In dit artikel
Het commando Regels toepassen in het menu Acties gebruikt modeltransacties uit de tabel Terugkerende transacties om automatisch geïmporteerde bank- of creditkaarttransacties aan te vullen.
De volgende afbeeldingen laten zien hoe de regels werken en hoe deze worden toegepast.
Het proces kan worden samengevat in twee hoofdstappen:
- Het importeren van banktransacties in de transactietabel.
- Automatische aanvulling van transacties gebaseerd op de regels.
Het importeren van banktransacties
Bij het importeren van gegevens van banktransacties, doet het programma het volgende:
- Transactierijen aanmaken door de gegevens van de bank zoals datum, beschrijving, bedrag en referentiegegevens over te nemen.
- Vult in de transactie de rekening in van de bank waar de mutaties bijhoren die de gebruiker heeft aangegeven in het transacties importeren dialoogvenster.
- Voor mutaties met een totaal uitgaand bedrag en rijen met details van de verschillende betalingen, waarvoor een transactie met meerdere rijen vereist is, zet het programma over het algemeen alleen de tijdelijke tegenrekening in de detailrijen.
- Echter, als de optie Regels toepassen is geactiveerd in de import dialoog vult het programma ook de naam van bankrekening in de boekhouding tussen vierkante haken [] in (geannoteerde rekening). Deze geannoteerde rekening wordt gebruikt door de functie regels toepassen om te weten welke rekening de bronrekening is.
- Voor iedere transactie, vult het programma de tijdelijke tegenrekening in [CA] (Contra Account) aangegeven in de transacties importeren dialoog.
Aanvullen van transacties met de regels
Geïmporteerde transacties worden automatisch aangevuld gebaseerd op regels die ingesteld zijn:
- Voor het toepassen van de regels gebruikt het programma de transacties die de tijdelijke tegenrekening bevatten.
- De functie Regels toepassen vervangt de tijdelijke tegenrekening door de aangegeven rekening en vult de transacties aan met andere waardes die in de regel aangegeven worden (BTW, kostenplaats, etc.).
- Voor transactie zonder een toepasselijke regel:
- Kan een regel worden aangemaakt voor transacties die in de loop van de tijd herhaald worden.
- Kan men de transactie handmatig aanvullen.
- De functie Regels toepassen stopt wanneer er geen transacties meer zijn die de tijdelijke tegenrekening bevatten.
Regels
De regels zijn bestaande model transacties in de Terugkerende transactietabel, waar:
- De kolom Beschrijving de tekst bevat (een of meer sleutelwoorden) die in de geïmporteerde transactie moeten staan.
- De Debet en Credit rekeningen de tegenrekeningen bevatten die de tijdelijke tegenrekeningen vervangen.
- Wanneer de beschrijving begint met "+" moeten alle woorden aanwezig zijn in de tekst van de geïmporteerde transactie op elke positie. In het voorbeeld moet de betaling aan de verzekeringsmaatschappij geboekt worden op verschillende rekeningen afhankelijk van het polisnummer.
Aangevulde transacties (het resultaat)
Wanneer er waarden zijn ingevuld in de kolommen van de regel, die overeenkomen met de geïmporteerde transacties, vervangt het commando Regels toepassen de tijdelijke tegenrekening en vult de lege kolommen. In dit voorbeeld vult het programma transacties aan door de tegenrekening en de BTW code in te vullen.
Als er maar één transactie overblijft, zoals in het voorbeeld, om aan te vullen kunt u deze handmatig boeken of u kunt een speciale regel voor deze transactie aanmaken.
Andere handmatige aanvulling
Als u, na het toepassen van de regel, transacties verder moet aanvullen of verifiëren kan het handig zijn deze transacties goed vindbaar te maken:
- Geef in de tabel Terugkerende transacties de rij met de regel een kleur. Vervolgens wordt de kleur bij het importeren toegekend aan de geïmporteerde rij in de transactietabel.
- Voer een tijdelijke waarde in in de kolom die aangevuld moet worden.
Transacties vóór het toepassen van regels (let op de tweede)
In het voorbeeld wordt [Doc] ingevoerd in de kolom Koppeling, wat betekent dat de transactie gekoppeld moet worden aan een documentatiebestand.
Definitie van de regel
Transacties ná het toepassen van de regel
Regels aanmaken met de dialoog Regels toepassen
Regels kunnen ook worden gemaakt vanuit de Regels toepassen dialoog.
Nadat ze aangemaakt zijn worden ze in de tabel Terugkerende Transacties geplaatst.
Regels aanmaken vanuit een transactie
Wanneer u in de transactietabel bent kunt u een regel aanmaken:
- Vanuit menu Acties > Terugkerende transacties > Regel maken op basis van transactie
- Klik met de rechtermuisknop op de transactie en kies Regel maken op basis van transactie
De transactie rij wordt toegevoegd aan de Terugkerende transactietabel, met de tekst '!Rule' in de kolom Doc.
Transacties over meerdere rijen
Als de transactie over meerdere rijen gesplitst en geboekt moet worden is het mogelijk '!RuleSplit' regels te maken.
Transacties vóór het toepassen van regels op meerdere rijen
Regels voor splitsen in meerdere rijen 
Transacties ná het toepassen van de regel voor splitsen in meerdere rijen
Functies die nu nog niet beschikbaar zijn
Deze functies zijn momenteel niet beschikbaar, hoewel sommige gebruikers hierom vragen:
- Mogelijkheid om de tekst van de transactie te wijzigen, in te korten en te vereenvoudigen.
- Voor transacties op meerdere rijen, mogelijkheid om formules te gebruiken, die de bedragen berekenen op basis van het bedrag van de geïmporteerde transactie.