Spalte Saldo zum Erkennen von Buchhaltungsdifferenzen
Die Spalte Saldo ist in der Tabelle Buchungen in Dateien der doppelten Buchhaltung, der Buchhaltung mit Fremdwährungen, der Einnahmen-/Ausgabenrechnung und des Cash Managers vorhanden. Sie ist sehr nützlich, da sie Buchhaltungsdifferenzen in der Tabelle Buchungen anzeigt.
Die Spalte Saldo zeigt nur dann einen Wert an, wenn eine Buchhaltungsdifferenz vorliegt.
Ist die Buchung korrekt und beträgt der Saldo null, bleibt die Zelle leer und die Spalte weist keine Unregelmässigkeiten auf.
Das Vorhandensein eines Betrags in der Spalte Saldo bedeutet daher, dass die Buchung unvollständig ist oder einen Fehler enthält, der überprüft und korrigiert werden muss.
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So zeigen Sie die Spalte Saldo an
Die Spalte Saldo ist standardmässig nicht sichtbar. Sie kann über das Menü angezeigt werden:
- Daten > Spalten einrichten > Saldo
Die Spalte Saldo kann im Dialogfenster 'Spalten anordnen' mit den Schaltflächen Nach oben (verschiebt die Spalte nach links) und Nach unten (verschiebt die Spalte nach rechts) an die gewünschte Position verschoben werden.
Gründe für Differenzen in der Spalte Saldo
Wenn Buchhaltungsdifferenzen festgestellt werden, ist es wichtig, die Ursache zu identifizieren und zu korrigieren.
Die Differenzen können insbesondere folgende Ursachen haben:
- Das Soll-Konto, das Haben-Konto oder die Kategorie wurde leer gelassen oder enthält einen falschen Wert.
- Bei Buchungen auf mehreren Konten oder Kategorien stimmen die Gesamtsummen der Beträge nicht überein.
- Bei Buchungen mit MWST/USt-Code sind die MWST/USt-Aufschlüsselung oder das MWST/USt-Konto nicht korrekt.
Hinweis: Bei zusammengesetzten Buchungen kann das Programm vorübergehend eine Differenz zwischen Soll und Haben anzeigen, bis die Buchung abgeschlossen ist.
Die Spalte Saldo in der doppelten Buchhaltung
In der doppelten Buchhaltung zeigt die Spalte Saldo die Differenz zwischen den Spalten Soll und Haben an.
Wenn die Buchhaltung korrekt geführt wird, enthält die Spalte Saldo keinen Wert (die Zellen bleiben leer):
- Der Saldo bleibt leer (Nullsaldo), wenn sich die Summe der Soll- und Habenbeträge ausgleicht – es besteht also keine Differenz.
- Bei Buchungen auf mehreren Konten (Sammelbuchungen) oder Kategorien kann vorübergehend ein Saldo erscheinen, bis alle zugehörigen Buchungen erfasst sind. Mit der letzten Buchung muss der Saldo wieder auf Null sinken.
Das im Bild dargestellte Beispiel betrifft eine Buchung für die Zahlung mehrerer Rechnungen. Die Konten und die entsprechenden Beträge werden auf mehreren Zeilen erfasst:
- In der ersten Zeile wurde in der Spalte Haben das Bankkonto 1020 mit einem insgesamt bezahlten Betrag von 1'000 erfasst.
- In den folgenden Zeilen wurden in der Spalte Soll folgende Konten erfasst:
- Konto 1520 – Investitionen, mit 300
- Konto 5820 – Reisen, mit 200
- Konto 4000 – Materialeinkäufe, mit 400.
Der Gesamtbetrag der im Soll erfassten Beträge beläuft sich somit auf 900, während der im Haben erfasste Betrag 1'000 beträgt.
Die Buchung weist somit eine Differenz von 100 auf. Diese Differenz wird in der Spalte Saldo in der letzten Zeile der Buchung angezeigt. Dadurch lässt sich sofort erkennen, dass die Buchung nicht ausgeglichen ist.
Die Spalte Saldo in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EÜR)
In der Einnahmen-/Ausgabenrechnung sowie im Cash Manager (früher Kassenbuch) zeigt die Spalte Saldo die Differenz zwischen den Spalten Konto und Kategorie an.
Wenn die Buchhaltung korrekt geführt wird, enthält die Spalte Saldo keinen Wert (die Zellen bleiben leer):
- Der Saldo ist null, wenn sich die Beträge in den Spalten Konto und Kategorie vollständig ausgleichen – es besteht also keine Differenz.
- Bei Buchungen, die mehrere Konten betreffen (Sammelbuchungen), kann vorübergehend ein Saldo erscheinen, bis alle beteiligten Konten und Kategorien korrekt erfasst sind. Mit der letzten Buchungszeile muss der Saldo wieder auf null sinken.
Im folgenden Beispiel wurde eine Differenz von 1'000 erzeugt:
- In der Buchung auf der Zeile Beleg 2 (Spalte 'Doc') wurde in der Spalte Kategorie kein Wert (Kategoriennummer) eingetragen. Da der Betrag nur auf das Konto gebucht wurde, entsteht eine Differenz von 1'000.
Buchhaltung nachkontrollieren
Der Befehl Buchhaltung nachkontrollieren (Menü 'Aktionen') umfasst auch die Kontrolle der Spalte Saldo.
Wenn die Spalte Saldo nicht auf Null ist, liegt ein Problem vor. Suchen Sie die erste Zeile, in der die Differenz zwischen Soll und Haben entsteht.
- Blättern Sie in der Spalte Saldo, um festzustellen, in welcher Zeile der Fehler auftritt, und korrigieren Sie ihn entsprechend.
- Alternativ können Sie den Befehl Buchhaltung nachkontrollieren verwenden, um sich direkt anzeigen zu lassen, ab welcher Zeile die Differenz beginnt.