In dit artikel
Bij het doen van uw boekhouding is het mogelijk het kasboek apart te beheren met Cash Manager. Van tijd tot tijd importeert u de transacties in het hoofd boekhoudbestand, gegroepeerd op een geselecteerde periode.
In dit geval zijn er twee gescheiden bestanden:
- Een bestand dat alle gegevens bevat van de algemene boekhouding, inclusief het kasboek.
- Een tweede bestand dat alleen de gegevens bevat van het kasboek.
Om de gegevens van het kasboek te integreren in het hoofd boekhoudbestand moeten deze bestanden verbonden worden. Dit kan op twee manieren:
- Voeg aan de categorieën van het kasboek bestand dezelfde rekeningnummers (voor Dubbel boekhouden), of dezelfde categorienummers (voor Inkomsten & Uitgaven boekhouding) toe als gebruikt worden in het hoofd boekhoudbestand (Dubbel boekhouden of Inkomsten/Uitgaven).
-
Voer in de Categorie2 kolom van de Categorieën tabel de overeenkomstige rekeningnummers in van het hoofd boekhoudbestand. Als de Categorie2 kolom niet zichtbaar is moet u deze zichtbaar maken Gegevens → Kolommen instellen.
Het opzetten van de interne overdrachtsrekening
Bij het importeren van de kasboek gegevens in het boekhoudbestand zijn bepaalde instellingen vereist, zodat er geen overlappingen zijn van boekingen voor betalingsverrichtingen tussen de kasrekening van de hoofdboekhouding en de transacties die worden geïmporteerd uit het Cash Manager bestand.
In het hoofd boekhoudbestand:
- Voeg de overdrachtsrekening in de rekeningentabel in,
In het Cash Manager bestand:
- Voer in de categoriëntabel, in de kolom Categorieën in de groep Inkomsten de interne overdrachtsrekening (hetzelfde nummer als gebruikt in de hoofdboekhouding) in als een categorie voor betalingen van de rekening courant van de bank.
- Als alternatief: voer in de categorieëntabel, in de kolom Categorieën2 in de groep Inkomsten de interne overdrachtsrekening. In dit geval wordt aan categorie ingevoerd in de kolom Categorieën om de betalingen van de bank vast te leggen. De interne overdrachtsrekening, in de kolom Categorieën2 creëert de koppeling wanneer u de transacties in het grootboek importeert.
Betalingen van de bankrekening aan de contantenrekening
Telkens al een betaling wordt gedaan van de bankrekening aan de kassa wordt de mutatie geboekt in zowel de hoofdboekhouding als in het kasboek bestand. Om overlap van boekingen te voorkomen bij het importeren van gegevens van het kasboek wordt het overdrachtsrekening gebruikt.
- De ontvangst van bedragen wordt geboekt in het kasboekbestand met de rekening courant als categorie of anders de categorie voor betalingen van de bankrekening, als de rekening courant is ingesteld in de kolom Categorie2.
- De uitgaande bedragen worden geboekt in de hoofdboekhouding met de bankrekening in credit en de interne overdrachtsrekening in debet.
Bij het importeren van de kasboekgegevens in de hoofdboekhouding wordt de rekening courant gereset.
De kasboekgegevens importeren
- Open het hoofdboekhoudbestand
- Klik Acties→ Naar boekhouding importeren
- Kies in het venster dat verschijnt van het uitklap menu Importeren → Transacties → Cash Manager (* .ac2)
- Gebruik de knop Bladeren om het Cash Manager bestand te selecteren.
De uitleg van dit venster is beschikbaar op de pagina Naar boekhouding importeren.
In boekhouding
Doelrekening
U moet het kasboek rekeningnummer selecteren dat aanwezig is in de Dubbel boekhouden of Inkomsten / Uitgaven boekhouding waar de mutaties moeten worden geïmporteerd.
Initieel documentnummer
Een start documentnummer kan worden ingevoerd dat wordt toegekend aan de eerste geïmporteerde transactie. In de volgende boekingen kent het programma automatisch een oplopend nummer toe, beginnend met de startwaarde. Als u geen oplopende nummering wilt laat u het veld leeg.
Transacties selecteren
Startdatum / Einddatum
Deze velden worden door het programma ingevuld uit de vroegste en laatste datum van de transacties. Hier kan de start- en einddatum ook handmatig ingevoerd worden van de periode waaruit de transacties overgebracht moeten worden. De periode kan ook automatisch gekozen worden via de uitklapmenu's onder de data selectie.
Transacties groeperen
Door de een van de opties te activeren kunt u specificeren hoe de transacties op periode moeten worden gegroepeerd:
- Niet groeperen op periode
Alle rijen worden geïmporteerd met de bijbehorende inhoud van de kolommen. Het Doc nummer van het Kasboek wordt ook geïmporteerd. - Als u een ander nummer wilt gebruiken in de hoofd boekhouding en tegelijkertijd het documentnummer van het Kasboek wilt behouden, voer dan in de DocProtocol kolom van het Kasboek het documentnummer in.
- Per maand - transacties worden gegroepeerd per maand
- Per semester - transacties worden gegroepeerd per semester
- Per kwartaal - transacties worden gegroepeerd per kwartaal
- Per jaar - transacties worden gegroepeerd per jaar
Een transactie per rekening
Deze cel moet geactiveerd worden als meer dan één categorie wordt gegroepeerd in een enkele rekening en de gebruiker aparte transacties voor iedere categorie nodig heeft; het programma maakt dan transacties voor iedere categorie aan. Wanneer BTW codes worden gebruikt worden transacties niet alleen per categorie aangemaakt maar ook voor iedere BTW code in dezelfde categorie.
Let op
De berekening van de BTW kan enigsins afwijken als de gebruiker werkt met een boekhoudbestand met BTW. De balans van contante rekening kan afwijken door afrondingsverschillen als de transactiebedragen zijn ingevoerd als netto bedragen.
Het boekhoudbestand wordt bijgewerkt met de gegevens van het Kasboek.
