Offerten/Rechnungen-Tools [BETA]

Diese Erweiterung bietet Befehle, um Daten aus Ihren Offerten- und Rechnungsdateien im .csv-Format in Banana zu importieren oder zu exportieren. Genauer gesagt können Sie damit folgendes importieren und exportieren:

• Offerten
• Rechnungen

Um die Erweiterung nutzen zu können, müssen Sie sie über das Menü Erweiterungen > Erweiterungen verwalten installieren. Aus der Liste der online verfügbaren Erweiterungen Offerten/Rechnungen-Tools auswählen und danach auf die Schaltfläche Installieren klicken. 

Spezifikationen

Zum Importieren und Exportieren von Daten müssen Sie das CSV-Format (durch Kommas getrennte Werte) verwenden, wobei folgende Regeln gelten:

• Die Werte werden durch ein "," (Komma) getrennt.
• Die Texte sind Werte zwischen Anführungs- und Schlusszeichen (" ")
• Textwerte dürfen keine Anführungs- und Schlusszeichen enthalten; diese werden durch Apostrophe ('`') ersetzt.
• Das Datum ist im ISO-Format "2022-10-24" (yyyy-mm-dd) vorgegeben.
• Die Beträge haben einen Punkt "."  als Dezimaltrennzeichen und kein Tausendertrennzeichen.

Hier ein praktisches Beispiel:

InvoiceDate,CustomerNumber,ItemDescription,ItemTotal,ItemVatRate,ItemVatTotal
2022-10-24,120001,"Red roses",100.00,V77,7.70
2022-10-24,120001,"White tulips",20.00,V77,1.54
2022-10-25,120002,"Garofani",12.00,V77,V77,0.92
2022-10-25,120002,"Rododendrus",20.00,V77,1.54

Offerten/Rechnungen-Datei importieren

Um den Import der Offerten/Rechnungen-Daten in der Buchhaltungssoftware Banana Plus durchzuführen (z.B. aus einem anderen Programm wie Excel, ...), muss eine *.csv-Datei oder eine *.txt-Datei mit vordefinierten Spaltenüberschriften bereitgestellt werden.

Sobald Sie die *.csv- oder *.txt-Datei mit den zu importierenden Daten erstellt haben, öffnen Sie Ihre Offerten/Rechnungen-Datei (mit .ac2-Erweiterung), führen aus dem Menü Erweiterungen > Offerten/Rechnungen-Tools und wählen Sie aus, was Sie importieren möchten. Wenn die Daten korrekt sind, erscheint ein Fenster mit einer Vorschau aller Zeilen, die importiert werden. Klicken Sie auf OK, um den Import abzuschliessen.

Die zum Erstellen einer *csv- oder *txt-Datei mit den zu importierenden Rechnungen obligatorisch zu verwendende Spaltenüberschriften sind:

Basis-Spalten

• CustomerNumber
  • Obligatorisches Feld (Pflichtfeld)
  • Die Kundennummer/ID, die in der Tabelle Kontakte definiert ist.
• InvoiceNumber
  • Obligatorisches Feld (Pflichtfeld)
  • Die Rechnungsnummer.
• InvoiceDate
  • Obligatorisches Feld (Pflichtfeld)
  • Das Datum der Rechnung. Das Datum muss im Format YYYY-MM-DD eingegeben werden.
• InvoiceDescription
  • Der Betreff/Titel der Rechnung wird vor den Details eingegeben.
• InvoiceCurrency
  • Obligatorisches Feld (Pflichtfeld)
  • Die Rechnungswährung.
• ItemDescription
  • Obligatorisches Feld (Pflichtfeld)
  • Die Beschreibung des Artikels.
• ItemQuantity
  • Obligatorisches Feld (Pflichtfeld)
  • Die Anzahl bzw. Menge des Artikels, der in Rechnung gestellt werden soll. Die erforderliche Mindestmenge beträgt 1.
• ItemUnit
  • Die Einheit (z.B. Stck. für Stückzahl) des zu fakturierenden Artikels.
• ItemUnitPrice
  • Obligatorisches Feld (Pflichtfeld)
  • Der Preis pro Einheit (Stückpreis) des Artikels.

Erweiterte Spalten

• InvoiceDueDate
  • Das Fälligkeitsdatum der Rechnung. Das Datum muss im Format YYYY-MM-DD eingegeben werden.
• InvoiceDiscount
  • Der auf den Rechnungsbetrag anzuwendende Rabatt.
• ItemNumber
  • Die Nummer/ID des Artikels.
• ItemDiscount
  • Der auf den Stückpreis des Artikels anzuwendende Rabatt.
• InvoiceRoundingTotal
  • Das Runden der Gesamtsummen. Der Standardwert ist 0.05, wenn nichts angegeben wird. Der Wert, der im Feld "Runden der Gesamtsummen" im Einstellungendialog der Rechnung angegeben wird.
• ItemTotal
  • Der Gesamtbetrag der Zeile (Artikel). Wenn es sich um einen Nettobetrag (ohne MWST/USt) handelt, ist der Gesamtbetrag ohne  Mehrwertsteuer/Umsatzsteuer. Wenn es sich um einen Bruttobetrag (inkl. MWST/USt) handelt, ist die Mehrwertsteuer/Umsatzsteuer im Gesamtbetrag enthalten.

MWST/USt-Spalten

• InvoiceAmountType
  • vat_excl (Nettobetrag - exkl. MWST/USt). Wenn nichts angegeben ist, entspricht es dem Standardwert.
  • vat_incl (Bruttobetrag - inkl. MWST/USt)
  • vat_none (ohne MWST/USt)
• ItemVatCode
  • Der auf den Artikel angewendete MWST/USt-Code
• ItemVatRate
  • Der auf den Artikel angewandte MWST/USt-Satz

Spalten für Prüfungs- und Kontrollzwecke

• InvoiceTotalToPay
  • Nicht für den Import verwendeter Wert. Es dient zur Überprüfung, ob der in Banana Buchhaltung berechnete Rechnungsbetrag mit dem in der importierten Datei angegebenen Betrag übereinstimmt.
• InvoiceVatTotal
  • Nicht für den Import verwendeter Wert. Es dient zur Überprüfung, ob der in Banana Buchhaltung berechnete Mehrwertsteuerbetrag mit dem in der importierten Datei angegebenen Betrag übereinstimmt.
• CustomerName
  • Nicht für den Import verwendeter Wert. Es enthält den Namen der Organisation oder den Vor- und Nachname und den Standort.
• ItemVatTotal
  • Nicht für den Import verwendet.

Importregeln

• Die Rechnungsnummer/Offerten-Nummer wird durch eine interne Rechnungsnummer/Offerten-Nummer ersetzt.
• Die Kundennummer muss in der Tabelle Kontakte vorhanden sein.
• Die Artikelnummer muss in der Artikel-Tabelle vorhanden sein.
• Der MWST/USt-Code muss in der Tabelle MWST/USt-Code vorhanden sein.
• In folgenden Fällen wird eine Fehlermeldung angezeigt:
  • Wenn Sie Rechnungen/Offerten importieren, ohne zuvor die Kontakte in der Kontakte-Tabelle erfasst zu haben.
  • Wenn in der .csv-Datei ein Pflichtfeld fehlt (siehe Basis-Spalten).
  • Wenn ein Feld ein falsches Format hat.
• Wenn ein Fehler vorliegt, wird die Rechnung nicht importiert. Beheben Sie das Problem und versuchen Sie den Import erneut.
  Informationen zu Fehlermeldungen während des Imports finden Sie im Absatz Fehlermeldungen und Problemlösung am Ende der Webseite.

Beispiel einer *.csv-Datei mit einigen Rechnungen:

InvoiceNumber,InvoiceDate,InvoiceDueDate,InvoiceDescription,InvoiceDiscount,InvoiceVatTotal,InvoiceTotalToPay,InvoiceCurrency,InvoiceRoundingTotal,InvoiceAmountType,CustomerNumber,CustomerName,ItemNumber,ItemDescription,ItemQuantity,ItemUnitPrice,ItemUnit,ItemVatRate,ItemVatCode,ItemDiscount,ItemTotal,ItemVatTotal
10,2022-06-17,2022-07-17,Invoice,,,67.50,EUR,0.05,vat_none,1," ",1000,Green tea,24.00,2.50,pc,,,,60.00,
10,2022-06-17,2022-07-17,Invoice,,,67.50,EUR,0.05,vat_none,1," ",6000,Shipping expenses,1.00,7.50,pc,,,,7.50,
20,2022-08-07,2022-09-06,Invoice,,2.44,107.50,EUR,0.05,vat_incl,2,"Customer 1 ",1000,Green tea,40.00,2.50,pc,2.50,V25,,100.00,2.44
20,2022-08-07,2022-09-06,Invoice,,2.44,107.50,EUR,0.05,vat_incl,2,Customer 1,6000,Shipping expenses,1.00,7.50,pc,,,,7.50,
30,2022-10-15,2022-11-14,Invoice,,1.00,48.50,EUR,0.05,vat_excl,3,Customer 2,1000,Green tea,16.00,2.50,pc,2.50,V25,,40.00,1.00
30,2022-10-15,2022-11-14,Invoice,,1.00,48.50,EUR,0.05,vat_excl,3,Customer 2,6000,Shipping expenses,1.00,7.50,pc,,,,7.50,

Beispiel einer *.csv-Datei mit einigen Offerten:

InvoiceNumber,InvoiceDate,InvoiceDueDate,InvoiceDescription,InvoiceDiscount,InvoiceVatTotal,InvoiceTotalToPay,InvoiceCurrency,InvoiceRoundingTotal,InvoiceAmountType,CustomerNumber,CustomerName,ItemNumber,ItemDescription,ItemQuantity,ItemUnitPrice,ItemUnit,ItemVatRate,ItemVatCode,ItemDiscount,ItemTotal,ItemVatTotal
1,2023-12-15,2024-01-13,Estimate 1,0.07,0.19,2.60,CHF,0.05,vat_excl,2,Peter Ridge,1000,Tea,1,2.50,pc,7.70,V77,,2.50,0.19
2,2023-06-17,2023-07-17,Estimate 2,2.04,1.96,27.40,CHF,0.05,vat_excl,1, ,1200,Herbal teas,4.00,5.00,pc,7.70,V77,,20.00,1.54
2,2023-06-17,2023-07-17,Estimate 2,2.04,1.96,27.40,CHF,0.05,vat_excl,1, ,6000,Shipping fees,1,7.50,pc,7.70,V77,,7.50,0.58
3,2023-06-17,2023-07-17,Estimate 3,2.32,10.03,140.20,CHF,0.05,vat_excl,2,Peter Ridge,1000,Tea,50.00,2.50,pc,7.70,V77,,125.00,9.63

Offerten und Rechnungen exportieren

Beim Export wird eine *.csv-Datei erzeugt, die die exportierten Daten enthält. Beim Exportieren werden die Daten aller Spalten exportiert; die generierte *.csv-Datei hat die gleiche Struktur, die für den Import definiert wurde.

Wenn Sie exportieren, können Sie folgendes festlegen:

• Den Namen der generierten Datei.
• Ob sofort eine Vorschau der Datei geöffnet werden soll.

Die generierten Daten können nicht in die Buchhaltungsdatei einer integrierten Fakturierung/Rechnungsstellung importiert werden.

Fehlermeldungen und Problemlösung

• "[Rechnungen] Kontakt-ID xx nicht in der Kontakte-Tabelle gefunden. Haben Sie die Kontakte bereits importiert?"
  • Wenn Sie Rechnungen importieren, ohne zuvor die Kontakte zu importieren, wird diese Meldung angezeigt. Das Programm importiert die Rechnung ohne Kontaktdaten.
  • Lösung: Importieren Sie alle Kontakte in die Tabelle Kontakte und wiederholen Sie dann den Rechnungsimport.
• "xx ist ein obligatorisches Feld (Pflichtfeld)"
  • Diese Meldung wird angezeigt, wenn die Spalte "xx" in der .csv- oder .txt-Datei leer ist. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld und darf nicht leer sein; ansonsten wird die Rechnung nicht importiert.
  • Lösung: Geben Sie einen Text in das entsprechende Feld ein und versuchen Sie den Import erneut.