Import en automatisering

Met de import- en automatiseringsfuncties van Banana Boekhouding kunt u eenvoudig gegevens uit uw bankafschriften integreren en uw transacties automatiseren.
Deze hulpmiddelen vereenvoudigen het dagelijkse beheer, verminderen fouten en maken het boekhoudwerk efficiënter.

Dankzij deze functies kunt u:

  • Tijd besparen door transacties en gegevens automatisch te importeren;
  • Boekingsfouten verminderen dankzij automatiseringsregels;
  • Ervoor zorgen dat transacties in evenwicht zijn door gebruik te maken van de tussenrekening;
  • Uw boekhouding altijd up-to-date houden;
  • Sneller, nauwkeuriger en meer geïntegreerd werken.

Importeren in de boekhouding

Met de functie Importeren in de boekhouding kunt u automatisch transacties, contacten of andere gegevens uit externe bestanden in uw boekhoudbestand invoegen.
U kunt transacties importeren uit bankafschriften, facturatiesoftware of spreadsheets en daarbij het meest geschikte formaat kiezen (CSV, Excel, MT940, ISO 20022, enz.).
Tijdens het importeren koppelt Banana de gegevens aan de juiste rekeningen, waardoor het boeken van transacties aanzienlijk eenvoudiger wordt.

Automatisering

Met de functies voor Automatisering kunt u repetitieve of complexe werkprocessen versnellen.
U kunt importregels definiëren, aangepaste extensies maken of scripts gebruiken die automatisch specifieke acties uitvoeren, zoals tabellen bijwerken, gegevens importeren of rapporten genereren.
Dankzij automatisering kunt u uw boekhouding snel en nauwkeurig up-to-date houden, met minimale handmatige tussenkomst.

De tussenrekening bij het importeren

Tijdens het importeren van transacties dient de Tussenrekening als tijdelijke rekening om ervoor te zorgen dat de boekingen in evenwicht zijn. Wanneer u overboekingen van verschillende bankrekeningen importeert, voorkomt u dat een overboeking twee keer wordt geboekt bij het importeren van gegevens van meerdere banken door de tussenrekening als tegenrekening te gebruiken. Zo blijven de saldi correct.
Dit is een nuttige methode om geïmporteerde transacties correct te controleren en in evenwicht te houden.

Gegevens uit andere programma's importeren

Met de functie Gegevens uit andere programma's importeren kunt u volledige boekhoudbestanden uit andere software of eerdere versies van Banana importeren.
U kunt eenvoudig het rekeningstelsel, de beginsaldi, transacties en contacten overzetten, zodat u zonder onderbreking verder kunt werken. U kunt gegevens importeren in verschillende formaten, zoals .Txt, Excel, CSV, enz.
Banana bevat ook extensies waarmee u gegevens uit andere programma's kunt importeren, zoals: 

Naar boekhouding importeren commando

Het commando Importeren wordt gegeven vanuit het menu Acties → Naar boekhouding importeren. Met dit commando kunt u vanuit bestanden gegevens importeren in de volgende tabellen:

Om gegevens vanuit andere programma's te importeren bezoekt u de pagina Gegevens van andere programma's ophalen.

Procedure voor het importeren

  1. Kies de doeltabel voor de gegevens.
  2. Kies het bestandstype waarvan geïmporteerd wordt.
  3. Geef de bestandsnaam op.
  4. Kies welke transacties moeten worden geïmporteerd.

Ondersteunde importformaten

Er zijn verschillende importformaten beschikbaar overeenkomstig het type van de doeltabel.

  • Vanuit andere Banana Boekhouding bestanden (.AC2)
    Voorbereid om gegevens vanuit bestanden te converteren.
  • Tekstbestand met kolomkoppen (CSV/TXT)
    Voor bestanden die gegevens exporteren in het formaat vereist voor Banana Boekhouding.
    Technische uitleg over hoe dit soort bestanden aangemaakt moeten worden kan gevonden worden op deze pagina, in het Engels.
  • Standaard bestandsformaten (algemeen)
    ISO 20022 (algemeen).
  • Formaten die met een import extensie geïmporteerd kunnen worden.
    Gebruikelijk voor bank afschriften.
    De import extensie is een extra Banana Boekhouding programma dat gegevens van een specifiek formaat omzet.
    U moet de passende extensie installeren.
    Wanneer er een gegevens van een ander bestandstype, dat niet in de lijst staat, geïmporteerd moeten worden, dan kan er een specifieke Banana Import Extensie ontwikkeld worden.

Voorbeeld dialoogvenster Importeren

Importparameters

Bestandsnaam

  • Geef de naam aan van het bestand waarvan de gegevens geïmporteerd moeten worden.
  • Voor sommige soorten bestanden (bijvoorbeeld bankafschriften) geldt het volgende:
    • Kunt u meerdere bestanden tegelijk aangeven door deze in het dialoogvenster Verkennen te selecteren of door deze in te voeren gescheiden door een puntkomma ";".
    • Kunt u een zip bestand aangeven dat meerdere te importeren bestanden bevat.
    • Moeten alle bestanden van het zelfde soort zijn als u er meerdere tegelijk specificeert.

Gegevens importeren vanuit het klembord (Excel)

Met deze functie worden de gegevens vanuit het klembord gelezen in plaats vanuit een bestand.
Dit wordt gebruikt om gegevens te importeren die niet direct door Banana gelezen kunnen worden, zoals bankafschriften in Excel formaat of van een ander programma.

Het voordeel van het importeren van gegevens, en niet gewoon de kopiëren en plakken functie gebruiken, is dat de gegevens worden geconverteerd door de import extensie en automatisch aangevuld.

Ga als volgt te werk:

  • Open het bestand met de gegevens in Excel.
  • Selecteer de gegevens die geïmporteerd moeten worden, inclusief eventuele koprijen.
  • Voor het kopieer commando uit (Ctrl+C) om de gegevens in het klembord te krijgen.

Deze optie wordt alleen voor sommige import soorten getoond.

UTF-8

Kies of de gegevens die geïmporteerd worden in het UTF-8 formaat is.
Deze optie wordt alleen voor sommige import soorten getoond.

Extensies beheren...

Dit commando brengt u naar het Extensies beheren dialoog venster.
U kunt dit gebruiken om:

  • Import extensies te zoeken, toe te voegen of te verwijderen.
  • De parameters van extensies aan te passen.

U kunt het commando ook gebruiken om de extensie instellingen te veranderen.

Instellingen

Met deze knop kunt u de extensie instellingen veranderen.
De knop is zichtbaar vanaf Banana versie 10.1 en dan alleen als de extensie toestaat parameters in te stellen.

OK knop

Deze knop start het importeer proces.

Foutmeldingen

Wanneer er fouten worden gemeld tijdens het importeren the moeten de import extensies eerst worden bijgewerkt.

Wanneer de fouten blijven optreden geef ons dan alstublieft terugkoppeling. Het zou kunnen zijn dat het bestandsformaat is veranderd door de bank of instelling. Wij zullen ons importfilter dan overeenkomstig aanpassen.

 

Importeer je banktransacties in Banana Boekhouding

De eenvoudigste en snelste manier om transacties in Banana Boekhouding Plus in te voeren is de transacties rechtstreeks vanuit het bankafschrift te importeren in de Transacties tabel, zodat u ze niet handmatig hoeft in te voeren.

Na het importeren moeten de transacties worden aangevuld met de benodigde rekeningen en tegenrekeningen. Met het Advanced plan kan ook dit proces worden geautomatiseerd dankzij de Regels voor automatisch aanvullen, waarmee Banana Boekhouding transacties bij volgende importacties automatisch kan herkennen en aanvullen.

Als u daarentegen transacties uit andere bronnen wilt importeren, bijvoorbeeld uit een ander Banana Boekhouding-bestand, raadpleeg dan de pagina Transacties importeren.

▶ Video: Banktransacties importeren (Engelstalig) 

Importprocedure

  1. Kies in het menu Acties > Naar boekhouding importeren in het veld Importeren de optie Transacties.
  2. Kies het bestandstype dat u wilt importeren. De verschillende beschikbare formaten worden verderop beschreven.
  3. Selecteer met de knop Bladeren een of meer bestanden met de transacties die u wilt importeren.
  4. Stel de importparameters in volgens uw behoeften.
  5. Bevestig met OK.

Raadpleeg voor meer informatie over de verschillende beschikbare opties de pagina Naar boekhouding importeren.

Dialogo Importa in contabilità

Nadat u de import hebt bevestigd, worden de gegevens gelezen en verschijnen de dialoogvensters die nodig zijn om de bewerking te voltooien:

Meerdere bestanden tegelijk importeren

In het veld Bestandsnaam wordt het pad weergegeven van het bestand dat van de bank is gedownload. U kunt ook meerdere bestanden selecteren of een ZIP-bestand met verschillende bankafschriften.

Deze mogelijkheid is bijvoorbeeld handig:

  • als de bank voor elke dag een camt.053-bestand levert, kunt u alle bestanden van de maand selecteren en in één keer importeren
  • als de bank een ZIP-bestand levert, kunt u rechtstreeks het bestand selecteren dat alle bankafschriften bevat.

Bestanden die tegelijkertijd worden geïmporteerd, moeten van hetzelfde type zijn. Het is niet mogelijk verschillende formaten samen te importeren.

Importformaten voor bankafschriften

Vanuit het menu Acties > Naar boekhouding importeren > Transacties importeren kunt u het formaat kiezen dat overeenkomt met het bestand dat door uw bank wordt geleverd.

Veel formaten worden verwerkt via importextensies, waarmee Banana Boekhouding Plus bestanden kan lezen die door verschillende banken beschikbaar worden gesteld.

Extensies kunnen worden geïnstalleerd en bijgewerkt via het menu Extensies > Extensies beheren.

Standaardformaten

Er zijn verschillende standaardformaten beschikbaar:

Deze formaten zijn beschikbaar in de plannen Professional en Advanced en in het Free plan tot 70 rijen.

Bankspecifieke formaten

Naast de standaardformaten bieden veel banken CSV-bestanden of andere specifieke formaten aan.

Deze bestanden kunnen aanvullende informatie bevatten ten opzichte van een normaal bankafschrift, bijvoorbeeld:

  • IBAN;
  • QR-referenties;
  • informatie over de betaler of begunstigde;
  • factuur- of klantnummer;
  • aanvullende betalingsgegevens.

Banana Boekhouding biedt specifieke importextensies voor talrijke banken. Omdat bankformaten in de loop van de tijd kunnen veranderen, is het belangrijk de extensies up-to-date te houden.

Via het menu Extensies > Extensies beheren kunt u de extensie voor uw bank zoeken en installeren.

Bankspecifieke formaten zijn beschikbaar met het Advanced plan van Banana Boekhouding Plus.

Als u het Professional plan gebruikt, kunt u op elk moment overstappen naar het Advanced plan door het verschil te betalen.

Geïmporteerde transacties automatisch aanvullen

Wanneer u een bankafschrift importeert, voegt Banana Boekhouding de gegevens uit het bankbestand toe aan de Transacties tabel.

Met de Regels voor automatisch aanvullen, beschikbaar in het Advanced plan, kunt u bepalen hoe Banana terugkerende transacties automatisch moet aanvullen.

Bij volgende importacties kan het programma zo bepaalde transacties herkennen en automatisch de benodigde boekhoudgegevens invoeren, waardoor het handmatige werk verder wordt verminderd.

Structuur van het importbestand

Een bankafschriftbestand bevat normaal gesproken de belangrijkste informatie over elke transactie:

  • datum
  • transactienummer, indien beschikbaar
  • beschrijving
  • inkomend of uitgaand bedrag.

Bij het importeren geeft u de boekhoudrekening aan waartoe de transacties behoren. Banana Boekhouding kan vervolgens de boekingen aanmaken door de rekening in de juiste Debet- of Creditkolom in te voeren.

Het is ook mogelijk importextensies te maken voor andere formaten van bankafschriften.

Raadpleeg voor meer technische informatie de technische aanwijzingen voor het importeren van een bestand met inkomsten en uitgaven (Engelstalig).

FAQ

Ik zie het formaat voor het bankafschrift van mijn bank niet. Wat kan ik doen?

Ga naar het menu Extensies > Extensies beheren en werk de lijst met beschikbare extensies bij. Vervolgens kunt u de filters of de zoekfunctie gebruiken om het formaat van uw bank te vinden.
Als het formaat niet beschikbaar is, controleer dan ook of uw bank het bankafschrift in een standaardformaat, zoals ISO 20022, kan downloaden.

Mijn bank staat niet in de lijst met ondersteunde formaten. Kan deze worden toegevoegd?

Ja. Het is mogelijk nieuwe extensies te maken voor bankformaten die nog niet worden ondersteund. 
U kunt contact opnemen met onze klantenservice. Er is ook betaalde ondersteuning beschikbaar voor de implementatie van aangepaste formaten.

Ik zie alleen verzamelopdrachten en niet de afzonderlijke betalingen. Waarom?

Dit hangt af van de instellingen die in internetbankieren worden gebruikt. Sommige banken groeperen betalingen die als verzamelopdracht zijn uitgevoerd en tonen daarom slechts één transactie op het bankafschrift.
Kies, indien beschikbaar, in internetbankieren de optie losse opdracht in plaats van verzamelopdracht, zodat de afzonderlijke betalingen apart op het bankafschrift worden weergegeven.

Is het ook mogelijk creditcardafschriften te importeren?

Ja. Met Banana Boekhouding kunt u transacties van verschillende creditcards importeren.
Als het formaat van uw creditcard nog niet beschikbaar is, kan worden bekeken of er op basis van een voorbeeldbestand een importextensie kan worden gemaakt.
Raadpleeg ook de pagina Creditcardtransacties importeren.

Is het mogelijk gegevens uit andere software, waaronder Easy Salary, te importeren?

Ja. Met Banana Boekhouding kunt u gegevens uit verschillende programma's overnemen.
Raadpleeg de pagina Gegevens van andere programma's overdragen voor de beschikbare mogelijkheden.

Download je banktransacties

Om de bedrijfsboekhouding up-to-date te houden, is het essentieel om regelmatig banktransacties te importeren. Met deze transacties kunt u het boekingsproces automatiseren, zodat u niet elke boeking handmatig hoeft in te voeren en mogelijke fouten voorkomt. 

Waar kunt u banktransacties downloaden?

Documenten met banktransacties moeten, ongeacht de manier waarop ze worden verkregen, altijd in dezelfde map worden opgeslagen. Deze map kan zich in de hoofdmap van de boekhouding of op een andere locatie bevinden. Voor een overzichtelijke organisatie is het raadzaam om een mappenstructuur aan te maken met een algemene hoofdmap en specifiekere submappen. Zo verkleint u het risico op fouten, vooral wanneer u besluit de transacties handmatig te importeren. 

Door de gegevens altijd op dezelfde locatie te bewaren, voorkomt u importproblemen en hoeft u het standaardpad voor het importeren niet telkens bij te werken. Bovendien wordt afgeraden deze bestanden vóór het importeren te openen en te wijzigen, omdat dit fouten bij het herkennen van transacties kan veroorzaken. 

Verschillende bestandsformaten voor banktransacties

Onze software biedt talrijke extensies waarmee u boekhoudgegevens in verschillende formaten kunt importeren. De meest voorkomende formaten zijn CAMT, CSV en XLSX.

Het CAMT-formaat (Cash Management), gedefinieerd door de ISO 20022-standaard, wordt door banken gebruikt om elektronische rekeningafschriften op een gestructureerde manier aan te bieden. De bestanden bevatten gedetailleerde informatie, zoals de datum, het bedrag, de beschrijving en de referenties van elke transactie. Er zijn verschillende soorten CAMT-bestanden beschikbaar:

  • camt.052: intraday-rekeningafschrift (transacties gedurende de dag)
  • camt.053: rekeningafschrift aan het einde van de dag
  • camt.054: melding van debet- en creditboekingen met details van afzonderlijke transacties

Het CSV-formaat (Comma-Separated Values) is een tekstbestand waarin komma's worden gebruikt om de gegevens in de afzonderlijke cellen van een tabel te scheiden. Dit formaat is compatibel met de meeste softwareprogramma's. Het CSV-formaat verschilt per bank en wordt regelmatig bijgewerkt.

Het XLSX-formaat is een Microsoft Excel-bestand dat wordt gebruikt om spreadsheets op te slaan. Een XLSX-bestand kan gegevens, formules, opmaak, grafieken en meerdere werkbladen binnen hetzelfde document bevatten.

Onlangs hebben we een nieuwe extensie ontwikkeld waarmee CAMT-bestanden van alle banken kunnen worden geïmporteerd. Hierdoor wordt het ophalen van banktransacties nog eenvoudiger en sneller. 

Bekijk welke formaten u met uw abonnement kunt downloaden.

Manieren om banktransacties te downloaden

Er zijn drie belangrijke manieren om deze gegevens te verkrijgen:

  • Online bankieren
  • Multibanking

Afhankelijk van de gekozen methode moet u meer of minder aandacht besteden aan de opslaglocatie van de bestanden. Het handmatig downloaden via het bankportaal vereist extra aandacht.

Online bankieren

De traditionele en meest gebruikte handmatige methode bestaat uit het rechtstreeks aanmelden bij het onlinebankierportaal van uw bank. Nadat u bent ingelogd, kunt u naar het gedeelte met rekeningtransacties gaan en de bestanden downloaden in een van de standaardformaten die compatibel zijn met boekhoudsoftware.

Hoewel dit proces eenvoudig is, vereist het handmatige handelingen: de gebruiker moet inloggen op het bankplatform, de rekening selecteren en de bestanden downloaden en op de computer opslaan om ze vervolgens in de boekhoudsoftware te importeren.

Multibanking

Multibanking is een verdere ontwikkeling van de traditionele handmatige methoden en is bedoeld voor bedrijven en professionals die veel bankrekeningen bij verschillende banken beheren. Dankzij deze functie kunt u via één platform of e-bankinginterface meerdere rekeningen raadplegen, ook wanneer deze bij verschillende banken worden aangehouden. Dit vereenvoudigt het contact met elke afzonderlijke bank. De meeste multibankingoplossingen zijn gebaseerd op de internationale EBICS-standaard (Electronic Banking Internet Communication Standard), die een veilige uitwisseling van informatie en betaalopdrachten tussen bedrijven en banken waarborgt.

De belangrijkste stappen voor het implementeren van multibanking zijn:

  • Het contract met de hoofdbank aanpassen
    De eerste stap is contact opnemen met uw hoofdbank om de activering van de multibankingdienst aan te vragen. U moet een aanvulling op het bestaande contract ondertekenen, waarmee u de bank toestemming geeft om meerdere bankrekeningen te beheren.
  • Overeenkomsten sluiten met de aangesloten banken
    Voor elke andere bank die u wilt koppelen, moet u een machtiging ondertekenen waarmee de hoofdbank toegang krijgt tot de gegevens van de betreffende rekeningen.
  • Technische activering en verstrekking van toegangsgegevens
    Nadat de contractuele stappen zijn afgerond, moet u de technische instructies volgen om toegang via API's of tools van derden mogelijk te maken. Dit kan onder meer het verstrekken van toegangsgegevens of het activeren van specifieke authenticatiemethoden omvatten.

Zodra alle bankrelaties zijn gekoppeld, kunt u banktransacties en bankgegevens centraal downloaden en betaalopdrachten vanuit één toepassing verwerken. Hoewel het proces gedeeltelijk handmatig blijft, helpt multibanking tijd en middelen te besparen door het aantal afzonderlijke aanmeldingen te verminderen en het algemene beheer te vereenvoudigen.

Geautomatiseerd importeren en boeken

Zodra de banktransacties beschikbaar zijn, kunt u gebruikmaken van de verschillende functies die Banana biedt. Ongeacht de gekozen methode voor het downloaden van bankgegevens kunt u met de functie “Banktransacties importeren in ISO 20022-formaat (geavanceerd) [BETA]” het bijwerken van de boekhouding automatiseren, zowel voor dubbel boekhouden als voor de boekhouding van inkomsten en uitgaven, met behulp van CAMT-bestanden (052/053/054). Het programma leest de XML-bestanden uit een aangewezen map, slaat ze op in een lokale database, herkent nieuwe transacties die nog niet zijn geboekt en stelt deze voor om te importeren. Zo worden dubbele boekingen voorkomen. 

Deze functie is uitsluitend beschikbaar met het Advanced-abonnement van Banana Boekhouding Plus. U kunt deze functie ook met het Free- of Professional-abonnement uitproberen, tot maximaal 70 transactieregels.

Nadat de banktransacties zijn geïmporteerd, worden ze dankzij onze regels voor automatisch aanvullen (Advanced-abonnement) automatisch omgezet in volledige boekingen. Dit bespaart tijd en voorkomt invoerfouten. Zo kunt u uw boekhouding sneller, efficiënter en nauwkeuriger bijhouden.

Transacties importeren dialoogvenster

U opent het dialoogvenster Transacties importeren vanuit het menu:

De weergave van de elementen in het venster hangt af van het soort bestand dat wordt geïmporteerd:

Transacties importeren dialoog

Met deze dialoog kunt u aangeven hoe gegevens worden ingevoerd in de rekeningen.

Voorbeeld dialoogvenster Transacties importeren

Doelrekening

Deze optie verschijnt wanneer gegevens worden geïmporteerd vanuit een bankafschrift of vanuit de inkomsten en uitgaven transacties van een boekhouding in tekst formaat.

  • Voer de rekening van uw rekeningschema in dat bij het geïmporteerde afschrift hoort.
  • Als u dit veld leeg laat vult het programma de rekening [A] (van Account) in zodat u later kunt aangeven of het een debet of credit transactie is.

Selecteer transacties

Start datum, Eind datum

Voer de start- en einddatum in van de periode die bij de te importeren transacties hoort. De periode kan ook automatisch worden gekozen in de velden onder het data gedeelte.

Niet importeren indien dezelfde Externe verwijzing, Datum, Bedrag bestaat

Wanneer deze optie actief is kunt u het importeren van reeds geïmporteerde transacties achterwege laten om te voorkomen dat transacties dubbel geboekt worden. Deze optie kan alleen geactiveerd worden als in te importeren transacties de kolom "Externe verwijzing" aanwezig is.

Op datum sorteren

Deze optie is standaard actief en daarmee kunnen de geïmporteerde transacties op datum gesorteerd worden.

De transacties voltooien met

Waarden automatisch aanvullen

Deze optie is alleen nodig voor boekhoudingen met BTW en vreemde valuta. Als deze is geactiveerd kunnen waardes die ontbreken in de geïmporteerde gegevens automatisch worden aangevuld (bijvoorbeeld de wisselkoers in de wisselkoerstabel).

Regels toepassen (alleen Advanced plan)

De optie is niet beschikbaar voor het importeren van transacties vanuit een dubbel boekhouden bestand (.ac2 formaat).

Zie ook: Regels voor automatisch aanvullen van transacties.

  • Wanneer deze optie is geactiveerd en wanneer u bevestigd met OK wordt de Apply Rules dialoog geopend.
  • Wanneer u deze optie niet heeft geactiveerd kunt u deze ook openen door het commando uit te voeren vanuit het menu Acties → Terugkerende transacties→ Regels toepassen...
  • Deze optie wordt standaard geactiveerd als er al import regels in de terugkerende transacties tabel staan.

Tijdelijke tegenrekening

De optie is niet beschikbaar voor het importeren van transacties vanuit een dubbel boekhouden bestand (.ac2 formaat).

Er moet een tijdelijke rekening worden aangegeven om een tegenrekening voor de boeking te hebben. De  rekening moet daarna worden vervangen door de correcte tegenrekening, handmatig of met de regels voor automatisch aanvullen.
Het programma stelt standaard rekening [CA] (Contra account) voor.
Nadat de boekingen voltooid zijn zou er geen transacties mogen zijn met de tijdelijke rekening.

Initieel documentnummer

De optie is niet beschikbaar voor het importeren van transacties vanuit een dubbel boekhouden bestand (.ac2 formaat).
Dit is het documentnummer dat toegekend wordt aan de eerste boeking van de geïmporteerde transacties. 
Volgende nummers worden automatisch opgehoogd.

Transacties groeperen op factuurnummer

Als het importbestand waarden bevat in de kolom Factuur laat de dialoog ook de volgende opties zien:

Voorbeeld importeren uit bestand met facturen

  • Transacties groeperen op factuurnummer
    In dit geval worden de rijen met hetzelfde factuurnummer gegroepeerd zodat er maar één transactie is voor dezelfde rekening en dezelfde BTW code. Zie uitleg over het importeren van factuurgegevens (Engelstalig).
     
  • Doelrekening voor saldiverschillen
    Wanneer BTW codes worden gebruikt kunnen er afrondingsverschillen ontstaan van een paar centen.
    In dit geval creëert Banana Boekhouding Plus een extra transactie, waarin dit verschil kan worden geboekt, voor iedere factuur.
    Het is uiteraard nodig er op te letten dat in de gegevens die geïmporteerd worden credit en debet in balans zijn. Als dit niet het geval is bevat de transactie het verschil tussen debet en credit.

Bewerken van geïmporteerde transacties

Het programma maakt transacties aan en voegt deze toe aan het einde van de transactietabel.
De transacties kunnen bewerkt worden of verwijderd.
Het programma vult symbolen in de kolommen debetrekening en creditrekening in een dubbel boekhoudbestand en in de kolommen rekening en categorie in een inkomsten/uitgaven boekhoudbestand.
De symbolen moeten vervangen worden door de juiste rekening of categorie.

  • [A]
    Dit symbool wordt getoond als er geen doelrekening is aangegeven in het dialoogvenster.
    In plaats van het symbool [A] moet de rekening die hoort bij de bankrekening ingevuld worden.
  • [CA]
    Dit symbool geeft aan dat het juiste tegenrekening nummer ingevoerd moet worden de cel om de debet- of creditrekening aan te geven.

Voor rijen met slechts één tegenrekening staan zowel de rekening of het symbool [A] als het symbool van de tegenrekening [CA] op dezelfde rij.
Voor rijen met meerdere tegenrekeningen (transacties op meerdere rijen), zal elke rij het rekening- of tegenrekening symbool [CA] hebben. Als het symbool [CA] niet zou worden vermeld, zou het onmogelijk zijn om te zien of de mutatie een debet- of een creditmutatie is.

 

ISO20022-bestand importeren

Met Banana Boekhouding Plus kunt u banktransacties in verschillende formaten importeren. 
Het ISO 20022-formaat is een internationale standaard die inmiddels door alle Europese banken beschikbaar zou moeten worden gesteld. Dit formaat kan ook ISO xml, xml, camt.053, camt.054 of anders worden genoemd. Banktransacties in het ISO 20022-formaat kunnen op twee manieren worden geïmporteerd:

Algemene handmatige ISO 20022-import

Handmatige import van banktransacties, één bestand tegelijk, beschikbaar met het Professional-abonnement:

  • De gebruiker downloadt het ISO 20022-bestand van de bank en slaat het op in een map op de computer.
  • Vervolgens importeert de gebruiker dit bestand handmatig in Banana. 

Deze import is mogelijk dankzij de extensie Bankafschrift Camt ISO 20022 Zwitserland (Banana+) voor Zwitserland en een algemeen importfilter dat met de toepassing wordt meegeleverd voor andere landen.
De import moet telkens handmatig worden herhaald.

Geavanceerde ISO 20022-import [Beta]

Geavanceerde import van banktransacties uit meerdere bestanden tegelijk, beschikbaar met het Advanced-abonnement. Dit versnelt het werk aanzienlijk, omdat de gebruiker niet meer hoeft te controleren voor welke periode de transacties moeten worden geïmporteerd:

  • De gebruiker kiest een map met ISO 20022-bestanden van verschillende bankrekeningen.
  • Met één opdracht in Banana geeft het programma aan of er nieuwe banktransacties zijn die moeten worden geïmporteerd.

Deze nieuwe functie voor geavanceerde import is mogelijk dankzij de extensie Swiss Camt ISO20022 Reader.

Deze functie is uitsluitend beschikbaar met het Advanced-abonnement van Banana Boekhouding Plus. U kunt deze functie ook met het Free- of Professional-abonnement uitproberen, tot maximaal 70 boekingsregels.

Vereisten:

Banktransacties importeren in ISO 20022-formaat (generiek)

Met Banana Boekhouding Plus kunt u banktransacties in verschillende formaten importeren.

ISO 20022 is een internationale standaard voor het versturen van financiële gegevens die nu gebruikt zou moeten worden door alle Europese banken. 

Dit formaat wordt ook wel aangeduid als ISO xml, xml, camt.053, camt.054, en andere. Bij sommige banken is het ISO 20022 formaat misschien niet standaard beschikbaar maar moet worden aangevraagd. Het ISO 20022 formaat vervangt de oude MT940 standaard. Met het importeren van het ISO 20022 formaat kunt u met Banana Boekhouding Plus ook automatisch open facturen van klanten afsluiten.

De CAMT categorie groepeert de formaten de gebruikt worden voor het rekeningoverzicht, overzicht van rekeningtransacties en rekening saldo verificatie:

  • camt052: Rekeningoverzicht
  • camt053 (inclusief versie 4): Rekeningtransacties
  • camt054: Credit / Debet bevestiging

Het  ISO-20022 bestand bekijken

Banana Boekhouding Plus biedt de mogelijkheid om de inhoud van een CAMT bestand te bekijken.

Gegevens importeren in de boekhouding

Ga te werk als aangegeven voor het commando Menu>Naar boekhouding importeren.
Gecomprimeerde bestanden kunnen ook worden geopend met deze functie. In dat geval vraagt het programma aan de gebruiker uit welk bestand de te importeren gegevens gehaald moeten worden.

Technische opmerkingen over het converteren van ISO 20022 bestanden

De ISO 20022-norm codeert de boekhoudkundige gegevens van het bankafschrift zeer nauwkeurig. Desalniettemin laat zij enige ruimte voor het invoegen van aanvullende informatie over de rekening en de transacties.
Bij het lezen van het bestand probeert Banana Boekhouding Plus zichzelf aan te passen aan de manier waarop het ISO 20022 bestand geordend is.
  • Leest de van toepassing zijnde coderingen voor het openingssaldo
  • Leest de van toepassing zijnde coderingen voor het eindsaldo
  • De hele inhoud wordt gelezen en omgezet in transacties
    • Transactiedatum (Datum)
    • Valutadatum
    • Transactiebedrag (positief of negatief)
    • Beschrijving 
      Nu laat Banana Boekhouding Plus de verschillende beschrijvingen als één enkele tekst zien. In de toekomst is het mogelijk deze informatie gescheiden op te halen kolommen aan te geven waar de gegevens terecht moeten komen.
    • Onderscheid van transacties per regel en transacties over meerdere regels.
      Voor transacties over meerdere regels wordt één regel gebruikt voor de totale som en aparte regels voor transacties die samen het totaal vormen.

Landspecifieke informatie

Ieder land en/of bank heeft de mogelijkheid naar eigen wensen extra informatie toe te voegen in het ISO 20022 bestand. Banana Boekhouding Plus biedt een algemeen filter bij het programma (Engelstalig) en meerdere land en/of bank-specifieke filters uitgegeven als Banana Extensie. Om deze extra informatie in uw boekhouding te importeren moet u het filter installeren en gebruiken dat het meest geschikt is voor uw bank en/of land. Bijvoorbeeld filters voor gebruik in Nederland.

 

Banktransacties importeren in ISO20022-formaat (geavanceerd) [BETA]

Met deze nieuwe functie kunt u uw boekhouding bijwerken door banktransacties automatisch te importeren uit Camt-bestanden (052, 053, 054). Dankzij deze vernieuwing kunt u:

  • Het volledige proces voor het boeken van transacties versnellen.
  • Het risico op handmatige fouten verminderen.
  • Dubbele boekingen voorkomen, omdat alleen transacties worden geïmporteerd die nog niet in uw boekhouding voorkomen.

Het programma leest de Camt-bestanden uit een geselecteerde map, slaat de inhoud op in een lokale database en herkent nieuwe transacties die nog niet zijn geboekt. Deze worden vervolgens voorgesteld om in uw boekhouding te importeren, waardoor het financiële beheer aanzienlijk eenvoudiger wordt. Na het importeren kunt u regels voor automatisch aanvullen gebruiken om uw werk verder te vereenvoudigen.

Deze functie bevindt zich momenteel in de BÈTA-versie en is beschikbaar voor experimenteel gebruik met Banana Boekhouding Plus (Advanced-abonnement), zowel voor dubbel boekhouden als voor een boekhouding van inkomsten en uitgaven. Wij verwelkomen suggesties en feedback om deze functie te verbeteren.

Vereisten

Gegevens voorbereiden

Controleer voordat u met het importeren begint of aan de volgende vereisten is voldaan:

  • CAMT-bestanden organiseren:
    Maak een aparte map met alle Camt-bestanden (*.xml) die u in uw boekhouding wilt importeren.
    U kunt de bestanden in deze map naar wens organiseren, bijvoorbeeld per boekjaar of per financiële instelling.
  • Toegangsrechten:
    Zorg ervoor dat het programma de geselecteerde map kan lezen en erin kan schrijven. Zo worden de gegevens en importinformatie correct opgeslagen.
  • IBAN's instellen:
    Controleer voor elke rekening in het boekhoudbestand of u het IBAN hebt ingevoerd in de kolom 'BankIban' van de tabel 'Rekeningen'.

Eerste gebruik

Wanneer u de opdracht "Banktransacties importeren (Camt ISO20022)" in het menu Acties voor het eerst gebruikt, vraagt het programma u de map met de Camt-bestanden te selecteren. Deze keuze wordt opgeslagen, zodat het programma bij volgende importbewerkingen automatisch dezelfde map gebruikt zonder opnieuw naar het pad te vragen.

Houd er rekening mee dat de eerste uitvoering langer kan duren. Het programma moet alle bestanden in de map lezen, verwerken en opslaan en analyseert de inhoud van elk bestand. Tijdens deze fase toont een voortgangsbalk de huidige status van de bewerking, met zowel het voltooiingspercentage als het aantal verwerkte bestanden ten opzichte van het totaal. Dezelfde voortgangsindicator verschijnt zowel tijdens het lezen van de bestanden uit de map als tijdens het openen en lezen van de inhoud ervan.

Bij volgende importbewerkingen verloopt het proces veel sneller, omdat het programma alleen de inhoud van nieuwe bestanden leest en importeert. Het weet immers al welke gegevens eerder in de database zijn opgeslagen. Hierdoor kosten toekomstige bewerkingen aanzienlijk minder tijd en verloopt het werk vlotter en efficiënter.

Bestanden verwerken

Progress dialog

De verwerking van Camt-bestanden verloopt in twee afzonderlijke fasen:

  • Bestanden in de map lezen:
    In de eerste fase analyseert het programma de geselecteerde map en identificeert het alle aanwezige bestanden, die aan de interne database worden toegevoegd. Tijdens dit proces verschijnt een voortgangsbalk die aangeeft welk deel van de bestanden al is gelezen ten opzichte van het totale aantal.
  • De inhoud van de bestanden lezen:
    Nadat het lezen van de bestanden is voltooid, begint de tweede fase. Het programma opent de bestanden die in de database zijn opgeslagen, leest hun inhoud en verwerkt de gegevens. Ook tijdens deze fase verschijnt een afzonderlijke voortgangsbalk die duidelijk het voltooiingspercentage en het aantal verwerkte bestanden weergeeft.

Als een van deze processen om welke reden dan ook wordt onderbroken, bewaart het programma de gegevens die al zijn opgeslagen. Bij de volgende import wordt het proces automatisch hervat vanaf het punt waar het was onderbroken, zonder opnieuw te moeten beginnen. Dit zorgt voor een efficiënte werkwijze en voorkomt dat reeds voltooide verwerkingsstappen moeten worden herhaald.

Dialoogvenster Banktransacties importeren

Het importdialoogvenster biedt een overzicht van de verwerkte bestanden, de gebruikte parameters en de transacties die moeten worden geïmporteerd. U kunt de parameters in het dialoogvenster op elk moment wijzigen. De gegevens worden dan onmiddellijk opnieuw berekend.

Tabblad Map

Folder Tab

Het tabblad 'Map' biedt een algemeen overzicht van de import en toont de momenteel geselecteerde map, de bestanden die moeten worden verwerkt en enkele opties om de inhoud te filteren.

  • Map selecteren:
    Hier kunt u het pad naar de werkmap bekijken en wijzigen. Het programma controleert voortdurend of het geselecteerde pad geldig is en toont een foutmelding als de map niet bestaat of niet toegankelijk is.
  • De map hernoemen of verplaatsen:
    Als u de naam of locatie van de map wijzigt, moet u het pad in dit dialoogvenster bijwerken. Het programma bewaart het laatst gebruikte pad en toont een waarschuwing als het de map niet kan vinden.
  • Bestanden in de map hernoemen:
    U kunt de bestanden in de map vrij hernoemen. Het programma baseert zich niet op de bestandsnaam, maar op de inhoud. Zelfs als twee bestanden verschillende namen maar dezelfde inhoud hebben, beschouwt het programma ze als duplicaten en importeert het er slechts één.
  • Submappen negeren:
    Deze optie is standaard ingeschakeld, zodat bestanden in submappen worden uitgesloten. Dit is handig als u bijvoorbeeld alleen bestanden wilt importeren die betrekking hebben op de huidige boekhoudperiode, zonder oudere of niet-relevante gegevens mee te nemen. Als u deze optie uitschakelt, worden alle Camt-bestanden in submappen in de database opgenomen, ongeacht de datum of bestandsorganisatie.
  • Bestanden ouder dan ... negeren:
    Als u in dit veld een datum instelt, leest het programma de inhoud van bestanden die ouder zijn dan die datum niet. Standaard worden bestanden die ouder zijn dan de begindatum van de boekhouding wel in de database opgeslagen, maar niet geanalyseerd. Door deze datum aan te passen, kunt u de periode nauwkeuriger afbakenen. Als u een ongeldige datum invoert, vervangt het programma deze automatisch door de huidige datum.
  • Alle bestanden lezen:
    Met deze knop dwingt u het programma om onmiddellijk alle bestanden in de map opnieuw te lezen, zonder op de normale dagelijkse controle te wachten. Dit is vooral handig wanneer u nieuwe bestanden toevoegt en deze meteen wilt importeren, zonder op de volgende automatische update te wachten.

Tabblad Bankrekeningen

Bank Accounts Tab

Het tabblad 'Bankrekeningen' biedt een gedetailleerd overzicht van alle bankrekeningen in uw boekhouding. Voor elke rekening toont het programma zowel statische informatie (zoals het huidige saldo in uw boekhouding) als dynamische gegevens, die op basis van de recentste importbewerkingen worden bijgewerkt.

Informatie die voor elke rekening wordt weergegeven

  • Boekhoudsaldo:
    Toont het huidige bedrag dat voor deze rekening in de boekhouding is geregistreerd.
  • Laatste banksaldo:
    Toont het meest recente banksaldo dat rechtstreeks uit de Camt-bestanden is opgehaald. Zo kunt u het saldo in uw boekhouding onmiddellijk vergelijken met het werkelijke banksaldo.
  • Nieuwe transacties:
    Geeft aan hoeveel nieuwe transacties in de Camt-bestanden zijn gevonden die nog niet in de boekhouding zijn geregistreerd.
  • Totaal nieuwe transacties:
    Toont het totale bedrag van de nieuwe transacties die voor deze rekening moeten worden geïmporteerd, zodat u snel inzicht krijgt in de omvang van de openstaande transacties.
  • Laatste import:
    Geeft de datum aan waarop de map voor het laatst volledig is gelezen. Dit biedt een nuttige tijdsaanduiding voor de laatste update.
  • Status:
    • Bijgewerkt: Er zijn geen nieuwe transacties om voor deze rekening te importeren.
    • Nieuwe transacties: Er zijn nog niet geboekte transacties gevonden die klaarstaan om in de boekhouding te worden geïmporteerd.

Tabblad Transactiedetails

Transaction Details Tab

Op het tabblad 'Transactiedetails' vindt u alle banktransacties die in de Camt-bestanden zijn geïdentificeerd maar nog niet in de boekhouding zijn geïmporteerd, gegroepeerd per rekening. In dit overzicht kunt u openstaande transacties snel analyseren, hun relevantie controleren en selecteren welke u wilt importeren.

  • Transacties selecteren om te importeren:
    Met de beschikbare selectievakjes kunt u bepaalde transacties tijdelijk uitsluiten of, indien gewenst, alle transacties van een specifieke rekening. Uitgesloten transacties worden niet definitief verwijderd. Ze worden opnieuw voorgesteld wanneer u het dialoogvenster de volgende keer opent, zodat u op elk moment opnieuw kunt beslissen of u ze wilt importeren. Momenteel is het niet mogelijk een transactie definitief uit te sluiten.
  • Alleen transacties vanaf een bepaalde datum meenemen:
    Om het aantal weergegeven transacties te beperken, kunt u een datum instellen vanaf wanneer nieuwe transacties voor import in aanmerking komen. Standaard gebruikt het programma de begindatum van de boekhouding. Als u een andere datum instelt, worden alleen transacties weergegeven die na die dag hebben plaatsgevonden. Eerdere transacties worden genegeerd. Deze functie is vooral handig als transacties in het verleden zonder unieke identificatiecode (kolom ExternalReference) zijn geïmporteerd, bijvoorbeeld vanuit CSV-bestanden. In dat geval kunt u een datum instellen die na de laatst geboekte transactie ligt, zodat oudere transacties niet opnieuw worden voorgesteld. Als u een ongeldige datum invoert, vervangt het programma deze automatisch door de huidige datum.
  • Unieke identificatie van transacties:
    Transacties uit CAMT-bestanden (052, 053 en 054) moeten volgens de ISO 20022-standaard altijd een unieke identificatiecode bevatten. Het programma gebruikt deze identificatiecode samen met het IBAN van de bankrekening waartoe de transactie behoort om de transactie eenduidig te identificeren. De identificatiecode wordt daarom samengesteld volgens het formaat: IBAN:TransactionId.

Tabblad Instellingen

Settings tab

Tabblad Instellingen

Op het tabblad 'Instellingen' kunt u enkele geavanceerde aspecten van het importproces beheren, waaronder de mogelijkheid om de oorspronkelijke gegevensstatus te herstellen en te bepalen hoe reeds verwerkte bestanden worden herkend.

  • Opgeslagen gegevens verwijderen:
    Met deze functie kunt u alle gegevens van eerdere importbewerkingen verwijderen die in de interne database zijn opgeslagen. Nadat u de verwijdering hebt bevestigd, wordt u automatisch doorgestuurd naar het tabblad 'Map', waar de standaardwaarden worden hersteld.
    • Nieuwe import: Als u na het verwijderen van de gegevens een nieuwe import wilt uitvoeren, klikt u op de knop 'Alle bestanden lezen'.
    • Beperkte gevolgen voor importgegevens: Het verwijderen van gegevens uit de interne database heeft geen invloed op informatie die al in de boekhouding aanwezig is.
    • Database volledig verwijderen: Met deze opdracht worden alleen de databasetabellen leeggemaakt. Als u de database volledig wilt verwijderen, moet u het bestand '*.db' in de geselecteerde map handmatig verwijderen.
  • Altijd controleren of bestanden bestaan met behulp van hashing:
    Met deze optie bepaalt u hoe het programma reeds verwerkte bestanden herkent:
    • Hashing (langzamer): Als u deze optie selecteert, berekent het programma voor elk bestand een unieke hash. Hierdoor worden duplicaten nauwkeurig herkend, ook wanneer bestandsnamen of paden veranderen. Deze methode kan het lezen van bestanden echter vertragen.
    • Naam, datum en grootte controleren (standaard): Als het selectievakje niet is ingeschakeld, vergelijkt het programma alleen de bestandsnaam (inclusief het pad), de aanmaakdatum en de bestandsgrootte om te bepalen of een bestand uniek is. Deze methode is sneller, maar mogelijk minder betrouwbaar wanneer bestanden worden hernoemd terwijl de inhoud hetzelfde blijft.

De boekhoudrekening wijzigen die aan een IBAN is gekoppeld

U kunt de boekhoudrekening die aan een IBAN is gekoppeld rechtstreeks in de tabel Rekeningen wijzigen.
Als banktransacties voor dezelfde bankrekening in het verleden echter al met een andere boekhoudrekening zijn geïmporteerd, moeten de gegevens die in de database zijn opgeslagen worden verwijderd.

Dit kunt u doen op het tabblad Instellingen van het importdialoogvenster, met de knop Opgeslagen gegevens verwijderen.
Daarna moet u de gegevens opnieuw uit de map laden met de knop Alle bestanden lezen op het tabblad Map.

Met deze procedure kan het programma de juiste koppelingen tussen het IBAN en de boekhoudrekening opnieuw aanmaken volgens de nieuwe instellingen.

Het verwijderen van gegevens uit de database heeft op geen enkele manier invloed op de reeds geboekte gegevens.

Databasebestand

Het programma gebruikt een SQLite-database om gegevens met betrekking tot het importeren op te slaan. Wanneer u deze functie voor het eerst activeert, wordt er een databasebestand (*.db) aangemaakt in de geselecteerde map, mits deze geldig is.

Het is belangrijk dit bestand niet te verplaatsen of te verwijderen, omdat het programma het als referentie gebruikt voor alle volgende bewerkingen. Als het bestand verloren gaat of wordt verwijderd, maakt het programma een nieuw .db-bestand aan. Hierdoor moeten alle bestanden in de map opnieuw worden gelezen en verwerkt.

Wat wordt in de database opgeslagen?

  • Bestandslijst:
    Alle bestanden die in de map worden gevonden, worden opgeslagen. Als u in de instellingen hebt gekozen om submappen te negeren, worden de bestanden daarin niet opgeslagen. Deze optie is standaard ingeschakeld.
  • Bankrekeningen en bijbehorende gegevens:
    De database bewaart informatie over de bankrekeningen in de boekhouding. Als deze gegevens in het boekhoudbestand worden gewijzigd, worden ze ook in de database bijgewerkt.
  • Geïmporteerde transacties:
    Transacties die in geopende en gelezen bestanden worden gevonden, worden in de database opgeslagen. Zo kunt u ze later opnieuw verwerken of bekijken zonder de bestanden opnieuw te moeten lezen.
  • Importgeschiedenis:
    Het programma registreert wie de importbewerkingen heeft uitgevoerd, wanneer deze zijn uitgevoerd en met welke softwareversie. Zo ontstaat een gedetailleerd historisch overzicht van de activiteiten.

Logbestand

Tijdens het importproces maakt het programma een logbestand aan om mogelijke problemen te helpen identificeren en onderzoeken. Bij afwijkingen of onverwacht gedrag bevat het logbestand gedetailleerde informatie over de uitgevoerde bewerkingen, zodat ontwikkelaars de oorzaak van de fout kunnen achterhalen.
Als u hulp nodig hebt bij het vinden of interpreteren van het logbestand, neem dan contact op met onze ondersteuning. Zij helpen u stap voor stap om het bestand in uw actieve map te vinden.

Problemen oplossen

Als er geen transacties worden weergegeven om te importeren, hoewel u de juiste map hebt geselecteerd, controleer dan het volgende:

  • Bankrekeningen: Controleer of de gegevens van de bankrekeningen (inclusief de IBAN's) in de tabel 'Rekeningen' volledig en correct zijn.
  • Boekhoudperiode: Controleer of de momenteel ingestelde boekhoudperiode de datums omvat van de transacties die u wilt importeren. Als de transacties buiten de ingestelde periode vallen, stelt het programma ze niet voor om te importeren.

Als het probleem na deze controles blijft bestaan, neem dan contact op met onze technische ondersteuning voor verdere hulp.

Transacties importeren (algemeen)

De volgende uitleg heeft betrekking op het importeren van gegevens in de tabel Transacties uit bestanden met boekingen volgens het dubbelboekhoudsysteem, afkomstig uit Banana Boekhouding of uit andere formaten.

Het importeren van banktransacties verloopt op vergelijkbare wijze als het importeren van transacties, maar wordt afzonderlijk en uitgebreid behandeld op de betreffende pagina.

Importprocedure

  1. Ga naar het menu Acties > Naar boekhouding importeren > en selecteer in het veld Importeren de optie Transacties
  2. Kies het type bestand dat u wilt importeren
    Zie de onderstaande uitleg.
  3. Klik op de knop Bladeren en selecteer het bestand waaruit u de transacties wilt importeren.
  4. Stel de parameters naar behoefte in.
    Zie ook: Naar boekhouding importeren

Nadat u op OK hebt geklikt, worden de gegevens ingelezen en verschijnt het volgende dialoogvenster:

dialogo importa in contabilità

Importeren uit andere Banana Boekhouding-bestanden

Bij het selecteren van het te importeren bestandstype biedt het programma verschillende vooraf ingestelde opties om gegevens uit andere Banana Boekhouding-bestanden te importeren:

  • Transacties importeren uit een inkomsten- en uitgavenboekhouding (*.ac2)
    Om transacties uit een inkomsten- en uitgavenboekhouding naar een dubbelboekhoudbestand te kunnen importeren, moeten de rekeningen en categorieën van de inkomsten- en uitgavenboekhouding overeenkomen met de rekeningen van de dubbele boekhouding.
  • Transacties importeren uit Cash Manager (*.ac2)
    Zie de betreffende pagina Gegevens uit het kasboek importeren.
  • Transacties importeren uit een dubbele boekhouding (*.ac2)
    Om transacties uit een dubbelboekhoudbestand naar een ander dubbelboekhoudbestand te kunnen importeren, moeten de rekeningen overeenkomen.
  • Register Aktiva importeren
    Importeert de transacties uit het .ac2-bestand van het Register Aktiva.

TXT/CSV-bestanden importeren

Dit formaat moet worden gebruikt om gegevens uit andere software te exporteren, mits deze software een exportformaat ondersteunt dat compatibel is met het formaat dat Banana Boekhouding vereist. Zie de informatie via de volgende link:

Bankafschriften importeren met een importextensie

Importextensies zijn aanvullende programma's die door de gebruiker moeten worden geïnstalleerd en die gegevens omzetten zodat ze in Banana Boekhouding kunnen worden geïmporteerd.

Er zijn extensies beschikbaar voor het importeren van bankafschriften van verschillende banken, creditcards en andere formaten.

Dit type extensie werkt alleen met het Advanced-abonnement. Alle oudere filters worden na verloop van tijd bijgewerkt en de nieuwe versies kunnen uitsluitend worden gebruikt door gebruikers met een Advanced-abonnement.

Een extensie zoeken en installeren:

  • Klik op Extensies beheren
  • Selecteer Importeren.
  • Selecteer de gewenste extensie en klik op Installeren.
  • Als de knop Instellingen verschijnt, betekent dit dat de extensie parameters heeft die u kunt aanpassen.

Zodra de extensie is geïnstalleerd, verschijnt deze in de lijst met beschikbare typen, rechtstreeks in het menu Extensies en kunt u deze selecteren om gegevens te importeren.

Gegevens van het Kasboek importeren

Bij het doen van uw boekhouding is het mogelijk het kasboek apart te beheren met Cash Manager. Van tijd tot tijd importeert u de transacties in het hoofd boekhoudbestand, gegroepeerd op een geselecteerde periode.

In dit geval zijn er twee gescheiden bestanden:

  1. Een bestand dat alle gegevens bevat van de algemene boekhouding, inclusief het kasboek.
  2. Een tweede bestand dat alleen de gegevens bevat van het kasboek.

Om de gegevens van het kasboek te integreren in het hoofd boekhoudbestand moeten deze bestanden verbonden worden. Dit kan op twee manieren:

  • Voeg aan de categorieën van het kasboek bestand dezelfde rekeningnummers (voor Dubbel boekhouden), of dezelfde categorienummers (voor Inkomsten & Uitgaven boekhouding) toe als gebruikt worden in het hoofd boekhoudbestand (Dubbel boekhouden of Inkomsten/Uitgaven).

  • Voer in de Categorie2 kolom van de Categorieën tabel de overeenkomstige rekeningnummers in van het hoofd boekhoudbestand. Als de Categorie2 kolom niet zichtbaar is moet u deze zichtbaar maken  Gegevens → Kolommen instellen.

Het opzetten van de interne overdrachtsrekening

Bij het importeren van de kasboek gegevens in het boekhoudbestand zijn bepaalde instellingen vereist, zodat er geen overlappingen zijn van boekingen voor betalingsverrichtingen tussen de kasrekening van de hoofdboekhouding en de transacties die worden geïmporteerd uit het Cash Manager bestand.

In het hoofd boekhoudbestand:

In het Cash Manager bestand:

  • Voer in de categoriëntabel, in de kolom Categorieën in de groep Inkomsten de interne overdrachtsrekening (hetzelfde nummer als gebruikt in de hoofdboekhouding) in als een categorie voor betalingen van de rekening courant van de bank.
  • Als alternatief: voer in de categorieëntabel, in de kolom Categorieën2 in de groep Inkomsten de interne overdrachtsrekening. In dit geval wordt aan categorie ingevoerd in de kolom Categorieën om de betalingen van de bank vast te leggen. De interne overdrachtsrekening, in de kolom Categorieën2 creëert de koppeling wanneer u de transacties in het grootboek importeert.

Betalingen van de bankrekening aan de contantenrekening

Telkens al een betaling wordt gedaan van de bankrekening aan de kassa wordt de mutatie geboekt in zowel de hoofdboekhouding als in het kasboek bestand. Om overlap van boekingen te voorkomen bij het importeren van gegevens van het kasboek wordt het overdrachtsrekening gebruikt.

  • De ontvangst van bedragen wordt geboekt in het kasboekbestand met de rekening courant als categorie of anders de categorie voor betalingen van de bankrekening, als de rekening courant is ingesteld in de kolom Categorie2.
  • De uitgaande bedragen worden geboekt in de hoofdboekhouding met de bankrekening in credit en de interne overdrachtsrekening in debet.

Bij het importeren van de kasboekgegevens in de hoofdboekhouding wordt de rekening courant gereset.

De kasboekgegevens importeren

  • Open het hoofdboekhoudbestand
  • Klik Acties→ Naar boekhouding importeren
  • Kies in het venster dat verschijnt van het uitklap menu Importeren → Transacties → Cash Manager (* .ac2)
  • Gebruik de knop Bladeren om het Cash Manager bestand te selecteren.

importa movimenti dal Cash Manager

De uitleg van dit venster is beschikbaar op de pagina Naar boekhouding importeren.

opzioni importa movimenti dal Cash Manager

In boekhouding

Doelrekening

U moet het kasboek rekeningnummer selecteren dat aanwezig is in de Dubbel boekhouden of Inkomsten / Uitgaven boekhouding waar de mutaties moeten worden geïmporteerd.

Initieel documentnummer

Een start documentnummer kan worden ingevoerd dat wordt toegekend aan de eerste geïmporteerde transactie. In de volgende boekingen kent het programma automatisch een oplopend nummer toe, beginnend met de startwaarde. Als u geen oplopende nummering wilt laat u het veld leeg.

Transacties selecteren

Startdatum / Einddatum

Deze velden worden door het programma ingevuld uit de vroegste en laatste datum van de transacties. Hier kan de start- en einddatum ook handmatig ingevoerd worden van de periode waaruit de transacties overgebracht moeten worden. De periode kan ook automatisch gekozen worden via de uitklapmenu's onder de data selectie.

Transacties groeperen

Door de een van de opties te activeren kunt u specificeren hoe de transacties op periode moeten worden gegroepeerd:

  • Niet groeperen op periode
    Alle rijen worden geïmporteerd met de bijbehorende inhoud van de kolommen. Het Doc nummer van het Kasboek wordt ook geïmporteerd.
  • Als u een ander nummer wilt gebruiken in de hoofd boekhouding en tegelijkertijd het documentnummer van het Kasboek wilt behouden, voer dan in de DocProtocol kolom van het Kasboek het documentnummer in.
  • Per maand - transacties worden gegroepeerd per maand
  • Per semester - transacties worden gegroepeerd per semester
  • Per kwartaal - transacties worden gegroepeerd per kwartaal
  • Per jaar - transacties worden gegroepeerd per jaar

Een transactie per rekening

Deze cel moet geactiveerd worden als meer dan één categorie wordt gegroepeerd in een enkele rekening en de gebruiker aparte transacties voor iedere categorie nodig heeft; het programma maakt dan transacties voor iedere categorie aan. Wanneer BTW codes worden gebruikt worden transacties niet alleen per categorie aangemaakt maar ook voor iedere BTW code in dezelfde categorie.

Let op

De berekening van de BTW kan enigsins afwijken als de gebruiker werkt met een boekhoudbestand met BTW. De balans van contante rekening kan afwijken door afrondingsverschillen als de transactiebedragen zijn ingevoerd als netto bedragen.

Het boekhoudbestand wordt bijgewerkt met de gegevens van het Kasboek.

movimenti del Cash Manager importati nella Contabilità in partita doppia

Paypal transacties importeren


Op de pagina web filter voor PayPal transacties (Engelstalig) vind u de informatie over de nieuwe mogelijkheid alle PayPal transacties direct in Banana Boekhouding te importeren en instructies hoe dit uit te voeren.

We hebben ook specifieke prototypes voorbereid voor dubbel boekhouden of vreemde valuta boekhouding die u kunt bekijken als voorbeeld of kunt gebruiken voor een apart boekhoudbestand alleen voor PayPal transacties.

Meer informatie over import filters kan gevonden worden op de Import filters pagina en de filter uitleg en boekhoudbestand voorbeelden:

 

Rekeningen importeren

Dit commando importeert de rekeningen van een Dubbel boekhouden of een Inkomsten & Uitgaven boekhoudbestand (*.ac2) of een tekstbestand (*.txt) en integreert deze automatisch in het bestaande Rekeningschema.

Ga als volgt te werk om rekeningen uit een ander bestand te importeren:

  1. Via Acties → Naar boekhouding importeren → selecteer Rekeningen in het Importeren veld.
  2. Kies het * .ac2 of tekst bestandstype om de rekeningen te importeren.
  3. Kies met de knop Bladeren het bestand waaruit u de rekeningen wilt importeren.

Voorbeeld Rekeningen importeren dialoogvenster

Rekeningen of de categorieën kunnen overgedragen worden naar de bestaande boekhouding door de volgende opties te activeren:

importa conti

Opties

Kostenplaatsen opnemen

Als er kostenplaatsen zijn worden deze ook overgedragen.

Nieuwe rekeningen toevoegen

Als deze optie is geactiveerd worden alle nieuwe rekeningen toegevoegd aan het rekeningschema.

Tekstbeschrijving vervangen

Als deze optie is geactiveerd worden, als reeds bestaande rekeningen met afwijkende beschrijvingen worden geïmporteerd, de bestaande beschrijvingen vervangen door de geïmporteerde.

Beginsaldo vervangen

Met deze optie geactiveerd worden bestaande beginsaldi vervangen door de geïmporteerde beginsaldi van rekeningen met afwijkende beginsaldi.
 

BTW-codes importeren

Deze functie is alleen beschikbaar in Boekhouden met BTW en stelt de gebruiker in staat om BTW codes te importeren van:

  • Andere boekhoudbestanden (*.ac2)
  • Een tekstbestand met kolomkoppen (tekst file *.txt)

Importeren vanuit een boekhoudbestand

Wanneer u meerdere boekhoudingen heeft en aangepaste BTW codes gebruikt kunt u de BTW codes tabel voorbereiden en dan deze importeren in uw andere bestanden.

  • Maak een BTW codes tabel aan in uw boekhoudbestand.
  • Commando Acties > Naar boekhouding importeren > BTW Codes.
  • Kies de naam van het bestand met de bijgewerkte BTW Codes tabel.
  • Kies alle rijen vervangen.

BTW Codes Importeren Opties

Bij het importeren vanuit een ander bestand zijn diverse opties beschikbaar.

Nieuwe codes en nieuwe groepen toevoegen

Als deze optie wordt gekozen worden nieuwe codes toegevoegd en blijven bestaande codes behouden.

Alle regels vervangen

Als deze optie wordt gekozen worden alle bestaande BTW codes vervangen door de geïmporteerde BTW codes.

BTW rekening niet gevonden melding

Wanneer de melding BTW rekening niet gevonden verschijnt moet de BTW rekening worden ingevoerd via menu Bestand > Bestandseigenschappen > tabblad BTW.

BTW Documentatie

Voor meer informatie zie BTW beheer pagina.

Bestand importeren

Met deze functie kunt u gegevens uit een ander Banana boekhoudbestand (met ac2 extensie) van het zelfde type importeren.
 

Ga als volgt te werk om gegevens uit een Banana Boekhoudbestand te importeren:

  1. Kies bestand in het veld Importeren van menu Acties→ Naar boekhouding importeren.
  2. Kies het * .ac2 bestandstype om de gegevens van te importeren.
  3. Gebruik de knop Bladeren om het bestand te kiezen van waaruit u de gegevens wilt importeren.

Voorbeeld dialoogvenster Bestand importeren

Het onderstaande dialoogvenster wordt getoond met verschillende opties waarmee u kunt bepalen welke gegevens van het bestand geïmporteerd worden

Voorbeeld dialoogvenster Bestand importeren opties

Bronbestand

Dit is het bestand waaruit de gegevens worden opgehaald.

Doelbestand

Het bestand dat de gegevens "ontvangt".

Opties

Transacties Importeren

Alle rijen van de Transacties tabel die in het bronbestand aanwezig zijn worden geïmporteerd.

Terugkerende transacties Importeren

Alle rijen van de Terugkerende Transacties tabel die in het bronbestand aanwezig zijn worden geïmporteerd.

Budget transacties importeren

Alle rijen van de Budget tabel die in het bronbestand aanwezig zijn worden geïmporteerd.

Bedragen in de Rekeningen-tabel vervangen

De bedragen van de Opening, Budget en Vorige kolommen van de Rekeningen tabel van het doelbestand worden verwijderd en vervangen door de bedragen die in het bronbestand aanwezig zijn.

De boekhoudingen moeten overeenkomen doordat ze de zelfde rekeningnummers hebben of doordat er een vervanging is, in dat geval moet de optie Rekeningnummers converteren gebruikt worden.

Boekhoudingseigenschappen vervangen (basis gegevens)

De Bestand-en boekhoudingseigenschappen van het doelbestand worden vervangen door die van het bronbestand.

Rekeningnummers converteren

Als deze functie gebruikt wordt worden de geïmporteerde rekeningnummers vervangen door de nummers aangegeven in de alternatieve kolom. Als u deze functie gebruikt moet u ook de kolom aangeven die de rekeningnummers bevat die gebruikt moeten worden in de import van de bestaande nummers.
Naast de rekeningnummer kolom moet er een kolom zijn die het alternatieve nummer aangeeft dat gebruikt moet worden bij het importeren. Als er geen nummer wordt aangegeven wordt het oorspronkelijke nummer van het bronbestand gebruikt.

  • De rekening-combinaties bevinden zich in het bronbestand
    Deze optie moet worden gebruikt als u bijvoorbeeld een boekhoudbestand in een land hebt met een specifiek nummering systeem en u moet dan regelmatig uw transactie importeren in een afwijkend boekhoudbestand dat een rekeningschema heeft met ander nummering systeem.
    • U moet een nieuwe tekst kolom toevoegen in de Rekeningen tabel (Kolommen instellen comando)
    • Voor iedere rekening geeft u in de tabel het nummer van het doelrekening aan.
  • De rekening-combinaties bevinden zich in het doelbestand
    Deze optie moet gebruikt worden als u bijvoorbeeld wil overgaan naar een rekeningschema met een nieuw nummering en groepering systeeem
    • U maakt een nieuw boekhoudbestand aan met het nieuwe rekeningschema.
    • In de Rekeningen tabel maakt u een nieuwe kolom waar u de rekening-overeenkomsten aangeeft (Kolommen instellen comando)
    • In deze kolom geeft u de rekeningnummers van het bronbestand aan.
      Scheid de rekeningnummers met een puntkomma "1000;1001" om aan te geven dat meerdere rekeningen gegroepeerd moeten worden in deze rekening.
  • Kolom die de rekening-combinatie bevat (Rekeningen-tabel)
    Geef een kolom aan van de rekeningen tabel die door de gebruiker is toegevoegd en die de rekening-combinaties bevat.
Dit wordt gebruikt als u van het ene rekeningschema naar een ander wil overgaan en een omzetting van de rekeningnummers nodig is.
 
Voor meer informatie over de omzetting van het rekeningschema zie de pagina over boekhouding gegevens overzetten naar een nieuw rekeningschema.
 

Resultaten en mogelijke fouten

Het programma heeft alle gegevens van de vorige rekening overgedragen, met conversie van de rekeningnummers.

Als het programma een fout aangeeft (ontbreken van rekeningen of iets anders) is het nodig de import operatie te annuleren, de rekening-combinaties compleet te maken en het importeren te herhalen.

Als het programma afwijkende rekeningschema's vindt kan het niet automatisch uitgebreide controles uitvoeren om er voor te zorgen dat alle gegevens correct zijn geïmporteerd en gegroepeerd.

Het wordt daarom aanbevolen om de resultaten handmatig te controleren en te verifiëren dat de Balans en de Winst en Verlies rekening echt correct zijn.

Geavanceerde import opties

Voor andere, ingewikkelder en geautomatiseerde conversies raden we aan scripts te gebruiken waarmee een volledige aanpassing van de conversie en de import gedaan kan worden.

 

Wisselkoersen importeren

Deze optie bestaat alleen in Dubbel boekhouden met vreemde valuta.

Hiermee kan de gebruiker wisselkoersen importeren vanuit een ander bestand:

Zo gaat u te werk:

  1. Kies Wisselkoersen in het veld Importeren van menu Acties > Naar boekhouding importeren.
  2. Kies Boekhoudingsbestand of archiefbestand wisselkoersen (* .ac2) of Tekstbestand met kolomkoppen (* .txt) om de gegevens van te importeren.
  3. Gebruik de knop Bladeren om het bestand te kiezen van waaruit u de gegevens wilt importeren.

Let op:
Wisselkoers archief bestanden laten alleen de Vreemde valuta wisselkoers tabel zien en houden de laatste wisselkoersen bij.

Voorbeeld dialoogvenster Importeren wisselkoersen

Een dialoogvenster met de volgende opties wordt weergegeven:

importa cambi

Datum kiezen

Het venster laat data zien met recent gebruikte wisselkoersen. Als u een datum kiest gaat het programma de koersen van die specifieke datum gebruiken.

Wisselkoersen vervangen

Als u deze optie activeert worden alle wisselkoersrijen in de wisselkoersentabel vervangen door de geïmporteerde.

Rijen toevoegen

Als u deze optie activeert worden alleen de wisselkoersrijen die afwijkende waarden hebben bijgewerkt in de wisselkoersentabel.

 

Geavanceerde import van banktransacties (bètaversie)

Met deze nieuwe functie kunt u uw boekhouding bijwerken door banktransacties automatisch te importeren uit Camt-bestanden (052, 053 en 054). Het programma leest de bestanden in een daarvoor bestemde map, herkent nieuwe transacties en stelt telkens voor om transacties te importeren die nog niet zijn geboekt.

Hoe werkt het?

  • Download het Camt-bestand van uw bank.
  • Open de map met de Camt-bestanden en selecteer het bestand.
  • Het programma leest en verwerkt de bestanden en slaat de informatie op in een lokale database.
  • Het herkent automatisch nieuwe transacties dankzij de unieke identificatiecodes die door de ISO 20022-standaard worden voorgeschreven.
    Alleen transacties die nog moeten worden geboekt, worden voorgesteld.
  • Na het importeren kunt u de boekingen automatisch aanvullen met behulp van de regels van Banana Boekhouding.
    Meer informatie vindt u op de pagina Geavanceerde ISO 20022-import.

Belangrijkste voordelen

De functie biedt geavanceerde importopties. Dankzij de veel gedetailleerdere instellingen worden banktransacties onmiddellijk gelezen en geïmporteerd, zodat ze klaarstaan om te worden geboekt, ook met behulp van de regels.

U profiteert van de volgende voordelen:

  • Tijdsbesparing: uw boekhouding blijft altijd up-to-date, met zo weinig mogelijk tijdverlies.
  • Minder handmatige fouten: alle transacties worden precies geïmporteerd zoals ze op het bankafschrift staan. Hierdoor maakt u minder fouten.
  • Geen dubbele boekingen: alleen transacties die nog niet in uw boekhouding voorkomen, worden geïmporteerd.
  • Steeds sneller importeren: na de eerste verwerking analyseert het programma alleen de nieuw toegevoegde bestanden.
  • Meer controle: voordat u importeert, kunt u de transacties die moeten worden geboekt controleren, filteren en selecteren.
  • Directe vergelijking met de bank: voor elke rekening worden het boekhoudsaldo, het banksaldo en het aantal en de totale waarde van de nieuwe transacties weergegeven.
  • Integratie met regels voor automatisch aanvullen: na het importeren kunt u de automatische regels van Banana Boekhouding toepassen om de boekingen snel aan te vullen.
  • Traceerbaarheid van transacties: de lokale database bewaart de importgeschiedenis en het programma genereert logbestanden die nuttig zijn voor eventuele controles of ondersteuning.

Automatisering

Banana Boekhouding Plus biedt verschillende mogelijkheden om transacties of andere gegevens te importeren, zodat u uw boekhouding sneller kunt uitvoeren en automatiseren.

Banktransacties importeren en aanvullen

Met deze functie kunt u uw boekhouding snel bijhouden:

  1. Banktransacties in uw boekhoudbestand importeren 
    Het programma maakt de boekingen aan met datum, beschrijving, bedrag, rekening en wisselkoers. Aanvullende gegevens, zoals de tegenrekening, moeten handmatig worden aangevuld.
    Standaardformaten, zoals ISO 20022 of TXT, zijn inbegrepen in het Professional-plan; voor andere formaten is het Advanced-plan vereist.
  2. Transacties automatisch aanvullen met behulp van regels (Advanced-plan)
    U kunt regels voor automatisch aanvullen instellen om transacties te importeren, inclusief de tegenrekening, btw-code, kostenplaatsen en andere door u opgegeven informatie.

U kunt uw boekingen altijd bewerken en verder aanvullen.

Importformaten voor banktransacties

  • Banana Boekhouding Plus leest transacties in verschillende formaten. Bezoek de pagina Transacties importeren.
  • Dankzij de aangepaste Importextensies kunt u gegevens uit verschillende bankafschriften en andere standaardprogramma's importeren. Sommige extensies zijn alleen beschikbaar met het Advanced-plan.

Andere opdrachten voor het importeren van gegevens

Banana Boekhouding Plus biedt verschillende mogelijkheden om gegevens te importeren:

  • Importeren in boekhouding
    U kunt gegevens in elke tabel en vanuit verschillende formaten importeren.
  • Rijen importeren
    In alle tabellen kunt u gegevens in CSV-formaat importeren.
  • Kopiëren en plakken vanuit Excel of andere programma's.
    U kunt transacties of andere gegevens in een Excel-tabel voorbereiden en deze in één keer kopiëren en plakken in de tabel Transacties of in een andere tabel.

Handmatig aanvullen en import ongedaan maken

Nadat transacties of andere gegevens zijn geïmporteerd, kunt u ze eenvoudig aanvullen en bewerken. Hierdoor kunt u processen heel eenvoudig automatiseren, want als er onverwachte uitzonderingen zijn, kunt u de gegevens rechtstreeks bewerken.

Net als alle andere opdrachten kan ook de importopdracht ongedaan worden gemaakt. Zo kunt u eenvoudig proberen de gegevens te importeren en controleren of alles werkt zoals verwacht. Als u niet het juiste formaat hebt gekozen of de parameters niet correct hebt ingesteld, maakt u de import gewoon ongedaan en voert u deze opnieuw uit.

Nuttige links

Regels voor het automatisch aanvullen van geïmporteerde transacties

De regels van Banana Boekhouding vullen geïmporteerde banktransacties automatisch aan, waardoor handmatige invoer en repetitieve handelingen worden verminderd. U kunt ze gebruiken om de tegenrekening, de btw-code, kostenplaatsen, segmenten en andere boekhoudgegevens in te vullen.

Een regel geeft aan het programma door welke transacties moeten worden herkend en hoe deze moeten worden aangevuld. U stelt de regel één keer in en gebruikt deze opnieuw bij volgende importbewerkingen, zonder telkens dezelfde gegevens opnieuw te hoeven invoeren.

U bepaalt de criteria, het programma past ze toe. Zo bespaart u tijd bij het invoeren en behoudt u de controle over uw boekhouding.

De regels zijn alleen beschikbaar met het Advanced-abonnement van Banana Boekhouding Plus (vanaf versie 10.1). 

Bekijk de introductievideo over regels en de video's waarin wordt uitgelegd hoe u regels kunt aanmaken:

Tegenrekening, btw en andere gegevens automatisch invullen

Wanneer u banktransacties importeert in de tabel Boekingen, worden sommige gegevens rechtstreeks uit het bankafschrift overgenomen (bedrag, beschrijving, debet- of creditrekening). De boekhoudgegevens die nodig zijn om de boeking aan te vullen, ontbreken echter nog:

  • Debet- of credittegenrekening
  • Btw-code
  • Kostenplaatsen
  • Segmenten
  • Eventuele andere boekhoudgegevens.

Voorbeeld: op het bankafschrift staat een betaling aan "Swisscom". De bijbehorende boeking moet worden aangevuld met:

  • Debetrekening: Telefoonkosten
  • Btw-code: I81.

Met een regel bepaalt u één keer hoe een bepaald type transactie moet worden aangevuld. Banana Boekhouding herkent de geïmporteerde boekingen die aan de ingestelde criteria voldoen en vult automatisch de opgegeven boekhoudgegevens in. U kunt regels vooraf aanmaken of tijdens het aanvullen van geïmporteerde transacties. Zodra de regels zijn opgeslagen, kunt u ze bij volgende importbewerkingen opnieuw gebruiken, zonder telkens dezelfde gegevens opnieuw te hoeven invoeren.

Hoe werken de regels?

Regels zijn vooraf ingestelde boekingsrijen die informatie bevatten waarmee het programma:

  • Geïmporteerde boekingen kan identificeren die moeten worden aangevuld
    Als u bijvoorbeeld in de kolom Beschrijving van de regel "Swisscom" invoert, wordt de regel toegepast op geïmporteerde transacties die "Swisscom" bevatten.
  • Kan bepalen hoe de boeking moet worden aangevuld.
    Bijvoorbeeld:
    • In de kolom Debetrekening kunt u de rekening "Telefoonkosten" opgeven.
    • In de kolom Btw kunt u de code "I81" opgeven.

De regels voor het aanvullen worden opgeslagen in de tabel Terugkerende boekingen. U kunt ze rechtstreeks in de tabel aanmaken en wijzigen, of tijdens het toepassen van de regels het dialoogvenster Regels toevoegen/wijzigen gebruiken.

Wat kunnen de regels doen?

Banana Boekhouding biedt een geavanceerd regelsysteem waarmee een hoge mate van automatisering mogelijk is, met behoud van nauwkeurigheid, controle en betrouwbaarheid.

  • Nauwkeurige toepassingscriteria – Regels kunnen meerdere gegevens gebruiken, zoals tekst, contractnummer of bedrag, om de boekingen waarop ze moeten worden toegepast correct te identificeren. Betalingen aan dezelfde verzekeringsmaatschappij kunnen bijvoorbeeld aan verschillende rekeningen worden toegewezen op basis van het contractnummer.
  • Meerdere gegevens aanvullen – Een regel kan tegelijkertijd de tegenrekening, btw-code, kostenplaatsen, segmenten en andere boekingsgegevens aanvullen.
  • Meerdere boekingen – Vanuit één banktransactie kunnen meerdere boekingen worden aangemaakt, waardoor ook handelingen die verder gaan dan eenvoudige categorisering kunnen worden geautomatiseerd.
  • Uitzonderingen markeren – Regels kunnen transacties markeren die handmatige verwerking vereisen, bijvoorbeeld met kleuren, tijdelijke waarden of notities.
  • Voorbeeldweergave en controle – U kunt vooraf controleren welke regels op welke boekingen worden toegepast en op basis van welke gegevens.
  • Conflicten controleren – Het programma meldt dubbele of conflicterende regels.
  • Ongedaan maken en opnieuw uitvoeren – Het toepassen van regels kan ongedaan worden gemaakt en opnieuw worden uitgevoerd.

Werkwijze

  1. Banktransacties importeren
    Het programma maakt boekingsrijen aan met datum, beschrijving, bedrag, rekening, documentnummer en wisselkoersen.
  2. Maak de regel aan met een van de beschikbare methoden.
  3. In de tabel Boekingen vult het programma alle geïmporteerde transacties automatisch aan met de tegenrekening, btw-codes, kostenplaatsen en andere gegevens.
  4. In de tabel Terugkerende boekingen slaat het programma de boekingen met de regels op.

Regels aanmaken

We hebben een systeem ontwikkeld waarmee u op verschillende manieren regels kunt aanmaken. U kunt zelf kiezen welke werkwijze u het prettigst vindt:

Voordelen van regels

Met regels kunt u:

  • geïmporteerde boekingen binnen enkele seconden aanvullen
  • handmatige invoer, fouten en vergeten gegevens verminderen
  • de vastgelegde boekhoudcriteria consequent toepassen
  • controleren hoe bepaalde transacties zijn geboekt
  • het importeren en aanvullen van boekhoudgegevens gemakkelijker delegeren
  • de accountant of boekhoudverantwoordelijke laten bepalen hoe bepaalde transacties moeten worden geboekt
  • automatisering onmiddellijk gebruiken, zonder dat eerst een gegevensbestand nodig is om het systeem te trainen
  • regels op elk moment toevoegen, wijzigen of verwijderen.

Overgang naar het nieuwe jaar

Wanneer u via het menu Acties > Nieuw jaar aanmaken het bestand voor het nieuwe jaar aanmaakt, worden alle regels uit de tabel Terugkerende boekingen overgenomen en in het nieuwe bestand ingevoegd.
Wanneer u de transacties uit het bankafschrift importeert, worden de regels meteen toegepast.

U kunt nieuwe regels toevoegen en bestaande regels aanpassen aan nieuwe behoeften, bijvoorbeeld bij:

  • wijzigingen in de btw-tarieven
  • het toevoegen of verwijderen van rekeningen
  • wijzigingen in de boekingscriteria.

Regels van het ene bestand naar het andere kopiëren

Wanneer u een nieuw bestand aanmaakt, kunt u regels vanuit de tabel Terugkerende boekingen van het ene bestand naar het andere kopiëren:

  • Ga naar de tabel Terugkerende boekingen.
    Controleer of de kolommen in beide bestanden in dezelfde volgorde staan.
  • Selecteer de rijen met de regels die u wilt kopiëren.
  • Kopieer de rijen via het menu Bewerken > Rijen kopiëren of met de toetsencombinatie Ctrl + C.
  • Plak de gekopieerde rijen in de tabel Terugkerende boekingen van het nieuwe bestand via het menu Bewerken > Gekopieerde rijen invoegen of met de toetsencombinatie Ctrl + V.

Deterministische logica: voorspelbare en controleerbare resultaten

De regels van Banana Boekhouding zijn ontwikkeld in samenwerking met onze gebruikers en zijn gebaseerd op een deterministische logica: onder dezelfde omstandigheden leveren ze altijd hetzelfde resultaat op, volgens de criteria die de gebruiker heeft vastgelegd. U bepaalt welke transacties moeten worden herkend en hoe ze moeten worden aangevuld; het programma voert uw instructies uit. 

Systemen voor kunstmatige intelligentie (AI) die gebaseerd zijn op probabilistische logica, stellen daarentegen resultaten voor op basis van voorspellingen van het model. Ze kunnen nieuwe automatiseringsmogelijkheden bieden, maar het is niet altijd direct duidelijk waarom een bepaalde keuze is gemaakt.

Met regels is het verband tussen instructies en resultaten expliciet: u kunt controleren welke regel wordt toegepast, op welke transacties en met welke gevolgen, ook wanneer u tegelijkertijd de tegenrekening, btw-code, kostenplaatsen en segmenten aanvult. 

U kunt ook minder vaak voorkomende handelingen automatiseren, zonder trainingsfase, en de regels aanpassen wanneer uw boekhoudkundige behoeften veranderen. De juistheid van de resultaten hangt af van de ingestelde criteria, die altijd kunnen worden geraadpleegd, gecontroleerd en gewijzigd.

U blijft verantwoordelijk voor de boekhoudkundige beslissingen; het programma voert de repetitieve handelingen uit.

Hierdoor kunt u:

  • Complexe boekingen nauwkeurig verwerken door tegelijkertijd de tegenrekening, btw, kostenplaatsen, segmenten en andere gegevens aan te vullen.
  • Voorspelbare en controleerbare resultaten verkrijgen, omdat u precies weet welke regel is toegepast en waarom.
  • Onmiddellijk inspelen op veranderingen door een regel aan te passen wanneer btw-tarieven, het rekeningschema of andere boekhoudkundige behoeften veranderen.
  • Ook minder vaak voorkomende handelingen automatiseren, zonder dat een trainingsfase of een minimumaantal eerdere transacties nodig is.
  • Een boekhoudkundige kennisbank opbouwen, waarin regels vastleggen hoe bepaalde transacties moeten worden geboekt en waarin deze regels kunnen worden geraadpleegd, gewijzigd, gekopieerd of verwijderd.

Regels zijn dus niet bedoeld om de boekhouder te vervangen bij het nemen van beslissingen: de boekhouder bepaalt hoe het programma moet werken en krijgt daarmee nauwkeurige, transparante automatisering die volledig onder zijn controle blijft.

Functies die momenteel niet beschikbaar zijn

Momenteel kunt u met regels niet:

  • de beschrijving van een boeking automatisch wijzigen om deze korter of eenvoudiger te maken
  • bij boekingen over meerdere rijen formules gebruiken die bedragen berekenen op basis van het bedrag van de geïmporteerde transactie
  • een regel toepassen op basis van de boekingsdatum, waarbij de kolom Datum als voorwaarde wordt gebruikt.

Hoe werken de regels voor het aanvullen van geïmporteerde transacties in 3 stappen

Hieronder wordt uitgelegd hoe de regels werken en hoe ze worden toegepast. 
Het proces kan in drie stappen worden samengevat:

  1. Banktransacties importeren in de tabel Boekingen.
  2. Regels aanmaken.
  3. De regels toepassen om de boekingen automatisch aan te vullen.

1. Banktransacties importeren

Wanneer banktransacties worden geïmporteerd, voegt het programma een tijdelijke tegenrekening [CA] toe. Normaal gesproken moet de tegenrekening voor elke boeking handmatig worden ingevuld.

Rules automation

In het voorbeeld ziet u in de tabel Boekingen dat:

  • (1) - De cellen een tijdelijke tegenrekening bevatten die verband houdt met de verkoop via Twint.
  • (2) - De cel een tijdelijke tegenrekening bevat die verband houdt met de maandelijkse kosten van mei.
  • (3) - De cel een tijdelijke tegenrekening bevat die verband houdt met de telefoonkosten van Swisscom.
  • (4) - De cel een tijdelijke tegenrekening bevat die verband houdt met verzekeringskosten, polisnummer 892-948.
  • (5) - De cel een tijdelijke tegenrekening bevat die verband houdt met verzekeringskosten, polisnummer 987-650.

2. Regels aanmaken

Met de regels kunt u alle tijdelijke tegenrekeningen van geïmporteerde boekingen automatisch aanvullen. U kunt daarbij ook btw-codes, kostenplaatsen, links en andere gegevens toevoegen.

Regels zijn volledig ingevulde voorbeeldboekingen in de tabel Terugkerende boekingen, waarbij:

  • De kolom Beschrijving de tekst (een of meer trefwoorden) bevat die in de geïmporteerde boeking moet voorkomen.
  • De kolommen Debetrekening en Creditrekening de tegenrekening bevatten die de tijdelijke tegenrekening moet vervangen.

We hebben een systeem ontwikkeld waarmee u op verschillende manieren regels kunt aanmaken: 

Ongeacht de gebruikte methode worden de aangemaakte regels opgeslagen in de tabel Terugkerende boekingen.

Rules automation

In het voorbeeld zijn in de tabel Terugkerende boekingen de volgende regels aangemaakt om de tijdelijke tegenrekeningen [CA] te vervangen:

  • (1) - De regel "Twint resale" vervangt [CA] door de rekening "Sales". Ook de btw-code is toegevoegd.
  • (2) - De regel "Interac Electronics SA" vervangt [CA] door de rekening "Goods". Ook de btw-code is toegevoegd.
  • (3) - De regel "+Swisscom 41795561718" vervangt [CA] door de rekening "Admin".
  • (4) - De regel "+Best insurance 892-948" vervangt [CA] door de rekening "Insurance Health".
  • (5) - De regel "+Best insurance 987-650" vervangt [CA] door de rekening "Insurance Car".

Belangrijk: wanneer een contractnummer, polisnummer, klantnummer enzovoort voorkomt, raden wij aan een "+" voor de regel te plaatsen. Dankzij het plusteken kan de regel afzonderlijke woorden (of cijferreeksen) zoeken, ongeacht hun positie in de beschrijving van de geïmporteerde transactie.

3. Regels toepassen voor automatisch aanvullen (Resultaat)

In de tabel Boekingen vult het programma de geïmporteerde boekingen aan met de tegenrekening, de btw-code enzovoort, ongeacht de methode waarmee de regels zijn aangemaakt.

Rules automation

In het voorbeeld zijn de geïmporteerde transacties in de tabel Boekingen automatisch aangevuld. De tegenrekeningen die in de regels zijn opgegeven, zijn ingevoerd ter vervanging van de tijdelijke tegenrekeningen [CA]:

  • (1) - Voor de transacties "Twint" is [CA] vervangen door de rekening "Sales" en is de btw-code toegevoegd.
  • (2) - Voor de transactie "Interac Electronics SA" is [CA] vervangen door de rekening "Goods" en is de btw-code toegevoegd.
  • (3) - Voor de transactie "Swisscom" is [CA] vervangen door de rekening "Admin".
  • (4) - Voor de transactie "Best insurance" met polisnummer "892-948" is [CA] vervangen door de rekening "Insurance Health".
  • (5) - Voor de transactie "Best insurance" met polisnummer "987-650" is [CA] vervangen door de rekening "Insurance Car".

Bovendien herkent het programma boekingen met een btw-code en vult het alle btw-gerelateerde kolommen automatisch aan (btw-rekening en bedragen). 

FAQ

Wordt bij een regel voor opbrengsten ook automatisch de btw-code ingevoerd?
Ja. Wanneer u een regel aanmaakt, kunt u zelf bepalen welke gegevens het programma automatisch moet invoeren. U kunt dus niet alleen de tegenrekening opgeven, maar ook de btw-code die moet worden gebruikt.

Kunnen eenmaal aangemaakte regels ook in een ander bestand worden gebruikt?
De regels worden opgeslagen in de tabel Terugkerende boekingen. U kunt ze eenvoudig naar een ander bestand overbrengen door ze te kopiëren en te plakken. Wanneer u naar een nieuw boekjaar overgaat, is dit niet nodig, omdat Banana de bestaande regels automatisch naar het volgende jaar overneemt.

Kunnen boekingen die via import en regels zijn aangemaakt nog handmatig worden gewijzigd, bijvoorbeeld om de beschrijving te verduidelijken?
Zeker. Alle boekingen kunnen altijd worden gewijzigd of gecorrigeerd, ongeacht hoe ze zijn ingevoerd. U kunt het filter gebruiken om snel de gewenste transacties te vinden.

Kan een regel ook de beschrijving van een geïmporteerde transactie wijzigen?
Nee. De beschrijving van de regel dient alleen om het programma aan te geven waarnaar het in de geïmporteerde transacties moet zoeken. De tekst van de transactie wordt niet gewijzigd en blijft zoals de bank deze heeft aangeleverd. U kunt de beschrijving na het importeren uiteraard altijd wijzigen in de tabel Boekingen.

Wat gebeurt er als een regel wordt toegepast op een transactie die anders moet worden geboekt?
Regels worden aangemaakt voor terugkerende transacties. In het voorbeeld ziet u altijd op welke transacties elke regel wordt toegepast. Als een algemene regel NIET op een bepaalde transactie mag worden toegepast, kunt u eenvoudig het vinkje bij die transactie verwijderen. De regel wordt dan niet toegepast.

Is het mogelijk een terugkerende boeking zonder bedragen aan te maken als de bedragen elke maand veranderen?
Zeker. Het principe is dat hoe meer voorwaarden u aan een regel toevoegt, hoe beperkter de toepassing ervan wordt. Als u een regel zonder bedrag aanmaakt, zoekt deze naar alle geïmporteerde transacties die aan de overige voorwaarden voldoen, ongeacht het bedrag.
 

Regels aanmaken via het dialoogvenster Regels toepassen

Een van de manieren om regels aan te maken is via het dialoogvenster Regels toepassen. De belangrijkste voordelen zijn:

  • U ziet alle geïmporteerde transacties.
  • De geïmporteerde transacties zijn onderverdeeld in ontvangsten en uitgaven, met en zonder regels.
  • Voor elke groep gelijkaardige transacties ziet u in vetgedrukte tekst welke regel wordt toegepast.
  • Dubbele of conflicterende regels worden aangegeven.
  • U kunt nieuwe regels toevoegen en bestaande regels wijzigen of verwijderen.
  • Wanneer u de voorwaarden van een regel wijzigt (beschrijving, bedrag, rekening), ziet u onmiddellijk de lijst met transacties die aan deze voorwaarden voldoen.
  • U bepaalt welke regels u wilt activeren en welke u wilt deactiveren.

Hieronder wordt de volledige procedure beschreven om regels aan te maken vanuit het dialoogvenster Regels toepassen.

1. Voer de opdracht Importeren in boekhouding uit

Voordat u het dialoogvenster Regels toepassen opent, moet u eerst de banktransacties, postrekeningtransacties of andere transacties importeren:

  • Gebruik de opdracht in het menu Acties > Importeren in boekhouding > Boekingen.
  • Selecteer het juiste formaat en geef het pad op naar het bestand met de gegevens van uw bankafschrift.
  • In het dialoogvenster dat wordt geopend:
    • Voer de rekening in die hoort bij het afschrift waarvan u de transacties importeert (bank, postrekening enz.).
    • Geef de begindatum en einddatum van de periode op voor de transacties die u wilt importeren.
    • Geef de Tijdelijke tegenrekening op als u een andere wilt gebruiken dan de standaardwaarde "[CA]". U kunt elke rekening gebruiken. Als u deze tussen vierkante haken plaatst, wordt ze niet geboekt.
    • Activeer de optie Regels toepassen (alleen beschikbaar met het Advanced-abonnement van Banana Boekhouding Plus).
    • Bevestig met OK.

contropartita automatizzata

 2. Dialoogvenster Regels toepassen

Het programma opent het dialoogvenster Regels toepassen.

In dit dialoogvenster ziet u:

  • De tijdelijke tegenrekening die u eerder hebt ingevoerd of de standaardwaarde "[CA]".
  • De ingevoerde bankrekening waarop alle geïmporteerde transacties van uw bank- of postrekening worden geboekt.
  • De transacties die van de bankrekening zijn geïmporteerd, onderverdeeld in:
    • Ontvangsten zonder regels (Money In without rules).
    • Uitgaven zonder regels (Money out without rules).
    • Ontvangsten met regels (Money In with rules).
    • Uitgaven met regels (Money out with rules).

Rules automation

3. Nieuwe regels aanmaken

Om regels aan te maken:

  • Selecteer een van de geïmporteerde transacties waarvoor u een regel wilt aanmaken.
  • Ga naar de rechterkant, waar de drie puntjes (...) staan.
  • Klik op Nieuwe regel toevoegen.

Rules automation

Het dialoogvenster Regels toepassen - Regel toevoegen wordt geopend.

In dit dialoogvenster moet u het volgende invoeren:

  • Bij Beschrijving stelt het programma automatisch een tekst voor die afkomstig is van de geïmporteerde transactie. Deze tekst is vaak zeer gedetailleerd (bijvoorbeeld met factuurnummers, referenties enz.).

    ⚠️ Let op: als u de tekst ongewijzigd laat, wordt de regel te specifiek (alleen geldig voor die ene transactie) en verliest deze zijn nut.

    Om een doeltreffende regel aan te maken, raden wij het volgende aan:

    1. Verwijder te specifieke onderdelen (bijvoorbeeld factuurnummers en unieke referenties) en behoud alleen de belangrijkste elementen (terugkerende trefwoorden), zoals:
         - bedrijfsnaam
         - officiële bedrijfsnaam / rechtsvorm
         - plaats
         - eventueel klantnummer, polisnummer of ID 

    2. Gebruik indien nodig het teken "+" vóór het eerste woord van de beschrijving.

    Voorbeeld:

  • Best Insurance Contract 892-948
    wordt alleen toegepast op regels die precies deze tekst in dezelfde volgorde bevatten als opgegeven (1e positie = Best; 2e positie = Insurance, 3e positie = Contract, 4e positie = 892-948).
  • +Best Insurance Contract 892-948
    Door het teken "+" toe te voegen, wordt de regel toegepast op regels die deze woorden bevatten: "Best", "Insurance", "Contract" en "892-948":
    - ook in een andere volgorde (bijvoorbeeld Insurance Best Contract 892-948 enz.)
    - ook als ze door andere woorden gescheiden zijn (bijvoorbeeld Best ... 892-948 .... Insurance). 
     
  • De tegenrekening die wordt gebruikt om de tijdelijke tegenrekening te vervangen.
  • Eventuele andere informatie (kostenplaatsen, btw-code enz.).

Belangrijk: wanneer een contractnummer, polisnummer, klantnummer enzovoort voorkomt, raden wij aan een "+" vóór de regel te plaatsen. Dankzij het plusteken kan de regel afzonderlijke woorden (of cijferreeksen) zoeken, ongeacht hun positie in de beschrijving van de geïmporteerde transactie.

Het programma toont de boekingen die voldoen aan de ingevoerde voorwaarden en waarop de nieuwe regel zal worden toegepast. In dit voorbeeld is er slechts één transactie.

  • Bevestig met OK.

Rules automation

4. Regels toepassen bevestigen

In het dialoogvenster Regels toepassen worden de volgende gegevens weergegeven:

  • De regel met de aangemaakte regel ("NIEUW"), waarin de gegevens van de tijdelijke tegenrekening [CA] en de andere gegevens van de regel worden weergegeven.
  • Direct daaronder de transacties waarop de regel is toegepast.

U bepaalt zelf wanneer u de opdracht Regels toepassen uitvoert:

  • U kunt de regels selectief toepassen en verder werken aan de andere regels.
  • U kunt het dialoogvenster sluiten en later verdergaan.
  • U kunt het toepassen van de regels annuleren en de bewerking later herhalen.
  • De opdracht Regels toepassen slaat ook de wijzigingen op die u aan de regels hebt aangebracht. 

Wanneer u op de knoppen klikt:

  • Regels toepassen
    • Het programma slaat de nieuwe regels op in de tabel Terugkerende boekingen.
    • Het programma vult de boekingen in de tabel Boekingen aan.
    • Het dialoogvenster blijft geopend, zodat u regels aan andere transacties kunt toevoegen.
  • OK
    • Bevestigt de toegepaste regels en sluit het dialoogvenster.

Rules automation

Aangebrachte wijzigingen ongedaan maken

Wanneer het dialoogvenster wordt gesloten, staan de volledig aangevulde transacties in de tabel Boekingen .
Als u wilt, kunt u de aangebrachte wijzigingen ongedaan maken:

  • Via het menu Bewerken > Ongedaan maken.
  • Met de knop Ongedaan maken (groene pijl).

Om ook het importeren van de gegevens ongedaan te maken, moet u de opdracht Ongedaan maken een tweede keer uitvoeren.

Boekingen met een tijdelijke tegenrekening aanvullen

Na het importeren van de banktransacties is het de bedoeling dat alle boekingen volledig zijn aangevuld, zodat de tijdelijke tegenrekening [CA] nergens meer voorkomt.

U kunt de resterende boekingen handmatig aanvullen. Dit is handig voor transacties die niet regelmatig terugkeren.

U kunt nieuwe regels aanmaken door een van de volgende methoden te kiezen:

Informatie toevoegen aan boekingen die met regels zijn aangevuld

U kunt aanvullende informatie aan de regels toevoegen via de tabel Terugkerende boekingen.

 

Aanvulregels in het dialoogvenster Regels toepassen

Het dialoogvenster Regels toepassen biedt uitgebreide controle over de geïmporteerde boekingen. U krijgt een voorbeeld te zien van:

  • De bestaande regels 
  • De boekingen waarvoor regels bestaan
  • De boekingen waarvoor nog geen regels bestaan

Vanuit dit dialoogvenster kunt u nieuwe regels aanmaken en bestaande regels wijzigen of verwijderen.

▶ Video: Regels om geïmporteerde boekingen aan te vullen (dialoogvenster Regels toepassen). In het Engels

 U kunt het dialoogvenster openen:

  • Vanuit het dialoogvenster Transacties importeren, wanneer de optie Regels toepassen is aangevinkt.
  • Via het menu Acties > Terugkerende boekingen > Regels toepassen.

Onderdelen van het dialoogvenster

Het dialoogvenster bestaat uit vier onderdelen:

  • Regels toepassen op boekingen met...
  • Tabel met geïmporteerde boekingen.
  • Contextuele opdrachten.
  • Weergaveopties.
  • Bevestigingsknoppen.

Rules automation

Regels toepassen op boekingen met...

  • Tijdelijke tegenrekening (Temporary contra account)
    Dit veld is verplicht. Het filtert alle geïmporteerde boekingen die een bepaalde tegenrekening bevatten, bijvoorbeeld [CA], die is opgegeven in het dialoogvenster Transacties importeren.
  • Rekening
    Filtert alle geïmporteerde boekingen die een bepaalde rekening bevatten, meestal een bankrekening of [A], die is opgegeven in het dialoogvenster Transacties importeren.

Tabel met geïmporteerde boekingen 

Het venster toont alle boekingen met de hierboven opgegeven tijdelijke tegenrekening (bijvoorbeeld [CA]). Deze zijn onderverdeeld in vier hoofdgroepen:

  • Ontvangsten met regels  
    Boekingen met een positieve wijziging van het rekeningsaldo (bijschrijving), waarbij wordt aangegeven met welke regel ze overeenkomen.
  • Uitgaven met regels
    Boekingen met een negatieve wijziging van het rekeningsaldo (afschrijving), waarbij wordt aangegeven met welke regel ze overeenkomen.
  • Ontvangsten zonder regels
    Boekingen met een positieve wijziging van het rekeningsaldo (bijschrijving) die met geen enkele regel overeenkomen.
  • Uitgaven zonder regels
    Boekingen met een negatieve wijziging van het rekeningsaldo (afschrijving) die met geen enkele regel overeenkomen.

Contextuele opdrachten

Selecteer een transactie en klik met de rechtermuisknop of klik op de drie puntjes (...) aan de rechterkant. Er wordt een menu geopend waarmee u:

  • Voor transacties zonder regel de optie Nieuwe regel toevoegen kunt kiezen.
  • Voor transacties waarvoor al een regel bestaat, Regel wijzigen of Regel verwijderen kunt kiezen.

aggiungi nuova regola

Met de opdrachten Nieuwe regel toevoegen en Regel wijzigen opent u het dialoogvenster Regel toevoegen.

Weergaveopties

Met deze opties kunt u de weergave van de geïmporteerde regels in de tabel aanpassen.

  • Uitvouwen / Samenvouwen: toont of verbergt de onderdelen van de boekingen.
  • Ongebruikte regels tonen (Display unused rules): als u deze optie aanvinkt, worden alle regels weergegeven die in de tabel Terugkerende boekingen zijn gedefinieerd. Als de optie niet is aangevinkt, toont het programma alleen de regels waarvoor overeenkomende boekingen zijn gevonden.
  • Rijen zonder regels tonen (Display rows without rules): als u deze optie aanvinkt, worden alle geïmporteerde boekingen weergegeven. Als de optie niet is aangevinkt, toont het programma alleen de boekingen die met een regel overeenkomen.
  • Rekeningen tussen [ ] verwijderen (Remove accounts between [ ]): bij boekingen op meerdere regels waarbij het programma de bankrekening tussen vierkante haken heeft geplaatst (rekening als commentaar), wordt deze rekening verwijderd als de optie is ingeschakeld.
    Regels voor boekingen op meerdere regels kunnen uitsluitend worden gedefinieerd in de tabel Terugkerende boekingen.

Bevestigingsknoppen

  • OK: deze knop past de actieve regels toe en sluit het venster.
    • De tijdelijke tegenrekening wordt vervangen in alle boekingen die met een regel overeenkomen.
    • Nieuwe of gewijzigde regels worden ook opgeslagen in de tabel Terugkerende boekingen.
  • Annuleren (Cancel): deze knop sluit het venster zonder de regels toe te passen.
    • Als een of meer regels zijn gewijzigd, wordt om bevestiging gevraagd voordat het venster wordt gesloten.
    • De knop Annuleren maakt het volgende NIET ongedaan (zie hieronder):
      • Het importeren van boekingen.
      • Wijzigingen aan boekingen en opgeslagen regels die met de knop Toepassen zijn uitgevoerd.
  • Regels toepassen: deze knop past de regels toe zonder het venster te sluiten.
    • De geïmporteerde boekingen worden aangevuld met de tegenrekening en de andere kolommen die in de regels zijn opgegeven. 
      • De wijzigingen aan de boekingen worden opgeslagen in de tabel Boekingen. 
    • Toegevoegde of gewijzigde regels worden opgeslagen in de tabel Terugkerende boekingen.
    • In de tabel ziet u de boekingen waarvoor geen regels bestaan. 

Als u het importeren of de wijzigingen ongedaan wilt maken nadat u de opdracht Regels toepassen hebt uitgevoerd:

  • Sluit het venster. 
  • Gebruik de opdracht Ongedaan maken in het menu Bewerken, een of meerdere keren. 

Tips voor het gebruik van het venster Regels toepassen

De meest efficiënte manier om met het venster Regels toepassen te werken, is als volgt:

  1. Controleer of de boekingen waarvoor regels bestaan correct zijn.
  2. Gebruik de knop Regels toepassen om de tabel Boekingen bij te werken met de geselecteerde regels.
  3. Voeg nieuwe regels toe voor boekingen waarvoor nog geen regels bestaan en controleer of ze correct worden toegepast.
  4. Gebruik opnieuw de knop Regels toepassen.
  5. Herhaal stap 3 en 4 totdat alle boekingen een regel hebben, of sluit het dialoogvenster en vul de boekingen handmatig aan.

 

Dialoogvenster Regel toevoegen / wijzigen

Dit dialoogvenster is toegankelijk vanuit het dialoogvenster Regels toepassen:

  • Klik met de rechtermuisknop op een van de transacties:
    • Voor transacties waarvoor nog geen regel bestaat, kunt u Nieuwe regel toevoegen kiezen.
    • Voor transacties waarvoor al een regel bestaat, kunt u Regel wijzigen kiezen.

De regels worden vervolgens opgeslagen in de tabel Terugkerende boekingen, waar voor elke nieuwe regel een aparte rij wordt aangemaakt.

replace contra-account
In het voorbeeld wordt een nieuwe regel toegevoegd voor de transactie "Best Insurance 2021 Contract 892-948".

Dialoogvenster Regel toevoegen / wijzigen

In dit dialoogvenster voert u het volgende in:

  • De zoektermen (voorwaarden) om overeenkomende geïmporteerde transacties te vinden.
  • De gegevens om de regel aan te maken (acties).

Inserisci la Condizione più efficace
In het voorbeeld is de regel toegevoegd voor de transactie "Best Insurance 2021 Contract 892-948".

Het dialoogvenster bestaat uit vier onderdelen:

  • Regel voor uitgaven/ontvangsten
    Dit is optioneel. U kunt een titel invoeren om de regel te omschrijven.
  • Voorwaarden
    De voorwaarden zijn de criteria die het programma gebruikt om overeenkomende geïmporteerde transacties te vinden, zodat de regels kunnen worden toegepast en de geïmporteerde transacties automatisch kunnen worden aangevuld.
    Er is een overeenkomst wanneer aan alle onderstaande voorwaarden (beschrijving, bedrag, rekening) is voldaan.
  • Acties / Vervanging
    Dit zijn de gegevens die het programma gebruikt om de regel aan te maken en de geïmporteerde transacties aan te vullen. De waarden van de geïmporteerde rijen worden vervangen door de waarden die in de regels zijn opgegeven.
    • Tegenrekening
      Voer de tegenrekening in die in uw rekeningschema voorkomt. Het programma boekt de tegenrekening aan de debet- of creditzijde, afhankelijk van de geïmporteerde transactie.
    • Btw-code
      Voer de btw-code uit de tabel Btw-codes in die op de overeenkomende transactie moet worden toegepast.
      Als u een btw-code invoert, vult het programma de btw-kolommen van de geïmporteerde boekingen aan. Als u geen btw-code invoert, laat het programma de btw-kolommen ongewijzigd.
    • Kostenplaatsen
      Voer de kostenplaatsen (CC1, CC2, CC3) in die in uw rekeningschema voorkomen.
      Als u een of meer kostenplaatsen invoert, vult het programma de betreffende kolommen in de geïmporteerde boekingen aan.
  • Overeenkomende boekingen
    In deze tabel toont het programma alle geïmporteerde transacties die voldoen aan de voorwaarden die in de regel zijn vastgelegd.
    • Dit zijn de boekingen die automatisch worden aangevuld.

Knoppen van het dialoogvenster

  • De knop Verwijderen verwijdert de regel.
  • De knop OK slaat de gegevens van de regel op.
    • Let op: zolang u de opdracht Regels toepassen niet uitvoert, worden de nieuwe regels niet opgeslagen in de tabel Terugkerende boekingen.
    • Als u het importeren annuleert, worden ook de regels die u hebt toegevoegd niet opgeslagen.
      U keert terug naar het vorige venster, waarin de geïmporteerde transacties met en zonder regels opnieuw worden weergegeven. 

 

Andere gegevens aan de regel toevoegen

U kunt via de tabel Terugkerende boekingen aanvullende gegevens aan de regel toevoegen die niet in dit dialoogvenster beschikbaar zijn.

Bewerkingen die alleen beschikbaar zijn in de tabel Terugkerende boekingen:

 

 

 

Regels aanmaken vanuit de tabel Transacties

Een van de manieren om regels aan te maken is vanuit de tabel Boekingen. De belangrijkste voordelen zijn:

  • U werkt rechtstreeks in de tabel Boekingen, die u al regelmatig gebruikt en waarmee u vertrouwd bent.
  • U ziet alle kolommen.
  • U maakt regels aan door eenvoudigweg de geïmporteerde boekingen aan te vullen.
    U hoeft de boekingen alleen de eerste keer handmatig aan te vullen, wanneer u de regels aanmaakt. Bij volgende importbewerkingen past het programma de eerder aangemaakte regels automatisch toe op de nieuw geïmporteerde transacties.
  • Snel regels aanmaken.
    U selecteert de rijen met de aangevulde boekingen en maakt met één klik alle regels aan in de tabel Terugkerende boekingen. U hoeft alleen de beschrijving van elke regel aan te passen om ervoor te zorgen dat toekomstige transacties correct worden herkend.
  • U hoeft de regels niet via extra dialoogvensters in te voeren.
  • U hoeft niet alle gegevens van de regels handmatig in de tabel Terugkerende boekingen in te voeren.

Hieronder wordt de volledige procedure beschreven om regels aan te maken vanuit de tabel Boekingen.

Transacties importeren

Importeer de transacties van uw bankafschrift, postrekeningafschrift of creditcardafschrift in de tabel Boekingen.

import transactions

Geïmporteerde boekingen aanvullen

Voer voor elke geïmporteerde boeking de tegenrekening, de btw-code, de kostenplaats of andere gegevens in.

Wanneer u een transactie importeert die op meerdere rijen moet worden geboekt, voegt het programma één boeking toe met het totale bedrag en de tijdelijke tegenrekening [CA].

Ga als volgt te werk:

  • Verwijder de tijdelijke tegenrekening [CA] uit de boeking.
  • Voeg nieuwe rijen toe onder de boeking. Voer voor elke rij de volledige boeking in, met beschrijving, tegenrekening, bedrag en eventueel de btw-code en kostenplaats.

    transactions with rules

Regels aanmaken

Op basis van de aangevulde boekingen kunt u regels aanmaken:

  • Selecteer in de tabel Boekingen de boekingen waarvoor u regels wilt aanmaken.
  • Klik met de rechtermuisknop op een transactie zonder regels  > Regels aanmaken vanuit selectie.
    U kunt ook het menu Acties > Terugkerende boekingen > Regels aanmaken vanuit selectie gebruiken.

    transactions with rules command

Alle geselecteerde boekingen worden overgebracht naar de tabel Terugkerende boekingen, precies zoals ze in de tabel Boekingen zijn aangevuld.

Regels aanvullen

In de tabel Terugkerende boekingen moet u de regels verder aanvullen:

  • Wijzig de kolom Beschrijving.
    Pas de beschrijving aan die in de transacties van het geïmporteerde bankafschrift moet worden gezocht. Aanvankelijk neemt het programma automatisch de beschrijving over van de geïmporteerde transactie.
    Vervang deze tekst door een of meer trefwoorden, zodat het programma overeenkomsten kan vinden in de beschrijving van de geïmporteerde transactie (bijvoorbeeld + Verzekering Best Insurance).
    Zie ook Voorwaarde voor de beschrijving.
  • Kolommen Debetrekening en Creditrekening
    In de kolommen Debet en Credit worden de tegenrekening en de bankrekening gebruikt voor de import weergegeven.
    • Controleer eerst of de opgegeven tegenrekening de gewenste rekening is. Als dit niet het geval is, pas deze dan aan.
    • De hoofdrekening voor de import, die wordt gebruikt om overeenkomende boekingen te identificeren, mag geen rekening als commentaar zijn (een rekening tussen vierkante haken). 
      Als de rekening overeenkomt met de hoofdrekening van de bank waarvan de transacties worden geïmporteerd en tussen vierkante haken staat, moet u de vierkante haken verwijderen. Anders wordt de regel niet correct toegepast.
      Dit kan voorkomen bij gedetailleerde transacties die uit het bankafschrift zijn geïmporteerd en waarvoor nog geen specifieke regels bestaan.
    • U kunt ook de importrekening verwijderen en alleen de tegenrekening behouden. In dat geval wordt de regel toegepast op basis van de kolom Beschrijving (overeenkomst met de beschrijving van de transactie) en is deze geldig voor alle bankrekeningen die voor de import worden gebruikt.
  • Wijzig bij boekingen op meerdere rijen de kolom Doc.
    Voer op de eerste boekingsrij in de kolom van de tegenrekening lege vierkante haken [] in.
    Voer op de volgende rijen in de kolom Doc !RuleSplit in (zie rijen 7, 8 en 9 in de onderstaande afbeelding).

    recurring transactions with rules

U hoeft deze procedure alleen de eerste keer uit te voeren om de regels in te stellen. Bij volgende importbewerkingen worden de gevonden regels automatisch toegepast op de geïmporteerde transacties. U hoeft alleen de nieuwe geïmporteerde transacties waarvoor nog geen regel bestaat, volgens dezelfde procedure aan te vullen.
Om alle geïmporteerde transacties in de tabel Boekingen te vinden waarvoor nog geen regel bestaat, kunt u de functie Rijen filteren gebruiken door de tekst "[CA]" in te voeren.

 

Regels in de tabel Terugkerende transacties

U kunt de regels openen via de opdracht Acties > Terugkerende boekingen > Tabel Terugkerende boekingen. 

  • Regelrijen zijn de rijen die in de kolom Doc de waarde !Rule of !RuleSplit bevatten.
  • In de regelrijen hebben de kolommen een andere betekenis:
    • Voorwaardekolommen
      Deze bevatten de waarden die worden vergeleken om te bepalen of de regel moet worden toegepast.
      De voorwaardekolommen zijn: Doc, Datum, Beschrijving, Debet-/Creditrekening, Bedrag.
    • Actie- / Vervangingskolommen
      Deze bevatten de waarden die worden toegepast om de geïmporteerde rijen aan te vullen.
      Alle kolommen die niet als voorwaardekolommen worden gebruikt, worden beschouwd als vervangingskolommen.

Regole di automazione nelle tabella Registrazioni ricorrenti

De voorwaardekolommen 

Voorwaardekolommen (of zoekkolommen) bevatten de gegevens waarmee overeenkomsten in de geïmporteerde transacties worden gezocht.

  • Kolom Doc (verplicht)
    • Moet !Rule of !RuleSplit bevatten.
      • !Rule Geeft aan dat het om een regel gaat.
      • !RuleSplit Geeft aan dat de voorgaande regel ook boekingen op meerdere rijen (Split rows) moet aanmaken.
  • Kolom Beschrijving (verplicht)
    • De kolom Beschrijving moet de tekst bevatten die in de beschrijving van de geïmporteerde transacties moet worden gezocht.
    • Wanneer een beschrijving begint met tekst tussen vierkante haken, wordt deze gebruikt als naam van de regel. De naam van de regel is optioneel en kan worden gebruikt om de regels gemakkelijker te herkennen.
  • Kolom Rekening (aanbevolen)
    • Bij dubbel boekhouden: gebruik de kolom Debet (om ontvangsten te filteren) of de kolom Credit (om uitgaven te filteren).
    • Bij inkomsten- en uitgavenboekhouding: gebruik de kolom Rekening.
    • Normaal gesproken is dit de bankrekening waarvan de transacties worden geïmporteerd.
  • Kolom Datum (optioneel)
    • Beperkt de toepassing van de regel tot boekingen binnen een bepaalde periode.
  • Kolom Bedrag (optioneel)
    • Beperkt de toepassing van de regel tot een bepaald bedrag of een bepaald bedragbereik.
    • Bij inkomsten- en uitgavenboekhouding: gebruik de kolom Inkomsten (voor ontvangsten) of Uitgaven (voor uitgaven).

 

De vervangingskolommen 

Vervangingskolommen die met aanvullende informatie moeten worden ingevuld.

  • Kolom DocLink
  • Kolom Tegenrekening
    Geef de tegenrekening op die de tijdelijke tegenrekening [CA] vervangt, of de tijdelijke tegenrekening die in het dialoogvenster Regels toepassen is geselecteerd.
    • Bij dubbel boekhouden: gebruik de kolom Credit (voor ontvangsten) of de kolom Debet (voor uitgaven).
    • Bij inkomsten- en uitgavenboekhouding: gebruik de kolom Categorie.
  • Kolom Btw-code
    Geef de btw-code op die op de geïmporteerde transactie moet worden toegepast.
    Het programma vult automatisch alle btw-gerelateerde kolommen aan.
  • Kolommen Kostenplaatsen (CC1, CC2, CC3)
    Geef de kostenplaats op die aan de geïmporteerde transactie moet worden toegewezen.
  • Kolom Notities
    Voer eventuele aanvullende informatie in die bij de geïmporteerde transactie moet worden opgenomen.
  • Andere kolommen
    Alle kolommen die geen voorwaardekolommen zijn, met uitzondering van ExternalReference, worden beschouwd als vervangingskolommen.
    ExternalReference is een gereserveerde kolom die bij het importeren van banktransacties wordt gebruikt om elke transactie te identificeren en dubbele boekingen te voorkomen.

De kolom DocLink

In deze kolom kunt u geen specifieke link naar een document invoeren, omdat elke transactie een eigen document heeft. U kunt wel een aanduiding tussen vierkante haken invoeren (bijvoorbeeld "[Doc]") om de rijen te herkennen waaraan een digitaal document moet worden gekoppeld.

Na het importeren van de transacties kan het nodig zijn om boekhoudkundige bewijsstukken eraan te koppelen. Om dit sneller te doen, raden wij de volgende werkwijze aan:

  • Gebruik in de kolom DocLink van de tabel Terugkerende boekingen een tekst tussen vierkante haken [ ].
  • Voer tussen de vierkante haken de tekst in die in de bestandsnaam van het bewijsstuk moet worden gezocht.

    Rules automation
     
  • In de tabel Boekingen worden de transacties geïmporteerd met de tekst tussen vierkante haken in de kolom Link.

    Rules automation
     
  • Gebruik in de tabel Boekingen de functie Rijen filteren en voer de tekst "!link![ ]" in. Alle rijen waarvan de kolom Link vierkante haken bevat, worden weergegeven. In deze rijen moet u de link naar het bewijsstuk invoeren.
  • Wanneer u de kolom Link bewerkt in de tabel Boekingen, toont het programma bij automatisch aanvullen de bestanden met bewijsstukken die nog niet aan een boeking zijn gekoppeld en waarvan de bestandsnaam de tekst tussen de vierkante haken bevat. 
    Als u bijvoorbeeld "[factuur]" invoert, toont het programma in de cel alle nog niet gekoppelde bestanden waarvan de naam de tekst "factuur" bevat. 

Boekingen snel zoeken en aanvullen

Het is mogelijk dat sommige boekingen na het importeren van transacties met regels nog handmatig met aanvullende informatie moeten worden aangevuld. 

Om snel de boekingen te vinden die nog moeten worden aangevuld, kunt u een van de volgende methoden gebruiken:

  • De kolom Notities gebruiken
    Om snel de boekingen te vinden die nog moeten worden aangevuld, raden wij aan tijdelijke zoekteksten in te voeren waarmee u de boekingen kunt filteren. Bijvoorbeeld:
    • Voer in de kolom Notities van de tabel Terugkerende boekingen of in een andere kolom van de regelrij (met uitzondering van de vooraf gedefinieerde regelkolommen) een hashtag in, bijvoorbeeld #city.
    • Voer in de functie Rijen filteren van de tabel Boekingen dezelfde hashtag in. Zo worden de rijen weergegeven die u nog moet aanvullen.
  • De regelrijen kleuren
    U kunt de regelrijen in de tabel Terugkerende boekingen een kleur geven. De kleur van de rijen wordt overgenomen in de tabel Boekingen en gebruikt om de boekingen te kleuren waarop de regel wordt toegepast. 
    Om alleen de gekleurde rijen te vinden, kunt u de functie Rijen filteren gebruiken door de tekst "!_co!" in te voeren.

Boekingen op meerdere rijen (split rows)

Wanneer u transacties van een bankafschrift met een regel importeert, wordt normaal gesproken één tegenrekening geboekt. Als het totale bedrag over meerdere tegenrekeningen moet worden verdeeld, kunt u een regel op meerdere rijen aanmaken.
!RuleSplit kan alleen worden ingevoerd in de tabel Terugkerende boekingen. Deze functie is niet beschikbaar in het dialoogvenster Regel aanmaken/wijzigen. Bovendien wordt een regel niet in dat dialoogvenster weergegeven als er !RuleSplit-rijen aan gekoppeld zijn.

Bijvoorbeeld:

  • U ontvangt regelmatig een betaling van 550 die op drie verschillende rekeningen en dus op drie rijen moet worden geboekt:
    • 550, totale ontvangen huur, geboekt op de bankrekening van het afschrift die in de regel is opgegeven.
    • 500, huuropbrengst (tegenrekening voor huuropbrengsten).
    • 50, opbrengst uit bijkomende kosten (tegenrekening voor bijkomende kosten).

Om een regel op meerdere rijen aan te maken:

  • De eerste rij komt overeen met de totale ontvangst.
    • Voer in de kolom Doc de tekst !Rule in.
    • Voer in de kolom Beschrijving de tekst in die in de geïmporteerde transacties moet worden gezocht.
    • Voer in de kolom van de tegenrekening de rekening in, of lege vierkante haken [] als u de rekening leeg wilt laten.
  • Op de volgende rijen:
    • Voer in de kolom Doc de tekst !RuleSplit in.
    • Voer in de kolom Beschrijving de tekst in die in de boeking moet worden weergegeven.
    • Voer in de kolommen Debetrekening en Creditrekening de rekeningen in die u wilt gebruiken, of geef aan welke leeg moeten blijven.
    • Geef in de kolom Bedrag het bedrag van de boeking op. 
      Momenteel is het bedrag vast. Het is niet mogelijk formules te gebruiken die het bedrag aanpassen op basis van het daadwerkelijk geïmporteerde bedrag.
    • Voer in alle andere kolommen de waarden in die op de extra rijen moeten worden opgenomen. 
      In het onderstaande voorbeeld ziet u de kostenplaats van de huurder.
       

Banana Accounting rules example for incoming rents

In het voorbeeld van de huurboeking op meerdere rijen wordt ervan uitgegaan dat het ontvangen bedrag altijd 550 bedraagt. Als het ontvangen bedrag afwijkt van 550, moet de boeking handmatig worden aangevuld.

Regels wijzigen in de tabel Terugkerende boekingen

Alle regels voor automatisch aanvullen die zijn opgeslagen in de tabel Terugkerende boekingen, ook wanneer ze zijn aangemaakt vanuit het dialoogvenster Regels toepassen, kunnen worden gewijzigd of verwijderd. U kunt ook nieuwe regels aanmaken voor toekomstige importbewerkingen waarbij nog geen overeenkomstige regel bestaat.

Een andere beschrijving instellen dan de geïmporteerde beschrijving - Kolom Notities

Alle geïmporteerde transacties bevatten in de kolom Beschrijving van de tabel Boekingen de beschrijving die op het bankafschrift staat. Normaal gesproken zijn deze beschrijvingen zeer gedetailleerd.

Tijdens het importeren kan deze beschrijving niet automatisch worden gewijzigd. 

Als u de geïmporteerde beschrijving wilt wijzigen, kunt u de kolom Notities van de tabel Terugkerende boekingen gebruiken. 
Let op: als de kolom Notities al wordt gebruikt voor eigen aantekeningen, kunt u deze niet gebruiken om de beschrijving te wijzigen. 

Als de kolom Notities niet wordt gebruikt, gaat u als volgt te werk:

  • Open de tabel Terugkerende boekingen.
  • Maak de kolom Notities zichtbaar via het menu Gegevens > Kolommen instellen > kolom Notities aanvinken.
  • Voer in de kolom Notities de beschrijving in die u in de tabel Boekingen (kolom Beschrijving) wilt gebruiken.
    Herhaal deze stap voor elke gewenste boeking.

    Rules recurring transactions
     
  • Importeer de transacties.
  • Maak na het importeren in de tabel Boekingen de kolom Notities zichtbaar (menu Gegevens > Kolommen instellen > kolom Notities aanvinken).
    In de kolom Notities worden de notities overgenomen die in de tabel Terugkerende boekingen zijn gedefinieerd.

    Rules transactions
     
  • Kopieer voor elke boeking de inhoud van de kolom Notities en plak deze in de kolom Beschrijving.

    Rules transactions

Een andere beschrijving instellen dan de geïmporteerde beschrijving - Eigen kolom

In de tabel Terugkerende boekingen kunt u niet rechtstreeks eigen kolommen toevoegen. 

Om een eigen kolom in de tabel Terugkerende boekingen te kunnen gebruiken, moet u de eigen kolom toevoegen aan de tabel Boekingen.

Zodra de kolom aan de tabel Boekingen is toegevoegd, wordt deze ook zichtbaar in de tabel Terugkerende boekingen. U kunt deze dan gebruiken om een andere beschrijving in te stellen dan de geïmporteerde beschrijving.

De procedure is daarom dezelfde als die in de paragraaf Een andere beschrijving instellen dan de geïmporteerde beschrijving - Kolom Notities.

Een bestand voor het nieuwe jaar aanmaken met regels

Wanneer u een nieuw boekjaar aanmaakt met de opdracht Acties > Nieuw jaar aanmaken, worden de bestaande regels in de tabel Terugkerende boekingen automatisch overgenomen in het bestand voor het nieuwe jaar. 

Boekhoudingen met dezelfde regels

Als u meerdere vergelijkbare boekhoudingen beheert (bijvoorbeeld voor klanten met vergelijkbare kenmerken), kan het handig zijn om eerder aangemaakte regels opnieuw te gebruiken, zodat u ze niet telkens opnieuw hoeft in te voeren.

Wanneer de boekhoudingen hetzelfde rekeningschema of een compatibele structuur hebben, kunt u de terugkerende boekingen van het ene bestand naar het andere kopiëren.

Regels kopiëren

  • Open het bronbestand (het bestand met de regels die u opnieuw wilt gebruiken).
  • Open de tabel Terugkerende boekingen via de opdracht
    Acties > Terugkerende boekingen > Tabel Terugkerende boekingen.
  • Selecteer de rijen die u wilt kopiëren.
  • Gebruik de opdracht Rijen kopiëren.
  • Open het doelbestand en ga naar de tabel Terugkerende boekingen.
  • Plak de regels met de opdracht Rijen plakken in de tabel Terugkerende boekingen.

U kunt ook een apart boekhoudbestand aanmaken dat als bibliotheek met regels dient.
Zo kunt u bij het aanmaken van een nieuwe boekhouding eenvoudig de benodigde regels kopiëren en in het doelbestand plakken.

 

Voorwaarden voor regels

De voorwaarden van regels zijn criteria die bepalen wanneer een regel voor het automatisch aanvullen van een boeking moet worden toegepast.

U stelt deze in tijdens het aanmaken of wijzigen van een regel in het dialoogvenster Regels toepassen, of rechtstreeks in de tabel Terugkerende boekingen.

De voorwaarden kunnen betrekking hebben op de Beschrijving, de Rekening, het Bedrag en de Datum.

Een regel wordt alleen toegepast als aan alle ingestelde voorwaarden is voldaan. Als zelfs maar aan één voorwaarde niet wordt voldaan, wordt de regel niet uitgevoerd. Lege voorwaarden worden genegeerd.

Regole sul campo Importo nel dialogo Applica regole

Voorwaarde voor de beschrijving

Voer een woord of een korte zin in als trefwoord om de transacties te identificeren die u wilt automatiseren, op basis van de tekst in de kolom Beschrijving van het bankafschrift.

Banana Boekhouding vergelijkt automatisch de beschrijving van elke transactie met de tekst die in de regel is opgegeven en past de bijbehorende regel toe als er een overeenkomst wordt gevonden.

Voor betere resultaten raden wij aan slechts enkele kenmerkende trefwoorden te gebruiken (bijvoorbeeld de naam van de leverancier of de dienst), zodat de regel op meerdere vergelijkbare transacties kan worden toegepast.

U kunt de zoekteksten op verschillende manieren invoeren:

  • Exact woord of exacte woordgroep
    • Als u bijvoorbeeld "Best Insurance 982-948" invoert, zoekt het programma naar geïmporteerde transacties die exact "Best Insurance 982-948" bevatten.
    • Als u bijvoorbeeld alleen "Insurance" invoert, zoekt het programma naar geïmporteerde transacties die het woord "Insurance" bevatten.
  • Alle woorden in willekeurige volgorde (+ aan het begin)
    • Als u "+Best Insurance 892-948" invoert, zoekt het programma naar geïmporteerde transacties die de woorden "Best", "Insurance" en het nummer "892-948" in willekeurige volgorde bevatten.
    • Alle woorden moeten in de beschrijving van de boeking voorkomen, maar de volgorde is niet belangrijk.
    • Het teken "+" wordt niet meegenomen in de zoekopdracht.

Belangrijk: wanneer een contractnummer, polisnummer, klantnummer enzovoort voorkomt, raden wij aan een "+" vóór de regel te plaatsen. Dankzij het plusteken kan de regel afzonderlijke woorden (of cijferreeksen) zoeken, ongeacht hun positie in de beschrijving van de geïmporteerde transactie.

  • Lijst met woorden (met |)
    • Als u "café|restaurant" invoert, zoekt het programma naar geïmporteerde transacties die het woord "café" of "restaurant" bevatten.
      Deze methode is handig om meerdere categorieën te identificeren zonder afzonderlijke zoekopdrachten te moeten aanmaken.
  • Hoofdletters en kleine letters
    • Bij het zoeken naar tekst wordt geen onderscheid gemaakt tussen hoofdletters en kleine letters. De ingevoerde tekst wordt herkend ongeacht het gebruik van hoofdletters of kleine letters.
      Alle tekst die in het veld Beschrijving wordt ingevoerd, wordt overgenomen in de kolom Beschrijving van de tabel Terugkerende boekingen.

Let op: gebruik NIET de volledige beschrijving van het bankafschrift, omdat deze uniek is voor die specifieke transactie.

Voorwaarde voor de rekening

  • Voer de rekening in waarvan de transacties worden geïmporteerd (bank, postrekening enz.).
  • Het programma boekt automatisch aan de debet- of creditzijde, afhankelijk van het type transactie.
  • Als het veld Rekening leeg blijft, wordt de regel toegepast op alle rekeningen die voldoen aan de voorwaarde voor de beschrijving.

Voorwaarde voor het bedrag (of bedrag in valuta)

  • Hiermee kunt u een regel alleen toepassen wanneer een boeking een bepaald bedrag heeft.
  • Als het bedrag niet precies bekend is, kunt u ook een bedragbereik definiëren door een minimumwaarde, maximumwaarde of een specifiek bereik op te geven waarbinnen de regel moet worden toegepast.
    • Beschikbaar vanaf versie 10.2.3 van Banana Boekhouding Plus (Dev Channel).
    • De voorwaarde moet:
      • beginnen met het teken !
      • tussen vierkante haken [ ] staan
      • het niet-opgemaakte bedrag gebruiken, dus zonder scheidingsteken voor duizendtallen en met een punt als decimaalteken
        (andere formaten worden niet herkend)
      • De volgende operatoren kunnen worden gebruikt: groter dan >, kleiner dan <, groter dan of gelijk aan >=, kleiner dan of gelijk aan <=, ongelijk aan <>
    • Voorbeeld:  om boekingen te selecteren met een bedrag groter dan of gelijk aan CHF 1'000.00: 
      [!>=1000.00]

 

Regole sul campo Importo nel dialogo Applica regole

De afbeelding toont het dialoogvenster Regels toepassen, waarin u het veld Bedrag kunt selecteren en een bedragbereik kunt instellen (in dit voorbeeld wordt rekening 1510 Meubilair en installaties toegepast op boekingen met de beschrijving 'Aankoop van kantoormateriaal' en een bedrag groter dan of gelijk aan CHF 1'000).
Dit filter is handig wanneer u verschillende tegenrekeningen wilt toewijzen op basis van het bedrag van de boeking.

Voorbeelden van voorwaarden voor de kolom Bedrag

SyntaxisBetekenis
[!=1000.00]boekingen met een exact bedrag van CHF 1'000.00
[!>1000.00]boekingen met een bedrag groter dan CHF 1'000.00
[!>=1000.00]boekingen met een bedrag groter dan of gelijk aan CHF 1'000.00
[!<1000.00]boekingen met een bedrag kleiner dan CHF 1'000.00
[!<=1000.00]boekingen met een bedrag kleiner dan of gelijk aan CHF 1'000.00
[!>=1000.00 !<=2000.00]boekingen met bedragen tussen CHF 1'000 en CHF 2'000
[! |!100.00 |!<150.00]boekingen met een exact bedrag van CHF 100.00 of CHF 150.00

Voorwaarde voor de datum

Vanaf versie 10.2.3 van Banana Boekhouding Plus (Dev Channel) kunt u  een regel toepassen op boekingen binnen een bepaalde periode (bijvoorbeeld alleen boekingen van januari).

Ga als volgt te werk:

  • Voeg een nieuwe regel toe, zoals uitgelegd op de pagina Dialoogvenster Regels toepassen - Regel toevoegen.
  • Selecteer het veld Datum.
  • Voer de filtervoorwaarde in het veld Commentaar in.
    De voorwaarde moet:
    • beginnen met het teken !
    • tussen vierkante haken [ ] staan
    • de datum in het ISO-formaat YYYY-MM-DD gebruiken
      (andere formaten worden niet herkend)
  • Voorbeeld:  om boekingen met een datum vóór 01.04.2025 te selecteren: 
    [!<2025-04-01]
     

Regole sul campo Data nel dialogo Applica regole

De afbeelding toont het dialoogvenster Regels toepassen, waarin u het veld Datum kunt selecteren en een datumbereik kunt instellen (in dit voorbeeld wordt de regel toegepast op boekingen met een datum vóór 1 april 2025).
Dit filter is handig wanneer u de verwerking per maand, kwartaal of jaar wilt onderscheiden. Bijvoorbeeld wanneer tot een bepaalde datum een btw-code wordt toegepast en deze daarna verandert vanwege de overgang naar een nieuwe btw-methode.

Voorbeelden van voorwaarden voor de kolom Datum

SyntaxisBetekenis
[!=2025-03-31]boekingen met datum  31.03.2025
[!>2025-03-31]boekingen met een datum na 31.03.2025
[!>=2025-03-31]boekingen met een datum op of na 31.03.2025
[!<2025-03-31]boekingen met een datum vóór 31.03.2025
[!<=2025-03-31]boekingen met een datum op of vóór 31.03.2025
[!>=2025-03-31 !<=2025-06-30]boekingen met een datum tussen 31.03.2025 en 30.06.2025
[! |!2025-03-15 |!<2025-03-18]boekingen met datum 15.03.2025 of 18.03.2025

 

Voorwaarden definiëren in de tabel Terugkerende boekingen

U kunt de voorwaarden rechtstreeks invoeren in de tabel Terugkerende boekingen, met dezelfde syntaxis als in de voorgaande paragrafen.

Regole di automazione nelle tabella Registrazioni ricorrenti

Gewicht van regels en oplossen van conflicten

Het gewicht van een regel voor automatisch aanvullen wordt bepaald door het aantal voorwaarden dat in de regel is vastgelegd. Hoe meer voorwaarden zijn opgegeven, hoe hoger het gewicht van de regel.

Wanneer meerdere regels op dezelfde boeking van toepassing zijn, selecteert Banana Boekhouding de regel met het hoogste gewicht, omdat deze als specifieker wordt beschouwd. Hierdoor kunt u zowel algemene als gedetailleerdere regels definiëren. Bij een conflict wordt altijd de meest specifieke regel toegepast.

In de tabel Terugkerende boekingen kunnen bijvoorbeeld de volgende regels voorkomen:

DatumDocBeschrijvingDebetrekeningCreditrekening
 !RuleBijschrijving 1100 Debiteuren
 !RuleBijschrijving Gebroeders Bernasconi10301150 Klant Bernasconi

Als een boeking met de beschrijving "Bijschrijving Gebroeders Bernasconi" op rekening 1030 wordt geïmporteerd, zijn beide regels van toepassing. De tweede regel heeft echter een hoger gewicht omdat deze een extra voorwaarde bevat in het veld Debetrekening. Omdat deze specifieker is, krijgt deze voorrang op de eerste regel.

Terugkerende transacties

De tabel Terugkerende boekingen wordt gebruikt om boekingen op te slaan die herhaaldelijk worden gebruikt.

Ze bevat drie types van terugkerende boekingen:

Kolommen en weergaven bekijken en rangschikken in de tabel Terugkerende boekingen

Voordat u de herhalende boekingen invoert, moet u de tabel Terugkerende boekingen zichtbaar maken via het menu Acties  > Terugkerende boekingen.

De tabel Terugkerende boekingen laat niet toe om aangepaste weergave-instellingen op te slaan, maar neemt de weergaven en kolominstellingen over van de tabel Boekingen. 
Om de kolommen en hun volgorde in de tabel Terugkerende boekingen aan te passen, moet u:

  • Een nieuwe weergave toevoegen in de tabel Boekingen.
  • De kolommen rangschikken in de tabel Boekingen in de gewenste volgorde.
  • In de tabel Terugkerende boekingen kiest u de aangemaakte weergave (van de tabel Boekingen). De kolommen worden weergegeven in dezelfde volgorde als in de gekozen weergave. 

Terugkerende boekingen invoeren via de kolom Doc

Voor herhalende handelingen kunt u codes aanmaken om in de kolom Doc in te voeren voor het automatisch ophalen van gegevens.

registrazioni ricorrenti

De tabel Terugkerende Boekingen in de Inkomsten- en Uitgavenboekhouding

De functionaliteit van de tabel Terugkerende boekingen is dezelfde als in de dubbele boekhouding, alleen de kolommen zijn anders:

  • In de Inkomsten- en Uitgavenboekhouding worden de kolommen Rekening en Categorie gebruikt.
    • De kolom Rekening betreft de bankrekening, postrekening, kredietkaart... en geeft aan waar het geld vandaan komt en waar het naartoe gaat.
    • De kolom Categorie geeft de uitgaven- of inkomstenrubriek aan. Het geeft aan waarom u geld hebt uitgegeven of verdiend.
    • De kolommen Inkomsten en Uitgaven worden gebruikt om het bedrag van de beweging aan te geven.
  • In de dubbele boekhouding worden de kolommen Debetrekening en Creditrekening en de kolom Bedrag gebruikt.

recurring transactions

Opeenvolgende nummering van documenten "docnum" 
Als u in de kolom Doc van de tabel Boekingen een andere nummering wenst dan de automatische, voeg dan een rij toe in de tabel Terugkerende boekingen met in de kolom Doc de code "docnum". Voor de volgende rijen wordt het type nummering gebruikt dat is gespecificeerd in de kolom Omschrijving.

  • "0" als u geen automatische nummering wenst.
  • "1" voor een  opeenvolgende nummering.
  • "kassa-1" voor opeenvolgende nummering met het voorvoegsel "kassa-" (kassa-2, kassa-3). 
    Het programma vervangt het aangegeven cijfer aan het einde van de tekst door een opeenvolgend nummer. 
     
  • Als u bij de suggesties slechts één rij per code wilt weergeven, moet u de omschrijving als volgt vooraf laten gaan:
    • Een "*" - Toont alleen deze rij en niet die met een gelijkaardige code.
    • Een "**" - Toont alleen deze rij, maar neemt ze niet over (alleen titelrij).
    • Een "\*" - Laat toe om de omschrijving met een asterisk te beginnen, zonder deze als commando te interpreteren.

Terugkerende boekingen overnemen in de tabel Boekingen

In de tabel Boekingen kunt u de rijen ophalen die gedefinieerd zijn in de tabel Terugkerende boekingen:

  • In de tabel Boekingen voert u in de rij van de boeking de datum in. U kunt ook bijkomende kolommen toevoegen die niet aanwezig zijn in de tabel Terugkerende boekingen, afhankelijk van de weergave waarin u zich bevindt.
  • In de kolom Doc van de tabel Boekingen kiest u een van de codes die zijn gedefinieerd in de tabel Terugkerende boekingen (kolom Doc) en drukt u op Enter:
    • Het programma voegt de herhalende rijen in met dezelfde code.
    • Indien nodig kunt u altijd waarden wijzigen of aanvullen.
  • De rijen die zijn opgeslagen in de tabel Terugkerende boekingen kunnen ook worden overgenomen in de tabel Boekingen door de code in te voeren in de kolom Doc en op de toets F6 te drukken.

Boekingen kopiëren van de tabel Boekingen naar de tabel Terugkerende boekingen

Herhalende boekingen kunnen ook worden ingevoerd door bestaande boekingen uit de tabel Boekingen te kopiëren en te plakken in de tabel Terugkerende boekingen.

Ga als volgt te werk:

U kunt ook de toetsen Ctrl + C en Ctrl + V gebruiken om de boekingen te kopiëren.

 

Automatische transacties met regelmatige tussenpozen

Automatische boekingen zijn handig om het invoeren van terugkerende boekingen, zoals abonnementen, verzekeringen en belastingvoorschotten, eenvoudiger en sneller te maken. Met automatische boekingen hoeft u de terugkerende boeking slechts één keer in de tabel Terugkerende boekingen in te voeren en enkele parameters in te stellen, zoals de begindatum, de einddatum en de herhalingsfrequentie. Met een eenvoudige opdracht toont Banana Boekhouding Plus de planning van de terugkerende boekingen en maakt het programma deze automatisch aan in de tabel Boekingen.

In Banana Boekhouding Plus zijn er twee manieren om automatische boekingen aan te maken: 

Vereisten

De kolommen Einddatum en Herhalen toevoegen 

Om de opdrachten voor automatische boekingen te activeren, moet u de kolommen Einddatum en Herhalen toevoegen aan de tabel Terugkerende boekingen (menu Acties). Zonder deze kolommen worden de opdrachten niet weergegeven.

  1. Open uw boekhoudbestand of maak een nieuwe boekhouding aan met de opdracht Bestand > Nieuw.
  2. Selecteer de opdracht in het menu Extra > Functies toevoegen/verwijderen.
    Het dialoogvenster Functies toevoegen/verwijderen verschijnt met een lijst van beschikbare functies.
  3. Selecteer de optie Kolommen Einddatum en Herhalen toevoegen aan de tabel Boekingen.           
    Als deze optie NIET zichtbaar is, controleer dan welke versie van Banana en welk abonnement u gebruikt, zoals beschreven in het gedeelte Vereisten.
  4. Klik op OK.

registrazioni automatiche

 

Een automatische boeking aanmaken vanuit de tabel Terugkerende boekingen

  1. Selecteer de opdracht in het menu Acties > Terugkerende boekingen > Automatische boeking aanmaken.
  2. De tabel Terugkerende boekingen verschijnt met een nieuwe rij. In de kolom Datum staat de huidige datum en in de kolom Doc staat de tekst !Auto, waarmee de automatische boeking wordt geïdentificeerd.   
    [img]
  3. Wijzig de kolom Datum en voer de datum in waarop de eerste geplande boeking moet plaatsvinden.
  4. Maak de kolommen Einddatum en Herhalen zichtbaar via de opdracht Gegevens > Kolommen instellen....           
    Selecteer de kolom Einddatum in de lijst aan de linkerkant en klik op Zichtbaar. Doe hetzelfde voor de kolom Herhalen.        
    Als deze kolommen ontbreken in de tabel 'Terugkerende boekingen', voeg ze dan toe zoals beschreven in het gedeelte De kolommen Einddatum en Herhalen toevoegen.
    Opmerking: De nieuwe kolommen worden toegevoegd aan de tabel Boekingen, maar alleen gebruikt in de tabel Terugkerende boekingen, waar ze zichtbaar zijn in de weergave Terugkerend.
  5. Voer de gewenste herhalingsfrequentie in de kolom Herhalen in. Als u bijvoorbeeld een driemaandelijkse herhaling wilt, voert u in de kolom Herhalen de tekst 3M in.
  6. Als de automatische boeking een einddatum heeft, voert u deze in de kolom Einddatum in.
  7. Vul de kolommen Beschrijving, Debetrekening, Creditrekening en Bedrag in.
  8. Selecteer de opdracht in het menu Acties > Terugkerende boekingen > Automatische boekingen toepassen om de geplande boekingen weer te geven in het dialoogvenster Automatische boekingen beheren.

Opmerking: Als u een bestaande boeking in de tabel Boekingen selecteert en vervolgens de opdracht Acties > Terugkerende boekingen > Automatische boeking aanmaken gebruikt, wordt een regel voor een automatische terugkerende boeking aangemaakt. De kolommen Beschrijving, Bedrag en Rekeningen worden ingevuld met de gegevens van de oorspronkelijke boeking.            
U kunt dit ook doen via de opdracht Automatische boeking aanmaken in het contextmenu van de tabel Boekingen (klik met de rechtermuisknop rechtstreeks op een boeking en selecteer de opdracht Automatische boeking aanmaken).

 

Een automatische boeking aanmaken vanuit het dialoogvenster Automatische boekingen toepassen

  1. Selecteer de opdracht in het menu Acties > Terugkerende boekingen > Automatische boekingen toepassen...
  2. Het dialoogvenster Automatische boekingen beheren verschijnt.
  3. Klik onderaan de pagina op Nieuwe automatische boeking.
  4. Vul de benodigde velden in:
    • Begindatum           
      De datum waarop de eerste automatische boeking plaatsvindt. Wanneer de boekingen worden gegenereerd, wordt deze datum bijgewerkt naar de datum van de laatst aangemaakte automatische boeking.
    • Einddatum
    • Herhalen
    • Beschrijving
    • Rekening
    • Tegenrekening
    • Bedrag
    • CC1, CC2, CC3
    • Naam of beschrijving (optioneel)
  5. Klik op OK.

De interne overdrachtsrekening bij het importeren

De tussenrekening is een hulprekening die wordt gebruikt om tijdelijke transacties te boeken. Deze wordt met name in de volgende gevallen gebruikt:

  • Het boeken van verlegging van de btw en terugvordering van de verwervingsbelasting (btw op diensten uit het buitenland).
  • Het importeren van gegevens uit het kasboek en van creditcards in de hoofdboekhouding.
  • Het boeken van nettolonen die van de bankrekening zijn afgeschreven, in afwachting van de volledige boeking van de brutolonen met de verschillende maandelijkse inhoudingen.
  • Het boeken van ontvangsten in de formaten camt054 en camt053 om dubbele bijschrijvingen te voorkomen.

De tussenrekening gebruiken bij het importeren van gegevens uit de kas of van een creditcard

Wanneer de transacties van de kas of creditcard in afzonderlijke bestanden worden bijgehouden, wordt de tussenrekening als tegenrekening gebruikt voor overboekingen van de bank naar de kas of creditcard. Zo voorkomt u dubbele boekingen bij het importeren van gegevens in de hoofdboekhouding.

  • In het kas- of creditcardbestand wordt de ontvangst van het geld geboekt (het saldo van de kas of creditcardrekening neemt toe).
  • In het bestand van de hoofdboekhouding wordt de afschrijving van de bank- of postrekening en de toename van de kas of creditcardrekening geboekt.

In beide bestanden moet de tussenrekening als tegenrekening worden gebruikt, zowel bij de boeking van de opname van de bank (hoofdboekhouding) als bij de storting in de kas of op de creditcardrekening (afzonderlijk bestand).

Wanneer de gegevens van de kas of creditcard in het bestand van de hoofdboekhouding worden geïmporteerd, wordt het saldo van de tussenrekening nul:

  • De gegevens die uit het kas- of creditcardbestand worden geïmporteerd, worden aan de creditzijde van de tussenrekening geboekt.
  • De transacties met betrekking tot stortingen die al als afschrijving van de bank- of postrekening zijn geboekt, worden aan de debetzijde van de tussenrekening geboekt.

Meer informatie over het importeren met behulp van de tussenrekening vindt u op de pagina Gegevens uit de kas importeren.

De tussenrekening gebruiken voor ontvangsten via camt054 en camt053

Wie betalingen ontvangt via een QR-IBAN, kan het XML-bestand camt054 gebruiken om de ontvangsten automatisch te importeren en te boeken. Tegelijkertijd kan het volledige elektronische bankafschrift worden geïmporteerd met het XML-bestand camt053.

  • Het XML-bestand camt054 bevat uitsluitend de details van de ontvangsten per klant.
  • Het XML-bestand camt053 bevat daarentegen de dagelijkse totale bijschrijving, zonder verdere details.
  • De ontvangsten op de QR-IBAN-rekening die via het XML-bestand camt054 worden geïmporteerd, worden dagelijks overgemaakt naar de gekoppelde IBAN-rekening (de bankrekening die in het rekeningschema is opgenomen).

Probleem: Als beide XML-bestanden (camt054 en camt053) op dezelfde bankrekening in de boekhouding worden geïmporteerd, wordt dezelfde bijschrijving tweemaal geboekt: één keer met de details van de afzonderlijke ontvangsten (camt054) en één keer met het dagelijkse totaalbedrag (camt053). Hierdoor worden de bijgeschreven bedragen dubbel geregistreerd.

Om dit probleem te voorkomen, wordt de tussenrekening gebruikt volgens de procedure die wordt beschreven op de pagina Bankafschrift Camt ISO 20022 Zwitserland (Banana+).

Gegevens overnemen uit andere programma's

Met Banana Boekhouding Plus kunt u transacties uit andere programma's overnemen, zowel om met uw boekhouding te beginnen als voor regelmatig terugkerende importbewerkingen.

Banktransacties importeren

Dit is de meest voorkomende situatie bij het importeren van gegevens. Raadpleeg hiervoor het betreffende gedeelte:

U kunt deze functies gebruiken om gegevens regelmatig of eenmalig te importeren.

Voorbeeld: een CSV-bankbestand importeren via Excel

Als u bankgegevens moet importeren en er geen importextensie beschikbaar is, kunt u ook Excel gebruiken. Maak hiervoor een gegevensstructuur die vergelijkbaar is met die van de tabel Boekingen en kopieer en plak vervolgens de gegevens:

  1. Maak in Excel een werkblad "Boekingen" aan met dezelfde kolommen als de tabel Boekingen van de boekhouding.
    • Datum, Doc, Beschrijving, Debetrekening, Creditrekening, Bedrag
  2. Importeer de bankgegevens in Excel in een afzonderlijke tabel.
  3. Kopieer de gegevens naar het werkblad Boekingen of neem ze over met formules.
  4. Selecteer en kopieer de boekingsgegevens in Excel.
  5. Ga naar de tabel Boekingen in Banana Boekhouding.
  6. Ga naar het einde van de tabel en gebruik de opdracht Plakken.
    Het programma voegt nieuwe rijen toe.

Om de gegevens van het oorspronkelijke formaat naar het formaat van Banana Boekhouding om te zetten, kunt u ook formules gebruiken, zoals in het voorbeeld op de onderstaande afbeelding, waarbij de 
Debet- en creditrekening via een formule worden toegewezen op basis van het teken van het bedrag.

dialogo importa in contabilità

Kolommen voor boekhouding met meerdere valuta

Als u een boekhouding met meerdere valuta gebruikt, voegt u ook de volgende kolommen toe.

  • Valutacode
  • Bedrag in basisvaluta.       
    Als u zowel het bedrag in de vreemde valuta als het bedrag in de basisvaluta hebt, berekent Banana Boekhouding automatisch de wisselkoers.

Aanvullende tips

  • Als de bedragkolommen geen scheidingstekens voor duizendtallen bevatten, kan het gebeuren dat Excel de waarden niet als getallen herkent. Selecteer in dat geval de volledige kolom, gebruik de opdracht "Vervangen" en voeg vervolgens het scheidingsteken voor duizendtallen in.
  • Als de gegevens in omgekeerde volgorde staan ten opzichte van de volgorde die u in Banana gebruikt, selecteert u vóór het toewijzen van de velden de kolom Datum, klikt u op het pijltje rechts en sorteert u van oud naar nieuw.
  • U kunt naar wens extra kolommen toevoegen.
  • Met Office Scripts van Excel kunt u eventueel ook een macro maken om de bestandsconversie te automatiseren.

ChatGPT of een andere AI-assistent gebruiken

Als de gegevens niet vertrouwelijk zijn, kunt u ChatGPT of een andere AI-assistent gebruiken om een Excel-bestand te maken met dezelfde kolommen als de tabel Boekingen.

  • Upload uw transactiebestand naar de AI-assistent.
  • Geef aan dat het bestand banktransacties bevat en leg indien mogelijk kort het formaat, de structuur en de betekenis van de kolommen uit.
  • Vraag om de inhoud om te zetten naar een Excel-bestand en geef daarbij aan dat:
    • Het bestand compatibel moet zijn met Banana Boekhouding, zodat de assistent de informatie over de bestandsformaten correct kan gebruiken.
    • De kolommen moeten overeenkomen met die van de tabel Boekingen in Banana Boekhouding, bijvoorbeeld: 
      Datum, Doc, Beschrijving, Debetrekening, Creditrekening, Bedrag.
    • De velden Debetrekening en Creditrekening moeten worden ingevuld met het rekeningnummer van de bankrekening, afhankelijk van het teken van het bedrag.
    • U moet aangeven welke tekens in het bestand worden gebruikt als scheidingsteken voor duizendtallen en decimalen, bijvoorbeeld: 
      Scheidingsteken voor duizendtallen ".", decimaalteken ".".
  • Open het gegenereerde bestand in Excel en controleer het resultaat.
  • Mogelijk moet u handmatig aanpassingen uitvoeren of de AI-assistent aanvullende instructies geven om het resultaat te verbeteren.
  • Wanneer het bestand correct is, selecteert en kopieert u de gegevens vanuit Excel.
  • Ga naar het einde van de tabel Boekingen in Banana Boekhouding en plak de gegevens.

Regelmatig gegevens importeren uit andere programma's

Het kan nodig zijn om regelmatig gegevens te importeren:

  • Maandelijkse loonboekingen importeren uit een loonadministratieprogramma.
  • Uitgereikte facturen importeren uit een facturatieprogramma.
  • Betalingen importeren die in het facturatieprogramma zijn geregistreerd.
  • Verkopen importeren die in een webshop zijn geregistreerd.
  • Gegevens importeren uit een ander boekhoudprogramma.
  • Gegevens importeren uit een kassabeheerprogramma (bijvoorbeeld van een restaurant of hotel).

In deze gevallen zijn er twee mogelijkheden:

  1. Zorg ervoor dat uw toepassing de gegevens exporteert naar een txt-bestand (TSV), dat speciaal is voorbereid voor import in Banana Boekhouding.       
    Raadpleeg de instructies voor het maken van een bestand dat in Banana Boekhouding kan worden geïmporteerd (in het Engels).
  2. Gebruik een importextensie die de door het programma geëxporteerde gegevens omzet naar een formaat dat door Banana wordt ondersteund.

Een nieuwe boekhouding aanmaken op basis van bestaande gegevens

Als u Banana Boekhouding wilt gaan gebruiken en uw boekhouding tot nu toe met andere software hebt bijgehouden, of als u uw boekhouding opnieuw wilt opbouwen op basis van bestaande gegevens.

Gegevens overnemen uit auditbestanden of andere formaten

U kunt een boekhouding in Banana Boekhouding opnieuw opbouwen op basis van bestanden die alle boekhoudgegevens bevatten, zoals:

Eenmalig gegevens importeren met Excel

Als u begint met boekhouden in Banana en transacties uit een ander boekhoudprogramma wilt overnemen, is het waarschijnlijk sneller om Excel te gebruiken om de gegevens te kopiëren en te plakken.

  1. Exporteer de gegevens vanuit uw vorige boekhoudprogramma naar een formaat dat Excel kan lezen (CSV, txt, enz.).
  2. Importeer de gegevens in Excel (zie hieronder).
  3. Plaats de kolommen in Excel in precies dezelfde volgorde als in de tabel Boekingen van Banana.
    • In plaats van de bestaande kolommen te verplaatsen, kan het handiger zijn om nieuwe kolommen naast de bestaande toe te voegen en de gegevens daarin te kopiëren, of formules te gebruiken om de gegevens over te nemen en om te zetten. Met formules kunt u spaties verwijderen, teksten aanpassen of bedragen en datums omzetten.
  4. Open de nieuwe boekhouding in Banana Boekhouding.
  5. Selecteer in Excel de gegevens die u wilt kopiëren en gebruik de opdracht Kopiëren (Ctrl+C of Kopiëren in het menu Bewerken).
  6. Ga naar Banana en gebruik de opdracht Plakken (Ctrl+V of Plakken in het menu Bewerken).

Deze methode is handig om gegevens over te nemen uit MS-Money, Intuit Quicken en QuickBooks, en uit de meeste andere boekhoudprogramma's.

Importeren uit andere programma's om over te stappen naar Banana

Om de overstap van andere programma's naar Banana Boekhouding te vergemakkelijken, hebben we enkele extensies ontwikkeld waarmee gebruikers transacties die al in andere software zijn ingevoerd, kunnen importeren in Banana Boekhouding. Wij raden daarom aan de specifieke pagina's te raadplegen over het programma waaruit u wilt overstappen: