Hoe werken de regels voor het aanvullen van geïmporteerde transacties in 3 stappen

Hieronder wordt uitgelegd hoe de regels werken en hoe ze worden toegepast. 
Het proces kan in drie stappen worden samengevat:

1. Banktransacties importeren in de tabel Boekingen.
2. Regels aanmaken.
3. De regels toepassen om de boekingen automatisch aan te vullen.

1. Banktransacties importeren

Wanneer banktransacties worden geïmporteerd, voegt het programma een tijdelijke tegenrekening [CA] toe. Normaal gesproken moet de tegenrekening voor elke boeking handmatig worden ingevuld.

In het voorbeeld ziet u in de tabel Boekingen dat:

• (1) - De cellen een tijdelijke tegenrekening bevatten die verband houdt met de verkoop via Twint.
• (2) - De cel een tijdelijke tegenrekening bevat die verband houdt met de maandelijkse kosten van mei.
• (3) - De cel een tijdelijke tegenrekening bevat die verband houdt met de telefoonkosten van Swisscom.
• (4) - De cel een tijdelijke tegenrekening bevat die verband houdt met verzekeringskosten, polisnummer 892-948.
• (5) - De cel een tijdelijke tegenrekening bevat die verband houdt met verzekeringskosten, polisnummer 987-650.

2. Regels aanmaken

Met de regels kunt u alle tijdelijke tegenrekeningen van geïmporteerde boekingen automatisch aanvullen. U kunt daarbij ook btw-codes, kostenplaatsen, links en andere gegevens toevoegen.

Regels zijn volledig ingevulde voorbeeldboekingen in de tabel Terugkerende boekingen, waarbij:

• De kolom Beschrijving de tekst (een of meer trefwoorden) bevat die in de geïmporteerde boeking moet voorkomen.
• De kolommen Debetrekening en Creditrekening de tegenrekening bevatten die de tijdelijke tegenrekening moet vervangen.

We hebben een systeem ontwikkeld waarmee u op verschillende manieren regels kunt aanmaken: 

• Regels aanmaken vanuit het dialoogvenster Regels toepassen
• Regels aanmaken vanuit de tabel Boekingen
• Regels aanmaken vanuit de tabel Terugkerende boekingen 

Ongeacht de gebruikte methode worden de aangemaakte regels opgeslagen in de tabel Terugkerende boekingen.

In het voorbeeld zijn in de tabel Terugkerende boekingen de volgende regels aangemaakt om de tijdelijke tegenrekeningen [CA] te vervangen:

• (1) - De regel "Twint resale" vervangt [CA] door de rekening "Sales". Ook de btw-code is toegevoegd.
• (2) - De regel "Interac Electronics SA" vervangt [CA] door de rekening "Goods". Ook de btw-code is toegevoegd.
• (3) - De regel "+Swisscom 41795561718" vervangt [CA] door de rekening "Admin".
• (4) - De regel "+Best insurance 892-948" vervangt [CA] door de rekening "Insurance Health".
• (5) - De regel "+Best insurance 987-650" vervangt [CA] door de rekening "Insurance Car".

Belangrijk: wanneer een contractnummer, polisnummer, klantnummer enzovoort voorkomt, raden wij aan een "+" voor de regel te plaatsen. Dankzij het plusteken kan de regel afzonderlijke woorden (of cijferreeksen) zoeken, ongeacht hun positie in de beschrijving van de geïmporteerde transactie.

3. Regels toepassen voor automatisch aanvullen (Resultaat)

In de tabel Boekingen vult het programma de geïmporteerde boekingen aan met de tegenrekening, de btw-code enzovoort, ongeacht de methode waarmee de regels zijn aangemaakt.

In het voorbeeld zijn de geïmporteerde transacties in de tabel Boekingen automatisch aangevuld. De tegenrekeningen die in de regels zijn opgegeven, zijn ingevoerd ter vervanging van de tijdelijke tegenrekeningen [CA]:

• (1) - Voor de transacties "Twint" is [CA] vervangen door de rekening "Sales" en is de btw-code toegevoegd.
• (2) - Voor de transactie "Interac Electronics SA" is [CA] vervangen door de rekening "Goods" en is de btw-code toegevoegd.
• (3) - Voor de transactie "Swisscom" is [CA] vervangen door de rekening "Admin".
• (4) - Voor de transactie "Best insurance" met polisnummer "892-948" is [CA] vervangen door de rekening "Insurance Health".
• (5) - Voor de transactie "Best insurance" met polisnummer "987-650" is [CA] vervangen door de rekening "Insurance Car".

Bovendien herkent het programma boekingen met een btw-code en vult het alle btw-gerelateerde kolommen automatisch aan (btw-rekening en bedragen). 

FAQ

Wordt bij een regel voor opbrengsten ook automatisch de btw-code ingevoerd?
Ja. Wanneer u een regel aanmaakt, kunt u zelf bepalen welke gegevens het programma automatisch moet invoeren. U kunt dus niet alleen de tegenrekening opgeven, maar ook de btw-code die moet worden gebruikt.

Kunnen eenmaal aangemaakte regels ook in een ander bestand worden gebruikt?
De regels worden opgeslagen in de tabel Terugkerende boekingen. U kunt ze eenvoudig naar een ander bestand overbrengen door ze te kopiëren en te plakken. Wanneer u naar een nieuw boekjaar overgaat, is dit niet nodig, omdat Banana de bestaande regels automatisch naar het volgende jaar overneemt.

Kunnen boekingen die via import en regels zijn aangemaakt nog handmatig worden gewijzigd, bijvoorbeeld om de beschrijving te verduidelijken?
Zeker. Alle boekingen kunnen altijd worden gewijzigd of gecorrigeerd, ongeacht hoe ze zijn ingevoerd. U kunt het filter gebruiken om snel de gewenste transacties te vinden.

Kan een regel ook de beschrijving van een geïmporteerde transactie wijzigen?
Nee. De beschrijving van de regel dient alleen om het programma aan te geven waarnaar het in de geïmporteerde transacties moet zoeken. De tekst van de transactie wordt niet gewijzigd en blijft zoals de bank deze heeft aangeleverd. U kunt de beschrijving na het importeren uiteraard altijd wijzigen in de tabel Boekingen.

Wat gebeurt er als een regel wordt toegepast op een transactie die anders moet worden geboekt?
Regels worden aangemaakt voor terugkerende transacties. In het voorbeeld ziet u altijd op welke transacties elke regel wordt toegepast. Als een algemene regel NIET op een bepaalde transactie mag worden toegepast, kunt u eenvoudig het vinkje bij die transactie verwijderen. De regel wordt dan niet toegepast.

Is het mogelijk een terugkerende boeking zonder bedragen aan te maken als de bedragen elke maand veranderen?
Zeker. Het principe is dat hoe meer voorwaarden u aan een regel toevoegt, hoe beperkter de toepassing ervan wordt. Als u een regel zonder bedrag aanmaakt, zoekt deze naar alle geïmporteerde transacties die aan de overige voorwaarden voldoen, ongeacht het bedrag.