▶ Vidéo: Comment commencer une comptabilité multidevise. Découvrez comment créer une nouvelle comptabilité en partie double multidevise, adapter le plan comptable, établir un budget, saisir les écritures et imprimer le relevé.

Créer une comptabilité à partir d'un modèle

Banana Comptabilité Plus comprend des modèles pour tous les formulaires juridiques, subdivisés par pays et par catégorie. Ils peuvent être ouverts directement à partir du programme, à partir du menu Fichier, commande Nouveau, ou ils peuvent être téléchargés sur notre site web à partir de la page Modèles.

La procédure pour commencer avec un modèle directement à partir du programme est expliquée ci-dessous :

1. Menu Fichier > Nouveau
2. Sélectionnez la Région, la catégorie et le type de comptabilité multidevise (avec ou sans TVA)
3. De la liste des modèles en ligne, sélectionnez le modèle qui correspond le plus à vos besoins
4. Cliquez sur le bouton Créer.

Insérant un mot clé dans la case "Chercher", le programme affiche tous les modèles avec le mot clé inséré.

Vous pouvez également démarrer à partir d'un fichier vide en activant l'option Créer fichier vide. Pour faciliter le démarrage et éviter des erreurs de regroupement, nous vous conseillons de toujours partir d'un modèle existant.

Plus d'informations pour créer un nouveau fichier sont disponibles sur la page Créer nouveau fichier.

Enregistrer le fichier sur le disque

À l'aide de la commande Fichier > Enregistrer sous, enregistrez les données en donnant un nom au fichier. La boîte de dialogue d'enregistrement typique de votre système d'exploitation apparaît.

• Nous recommandons d'utiliser le nom de la société suivi de l'année "société-20xx.ac2" pour le distinguer des autres fichiers comptables.
• Vous pouvez conserver autant de comptes que vous le souhaitez, chacun d'entre eux ayant alors son propre nom.
• Vous pouvez choisir le chemin et le support (enregistrer sur un disque, une clé USB ou sur le Cloud).
  Si vous prévoyez d'avoir également des documents relatifs à la comptabilité de l'année en cours, nous vous suggérons de créer un dossier distinct pour chaque année comptable afin de regrouper tous les fichiers. Voir aussi la page sur l'organisation des fichiers.

Utilisation générale du programme

Le programme Banana Comptabilité Plus s'inspire d'Excel. Les commandes et le mode d'emploi ont été préservés de façon à ressembler le plus possible à ceux de Microsoft Office.
Pour des détails sur l'utilisation, nous vous renvoyons à la page de l'interface du programme.
La comptabilité se fait dans des tableaux.

Tableau Changes

Spécifiez les paramètres des devises, les taux de changes, qui seront utilisés pour la comptabilité, dans le tableau Changes.

Personnaliser les plans comptables

Dans le tableau Plan Comptable Multidevise, adaptez le plan comptable selon vos besoins:

• Ajouter et éliminer des comptes existants (voir Ajouter une nouvelle ligne)
• Changer des numéros de compte, la description (Libellé) (ex. insérer le nom du compte courant bancaire de votre Banque), insérer d'autres groupes, etc.
• Pour créer des sous-groupes, veuillez consulter la page Groupes.

Le Tableau Écritures

Les écritures multidevises doivent être insérées dans le tableau Écritures ; elles représentent le Journal.

Accélérer l'insertion des Écritures

Pour accélérer l'insertion des écritures vous pouvez utiliser les fonctions suivantes:

• Introduction automatique des données qui permet la reprise automatique des données déjà insérées précédemment
• Écritures répétées qui permet de les mémoriser dans un tableau réservé pour les écritures répétées.
• Importation des données de vos relevés bancaires ou postaux - pour importer automatiquement des transactions à partir de relevés bancaires, postaux ou de cartes de crédit.

Rendre la colonne Solde visible dans le tableau Écritures

La nouvelle colonne Solde est une fonctionnalité très utile : elle vous permet de voir instantanément les différences éventuelles.
Pour utiliser la colonne Solde, vous devez la rendre visible à travers le menu Données > Organiser colonnes.

• Regardez la Vidéo: Colonne Solde pour détecter les différences comptables
• Plus d'informations sur la colonne Solde

Contrôle factures clients et fournisseurs

Banana Comptabilité Plus permet de tenir sous contrôle les factures à payer, ainsi qu'à contrôler l'encaissement de celles qui ont été émises. Voir:

• Submenu Clients
• Submenu Fournisseurs

La Fiche de compte

La fiche de compte reprend automatiquement toutes les écritures enregistrées sur le même compte (Ex. caisse, banque, clients, etc...).

Pour voir la fiche d'un compte, il suffit de placer la souris sur le numéro de compte et de cliquer ensuite sur le petit symbole bleu qui apparaît.

Fiche de compte par période

Pour afficher les fiches de compte avec les soldes se référant à une période spécifique, il faut cliquer:

• Menu Rapport > Fiche de compte > section Période > Specifié
• Insérer la date de début et de fin de cette période.

Pour de plus d'informations, consultez la page Période.

Imprimer les fiches de compte

Pour imprimer une fiche de compte, il suffit d'afficher la fiche de n'importe quel Tableau (Comptes ou Écritures) et ensuite démarrer l'impression du menu Fichier.

Pour imprimer plusieurs ou toutes les fiches de compte, cliquez sur le menu Rapport > Fiche de compte et sélectionnez  les fiches que vous désirez imprimer. A travers le filtre présent dans la fenêtre, vous pouvez automatiquement sélectionner toutes les fiches de compte, centres de coût, segments, groupes, etc.).

Pour plus de détails, consultez la page Fiche de compte.

Le Bilan et le Compte de Résultat

Le Bilan affiche les soldes de tous les comptes patrimoniaux, Actifs et Passifs. La différence entre les Actifs et les Passifs détermine le Capital propre.

L'affichage et l'impression du Bilan s'effectuent à partir du menu Rapports > Bilan formaté ou Bilan formaté par groupes.

• La commande Bilan formaté donne simplement une liste de tous les comptes sans distinguer les Groupes ou Sous-groupes.
• La commande Bilan formaté par groupes donne une liste des comptes avec les sous-divisions des groupes et des sous-groupes; en outre, la commande présente de nombreuses fonctions pour personnaliser la présentation, qui ne sont pas présentes dans le Bilan formaté.

Archiver les données en PDF

En fin d'année, une fois toute la comptabilité complétée, corrigée et revue, toutes les données peuvent être archivées avec la commande Créer dossier en PDF.

Le Budget

Avant de commencer une année comptable, vous pouvez établir un budget des dépenses et une prévision des revenus, afin de tenir sous contrôle la situation économique et financière de votre entreprise.

Le budget peut être configuré de deux façons différentes:

1. Dans le tableau Comptes, colonne Budget, le montant du budget annuel est indiqué pour chaque compte.
   Dans ce cas, quand on élabore le Budget du menu Rapports > Bilan formaté par groupes, la colonne Budget reporte les montants qui se réfèrent à toute l'année.
2. Le tableau Budget peut être activé à partir du menu Outils >  Ajouter de nouvelles fonctions.
   Dans ce tableau, tous les budgets des dépenses et des revenus peuvent être enregistrés avec des écritures. Dans le cas où ce tableau est activé, la colonne Budget du tableau Comptes est automatiquement désactivée.
   Dans ce cas, on peut configurer un budget détaillé, qui prendra en compte toutes les variations possibles pendant l'année et les différentes périodes de l'année.

Pour plus de détails, consultez la page Budget.

Avec Banana Comptabilité Multidevise, vous pouvez facilement travailler à l'international dans la langue que vous désirez en utilisant les comptes en devises étrangères dont vous avez besoin. La structure est toujours sous forme de tableaux, comme dans Excel et avec toutes les facilités des autres applications de Banana. L'opération est basée sur la méthodologie de la comptabilité en partie double. Si vous avez besoin de gérer la TVA, vous pouvez toujours activer les fonctionnalités de la TVA.

Il est particulièrement intéressant pour ceux dont les activités s'étendent à l'étranger, pour les associations qui opèrent généralement dans le monde entier ou qui ont des projets ou simplement pour ceux qui ont des comptes en devises étrangères dans leur comptabilité.

• ▶ Vidéo: Comment commencer une comptabilité multidevise

De nombreuses fonctions pour la Multidevise

• Gérez autant de comptes que vous le souhaitez en devises étrangères
  Il n'est pas nécessaire de disposer de comptes séparés pour gérer des comptes dans d'autres devises. Dans le plan comptable où vous avez tous les comptes en comptabilité, inscrivez les comptes en devise étrangère, pour les différences de change, fixez les taux de change dans le tableau Changes et vous êtes prêt à saisir vos écritures.
• Vous pouvez définir n'importe quelle monnaie, des codes de monnaie standard ou librement définis (pour utiliser n'importe quelle monnaie virtuelle).
  Les décimales pour la devise sont configurables de 0 à 28. En général, vous utilisez 2 décimales, mais vous pouvez régler la comptabilité pour utiliser 0 décimale, ou 3 décimales (Tunisie) ou plus dans le cas où vous les utilisez pour les cryptocurrences. 9 décimales (Bitcoin) ou 18 (Ethereum)
• Même méthodologie que la comptabilité en partie double
  Tavaillez selon la même méthode que la comptabilité en partie double, ainsi, saisissez le compte Débit et le Compte Crédit et obtenez tous les rapports et les détails d'une comptabilité professionnelle.
• Calcul automatique du taux de change
  Lorsque vous enregistrez un compte en devises étrangères, vous n'avez pas besoin de calculer manuellement l'équivalent en devises étrangères, le programme calcule le change automatiquement. Vous pouvez saisir le taux de change soit en mettant à jour le taux de change dans le tableau Change, soit directement dans le tableau Écritures dans la colonne Change.
• Saisir dans différentes devises
  Vous pouvez saisir tous les cas possibles d'écritures de devises étrangères, même les transferts et des écritures qui n'incluent pas la devise de base. Cela vous permet de disposer de transactions même complexes dans votre comptabilité.
• Rapports complets avec bilan, compte de résultat
  Dans le bilan et le compte de résultat, pour les comptes en devises étrangères, vous disposez de l'affichage des soldes à la fois en devises étrangères et  de leurs contre-valeur dans la devise de base (monnaie nationale).
  Si vous êtes en relation commerciale avec l'étranger et que vous devez présenter le bilan et le compte de résultat dans une deuxième devise, il n'est pas nécessaire de créer des rapports séparés dans Excel, il suffit d'aller dans le tableau Comptes, dans la vue Devises2 et vous disposez de l'affichage de tous les comptes dans la deuxième devise et aussi dans la devise de base.
• Fiche de compte avec montants en devises étrangère et devise de base
  Les fiches de compte peuvent être affichées avec les colonnes des montants en devise de base et en devise étrangère. Cela vous permet d'évaluer les soldes dans les deux devises.
• Changes libres dans la tableau Change
  Vous pouvez fixer les taux de change pour différents besoins : taux de change variables, taux de change fixes, taux de change différents pour une même devise pour gérer les investissements par exemple et sans affecter les comptes ayant la même devise.
• Différences de change automatiques
  Lorsque vous devez calculer les différences de change, il vous suffit de mettre à jour le taux de change dans le tableau "Change" et de donner la commande "Créer écriture différence de change" ; les différences seront automatiquement inscrites dans le tableau "Écritures".
• Budgets également possibles avec Multidevise
  Dans le fichier de comptabilité multidevise, vous pouvez également obtenier la prévision de la liquidité des comptes en devises étrangères, ainsi que toutes les prévisions relatives aux aspects financiers et aux revenus. Vous pouvez imprimer les bilans et les rapports de prévision, ou les combiner avec les colonnes du Budget, du bilan et des écarts.
• Contrôle automatique des différences de change non enregistrées
  Si vous utilisez la commande Vérifier la comptabilité, vous n'aurez plus de différences de change non enregistrées, car si elles existent, elles vous seront signalées. Cette fonction est particulièrement importante pour éviter les différences de taux de change dans les soldes d'ouverture lorsque vous créez la nouvelle année.
• Bilans, comptes et rapports économiques, même dans une deuxième devise.

La comptabilité multidevise, basée sur la partie double, présente de nombreuses autres caractéristiques identiques à la comptabilité en partie double, que vous trouverez à la page suivante:

• Caractéristiques de la comptabilité en partie double.

Dans cette séction, toutes les notions fondamentales concernant les taux de change sont expliquées.

Voir également la page Propriétés du fichier (Données de base) pour obtenir des informations sur les autres sections de la boîte de dialogue.

Compte bénéfice de change
De la liste des comptes, sélectionner le compte Bénéfice de change qui se trouve dans le plan comptable. 
Il est seulement possible de choisir un compte de classe 3 ou 4 qui est en devise de base.

Dans le tableau Comptes, il est également possible de spécifier le compte des différences de change pour chaque compte individuel.

Compte perte de change
De la liste des comptes, sélectionner le compte Perte de change qui se trouve dans le plan comptable.

Devise2
Dans cette section, toutes les monnaies étrangères saisies dans le tableau Taux de change sont affichées. Si aucune monnaie étrangère n’a été saisie dans ce tableau, la section reste vide.
Le Devise2 est utilisée pour afficher les soldes des comptes, dans le tableau Comptes, dans une monnaie différente de la monnaie de base.

Pour ajouter une nouvelle monnaie dans la section Devise2, procédez comme suit :

• Dans le tableau Taux de Change, insérez une nouvelle ligne.
  • Dans la colonne Devise réf., saisissez la monnaie de base de la comptabilité.
  • Dans la colonne Devise saisissez la monnaie étrangère souhaitée.
• Dans le menu Fichier > Propriétés fichier et comptabilité, dans la section Devise la nouvelle monnaie sera affichée et pourra également être définie comme Devise2.
   

Décimales montants Devise2
Définit le nombre de décimales à utiliser pour l’arrondi des montants exprimés en Devise2.

Dans un système comptable multidevise, tous les montants sont indiqués à la fois dans la devise du compte et dans la devise de base. Si vous modifiez la devise de base, tous les changes et les montants en devise de base doivent être réintroduits manuellement.

Il est préférable de changer la devise de base au début de l'année, lorsqu'il n'y a pas encore de transactions. Mais cela peut aussi se faire en cours d'année. Voici la procédure à suivre au cas où vous désirez,  par exemple, passer d'une comptabilité en EUR à une comptabilité en USD :

• Enregistrez le fichier sous un autre nom.
• Dans les Propriétés fichier :
  • Indiquez la nouvelle devise de base. 
  • Supprimez la référence au fichier de l'année précédente (section "Options").
• Dans le Tableau Changes, indiquez les taux de change par rapport à la devise de base :
  • S'il y a beaucoup d'écritures à convertir, il peut être utile, dans le tableau Changes, d'insérer les taux de change moyens, en indiquant la date de début du mois.
    Le programme utilisera le taux de change historique dans les Écritures.
• Dans le Plan Comptable :
  • Remplacez le code de la monnaie par le nouveau.
    Vous pouvez sélectionner la colonne et utiliser la commande Remplacer.
  • S'il existe des soldes initiaux, ils doivent être indiqués dans la nouvelle monnaie.
  • Les colonnes solde de l'année précédente, budget et autres doivent également être converties.
• Dans le Tableau Écritures :
  S'il y a des entrées, faites des ajustements ligne par ligne :
  • Pour les transactions dont les montants sont déjà dans la bonne devise, en appuyant sur F6 sur le montant, le programme recalcule la valeur en devise de base. 
  • Pour les autres transactions, entrez la valeur correcte dans la devise de base, puis appuyez sur la touche F6.
• Dans le Tableau Budget :
  • Procédez comme pour les entrées.
  • Donnez la commande Recontrôler la comptabilité, corrigez les erreurs éventuelles et donnez à nouveau la commande Vérifier la comptabilité jusqu'à ce qu'il n'y ait plus de rapports. 

La devise 2 est affichée dans la vue Devise2 du tableau Comptes. Elle permet d’obtenir une estimation de tous les soldes des comptes, y compris ceux en devise de base, dans une autre devise étrangère définie comme Devise 2.

Pour obtenir la conversion des soldes des comptes dans la Devise 2, il est nécessaire que la devise soit définie dans le tableau Changes, même si elle n’est pas présente dans le Plan comptable. La Devise 2 représente en effet une valeur transitoire : chaque fois que le taux de change est mis à jour, les soldes convertis sont automatiquement recalculés.

La conversion utilise le taux indiqué dans le tableau Changes, colonne Taux de change.
Si le taux de la Devise 2 est modifié, les montants affichés dans la vue Devise2 du tableau Comptes sont mis à jour en conséquence.

Étant donné qu’il s’agit d’une conversion actuelle et non historique, il est possible de constater des différences entre les soldes dans la devise d’origine et ceux convertis. Pour plus de détails, vous pouvez consulter la page Changes et problématiques comptables.

Si vous souhaitez convertir les montants des comptes dans une Devise 2 qui n’est pas encore présente dans le tableau Changes, vous devez d’abord l’ajouter dans le tableau Changes, puis la sélectionner comme Devise 2 dans Fichier > Propriétés du fichier de base de données, section Devise étrangère.

Logique de conversion

La conversion des montants en Devise 2 tient compte de la devise du compte, selon la logique suivante :

• Si la Devise 2 correspond à la devise du compte, le montant dans la devise du compte est utilisé directement.
• Si la Devise 2 correspond à la devise de base, le montant en devise de base est utilisé.
• Dans tous les autres cas, le montant est converti de la devise de base vers la Devise 2 en utilisant le taux de change actuel présent dans le tableau Changes (colonne Taux de change).
  Les taux de change historiques ne sont pas utilisés.

Dans le Tableau Changes, la devise de base (devise de comptabilité) et les devises étrangères avec tous leurs paramètres sont saisies.

Avant de configurer le Tableau Changes, il est nécessaire d'avoir configuré, dans le Tableau Comptes, les comptes en devise étrangère avec leurs sigles respectifs et de définir la devise de base dans le menu Fichier > Propriétés fichier (Données de base).

Changes non datées et datées

Il y a deux types de réglages de changes :

1. Lignes de change sans date
   Pour chaque devise utilisée, il doit y avoir obligatoirement une ligne de change sans date.
   Les lignes de change sans date sont utilisées comme taux de change de référence pour convertir les devises étrangères en devise de base au taux de change actuel. Elles sont utilisées :
   1. Lorsqu'il n'y a pas d'historique des changes (changes avec date).
   2. Pour définir les taux de change officiels de clôture et calculer les écarts de change au 31.12 (fin de l'exercice comptable)
      En phase de clôture, pour le calcul des différences de change, l'utilisation des lignes de change sans date est obligatoire.

• Change actuel et de clôture
  • C'est le taux de change inséré dans la colonne Changes, où est indiqué le taux de change actuel ou celui de clôture en fin d'année.
  • Ce taux de change est automatiquement proposé dans les écritures lorsqu'un compte en devise est saisi et qu'il n'existe pas de taux de change historique pour cette devise ( lignes de change avec date).
    Si vous modifiez le taux de change dans le tableau Changes, les taux de change et les montants utilisés précédemment dans les lignes d'écritures ne sont pas modifiés
  • Chaque fois que des mouvements en devise étrangère sont enregistrés, les différences de change générées sont affichés dans la colonne Solde Calculé du tableau Comptes (vue Soldes); ils servent de base pour le calcul des différences de change et pour la conversion en devise 2.
• Taux de change de clôture.
  • Est utilisé comme taux de change pour les écritures de différence de change.
  • Il devient le taux de change d'ouverture lorsqu'une nouvelle année est créée.
• Change d'ouverture
  Il est le taux de change inséré dans la colonne Ouverture et est utilisé uniquement dans les cas suivants :
  • Lors de la création d'un nouveau fichier multi-devise dans Banana Comptabilité Plus.
  • Lors de la création de la nouvelle année, le taux de change d'ouverture est automatiquement repris, en fonction du taux de change de clôture de l'année précédente (colonne Changes).
    Le taux de change d'ouverture est automatiquement utilisé dans le tableau Comptes pour convertir les montants d'ouverture de la devise étrangère en montants d'ouverture de la monnaie de base de la comptabilité. 
    Si le taux de change d'ouverture est modifié, il est nécessaire de recalculer la comptabilité.

1. Lignes de change avec la date (taux de change historiques)
   Lorsque des dates sont saisies dans le tableau Changes, et que des mouvements en devise étrangère sont enregistrés dans le tableau Écritures en fonction d'une date définie dans le tableau Changes, le programme choisit le taux de change avec la date égale ou la plus proche inférieure à la date de la ligne d'écriture.
2. Le programme utilise le taux de change historique :
   1. Lorsque des écritures sont saisis à une date spécifique et qu'il existe un taux de change historique dans le tableau Changes.
   2. Lorsque des différences de change sont créés et qu'il est spécifié d'utiliser le taux de change historique dans la fenêtre de dialogue Calcul des différences change.
      Dans les lignes de change du tableau Changes qui ont un historique des taux de change, aucun taux de change d'ouverture ne doit être saisi (colonne Ouverture).

Colonnes du tableau Changes

Les colonnes sont visibles dans la Vue Complète.

Date

La ligne sans date est utilisée comme taux de change de référence lorsque l'historique des taux de change est absent (taux de change sans date).

Devise référence

La devise de départ (Devise base) pour le change (l'EUR dans l'exemple).

Devise

C'est la devise de destination, celle dans laquelle la valeur de la devise de référence est convertie.

Libellé

Un texte pour spécifier précisément de quelle devise étrangère il s’agit.

Fixe

Vrai ou faux. S’il s’agit d'un taux de change fixe, insérer Oui dans la colonne; 
Dans ce cas, pour la devise étrangère avec un taux de change fixe, le même taux de change est utilisé jusqu'à ce qu'il soit modifié. Habituellement, un taux de change fixe est appliqué lorsqu'il y a des comptes dont la valeur ne doit pas subir de fluctuations constantes (par exemple, Investissements immobiliers).

Mult. (Multiplicateur)

Le multiplicateur est normalement de 1, 100 ou 1000 et sert à obtenir le change effectif. Comme certaines devises valent peu à l’unité et pour ne pas insérer des changes avec de nombreux zéros, on utilise le multiplicateur.
Dans nos modèles, la multiplication négative (-1) est utilisée dans la colonne Multi. (Multiplicateur) du tableau des Changes.

Dans ce cas :

• Dans la colonne Dev. (Devise) Référence , on introduit la devise de base du système comptable.
• Dans la colonne Devise, on introduit la devise étrangère.

Lorsque dans les colonnes Dev.Référence et Devise, les abréviations des devises sont inversées, le Multiplicateur 1 (taux de change positif) doit être introduit dans la colonne Multiplicateur.

Si des écritures ont déjà été effectuées avec la même devise, ne modifiez pas le multiplicateur, sinon le programme signalera des erreurs dans les écritures dues à des taux de change incorrects.

Change

Le change actuel ou de clôture de la devise par rapport à la devise de référence.
Il est également utilisé pour calculer les différences de change. Avant de calculer les différences de change, il est nécessaire de mettre à jour le taux de change dans cette colonne, en fonction du taux de change de clôture officiel.

Le change et le multiplicateur sont appliqués selon les formules suivantes:

• Avec multiplicateur > 0
  Montant Devise = Montant Dev.Référence * (change / |mult.|)
• Avec multiplicateur < 0
  Montant Dev.Référence = Montant Devise * (change / |mult.|)

Change d'ouvert.

Le taux de change au moment de l’ouverture. À indiquer uniquement dans la ligne sans date.

• Est utilisé pour convertir le montant d’ouverture de la devise étrangère en montant d’ouverture de la devise de base de la comptabilité.
• Doit correspondre au change de clôture de l'année précédente.
  Lors du passage à la nouvelle année, le taux de change d'ouverture est automatiquement mis à jour en fonction du taux de change de clôture de l'année précédente saisi dans la colonne Taux de change (tableau Changes). 
  Si les taux de change de clôture ne sont pas égaux à ceux d'ouverture, le total des actifs et des passifs peut différer, consultez la page Différences dans les soldes d'ouverture.
• Le change d'ouverture ne doit jamais être changé au cours de l'année, sinon des différences de change dans le total des soldes d'ouverture seront créées.
• Le taux de change d'ouverture ne doit pas avoir de date.

Min

Le taux de change minimum accepté. Si dans les écritures un taux de change inférieur est utilisé, un avertissement apparaît.

Max

Le taux de change maximum accepté. Si dans les écritures un taux de change supérieur est utilisé, un avertissement apparaît.

Décimales

Le nombre de décimales avec lequel les montants pour cette devise sont arrondis.

Modifications dans le tableau Changes

Les taux de change actuels des devises peuvent être modifiés dans le tableau des Taux Changes, colonne Changes, sur les lignes sans date. Dans ce cas, lorsqu'un mouvement est enregistré dans le tableau Écritures avec un compte en devise étrangère, le programme utilise automatiquement le taux de change défini dans le tableau Changes. Si un taux de change est modifié dans le tableau Changes, cela n'aura pas d'incidence sur les écritures déjà saisis ; le nouveau taux de change sera utilisé pour les écritures futurs.

Il est également possible de modifier le taux de change directement dans le tableau Écritures en saisissant manuellement le taux de change souhaité dans la colonne Changes. Cette modification n'affecte pas le taux de change présent dans le tableau Changes.

Dans les cas suivants, la modification du taux de change a des répercussions :

• Modification du change d'ouverture:
  La prochaine fois qu'un recalcul de la comptabilité sera effectué, le solde en devise de base des comptes sera recalculé avec le nouveau taux de change.
  Attention donc lorsque vous modifiez les taux de changes d'ouverture une fois que les soldes initiaux ont été insérés.
  Si vous apportez une modification dans les changes d'ouverture et qu'il y a des soldes d'ouverture, il sera important d'effectuer un recalcul de la comptabilité.
• Modification du multiplicateur:
  • Si le multiplicateur d'une devise, déjà utilisée dans le tableau Écritures, est modifié, le programme donne un avertissement dès qu'un recalcul de la comptabilité est effectué ou lorsque vous passez à la ligne d'écriture. 
    Il faudra à nouveau insérer le montant de l'écriture et le montant correct dans la devise de base.
  • Quand on recalcule la comptabilité, les soldes d'ouverture seront aussi recalculés dans la devise de base.

Changes directs

Les changes directs sont ceux où on indique la devise de base et la devise étrangère sur la même ligne.
Dans l'exemple ci-dessous, voici les changes directs EUR → USD.

Changes indirects

Les changes indirects sont ceux où un échange direct entre deux devises n'est pas spécifié (non recommandé)
Le change est déduit par le programme sur la base d'autres combinaisons de devises insérées.
Dans l'exemple, le change EUR → USD n'a pas été défini, et le programme s'appuie sur la combinaison du change EUR→USD et USD→EUR.

 Taux de change historique

Comme indiqué dessus, si un taux de change a une date, le programme le considère comme un change historique. 
Dans les cas ci-dessous, le programme choisit le taux de change avec une date égale ou la plus proche inférieure à la date de la ligne d'enregistrement : 

• Quand l'on insère des écritures, si un compte historique existe, le programme le propose et l'utilise comme taux de change prédéfini.
• Quand l'on crée des différences de change et qu'il est précisé qu'il faut utiliser le taux de change historique.
• Dans les lignes avec date, le taux de change d'ouverture n'est pas utilisé.

Il est possible d'importer des taux de change à partir d'un autre fichier .ac2 ou copier / coller des taux de change historiques à partir d'Excel par exemple.
Si on importe plusieurs taux de change historiques à la fin de la période comptable, c'est-à-dire lorsque on a déjà effectué des mouvements comptables, pour s'assurer que le programme utilise les taux de change importés au lieu de ceux des mouvements comptable enregistrés, il faut simplement supprimer manuellement les taux de change (colonne Change, tableau Écritures).

Taux de change moyen mensuel

Si vous avez besoin d'un taux de change moyen mensuel, celui-ci doit être saisi manuellement dans le tableau Changes, dans une ligne sans date. Dans le tableau Écritures, pour les comptes en devises étrangères, le taux de change moyen sera toujours affiché jusqu'à ce qu'il soit à nouveau mis à jour dans le tableau Changes.

Pour le taux de change mensuel moyen, veuillez vous référer aux taux de change proposés par la Confédération.

Contrairement à la comptabilité en partie double, la comptabilité multidevise présente le tableau des taux de change et les colonnes pour le calcul des montants et soldes en devise étrangère.

Regroupement du tableau Comptes

Pour le système de regroupement des comptes et des groupes, veuillez consulter la page Système de regroupement.

Configurer la devise de base

Dans le menu Fichier > Propriétés fichier, définissez la devise comptable de base.

Devise du Compte

Chaque compte possède un sigle de devise, qui peut être celui de la devise de base, ou celui d'une devise étrangère, indiqué dans le tableau Changes.

Les comptes Actifs et Passifs, en plus de la devise de base (dans l'exemple l'EUR), peuvent être définis en plusieurs devises.

• Comptes en devises étrangères
  Les comptes en devises étrangères sont configurés dans le tableau Comptes. Dans la colonne Devise, pour chaque compte en devise étrangère, il faut saisir le code de la devise.
  Dans le tableau Changes, pour chaque devise étrangère, les codes des devises étrangères, configurés dans le tableau Comptes, doivent être indiqués, ainsi que le taux de change initial.
  Dans l'exemple suivant, la devise de base est l'EUR. Le code de la devise de base, EUR, apparaît dans les en-têtes des colonnes avec les montants en devise de base.

• Comptes dans la devise de base (devise comptable)
  Les comptes dans la devise de base sont configurés dans le tableau Comptes. Dans la colonne Devise, veuillez entrer le code de la devise de base.

   

Les comptes des Charges et Produits en plus de la devise de base (dans l'exemple l'EUR), peuvent être définis en plusieurs devises étrangères

Explication des colonnes de la Comptabilité multidevise

Devise
Insérez le sigle de la devise du compte. Pour les comptes en devise étrangère, le sigle doit être présent aussi dans le tableau Changes.

Ouverture Devise
Pour chaque compte il faut insérer le solde initial, que ce soit un pour un compte en devise de base que pour un compte en devise étrangère.

Ouverture (devise de base)

• Colonne protégée utilisée par le programme.
• Le solde initial de la devise de base est calculé par le programme.
• Pour les comptes en devise de base, le solde d'ouverture est celui de la colonne Ouverture devise.
• Pour les comptes en devise étrangère, le solde présent dans la colonne Ouverture devise est reporté ici, converti selon le taux de change en vigueur dans le tableau Changes, dans la ligne sans date, colonne Ouverture.

Solde devise

• Colonne protégée utilisée par le programme.
• Le solde en devise de base est donné par le solde d'ouverture et les montants des écritures en devise de base.
• Pour les comptes en devises étrangères, le solde est converti au taux de change indiqué dans le tableau Changes.

Solde

• Colonne protégée utilisée par le programme.
• Le solde est calculé par le programme et est le résultat de la somme du solde d'ouverture (pour les comptes en devise étrangère c'est le solde converti en devise de base) et de l'importation des écritures en devise de base et devise étrangère (montants convertis selon un taux de change, présent dans le tableau Changes).

Solde calculé

• Colonne protégée utilisée par le programme.
• Il s’agit du solde en devise du compte converti au taux de change actuel (taux de change du tableau des changes de la ligne sans date).
• Cette colonne indique donc les soldes comme si les différences de change étaient enregistrées.
• Toute différence de change éventuelle est ajoutée au compte de résultat correspondant ou déduite de celui-ci pour l’enregistrement des comptes de différences de change. 

Compte différence change

• Sont visibles dans la vue Divers
• Dans cette colonne, pour un compte déterminé, vous pouvez insérer un compte gain et perte de changes.
• Le compte indiqué sera utilisé par la procédure Créer des écritures différences de change au lieu des comptes gain et perte de changes, définis dans les propriétés fichier (devises étrangères).
• Dans la colonne Comtes différence change, vous pouvez préciser:
  • "0,0" Ce qui signifie que pour ce compte il n'est pas nécessaire de calculer la différence du change.
  • Deux comptes séparés d'un point virgule, "Compte perte de change; Compte Gain de change", par exemple: "6949;6999"
    S'il y a une perte, le premier compte sera alors utilisé, en revanche, s'il y a un gain, ce sera la deuxième qui sera utilisé.
  • "Un compte seul", par exemple: "6949"
    Ce compte sera toujours utilisé qu'il y ait perte ou gain de change.

Soldes d'ouverture

Des informations sur la manière de saisir les soldes d'ouverture dans la comptabilité multidevise sont disponibles sur la page Soldes d'ouverture dans la comptabilité multidevise.

Comptes gain et perte de change

Dans le plan comptable, vous devez saisir les comptes par défaut pour les gains et pertes de change à déclarer dans le menu Propriétés du fichier > Devises étrangères.

Les comptes pour les différences de change doivent être en classe 3 (Dépenses - perte de change) ou 4 (Recettes - gain de change).

Réévaluation des comptes et changes historiques

Les taux de change varient constamment. La contre-valeur effective du solde en devise de base d'un compte en devise étrangère varie donc selon la variation des changes.

La contrevaleur d'un compte en devise étrangère est calculée selon le change d'ouverture et les changes indiqués dans les écritures. Afin de faire correspondre cette valeur à la contrevaleur du change actuel, il faut réévaluer ce compte. Cette réévaluation s'effectue à l'aide du calcul des différences de change. Avec le calcul automatique des différences de change, le programme insère un montant en devise de base (différence de change) de façon à ce que le solde en devise de base soit égal à la contrevaleur (colonne solde calculé).

Cette opération d'alignement s'effectue à la fin de l'année, avant de clôturer la comptabilité ou lorsque l'on désire imprimer un bilan contenant des valeurs de change qui correspondent à la réalité actuelle. Voir la commande Différences de change.

Il existe des comptes (par exemple, en relation avec des investissements ou des participations) pour lesquels on utilise un taux de change "historique". Par change historique, on veut indiquer un change qui ne varie pas dans le temps.

Pour obtenir des taux de change qui ne varient pas, il y a deux méthodes possibles:

• créez un sigle de devise supplémentaire (par exemple USD2) dans le tableau Changes, auquel on attribuera toujours taux de change fixe.
  • Dans la description devise, indiquez qu'il s'agit d'un taux de change historique et, par conséquent, aussi dans les écritures correspondantes à ce compte.
  • Pour tout nouveau compte avec un taux de change historique différent, créez à nouveau un sigle supplémentaire de devise.
    Vous pouvez créez autant de sigles que nécessaires pour les différents comptes avec changes historiques.
  • Modifiez le taux de change du compte historique s'il y a d'autres achats ou vente nécessitant une adaptation de la valeur, en créant en même temps une écriture pour le gain ou la parte de change.
• Insérez les soldes d'ouverture comme des écritures d'ouverture dans le Tableau Écritures.
  • Au lieu d'utiliser la colonne soldes d'ouverture, les soldes d'ouverture sont insérés comme des écritures. Vous pouvez attribuer, ainsi, le taux de change d'ouverture que vous désirez.
  • Dans la colonne Compte Différence Change insérez la valeur "0;0"  permet au compte de ne pas être réévalué.

Totaux groupes en devise étrangère

D'habitude, la colonne Montant en devise ne contient pas de totaux, vu qu'il n'y a pas d'utilité de totaliser des valeurs en devises différentes.

Si vous avez un groupe qui regroupe seulement des comptes qui ont la même devise spécifique, vous pouvez insérer le sigle de cette devise au niveau de groupe et, dans le tableau Comptes, le programme totalise ces montants. S'il y a des comptes avec les sigles de devise différents, aucun montant ne sera affiché (le programme ne signale pas d'erreur non plus).

Avec l'application de comptabilité multidevise, il est également possible d'enregistrer des mouvements avec des comptes en devises étrangères. Dans le tableau des Écritures, outre les mouvements en devise de base, vous pouvez saisir également ceux en devise étrangère : tous les éléments de la transaction sont indiqués, le montant et le compte en devise étrangère, le taux de change appliqué à la transaction, tandis que le montant en devise de base est donné automatiquement par conversion sur la base du taux de change saisi.

Explication des colonnes

Dans le tableau Écritures comptables multi-monétaires, par rapport au tableau de la comptabilité en partie double, les colonnes supplémentaires suivantes sont présentes : 

• Mont. Devise
  Le montant dans la devise spécifiée dans la colonne sigle devise.
  Ce montant est utilisé par le programme pour mettre à jour le solde en devise du compte relatif. 
• Devise
  Le sigle de la devise à laquelle le montant fait référence.
  Le sigle devise doit correspondre à la devise de base, spécifié dans les Propriétés fichier (menu Fichier), ou le sigle de la devise d'un compte indiqué dans les colonnes CtDébit ou CtCrédit.
  On peut également utiliser une devise différente, à condition que le compte CtDébit et le compte CtCrédit indiqués soient des comptes en devise de base. Dans ce cas, le montant en devise est utilisé comme référence, mais ne sera pas utilisé au niveau comptable.
• Change
  Sert à convertir le montant de la devise étrangère dans l'équivalent de la devise de base.
• Montant en devise de base
  Le montant de l'écriture exprimé en devise de base.
  Ce montant est utilisé par le programme pour mettre à jour le solde en devise de base du compte relatif.
• Multiplicateur de change
  Normalement non visible dans cette vue, cette valeur est multipliée avec le change.

Aide supplémentaire

• En pressant la touche F6 pendant que l'on se trouve sur la colonne Montant en devise, le programme réécrit toutes les valeurs avec la logique décrite auparavant, comme s'il n'y avait aucune valeur. Cette fonction est utile quand on change le compte Débit ou le compte Crédit.
• Dans le cas où il y a une écriture avec un compte unique dans la devise de base (dans les écritures composées) et dans la colonne "Devise", le sigle a été changée en devise étrangère, pour mettre à jour le taux de change, vous devez aller dans la cellule "Devise" et appuyer sur F6.
• Smart fill colonne Changes
  Le programme propose plusieurs changes, en les reprenant du tableau Changes ou des changes utilisés précédemment dans les écritures.

Types d'écritures multidevises

Tous les montants, tant en devise de base qu'en devise étrangère, doivent toujours être saisis dans la colonne Mont.devise.

Pour ce qui concerne les taux de change, le multiplicateur et les taux de change historiques, veuillez vous référer à la page Tableau Changes.

Attention : dans les écritures d'exemple, la devise de base est l'euro.

Pour chaque écriture il y a deux comptes (compte débit et compte crédit). Dans chaque ligne d'écriture, le programme permet d'avoir seulement une devise étrangère. On peut donc avoir les combinaisons directes suivantes:

• Ecriture entre deux comptes en devise de base avec montants en devise de base (dans l'image l'écriture n° 1 ligne Pièce 1)
  La devise des comptes débit et crédit sont dans le devise de base
• Ecriture entre deux comptes en devise de base avec montants en devise étrangère (Pièce 2)
  Les comptes figurant au débit et au crédit sont en devise de base, mais le symbole de la devise (colonne devise) et le montant en devise figurant sur la ligne d'écriture ne sont pas en devise de base, mais en devise étrangère.
  Pour insérer la devise étrangère, il faut changer manuellement le sigle de la devise que le programme propose automatiquement.
  Ceci est utile quand on va à l'étranger et on change de l'argent pour payer dans la devise locale. Dans ce cas, on n'a pas de compte spécifique dans la comptabilité.
  Pour le calcul du solde (étant tous les deux en devise de base) seulement le montant de la colonne Devise de base est utilisé.
• Ecriture entre un compte en devise étrangère et un compte en devise de base (Pièce 3)
  Le devise doit être celle du compte en devise étrangère.
  Pour le calcul du solde du compte en devise étrangère, le programme utilise le montant en devise étrangère et pour le solde en devise de base, le programme utilise le montant en devise de base.
• Ecriture entre deux comptes dans la même devise étrangère (Pièce 4)
  La devise doit être la même que celle des comptes utilisé (USD1 et USD2). Pour mettre à jour le taux de change, allez dans la cellule Devise et appuyez sur F6.
• Ecriture avec deux comptes contenant des devises étrangères différentes (Pièce 5)
  Par exemple, la banque fait une opération de change entre deux devises étrangères.
  Dans ce cas, il faut insérer l'écriture sur deux lignes (avec la même date).
  Le montant en devise de base doit nécessairement être le même. Il est utile d'utiliser un change proche de la réalité afin de pouvoir éviter des différences de change excessives.
  Afin d'obtenir des montants égaux en devise de base, il faut manuellement indiquer le montant en devise de base et laisser le programme calculer le change.
• Écritures différences de change (Pièce 6)
  Le but de cette écriture est de réaligner le solde du compte en devise de base avec la contrevaleur du compte en devise étrangère au change du jour.
  Seulement le montant en devise de base, relatif au différence de change, est enregistré sur le compte en devise étrangère.
  Elles sont générées automatiquement avec la commande Créer écritures différences de change.
  • Pour les gains de change, le programme insère automatiquement le compte débit de réévaluation et le compte crédit de gain de change dans les propriétés du fichier, données de base, ou dans le compte indiqué dans la colonne Différence de change de la vue Divers (pour un ou plusieurs comptes spécifiques).
  • Pour les pertes, le programme insère automatiquement le compte à réévaluer comme débit et le compte de perte de change comme débit dans Propriétés fichier, données de base (menu Fichier), ou dans le compte indiqué dans la colonne Différences de change de la vue Divers (pour un ou plusieurs comptes spécifiques).
  • Le montant en devise est laissé en blanc
  • Le montant de la devise est la devise de base

  • Le montant dans la colonne de la devise de base indique le montant de la réévaluation du compte (profit ou perte).

    .

 Établir le change

C'est au comptable de décider quel est le change à utiliser pour chaque opération individuelle. Normalement, les règles suivantes s'appliquent:

• Pour les opérations usuelles, le change du jour est utilisé.
• Pour les opérations d'achat/vente de devises, les valeurs indiquées par le bureau de change ou par la banque sont utilisées.
  Dans le programme on indique d'abord le montant en devise et ensuite le montant en devise de base; le programme calcule le change. Le change indiqué par la banque pourrait être légèrement différent, car les banques indiquent un change arrondi avec peu de décimales.
• Si l'on fait plusieurs opérations avec le même taux de change, il est utile de mettre à jour le change dans le tableau Changes, de cette façon, le programme le reprend automatiquement.
• Pour des opérations étrangères soumises à la TVA, il se peut que l'autorité nationale prescrive un change standard. Dans ce cas, insérez ce change dans la colonne Change de l'écriture.
• Pour l'achat d'immobilier ou des titres, un change historique est utilisé. Dans ce cas, il faut, dans le tableau Changes, créer un sigle de devise (par exemple, USD2) avec un change historique, qui ne subit pas les fluctuations de change.
  On peut créer des sigles de devise pour autant de changes historiques que l'on veut.

 Écritures avec TVA

Le compte TVA et le compte dont il faut déduire la TVA doivent être en devise de base. On ne peut pas utiliser un code TVA pour déduire la TVA d'un compte en devise étrangère.
Pour enregistrer des opérations avec TVA qui ont comme contrepartie des comptes en devise étrangère, il faut utiliser deux lignes d'écritures:

• D'abord on enregistre le montant de l'achat sur un compte d'attente en devise de base, et on y insère le code TVA relatif.
  Le montant en devise de base doit être calculé conformément aux prescriptions de l'administration fiscale.
• Dans une deuxième ligne le compte d'attente est mis à zéro; comme contrepartie, on indique le compte en devise étrangère.
  Le montant utilisé pour cette écriture, en devise de base et en devise étrangère, et il doit être au net de la TVA. Naturellement, il faut utiliser le même taux de change que celui de l'écriture précédente.

Dans l'exemple suivant, la devise de base est le EUR. Ici, c'est un achat est d'ordre national, mais avec un paiement d'un compte en devise étrangère (USD).

 Écritures avec TVA et devises étrangères

Dans les écritures avec des comptes en devises étrangères, il est possible d'enregistrer la TVA avec un montant brut (Type montant 0, TVA incluse).
Si vous saisissez des valeurs nettes (type montant 1, hors TVA), le programme indique une erreur qui, comme le calcul de la valeur brute, serait souvent erronée en raison de l'arrondi de la TVA et du taux de change.
Dans ces cas, il est recommandé de saisir la valeur brute. Voir aussi les Explications de l'erreur.

Automatismes lors de l'insertion des écritures multidevises

Lorsque l'on insère une nouvelle écriture, il faut compléter les données dans les colonnes mentionnées auparavant.

Quand certaines valeurs de la ligne d'écriture sont modifiées, le programme complète l'écriture avec les valeurs prédéfinies. Si ces valeurs ne répondent pas aux exigences personnelles, celles-ci doivent être modifiées dans la ligne d'écriture. 

La modification des valeurs du tableau Changes n'a pas de répercussions sur les lignes d'écritures qui sont déjà insérées. Donc, quand on modifie le change dans le tableau Changes, ceci n'aura aucune influence sur les lignes qui sont déjà insérées.

• Lorsque l'on insère le montant en devise et il y a au moins le compte Ctdébit ou le compte Ctcrédit, et il n'y a pas d'autres valeurs
  • Le sigle de devise est repris du compte utilisé, en donnant priorité au compte qui n'est pas en devise de base. 
  • Le change, défini dans le tableau Changes, est repris selon la procédure suivante:
    • Le change historique avec une date précédente ou égale à celle de l'écriture est repris
    • Si aucun change historique est trouvé, le change de la ligne change-sans-date est repris.
  • Le multiplicateur, défini dans le tableau Changes est repris, ou '1' s'il s'agit de la devise de base. 
  • Le montant en devise de base est calculé.
• Si l'on modifie le montant en devise (et s'il y a déjà d'autres valeurs), le programma opère comme suit:
  • Le montant en devise de base est calculé avec le change existant.
• Si l'on modifie le sigle de la devise, le programma opère comme suit:
  • Le change avec le multiplicateur est repris et le montant en devise de base est calculé (comme ci-dessus).
• Si l'on modifie le change, le programma opère comme suit:
  • Le montant en devise de base est calculé en utilisant le change qui a été inséré.
• Si l'on modifie le montant en devise de base, le programma opère comme suit:
  • Le change est recalculé.

Fenêtre Info

Dans la fenêtre info, le programme indique:

• D'éventuelles différences entre le total des mouvements débit et le montant des mouvements crédit en devise de base.
• Des indications en ce qui concerne l'usage de la touche F6.

Pour les comptes relatifs à la ligne d'écriture dans laquelle on se trouve: le programme indique toujours dans la fenêtre Info :

• Numéro de compte
• Libellé du compte
• Montant de l'écriture sur le compte en devise de base
• Solde actuel du compte en devise de base
• Sigle de la devise du compte
• Montant de l'écriture sur le compte en devise du compte
• Solde actuel du compte en devise (si elle n'est pas la devise de base)

Écritures des soldes d'ouverture

Pour la comptabilité en multidevise, lorsque l'on insère des soldes d'ouverture dans le tableau Comptes, le programme convertit le montant en devise de base, utilisant le taux de change défini dans le tableau Changes, colonne Change Ouvert.
Pour utiliser des changes historiques dans les soldes d'ouverture, vous pouvez créer un autre sigle de devise ou bien créer des écritures dans le tableau Écritures avec les soldes d'ouverture. De cette façon, vous pouvez utiliser des soldes différents pour les comptes.

• Insérez une écriture pour chaque compte avec solde d'ouverture, en indiquant la date de début de la comptabilité et le compte en débit et crédit.
• Dans la colonne PièceType insérez la valeur "01" pour indiquer que c'est une valeur d'ouverture.
  • Dans les calculs et les impressions de Banana, ce montant sera inséré comme solde d'ouverture.
  • L'écriture ne mettra cependant pas à jour la colonne solde d'ouverture dans le tableau Comptes.

A considérer si vous désirez utiliser les écritures d'ouverture:

• Pour éviter la réévaluation des comptes au taux de change actuel, dans le tableau Compte, pour le compte qui ne doit pas être réévalué, insérez "0,0" dans la colonne Compte différence change.
• Le programme permet d'insérer les soldes d'ouverture aussi bien dans le tableau Comptes que dans les transactions d'ouverture (Actifs et Passifs) dans le tableau Écritures.
  Les deux montants seront considérés dans les calculs et s'il s'agit du même compte, ils seront additionnés.
  Il est toutefois conseillé d'utiliser les deux méthodes simultanément pour éviter des erreurs et des différences difficiles à retracer.
• Les écritures d'ouverture doivent être insérées manuellement.
  Les éventuelles différences de débit et crédit seront indiquées comme différence dans les écritures.

Reprise données des versions précédentes

Dans la version 4 ou précédente, l'absence d'un sigle de devise dans le tableau Écritures était interprétée comme une écriture en devise de base.
Dans la version 7, chaque écriture doit avoir son propre sigle de devise. Il faut donc, quand on passe de la version 4 à la version 7 compléter les écritures où le sigle de devise manque dans le fichier de comptabilité. Pour ce faire, une nouvelle colonne "Devise" doit être ajoutée au tableau Écritures en exécutant la commande Organiser colonnes du menu Données.

Types d'écritures multidevises

Avec l'application de comptabilité multidevise, il est également possible d'enregistrer des écritures avec des comptes en devises étrangères.
Dans le tableau Écritures, en plus des mouvements en devise de base, on saisit également ceux en devise étrangère : tous les éléments de l’écriture sont indiqués, ainsi que le montant et le compte en devise étrangère, le taux de change appliqué à l’écriture, tandis que le montant en devise de base est automatiquement calculé par conversion selon le taux de change saisi. 

Tous les montants, qu’ils soient en devise de base ou en devise étrangère, doivent toujours être saisis dans la colonne Mont.Devise

En ce qui concerne les taux de change, multiplicateurs et taux historiques, se référer à la page Tableau changes.

Attention : dans les exemples d’écritures, la devise de base est l’Euro.

Pour chaque écriture, il y a deux comptes (compte débit et compte crédit). Le programme permet d’avoir une seule devise étrangère par ligne d’écriture. Les combinaisons directes suivantes sont donc possibles :

• Écriture entre deux comptes en devise de base avec montant en devise de base (dans l'image, écriture n°1 dans la colonne Pièce /Doc 1)
  La devise du compte au débit et du compte au crédit est la devise de base.
• Écriture entre deux comptes en devise de base avec montant en devise étrangère (Pièce/Doc 2)
  Les comptes au débit et au crédit sont en devise de base, mais l’abréviation de la devise (colonne devise) et le montant indiqué dans la ligne d’écriture ne sont pas en devise de base, mais en devise étrangère.
  Pour saisir une devise étrangère, il faut modifier manuellement l’abréviation proposée automatiquement.
  Cela s’utilise, par exemple, lorsqu’on se rend à l’étranger et qu’on échange de l’argent pour payer dans la monnaie locale. Dans ce cas, il n’y a pas de compte spécifique en comptabilité.
  Pour le calcul du solde (puisque les deux comptes sont en devise de base), seul le montant de la colonne devise de base est utilisé.
• Écriture entre un compte en devise étrangère et un compte en devise de base (Pièce/ Doc 3)
  La devise doit être celle du compte en devise étrangère.
  Pour le calcul du solde du compte en devise étrangère, le programme utilise le montant en devise étrangère, et pour le solde en devise de base, le montant en devise de base est utilisé.
• Écriture entre deux comptes ayant la même devise étrangère (Pièce/ Doc 4)
  La devise doit être identique à celle des comptes utilisés (USD1 et USD2). Pour actualiser le taux de change, il faut se placer sur la cellule Devise et appuyer sur F6.
• Écriture avec deux comptes ayant des devises étrangères différentes (Pièce/ Doc 5)
  Par exemple, la banque effectue une opération de change entre deux devises étrangères.
  Dans ce cas, il est nécessaire de faire deux lignes d’écriture (avec la même date).
  Le montant en devise de base doit obligatoirement être identique. Il est conseillé d’utiliser un taux de change proche de la réalité pour éviter des écarts excessifs.
  Pour que les montants en devise de base soient identiques sur les deux lignes, il faut saisir manuellement le montant en devise de base et laisser le programme calculer le taux de change.
• Écritures pour différences de change (Pièce/ Doc 6)
  Le but de cette écriture est d’aligner le solde du compte en devise de base à la contre-valeur du compte en devise étrangère au taux du jour.
  Seul le montant en devise de base relatif à la différence de change est enregistré sur le compte en devise.
  Ces écritures sont générées automatiquement avec la commande Calculer les différences de change.
  • Pour les gains de change, le programme insère automatiquement le compte à réévaluer au débit et le compte de gains de change au crédit, tel qu'indiqué dans les Propriétés du fichier, données de base, ou dans le compte défini dans la colonne Différences de change de la vue Divers (Tableau Compte) – prévu pour un ou plusieurs comptes spécifiques.
  • Pour les pertes, le programme insère automatiquement le compte à réévaluer au crédit et le compte des pertes de change au débit, tel qu’indiqué dans les Propriétés du fichier, données de base (menu Fichier), ou dans le compte défini dans la colonne Différences de change de la vue Divers.
  • Le montant en devise est laissé vide.
  • L’abréviation de la devise est celle de la devise de base.
  • Dans la colonne Montant en devise de base, on indique le montant de la réévaluation du compte (gain ou perte).

Définir le taux de change

C’est le comptable qui décide du taux de change à utiliser pour chaque opération. En général, les règles suivantes s’appliquent :

• Pour les opérations courantes, on utilise le taux de change du jour.
• Pour les opérations d’achat/vente de devises, on utilise les taux indiqués par le bureau de change ou la banque.
  Dans le programme, on saisit d’abord le montant en devise puis le montant en devise de base, et c’est le programme qui calcule le taux de change. Le taux de la banque peut être légèrement différent car il est souvent arrondi à quelques décimales.
• Si plusieurs opérations sont effectuées au même taux, il est utile de mettre à jour ce taux dans le tableau Taux Changes, afin que le programme puisse le reprendre automatiquement.
• Pour les opérations à l’étranger soumises à la TVA, il est possible que l’autorité fiscale nationale impose un taux standard. Dans ce cas, il faut insérer ce taux dans la colonne Taux de l’écriture.
• Pour l’achat de biens immobiliers ou de participations, on utilise le taux historique. Il faut alors créer une abréviation de devise (ex. USD2) dans le tableau Taux de change avec le taux historique, qui ne subira pas les fluctuations de change.
  Il est possible de créer des abréviations de devises pour tous les taux historiques souhaités.

Écritures avec TVA

Dans une comptabilité multidevise avec TVA, pour enregistrer correctement sans messages d'erreur, il est fondamental que le compte TVA et le compte duquel la TVA est déduite soient en devise de base. Il n'est pas possible d'appliquer un code TVA sur un compte en devise étrangère. 

Pour enregistrer des opérations avec TVA ayant pour contrepartie des comptes en devise étrangère, il faut utiliser deux lignes d'écriture :

• Tout d'abord, on enregistre le montant de l'achat sur un compte intermédiaire en devise de base, en appliquant le code TVA correspondant.
  Le montant en devise de base doit être calculé en utilisant le taux de change prescrit par l’administration fiscale.
• Sur une deuxième ligne, on solde le compte intermédiaire et on indique comme contrepartie le compte en devise étrangère.
  Le montant utilisé pour cette écriture, tant en devise de base qu’en devise étrangère, doit être net de TVA.
  Il va de soi que le même taux de change que dans l'écriture précédente doit être utilisé.

Dans l'exemple, la devise de base est l’EUR. On suppose un achat national, mais avec paiement depuis un compte en devise étrangère (USD).

Écritures avec TVA et devise étrangère

Dans les écritures avec des comptes en devise étrangère, il est possible d’enregistrer la TVA avec un montant TTC (Type de montant 0, TVA incluse).
Si l'on saisit des montants HT (Type de montant 1, TVA exclue), le programme signale une erreur car le calcul du montant TTC serait souvent incorrect à cause de l'arrondi de la TVA et du taux de change. 
Dans ces cas, il est conseillé de saisir le montant TTC. Voir aussi Explication relative à l'erreur.

Automatismes lors de la saisie des écritures multidevises

Lors de la saisie d'une nouvelle écriture, les données doivent être complétées dans les colonnes mentionnées précédemment.

Si certaines valeurs de la ligne d'écriture sont modifiées, le programme complète l'écriture avec des valeurs prédéfinies. Si ces valeurs ne conviennent pas, elles doivent être modifiées dans la ligne d'écriture.

La modification des valeurs dans le tableau Changes n’a aucun effet sur les lignes d’écritures déjà saisies. Ainsi, si vous modifiez le taux dans le tableau Changes, cela n’affectera pas les écritures existantes. 

• Lorsqu’on saisit le montant en devise et qu’il y a au moins le compte Débit ou Crédit, et qu’aucune autre valeur n’est remplie, le programme procède comme suit :
  • le code devise est repris depuis le compte utilisé, en donnant la priorité au compte non en devise de base ;
  • le taux défini dans le tableau changes est repris selon la logique suivante :
    • on reprend le taux historique avec une date inférieure ou égale à celle de l’écriture
    • si aucun taux historique n’est trouvé, le taux sans date est utilisé
  • le multiplicateur défini dans le tableau Changes est repris, ou 1 s’il s’agit de la devise de base.
  • le montant en devise de base est calculé.
• Lorsqu’on modifie le montant en devise (et que les autres valeurs sont déjà présentes), le programme procède comme suit :
  • le montant en devise de base est calculé avec le taux existant
• Si l’on modifie le code devise, le programme procède comme suit :
  • le taux est repris avec le multiplicateur et le montant en devise de base est calculé (comme ci-dessus).
• Si l’on modifie le taux, le programme procède comme suit :
  • le montant en devise de base est calculé avec le taux saisi.
• Si l’on modifie le montant en devise de base, le programme procède comme suit :
  • le taux de change est recalculé.

Fenêtre Info

Dans la fenêtre Info, le programme indique :

• Les éventuelles différences entre le total des mouvements au débit et au crédit en devise de base.
• Des indications concernant l'utilisation de la touche F6.

Pour les comptes liés à la ligne d’écriture sélectionnée, le programme indique toujours dans la fenêtre Info :

• numéro du compte
• description du compte
• montant de l’écriture en devise de base
• solde actuel du compte en devise de base
• code de la devise du compte
• montant de l’écriture en devise du compte (si différent de la devise de base)
• solde actuel du compte en devise (si différent de la devise de base)
   

Écritures pour soldes d'ouverture

Pour la comptabilité multidevise, lors de la saisie des soldes d'ouverture dans le tableau Comptes, le programme convertit le montant en devise de base en utilisant le taux d'ouverture défini dans le tableau Changes, colonne Change Ouvert..
Pour utiliser des taux historiques dans les soldes d'ouverture, il est possible de créer une autre abréviation de devise ou de créer des écritures dans le tableau Écritures avec les soldes d'ouverture. De cette façon, il est possible d'utiliser des taux différents pour chaque compte.

• Saisir une écriture pour chaque compte avec un solde d'ouverture (Actif et Passif), en indiquant la date de début de la comptabilité et le compte au débit ou au crédit.
• Dans la colonne PièceType, insérer la valeur "01" pour indiquer qu'il s'agit d'une écriture d'ouverture.
  • Dans les calculs et impressions de Banana Comptabilité, ce montant sera pris en compte comme solde d'ouverture.
  • Cependant, l'écriture n'actualise pas la colonne du solde d'ouverture dans le tableau Comptes.

À considérer si vous utilisez des écritures d'ouverture :

• Pour éviter la réévaluation des comptes au taux de change actuel, dans le tableau Comptes, pour les comptes qui ne doivent pas être réévalués, insérer "0;0" dans la colonne Compte différences change.
• Le programme permet de saisir les soldes d'ouverture soit dans le tableau Comptes, soit sous forme d'écritures d'ouverture (Actif et Passif) dans le tableau Écritures.
  Dans les deux cas, les montants sont pris en compte dans les calculs, et s'il s'agit du même compte, ils sont additionnés.
  Il est déconseillé d'utiliser les deux méthodes en même temps afin d'éviter des erreurs et des différences difficiles à identifier.
• Les écritures d'ouverture doivent être saisies manuellement.
  Les éventuelles différences entre débits et crédits sont indiquées comme différences dans les écritures.

Conseils utiles

• En appuyant sur la touche F6 alors que vous êtes sur la colonne Montant en devise, le programme recalcule toutes les valeurs selon la logique expliquée précédemment, comme si aucune valeur n’avait été saisie. Cette fonction est utile si vous changez le compte Débit ou Crédit.
• Dans le cas d’une écriture avec un seul compte en devise de base (dans les écritures composées) et si la colonne Devise a été modifiée en devise étrangère, pour actualiser le taux de change, il faut se positionner sur la cellule Devise et appuyer sur F6.
• Remplissage automatique pour la colonne Taux de change
  Le programme propose plusieurs taux, les reprenant du tableau Changes ou des taux utilisés précédemment dans les écritures.

Reprise de données depuis les versions précédentes

Dans la version 4 ou les versions antérieures, l'absence d’un code devise dans le tableau Écritures était interprétée comme la devise de base.
Dans la version 7, chaque écriture doit avoir son propre code devise. Par conséquent, lors du passage de la version 4 à la version 7, il est nécessaire de compléter les écritures où le code devise est manquant. Pour ce faire, il faut ajouter une nouvelle colonne Devise dans le tableau Écritures, en exécutant la commande Organiser colonnes depuis le menu Données.

Dans le Tableau Budget, vous insérez la planification financière. L'entrée des Écritures est identique aux saisies du Tableau Écritures.
Selon le type de comptabilité, il peut y avoir différentes colonnes pour le budget.
Il existe également des colonnes permettant d'insérer des Quantités et des Prix ainsi que des Formules de calcul.

Pour plus d'informations sur le Budget voir la page Tableau Budget.

Soldes d'ouverture lors du démarrage avec Banana Comptabilité

Lors de la première utilisation de Banana Comptabilité, pour créer le bilan d'ouverture, il est nécessaire d'insérer manuellement les soldes d'ouverture.

Avant de procéder à l'insertion des bilans d'ouverture, il est important d'effectuer quelques réglages de base :

Tableau Changes

• Dans le tableau Changes, définissez les devises étrangères et le taux de change d'ouverture correspondant, par rapport à la devise de base.
  Le taux de change d'ouverture est inséré seulement la première fois que vous utilisez Banana Comptabilité, puis les années suivantes, lorsqu'une nouvelle année est automatiquement créée, par le menu Actions → Créer nouvelle année, il est automatiquement mis à jour, sur la base du taux de change final du fichier de l'année précédente.
• Le change d'ouverture doit toujours être indiqué dans une ligne sans date et ne doit jamais être modifié, sauf pour des erreurs ou des cas particuliers.
• Les changements d'ouverture doivent être les mêmes que les changements de clôture de l'année précédente. Voir Différence de solde d'ouverture.

Tableau Compte

• Assurez-vous que le plan comptable (compte de résultat) contient le compte destiné à enregistrer les différences de change et qu'il a été indiqué dans le menu Fichier → Propriétés fichier (données de base) → Devise étrangère.
• Les soldes initiaux doivent être saisis dans le tableau Comptes, colonne Ouverture devise, vue Base, aussi bien ceux qui se réfèrent à la devise de base que ceux en devise étrangère.
• La colonne Ouverture (devise de base) est protégée.  Le programme calcule automatiquement la contre-valeur en devise de base selon le taux de change d'ouverture indiqué dans le tableau des taux de change.
• Les soldes des Passifs doivent être insérés avec le signe moins devant le montant.
• Après avoir inséré les soldes d'ouverture du bilan, vérifiez que le total de l'Actif est égal au total du Passif afin d'avoir une réconciliation comptable. S'il y a des différences dans les soldes d'ouverture, vérifiez-les et corrigez-les.

1. Allez dans le tableau Comptes, Vue Base, colonne Ouverture.
2. Insérez manuellement les soldes d'ouverture des comptes Actif et Passif. Les soldes débiteurs doivent être saisis avec un signe moins devant le montant.
3. Vérifiez que le montant total de l'actif est égal au montant total du passif afin d'obtenir l'équilibre comptable. S'il y a des différences dans les soldes d'ouverture, vérifiez-les et corrigez-les.

Soldes d'ouverture des centres de coûts et des segments

Dans le tableau Comptes, la colonne Ouverture peut également être utilisée pour saisir les soldes d'ouverture des centres de coûts.

Pour insérer les soldes d'ouverture des segments, vous devez plutôt effectuer des écritures d'ouverture. Vous trouverez plus de détails sur la page Segments.

Commencez par Banana Comptabilité en cours d'année

Si vous commencez à faire une nouvelle comptabilité, en reprenant le travail déjà effectué avec d'autres programmes, vous avez deux possibilités : 

1. Commencer la comptabilité à partir du début de l'année, en introduisant les soldes d'ouverture du début de l'année (tableau Comptes, colonne Ouverture) et les mouvements (tableau Mouvements) qui ont déjà été enregistrés précédemment avec d'autres programmes (voir aussi Reprise des données d'autres programmes). De cette façon, vous disposez de tous les détails comptables dans un seul fichier.
2. Commencer à partir de la date de reprise de la comptabilité :
   • Introduire les soldes d'ouverture (tableau Comptes, colonne Ouverture), en reprenant les valeurs de l'autre comptabilité.
   • En plus de saisir les soldes d'ouverture des comptes Actif et Passif, vous devez également saisir les coûts (montants positifs) et les revenus (montants négatifs).
   • Le bénéfice ou la perte pour l'année en cours doit être indiqué dans le compte de résultat reporté.
   • S'il s'agit d'un bénéfice, le solde d'ouverture doit être inscrit en négatif, s'il s'agit d'une perte, en positif.
   • Vérifiez que les sommes des soldes d'ouverture sont nulles afin que le programme ne signale aucune différence.
   • Saisissez les nouvelles transactions dans le tableau Transactions.

 Soldes d'ouverture en tant qu'écritures d'ouverture

Les soldes d'ouverture peuvent également être saisis en tant qu'entrées d'ouverture dans le tableau des transactions, soit pour tous les comptes du bilan, soit pour certaines catégories de comptes, tels que les comptes sectoriels, qui doivent être saisis manuellement dans le tableau des transactions.

Pour chaque entrée d'ouverture, continuez comme suit :

• Indiquez comme d'écriture, la date d'ouverture des comptes.
• Dans la colonne TypeDoc, entrez le code "01".
• Indiquez le compte Débit ou Crédit et le montant.
• Le total des soldes d'ouverture en Débit doit être équilibré avec ceux en Crédit.

Les soldes d'ouverture saisis en tant que transactions sont utilisés lors de la préparation des rapports.
Lorsqu'il existe des soldes d'ouverture dans la colonne Ouverture du tableau Comptes et que les soldes d'ouverture de certains comptes sont enregistrés manuellement dans le tableau Écritures (par exemple, les soldes d'ouverture des segments), ceux-ci sont automatiquement ajoutés à ceux présents dans la colonne Ouverture du tableau Comptes.

L'insertion au moyen d'écritures peut être utile s'il y a la nécessité d'utiliser des changes d'ouverture différents de ceux du tableau Changes. Si vous utilisez cette procédure, vous devez être bien informés sur les implications comptables et juridiques. 

Soldes de l'année précédente

Si vous commencez une nouvelle comptabilité, en reprenant une comptabilité existante, et que vous désirez obtenir les valeurs de l'année précédente sur les impressions, il faut insérer dans le tableau Comptes, Vue précédente, colonne Année précédente, les soldes finaux de l'année précédente :

• Entrez les soldes de clôture de l'année précédente des comptes actifs.
• Insérez les soldes de clôture de l'année précédente des comptes de passif (insérez le signe moins devant le montant).
• Entrez les soldes de fin d'année précédente pour les dépenses.
• Entrez les soldes de fin d'année précédente pour les revenus (insérez un signe moins devant le montant).

Créer une nouvelle année

Lorsque vous passez à une nouvelle année, le programme rapporte automatiquement les soldes d'ouverture pour l'année suivante, Reportez-vous à la leçon Créer une nouvelle année.

Imprimer les soldes d'ouverture

Pour imprimer les soldes d'ouverture :

• Pour imprimer le contenu du tableau, utiliser la commande Imprimer/Aperçu, en sélectionnant les lignes du bilan.
• Vous pouvez également utiliser les impressions comptables et configurer l'impression uniquement pour la partie du bilan et la colonne d'ouverture.

Toutes les impressions du bilan, du compte de résultat et des différents rapports comptables sont disponibles dans le menu Rapports. Chaque commande dispose de plusieurs options permettant de personnaliser les différentes impressions.

Pour imprimer le contenu des tableaux, veuillez consulter la page Mise en page (dernier paragraphe).

Les impressions présentent les mêmes caractéristiques que la comptabilité en partie double, mais avec l'affichage des colonnes et des valeurs des devises étrangères, des taux de change et des contre-valeurs en devise de base.

Principales impressions disponibles :

• Fiche de Compte
• Bilan formaté
• Bilan formaté par groupes
• Rapports comptables

À la fin de l'année comptable, avant de passer à la nouvelle année, en plus de vérifier qu'il n'y a pas d'erreurs ou de différences dans la comptabilité, il est nécessaire d'effectuer une série d'opérations de clôture. Ceux-ci sont très importants car, en plus de donner un aperçu correct et complet de l'entreprise, ils ont également des implications d'un point de vue fiscal.

Aspects techniques et nouvelle année

Avec Banana Comptabilité, chaque année comptable a son propre fichier séparé, techniquement il n'y a pas de concept de clôture comptable :

• Lorsqu'une nouvelle année commence, un nouveau fichier est créé avec la commande Créer nouvelle année.
• Vous pouvez continuer à travailler sur le fichier de la nouvelle année et sur celui de l'année précédente en même temps. Une fois les opérations de clôture terminées, dans le fichier de la nouvelle année, les soldes mis à jour sont récupérés avec la commande Mettre à jour les soldes d'ouverture.

Aspects fiscaux

Avant de clôturer les comptes, une série d'opérations ayant des implications fiscales doivent être effectuées. Il est nécessaire de régler le compte marchandises, d'enregistrer les amortissements, les reports à nouveau (actifs et passifs), de déclarer la TVA, de déterminer comment et sur quels comptes le bénéfice doit être réparti, et d'effectuer de nombreuses autres opérations de vérification et de contrôle.

Du point de vue du programme, le montant du bénéfice à la fin de l'année peut être indifférent, mais il peut changer considérablement d'un point de vue fiscal. Ces aspects doivent être vérifiés avec votre conseiller fiscal et votre comptable. Si c'est la première fois que vous gérez des comptes, il peut être utile de consulter un expert avant de procéder aux clôtures. Les comptables sont généralement très occupés vers la fin de l'année et dans les mois précédant la date limite de dépôt des impôts ; il peut donc être utile de rencontrer votre comptable ou de lui envoyer les comptes quelques mois avant la clôture pour comprendre comment procéder.

La commande de contrôle de la comptabilité

Banana Comptabilité permet d'enregistrer rapidement et également de laisser des opérations en suspens sans interrompre le déroulement du travail.

La commande Actions > Contrôler comptabilité effectue toute une série de vérifications, comme si les données étaient saisies à nouveau depuis le début, et dès que des erreurs ou des différences sont détectées, elles sont signalées.

Il est recommandé d'utiliser la commande Contrôler Comptabilité régulièrement et chaque fois qu'il y a des différences ou des signalements d'erreurs, des changements importants (changements initiaux, codes TVA) et surtout avant de clôturer la comptabilité.

Opérations de contrôle et vérifications 

Avant d'imprimer les bilans définitifs, il est important de procéder aux opérations de vérification :

Vérification des soldes d'ouverture

• Différences dans les soldes d'ouverture
  Les soldes d'ouverture doivent correspondre à ceux de l'année précédente et il doit y avoir un équilibre entre les comptes actifs et passifs, sinon la comptabilité est incorrecte.
• Dans le tableau des Comptes, dans les colonnes Ouverture et Solde, à la ligne "Différence doit être zéro", aucun montant ne doit figurer. Dans le cas contraire, il est nécessaire de trouver l'erreur et de la corriger afin d'obtenir l'équilibre du bilan d'ouverture.
  Remarque : dans la vue des Mouvements, il est normal de trouver des montants dans les colonnes Débit et Crédit.
• Différences dans les changes d'ouverture
  En règle générale, les changes d'ouverture sont définis au début de l'année. Il se peut que certaines vérifications aient été laissées en suspens ; par conséquent, avant de clôturer la comptabilité, il est important de s'assurer que:
  • le taux de change au début de l'année est le même que le taux de change final au 31.12 de l'année précédente,
  • Le taux de change utilisé est celui fourni par l'Administration Fédérale, comme indiqué ci-dessous.
• Différences entre les soldes bancaires sur les extraits de compte et les soldes dans la comptabilité (fonction CheckBalance).
  Il est important de vérifier la correspondance des soldes des comptes bancaires, postaux, de cartes de crédit et autres qui ont un rapport avec les déclarations fiscales.
• Différences dans le tableau Écritures
  Dans la fenêtre d'information en bas, il ne devrait pas y avoir de différences. Banana Comptabilité Plus, dans le tableau Écritures, présente la colonne Solde, qui permet de détecter toutes les lignes où il y a des différences.
• Assurez-vous que les comptes transitoires actifs et passifs de l'année précédente sont clos. 
• Vérifiez que les soldes d'ouverture correspondent aux soldes finaux de l'année précédente, qui ont déjà été révisés et déclarés au service des impôts.
• Pour la comptabilité multi-devises, veuillez consulter la page dédiée aux Soldes d'Ouverture en Comptabilité multi-devises. 
• Des explications détaillées sont disponibles sur la page de Clôture des comptes en partie double. 
• La commande Actions > Contrôler Comptabilité effectue toute une série de vérifications et signale les différences et les erreurs.

Écritures comptables de clôture

En fin d'exercice, avant de passer à la nouvelle année, il y a des opérations comptables de clôture à effectuer. Il s'agit d'écritures d'ajustement, de rectifications de valeur et de régularisations liées aux cotisations du personnel. Voici les principales :

Importez les mouvements du compte de caisse dans le fichier de comptabilité.

Cette opération est prévue uniquement si la caisse est tenue séparément dans un fichier distinct de la comptabilité. 

Après l'importation, vérifiez que le solde du compte de caisse dans le fichier principal de la comptabilité correspond au solde du fichier de caisse. Cette vérification peut également être effectuée avec la fonction Check Balance, décrite dans le paragraphe précédent.

Importez les mouvements de salaire dans le fichier comptable
Cette opération est prévue uniquement si les salaires sont gérés avec un logiciel spécifique qui permet d'importer les mouvements dans le fichier de Banana Accounting Plus.
L'importation se fait via le menu Actions > Importer en comptabilité > Importer les mouvements avec en-têtes de colonnes.

N'oubliez pas d'insérer l'écriture du treizième mois de décembre, si celui-ci n'est pas créé par le logiciel de gestion des salaires.Taux de change de fin d'année et bénéfices/pertes non réalisés

L'ajustement du compte Ducroire 

Les entreprises qui enregistrent des pertes probables sur leur chiffre d'affaires doivent ajuster le compte Ducroire.

Amortissements
Au 31.12, il est nécessaire de constater la dépréciation des biens meubles et immeubles et d'évaluer éventuellement l'amortissement accéléré pour les biens soumis à une obsolescence rapide.
Vous pouvez utiliser notre application Registre des biens amortissables qui crée automatiquement les écritures d'amortissement et que vous pouvez ensuite récupérer dans le fichier de comptabilité.

Ajustement de stock 

L'application Stock permet d'avoir des comptages précis à la fois en termes de quantité et de valeur, vous aidant ainsi à déterminer plus rapidement l'ajustement de votre stock.

Identifier les factures clients et fournisseurs ouvertes au 31.12
Pour faciliter la procédure, avec la fonction des factures ouvertes par client et des factures ouvertes par fournisseur, vous pouvez rapidement identifier les valeurs au 31.12.

Consommation propre
Si l'entreprise utilise un véhicule d'entreprise, enregistrez la consommation propre avec le code TVA approprié.

Clôtures et déclaration de TVA
Avant de soumettre la déclaration de TVA, nous recommandons les vérifications suivantes :

• Utilisez la commande Contrôler comptabilité. En cas d'erreurs et de différences, vous trouverez les messages dans la fenêtre d'information en bas, dans la section Messages.
• Vérifiez qu'il n'y a pas de différences dans la colonne Solde du tableau Ecritures.
• Contrôlez les soldes bancaires s'ils correspondent à ceux envoyés par la banque.
• Assurez-vous que le compte TVA est à zéro automatiquement après avoir reporté le solde dans le compte TVA dû (TVA à payer à l'AFC). Dans le compte TVA due, le montant à payer ou le montant créditeur à recevoir doit être indiqué.
• Avant de soumettre la dernière déclaration de TVA, reconsultez les décomptes de TVA des autres trimestres pour vérifier que les montants versés à l'AFC correspondent toujours à ceux affichés.
• Utilisez la commande Résumé TVA pour afficher les différents rapports et créez une impression en PDF pour archiver les données. Ils seront utiles en cas de contrôle fiscal.

Ajuster le compte Impôts à la source
Après avoir calculé et enregistré les salaires de décembre, en fonction du calcul envoyé à l'Office des impôts à la source, enregistrez l'ajustement.

Remboursements pour cadres supérieurs
Si prévu, inclure dans le salaire de décembre le montant prévu par les autorités fiscales comme remboursement forfaitaire.

Ajustement du compte Privé
Vérifiez le solde du compte privé. En cas de relations de débit/crédit entre l'entreprise et le(s) propriétaire(s) (ou personnes proches), enregistrez les intérêts actifs ou passifs conformément au contrat de prêt ou aux directives fiscales en vigueur.

Ajustement du compte Impôts et taxes
Vérifiez que les acomptes payés au cours de l'année se rapportent à l'année en cours. Les paiements d'impôts relatifs à des années précédentes doivent être enregistrés lors de la clôture des provisions correspondantes figurant dans le compte "Impôts directs" (bilan). Si le solde des provisions n'est pas suffisant ou est excessif, la différence doit être enregistrée comme un produit ou un coût extraordinaire ou relatif à des périodes antérieures.

Enregistrement des ajustements AVS/AD/IPG/AD

• Pendant l'année, dans le compte des cotisations AVS, les acomptes versés à la Caisse Cantonale de Compensation AVS sont généralement enregistrés (au débit) et les cotisations retenues sur les salaires des employés (au crédit).
• Si au cours de l'année, les allocations familiales versées aux employés ont été enregistrées dans un compte dédié, par exemple dans le compte "Contributions aux allocations familiales", pour concilier la comptabilité avec le calcul de clôture AVS et enregistrer l'ajustement correspondant, le solde de ce compte peut être transféré vers le compte Contributions AVS/AD.

Enregistrer les ajustements des assurances sociales Lainf, Lainf complémentaire, LPP
Lors de l'enregistrement des derniers salaires de décembre et du paiement des treizièmes, il est nécessaire d'imprimer la liste des salaires indiquant tous les salaires bruts. Le total brut AVS doit être communiqué aux assurances du personnel, qui détermineront d'éventuels ajustements à payer.

Dans la comptabilité multi-devises, comme dans la comptabilité en partie double, avant de passer à la nouvelle année, des opérations comptables de clôture sont nécessaires. Il s'agit d'écritures d'ajustement, de corrections de valeur et d'ajustements relatifs aux cotisations du personnel.

Sur la page Clôtures dans la comptabilité en partie double, les opérations de clôture tant sur le plan comptable que fiscal sont répertoriées.

Ci-dessous sont traités les sujets relatifs aux écritures de clôture pour les écarts de change.

Changements de fin d'exercice et gains/pertes non réalisés

Pour obtenir le bilan, les comptes en devise étrangère doivent être convertis en monnaie de base au taux de change en vigueur ou au taux historique. Les fluctuations des taux de change entraînent des gains ou des pertes de change non réalisés. Ces derniers doivent être enregistrés à l'aide de la commande suivante dans le menu Actions :

• Créer des écritures pour les différences de change
  • Veuillez vous référer à cette page pour l'ensemble de la thématique liée à la configuration des taux de change et au calcul des gains et pertes non réalisés.
  • N'oubliez pas que les taux de change de clôture doivent être saisis dans le tableau Changes sous les lignes de change sans date. Ces taux sont repris par le programme pour le calcul des soldes d'ouverture de la nouvelle année. Si des taux de change avec des dates sont saisis, cela entraînera des écarts dans les soldes d'ouverture de la nouvelle année.
  • Si dans le tableau Changes il y a des lignes avec des dates (historique des taux de change), lors de la clôture de la comptabilité, pour le calcul des différence de change, il est recommandé de ne pas activer l'option Utiliser les taux de change historiques (lignes avec date), afin que le programme utilise le taux de clôture actualisé qui se trouve au début du tableau des taux de change, dans les lignes sans date (colonne Changes).

Après la constatation des différences de change, les soldes en monnaie de base sont actualisés en fonction du taux de change de clôture, saisi dans le tableau Changes (lignes sans date). Dans le plan comptable, les soldes figurant dans la colonne Solde sont égaux à ceux de la colonne Solde Calculé.

Envoyer le fichier au comptable pour les clôtures

Si les clôtures et/ou les vérifications sont effectuées par votre fiduciaire, il suffit d'envoyer le fichier de votre comptabilité créé avec Banana Comptabilité Plus par e-mail ou de sauvegarder les données sur une clé USB.

• Si votre fiduciaire utilise Banana Comptabilité, il suffit de transmettre le fichier ac2 par e-mail ou via une clé USB. Vous pouvez également sauvegarder votre fichier et les documents numériques dans un dossier partagé avec votre fiduciaire sur Dropbox. Vous n'aurez plus à transporter de lourds classeurs de documents papier chez le fiduciaire. De plus, le fiduciaire pourra travailler rapidement sans avoir à rechercher dans la documentation papier.

• Si votre fiduciaire ne possède pas Banana Comptabilité, vous pouvez créer un PDF des données comptables via le menu Fichier > Créer un dossier PDF et transmettre la documentation par e-mail. Le fiduciaire vous indiquera toutes les modifications et ajouts à enregistrer pour clôturer correctement l'exercice comptable. 

  En alternative, votre fiduciaire peut ouvrir le fichier de votre comptabilité en utilisant la version gratuite de Banana Comptabilité Plus, téléchargeable depuis notre page de téléchargement. Si votre fichier compte plus de 70 écritures, il ne pourra pas ajouter d'écritures ou apporter des modifications, mais pourra tout de même visualiser l'ensemble des données, obtenir des détails pour chaque compte en un simple clic sur le numéro de compte, etc. et vous conseiller sur d'éventuelles corrections ou améliorations.

Bloquer des écritures
Une fois les écritures de clôture et de vérification effectués, il est recommandé de verrouiller les écritures.

• Menu Actions > Bloquer les écritures
  Les lignes d'écriture seront numérotées et auront un code blockchain garantissant leur sécurité.

Impression de fin d'année

Pour les impressions de fin d'exercice comptable, vous trouverez les informations en cliquant sur les liens suivants :

• Fiches de compte
• Journal
• Bilan formaté par groupes
  • Regardez le tutoriel vidéo qui explique comment créer et imprimer le bilan formaté par groupes
• Rapport comptable 
• Résumé TVA
• Impression PDF de fin d'année

Dossier PDF

La commande Créer un dossier PDF vous permet d'obtenir tous les documents de l'exercice comptable complet (fiches de compte, journal, déclarations de TVA, rapports mensuels, trimestriels et annuels...) dans un seul fichier PDF.

Vous pouvez archiver les données comptables en sauvegardant le fichier comptable et les impressions en PDF. Si nécessaire, faites des copies de sauvegarde sur un disque externe.

Documentation pour la révision

Sur la page Préparer la documentation pour la révision, nous avons publié une série de notes et de suggestions sur la documentation à envoyer au réviseur. La complétude de la documentation constitue une base solide pour rendre le travail du réviseur plus efficace et rapide.

Répartition des profits/pertes

 Dans Banana Comptabilité, la répartition des profits ou des pertes se fait automatiquement à la clôture de l'exercice et au passage à la nouvelle année. Pour plus d'informations, veuillez consulter la page Créer une nouvelle année.

Changements après la clôture 

Normalement, une fois la clôture effectuée, il ne devrait pas y avoir de modifications à enregistrer. Cependant, il peut arriver que vous ayez besoin de modifier la comptabilité, notamment dans les cas suivants :

• Différences de change non enregistrées à la clôture 
• Mouvements manquants non enregistrés 
• Erreurs dans les écritures

Dans ces cas, il est recommandé de procéder comme suit :

• Si vous avez déjà soumis les données aux autorités, ou si la comptabilité a déjà été révisée et le bilan présenté aux actionnaires de manière définitive, ne modifiez en aucun cas la comptabilité, car toute modification éventuelle pourrait être considérée comme une falsification, avec des conséquences pouvant également être pénales. 
  • Effectuez les ajustements nécessaires l'année suivante, en décrivant clairement le problème dans un document que vous devrez joindre aux enregistrements de correction.
  • Dans le cas où vous auriez oublié d'enregistrer les écarts de change, suivez les informations disponibles sur notre page web Différences soldes d'ouverture.
  • Bien sûr, selon la situation, il peut y avoir des conséquences fiscales, il est donc préférable de consulter votre expert-comptable.
• Dans le cas où le cadre légal vous permet d'apporter des modifications à une année déjà clôturée :
  • Procédez avec précaution, en vous limitant uniquement aux modifications vraiment nécessaires. Si vous avez oublié d'enregistrer les différences de change, suivez les informations sur notre page web Créer des écritures différences de change.
  • Vérifiez à nouveau la comptabilité et effectuez tous les contrôles pour vous assurer que les modifications ne créent pas de problèmes.
  • Après les modifications, ouvrez le fichier de l'année suivante et mettez à jour les soldes initiaux avec la commande Mettre à jour soldes d'ouverture.

Avant de passer à la nouvelle année, assurez-vous d'avoir effectué tous les contrôles, vérifications et écritures de clôture comme indiqué dans les pages suivantes

• Clôtures de la comptabilité en partie double.
• Clôtures dans la comptabilité multidevise pour le traitement des changes.

Toutes les informations comptables relatives à l'ouverture du nouvel exercice se trouvent sur la page

• Créer une nouvelle année de la comptabilité en partie double.

Ci-dessous, nous nous limiterons aux informations concernant les questions de taux de change dans la comptabilité multidevise.

Création d'une nouvel exercice comptable

Lors du passage à un nouvel exercice comptable, le programme reporte automatiquement les soldes d'ouverture sur l'exercice suivant. Plus de détails sont disponibles sur la page Créer une nouvelle année.

Aussi, dans une comptabilité multidevise, vous pouvez décider de passer à la nouvelle année, même si vous n'avez pas définitivement clôturé l'année précédente (parce que des écritures doivent encore être passées, que les différences de change n'ont pas encore été calculées ou que le résultat de l'exercice n'a pas été distribué).
Il est toutefois important, avant de clôturer définitivement l'exercice, de calculer les différences de change dans l'exercice sur le point d'être clôturé, à partir du menu Actions → Créer écritures différences de change.

Par la suite, dans la nouvelle année qui a déjà été créée, vous pouvez mettre à jour les soldes d'ouverture à partir du menu Actions → Mettre à jour soldes d'ouverture.

Différences dans les soldes d'ouverture

Si vous constatez des différences dans les soldes d'ouverture de la nouvelle période comptable, nous vous recommandons d'effectuer tous les vérifications et les contrôles suggérés à la page Contrôles et vérifications.

Si les différences sont dues à des différences de change non calculées l'année précédente, suivez les instructions de la page Différences soldes d'ouverture.

Imprimer les soldes d'ouverture

Pour imprimer les soldes d'ouverture :

• Pour imprimer le contenu du tableau, utiliser la commande Imprimer/Aperçu, en sélectionnant les lignes du bilan.
• Vous pouvez également utiliser les Impressions comptables et configurer l'impression uniquement pour la partie bilan et la colonne d'ouverture.

Lorsque les soldes d’ouverture ne correspondent pas aux soldes de clôture de l’année précédente, le programme signale une différence de change dans les soldes initiaux.
Cela se produit parce que les valeurs en devises étrangères, converties dans la monnaie de base, ne sont plus alignées.

Les causes les plus fréquentes sont :

• Différences de change non enregistrées l’année précédente.
• Modifications des écritures en devises après la création des différences de change.
• Utilisation d’un taux de change historique au lieu du taux de clôture, présent dans le tableau Taux de change, colonne Taux.
  • Pendant l’année, vous pouvez utiliser les taux de change datés présents dans le tableau Taux de change (taux historiques).
  • Pour la clôture et la réouverture d’un fichier comptable, il ne faut pas utiliser les taux historiques. 
    Le programme considère uniquement les taux de change des lignes sans date.
    Si vous avez enregistré les différences de change en utilisant un taux de change historique, pensez à mettre également à jour la ligne de taux sans date de l’année précédente :
    Le taux indiqué doit correspondre au dernier taux utilisé pour générer les différences de change.
    La procédure est décrite dans la documentation Tableau Taux de change dans le paragraphe suivant.
     

Comment enregistrer les différences de change

Pour enregistrer correctement les différences de change, il faut :

• Mettre à jour la colonne Taux du tableau Taux de change avec le taux officiel au 31.12, fourni par l’Administration fédérale.
• Le taux de clôture doit figurer dans les lignes sans date.
• Il n’est pas possible d’utiliser un taux historique (taux avec date), sinon des différences de change peuvent apparaître.

Si à l’ouverture de la nouvelle année (via le menu Actions > Créer nouvelle année), ou lors de la mise à jour des soldes d’ouverture (menu Actions > Mettre à jour soldes d’ouverture), les différences de change ne sont pas enregistrées, le programme signale une différence dans les soldes initiaux du nouvel exercice comptable.

Pour résoudre ce problème, deux solutions sont possibles :

1. Si l’exercice comptable n’a pas encore été définitivement clôturé (et révisé, si nécessaire) :
   • Saisir dans le tableau Taux de change, colonne Taux, dans les lignes sans date, les taux officiels au 31.12 (ou les taux de clôture prévus par les statuts de la société).
   • Activer depuis le menu Actions > Créer écritures différences de change.
   • Ouvrir le fichier de la nouvelle année et Mettre à jour les soldes d’ouverture.
      
2. Si l’exercice comptable a été définitivement clôturé (et révisé, si nécessaire) :
   • Ouvrir le fichier du nouvel exercice qui vient d’être créé.
   • Saisir dans l’Actif ou le Passif (tableau Comptes), en cas de différence de change positive ou négative, un nouveau compte Différences de change non calculées, ou simplement enregistrer le montant dans le compte 1090 Compte de transfert (comme dans l’exemple ci-dessous).
   • Dans la colonne Ouverture monnaie, saisir le montant correspondant à la différence de change.

• Dans la comptabilité du nouvel exercice, dans le tableau Comptes, colonne Ouverture monnaie, un solde relatif aux différences de change a été généré.
  Pour ajuster cette différence, procédez comme suit :
  • Dans le tableau Écritures, au 1er janvier (ou à la date d’ouverture prévue par les statuts), enregistrer le montant de la différence de change dans le compte Différences de change non calculées ou, comme dans l’exemple, dans le compte 1090 Compte de transfert, en utilisant comme contrepartie le compte Différences de change (Gains et/ou pertes de change) figurant dans le compte de résultat.

Après l’enregistrement de l’écriture d’ajustement des différences de change, le compte utilisé doit avoir un solde de 0, ou un solde identique à celui avant l’enregistrement de la différence.

En cas de gain de change, le montant de la différence doit être inscrit dans un compte de passif, ou dans l’actif avec un signe moins devant le montant.
 

Ce montant, qui pèse initialement sur le compte de résultat du nouvel exercice, sera annulé lors de la première mise à jour des taux de change, qui peut être effectuée selon vos besoins au cours de l’année. Autrement, si la mise à jour a lieu uniquement à la clôture, le compte Gains et/ou pertes de change sera correctement ajusté.

Attention :
Si les taux de change sont mis à jour uniquement à la clôture de l’exercice, le Bilan et le Compte de Résultat intermédiaires seront “influencés” par le montant de la différence de change liée à l’ajustement de l’ouverture.

Banana Comptabilité vous permet de gérer n'importe quelle devise, y compris les cryptomonnaies bitcoin , l'éthéréum et tout autre, même l'ICO (Initial Coin Offering) avec n'importe quelle abréviation et avec jusqu'à 27 décimales et taux de change fixés librement.
De cette façon, vous avez toujours des valeurs et des énoncés exacts.  Avec Banana Comptabilité, au lieu de cela, vous avez toujours les valeurs exactes dans les devises individuelles.
Vous pouvez avoir la comptabilité dans n'importe quelle devise de base, EUR, US$, Bitcoin et aussi gérer tout type de devises monétaires

Devise unique ou plusieurs devises

Lorsque vous tenez un compte, vous devez d'abord décider si vous voulez utiliser une seule devise ou si vous devez gérer des comptes dans différentes devises.
Le livre caisse, les dépenses et recettes, vous permettent de ne gérer qu'une seule devise à la fois, alors que la comptabilité double à devises multiples vous permet de gérer des comptes dans plusieurs devises. 

Dans les propriétés du fichier comptable, la devise de base est spécifiée. Le programme propose une liste de pièces prédéfinies, mais vous pouvez également indiquer tout autre acronyme.

Dans la comptabilité multidevise, les montants sont indiqués dans la devise du compte et dans celle de base. Les montants en devise de base peuvent être additionnés et sont donc utilisés pour préparer le bilan, le compte de résultat et tous les différents états.

Si vous avez une comptabilité multidevise, vous pouvez entrer toutes les devises dont vous avez besoin dans le tableau Changes, avec le taux de change correspondant par rapport aux autres devises. Vous pouvez gérer les monnaies nationales ou les monnaies cryptées sans aucune limitation, en utilisant n'importe quel sigle.

Modifier le nombre de décimales de la comptabilité

Pour éviter les écarts d'arrondi, le nombre de décimales de la comptabilité est défini lors de la création du fichier. Tous les montants sont arrondis de la même manière et les différences d'arrondi sont évitées, comme c'est souvent le cas avec Excel.

Lorsque vous démarrez un nouveau système comptable, il est préférable de partir d'un modèle existant, qui est généralement réglé sur 2 décimales.
Si vous devez gérer des comptabilités ou des comptes avec un plus grand nombre de décimales, vous devez "recréer le fichier" avec la commande

Outils->Convertir en nouveau fichier.
Le programme créera une nouvelle copie du fichier avec de nouveaux paramètres de création de fichier, y compris le nombre approprié de décimales. Pour la comptabilité multidevise, vous devez indiquer :

Le nombre de décimales pour les montants en devise de base.
Le nombre de décimales pour les montants en devises étrangères.

Définir le nombre de décimales pour les montants en devise étrangère

Si vous avez une comptabilité en partie double avec plusieurs devises, vous devez également indiquer les arrondis pour les montants en devises étrangères.
Le nombre de décimales en monnaie étrangère ne doit généralement pas être inférieur au nombre de décimales en monnaie de base.
Si vous gérez des cryptomonnaies en tant qu'ETH, lors de la conversion du fichier, vous devez indiquer la valeur 18.

Les différents sigles des devises doivent être indiqués dans le tableau Changes, avec les taux d'ouverture relatifs et les taux de change courants.

Pour chaque compte, défini dans le tableau Comptes, vous devez ensuite indiquer le sigle de la devise.

Dans la colonne Montant Devise, les montants sont donc indiqués avec le nombre maximum de décimales, même pour les devises qui n'utilisent pas autant de décimales. Si vous souhaitez avoir un nombre de décimales plus petit, fixez dans le format de colonne le nombre de décimales que vous souhaitez. Par exemple, avec "0.00000", on n'affichera que 6 décimales.

Monnaies et nombre de décimales

Sur la page wikipedia correspondante, vous trouverez les initiales des différentes pièces de monnaie ainsi que le nombre de décimales utilisées.

• Les devises utilisent généralement 2 décimales.
• Devises avec 0 décimales 
  • BIF Franc Burundais
  • CLP Peso chilien
    DJF Franc Djiboutien
    GNF Franc guinéen
    ISK Couronne islandaise
    JPY Yen japonais
    KRW Won sud-coréen
    PYG Guaranì Paraguayana
    RWF Franc rwandais
    UGX shilling ougandais
    UYI Peso Uruguayan
    VUV Vanuatu vatu
    XOF Franc CFA BCEAO
    XPF CFP franc (franc Pacifique)
• Pièces avec 3 décimales
  • BHD Dinar bahreïnite
  • IQD Dinar iraquien
  • JOD Dinar jordanien
  • KWD dinar koweïtien
  • LYD Dinar libyen
  • DT Dinar tunisien
• Pièces avec 4 décimales
  • UYW Unité de prévision

Cryptomonnaies

Il existe une multitude de cryptomonnaies, chacune avec son propre nom et ses initiales.

Cependant, il n'y a aucune indication du nombre de décimales. Les plus connus sont 

• BTC Bitcoin à 9 décimales près
• ETH Ethereum 18 décimales.
  Beaucoup d'autres pièces virtuelles sont basées sur la chaîne blochain Ethereum, et ont besoin de 18 décimales.

Dans la boîte de dialogue des nouvelles créations, indiquez le nombre approprié de décimales pour la devise de base que vous voulez.