Rechnungen für mehrere Empfänger erstellen

Mit der Applikation Offerten und Rechnungen können Sie auf einfache Weise grosse Mengen von Rechnungen ausgehend von einer Excel-Liste erstellen. Ideal für den Versand von Massenrechnungen an Kunden oder Mitglieder eines Vereins.

So vorgehen:

• Die Daten werden in der vordefinierten Excel-Datei eingegeben (siehe Voraussetzungen)
• Sie werden mit der Import-Erweiterung Offerten/Rechnungen-Tools in die Offerten und Rechnungen Datei von Banana Buchhaltung Plus importiert
• Die Rechnungen werden in Banana Buchhaltung Plus mit der Applikation Offerten und Rechnungen erstellt und gedruckt

Voraussetzungen

Um Serienrechnungen mit der App Offerten und Rechnungen erstellen zu können, ist es notwendig... :

• folgende bereits vordefinierte Excel-Datei zu verwenden, um die Kontaktdaten einzugeben (falls nicht bereits in der Offerten und Rechnungen App vorhanden)
  • [Download] Vorlage für die Eingabe von Kontaktdaten
• folgende bereits vordefinierte Excel-Datei zu verwenden, um die Rechnungsdaten einzugeben.
  • [Download] Vorlage für die Eingabe von Rechnungsdaten
• die Erweiterung Offerten/Rechnungen-Tools zu verwenden, um die Rechnungsdaten aus der Excel-Datei in die Offerten und Rechnungen App zu importieren.
• installieren Sie die Erweiterung 'Estimates and Invoices Dialog Extension [beta]' für die Applikation 'Offerten und Rechnungen' und wählen Sie hierbei im rechten Bereich des Dialogfensters als bevorzugten Kanal 'Beta-Release'.

Serienrechnungen erstellen

Die Massenrechnungen werden wie folgt erstellt:

1. Erweiterung Offerten/Rechnungen-Tools installieren  
2. Offerten und Rechnungen Datei erstellen und Stammdaten einrichten (falls nicht bereits vorhanden)
3. Kontaktdaten eingeben und importieren (falls nicht bereits in Offerten und Rechnungen Datei vorhanden)
4. Rechnungen in Excel erfassen und in Offerten und Rechnungen importieren
5. Rechnungen mit Offerten und Rechnungen ausdrucken

Erweiterung Offerten/Rechnungen-Tools installieren

Öffnen Sie das Buchhaltungsprogramm Banana Buchhaltung Plus und installieren Sie die Erweiterung Offerten/Rechnungen-Tools wie folgt:

• Aus Menü Erweiterungen > Erweiterungen verwalten ausführen
• Aus der Liste der online verfügbaren Erweiterungen Offerten/Rechnungen-Tools auswählen
• Auf die Schaltfläche Installieren klicken.

Offerten und Rechnungen Datei erstellen und Stammdaten einrichten

Es gibt zwei Möglichkeiten, die Datei vorzubereiten:

• Eine neue leere Datei erstellen.
  • Den Menübefehl Datei > Neu ausführen
  • Region (Nation), Sprache auswählen
  • Den Dateityp Offerten und Rechnungen anklicken und aus der Liste der Vorlagen Leere Datei > Offerten und Rechnungen auswählen.
• Verwenden Sie Ihre schon vorhandene Offerten und Rechnungen Datei.

Über das Menü Datei > Eigenschaften (Stammdaten) > Registerkarte Adresse legen Sie die Adresse Ihres Vereins fest, die im Rechnungskopf angezeigt wird und geben Sie die IBAN-Nr. und falls MWST-pflichtig, auch die MWST/USt-Nr. ein.

Wenn Sie ein Logo verwenden möchten, sehen Sie bitte folgende Seite Logo einrichten.

Kontaktdaten eingeben und importieren

Die Kontaktdaten können in einer Excel-Datei erfasst werden. In dieser Datei werden alle Daten eingegeben und anschliessend in der Offerten und Rechnungen Datei importiert. Hierzu gibt es zwei Methoden:

Methode 1

Die erste Methode wird auf der Seite Datenübernahme aus anderen Programmen > Einmalige Datenmigration mit Excel (One-Time-Importmodus) beschrieben.

• Ordnen Sie in Excel die Spalten so an, wie sie in der Tabelle Kontakte der Offerten und Rechnungen Datei erscheinen.
• Wählen Sie die zu kopierenden Daten in Excel aus und verwenden Sie den Befehl Kopieren (Ctrl+C oder Kopieren aus Menü Bearbeiten).
• Begeben Sie sich in die Tabelle Kontakte Ihrer Offerten und Rechnungen Datei und erteilen Sie den Befehl Einfügen (Ctrl+V oder Einfügen aus Menü Bearbeiten).

Methode 2

Bei der zweiten Methode wird der Befehl Zeilen importieren aus Menü Daten verwendet.

• Laden Sie die vordefinierte Excel-Datei für die Eingabe von Kontaktdaten herunter.
  • Die Datei beinhaltet bereits alle Spalten, die für die Dateneingabe erforderlich sind.
  • Zeile 1 - enthält die Spaltenüberschriften. Diese Zeile darf nicht gelöscht werden, und die Spaltennamen dürfen nicht geändert werden.
  • Die nachfolgenden Zeilen enthalten Beispiele von Kundendaten.
  • Um die Bearbeitung der Datei zu aktivieren, klicken Sie in der gelben Leiste oben auf "Bearbeitung aktivieren".
• Öffnen Sie die vordefinierte Excel-Datei und geben Sie die Daten Ihrer Kunden in die entsprechenden Spalten ein. Folgende Spalten stehen zur Auswahl:
  • RowId: Die eindeutige Identifizierungsnummer des Kontakts (-ID)
  • OrganisationName: Der Name der Organisation oder des Unternehmens.
  • FirstName: Der Vorname
  • FamilyName: Der Nachname
  • Street: Die Strasse und Hausnummer
  • PostalCode: Die Postleitzahl
  • Locality: Die Ortschaft
  • CountryCode: Der zweistellige Ländercode (z.B. CH, DE, IT, FR - siehe ISO 3166-1-Norm)
  • LanguageCode: Die Sprache des Kontakts, die zur Erstellung der Rechnungen verwendet wird. Die Rechnungstexte werden in der Sprache des Kunden gedruckt, sofern diese in der entsprechenden Spalte erfasst wurde ((it = Italienisch, de = Deutsch, en = Englisch, fr = Französisch; ISO-Code, welcher in der Regel aus 2 Kleinbuchstaben besteht).
    
    
     
• Speichern Sie die Datei.
• Wählen Sie alle Zeilen aus und verwenden Sie zum Kopieren den Befehl Kopieren aus dem Menü Bearbeiten oder die Tastenkombinationen Strg+C.
• Importieren Sie Ihre Kontakte in Ihre Offerten und Rechnungen Datei. So vorgehen:
  • Öffnen Sie in Banana Buchhaltung Plus Ihre Offerten und Rechnungen Datei oder erstellen Sie eine neue Datei des Typs Offerten und Rechnungen
  • Begeben Sie sich in die Tabelle Kontakte
  • Wählen Sie im Menü Daten > Zeilen importieren... aus
  • Im Dialogfenster, das sich öffnet, aktivieren Sie die Option Daten importieren aus der Zwischenablage und bestätigen Sie mit OK.

Rechnungen erstellen und importieren

Die Rechnungsdaten können in einer Excel-Datei erfasst werden. In dieser Datei werden alle Daten eingegeben und dann in Ihre Offerten und Rechnungen Datei importiert.

• Laden Sie die vordefinierte Excel-Datei für die Eingabe von Rechnungsdaten herunter.
  • Die Datei beinhaltet bereits alle Spalten, die für die Dateneingabe erforderlich sind.
  • Zeile 1 - enthält die Spaltenüberschriften. Diese Zeile darf nicht gelöscht werden und die Spaltennamen dürfen nicht geändert werden.
  • Die nachfolgenden Zeilen enthalten Beispiele von Rechnungsdaten.
  • Um die Bearbeitung der Datei zu aktivieren, klicken Sie in der gelben Leiste oben auf "Bearbeitung aktivieren".
• Öffnen Sie die vordefinierte Excel-Datei und geben Sie die Daten der Rechnungen in die entsprechenden Spalten ein.
  • Weitere Informationen zu den Spalten finden Sie auf folgender Seite Offerten/Rechnungen-Datei importieren.  
  • Jede Zeile stellt eine Rechnung dar.
  • Sie können eine Rechnung mit mehreren Positionen erfassen. Für jede Rechnungsposition wird in der Rechnung eine separate Zeile hinzugefügt (siehe im Bild unten die Zeilen 5-6).
    
    
     
• Speichern Sie die Datei.
• Wandeln Sie die vordefinierte Excel-Rechnungsdatei in eines der beiden Formate *.csv oder *.txt, die den Datenimport in Banana Buchhaltung Plus ermöglichen.
  • Öffnen Sie die Excel-Datei mit den Rechnungsdaten
  • Klicken Sie auf Datei > Speichern unter...
  • Wählen Sie die Option CSV (durch Komma getrennt), wenn Sie das Format *.csv verwenden wollen; oder wählen Sie Text (durch einen Tab getrennt), wenn Sie das Format *.txt verwenden wollen.
  • Speichern Sie die Datei. Wir empfehlen, die soeben erstellte Datei nicht zu öffnen, um unbeabsichtigte Änderungen zu vermeiden, die den Import in der Software Banana Buchhaltung Plus beeinträchtigen könnten).
• So importieren Sie Rechnungen in Banana Buchhaltung:
  • Öffnen Sie im Buchhaltungsprogramm Banana Buchhaltung Plus die Datei des Typs Offerten und Rechnungen
  • Begeben Sie sich in die Tabelle Rechnungen
  • Über das Menü Erweiterungen > Offerten/Rechnungen-Tools > Rechnungen importieren auswählen.
  • Wählen Sie die *.csv- oder *.txt-Datei aus, die Sie gespeichert haben.
  • Im Dialogfenster Änderungen übernehmen werden die Änderungen angezeigt, die in der Offerten und Rechnungen Datei vorgenommen werden. Mit 'OK' bestätigen.
  • Begeben Sie sich in die Tabelle Rechnungen, wo Sie die importierten Rechnungszeilen sehen.
    Wenn Sie diese importierten Rechnungszeilen nicht sehen sollten (es werden nur leere Zeilen angezeigt), führen Sie den Menübefehl Rechnungen > Alles nachrechnen aus, um die Berechnungen zu aktualisieren.

Rechnungen ausdrucken

Erfahren Sie, wie Sie die Offerten und Rechnungen ausdrucken und den Rechnungsausdruck individuell gestalten können.

Fehlermeldungen und Problemlösung

Bei Fehlermeldungen während des Imports lesen Sie bitte folgenden Absatz Fehlermeldungen und Problemlösung der Seite 'Offerten/Rechnungen-Tools'.