen (alleen Advanced plan)

De optie is niet beschikbaar voor het importeren van transacties vanuit een dubbel boekhouden bestand (.ac2 formaat).

Zie ook: Regels voor automatisch aanvullen van transacties.

• Wanneer deze optie is geactiveerd en wanneer u bevestigd met OK wordt de Apply Rules dialoog geopend.
• Wanneer u deze optie niet heeft geactiveerd kunt u deze ook openen door het commando uit te voeren vanuit het menu Acties → Terugkerende transacties→ Regels toepassen...
• Deze optie wordt standaard geactiveerd als er al import regels in de terugkerende transacties tabel staan.

Tijdelijke tegenrekening

De optie is niet beschikbaar voor het importeren van transacties vanuit een dubbel boekhouden bestand (.ac2 formaat).

Er moet een tijdelijke rekening worden aangegeven om een tegenrekening voor de boeking te hebben. De  rekening moet daarna worden vervangen door de correcte tegenrekening, handmatig of met de regels voor automatisch aanvullen.
Het programma stelt standaard rekening [CA] (Contra account) voor.
Nadat de boekingen voltooid zijn zou er geen transacties mogen zijn met de tijdelijke rekening.

Initieel documentnummer

De optie is niet beschikbaar voor het importeren van transacties vanuit een dubbel boekhouden bestand (.ac2 formaat).
Dit is het documentnummer dat toegekend wordt aan de eerste boeking van de geïmporteerde transacties. 
Volgende nummers worden automatisch opgehoogd.

Transacties groeperen op factuurnummer

Als het importbestand waarden bevat in de kolom Factuur laat de dialoog ook de volgende opties zien:

• Transacties groeperen op factuurnummer
  In dit geval worden de rijen met hetzelfde factuurnummer gegroepeerd zodat er maar één transactie is voor dezelfde rekening en dezelfde BTW code. Zie uitleg over het importeren van factuurgegevens (Engelstalig).
   
• Doelrekening voor saldiverschillen
  Wanneer BTW codes worden gebruikt kunnen er afrondingsverschillen ontstaan van een paar centen.
  In dit geval creëert Banana Boekhouding Plus een extra transactie, waarin dit verschil kan worden geboekt, voor iedere factuur.
  Het is uiteraard nodig er op te letten dat in de gegevens die geïmporteerd worden credit en debet in balans zijn. Als dit niet het geval is bevat de transactie het verschil tussen debet en credit.

Bewerken van geïmporteerde transacties

Het programma maakt transacties aan en voegt deze toe aan het einde van de transactietabel.
De transacties kunnen bewerkt worden of verwijderd.
Het programma vult symbolen in de kolommen debetrekening en creditrekening in een dubbel boekhoudbestand en in de kolommen rekening en categorie in een inkomsten/uitgaven boekhoudbestand.
De symbolen moeten vervangen worden door de juiste rekening of categorie.

• [A]
  Dit symbool wordt getoond als er geen doelrekening is aangegeven in het dialoogvenster.
  In plaats van het symbool [A] moet de rekening die hoort bij de bankrekening ingevuld worden.
• [CA]
  Dit symbool geeft aan dat het juiste tegenrekening nummer ingevoerd moet worden de cel om de debet- of creditrekening aan te geven.

Voor rijen met slechts één tegenrekening staan zowel de rekening of het symbool [A] als het symbool van de tegenrekening [CA] op dezelfde rij.
Voor rijen met meerdere tegenrekeningen (transacties op meerdere rijen), zal elke rij het rekening- of tegenrekening symbool [CA] hebben. Als het symbool [CA] niet zou worden vermeld, zou het onmogelijk zijn om te zien of de mutatie een debet- of een creditmutatie is.

Banana Accounting Plus allows the import of bank transactions in various formats. 
The ISO 20022 format is an international standard that should now be provided by all European banks. This format may also be called ISO xml, xml, camt.053, camt.054 or other names. Importing bank transactions in ISO 20022 format is possible in two ways:

Generic manual ISO20022 import

Manual import of transactions one file at a time - available with the Professional plan.

• The user downloads the ISO 20022 file from their bank and saves it in a folder on their computer.
• Then, from Banana, they manually import this file. 

This import is made possible by the extension Bank Statement Camt ISO 20022 Switzerland (Banana+) for Switzerland and a generic filter distributed with the application for other countries.
The import must be repeated manually each time.

Advanced ISO20022 import [Beta]

Advanced import of transactions from multiple files simultaneously - available with the Advanced plan.
It significantly speeds up the workflow because the user no longer needs to check for which periods transactions need to be imported.

• The user defines a folder containing ISO 20022 files from different bank accounts.
• In Banana, with a command, the program notifies if there are new transactions to be imported.

This new advanced import function is made possible by the extension Swiss Camt ISO20022 Reader.

Requirements

• Use of Banana Accounting Dev-Channel with the Advanced plan.
• Use of a Double-entry accounting or Income & Expenses system.
   

Bij het doen van uw boekhouding is het mogelijk het kasboek apart te beheren met Cash Manager. Van tijd tot tijd importeert u de transacties in het hoofd boekhoudbestand, gegroepeerd op een geselecteerde periode.

In dit geval zijn er twee gescheiden bestanden:

1. Een bestand dat alle gegevens bevat van de algemene boekhouding, inclusief het kasboek.
2. Een tweede bestand dat alleen de gegevens bevat van het kasboek.

Om de gegevens van het kasboek te integreren in het hoofd boekhoudbestand moeten deze bestanden verbonden worden. Dit kan op twee manieren:

• Voeg aan de categorieën van het kasboek bestand dezelfde rekeningnummers (voor Dubbel boekhouden), of dezelfde categorienummers (voor Inkomsten & Uitgaven boekhouding) toe als gebruikt worden in het hoofd boekhoudbestand (Dubbel boekhouden of Inkomsten/Uitgaven).

• Voer in de Categorie2 kolom van de Categorieën tabel de overeenkomstige rekeningnummers in van het hoofd boekhoudbestand. Als de Categorie2 kolom niet zichtbaar is moet u deze zichtbaar maken  Gegevens → Kolommen instellen.

Op de pagina web filter voor PayPal transacties (Engelstalig) vind u de informatie over de nieuwe mogelijkheid alle PayPal transacties direct in Banana Boekhouding te importeren en instructies hoe dit uit te voeren.

We hebben ook specifieke prototypes voorbereid voor dubbel boekhouden of vreemde valuta boekhouding die u kunt bekijken als voorbeeld of kunt gebruiken voor een apart boekhoudbestand alleen voor PayPal transacties.

Meer informatie over import filters kan gevonden worden op de Import filters pagina en de filter uitleg en boekhoudbestand voorbeelden:

• PayPal Import
• PayPal Dubbel boekhouden model
• PayPal Vreemde valuta boekhouden model

Het commando Regels toepassen in het menu Acties gebruikt modeltransacties uit de tabel Terugkerende transacties om automatisch geïmporteerde bank- of creditkaarttransacties aan te vullen.

De volgende afbeeldingen laten zien hoe de regels werken en hoe deze worden toegepast.
Het proces kan worden samengevat in twee hoofdstappen:

1. Het importeren van banktransacties in de transactietabel.
2. Automatische aanvulling van transacties gebaseerd op de regels.

Het importeren van banktransacties

Bij het importeren van gegevens van banktransacties, doet het programma het volgende:

• Transactierijen aanmaken door de gegevens van de bank zoals datum, beschrijving, bedrag en referentiegegevens over te nemen.
• Vult in de transactie de rekening in van de bank waar de mutaties bijhoren die de gebruiker heeft aangegeven in het transacties importeren dialoogvenster.
  • Voor mutaties met een totaal uitgaand bedrag en rijen met details van de verschillende betalingen, waarvoor een transactie met meerdere rijen vereist is, zet het programma over het algemeen alleen de tijdelijke tegenrekening in de detailrijen.
  • Echter, als de optie Regels toepassen is geactiveerd in de import dialoog vult het programma ook de naam van bankrekening in de boekhouding tussen vierkante haken [] in (geannoteerde rekening). Deze geannoteerde rekening wordt gebruikt door de functie regels toepassen om te weten welke rekening de bronrekening is.
• Voor iedere transactie, vult het programma de tijdelijke tegenrekening in [CA] (Contra Account) aangegeven in de transacties importeren dialoog.

Aanvullen van transacties met de regels

Geïmporteerde transacties worden automatisch aangevuld gebaseerd op regels die ingesteld zijn:

• Voor het toepassen van de regels gebruikt het programma de transacties die de tijdelijke tegenrekening bevatten.
• De functie Regels toepassen vervangt de tijdelijke tegenrekening door de aangegeven rekening en vult de transacties aan met andere waardes die in de regel aangegeven worden (BTW, kostenplaats, etc.).
• Voor transactie zonder een toepasselijke regel:
  • Kan een regel worden aangemaakt voor transacties die in de loop van de tijd herhaald worden.
  • Kan men de transactie handmatig aanvullen.
• De functie Regels toepassen stopt wanneer er geen transacties meer zijn die de tijdelijke tegenrekening bevatten.

Regels

De regels zijn bestaande model transacties in de Terugkerende transactietabel, waar:

• De kolom Beschrijving de tekst bevat (een of meer sleutelwoorden) die in de geïmporteerde transactie moeten staan.
• De Debet en Credit rekeningen de tegenrekeningen bevatten die de tijdelijke tegenrekeningen vervangen.

• Wanneer de beschrijving begint met "+" moeten alle woorden aanwezig zijn in de tekst van de geïmporteerde transactie op elke positie. In het voorbeeld moet de betaling aan de verzekeringsmaatschappij geboekt worden op verschillende rekeningen afhankelijk van het polisnummer.

Aangevulde transacties (het resultaat)

Wanneer er waarden zijn ingevuld in de kolommen van de regel, die overeenkomen met de geïmporteerde transacties, vervangt het commando Regels toepassen de tijdelijke tegenrekening en vult de lege kolommen. In dit voorbeeld vult het programma transacties aan door de tegenrekening en de BTW code in te vullen.

Als er maar één transactie overblijft, zoals in het voorbeeld, om aan te vullen kunt u deze handmatig boeken of u kunt een speciale regel voor deze transactie aanmaken.

Andere handmatige aanvulling

Als u, na het toepassen van de regel, transacties verder moet aanvullen of verifiëren kan het handig zijn deze transacties goed vindbaar te maken:

• Geef in de tabel Terugkerende transacties de rij met de regel een kleur. Vervolgens wordt de kleur bij het importeren toegekend aan de geïmporteerde rij in de transactietabel.
• Voer een tijdelijke waarde in in de kolom die aangevuld moet worden. 

Transacties vóór het toepassen van regels (let op de tweede)

In het voorbeeld wordt [Doc] ingevoerd in de kolom Koppeling, wat betekent dat de transactie gekoppeld moet worden aan een documentatiebestand.

Definitie van de regel

Transacties ná het toepassen van de regel

Regels aanmaken met de dialoog Regels toepassen

Regels kunnen ook worden gemaakt vanuit de Regels toepassen dialoog.
Nadat ze aangemaakt zijn worden ze in de tabel Terugkerende Transacties geplaatst.

Regels aanmaken vanuit een transactie

Wanneer u in de transactietabel bent kunt u een regel aanmaken:

• Vanuit menu Acties > Terugkerende transacties > Regel maken op basis van transactie
• Klik met de rechtermuisknop op de transactie en kies Regel maken op basis van transactie

De transactie rij wordt toegevoegd aan de Terugkerende transactietabel, met de tekst '!Rule' in de kolom Doc.

Transacties over meerdere rijen

Als de transactie over meerdere rijen gesplitst en geboekt moet worden is het mogelijk '!RuleSplit' regels te maken.

Transacties vóór het toepassen van regels op meerdere rijen

Regels voor splitsen in meerdere rijen 

Transacties ná het toepassen van de regel voor splitsen in meerdere rijen


 

Functies die nu nog niet beschikbaar zijn

Deze functies zijn momenteel niet beschikbaar, hoewel sommige gebruikers hierom vragen:

• Mogelijkheid om de tekst van de transactie te wijzigen, in te korten en te vereenvoudigen.
• Voor transacties op meerdere rijen, mogelijkheid om formules te gebruiken, die de bedragen berekenen op basis van het bedrag van de geïmporteerde transactie.

Wanneer u de regels voor de eerste keer gebruikt gaat u als volgt te werk:

1. Geef het commando Naar boekhouding importeren

• Gebruik het commando van het menu Acties → Naar boekhouding importeren → Transacties
• Selecteer het juiste formaat en geef het pad aan waar het bestand met uw banktransacties gevonden kan worden
• U ziet dit dialoogvenster verschijnen:

• Vul in het Doelrekening veld het rekeningnummer uit de boekhouding in dat hoort bij de bankrekening waarvan u aan het importeren bent.
• Geef de standaard tijdelijke tegenrekening aan "[CA]".
  U kunt elke rekening gebruiken, en als u deze insluit in vierkante haken, wordt er niet mee gerekend
• Activeer de Regels toepassen optie.
• Bevestig met OK 
  Het programma:
  • Maakt importtransacties
  • Opent de Regels toepassen dialoog.

 2. Dialoogvenster Regels toepassen

Bovenaan het dialoogvenster ziet u:

• De tijdelijke tegenrekening die u in de vorige dialoog ingevoerd heeft.
• De rekening voor de bankrekening die u gespecificeerd heeft.

In de secties Inkomstentransacties met regels en Uitgaventransacties met regels ziet u niets (want u heeft nog geen regels gedefinieerd).

In plaats daarvan ziet u wel transacties in het gedeelte:

• Inkomstentransacties zonder regels
  Transacties met inkomsten op de bankrekening
• Uitgaventransacties zonder regels
  Transacties met uitgaven van de bankrekening.

3. Nieuwe regels toevoegen

• Ga op een van de transacties staan waarvoor u een nieuwe regel wilt toevoegen.
• Klik met de rechtermuisknop op de regel en
• Klik op Nieuwe Regel toevoegen.

• De dialoog 'Regel toevoegen' wordt geopend.
  Voer in:
  • De tekst die waarmee de regel overeen moet komen.
    Voorbeeld:
    • Best Insurance 2021 Contract 892-948
      is van toepassing op rijen die precies dezelfde tekst bevatten.
    • +Best Insurance 892-948
      is van toepassing op rijen die de woorden "Best", "Insurance" and "892-948" op elke positie bevatten.
  • De tegenrekening die gebruikt moet worden om de tijdelijke tegenrekening te vervangen.
  • Andere informatie (Kostenplaatsen, BTW code, etc.).

Ga terug naar de Regels dialoog

U ziet nu een of meer gelijksoortige transacties in de sectie transacties mét regels

• U ziet dat er nog transacties zijn waarop geen regels zijn toegepast.
• U kunt regels aanmaken voor de transacties waarvoor u een overeenkomst ziet..
• U kunt ook besluiten later regels aan te maken:
  • Vul de transacties handmatig aan.
  • Of voer het Regels toepassen commando opnieuw uit.

4. Bevestig Regels toepassen

Na het creëren van de regels, klikt u op de knop:

• Regels toepassen
  • Het programma plaatst de nieuwe regels in de Terugkerende Transacties tabel.
  • Voor de geselecteerde geïmporteerde transacties vervangt het programma de tegenrekening en vult de transacties aan.
  • Het dialoogvenster blijft open.
• OK
  Om de aangemaakte regels te bevestigen en het Regels toepassen dialoogvenster te sluiten.

Veranderingen ongedaan maken

Nadat de dialoog is gesloten, ziet u de aangevulde transacties in de Transactietabel.
Als u wilt kunt u de veranderingen die u gemaakt heeft ongedaan maken:

• Eerste ongedaan maken (menu Bewerken → Bewerken ongedaan maken of Ctrl+Z toets)
  Maakt het schrijven van de regels en het aanvullen van de transacties ongedaan.
• Tweede ongedaan maken
  Maakt het importeren ongedaan.

Andere transacties met een tijdelijke tegenrekening aanvullen

Het is de bedoeling dat, na het importeren van bank transacties, deze allemaal aangevuld worden zodat er geen transacties meer zijn met tijdelijke tegenrekeningen.

• U kunt de overblijvende transacties handmatig aanvullen.
  Dit is handig voor speciale gevallen die niet de neiging hebben zich te herhalen.
• U kunt nieuwe regels aanmaken:
  • Door het commando Acties → Terugkerende Transacties → Regels toepassen opnieuw uit te voeren en regels aan te maken voor de overblijvende transacties.
  • Direct in de Terugkerende Transacties tabel en daarbij '!Rule' aan te geven in de kolom Doc voor iedere toegevoegde regel.
  • In de Transactietabel kunt u nieuwe regels toevoegen met het contextmenu commando Regel maken op basis van transactie (klik met rechts op de transactie rij) of met het commando Acties → Terugkerende transacties → Regel maken op basis van transactie. Nadat u de regel heeft aangemaakt moet u deze aanvullen met de gewenste tegenrekening.

Informatie toevoegen aan met regels aangevulde transacties

In de Transactietabel ziet u alle transacties en kunt u deze aanpassen.

Er kunnen transacties zijn waarvoor specifieke aanvullende informatie nodig is om de invoer te voltooien, zoals het toevoegen van de link naar een boekhouddocument.
Omdat dit document uniek is voor iedere transactie is het niet mogelijk een regel hiervoor te gebruiken.

Om snel de transacties te vinden die aangevuld moeten worden kunt u de regel aanpassen, bijvoorbeeld:

• Door de regel een aparte kleur te geven.

Door en een specifieke kolom, bijvoorbeeld Link, een tekst zoals [DOC] in te voeren die duidelijk maakt dat deze transactie aangevuld moet worden.

One of the methods provided for creating Rules is from the Transactions table. The main advantages are as follows:

• You work directly in the Transactions table that you already use regularly. You are already familiar with the table.
• You see all the columns.
• You create Rules simply by completing the imported transactions.
  You complete the transactions manually only the first time when creating the Rules. For subsequent imports, the program applies the already created Rules to the new imported transactions.
• Speed in creating Rules.
  Select the rows with completed transactions and, with a single click, create all the rules in the Recurring Transactions table. You only need to modify the description of each rule to ensure a precise match for future transactions.
• You do not need to insert Rules through additional dialogs.
• You do not need to manually enter all the Rule data in the Recurring Transactions table.

Below is the complete procedure for creating Rules from the Transactions table.

Import transactions

In the Transactions table, import transactions from bank, postal, or credit card statements.

Complete the imported transactions

For each imported transaction, enter the counterpart, VAT code, cost center, or other information.

When you import a transaction that needs to be recorded on multiple lines, the program inserts a single entry with the total amount and a temporary counterpart [CA].

Proceed as follows:

• Remove the temporary counterpart account [CA] from the transaction.
• Insert new rows following the transaction. For each row, enter the complete transaction with description, counterpart, amount, any VAT code, and cost center.
  
  

Create Rules

Starting from the completed transactions, you can create Rules:

• Select from the Transactions table the entries to which you want to apply Rules.
• Right-click on a transaction without rules > Create rules from selection.
  Alternatively, go to the Actions menu > Recurring Transactions > Create rules from selection.
  
  

All selected transactions are transferred to the Recurring Transactions table, exactly as they were completed in the Transactions table.

How to complete the Rules

In the Recurring Transactions table, you need to complete the Rules:

• Edit the Description column.
  Modify the text of the description to search for in the transactions from the imported bank statement. Initially, the program automatically uses the description found in the imported transaction.
  Replace this text with one or more keywords so that the program can find matches in the description of the imported transaction (e.g., +Best Insurance).
  See also Condition on Description
• Debit and Credit Account Columns
  The Debit and Credit columns show the counterpart and the imported bank account.
  • First, check whether the indicated counterpart is already the desired one; if not, update it accordingly.
  • The main import account, used to identify matching transactions, must not be marked as a commented account (account enclosed in square brackets).
    If the account matches the bank's main account from which the transactions are imported and is marked as a commented account, the brackets must be removed, otherwise the rule will not be applied correctly.
    This may happen with detailed transactions imported from the statement for which no specific rules exist yet.
  • Alternatively, you can remove the main import account and leave only the counterpart. In this case, the rule will be applied based on the Description column (match with the transaction description) and will be valid for all imported bank accounts.
• For multi-line transactions, edit the Doc column.
  In the first row of the transaction, enter empty square brackets [] in the counterpart column.
  In subsequent rows, enter !RuleSplit in the Doc column (see rows 7,8,9 in the image below).
  
  

The explained procedure only needs to be performed the first time to set up the Rules. For future imports, the Rules found are applied automatically. You only need to complete the new imported transactions without a rule using the same procedure.
To find all imported transactions in the Transactions table that do not have a rule, you can use the Row filter function, entering the text "[CA]".

De terugkerende transacties tabel bevat zowel gegevens voor het terughalen van opgeslagen transacties (voor alle Banana Boekhouding Plus plannen) als alle regels, inclusief de regels aangemaakt in het dialoogvenster Regels toepassen (alleen Advance plan). In deze tabel kunt u bestaande regels aanpassen of nieuwe regels toevoegen. De tabel Terugkerende transacties kan op de volgende manieren worden weergegeven:

• Vanuit het menu Acties → Terugkerende transacties  → Tabel terugkerende transacties
• Vanuit de transactietabel, via een transactie zonder regels door:
  • Menu Acties → Terugkerende transacties → Regel maken op basis van transactie
  • Met de rechtermuisknop te klikken en te kiezen Regel maken op basis van transactie.

De kolommen gebruikt door de regels

De tabel Terugkerende transacties definieert de regels voor het aanvullen van geïmporteerde transacties.

• Overeenkomsten kolommen 
  Kolommen om overeenkomende geïmporteerd transacties te vinden in de dialoog Regels toepassen.
  • Doc kolom - Alle regels moeten het woord !Rule bevatten
  • Kolom Beschrijving
  • Kolom Bedrag
  • Debet of Credit Rekeningen kolommen die de bankrekening of de tijdelijke tegenrekening [CA] bevatten.
    In de Inkomsten/Uitgaven boekhouding zijn dit de kolommen Rekening en Categorie.
• Vervangingskolommen 
  Wanneer u meer details wilt toevoegen aan een regel, die eerder was ingesteld door de dialoog Regels toepassen te gebruiken, kunnen deze kolommen gebruikt worden bij het vervangen van kolommen zoals  BTW Code, KP3 , notities.. .

Regels kunnen ook worden ingevoerd of aangepast via de Regels toevoegen/aanpassen dialoog. Nadat ze toegevoegd zijn worden ze opgeslagen in de Terugkerende transacties tabel.

 Overeenkomsten kolommen

In de tabel Terugkerende transacties zijn een aantal kolommen voor overeenkomsten met regels die door het programma gebruikt worden om te controleren of een regel toegepast moet worden op een transactie:

De Doc kolom

Om een regel te laten bestaan moet er een van de volgende teksten in de kolom Doc staan:

• !Rule. 
  Om te laten zien dat dit een regel is
• !RuleSplit
  Om te laten zien dat de regel transacties over meerdere rijen aanmaakt (gesplitste rijen).

De kolom Beschrijving

De kolom Beschrijving moet de tekst bevatten waarnaar gezocht moet worden in de geïmporteerde rijen:

• Het exacte woord of zin
  • Als u Best Insurance 982-948 gebruikt als een conditie van de regel worden alle transacties die precies deze zin bevatten als overeenkomend beschouwd.
  • Als u alleen Insurance gebruikt as een conditie van de regel worden alle transacties die precies dit woord bevatten als overeenkomend beschouwd.
• Alle woorden (beginnend met een "+")
  Als u +Best Insurance 982-948 gebruikt als een condition van de regel, worden alle transacties die deze woorden bevatten, op elke positie, beschouwd als overeenkomend.
  • Alle woorden moeten aanwezig zijn in de beschrijving van de transactie.
  • De positie van de woorden in de zin is niet van belang.
  • Het '+' teken wordt niet meegenomen in het zoeken.
• Hoofd en kleine letters
  Er wordt geen verschil gemaakt tussen hoofd en kleine letters bij het zoeken in de tekst.
  De tekst die u invoert wordt gebruikt in zowel hoofd als kleine letters.
• [Regel naam]
  Wanneer een beschrijving begint met tekst in vierkante haken wordt deze gebruikt als de naam van de regel. Dit wordt gebruikt voor een betere herkenbaarheid van de regels.

De Debet en Credit rekening kolommen

Wanneer de regel werd aangemaakt bij het importeren van transacties (Het dialoogvenster Regels toepassen), bevatten de kolommen Debet of Credit gewoonlijk de rekening van de bank waarvan de transactie werd geïmporteerd. Deze conditie is optioneel.

• Als de debet of credit rekening niet is gespecificeerd wordt de regel toegepast op alle geïmporteerde rijen die de aangegeven beschrijving of bedrag bevatten.
• Als de regel wordt gevolgd door aanvullende rijen (split over multiple rows) voert u '[ ]' in om aan te geven dat de tijdelijke tegenrekening vervangen moet worden door een lege waarde.

De kolom Bedrag

De kolom Bedrag kan een exact bedrag bevatten waarnaar gezocht moet worden in de geïmporteerde transacties. Deze conditie is optioneel.

 Vervangingskolommen

Alle andere kolommen in de Terugkerende transacties tabel worden Vervangingskolommen genoemd. Als een van deze kolommen een waarde bevat, wordt deze door het programma gebruikt om de geïmporteerde transactie te voltooien, als die kolom leeg is.

• Gebruik de kolom BTW Code om de BTW code aan te geven die aangevuld moet worden.
• Gebruik de kolommen KP1, KP2 of KP3 om de vereiste kostenplaatsen aan te geven.
• Gebruik de kolom DocLink om een notitie in te voeren om rijen aan te geven waarin een koppeling naar een document moet worden aangegeven.

 Regels om rijen te kleuren

Het is mogelijk om in de tabel Terugkerende Transacties de rijen van de regels een persoonlijke kleur te geven.
Iedere transactie die overeenkomt met een gekleurde regel krijgt dezelfde kleur in de transactietabel.

Transacties over meerdere rijen

U kunt regels aanmaken die transacties toevoegen aan de rij die verwerkt wordt. Deze functionaliteit is handig voor het boeken van transacties op meerdere rekeningen, zoals bijvoorbeeld:

• U krijgt regelmatig een betaling van 550 die geboekt moet worden op twee rekeningen en daarom drie rijen nodig heeft:
  • (550) incasso van de appartementskosten (geen tegenrekening omdat dit bedrag gesplitst moet worden over twee rekeningen)
  • (500) appartementshuur (tegenrekening huur)
  • (50) extra kosten (tegenrekening voor extra kosten).

U definieert de verdeling over meerdere rijen:

• Extra rijen voor de regel moeten meteen volgen op de rij met !Rule.
  De extra rijen worden direct ingevoegd na de geïmporteerde transactie die overeenkomt met de regel.
• De kolom Doc van de extra rijen moet de tekst !RuleSplit bevatten.
• In de andere kolommen moet u de waarde aangeven die in de extra rijen aangevuld moeten worden. In dit voorbeeld hebben we tegenrekeningen "Rent" en "Admin" en de bedragen 500 en 50 toegevoegd.

Gepersonaliseerde kolommen toevoegen aan regels

Het is mogelijk in de tabel Terugkerende transacties gepersonaliseerde kolommen toe te voegen waarin een notitie of iets anders standaard weergegeven kan worden. Iedere transactie die overeenkomt met de regel wordt in de transactietabel getoond met dezelfde kenmerken.

Een nieuw jaar aanmaken met regels

Wanneer u een nieuw jaar aanmaakt met de opdracht Acties > Nieuw jaar aanmaken, worden de bestaande regels in de tabel Terugkerende transacties automatisch overgenomen in het bestand van het nieuwe jaar.

Boekhouding met dezelfde regels

Als u meerdere gelijkaardige boekhoudingen beheert (bijvoorbeeld voor klanten met vergelijkbare kenmerken), kan het nuttig zijn om reeds aangemaakte regels opnieuw te gebruiken en ze niet telkens opnieuw te moeten schrijven.

Wanneer de boekhoudingen hetzelfde rekeningschema hebben, of ten minste een compatibele structuur, kunt u de Terugkerende transacties van het ene bestand naar het andere kopiëren.

Hoe kopieert u de regels

• Open het bronbestand (het bestand dat de regels bevat die u wilt hergebruiken).
• Geef de tabel Terugkerende transacties weer via de opdracht
  Acties > Terugkerende transacties > Tabel Terugkerende transacties.
• Selecteer de rijen die u wilt kopiëren.
• Gebruik de opdracht Bewerken > Rijen kopiëren.
• Open het doelbestand en geef de tabel Terugkerende transacties weer.
• Plak de regels met de opdracht Bewerken > Gekopieerde Rijen invoegen in de tabel Terugkerende transacties.

U kunt ook een apart boekhoudbestand aanmaken dat als regelbibliotheek wordt gebruikt.
Zo kunt u bij het aanmaken van een nieuwe boekhouding eenvoudig het benodigde regelblok kopiëren en in het doelbestand plakken.

The rule conditions are criteria that define when a completion rule should be automatically applied to a transaction.

They are set during the creation or editing of a rule in the Apply Rules dialog, or directly in the Recurring Transactions table.

The conditions may refer to the Description, Account, Amount, and Date.

A rule is applied only if all the set conditions are met. If even a single condition is not fulfilled, the rule will not be executed. Empty conditions are ignored.


 

Condition on Description

Enter a word or short phrase as a keyword to identify transactions to be automated, based on the text shown in the Description column of the bank statement.

Banana Accounting automatically compares the description text of each transaction with the one specified in the rule and, if it finds a match, applies the associated rule.

To achieve more effective results, it is advisable to use only a few representative keywords (for example, the supplier or service name), so that the rule matches multiple similar transactions.

The search texts can be entered in several ways:

• Exact word or phrase
  • For example, if you enter "Best Insurance 982-948", the program searches imported transactions that contain exactly "Best Insurance 982-948".
  • If you only enter "Insurance", the program searches imported transactions that contain the word "Insurance".
• All words in any order (+ at the beginning)
  • If you enter "+Best Insurance 892-948", the program searches imported transactions that contain the words "Best", "Insurance", and the number "892-948" in any order.
  • All words must be present in the transaction description, but the order is not relevant.
  • The "+" symbol is not considered in the search.

Important: where there is a contract number, a policy number, a customer number, etc., it is recommended to add a "+" in front of the rule. The + allows the rule to search for individual words (or sequences of numbers) regardless of their position within the description of the imported transaction.

• List of words (using |)
  • If you enter "coffee|restaurant", the program searches imported transactions that contain the word "coffee" or "restaurant".
    This method is useful to identify multiple categories without creating separate searches.
• Uppercase and lowercase
  • The search does not distinguish between uppercase and lowercase letters. The entered text will be applied regardless of case.
    All text entered in the Description is displayed in the Description column of the Recurring Transactions table. 

Warning: Do NOT use the entire text from the bank statement as the description, because it is unique for that transaction.

Condition on Account

• Enter the account from which the transactions are imported (bank, post, etc.).
• The program records in Debit or Credit depending on the imported transaction.
• The program automatically posts to Debit or Credit based on the transaction type.
• If the Account field is left empty, the rule applies to all accounts that meet the description condition.

Condition on Amount (or Currency Amount)

• Allows applying a rule only when the transaction has a specific amount.
• Alternatively, if the exact amount is not known, you can define a range of amounts by specifying a minimum, maximum, or a specific interval in which to apply the rule.
  • Available from version 10.2.3 of Banana Accounting Plus (Dev Channel)
  • The condition must:
    • start with the symbol !
    • be enclosed in square brackets [ ]
    • use the unformatted amount, that is, without thousand separators and with a period as decimal separator
      (other formats are not recognized)
    • The operators that can be used are greater >, less <, greater or equal >=, less or equal <=, not equal <>
  • Example: to select transactions with amount greater or equal to CHF 1'000.00:
    [!>=1000.00]

The image shows the Apply Rules dialog where you can select the Amount field and define a number range (in this example, account 1510 Furniture and Fixtures is applied to transactions with the description equal to 'Office supply purchase' and amount greater or equal to CHF 1'000).
Using this filter is useful when assigning different counterpart accounts based on the transaction amount.

Examples of conditions applicable to the Amount column

Condition on Date

Starting from version 10.2.3 of Banana Accounting Plus (Dev Channel) you can apply a rule to transactions that fall within a specific period (for example, only transactions from January).

How to proceed:

• Add a new rule as explained on the page Apply Rules Dialog - Add Rule
• Select the Date field
• Enter the filter condition in the Comment field.
  The condition must:
  • start with the symbol !
  • be enclosed in square brackets [ ]
  • use the date in ISO format YYYY-MM-DD
    (other formats are not recognized)
• Example: to select transactions with dates equal or before April 1st, 2025:
  [!<2025-04-01]
   

The image shows the Apply Rules dialog where you can select the Date field and define a date range (in this example, it is applied to transactions before April 1st, 2025).
Using this filter is helpful when differentiating processes by month, quarter or year — for example, if a specific VAT code applies until a certain date and a different one after that, such as when switching to a new VAT method.

Examples of conditions applicable to the Date column

How to define conditions in the Recurring Transactions table

Conditions can be entered directly in the Recurring Transactions table using the same syntax explained in the previous sections.

Rule weight and conflict resolution

The weight of an autocomplete rule is determined by the number of conditions defined in the rule itself. The greater the number of specified conditions, the greater the weight assigned to the rule.

When multiple rules apply to the same transaction, Banana Accounting selects the rule with the highest weight, considering it more specific. This makes it possible to define generic rules and more detailed rules; in the event of a conflict, the more specific rule is always applied.

For example, the Recurring transactions table may contain the following rules:

If a transaction with the description "Credit Fratelli Bernasconi" is imported into account 1030, both rules apply. However, the second rule has a higher weight because it contains an additional condition on the DebitAcc field. Since it is more specific, it is applied with priority over the first rule.