Factures en série

Avec l'application Offres et Factures, vous pouvez rapidement créer des factures en série à partir d'une liste de données dans Excel. Idéal pour envoyer des factures en bloc à des clients ou aux membres d'une association.

• Les données sont saisies dans Excel.
• Elles sont importées dans Banana Comptabilité Plus grâce aux fonctions d'importation.
• Les factures sont créées et imprimées.

Prérequis

Pour créer des factures en série avec l'Application Offres et Factures, il est nécessaire de :

• Utiliser le fichier Excel déjà préparé suivant pour insérer les données des contacts.
  • [Télécharger] fichier Excel pour les contacts.
• Utiliser le fichier Excel déjà préparé suivant pour insérer les données des factures.
  • [Télécharger] fichier Excel pour les factures.
• Utiliser l'extension Outils Offres et Factures pour importer les données des factures dans Banana.

Créer les factures en série

Les factures en série peuvent être créées de cette manière :

1. Installez l'extension Outils Offres et Factures.
2. Créez le fichier Offres-Factures et insérez les données de base.
3. Créez et importez les contacts.
4. Créez et importez les factures.
5. Imprimez les factures.

Installer l'extension Outils Offres et Factures

Lancez Banana Comptabilité Plus et installez l'extension Outils Offres et Factures.

Dans le menu Extensions > Gérer extensions, recherchez "Outils Offres et Factures" parmi les extensions en ligne, puis cliquez sur installer.

Créer le fichier Offres-Factures et insérer les données de base

Il existe deux manières de préparer le fichier :

• Créez un nouveau fichier à partir du menu Fichier > Nouveau, sélectionnez la région et la langue, puis choisissez le type Offres et Factures et sélectionnez le modèle de fichier vide.
• Utilisez votre fichier existant de type Offres et Factures.

Dans le menu Fichier > Propriétés du fichier (Données de base) > section Adresse, configurez l'adresse de votre association, qui sera reprise dans l'en-tête de la facture.

Si vous avez un logo que vous souhaitez utiliser, consultez la page Configuration logo.

Créer et importer les contacts

Les données des contacts peuvent être créées à partir d'un fichier Excel. Dans ce fichier, vous insérez toutes les données, qui seront ensuite importées dans Banana. Il existe deux manières de le faire :

Méthode 1

La première méthode est décrite sur la page Reprise des données d'autres programme

• Dans Excel, disposez les colonnes exactement dans le même ordre que dans le tableau Contacts de Banana.
• Sélectionnez les données dans Excel que vous souhaitez copier, puis utilisez la commande Copier (Ctrl+C ou Copier dans le menu Édition).
• Allez dans le programme Banana et utilisez la commande Coller (Ctrl+V ou Coller dans le menu Édition).

Méthode 2

La deuxième méthode utilise la commande Importer lignes depuis le menu Données.

• Téléchargez le fichier Excel dédié pour insérer les données des contacts.
  • Le fichier est déjà configuré avec les colonnes nécessaires pour insérer les données.
  • La ligne 1 contient les en-têtes des colonnes. Cette ligne ne doit pas être supprimée, et les noms des colonnes ne doivent pas être modifiés.
  • Les lignes suivantes contiennent des exemples de contacts.
  • Pour activer les modifications du fichier, cliquez sur "Activer modification" dans la barre jaune en haut.
• Ouvrez le fichier et insérez les données d'adresse de vos contacts dans les colonnes appropriées. Les colonnes sont les suivantes :
  • RowId: l'identifiant unique du contact.
  • OrganisationName: le nom de l'organisation ou de l'entreprise.
  • FirstName: le prénom.
  • FamilyName: le nom de famille.
  • Street: la rue.
  • PostalCode: le code postal.
  • Locality: la localité.
  • CountryCode: le code du pays.
  • LanguageCode: la langue du contact utilisée pour créer les factures. Les textes des factures sont imprimés dans la langue définie (it=italien, de=allemand, en=anglais, fr=français).
    
    
     
• Enregistrez le fichier.
• Sélectionnez toutes les lignes et utilisez la commande Copier (Ctrl+C ou Copier dans le menu Édition).
• Importez les contacts dans Banana.
  • Dans Banana, ouvrez le fichier de type Offres et Factures.
  • Sélectionnez le tableau Contacts.
  • Dans le menu Données, sélectionnez la commande Importer lignes.
  • Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, cochez l'option Importer les données du presse-papiers, puis confirmez avec OK.

Créer et importer les factures

Les données des factures peuvent être créées à partir d'un fichier Excel. Dans ce fichier, vous insérez toutes les données, qui seront ensuite importées dans Banana.

• Téléchargez le fichier Excel dédié pour insérer les données des factures.
  • Le fichier est déjà préparé avec les colonnes nécessaires pour insérer les données.
  • La ligne 1 contient les en-têtes des colonnes. Cette ligne ne doit pas être supprimée et les noms des colonnes ne doivent pas être modifiés.
  • Les lignes suivantes sont des exemples de factures.
  • Pour activer les modifications du fichier, cliquez sur 'Activer la modification' dans la barre jaune en haut.
• Ouvrez le fichier et insérez les données des factures dans les colonnes appropriées.
  • Pour plus d'informations sur les colonnes, consultez la page Colonnes importation offres et factures.
  • Chaque ligne représente une facture.
  • Vous pouvez insérer une facture avec plusieurs articles. Pour chaque article, ajoutez une ligne à la facture (voir exemple dans l'image, lignes 5-6).
    
    
     
• Enregistrez le fichier.
• Convertissez le fichier Excel des factures dans l'un des deux formats nécessaires (*.csv ou *.txt) pour importer les données dans Banana Plus.
  • Ouvrez le fichier Excel avec les données des factures.
  • Cliquez sur Fichier > Enregistrer sous.
  • Sélectionnez l'option CSV (délimité par des virgules) si vous souhaitez utiliser le format *.csv ; ou choisissez Texte (Tab delimited) si vous préférez le format *.txt.
  • Enregistrez le fichier (une fois le fichier créé, il est préférable de ne pas l'ouvrir afin d'éviter des modifications, même involontaires, qui pourraient compromettre l'importation dans Banana Plus).
• Importez les factures dans le programme Banana.
  • Dans Banana Comptabilité Plus, ouvrez le fichier de type Offres et Factures.
  • Sélectionnez le tableau Factures.
  • Dans le menu Extensions, sélectionnez Outils Offres et Factures > Importer factures.
  • Sélectionnez le fichier *.csv ou *.txt que vous avez sauvegardé.
  • Une boîte de dialogue affiche les modifications qui seront apportées au fichier Banana. Confirmez en cliquant sur OK.

Imprimez factures

Voyez comment imprimer les factures et personnaliser l'impression.

Messages d'erreur et résolution des problèmes

En cas de messages d'erreur lors de l'importation, consultez la documentation Messages d'erreur et résolution problèmes.