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Die Spalte Saldo ist in der Tabelle Buchungen in den Buchhaltungsvorlagen der doppelten Buchhaltung, der Buchhaltung mit MWST, der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung sowie im Cash Manager (ehemals Kassenbuch) enthalten. Sie ist besonders hilfreich, da sie Differenzen in den Buchungen direkt sichtbar macht.
Wenn Buchhaltungsdifferenzen auftreten, ist es wichtig, deren Ursache zu erkennen und die entsprechenden Korrekturen vorzunehmen.
Häufige Ursachen für Differenzen sind:
- Das Soll-Konto, Haben-Konto oder die Kategorie wurde versehentlich leer gelassen oder ist nicht korrekt angegeben.
- Bei einer Sammelbuchung mit mehreren Konten oder Kategorien stimmen die Beträge insgesamt nicht überein.
- Bei einer Buchung mit einem MWSt/USt-Code ist entweder die MWSt/USt-Aufteilung oder das verwendete MWSt/USt-Konto fehlerhaft.
Hinweis: Bei Sammelbuchungen, die über mehrere Zeilen eingegeben werden, zeigt das Programm eine Differenz zwischen Soll und Haben an, bis die Buchung vollständig abgeschlossen ist.
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In der Tabelle Buchungen können Sie die Spalte Saldo einblenden, indem Sie im Menü Daten > Spalten einrichten auswählen.
Die Spalte Saldo in der doppelten Buchhaltung
In der doppelten Buchhaltung zeigt die Spalte Saldo die Differenz zwischen den Spalten Soll und Haben an.
Wenn die Buchhaltung korrekt geführt wird, sollte die Spalte Saldo keinen Wert enthalten (die Zellen bleiben leer):
- Der Saldo bleibt leer (Nullsaldo), wenn sich die Summe der Soll- und Habenbeträge ausgleicht – es besteht also keine Differenz.
- Bei Buchungen auf mehreren Konten wird ein Saldo angezeigt, bis die Buchung auf allen beteiligten Konten abgeschlossen ist. Mit der letzten Buchung muss der Saldo auf Null sinken.
Im folgenden Beispiel wurde eine Differenz von insgesamt 150 erzeugt:
- In der Buchung auf der Zeile Beleg 1 (Spalte 'Doc') wurde das Konto 4999 eingegeben, das im Kontenplan nicht vorhanden ist. Dadurch entstand in der Spalte Saldo derselben Zeile eine Differenz von 100.
- In der Sammelbuchung auf mehreren Konten (Zeile Beleg 2) beträgt der Gesamtbetrag der Zahlungen 1'000. Die letzte Buchung gleicht diesen Betrag (1'000) jedoch nicht korrekt zwischen der Spalte 'Soll' und der Spalte 'Haben' aus, da der Gesamtbetrag der Gegenbuchungen nur 950 beträgt. Dadurch entsteht eine zusätzliche Differenz von 50, was zusammen mit der vorherigen Differenz eine Gesamtdifferenz von 150 ergibt.
Die Spalte Saldo in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
In der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung sowie im Cash Manager (früher Kassenbuch) zeigt die Spalte Saldo die Differenz zwischen den Spalten Konto und Kategorie an.
Wenn die Buchhaltung korrekt geführt wird, sollte die Spalte Saldo keinen Wert enthalten (die Zellen bleiben leer):
- Der Saldo ist null, wenn sich die Beträge in den Spalten Konto und Kategorie vollständig ausgleichen – es besteht also keine Differenz.
- Bei Buchungen, die mehrere Konten betreffen, wird ein Saldo angezeigt, bis alle beteiligten Konten und Kategorien korrekt erfasst sind. Mit der letzten Buchungszeile muss der Saldo auf null sinken.
Im folgenden Beispiel wurde eine Differenz von 1'000 erzeugt:
- In der Buchung auf der Zeile Beleg 2 (Spalte 'Doc') wurde keine Kategorie in der Spalte Kategorie eingetragen. Da der Betrag nur auf das Konto gebucht wurde, entstand eine Differenz von 1'000.
Buchhaltung nachkontrollieren
Der Befehl Buchhaltung nachkontrollieren (Menü 'Aktionen') umfasst auch die Kontrolle der Spalte Saldo.
Wenn die Spalte Saldo nicht auf Null geht, liegt ein Problem vor. Suchen Sie die erste Zeile, in der die Differenz zwischen Soll und Haben entsteht.
- Blättern Sie in der Spalte Saldo, um festzustellen, in welcher Zeile der Fehler aufgetreten ist, und korrigieren Sie ihn entsprechend.
- Alternativ können Sie den Befehl Buchhaltung nachkontrollieren verwenden, um sich direkt anzeigen zu lassen, ab welcher Zeile die Differenz beginnt.